Вы находитесь на странице: 1из 75

UNIVERSIDAD POLITÉCNICA DEL GOLFO DE MÉXICO

LICENCIATURA EN COMERCIO EXTERIOR Y


ADUANAS

GESTIÓN DE LA CALIDAD EN EL ÁREA DE


CONTABILIDAD
INFORME DE ESTADIA

PATRICIA STEPHANY LOPEZ MARTINEZ


MATRÍCULA:

PARAÍSO; TABASCO, A29DE ENERO DE 2014


UNIVERSIDAD POLITÉCNICA DEL GOLFO DE MÉXICO

LICENCIATURA EN COMERCIO EXTERIOR Y


ADUANAS

GESTIÓN DE LA CALIDAD EN EL ÁREA DE


CONTABILIDAD
INFORME DE ESTADÍA

PATRICIA STEPHANY LOPEZ MARTINEZ


MATRÍCULA:

GRUPO ADUANERO PENINSULAR S.C.P.

Nombre y firma del tutor de la Nombre y firma del


Estadía Asesor Técnico

Nombre y firma del


Profesor Especializado de Estadía

PARAÍSO; TABASCO, A 29 DE ENERO DE 20


Agradecimientos
GESTION DE LA CALIDAD DEL DEPARTAMENTO DE CONTABLILIDAD

Gestion De La Calidad en el Área Contable


Patricia Stephany López Martínez
Universidad Politécnica Del Golfo De México
Lic. En Comercio Exterior y Aduanas

Palabras Claves: Gestion de soluciones integrales en materia de


calidad Del Área Contable. logística y tráfico de mercancías de
importación y asesoría en negocios
GRUPO ADUANERO PENINSULAR internacionales.
S.C.P. es una empresa mexicana
con presencia nacional, con base en
TRANSPORTES VILLENCA S.A.
el sureste del país. Cuenta con una
DE C.V. - Empresa de
amplia experiencia en la integración
Transporte Terrestre de Carga
de servicios en materia aduanera,
Nacional e Internacional, con la
consciente de que la integración de
garantía de envíos seguros y en el
estos servicios se convierte en una
tiempo establecido.
herramienta necesaria y una ventaja
SERVICIO DE MENSAJERÍA GAP
competitiva para un gran número de
S.A DE C.V.- Empresa de
empresas. Es una empresa creada
Mensajería y Paquetería Nacional e
en sociedad por comandita por
Internacional con puntos de venta
acciones. Está conformado por un
en Mérida y Progreso, Yucatán.
grupo de empresas dedicadas a
ofrecer servicios integrales al Con el respaldo y la garantía de:
comercio exterior.
1. FEDEX
MESUR (IMPORTACIONES
2. DYPACK
MERCANTILES DEL SURESTE
3. ESTAFETA
S.A. DE C.V.).-Es un grupo
4. INTELPACK
comercializador que ofrece

Lic. Comercio Exterior y Aduanas IV


GESTION DE LA CALIDAD DEL DEPARTAMENTO DE CONTABLILIDAD

ADCOMEX (ADMINISTRACIÓN EN contribuyen a mejorar las relaciones


COMERCIO EXTERIOR S.C.P.) entre la empresa y sus clientes a la
vez que incrementan la motivación
Despacho especializado en la
de los colaboradores de todos los
prestación de servicios:
niveles.
1. Jurídicos
2. Contables La meta primordial del sistema
3. Fiscales calidad total es la capacidad de
4. Defensa legal responder sistemáticamente a la
5. Soluciones en Comercio demanda de los clientes. La calidad
Exterior total tiene tres elementos principales
6. Negocios Internacionales en su aplicación:

 Asegura la satisfacción de
Actualmente GRUPO ADUANERO
necesidades del cliente.
PENINSULAR S.C.P.
 Producir más y mejor con
Es el punto de arranque para
menos costo para dar un
involucrar a toda la empresa en un
servicio a un precio
proceso de cambio, donde el
competitivo.
aspecto técnico de calidad se asocia
 Todas las personas que
a la satisfacción total del cliente a la
laboran en la empresa son
participación plena del personal. La
responsables de la calidad y
calidad engloba una serie de
de su control.
objetivos y de medidas que

Lic. Comercio Exterior y Aduanas V


GESTION DE LA CALIDAD DEL DEPARTAMENTO DE CONTABLILIDAD

Manage Quality for accountant department.


Patricia Stephany López Martínez.
Universidad Politécnica del Golfo del México
Lic. Comercio Exterior y Aduanas

Keywords: Manage Quality for


accountant department TRANSPORTES VILLENCA
GRUPO ADUANERO S.A. DE C.V. - Trucking
PENINSULAR S.C.P. Is a Company National and
Mexican company with national International Cargo, guaranteed
presence, based in the South shipping and insurance in the set
East. He has extensive time.
experience in the integration of
services in customs matters, SERVICIO DE MENSAJERÍA
aware that the integration of GAP S.A DE C.V. - Enterprise
these services becomes a Messaging and National and
necessary tool and a competitive International Parcel outlets in
advantage for many companies. Merida and Progreso, Yucatan.
It is a company set up by Joint With the support and the
Stock Company. It consists of a guarantee of
group of companies dedicated to
providing comprehensive  FEDEX
services to foreign trade.  DYPACK
MERSUR (IMPORTACIONES  ESTAFETA
MERCANTILES DEL SURESTE  INTELPACK
S.A. DE C.V.)-Marketer is a
group that offers solutions in
logistics and freight import
ADCOMEX (ADMINISTRACIÓN EN
consultancy and international
COMERCIO EXTERIOR S.C.P.)
business.

Lic. Comercio Exterior y Aduanas VI


GESTION DE LA CALIDAD DEL DEPARTAMENTO DE CONTABLILIDAD

Firm specializing in the provision of between the company and its


services: customers while increasing the
1. Legal motivation of employees at all levels.
2. accountants The primary goal of total quality
3. prosecutors system is the ability to consistently
4. legal defense respond to customer demand. The
5. Foreign Trade Solutions overall quality has three main
6. International Business elements in your application:
 Ensure the satisfaction of
Currently GRUPO ADUANERO customer needs.
PENINSULAR S.C.P.  Producing more and better
It is the starting point to involve the with less cost to provide a
whole company in a process of service at a competitive price.
change, where the technical aspect  All persons working in the
of quality is associated with total company are responsible for
customer satisfaction at full staff. the quality and its control.
The quality encompasses a series of
objectives and measures that
contribute to improving relations

Lic. Comercio Exterior y Aduanas VII


GESTION DE LA CALIDAD DEL DEPARTAMENTO DE CONTABLILIDAD

INDICE

ANTECEDENTES DEL PROYECTO: .................................................................................... 13

Antecedentes ........................................................................................................................... 13

Justificación .............................................................................................................................. 14

Objetivos Generales ................................................................................................................. 15

Objetivos Específicos ............................................................................................................... 15

CAPITULO I ................................................................................................................................... 16

ANÁLISIS SITUACIONAL DE LA EMPRESA ..................................................................................... 16

1.1 Descripción general de la empresa ................................................................................... 16

1.1.1 MISIÓN ........................................................................................................................... 16

1.1.2. VISIÓN ........................................................................................................................... 16

1.2 Organigrama ...................................................................................................................... 17

1.3 Marco legal ......................................................................................................................... 18

1.3.1 MESUR (IMPORTACIONES MERCANTILES DEL SURESTE S.A. DE C.V.) ........................ 18

1.3.2 TRANSPORTES VILLENCA S.A. DE C.V. ......................................................................... 18

1.3.3 SERVICIO DE MENSAJERÍA GAP S.A DE C.V. ................................................................ 18

1.3.4 ADCOMEX (ADMINISTRACIÓN EN COMERCIO EXTERIOR S.C.P.) ................................ 19

1.3.5. GRUPO LOGÍSTICO PENINSULAR SCP ......................................................................... 19

1.4 Servicios que ofrece........................................................................................................... 19

1.5 Mercado en el que opera ................................................................................................... 20

1.6 Características principales ................................................................................................. 20

1.7 Análisis situacional de la empresa ..................................................................................... 21

CAPITULO II .................................................................................................................................. 22

GENERALIDADES DE LA CALIDAD ................................................................................................. 22

2.1 Concepto de calidad .......................................................................................................... 22

9
GESTION DE LA CALIDAD DEL DEPARTAMENTO DE CONTABLILIDAD

2.2 Antecedentes Históricos Del Proceso De Calidad ............................................................ 23

2.3 Procesos de calidad .......................................................................................................... 23

2.4 Herramientas básicas de calidad ...................................................................................... 24

2.5 Sistema de Calidad ........................................................................................................... 26

2.6 Normas ISO ....................................................................................................................... 27

2.7 ISO 9001 – 2008 ............................................................................................................... 28

CAPITULO III................................................................................................................................. 30

DETERMINACION DE PROCESOS DE CALIDAD PARA EL MEJORAMIENTO OPERATIVO DEL ÁREA


CONTABLE. .................................................................................................................................. 30

3.1 Identificación del problema. ............................................................................................... 30

3.2 Motivo de la mejora ........................................................................................................... 31

3.3 Reconocimiento de las características del problema (efectos). ........................................ 31

3.4 Análisis: Identificación de las causas principales. ............................................................. 32

3.5 Manual de procesos para una mejor organización y operatividad en el departamento


contable. .................................................................................................................................. 34

3.5.1 Diseño de un manual de procedimientos .................................................................. 36

3.5.2. Principios De Contabilidad Generalmente Aceptados .............................................. 37

3.5.3. Funciones del departamento contable ..................................................................... 41

3.5.4. Responsabilidades del departamento contable ........................................................ 43

3.5.5. Conocimientos del departamento de contabilidad................................................... 44

3.5.6. Funciones del personal:............................................................................................. 44

3.5.7. Control de existencias ............................................................................................... 48

3.5.8. El departamento de contabilidad debe determinar: ................................................ 48

3.5.9. Aspectos fundamentales del control interno ............................................................ 49

3.5.10. Procedimientos del manejo del sistema contable de las cuentas y auxiliares ....... 50

3.5.11. Contabilización ingresos, egresos, diarios ............................................................... 52

10
GESTION DE LA CALIDAD DEL DEPARTAMENTO DE CONTABLILIDAD

3.5.12. Estados Financieros.................................................................................................. 61

3.5.13. Manejo y supervisión de la documentación contable ............................................. 64

Conclusiones ................................................................................................................................ 67

Anexos ..................................................................................................................................... 70

Bibliografía ................................................................................................................................... 77

11
GESTION DE LA CALIDAD DEL DEPARTAMENTO DE CONTABLILIDAD

ANTECEDENTES DEL PROYECTO:

Antecedentes:

En la actualidad muchas de las empresas que están establecidas en el mercado


ha sabido obtener éxito y eficiencia para operar y lamentablemente otras no han
corrido con la misma suerte, pero ¿a qué se debe en realidad ese éxito?, ¿Qué
tipos de procesos sigue?, la realidad de todas las cosas es que muchas
empresas han establecido estrictas políticas de calidad, con el fin de ir
mejorando lo esperado por los directivos de la empresa así como también por
los empleados y de igual forma con los productos y servicios todo con el fin de
dar un mejor servicio al cliente.

Las políticas de calidad deben de implementarse de una manera específica con


el fin de alcanzar las expectativas proyectadas por cada uno de los
departamentos, para que la implementación tenga éxito los empleados deben
de conocer cada una de las exigencias de los clientes y proveedores con base
al producto, para lograr satisfacer a los clientes con los productos y servicios y
así poder llegar a las expectativas o rebasar las expectativas planteadas,
Muchas empresas implementan sistemas de gestión calidad para ver realizadas
sus metas.

¿Qué es la de gestión de calidad?

Un sistema de gestión calidad es la integración de responsabilidades, estructura


organizacional, procedimientos, procesos y recursos que se establecen para
llevare a cabo la gestión de calidad. Por medio de los sistemas de calidad, las
organizaciones se aseguran que todos los factores que afectan la calidad de los
productos y servicios, estén bajo control y prevengan cualquier tipo de
deficiencia. Consecuentemente, las organizaciones actúan sobre los procesos

13
GESTION DE LA CALIDAD DEL DEPARTAMENTO DE CONTABLILIDAD

para incrementar su eficiencia, buscando en todo momento un beneficio


añadido tanto para ellas mismas como para sus clientes.

En un sistema de calidad se suelen incluir las actividades necesarias para


confiar en que se cumplirán todos los requisitos de la calidad establecidos, esto
se logra a través del aseguramiento de la calidad, el cual está integrado por
todas las actividades planificadas e implementadas dentro del sistema de
calidad y evidenciadas como necesarias, para dar confianza de que una entidad
cumple con los requisitos de calidad. Actualmente, existen múltiples modelos de
aseguramiento de la calidad, cuyos requisitos están contenidos en las normas
ISO 9000, en sus diferentes versiones (de acuerdo a la actividad de la
empresa).

Justificación

El proyecto surge a partir de la necesidad de mejorar aun más el proceso de


calidad, con el motivo de eficiente las operaciones del departamento contable,
ya que es el encargado de llevar el control financiero de la empresa.

La finalidad del proyecto es que el departamento sea de gran apoyo para la


gerencia de la compañía en el control interno de todas las transacciones que se
realizan.

Las ventajas que conllevaran con el uso del sistema de calidad serán las
siguientes:

 La capacidad de asimilar las responsabilidades y problemas de calidad


que puedan surgir por parte del personal de contabilidad.
 Mejoramiento de la relación de departamento de contabilidad con la
gerencia.
 Aumento de la producción y disminución de costos.

14
GESTION DE LA CALIDAD DEL DEPARTAMENTO DE CONTABLILIDAD

 Mejor capacidad de análisis y observación detallada del proceso de


contable.

ObjetivosGenerales:

 Analizar, conocer y comprender los métodos de registro de operaciones


financieras que la empresa Grupo Aduanero Peninsular SCP lleva a cabo
para poder elaborar un manual de operaciones, el cual sea de apoyo
para el departamento contable y que con este manual se puedan aplicar
las mejoras necesarias para su propia eficiencia y mejoramiento
continuo.

ObjetivosEspecíficos:

 Elaborar un manual de procesos de calidad.


 Mejorar los procedimientos del área contable.
 Revisar lo formatos que se utilizan para la presentación de informes.
 Detectar procedimientos obsoletos que no aportan información y
suprimirlos.
 Conocer las necesidades de la gerencia.

15
GESTION DE LA CALIDAD DEL DEPARTAMENTO DE CONTABLILIDAD

CAPITULO I

ANÁLISIS SITUACIONAL DE LA EMPRESA

1.1 Descripción general de la empresa


GRUPO ADUANERO PENINSULAR S.C.P. es una empresa mexicana con
presencia nacional, con base en el sureste del país. Cuenta con una amplia
experiencia en la integración de servicios en materia aduanera, consciente de
que la integración de estos servicios se convierte en una herramienta necesaria
y una ventaja competitiva para un gran número de empresas.

1.1.1 MISIÓN
Representar a nuestros Clientes, anticipando y satisfaciendo sus necesidades
de un equipo altamente profesional orientado a proporcionar un extraordinario
servicio en comercio exterior, basándonos en sus conocimientos, competencia,
cortesía y deseos de ofrecer el esfuerzo adicional.

1.1.2. VISIÓN
Ser líderes en el ramo de servicios aduanales y continuar en la preferencia de
nuestros clientes a través de un servicio de calidad, rapidez, exactitud,
eficiencia y seguridad, de tal manera que nos mantengamos como un proveedor
confiable y reconocido tanto nacional como internacionalmente

16
GESTION DE LA CALIDAD DEL DEPARTAMENTO DE CONTABLILIDAD

1.2 Organigrama

El organigrama del departamento de contabilidad se divide en tres áreas, la


primera es la financiera, en la cual se encarga de la revisión y pago de nóminas
así como también el pago a proveedores, la siguiente área es el departamento
de crédito y cobranza encargado de cobrar cada una de las transacciones que
se efectúen por concepto de crédito y la última área es la contable, en la cual se
registran cada una de las transacciones que la empresa realiza cada día; inicia
con los auxiliares contables los cuales están encargados de la captura de
ingresos y egresos, así como de monitorear los inventarios de la compañía y del
manejo de las cajas general y chica, por último el departamento se encarga de
la declaración de impuestos para efectos fiscales.

17
GESTION DE LA CALIDAD DEL DEPARTAMENTO DE CONTABLILIDAD

1.3 Marco legal


GRUPO ADUANERO PENINSULAR S.C.P. es una empresa creada en
sociedad por comandita por acciones. Está conformado por un grupo de
empresas dedicadas a ofrecer servicios integrales al comercio exterior.

1.3.1 MESUR (IMPORTACIONES MERCANTILES DEL SURESTE S.A. DE C.V.)


Es un grupo comercializador que ofrece soluciones integrales en materia de
logística y tráfico de mercancías de importación y asesoría en negocios
internacionales.
IMESUR está inscrita en el Padrón de Importadores, es una comercializadora
completa que puede brindar el servicio profesional que necesita.

1.3.2 TRANSPORTES VILLENCA S.A. DE C.V.


Empresa de Transporte Terrestre de Carga Nacional e Internacional, con la
garantía de envíos seguros y en el tiempo establecido.

1.3.3 SERVICIO DE MENSAJERÍA GAP S.A DE C.V.


Empresa de Mensajería y Paquetería Nacional e Internacional con puntos de
venta en Mérida y Progreso, Yucatán.
Con el respaldo y la garantía de:
5. FEDEX
6. DYPACK
7. ESTAFETA
8. INTELPACK

18
GESTION DE LA CALIDAD DEL DEPARTAMENTO DE CONTABLILIDAD

1.3.4 ADCOMEX (ADMINISTRACIÓN EN COMERCIO EXTERIOR S.C.P.)


Despacho especializado en la prestación de servicios:
7. Jurídicos
8. Contables
9. Fiscales
10. Defensa legal
11. Soluciones en Comercio Exterior
12. Negocios Internacionales

1.3.5. GRUPO LOGÍSTICO PENINSULAR SCP


Empresa con amplia experiencia en logística internacional y transporte de carga
internacional en todas sus modalidades: Transporte aéreo, Transporte marítimo
y Terrestre.
Además provee servicios con rapidez y eficiencia desde o hacia EUA, Asia,
Canadá, México, Brasil, Rusia, entre otros. Cuentan con una red mundial de
agentes exclusivos, para dar a sus clientes un servicio personalizado y de
calidad.

1.4 Servicios que ofrece


La organización interna de Grupo Aduanero Peninsular se distingue por el
dinamismo en la revisión de los procedimientos de trabajo, bajo la línea de
mejora continua para los negocios. La máxima optimización del servicio en bien
de la productividad y la cercanía con los clientes, brindándoles integración en
un solo punto de contacto. Los servicios y asesorías que ofrece grupo aduanero
peninsular son:

 Tramites de Importación y Exportación.

19
GESTION DE LA CALIDAD DEL DEPARTAMENTO DE CONTABLILIDAD

 Asesoría Aduanera, Fiscal y Defensa Legal.

 Almacenaje y Depósito Fiscal.

 Cobertura en las principales aduanas del país.

 Emplayado, Paletización y Embalaje.

 Rastreo de Embarques en Línea.

 Consulta-Descarga de Pedimentos y Cuentas de Gastos en Línea (hasta


5 años de antigüedad).

 Consulta de Fracciones Arancelarias, Calculo de Impuestos, Reportes y


Gráficas en Línea.

 Reportes de Catálogos de Mercancías,Proveedores y Clientes.

 Asesoría en Programa IMMEX.

1.5 Mercado en el que opera


Actualmente GRUPO ADUANERO PENINSULAR S.C.P. presta servicios
aduanales y de servicios logísticos en el sureste de la República mexicana con
oficinas en Mérida Yucatán, Puerto progreso y Cancún Quintana Roo además
de prestar los servicios Aduanales por corresponsalías en puertos del Centro y
norte de México.

1.6 Características principales


GRUPO ADUANERO PENINSULAR S.C.P. ofrece Servicios Aduanales y
logísticos con un personal capacitado, buscando siempre la satisfacción de sus
clientes y actualmente se encuentra certificado en la norma ISO 9001:2008.

20
GESTION DE LA CALIDAD DEL DEPARTAMENTO DE CONTABLILIDAD

1.7 Análisis situacional de la empresa


La empresa GAP (grupo aduanero peninsular) se encuentra posicionada entre
las mejores empresas que ofrecen servicios de importación y exportación en la
península yucateca ya que a través de los años se ha consolidado como una
agencia renombre ya que años recientes el grupo aduanero peninsular gano
una licitación con la transnacional en el ramo de mensajería FEDEX esa
empresa transnacional hizo un contrato con grupo aduanero peninsular de que
cada día aterrizaría un vuelo mercantil en el aeropuerto Lic. Crescencio Rejón.

En lo cual el grupo aduanero peninsular se vio en la necesidad de crear más


infraestructura y al igual de contratar más personal para poder cumplir con los
requerimientos de FEDEX actualmente grupo aduanero peninsular cuenta con
un poco más de 70 empleados en sus oficinas que se encuentran en aeropuerto
de Mérida, en el puerto de progreso, y en las oficina centrales de GAP en
Mérida y las oficinas que tiene en Cancún al igual cuenta con una flotilla de
vehículos de diferentes capacidades de toneladas para el transporte de las
mercancías que las misma empresa exporta e importa.

Las mercancías que más importa grupo aduanero peninsular por mencionar
algunas son joyería, ropa, refacciones mecánicas, artículos electrónicos, etc.

Actualmente el grupo aduanero peninsular cuenta con la certificación de la


normas ISO 9000:2008.

El grupo aduanero peninsular está trabajando mucho en incrementar su


participación no solo en la península donde es que tiene más incursión, sino
que ya cuenta con algunas corresponsalías en distintas partes de la república
mexicana mencionando también que se le ha otorgado una patente aduanal al
director general de la empresa ya con este logro se incrementaran más sus
operaciones ya que actualmente solo trabajan con 2 patentes aduanales.

21
GESTION DE LA CALIDAD DEL DEPARTAMENTO DE CONTABLILIDAD

CAPITULO II

GENERALIDADES DE LA CALIDAD

2.1 Concepto de calidad


Es una forma de ser orientada a la mejora continua de personas, procesos,
servicios de una organización, para crear valor a los ciudadanos y la sociedad.

Los recursos para el aseguramiento de la calidad, que se dedican a la solución


de problemas relacionados con los productos, deben reorientarse hacia el
control de los sistemas que ayudan a mejorar las operaciones y así evitar que
se presenten problemas.

Una compañía debe desarrollar una estrategia de la calidad total a largo plazo;
después de asegurarse de que todo el grupo administrativo comprenda la
estrategia, de manera que sus integrantes puedan elaborar planes de acción a
corto plazo detallados, asegurarse también que las actividades de los grupos
coincidan y respalden la estrategia a largo plazo ya que la base del éxito del
proceso de mejoramiento es el establecimiento adecuado de una buena política
de calidad, que pueda definir con precisión lo esperadode los empleados.

La política de calidad debe ser redactada con la finalidad de que pueda ser
aplicada a las actividades de cualquier empleado y por ende de cualquier área,
igualmente podrá aplicarse a la calidad de los servicios que ofrece la compañía.

También es necesario esclarecer los estándares de calidad, y así se podrá


cubrir todos los aspectos relacionados al sistema de calidad.

A lo largo de la historia el término calidad ha sufrido numerosos cambios. Esta


evolución ayuda a comprender de dónde proviene la necesidad de ofrecer una
mayor calidad del producto o servicio que se proporciona al cliente y, en

22
GESTION DE LA CALIDAD DEL DEPARTAMENTO DE CONTABLILIDAD

definitiva, a la sociedad, y cómo poco a poco se ha ido involucrando toda la


organización en la consecución de este fin.

2.2 Antecedentes Históricos Del Proceso De Calidad

Después de 1945, Japón quedó destruido a consecuencia de la guerra, por lo


que debió comenzar su reconstrucción. Para ello, envió a sus ingenieros y sus
técnicos a occidente para aprender las características de los sistemas de
fabricación que empleaban las compañías más exitosas del mundo
industrializado y además invitó a los mejores expertos de Europa y EE.UU.
(entre ellos, Edward Deming) para que les enseñen todas las modernas
técnicas de fabricación tendientes a lograr bajos costos y gran nivel de calidad.
En la década del 60, casi todas las empresas japonesas están trabajando ya
con los nuevos sistemas de manufactura y comenzaban a competir seriamente
con los productos que tradicionalmente eran de manufactura europea o
norteamericana. Esta pérdida de mercado hace que las empresas occidentales
envíen a sus ingenieros a Japón para que estudien sus procesos de
manufactura. Ya en los setentas, Japón sigue desarrollando y volviendo más
eficaces sus sistemas productivos resultando cada vez más competitivo en
calidad, costo, diversidad y cumplimiento en las entregas. Tanto Europa como
los EE.UU. en base a lo aprendido de los modernos sistemas de manufactura
japoneses comienzan a desarrollar modelos adaptados a sus respectivos
países y a sus posibilidades con la intención de “interceptar” y sobrepasar a la
industria japonesa en un período de tiempo lo más corto posible.

2.3 Procesos de calidad


Tener los mejores procesos de calidad de la empresa deberá ser la meta de
todos; se necesitará acontecimientos importantes que indiquen de qué manera
se irá avanzando.
23
GESTION DE LA CALIDAD DEL DEPARTAMENTO DE CONTABLILIDAD

A esto se refiere la calificación del proceso de calidad de una empresa, De ésta


surgen los acontecimientos trascendentes y los puntos de reconocimiento para
los equipos de mejoramiento de los procesos de calidad.
La efectividad de un proceso de calidad se refiere a la forma acertada en que
éste cumple los requerimientos de sus clientes finales. Ésta evalúa la calidad
del proceso.
Existen algunos puntos para evaluar un proceso, a continuación se nombran los
siguientes:
 Estar muy familiarizado con toda la documentación existente y pertinente
al proceso.
 Acordar con el jefe del departamento las entrevistas con su personal
 Entrevistar a una muestra de las personas que ejecutan la tarea, para
conocer cabalmente lo que ocurre dentro del proceso.
 Comparar la forma en que diferentes personas hacen el mismo trabajo
para determinar cuál deberá ser la mejor operación estándar.

2.4 Herramientas básicas de calidad

Existen siete herramientas básicas que han sido ampliamente adoptadas en las
actividades de mejora de la calidad y utilizadas como soporte para el análisis y
solución de problemas operativos en los más distintos contextos de una
organización.

En la industria existen controles o registros que podrían llamarse "herramientas


para asegurar la calidad", estas son las siguientes:
1. Hoja de control de datos
2. Histograma
3. Diagrama de Pareto

24
GESTION DE LA CALIDAD DEL DEPARTAMENTO DE CONTABLILIDAD

4. Diagrama de causa efecto


5. Análisis por Estratificación
6. Diagrama de Dispersión
7. Gráfica de control

La experiencia de los especialistas en la aplicación de estos instrumentos o


Herramientas Estadísticas señala que bien aplicadas y utilizando un método
estandarizado de solución de problemas pueden ser capaces de resolver hasta
el
95% de los problemas.
En la práctica estas herramientas requieren ser complementadas con otras
técnicas cualitativas y no cuantitativas como son:
 La lluvia de ideas
 La encuesta
 La entrevista
 Diagrama de Flujo
 Matriz de Selección de Problemas, etc.

Hay personas que se inclinan por técnicas sofisticadas y tienden a menos


preciar estas siete herramientas debido a que parecen simples y fáciles, pero la
realidad es que es posible resolver la mayor parte de problemas de calidad, con
el uso combinado de estas herramientas en cualquier proceso de manufactura
industrial.
Las siete herramientas sirven para:
 Detectar problemas
 Delimitar el área problemática
 Estimar factores que probablemente provoquen el problema
 Determinar si el efecto tomado como problema es verdadero o no
 Prevenir errores debido a omisión, rapidez o descuido

25
GESTION DE LA CALIDAD DEL DEPARTAMENTO DE CONTABLILIDAD

 Confirmar los efectos de mejora


 Detectar desfases.

2.5 Sistema de Calidad

Es el punto de arranque para involucrar a toda la empresa en un proceso de


cambio, donde el aspecto técnico de calidad se asocia a la satisfacción total del
cliente a la participación plena del personal. La calidad engloba una serie de
objetivos y de medidas que contribuyen a mejorar las relaciones entre la
empresa y sus clientes a la vez que incrementan la motivación de los
colaboradores de todos los niveles.

La meta primordial del sistema calidad total es la capacidad de responder


sistemáticamente a la demanda de los clientes. La calidad total tiene tres
elementos principales en su aplicación:

 Asegura la satisfacción de necesidades del cliente.


 Producir más y mejor con menos costo para dar un servicio a un precio
competitivo.
 Todas las personas que laboran en la empresa son responsables de la
calidad y de su control.

Dentro del sistema de calidad, la inspección y el control son actividades que


brindan confianza al cliente y que se soportan en los siguientes aspectos:

 Lo que se hace está controlado y documentado, por medio del control


de documentos y datos.
 Se verifica la aplicación de lo que está documentado, por medio de
auditorías de calidad.

26
GESTION DE LA CALIDAD DEL DEPARTAMENTO DE CONTABLILIDAD

 Lo que se aplica es efectivo, mediante revisiones del sistema de calidad


por parte de la dirección.
 Los productos fuera de especificaciones no llegan a los clientes, al ser
controlados por el procedimiento de productos no conformes.
 Los problemas no se repiten, porque se cuenta con un programa de
acciones correctivas y preventivas.
 Los cambios se aplican permanentemente, con base en el sistema de
control de cambios en: contratos, compras, fabricación e instalación,
servicio y documentos.

2.6 Normas ISO

ISO (la Organización Internacional de Normalización) es una federación mundial


de organismos nacionales de normalización (organismos miembros de ISO). El
trabajo de preparación de las normas internacionales, normalmente se realiza a
través de los comités técnicos de ISO. Cada organismo miembro interesado en
una materia para la cual se haya establecido un comité técnico, tiene el derecho
de estar representados en dicho comité. Las organizaciones Internacionales,
públicas y privadas, en coordinación con ISO, también participan en el trabajo.
ISO colabora estrechamente con la Comisión Electrotécnica Internacional (CEI)
en todas las materias de normalización electrotécnica.

Las Normas Internacionales son editadas de acuerdo con las reglas


establecidas en la Parte 3 de las Directivas ISO/CEI. Los Proyectos de Normas
Internacionales (FDIS) adoptados por los comités técnicos son enviados a los
organismos miembros para votación. La publicación como Norma Internacional
requiere la aprobación por al menos el 75% de los organismos miembros
requeridos a votar. Las Normas ISO 9000, han sido preparadas por el Comité
Técnico ISO/TC 176, Gestión de la Calidad y Aseguramiento de la Calidad.

27
GESTION DE LA CALIDAD DEL DEPARTAMENTO DE CONTABLILIDAD

Las normas son un modelo, un patrón, ejemplo o criterio a seguir. Una norma
es una fórmula que tiene valor de regla y tiene por finalidad definir las
características que debe poseer un objeto y los productos que han de tener una
compatibilidad para ser usados a nivel internacional.

La finalidad principal de las normas ISO es orientar, coordinar, simplificar y


unificar los usos para conseguir menores costos y efectividad.
Tiene valor indicativo y de guía. Actualmente su uso se va extendiendo y hay un
gran interés en seguir las normas existentes porque desde el punto de vista
económico reduce costos, tiempo y trabajo.

Criterios de eficacia y de capacidad de respuesta a los cambios. Por eso, las


normas que se presenten del campo de la información y documentación, son de
gran utilidad porque dan respuesta al reto de las nuevas tecnologías.

2.7 ISO 9001 – 2008

La Norma ISO 9001:2008 elaborada por la Organización Internacional para la


Estandarización (ISO), especifica los requisitos para un Sistema de gestión de
la calidad (SGC) que pueden utilizarse para su aplicación interna por las
organizaciones, sin importar si el producto o servicio lo brinda una organización
pública o empresa privada, cualquiera sea su tamaño, para su certificación o
con fines contractuales.

Estructura de ISO 9001:2008

 Cap.1 al 3: Guías y descripciones generales.

 Cap.4Sistema de gestión: contiene los requisitos generales y los


requisitos para gestionar la documentación.

28
GESTION DE LA CALIDAD DEL DEPARTAMENTO DE CONTABLILIDAD

 Cap.5Responsabilidades de la Dirección: contiene los requisitos que


debe cumplir la dirección de la organización, tales como definir la política,
asegurar que las responsabilidades y autoridades están definidas,
aprobar objetivos, el compromiso de la dirección con la calidad, etc.

 Cap.6Gestión de los recursos: la Norma distingue 3 tipos de recursos


sobre los cuales se debe actuar: RRHH, infraestructura, y ambiente de
trabajo. Aquí se contienen los requisitos exigidos en su gestión.

 Cap.7Realización del producto/servicio: aquí están contenidos los


requisitos puramente de lo que se produce o brinda como servicio (la
norma incluye servicio cuando denomina "producto"), desde la atención
al cliente, hasta la entrega del producto o el servicio.

 Cap.8Medición, análisis y mejora: aquí se sitúan los requisitos para los


procesos que recopilan información, la analizan, y que actúan en
consecuencia. El objetivo es mejorar continuamente la capacidad de la
organización para suministrar productos y/o servicios que cumplan con
los requisitos. El objetivo declarado en la Norma, es que la organización
busque sin descanso la satisfacción del cliente a través del cumplimiento
de los requisitos.

ISO 9001:2008 La norma está estructurada en cuatro grandes bloques,


completamente lógicos, y esto significa que con el modelo de sistema de
gestión de calidad basado en ISO se puede desarrollar en su seno cualquier
actividad, sin importar si el producto o servicio lo brinda una organización
pública o privada, cualquiera sea su tamaño.

29
GESTION DE LA CALIDAD DEL DEPARTAMENTO DE CONTABLILIDAD

CAPITULO III

DETERMINACION DE PROCESOS DE CALIDAD PARA EL


MEJORAMIENTO OPERATIVO DEL ÁREA CONTABLE.

En este capítulo de identificará el problema que genera la desorganización en el


departamento contable y por ende el inadecuado manejo operativo del mismo,
así como también el motivo de la mejora y el reconocimiento de las
características del problema, y las causas, de igual forma se presentará un plan
de acción como medida para evitar las causas principales, o laeliminación
definitiva de éstas.
Se estructurará el diseño de un manual de procedimientos, el mismo que
ayudará a que setrabaje de forma organizada tanto en lo operacional como en
lo funcional dentro del departamento contable.

3.1 Identificación del problema.

La desorganización del departamento contable e impuntualidad al cumplimiento


de reportes e información financiera, esto conlleva a que la gerencia no pueda
presentar el informe final para que sean presentados en la junta de accionistas,
y que además no se pueda tener un control interno básicamente que se referirá
a ingresos y gastos de la empresa.

Por la desorganización no se estaría controlando de forma apropiada y


confiable el tema de cuentas por cobrar ya que la empresa no cuenta con los
respaldos necesarios de las ventas a créditos.

30
GESTION DE LA CALIDAD DEL DEPARTAMENTO DE CONTABLILIDAD

3.2 Motivo de la mejora

Con la realización del manual de procesos, se espera mejorar a la organización


del departamento contable, para así cumplir con puntualidad la presentación de
la información requerida por la gerencia.

3.3 Reconocimiento de las características del problema (efectos).

El reconocimiento de los problemas se lo realizó a través de una reunión donde


los participantes fueron las personas que laboran en el área a mejorar
(contabilidad), cada participante colaboró con el planteamiento de los
problemas que se suscitan en el área contable.

Los problemas planteados fueron los siguientes:

1. Retraso en la presentación de la gerencia.


2. Documentación incompleta (facturas de clientes con los respaldos
incompletos).
3. Falta de compromiso del personal involucrado
4. Retraso en la entrega de los Estados Financieros.
5. Descontrol en gastos y compras locales.
6. El inapropiado control de personal es decir en sus horarios.
7. Soportes de facturas a crédito no constan como respaldos.
8. La falta de un personal exclusivo para el control interno.

Los problemas obtenidos de la lluvia de ideas dotadas por los participantes de


la reunión fueron depurados, debatidos y explicados, por los involucrados
directamente por el responsable de cada aportación y por su puesto por el resto
de los asistentes del grupo.
31
GESTION DE LA CALIDAD DEL DEPARTAMENTO DE CONTABLILIDAD

Se eliminaron aquellos problemas que no tuvieron una aceptación consensual


de pertinencia a la problemática tratada, aquellos que están contenidos en otros
problemas o son similares a la organización, cuando se presentaron casos de
controversias se procedió a realizar una votación por minoría simple.
Una vez expuesto los diferentes criterios los participantes del grupo procedieron
a depurar en cinco los problemas antes planteados, los mismos que se detallan
a continuación:

1. Retraso en la presentación de informes a la gerencia.


2. Retraso en la entrega de los Estados Financieros.
3. Soportes de facturas a crédito no constan como respaldos.
4. Documentación incompleta (facturas de clientes con los respaldos
incompletos).
5. Falta de compromiso del personal involucrado

3.4 Análisis: Identificación de las causas principales.

De los cinco problemas antes seleccionados se resume a uno solo, el cual


quedaría de la siguiente manera: Desorganización operacional y funcional del
personal del áreacontable.

Causas Propuestas
1. Incapacidad del personal del departamento contable.
2. Falta de compromiso.
3. Falta de capacitación
4. Sobrecarga de trabajo de las personas que realizan las contabilizaciones
de cuentas.
5. Desmotivación con el salario que perciben las personas que trabajan
encontabilidad.
32
GESTION DE LA CALIDAD DEL DEPARTAMENTO DE CONTABLILIDAD

6. Carencia de aptitudes y actitudes.


7. Desorganización de documentación de soporte.
8. Desactualización del sistema contable.
9. Desactualización de normas tributarias.
.
De acuerdo a las causas que se han presentado se seleccionaran las causas
definitivas las cuales se muestran a continuación:

Causas Definitivas

1. Desorganización de documentos de respaldo a créditos.


2. Falta de capacitación.
3. Desactualización del sistema contable.
4. Falta de compromiso.
5. Falta de procesos de calidad total para el mejoramiento operativo y
funcional deldepartamento contable

Diagrama de Espina de Pescado

33
GESTION DE LA CALIDAD DEL DEPARTAMENTO DE CONTABLILIDAD

Al interpretar el diagrama de espina de pescado se observan todas las causas


por las cuales los problemas potenciales en el área de contabilidad con cada
uno de los trabajadores, ya que parte de los problemas inician con ellos, asi
como también cada uno de los métodos que se utilizan.

Al final todo el problema se resume en la “Desorganización operacional y


funcional del personal del departamento de contabilidad”

3.5 Manual de procesos para una mejor organización y


operatividad en el departamento contable.

Un manual de procedimientos es el documento que contiene la descripción de


actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una, dos o
más unidades administrativas. El manual de procedimientos además incluye los
puestos administrativos que intervienen precisando su responsabilidad y
participación.
Estos suelen contener información y ejemplos de formularios, autorizaciones o
documentos necesarios, máquinas o equipos de oficina a utilizar y cualquier
otro dato que pueda auxiliar al correcto desarrollo de las actividades dentro de
la empresa.
Permite conocer el funcionamiento interno por lo que respecta a descripción de
tareas, ubicación, requerimientos y a los responsables de su ejecución.
Auxilian en la inducción del puesto y al adiestramiento y capacitación del
personal ya que describen en forma detallada de cada puesto.

Dentro del proceso de mejoramiento continuo de la calidad que deben adoptar


las organizaciones modernas para atender eficazmente los requisitos,
necesidades y expectativas de sus usuarios o beneficiarios tanto externos como
internos, la identificación, estructuración y documentación de los procesos y
procedimientos inmersos en su quehacer, se constituye en un mecanismo de
34
GESTION DE LA CALIDAD DEL DEPARTAMENTO DE CONTABLILIDAD

planificación idóneo y expedito para orientar el rumbo hacia el logro de los


objetivos institucionales, al igual que para la gestión y la evaluación permanente
en la perspectiva de contribuir a la creación de un sistema de aseguramiento de
la calidad que garantice la producción de bienes o prestación de servicios.
.
Ordenar y documentar la selección de dichos procesos, etapas, procedimientos
y actividades, permite a las instituciones racionalizar el uso de los recursos al
simplificar trámites, evitar funciones repetitivas, evitar la evasión de
responsabilidades, lo cual se traduce en ahorro de tiempos, movimientos y
costos operacionales.

Objetivos

Describir el manejo de cada una de las cuentas. Mejorar el uso del sistema de
contabilidad de la compañía presentando un manual en el que se detalle cada
uno de los procedimientos que se realizan en el departamento de contabilidad.

Importancia.
La importancia de este manual trata de que la información sea más ágil, veraz y
oportuna para la presentación de los resultados en las actividades
encomendadas del personal del departamento contable, el cual proporcione
lineamientos que permitan el buen manejo de las cuentas.
Además este manual podrá ser enriquecido con todas aquellas aportaciones
que se recopilen con cada una de las personas que están en el departamento
contable para mejorar continuamente.

Característica.
El manual de procesos se caracteriza como una guía en la cual describe como
se debe trabajar de acuerdo a un plan de cuentas para así tener más
organización, es importante mencionar que en la elaboración del manual se
35
GESTION DE LA CALIDAD DEL DEPARTAMENTO DE CONTABLILIDAD

tomaría en cuenta desde cómo se contabilizaría cada documento, clasificación


de las cuentas del debe y haber, o deudoras y acreedoras, etc.

3.5.1 Diseño de un manual de procedimientos

Entre los elementos más eficaces para generar una mejor organización se
puede destacar un manual de procedimientos, ya que este facilita el aprendizaje
al personal, proporcionan la orientación precisa que requiere la acción humana,
fundamentalmente en el ámbito operativo, pues son una fuente en las cuales se
enfoca en mejorar el rendimiento y la competitividad de los empleados con el fin
de cumplir con las actividades encomendadas a realiza. Los manuales son
probados en la práctica como puntos de referencia para la instrucción del nuevo
personal, además representan una herramienta indispensable para toda
empresa u organización, ya que les permite cumplir con sus funciones y
procesos de una manera clara y sencilla, podemos decir que un manual de
procesos no será la herramienta perfecta para la realización de las actividades
de la empresa sino que con el tiempo se puede perfeccionar aún más, esto va a
depender de las personas involucradas en el departamento de contabilidad.

El objetivo con el que se crean o diseñan los manuales de procesos son con el
propósito de llevar una secuencia lógica y ordenada de las actividades que se
tienen que realizar dentro del departamento contable.

Es de vital importancia los manuales operativos debido a que permite llevar a


las empresas otro nivel de funciones, ya que con el manual de procesos le es
más fácil a las empresas planear, organizar, dirigir y controlar de manera eficaz
veraz y oportuna la información que se genera en el departamento de
contabilidad y así estandarizar las funciones del departamento.

La finalidad del manual de procesos es que contribuya a mejorar la eficacia y


eficiencia en la recepción y entregade los informes financieros para

36
GESTION DE LA CALIDAD DEL DEPARTAMENTO DE CONTABLILIDAD

salvaguardar la operatividad de la empresa. Con la implantación de este manual


de procedimientos se evitará que para los nuevosempleados no surjan
inconvenientes ni deficiencias internas que afecten en eldepartamento contable.

Los responsables del manejo del manual serían todas las personas
involucradas en eldepartamento contable ya sean estos, contadores, asistentes
contables, cajeros (as),responsables de créditos y cobranzas, responsables de
pagos de nómina, mismos quedeberán de tener conocimientos sobre lo que
contendrá el manual de procedimientos.

3.5.2. Principios De Contabilidad Generalmente Aceptados


Con el objeto de que los estados financieros puedan ser entendidos por
terceros, es necesario que sean preparados con sujeción a un cuerpo de reglas
o convenciones previamente conocidas y de aceptación general, Los principios
de contabilidad generalmente aceptados son los que determinan las
características del ambiente interno en el cual se desenvuelve la contabilidad.

 Equidad.- La equidad entre intereses opuestos debe ser una


preocupación constante en contabilidad, puesto que los que se sirven de,
o utilizan los datos contables, puedan encontrarse ante el hecho de que
sus intereses particulares se hallen en conflicto. De esto se desprende
que los estados financieros deben prepararse de tal modo que reflejen
con equidad los distintos intereses en juego en una entidad. Este
principio en el fondo es el postulado básico o principio fundamental al
que está subordinado el resto.

 Entidad Contable.- Los estados financieros se refieren a entidades


económicas específicas, que son distintas al dueño o dueños de la
misma.

37
GESTION DE LA CALIDAD DEL DEPARTAMENTO DE CONTABLILIDAD

 Negocio en Marcha.- Se presume que no existe un límite de tiempo en


la continuidad operacional de la entidad económica y por consiguiente,
las cifras presentadas no están reflejadas a sus valores estimados de
realización. En los casos en que exista evidencias fundadas que prueben
lo contrario, deberá dejarse constancia de este hecho y su efecto sobre
la situación financiera.

 Bienes Económicos.- Los estados financieros se refieren a hechos,


recursos y obligaciones económicas susceptibles de ser valorizados en
términos monetarios.

 Moneda.- La contabilidad mide en términos monetarios, lo que permite


reducir todos sus componentes heterogéneos a un común denominador.

 Período contable.- Los estados financieros resumen la información


relativa a períodos determinados de tiempo, los que son conformados
por el ciclo normal de operaciones de la entidad, por requerimientos
legales u otros.

 Devengado.- La determinación de los resultados de operación y la


posición financiera deben tomar en consideración todos los recursos y
obligaciones del período aunque éstos hayan sido o no percibidos o
pagados, con el objeto que de esta manera los costos y gastos puedan
ser debidamente relacionados con los respectivos ingresos que generan.

 Realización.- Los resultados económicos sólo deben computarse


cuando sean realizados, o sea cuando la operación que las origina
queda perfeccionada desde el punto de vista de la legislación o prácticas

38
GESTION DE LA CALIDAD DEL DEPARTAMENTO DE CONTABLILIDAD

comerciales aplicables y se hayan ponderado fundadamente todos los


riesgos inherentes a tal operación. Debe establecerse con carácter
general que el concepto realizado va de la mano con el principio de
devengado.

 Valor Histórico.- El registro de las operaciones se basa en costos


históricos (producción, adquisición etc.); salvo que para concordar con
otros principios se justifique la aplicación de un criterio diferente (valor de
realización). Las correcciones de las fluctuaciones del valor de la
moneda, no constituyen alteraciones a este principio, sino menos ajustes
a la expresión numeraria de los respectivos costos.

 Objetividad.- Los cambios en activos, pasivos y patrimonio deben ser


contabilizados tan pronto sea posible medir esos cambios objetivamente.

 Criterio Prudencial.- La medición de recursos y obligaciones en la


contabilidad, requiere que estimaciones sean incorporadas para los
efectos de distribuir costos, gastos e ingresos entre períodos de tiempo
relativamente cortos y entre diversas actividades. La preparación de
estados financieros, por lo tanto, requiere que un criterio sano sea
aplicado en la selección de la base a emplear para lograr una decisión
prudente.
Esto involucra que ante dos o más alternativas debe elegirse la más
conservadora. Este criterio no debe ser afectado por la presunción que
los estadosfinancieros podrían ser preparados en base a una serie de
reglas inflexibles. En todo caso los criterios adoptados deben ser
suficientemente comprobables para permitir un entendimiento del
razonamiento que se aplicó.

39
GESTION DE LA CALIDAD DEL DEPARTAMENTO DE CONTABLILIDAD

 Importancia Relativa.- Al ponderar la correcta aplicación de los


principios y normas, deben necesariamente actuarse con sentido
práctico.Frecuentemente se presentan situaciones que no encuadran con
los principios y normas aplicables y que, sin embargo, no presentan
problemas debido a que el efecto que producen no distorsiona a los
estados financieros considerados en su conjunto. Desde luego, no existe
una línea demarcatoria que fije los límites de lo que es y no es
significativo, y debe aplicarse el mejor criterio para resolver lo que
corresponda en cada caso de acuerdo con las circunstancias, teniendo
en cuenta factores tales como el efecto relativo en los activos, pasivo,
patrimonio, o en el resultado de las operaciones del ejercicio contable.

 Uniformidad.- Los procedimientos de cuantificación utilizados deben ser


uniformemente aplicados de un periodo a otro. Cuando existan razones
fundadas para cambiar de procedimientos, deberá informarse este hecho
y su efecto.

 Contenido de fondo sobre la forma.- La contabilidad pone énfasis en el


contenido económico de los eventos aun cuando la legislación puede
requerir un tratamiento diferente.

 Dualidad económica.- La estructura de la contabilidad descansa en esta


premisa (partida doble) y está constituida por:
Recursos disponibles para el logro de los objetivos establecidos como
meta y Las fuentes de éstos, las cuales también son demostrativas de
los diversos pasivos contraídos.

 Relación fundamental de los Estados Financieros.- Los resultados del


proceso contable son informados en forma integral mediante un estado

40
GESTION DE LA CALIDAD DEL DEPARTAMENTO DE CONTABLILIDAD

de situación financiera y por un estado de cuentas de resultado, siendo


ambos necesariamente complementarios entre sí.

 Objetivos generales de la información financiera.- La información


financiera está destinada básicamente para servir las necesidades
comunes de todos los usuarios.
También se presume que los usuarios están familiarizados con las
prácticas operacionales, el lenguaje contable y la naturaleza de la
información presentada.

 Exposición: Los estados financieros deben contener toda la información


y discriminación básica y adicional que sea necesaria para una adecuada
interpretación de la situación financiera y de los resultados económicos
delante a que se refiere.

3.5.3. Funciones del departamento contable

Para desarrollar una eficaz contabilidad interna en la empresa se debe aplicar


las normas de contabilidad a fin de lograr información oportuna y confiable para
que produzca los elementos de análisis para la toma de decisiones en la
evaluación, programación y control de los recursos financieros de la empresa y
en cumplimiento de obligaciones para con las entidades estatales, pero para
que se cumpla este objetivo se debe tener conocimientos, funciones y
responsabilidad del cargo.

Dentro de las funciones del departamento contable se anotaran las siguientes:

 Elaborar los Estados Financieros mensuales y anuales con sus


respectivos anexos (respaldos), efectuando el análisis de los resultados
de cada uno de los estados financieros mensuales y anuales con el fin

41
GESTION DE LA CALIDAD DEL DEPARTAMENTO DE CONTABLILIDAD

de evaluar la razonabilidad de las cifras, la rentabilidad del negocio y los


resultados económicos de la empresa.
 Elaborar las declaraciones de impuestos mensual y anual como son la
retención en la fuente del impuesto a la renta, y velar por su oportuno
pago y presentación.
 Elaborar y verificar el adecuado cumplimento de obligaciones fiscales de
los pagos Declaración anual del Impuesto sobre la renta (ISR), la
preparación de la información en medios electrónicos.
 Atender y dar respuesta en forma oportuna y con los soportes necesarios
a los requerimientos que las entidades de control y vigilancia envíen.
(auditorías externas)
 Realizar la adecuada conservación y archivo de los soportes de la
información contable, registro oportuno del (Mayor y Balances, Diario e
Inventarios y Balances) y los libros auxiliares y oficiales conforme a las
normas legales vigentes.
 Revisar y registrar la información de inventarios de acuerdo con el
sistema de inventario y su correspondiente registro contable.
 Registrar la información relacionada con activos fijos y el funcionamiento
de ajustes integrales por inflación y depreciaciones con Sistema de
control de activos fijos.
 La realización de arqueo a la caja como verificación de control.
 Revisión mensual de la nómina, pagos de aportaciones al seguro social
(IMSS)
 Registrar todas las operaciones causadas en la empresa. Llevar el
control contable de los activos fijos, los cargos diferidos y gastos pagos
por anticipado, y efectuar la conciliación bancaria.
 Elaboración y control de los comprobantes de retención en la fuente,
impuesto a las ventas, retención de industria y comercio que sean
solicitados por los proveedores y/o terceros y certificados laborales.

42
GESTION DE LA CALIDAD DEL DEPARTAMENTO DE CONTABLILIDAD

3.5.4. Responsabilidades del departamento contable

 Responder por la adecuada presentación y entrega oportuna de los


balances, anexos e informes exigidos por la gerencia y las entidades de
control y vigilancia, así como por la atención de los requerimientos
formulados por los mismos.

 Verificar el cumplimiento por parte de las personas a su cargo y de las


distintas áreas de la empresa de las normas administrativas, legales y
fiscales vigentes en materia de contabilidad.

 Realizar análisis de la información contable con el fin de brindar


información que ayude a la toma de decisiones por parte de la gerencia.

 Estar permanentemente actualizado sobre las normas y políticas que en


materia contable, tributaria, etc., sean establecidas por las entidades
estatales de control y vigilancia y su implementación en la empresa.

 Coordinar con el área de sistemas que el registro de la información sea


oportuna y confiable, verificando mensualmente la consistencia de los
registros, así como implementando nuevos reportes que faciliten y
agilicen el cruce de información y la generación de nueva información.

 Colaborar para que haya un adecuado flujo de información soporte de la


contabilidad.

 Presentar Estados Financieros en las fechas establecidas por la


empresa.

43
GESTION DE LA CALIDAD DEL DEPARTAMENTO DE CONTABLILIDAD

3.5.5. Conocimientos del departamento de contabilidad

 Conocimiento del marco conceptual de la contabilidad, sus principios y


normas técnicas de aplicación y manejo.

 Conocimiento de las normas fiscales para estar pendiente de que la


empresa aplique adecuadamente las normas tributarias en las
operaciones normales de la empresa (facturación, retenciones, etc.), en
casos particulares y/o excepcionales (respuesta a requerimientos).
Dichos conocimientos deben permitir colaborar con la adecuada
planeación tributaria de la empresa y elaboración de las diferentes
declaraciones de impuestos.

 Conocimientos en materia comercial para efectos de registros ante


cámara de comercio, reformas estatutarias, elaboración de actas, etc.

 Conocimiento para organizar y planear trabajos y tener habilidades para


resolver problemas y anticipar soluciones dentro de las funciones y
responsabilidades.

3.5.6. Funciones del personal:

Del contadorEl que se encarga de la revisión de todos los movimientos


contables así como la presentación a la gerencia de los estados financieros
mensuales.

44
GESTION DE LA CALIDAD DEL DEPARTAMENTO DE CONTABLILIDAD

Es un cargo controlador debido a que por intermedio de él se realizan todas las


actividades normales, debido principalmente a que siendo una empresa
concesionaria de un órgano de gobierno local debe de contribuir con un sentido
objetivo en buen manejo de los recursos de la empresa.

Auxiliares Contables.- éstos se encargan de registrar y cargar la información


generada en el sistema contable de la empresa como libro caja, registro de
ventas, registro de compras, planillas, trámites tributarios, etc.

Del cajero.-El cajero se encarga de recibir y cobrar dinero por los servicios
prestados a los clientes en cualquiera.

Al final del día el cajero se encarga de imprimir el consolidado de caja en el cual


figuran todos los ingresos del día incluidos los ingresos en efectivo y en tarjetas
de crédito.

Control Interno Contable, El control interno comprende el plan de


organización y el conjunto de métodos y medidas adoptadas dentro de una
entidad para salvaguardar sus recursos, verificar la exactitud y veracidad de su
información financiera y administrativa, promover la eficiencia en las
operaciones, estimular la observación de la política prescrita, y lograr el
cumplimiento de las metas y objetivos programados.

El control interno comprende el plan de organización en todos los


procedimientos coordinados de manera coherente a las necesidades del
negocio, para proteger y resguardar sus activos, verificar su exactitud y
confiabilidad de los datos contables, así como también llevar la eficiencia,
productividad y custodia en las operaciones para estimular la adhesión a las
exigencias ordenadas por la gerencia.

45
GESTION DE LA CALIDAD DEL DEPARTAMENTO DE CONTABLILIDAD

De lo anterior se desprende, que todos los departamentos que conforman una


empresa son importantes, pero, existen dependencias que siempre van a estar
en constantes cambios, con la finalidad de afinar su funcionabilidad dentro de la
organización.

Resulta claro, que dichos cambios se pueden lograr implementando y


adecuando controles internos, los cuales sean capaces de salvaguardar y
preservar los bienes de un departamento o de la empresa.

Un departamento que no aplique controles internos adecuados, puede correr el


riesgo de tener desviaciones en sus operaciones, y por supuesto las decisiones
tomadas no serán las más adecuadas para su gestión e incluso podría llevar al
mismo a una crisis operativa, por lo que, se debe asumir una serie de
consecuencias que perjudican los resultados de sus actividades.

El concepto con relación al control, nos permite definir la forma sistemática de


como las empresas han visto la necesidad de implementar controles contables
en todos y cada uno de sus operaciones diarias. Dichos controles se deben
establecer con el objeto de reducir el riesgo de pérdidas y en sus defectos
prever las mismas.

Cabe destacar que el sistema de control tiende a dar seguridad a las funciones
que cumplan de acuerdo con las expectativas planeadas. Igualmente señala las
fallas que pudiesen existir con el fin de tomar medidas y así su reiteración. Para
esto es necesario aplicar un control preventivo, siendo estos los que se
encargaran de ejecutar los controles antes del inicio de un proceso o gestión.
Adicionalmente, se cuentan con controles de detección de los cuales se
ejecutan durante o después de un proceso, la eficacia de este tipo de control
dependerá principalmente del intervalo de tiempo transcurrido entre la ejecución
del proceso y la ejecución del control. Para evaluar la eficiencia de cualquier
serie de procedimiento de control, es necesario definir los objetivos a cumplir.

46
GESTION DE LA CALIDAD DEL DEPARTAMENTO DE CONTABLILIDAD

Una vez que el sistema está operando, se requiere de una previsión sobre una
base de pruebas para ver si los controles previstos están operando como se
planeó. Por esto el control interno no puede funcionar paralelamente al sistema,
por estar estos íntimamente relacionados, es decir, funcionan como un todo,
para lograr el objetivo establecido por la organización. Tomando en cuenta que
el control interno va a servir como base o instrumento de control administrativo,
y que igualmente abarca el plan de organización, de procedimientos y
anotaciones dirigidas con la única finalidad de custodiar los activos y a la
confiabilidad contable, el enfoque de este concepto consiste, en resguardar los
activos contra la situación que se considere en peligro de pérdida, es decir, si a
menudo se presenta esta situación tratar de eliminar o reducirlas al máximo, su
idea es tratar de fomentar la eficiencia en el manejo de las operaciones que el
desempeño realizado por las políticas fijadas de la organización y por último
procurar que el control interno establecido dé como resultado, mantener a la
administración informada del manejo operativo y financiero y que dicha
información sea confiable y llegue en el momento más oportuno, para así,
permitir a la gerencia tomar decisiones adecuados a la situación real que está
atravesando la empresa.

Por lo general las deficiencias o debilidades dentro de un sistema de control


interno son detectadas mediante los diferentes procedimientos de supervisión
deben ser comunicadas a efectos de que se adopten las medidas de ajuste. Las
deficiencias, los destinatarios de la información pueden ser tanto las personas
responsables de la función o actividad implicada como las autoridades
superiores.

Es necesario procurar suscitar, difundir, internalizar y vigilar la observancia de


valores éticos aceptados, la cual permita constituir un sólido fundamento moral
para su conducción y operación, estos valores deben enmarcar la conducta de
los empleados, orientándose a la integridad y compromiso personal.

47
GESTION DE LA CALIDAD DEL DEPARTAMENTO DE CONTABLILIDAD

3.5.7. Control de existencias


El concepto "existencias" hace referencia a los siguientes elementos de activo:

 Aquellos que se mantienen para ser vendidos en el proceso normal de


las operaciones.
 Aquellos que se encuentran en proceso de producción para dicha venta,
y
 Aquellos que se mantienen como materiales o elementos accesorios
destinados a ser consumidos en la producción de los bienes o servicios.

Las partidas en existencia, que se mantienen para su venta o para ser usadas,
directa o indirectamente, en el ciclo normal de operaciones de la empresa,
deben incluirse en las cuentas correspondientes a existencias.

De este punto de vista, la cifra de almacén es una partida muy importante en las
empresas industriales y comerciales: por su volumen económico con respecto
al total de activo; por su repercusión en la cuenta de resultados, ya que el
criterio de valoración afecta directamente; por su repercusión financiera en base
a su importancia sobre el activo circulante.

Se consideran existencias a la totalidad de los bienes tangibles que se tienen


para la venta en el desarrollo habitual de la actividad comercial, así como
aquellos que están en elaboración para tales ventas o serán consumidos en el
proceso de obtención de bienes destinados a la venta.

3.5.8. El departamento de contabilidad debe determinar:


Dentro de las labores que debe determinar el departamento de contabilidad
están los siguientes:

48
GESTION DE LA CALIDAD DEL DEPARTAMENTO DE CONTABLILIDAD

1. Que las cantidades correspondientes a los saldos mostrados en el grupo


de existencias, que figuran en el balance e inventario, existen, no se han
producido omisiones, figuran en los saldos del mayor y si todas las
existencias son propiedad de la empresa. Para ello deben de realizar
recuentos físicos periódicos al inventario permanente.
2. Que los productos estén valorados de acuerdo con los principios de
contabilidad generalmente aceptados, aplicados con uniformidad en
relación al ejercicio anterior y correctamente presentados en el balance.
De no ser así, el balance no representará de manera fiel y razonable el
estado económico de la empresa. La valoración deberá referirse a los
productos.
3. Verificar si los métodos de control interno relacionados con las entradas
y salidas de mercancía son adecuados y eficaces.
4. Comprobar la existencia de sistemas adecuados de custodia, protección,
prevención de daños o pérdidas y coberturas para las que pueden
producirse.
5. Rectificar que los movimientos de existencias entre períodos
consecutivos han sido debidamente registrados en el período en el que
se produjo el movimiento físico.

3.5.9. Aspectos fundamentales del control interno


La evaluación del control interno persigue el conocimiento de los criterios
organizativos y contables establecidos por la empresa para garantizar el
correcto funcionamiento del área de existencias, con el fin de determinar los
puntos débiles del sistema y el alcance, naturaleza, momento y contenido de los
procedimientos que deben ponerse en práctica para cumplir los objetivos
establecidos por la organización, en función del nivel de confianza ofrecido por
el propio control interno.

49
GESTION DE LA CALIDAD DEL DEPARTAMENTO DE CONTABLILIDAD

Dentro de los aspectos fundamentales se presentan los siguientes:

 Una apropiada segregación de funciones de custodia, registro,


recepción, almacenaje de las existencias.
 Un control de las existencias físicas mediante un adecuado registro de
las entradas y salidas de mercancías, utilizando un sistema de inventario
permanente y realizando inventarios físicos periódicos.
 Establecimiento de normas concretas para la valoración de las
existencias.
 Adecuada protección física de los inventarios y cerciorarse de dar una
cobertura de seguros suficiente para todas las existencias.

3.5.10. Procedimientos del manejo del sistema contable de las cuentas


y auxiliares
Cuentas y auxiliares contables.

Caja.- En esta cuenta se controla el movimiento de los valores en efectivo que


posee la empresa (billetes, monedas, cheques a su favor).

Caja chica.- Es una cuenta de activo corriente destinada a satisfacer gastos


relativamente pequeños que no justifiquen la emisión de cheques.

Esta cuenta se debita por la emisión del cheque girado, con el fin de crear o
aumentar dicho fondo, y se acredita por su disminución parcial o total.

Bancos.- En esta cuenta se controla el movimiento de los fondos que la


empresa poseen Instituciones bancarias (cuentas corrientes, cuentas de
ahorros, etc.).

Cuentas por Cobrar.- En esta cuenta se controla el movimiento de los créditos


personales o simples concedidos por la empresa por la venta de algún bien o

50
GESTION DE LA CALIDAD DEL DEPARTAMENTO DE CONTABLILIDAD

servicio que se haya brindado. Estos créditos no tienen respaldo de un


documento (letra de cambio, pagaré).

Documentos por Cobrar.- En esta cuenta se controla el movimiento de los


créditos documentados que la empresa concede por la venta de algún bien o
servicio que se haya brindado.

.Inventario.- Esta cuenta estará en constante actividad, ya que cada instante


mostrará el valor del inventario final. Registra en el Debe por el valor del
inventario inicial, las compras brutas, más valor de los fletes y transportes,
seguros y embalajes en compras que se paguen para hacer efectiva la
transacción.

Anticipo a Proveedores.- Los pagos anticipados realizados por la empresa


tales como: impuestos, seguros, intereses, etc., que se convertirán en gastos en
periodos inferiores al año, forman parte del Activo Corriente.

Anticipo de impuestos.- Esta cuenta de activo corriente que compensará el


saldo acreedor del impuesto a la renta empresarial causado durante un ejercicio
fiscal. IVA Compras.- Se contabiliza el IVA que el proveedor factura.

Terreno.- deben valuarse al costo erogado hasta adquirir su posesión.

Edificios.-deben valuarse al costo de adquisición o de construcción, incluir


instalaciones.

Mobiliario y Equipos de Oficina.- Se contabilizan todo lo que se refiere a


muebles de oficina y a equipos como computadoras, fax, teléfonos, etc.

Papelería y Útiles de Oficina.- Se contabilizan todo lo que se refiere a útiles de


oficina tales como hojas, cintas de impresoras etc., esto se lo realizan
contabilizando solo lo que es la cuenta.

51
GESTION DE LA CALIDAD DEL DEPARTAMENTO DE CONTABLILIDAD

Anticipo IVA retenido.- Cuenta de activo corriente que registra al Debe los
valores retenidos por concepto de IVA, que se compensan mensualmente con
el IVA cobrado.

Cuentas por Pagar.-se controla el movimiento de los créditos por la compra de


algún bien o servicios, y que deben ser cancelados en un plazo previamente
determinado.

Documentos por Pagar.- se controla el movimiento de los créditos por la


compra de algún bien o servicios, con respaldo de un documento.

Sueldos por pagar.- Se contabilizan los sueldos que se pagan a los


empleados.

Beneficios sociales.- Se contabilizan los beneficios sociales tales como


décimos tercer sueldo, vacaciones etc.

IVA Servicios.- Se contabilizan los valores por concepto de IVA cobrados en


las facturas a clientes.

Publicidad.- Se contabilizan los valores por conceptos de propagandas,


anuncios publicitarios en periódicos, televisión, etc.

Arrendamiento por pagar.- Se contabilizan los pagos por concepto de


arrendamiento.

3.5.11. Contabilización ingresos, egresos, diarios


Comprobantes de Ingresos
Se realizará el registro contable de los ingresos que se den diariamente de las
ventas realizadas, en esta se indicará el periodo la fecha y el mes de la
contabilización se procederá a distribuir a las respectivas cuentas contables en
las que se jugarán las cuentas de ventas de servicios, ventas de repuestos,

52
GESTION DE LA CALIDAD DEL DEPARTAMENTO DE CONTABLILIDAD

ventas de servicios de enderezada y pintura y venta de servicios externos y


recuperación de cuentas por cobrar, en la posición del Haber, y las cuentas de
depósitos, cuentas por cobrar, retenciones, comisiones de tarjetas de crédito y
descuentos, en la posición de Debe.

Esta contabilización obligadamente se la deberá realizar de forma diaria y


secuencial.

Una vez haya sido entregada la caja por la respectiva persona responsable
(cajero-a). Es responsabilidad del contador (a) supervisar el correcto manejo de
las cuentas antes detalladas al realizar la contabilización y de controlar el
cumplimiento de esta labor.

Un comprobante de ingreso muestra un concepto el cual lo determina como un


registro que la empresa lo utiliza para registrar las transacciones comerciales
que originan ingresos de dinero en efectivo o en cheques, por venta de algún
bien o servicio, comisiones obtenidas, pagos efectuados por los clientes, etc. Al
comprobante de ingreso se adjuntan las constancias escritas que se han
utilizado para controlar el ingreso de dinero, tales como las facturas de ventas al
contado.

Comprobantes de Egresos
El comprobante de Egreso, se lo realizará de forma continua si así lo requiere,
es decir en este contabilizaremos los pagos a: proveedores, servicios
ocasionales, pagos de servicios básicos (luz, agua, teléfono), etc.

Las cuentas contables que jugarían al momento de contabilizar serían las


cuentas por pagar, retenciones impuestos a la renta por pagar, impuesto del
IVA por pagar, cuenta de gastos, cuentas de costo, cuenta de inventario y la
cuenta Bancos.

El contador es la persona encargada de supervisar y controlar en correcto


manejo de las cuentas contables al momento de realizar el registro de egreso.
53
GESTION DE LA CALIDAD DEL DEPARTAMENTO DE CONTABLILIDAD

Así mismo el comprobante de egreso es una constancia en donde se registran


losdesembolsos de dinero, ya sea por compra de activos, pagos de impuestos,
pagos a proveedores u otras deudas, pagos de sueldos y salarios, etc.

Comprobantes de Diarios
El comprobante de Diario, se lo realizará si el caso lo ameritara ya que en éste
se contabilizaría costos, gastos, provisiones de beneficios sociales, pago de
nómina, notas de créditos y débitos bancarios, todo tipo de transferencias que
se realicen entre la empresa.

De igual manera con el comprobante de ingreso y egreso, en el comprobante


de diario se seleccionará lo siguiente en que mes estamos trabajando, el
periodo es decir el año en curso, mes etc., se distribuirán las cuentas que
jueguen tanto en el debe como en el haber.

Pago Nómina o rol de pagos


Los pagos se efectúan por medio de roles de pagos los valores serán
acreditados a las cuentas de los empleados, y estos se efectuarán en forma
quincenal, en el siguiente cuadro se muestra la nómina de la empresa Grupo
Aduanero Peninsular, en donde podrá observar:

 El nombre de los empleados de que laboran en esta sucursal.


 El sueldo básico del empleado.
 Horas extras.
 Comisiones

Esto a lo que se refiere a los ingresos, y al respecto de los egresos se detallará


lo siguiente:

 Aportaciones al IMSS.
 Anticipos o quincenas.
 Préstamos.
 Algún tipo deahorro que tenga el empleado

54
GESTION DE LA CALIDAD DEL DEPARTAMENTO DE CONTABLILIDAD

 Total a recibir

Pago Proveedores.
Las facturas de los proveedores se contabilizarán diariamente según como se
reciban, dependiendo del plazo convenido de crédito con los proveedores, se
efectuarán los pagos; A quienes sean proveedores incontinuos se les realiza la
cancelación de las facturas el primer día de cada mes, y los proveedores que
sean continuos se les realizarán los pagos en un lapso de 15 a 30 días.

Reposición de Fondo Rotativo


Las reposiciones se las reportarán un determinado día de la semana, en ésta se
reflejará la fecha de la reposición, el número de comprobante de egreso o de
pago, número de cheque, el nombre del beneficiario, un pequeña descripción o
concepto de la cancelación que se va a realizar y por último el valor a pagar.

Este reporte deberá estar firmado por el contador y el gerente como firma
autorizada.

Reposición de caja chica


Es conveniente establecer un fondo de caja chica o caja menor, para cubrir
gastos de pequeña cuantía que no ameriten la emisión de cheques estos
gastos podrían ser para lo siguiente:

 Transporte o movilización dentro de la ciudad


 Periódicos
 Copias de documentos
 Compra de botellas de agua, etc.

El manejo del fondo de caja chica será entregado a una persona para que
asuma esta responsabilidad, misma que se encargará de realizar los pagos y
exigir los comprobantes respectivos que deben ser como los exige la ley.

55
GESTION DE LA CALIDAD DEL DEPARTAMENTO DE CONTABLILIDAD

El monto de éste fondo se establece de acuerdo a las necesidades de la


empresa y para cubrir los gastos menores durante un tiempo razonable, por lo
general no menos de un mes.

Arqueo de Caja.
En el proceso de arqueo de caja lo que se pretende es la introducción del
importe final de dinero que se ha recaudado durante el día, lo que permitirá
controlar cuanto ingresó en:

 monedas
 billetes
 papeletas de deposito

Además mostrar un informe con los importes diferenciados por la naturaleza de


losmismos. El arqueo debe ser previo al cierre de caja ya que no se puede
realizar arqueo sin un lote abierto.

Es importante recalcar que el arqueo de caja es el recuento y sobre todo


constatación física del efectivo.

El resultado de recuento se compara con el saldo contable de la cuenta caja de


la cual se obtendrá igualdad entre el recuento físico y el saldo contable, y/o
desigualdad entre el recuento físico y el saldo contable, lo que daría origen a un
faltante o sobrante, como se presente el caso.

Es importante mencionar que los arqueos de caja se realizan de acuerdo a las


normas y procedimientos de la contabilidad y auditoría y debe ser realizado por
las personas encargadas que lógicamente pertenezcan al departamento
contable, o de control interno de la empresa.

Reportes de Caja
Después de haber realizado el respectivo arqueo de caja general y caja chicaal
terminar el día, se procederá a realizar un reporte de caja, en donde se reflejará
las operaciones que se han realizado durante el día. Actualmente el sistema
56
GESTION DE LA CALIDAD DEL DEPARTAMENTO DE CONTABLILIDAD

que maneja Grupo Aduanero Peninsular emite un diario de caja en donde se


refleja todo lo facturado ya sean estos en: efectivo, cheque, tarjeta de crédito y
crédito. Para realizar el reporte de caja como primer paso realizaremos lo
siguiente:

 Nombre de la empresa
 Número de reporte de Caja
 Fecha del reporte.

Como segundo paso se distribuirá los movimientos según los rubros siguientes:

 Refacciones de vehículos
 Servicios
 Papelería
 varios (servicios externos, teléfono internet etc.)

Como tercer paso las cuentas,las cobranzas(recuperación de cartera) lo que


corresponde a los valores que se hayan recuperado de facturas que
permanezcan en crédito.

Como cuarto paso el rubro de Otros ingresos,en los que podemos incluir
depósitos anticipados y valores recuperados por concepto de cheques
protestados.

Como quinto paso las deducciones,a esto se refiere a créditos efectuados en el


día a reportar, los valores por concepto a retenciones IVA, y comisiones de
tarjeta de crédito.

Estos últimos valores se restarán del resultado que se obtendrá de la suma


decobranzas y otros ingresos, con lo que se generaría un resultado que será el
valor quese tendrá en efectivo para el respectivo depósito.

57
GESTION DE LA CALIDAD DEL DEPARTAMENTO DE CONTABLILIDAD

Como sexto paso habrá de referencia los valores que se han venido
depositando durante todo el mes esto también incluye el valor que se va a
depositar al Banco respectivo.

Como séptimo paso se reflejarán un cuadro donde indique los bancos con los
que la empresa trabaja y sus respectivos números de cuentas

Y octavo paso, al pie del informe se pondrá el nombre de la persona quién


elaboró el reporte (cajero) y el nombre de la persona que esté autorizada para
poner el visto bueno (gerente).

En la segunda hoja se reportarán solo los valores en efectivo, para realizarlo se


hará referencia lo siguiente:

 Fecha del reporte


 Número de Caja a reportar
 Nombre del Cliente
 Concepto de lo facturado
 Valor entregado en efectivo

Por último la tercera hoja, esta servirá para reflejar todos los depósitos que
estén realizando durante todos los días que reporten ingresos en efectivo.

Para la presentación de este reporte se llevará en siguiente esquema:

 Nombre de la empresa
 Título de lo que se vaya a reportar
 Número de caja que se estaría reportando
 Fecha del reporte
 Valores de depósito

58
GESTION DE LA CALIDAD DEL DEPARTAMENTO DE CONTABLILIDAD

Conciliaciones Bancarias
La conciliación bancaria se elabora comparando el saldo contable con el saldo
del estado de cuenta corriente que el banco emite a la empresa con el cual
podemos establecer:

 Las diferencias en el estado de cuenta.


 Las diferencias en el saldo contable.
Estas diferencias se presentan por:

 Depósitos en tránsito
 Cheques en circulación
 Cheques girados y no pagados por el banco
 Notas de débito no registradas por la empresa,
 Notas de crédito no registradas por la empresa
 Cargos por servicios bancarios
 Intereses sobre saldos promedios de cuentas
 Cobros realizados por el banco
 Cheques protestados
 Errores del banco
 Errores en los contables de la empresa
Para la preparación de la conciliación bancaria se realiza este procedimiento:

1. Se anota el saldo que aparece en el estado de cuenta bancario.

2. Realizar la conciliación entre el estado de cuenta bancario y el mayorcontable


de la cuenta bancos, para establecer las diferencias entre losdos.

3. Se clasifican las diferencias por:

 Cheques girados y no cobrados


 Depósitos en tránsito
 Notas de débito no registradas

59
GESTION DE LA CALIDAD DEL DEPARTAMENTO DE CONTABLILIDAD

 Notas de crédito no registradas


 Errores en el mayor contable
 Errores en el estado de cuenta.
Cheques girados y no cobrados.- los que resulten del conciliación entre el
mayor contable y el estado de cuenta bancario se deberán restar del saldo
según el estado de cuanta bancario detallándose fecha de giro beneficiario y
valor.

Depósitos en tránsito.- son los depósitos realizados los últimos días del mes,
los cuales no salen registrados hasta los primeros días del mes siguiente es
decir en el próximo estado de cuenta bancario.

Sin embargo en el mayor contable se los registra según la fecha del depósito,
se debe registrar:

 la fecha
 número
 descripción y
 valor del depósito
Este total se lo suma al saldo según el estado de cuenta bancario.

Notas de débito.- se realiza un detalle de las notas de débito realizadas por el


banco indicando:

 la fecha
 número
 descripción y
 valor de la nota de debito
Que pueden ser por costo de chequera, cheques protestados, intereses por
sobregiros, servicios varios y otros.

Este total deberá sumarse al saldo según el estado de cuenta bancario.

60
GESTION DE LA CALIDAD DEL DEPARTAMENTO DE CONTABLILIDAD

Notas de crédito.- se realiza un detalle de las notas de crédito realizadas por el


banco indicando la fecha, número, descripción y valor de la nota de crédito; que
pueden ser por intereses ganados, pagos de tarjetas de crédito y otros.

Este total deberá restarse al saldo según el estado de cuenta bancario.

Errores en el mayor contable y en el estado de cuenta.- cuando se


presentan estos errores se deben sumar o restar al saldo según el estado de
cuenta bancario.

Si el saldo según el libro banco de la conciliación bancaria no coincide con el


contable, se debe registrar las notas de débito y crédito lo errores contables,
para llegar al saldo contable, solo deberán quedar los cheques girados y no
cobrados ylos depósitos en tránsito.

3.5.12. Estados Financieros


El Balance General es el estado contable que proporciona información sobre la
situación financiera de la empresa, representa la síntesis de las cuentas
patrimoniales referidas al cierre del ejercicio, y el estado de Pérdidas y
Ganancias o balance de Resultados constituye el resumen de la gestión
económica.

La rendición de cuentas respecto a los resultados financieros y de gestión de


lasoperaciones es la situación que permite promover la transparencia en el
manejo de la compañía.

Presentación de los Estados Financieros


La presentación de los estados financieros se realizaran de acuerdo a la
necesidad de la empresa para la toma de decisiones y para efecto de pago de
impuestos ante la Secretaria de Hacienda y Crédito Público (SHCP). Los
estados financieros que se presentaran serán los siguientes:

a. Balance general

61
GESTION DE LA CALIDAD DEL DEPARTAMENTO DE CONTABLILIDAD

b. Estado de resultados
c. Un estado que presente todos los cambios del patrimonio
d. Estado de flujos de efectivo; y
e. Políticas contables y notas explicativas.
f. Recursos de las empresas que su valor no refleja en el balance
general.

La presentación de los estados debe ser en el tiempo y forma en que lo


indiquen la autoridad fiscal Según lo dispuesto en el artículo 76 fracc. IV, V y VI
de la Ley del ISR nos menciona lo siguiente:

IV. Formular un estado de posición financiera y levantar inventario de


existencias a la fecha en que termine el ejercicio, de acuerdo con las
disposiciones reglamentarias respectivas.
V. Presentar declaración en la que se determine el resultado fiscal del ejercicio
o la utilidad gravable del mismo y el monto del impuesto correspondiente, ante
las oficinas autorizadas, dentro de los tres meses siguientes a la fecha en que
termine dicho ejercicio. En dicha declaración también se determinarán la utilidad
fiscal y el monto que corresponda a la participación de los trabajadores en las
utilidades de la empresa.
VI. Presentar, a más tardar el día 15 de febrero de cada año, ante las
autoridades fiscales y mediante la forma oficial que al efecto aprueben dichas
autoridades.
La información se deberá de presentar por vía electrónica, si en algún momento
hay cierta disparidad con la información la autoridad fiscal se verá obligada a
realizar una vista previa para la revisión de los estados de financieros de la
empresa.

En diversas circunstancias especiales la gerencia específica que el


cumplimiento con su requerimiento en una norma podrá llevar a conducciones

62
GESTION DE LA CALIDAD DEL DEPARTAMENTO DE CONTABLILIDAD

erróneas; para lograr una presentación razonable, una empresa debe revelar lo
siguiente:

 Que los estados presentan razonablemente la posición financiera.


 Cumplimiento de aspectos importantes de la SHCP.
 El impacto financiero de las desviaciones en la utilidad o pérdidas netas
activo, pasivo, patrimonio, y flujos de efectivo de la empresa.

Una presentación razonable se logra con el cumplimiento ante SHCP, esto


requiere lo siguiente:

 Seleccionar y aplicar las políticas contables.


 Presentar información confiable, comparable y comprensible incluyendo
políticas contables.
 Proporcionar información adicional cuando la autoridad fiscal lo requiera
y además no sean suficientes para permitir a los usuarios entender el
impacto de transacciones o eventos particulares sobre la posición
financiera y el resultado de operaciones de las empresas.

La gerencia debe seleccionar y aplicar las políticas de la empresa con el fin que
los balances cumplan con las normas aplicables.

La información proporcionada por los balances sea:

a. Relevante para la toma de decisiones de los usuarios.


b. Presenta resultados y posición financiera confiable de la empresa.
c. Refleja la sustancia económica de las transacciones y actos.
d. Son neutrales, esto es libre de perjuicios.
e. Están completos en todos los aspectos importantes

63
GESTION DE LA CALIDAD DEL DEPARTAMENTO DE CONTABLILIDAD

3.5.13. Manejo y supervisión de la documentación contable

Los documentos comerciales son todos los comprobantes extendidos por


escrito en los que se deja constancia de las operaciones que se realizan en la
actividad mercantil, de acuerdo con los usos y costumbres generalizadas y las
disposiciones de la ley.

Estos son de vital importancia para mantener un apropiado control de todas las
acciones que se realizan en una compañía.

Su misión es importante ya que en ellos queda precisada la relación jurídica


entre las partes que intervienen en una determinada operación.

También ayudan a demostrar la realización de alguna acción comercial y por


ende son el elemento fundamental para la contabilización de tales acciones.

Finalmente estos documentos permiten controlar las operaciones practicadas


por la empresa o el comerciante y la comprobación de los asientos de
contabilidad.

La misión que cumplen los documentos comerciales es de suma importancia,


conforme surge de lo siguiente:

 En ellos queda precisada la relación jurídica entre las partes que


intervienen enuna determinada operación, o sea sus derechos y
obligaciones.
 Por lo tanto, constituyen un medio de prueba para demostrar la
realización de los actos de comercio.
 Constituyen también el elemento fundamental para la contabilización de
dichas operaciones.
 Permiten el control de las operaciones practicadas por la empresa o el
comerciante y la comprobación de los asientos de contabilidad.

64
GESTION DE LA CALIDAD DEL DEPARTAMENTO DE CONTABLILIDAD

Clasificación de la documentación contable

Los comprobantes externos son aquellos emitidos fuera de la empresa y luego


recibidos y conservados en la empresa.

Como facturas de compras, recibos de pagos efectuados, etc.

Los comprobantes internos son los documentos emitidos en la empresa que


pueden entregarse a terceros o circular en la misma empresa.

Los Documentos que se archivan y generan registran son:

 Factura de compra
 Factura de venta
 Nota de Débito
 Nota de Crédito
 Ticket
 Recibo
 Pagaré
 Cheque
 Nota de Crédito Bancaria

Comprobantes de Venta.

Los Comprobantes de Venta y Comprobantes de Retención son los únicos


documentos que acreditan la legitimidad de la adquisición de bienes o
prestación de servicios de cualquier naturaleza y sirven para sustentar ingresos,
costos y gastos, y el crédito tributario de IVA a favor del contribuyente. Para
emitir estos comprobantes, el contribuyente requiere la debida autorización del
Servicio de Rentas Internas.

Son Comprobantes de venta válidos únicamente los siguientes:

65
GESTION DE LA CALIDAD DEL DEPARTAMENTO DE CONTABLILIDAD

 Facturas
 Notas de venta
 Tiquetes de máquinas registradoras
 Boletos o entradas a espectáculos públicos
 Liquidaciones de compras o servicios.

Otros documentos autorizados:

 Los emitidos por bancos o instituciones financieras.


 El documento aduanero unificado y demás comprobantes de venta
recibidos en las operaciones de importación
 Boletos o tiquetes aéreos y los documentos por pago de sobrecarga
expedidos por las compañías de aviación.

Documentos Complementarios:

 Notas de crédito
 Notas de débito
 Guías de remisión

Las causas por las que debe darse de baja a los comprobantes.

 Vencimiento del plazo de vigencia.


 Cierre del establecimiento.
 Cierre del punto de emisión.
 Deterioro.
 Robo o extravío.
 Terminación de la actividad económica.
 Dejar de ser contribuyentes especiales.
 Cambios de razón social, denominación, dirección u otras condiciones
del contribuyente.
 Fallas generales de impresión en el documento.
66
GESTION DE LA CALIDAD DEL DEPARTAMENTO DE CONTABLILIDAD

Conclusiones

Deacuerdo alas investigaciones realizadas en la empresa Grupo Aduanero


Peninsular, se con concluye que un sistema de gestión de calidad de vital
importancia en toda empresa, debido a que en un sistema de calidad se
pretende mejorar continuamente las operaciones que se realicen de forma
cotidiana en un organismo empresarial.

67
GESTION DE LA CALIDAD DEL DEPARTAMENTO DE CONTABLILIDAD

En la presente investigación se detectaron problemas potenciales en el cual


influyo demasiado la desorganización por parte del personal, así como también
la falta de compromiso por parte de cada uno de los miembros del
departamento de contabilidad.

Una de las causas principales que se dieron por parte del departamento de
contabilidad fue la falta de capacitación constante a cada uno de los miembros
y las largas y cargadas horas de trabajo.

Una de las consecuencias es que no se cuenta con un manual operativo del


área de contabilidad, para en dado caso que ingrese personal nuevo en el área
no le tome tiempo adaptarse y estar atento a cada cambio que se realice en el
manejo del departamento.

El manual de operativo o de procedimiento será una herramienta útil para el


manejo del departamento en el momento en que se rote personal a otras áreas,
ya que en este manual quedaran plasmadas de manera específica cada una de
las operaciones que realiza el departamento, con el fin de ahorrar tiempo y
maximizar las actividades que se necesiten realizar.

Uno de los logros que se tendrá en cuenta con el manual de procedimientos es


la fácil detección de errores potenciales que afecten la actividad de la empresa,
de principioa fin con cada una de las cuentas.

El mejoramiento continuo se perfeccionara con el manual de procedimientos, ya


que con este se pretenderá que el trabajador aporte nuevas ideas y métodos
para ir mejorando cada vez la actividad de la empresa.

Fuera de lo plasmado en esta obra se sugiere que de manera gradual se


formen pequeños grupos de trabajo en el cual se vaya evaluando la actividad
del rendimiento y actividad del departamento de contabilidad para su mejora.

68
GESTION DE LA CALIDAD DEL DEPARTAMENTO DE CONTABLILIDAD

Uno de los puntos que de igual manera se siguiere seria la capacitación del
personal en cada uno de los procesos operativos, así como también de los
procesos tributarios con los que cuenta el país, ya que toda esta información es
de vital importancia para la toma de decisiones de la empresa.

El cuidado de los empleados por parte de la empresa es una forma para que la
empresa mejore, la motivación es una de las causas por las cuales muchos de
los trabajadores rinden al máximo, con un buen sentido de la responsabilidad.

Se le exhorta potencialmente a la compañía Grupo Aduanero Peninsular la


aplicación de un manual de procedimientos, para una posible certificación y no
solo eso, sino para óptimo mejoramiento de la actividad en su departamento
contable y para mejorar cada una de las áreas con las que se cuenta.

69
GESTION DE LA CALIDAD DEL DEPARTAMENTO DE CONTABLILIDAD

Anexos

Anexo A. Estado de Resultados de la em presa GAP

70
GESTION DE LA CALIDAD DEL DEPARTAMENTO DE CONTABLILIDAD

Anexo B.Balance Genaral al 31 de dic. 2012

71
GESTION DE LA CALIDAD DEL DEPARTAMENTO DE CONTABLILIDAD

Anexo C.Conciliación Bancaria al 30 de Nov. De 2013.

72
GESTION DE LA CALIDAD DEL DEPARTAMENTO DE CONTABLILIDAD

Anexo D.Flujo De Efectivo

73
GESTION DE LA CALIDAD DEL DEPARTAMENTO DE CONTABLILIDAD

Anexo E. nómina de trabajadores al 30 de noviembre

74
GESTION DE LA CALIDAD DEL DEPARTAMENTO DE CONTABLILIDAD

Anexo F. Captura de Datos diarios en el sistema (ingresos y egresos diarios entre otras operaciones).

75
GESTION DE LA CALIDAD DEL DEPARTAMENTO DE CONTABLILIDAD

FUENTES DE CONSULTA

(Camara De Diputados, 2013)

(www.sat.gob.mx, 2014)

http://www.slideshare.net/luis0303/tipos-de-sistemas-de-calidad

http://www.monografias.com/trabajos/pcga/pcga.shtml

http://www.slideshare.net/AngelRobles5/primer-curso-de-contabilidad-elias-lara-
flores

76
GESTION DE LA CALIDAD DEL DEPARTAMENTO DE CONTABLILIDAD

Bibliografía
www.sat.gob.mx. (Noviembre de 2013). Obtenido de www.sat.gob.mx: http://sat.gob.mx

Codigo Fiscal De La Federacion. Diario Oficial De la Federacion.

Ley Del ISR Diario Oficial De la Federacion.

Metodologia de la Investigacion. Roberto Hernanadez Sampieri Edit. Mcgraw hill

Los Siete Instrumentos de la Calidad Total Aut. Alberto Gadano Edit. Diaz De Santos.

Primer Curso de Contabilidad. Elias Lara Flores Edit. Trillas

77