1 Entrega Simulacion

MARCROPROCESO DE APOYO CÓDIGO: ADOM001
PROCESO GESTION DOCUMENTAL VERSIÓN: 7
VIGENCIA: 2018-04-02
MANUAL PARA LA GESTIÓN
DOCUMENTAL PAGINA: 1 de 121
UNIVERSIDAD DE CUNDINAMARCA
MANUAL DE GESTIÓN DOCUMENTAL
FUSAGASUGÁ
2018
Documento controlado por el Sistema de Gestión de la Calidad

Asegúrese que corresponde a la última versión consultando el Portal Institucional
MACROPROCESO DE APOYO CODIGO: ADOM001
PROCESO GESTION DOCUMENTAL VERSION: 7
VIGENCIA:2018-04-02
MANUAL DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Elaborado por: GRUPO DE TRABAJO DE

GESTION DOCUMENTAL
FUSAGASUGÁ
2018

VIGENCIA:2018-04-02
CONTENIDO
Pág.
1. PRESENTACIÓN 7.
2. INTRODUCCION 9.
3. OBJETIVOS DEL MANUAL 11.
3.1 OBJETIVO GENERAL 11.
3.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS 11
4. ALCANCE 13.
5. MARCO NORMATIVO 14.
5.1 CONSTITUCIÓN POLÍTICA DE COLOMBIA 14.
5.2 LEYES. 18.
5.3 DECRETOS. 22.
5.4 ACUERDOS. 25.
5.5 NORMATIVIDAD INTERNA DE LA UNIVERSIDAD. 30.
6. MARCO CONCEPTUAL. 32.
6.1 CONCEPTOS BASICOS EN LA GESTIÓN DOCUMENTAL. 32.
7. SEGURIDAD INFORMATICA DIGITAL EN EL PROCESO
DE GESTION DOCUMENTAL 37
8. PROCEDIMIENTO PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS. 38.
8.1 ACTIVIDAD 1: ESTANDARIZAR EL TIPO DE DOCUMENTOS. 38.
8.1.1 Seleccionar Papelería: 38.
8.1.2 Elegir Tipo Documental: 40.
8.1.3 Número de Copias: 40.
8.2. ACTIVIDAD 2: ELABORAR LOS DOCUMENTOS O TIPOS
DOCUMENTALES DE ACUERDO A REQUISITOS ESTABLECIDOS. 41.
8.2.1 Requisitos de Presentación: 41.
8.2.2 Requisitos para su Elaboración: 43.
8.3 ACTIVIDAD 3. ESTABLECE POR COMPETENCIA QUIEN FIRMA
LOS TIPOS DOCUMENTALES: 54
8.4 REGISTRA EL DOCUMENTO, FORMATO, REGISTO O TIPO
DOCUMENTAL EN EL SOFTWARE DOCUMENTAL. 58.
8.5 RADICA EL DOCUMENTO EN CORRESPONDENCIA. 58.
9. RECEPCIÓN Y ENVIOS DE CORRESPONDENCIA. 59.
9.1 ACTIVIDAD 1: RECEPCIONAR, VERIFICAR LOS DOCUMENTOS. 59.

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Pág.
9.2 ACTIVIDAD 2: RADICAR, REGISTRAR EL DOCUMENTO O TIPO

DOCUMENTAL. 60.
9.3 ACTIVIDAD 3: CLASIFICAR, DIGITALIZAR Y DISTRIBUIR
DOCUMENTOS. 62.
9.4 ACTIVIDAD 4: CONTROLAR LOS REGISTROS Y/O DOCUMENTOS
A QUE HAYA LUGAR. 69.
9.5 ACTIVIDAD 5: ARCHIVAR REGISTROS Y/O DOCUMENTOS EN
EL ARCHIVO DE GESTIÓN. 69.
9.6 ACTIVIDAD 6. TRANSFERIR REGISTROS Y/O DOCUMENTOS AL
ARCHIVO CENTRAL. 70.
10. PROCEDIMIENTO CLASIFICACIÓN Y ORGANIZACIÓN.
DE ARCHIVOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL. 71.
10.1 ACTIVIDAD 1: DEPURAR, CLASIFICAR Y ORDENAR DOCUMENTOS. 71.
10.2 ACTIVIDAD 2: FOLICAR LOS DOCUMENTOS. 72.
10.3 ACTIVIDAD 3: UTILIZA ELEMENTOS Y UNIDADES DE
CONSERVACION Y ARCHIVA. 73.
10.4 ACTIVIDAD 4: REGISTRAR LOS DOCUMENTOS. 76.
10.5 ACTIVIDAD 5: ENTREGA DE INVENTARIO DOCUMENTAL AL
TERMINAR EL CONTRATO. 77.
10.6 ACTIVIDAD 6: REVISAR ANUALMENTE LOS DOCUMENTOS. 78.
10.7 ACTIVIDAD 7: REVISAR Y TRANSFERIR LOS DOCUMENTOS
AL ARCHIVO CENTRAL. 79
10.8 ACTIVIDAD 8: ARCHIVAR Y CONTROLAR REGISTROS. 82.
11. PROCEDIMIENTO ORGANIZACIÓN Y ALMACENAMIENTO
DE LOS DOCUMENTOS EN EL ARCHIVO CENTRAL. 84.
11.1 ACTIVIDAD 1: ADECUAR EL ESPACIO Y MOBILIARIO. 84.
11.2 ACTIVIDAD 2: RECEPCIONAR LOS DOCUMENTOS Y
SOPORTES DOCUMENTALES TRANFERIDOS DE LOS ARCHIVOS
DE GESTION O FONDOS ACUMULADOS. 91.
11.3 ACTIVIDAD 3: DEPURAR Y RESTAURAR LOS DOCUMENTOS
EN EL ARCHIVO CENTRAL. 92.
11.4 ACTIVIDAD 4: UTILIZAR UNIDADES DE CONSERVACION
Y ROTULAR. 93
11.5 ACTIVIDAD 5: REALLIZAR BASE DE DATOS EN EL
INVENTARIO DE TRANSFERENCIA DOCUMENTAL: 96
11.6 ACTIVIDAD 6: VALORAR LOS DOCUMENTOS: 96
11.7 ACTIVIDAD 7: UTILIZA EL PROCEDIMIENTO 6. 97

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Pág.
11.8 ACTIVIDAD 8: TRANSFIERE LOS DOCUMENTOS

Y SOPORTES DOCUMENTALES AL ARCHIVO HISTÓRICO. 97.
12. PROCEDIMIENTO ORGANIZACIÓN Y ALMACENAMIENTO DE LOS
DOCUMENTOS EN EL ARCHIVO HISTÓRICO. 98.
12.1 ACTIVIDAD 1: IMPLEMENTAR EL ESPACIO Y MOBILIARIO
Y ROTULAR. 98
12.2 ACTIVIDAD 2: RECEPCIONAR LOS DOCUMENTOS Y
SOPORTES DOCUMENTALES. 98.
12.3 ACTIVIDAD 3: LIMPIAR Y RESTAURAR LOS DOCUMENTOS. 99.
12.4 ACTIVIDAD 4: ELABORAR EL INVENTARIO DE TRANFERENCIA
DOCUMENTAL. 100.
12.5 ACTIVIDAD 5: UTILIZAR LAS UNIDADES DE CONSERVACIÓN. 100.
12.6 ACTIVIDAD 6: ROTULAR LAS CAJAS Y
CARPETAS DE CONSERVACION. 101.
12.7 ACTIVIDAD 7: ALMACENAR LOS DOCUMENTOS DENTRO
DEL MOBILLIARIO DEL ARCHIVO HISTORICO. 102.
13. PROCEDIMIENTO DISPOSICIÓN FINAL DE LOS DOCUMENTOS. 103.
13.1 ACTIVIDAD 1: SELECCIONAR LOS DOCUMENTOS PARA ELIMINAR. 103.
13.2 ACTIVIDAD 2: UTILIZA EL PROCEDIMIENTO 4. 105.
13.3 ACTIVIDAD 3: PRESENTAR INFORME AL COMITÉ DE ARCHIVO
DE LOS DOCUMENTOS QUE SE VAN A ELIMINAR. 105.
13.4 ACTIVIDAD 4: APROBAR LA DISPOSICION FINAL DE LOS
DOCUMENTOS. 106.
13.5 ACTIVIDAD 5. APLICA EL PROCEDIMIENTO 4. 107.
13.6 ACTIVIDAD 6. LEVANTA EL ACTA. 107.
13.7 ACTIVIDAD 7. ELIMINAR DOCUMENTOS. 107.
14. CONSULTA Y PRESTAMO DE DOCUMENTOS. 108.
14.1 ACTIVIDAD 1: RECEPCIONAR LA SOLICITUD ESCRITA EN LA
OFICINA DE CORRESPONDENCIA. 109.
14.2 ACTIVIDAD 2: UBICAR EL DOCUMENTO EN EL ARCHIVO DE
GESTION CENTRAL O HISTORICO. 109.
14.3 ACTIVIDAD 3: CONSULTAR EL DOCUMENTO EN LA OFICINA
DEL ARCHIVO DE GESTION, ARCHIVO CENTRAL O HISTORICO. 110.
14.4 ACTIVIDAD 4: REGISTRAR EN LA PLANILLA DE REGISTRO DE
CONSULTAS. 112.

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Pág.
14.5 ACTIVIDAD 5: SOLICITAR VISTO BUENO DEL JEFE LA

DEPENDENCIA PRODUCTORA O DEL SECRETARIO GENERAL
PARA EL PRESTAMO DEL DOCUMENTO FUERA DEL
ARCHIVO CENTRAL. 113.
14.6 ACTIVIDAD 6: REGISTRAR DATOS EN LAS COLUMNAS 10 y 11
DE LA FICHA DE CONSULTA Y PRESTAMO DE DOCUMENTOS. 114.
14.7 ACTIVIDAD 7: COLOCAR FICHA DE CONSULTA Y PRESTAMO
DE DOCUMENTOS DE DONDE SE RETIRA EL DOCUMENTO. 114.
14.8 ACTIVIDAD 8: DEVOLVER EL DOCUMENTO AL ARCHIVO DE
GESTION, CENTRAL O HISTORICO. 115.
14.9 ACTIVIDAD 9: COLOCAR DENUNCIO DE PÉRDIDA. 115.
15. BIBLIOGRAFÍA. 116.

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1. PRESENTACIÓN
La Universidad de Cundinamarca de conformidad con el artículo primero del Estatuto
General señala: “La Universidad de Cundinamarca es una Institución Estatal de
Educación Superior del Orden Territorial, que tiene sus orígenes como proyecto educativo
departamental en la Ordenanza número 045 del 19 de Diciembre de 1.969, por medio de
la cual se creó el Instituto Técnico Universitario de Cundinamarca ITUC y fue reconocida
como Universidad mediante Resolución No. 19530 de Diciembre 30 de 1.992 del
Ministerio de Educación Nacional, y de conformidad con la Constitución Política, la Ley 30
de 1992 y los Decretos Reglamentarios, es un ente autónomo e independiente, con
personería jurídica, autonomía académica, administrativa, financiera, presupuestal y de
gobierno, con rentas y patrimonio propios, y vinculada al Ministerio de Educación Nacional
haciendo parte del Sistema Universitario Estatal. La Universidad de Cundinamarca es
una entidad del orden Departamental, basada en principios Legales y Constitucionales
que rigen el país”.
La norma NTCGP 1000: 2009 Establece la Gestión Documental como uno de los
parámetros que se deben tener en cuenta en la Gestión de Calidad, razón por la cual en

VIGENCIA:2018-04-02
concordancia con la Ley 594 del 2000, Ley General de Archivos. Los Decretos, Acuerdos
y Circulares expedidos por del Archivo General de la Nación, dispone que la Gestión
Documental en Colombia adelante acciones encaminadas para su aplicación y
cumplimiento en todas sus Unidades Administrativas, quedando así la evidencia de la
gestión pública, orientada a racionalizar el trámite de los documentos, promoviendo la
organización técnica de los Archivos de Gestión, Central e Histórico en las entidades
oficiales, estimulando la conservación y consulta de los archivos y propendiendo por el
cuidado de los documentos desde su inicio hasta su disposición final.
El MANUAL DE GESTION DOCUMENTAL Se debe adoptar en todas las Dependencias
Académicas, Administrativas e Investigativas y requiere ser aplicado en la Universidad de
Cundinamarca, el cual contiene los lineamientos que aplican en la administración de las
comunicaciones oficiales y los actos administrativos que se generen en la labor diaria con
el fin de lograr la eficiencia, eficacia y efectividad en el desarrollo de las actividades y en
la toma de decisiones institucionales, mostrando actividades que deben seguirse para el
desarrollo de la producción documental.
EL MANUAL DE GESTION DOCUMENTAL da una orientación para los funcionarios en la
implementación de los procedimientos archivísticos de organización documental que
incluye selección, distribución, almacenamiento, recuperación, clasificación, ordenación,

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descripción, protección, conservación, depuración, hasta su disposición final de los
documentos en la gestión documental en la Universidad de Cundinamarca.
2. INTRUCCION
Responde a la política de calidad y al Sistema Integrado de Gestión y Control,
desarrollando el Proceso de Gestión Documental dentro de la estructura organizacional, la
cual satisface las expectativas, necesidades de los usuarios y el desarrollo de las políticas
de calidad a nivel institucional.
Así mismo este Manual contiene los parámetros que establece la Norma Técnica de
Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000-2009 y ,MECI en lo relacionado con el
proceso de Gestión Documental y los lineamientos que establece la ley 594 del 2000 y
sus Acuerdos Reglamentarios que buscan del Proceso de Gestión Documental, cada uno
de los procedimientos archivísticos de los documentos que se generan en la labor diaria
de cada dependencia en cuanto a la Producción de comunicaciones y tipos
documentales, la recepción, trámite, la respectiva clasificación, organización y
almacenamiento de los documentos en los Archivos de Gestión, Central e Histórico,
también la consulta y préstamo de los documentos, contempla toda la organización de

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todos los documentos desde su inicio hasta la disposición final que se generen en la
Universidad de Cundinamarca.
El Proceso de Gestión Documental se deriva del Mapa de Procesos del Sistema de
Gestión de la Calidad y de la información que contienen los documentos que enmarcan
las actividades administrativas, para que se realice un adecuado manejo de la información
tanto interna como externa, agilizando los procesos para la toma de decisiones, al interior
de la Universidad, desde la creación y diseño en los Archivos de Gestión, hasta su
disposición final en los archivos Central e Histórico.
Este Manual al igual que los 24 formatos que contiene, muestra en una forma sencilla y
clara los procedimientos para su aplicación para todas las dependencias administrativas,
controlando y administrando el sistema de archivo, de manera eficiente y eficaz e
identificando los diversos trámites de acuerdo con la competencia de cada dependencia y
las funciones asignadas, a su vez se establecen tiempos de respuesta y vigencia de los
trámites, modernizando la Gestión Documental en la Universidad de Cundinamarca.

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3. OBJETIVOS DEL MANUAL
3.1 OBJETIVO GENERAL
Contribuir a un gobierno digital universitario mediante la administración de los documentos
a través del Proceso de Gestión Documental, desde su inicio hasta su disposición final, a
través de las talas de retención, valoración documental e inventarios documentales,
ejecutando acciones para mantener actualizados los archivos de Gestión, Central e
Histórico en la Universidad de Cundinamarca.
3.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS
- Estandarizar el tipo de documentos que se generan en la Universidad de
Cundinamarca, para así poder llevar un control desde su generación hasta su
disposición final.

VIGENCIA:2018-04-02
- Identificar los documentos o tipos documentales que se generen de la labor diaria
dentro de las dependencias, aplicando los requisitos y códigos establecidos en la
- Controlar a través de mecanismos procedimentales, la documentación originada
en la Universidad de Cundinamarca y de usuarios externos.
- Digitalizar los documentos que se generen en la Universidad de Cundinamarca.
- Identificar y estandarizar criterios que permitan la clasificación, organización,
conservación de los documentos y soportes documentales, hasta su disposición
final.
- Recepción, Almacenamiento de los documentos y soportes documentales de
acuerdo a lo establecido en las tablas de retención y valoración documental para
su Organización, conservación y disposición final.
- Valorar documentos que se generen de los Archivos de Gestión, Central e
Histórico a través del Comité de Archivo para la disposición final de los
documentos en la Universidad de Cundinamarca.
- Facilitar el servicio de Información, dentro del Archivo Central a través de la
Consulta y préstamo de los documentos, medios y soportes documentales que se
generen en la Universidad de Cundinamarca.

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4. ALCANCE
Inicia con establecer el criterio de producción de documentos y radicación en la oficina de
correspondencia en medio físico y/o electrónico., por medio de las Tablas de Retención
Documental, Tablas de Valoración Documental, Inventario Único Documental, Inventarios
de Transferencia Documental y finaliza con la ubicación de los documentos en el Archivo
Central o en el Archivo Histórico de la Universidad de Cundinamarca.

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5. MARCO NORMATIVO
El Manual de Gestión Documental en la Universidad de Cundinamarca se basa en las
normas emanadas por la Constitución Política de Colombia, las Leyes, Decretos, y
Acuerdos del Archivo General de la Nación, así como las demás normas aplicables a la
entidad.
5.1 CONSTITUCIÓN POLÍTICA DE COLOMBIA
Artículo 8. “Es obligación del Estado y de las personas proteger las riquezas culturales y
naturales de la Nación”.
Artículo 15. “Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su
buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen
derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre
ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas.

VIGENCIA:2018-04-02
En la recolección, tratamiento y circulación de datos se respetarán la libertad y demás
garantías consagradas en la Constitución.
La correspondencia y demás formas de comunicación privada son inviolables. Sólo
pueden ser interceptadas o registradas mediante orden judicial, en los casos y con las
formalidades que establezca la ley.
Para efectos tributarios o judiciales y para los casos de inspección, vigilancia e
intervención del Estado podrá exigirse la presentación de libros de contabilidad y demás
documentos privados, en los términos que señale la ley.
Artículo 20. “Se garantiza a toda persona la libertad de expresar y difundir su pensamiento
y opiniones, la de informar y recibir información veraz e imparcial, y la de fundar medios
masivos de comunicación”.
Artículo 23. “Toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las
autoridades por motivos de interés general o particular y a obtener pronta resolución. El
legislador podrá reglamentar su ejercicio ante organizaciones privadas para garantizar los
derechos fundamentales”.

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Artículo 63. “Los bienes de uso público, los parques naturales, las tierras comunales de
grupos étnicos, las tierras de resguardo, el patrimonio arqueológico de la Nación y los
demás bienes que determine la ley, son inalienables, imprescriptibles e inembargables”.
Artículo 69. “Se garantiza la autonomía universitaria. Las universidades podrán
darse sus directivas y regirse por sus propios estatutos, de acuerdo con la ley”.
Artículo 70. “El Estado tiene el deber de promover y fomentar el acceso a la
cultura de todos los colombianos en igualdad de oportunidades, por medio de la
educación permanente y la enseñanza científica, técnica, artística y profesional en
todas las etapas del proceso de creación de la identidad nacional”.
“La cultura en sus diversas manifestaciones es fundamento de la nacionalidad. El
Estado reconoce la igualdad y dignidad de todas las que conviven en el país. El
Estado promoverá la investigación, la ciencia, el desarrollo y la difusión de los
valores culturales de la Nación”.
Artículo 72. “El patrimonio cultural de la Nación está bajo la protección del Estado. El
patrimonio arqueológico y otros bienes culturales que conforman la identidad nacional,

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pertenecen a la Nación y son inalienables, inembargables e imprescriptibles. La ley
establecerá los mecanismos para readquirirlos cuando se encuentren en manos de
particulares y reglamentará los derechos especiales que pudieran tener los grupos étnicos
asentados en territorios de riqueza arqueológica.
Artículo 74. “Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos públicos
salvo los casos que establezca la ley”.
Artículo 95. “La calidad de colombiano enaltece a todos los miembros de la comunidad
nacional. Todos están en el deber de engrandecerla y dignificarla. El ejercicio de los
derechos y libertades reconocidos en esta Constitución implica responsabilidades. Toda
persona esta obligada a cumplir la Constitución y las leyes”.
Son deberes de la persona y del ciudadano:
1. Respetar los derechos ajenos y no abusar de los propios;
2. Obrar conforme al principio de solidaridad social, respondiendo con acciones
humanitarias ante situaciones que pongan en peligro la vida o la salud de las
personas;
3. Respetar y apoyar a las autoridades democráticas legítimamente constituidas para
mantener la independencia y la integridad nacionales;

VIGENCIA:2018-04-02
4. Defender y difundir los derechos humanos como fundamento de la convivencia
pacífica;
5. Participar en la vida política, cívica y comunitaria del país;
6. Propender al logro y mantenimiento de la paz;
7. Colaborar para el buen funcionamiento de la administración de la justicia;
8. Proteger los recursos culturales y naturales del país y velar por la conservación de
un ambiente sano;
9. Contribuir al financiamiento de los gastos e inversiones del Estado dentro de
conceptos de justicia y equidad”.
5.2 LEYES
LEY 23 DEL 18 DE FEBRERO 1981: “Por la cual se dictan normas en materia de ética
médica”. Artículos Nos. 33, 34, 35. Regula archivos de las historias clínicas.
LEY 57 DEL 5 DE JUNIO 1985. “Por la cual se ordena la publicidad de los actos y
documentos oficiales”.
LEY 80 del 22 DE DICIEMBRE DE 1989. “Por la cual se crea el Archivo General de la
Nación, se establece el Sistema Nacional de Archivos y se dictan otras disposiciones”.
Reglamentada por el Decreto 1515 del 2013/07/19.

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LEY 190 DE 1995. “Por la cual se dictan normas tendientes a preservar la moralidad en la
administración pública y se fijan disposiciones con el fin de erradicar la corrupción
administrativa”. Artículos 27 y 79. Faltas y delitos en archivos.
LEY 527 DE 1999: Artículos 6 al 13. Se define y reglamenta el acceso y uso de los
mensajes de datos, del comercio electrónico y las firmas digitales, y se establecen las
entidades de certificación y se dictan otras disposiciones.
LEY 594 DEL 14 DE JULIO DEL 2000: Por medio de la cual se dicta la Ley General de
Archivos y se dictan otras disposiciones. Reglamentada parcialmente por el Decreto
1100 del 2014.
LEY 734 DEL 5 DE FEBRERO DEL 2002. “Por medio de la cual se expide el Código
Disciplinario Único. Con el Decreto 224 del 2002/02/11 se corrige un yerro de la Ley 734.
Artículo 341. DEBERES. No. 1. Cumplir y hacer que se cumplan los deberes contenidos
en la Constitución, los tratados de Derecho Internacional Humanitario, los demás
ratificados por el Congreso, las leyes, los decretos, las ordenanzas, los acuerdos
distritales y municipales, los estatutos de la entidad, los reglamentos y los manuales de
funciones, las decisiones judiciales y disciplinarias, las convenciones colectivas, los
contratos de trabajo y las órdenes superiores emitidas por funcionario competente. No.5.

VIGENCIA:2018-04-02
Custodiar y cuidar la documentación e información que por razón de su empleo, cargo o
función conserve bajo su cuidado o a la cual tenga acceso, e impedir o evitar la
sustracción, destrucción, ocultamiento o utilización indebidos. No.22. Responder por la
conservación de los útiles, equipos, muebles y bienes confiados a su guarda o
administración y rendir cuenta oportuna de su utilización.
Artículo 35. PROHIBICIONES. A todo servidor público le está prohibido. No. 8. Omitir,
retardar o no suministrar debida y oportuna respuesta a las peticiones respetuosas de los
particulares o a solicitudes de las autoridades, así como retenerlas o enviarlas a
destinatario diferente de aquel a quien corresponda su conocimiento. No. 13. Ocasionar
daño o dar lugar a la pérdida de bienes, elementos, expedientes o documentos que hayan
llegado a su poder por razón de sus funciones. No. 21. Dar lugar al acceso o exhibir
expedientes, documentos o archivos a personas no autorizadas.
LEY 951 DEL 31 DE MARZO DEL 2005. “Por la cual se crea el Acta de Informe de
Gestión”
LEY 1437 DEL 18 DE ENERO DEL 2011: “Por el cual se expide el Código de
Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo”. Introduce los conceptos
de expediente electrónico, sede electrónica, notificación electrónica, entre otras.
En su capítulo IV, establece la utilización de medios electrónicos en el procedimiento

VIGENCIA:2018-04-02
administrativo.
El Artículo 55, establece el “Documento público en medio electrónico. Los documentos
públicos autorizados o suscritos electrónicos tienen la validez y fuerza probatoria que le
confieren a los mismos las disposiciones del Código de Procedimiento Civil.
Las reproducciones efectuadas a partir de los respectivos archivos electrónicos se
reputaran auténticas para todos los efectos legales.”
LEY 1564 DEL 12 DE JULIO DEL 2012: “Por medio de la cual se expide el Código
General de Proceso y se dictan otras disposiciones”
"Por medio del cual se expide el Código General del Proceso y se dictan otras
disposiciones. Dicha ley Introduce elementos como el manejo de expedientes y uso de las
tecnologías de la información y las comunicaciones en todas las actuaciones judiciales.
“Articulo 74. Se podrá conferir poder especial por mensaje de datos con firma digital.”
En su artículo “Artículo 103. Uso de las tecnologías de la información y de las
comunicaciones. En todas las actuaciones judiciales deberá procurarse el uso de las
tecnologías de la información y las comunicaciones en la gestión y trámite de los procesos
judiciales, con el fin de facilitar y agilizar el acceso a la justicia, así como ampliar su
cobertura. Las actuaciones judiciales se podrán realizar a través de mensajes de datos.
La autoridad judicial deberá contar con mecanismos que permitan generar, archivar y
comunicar mensajes de datos.

VIGENCIA:2018-04-02
En cuanto sean compatibles con las disposiciones de este código se aplicará lo dispuesto
en la Ley 527 de 1999, las que lo sustituyan o modifiquen, y sus reglamentos.”
LEY 1581 DEL 17 DE OCTUBRE DEL 2012. “Por la cual se dictan disposiciones
generales para la protección de datos personales”. Reglamentada parcialmente por el
Decreto Nacional 1377 de 2013.
LEY 1712 DEL 6 DE MARZO DEL 2014. “Por la cual se crea la Ley de Transparencia y
del derecho de acceso a la información pública nacional y se dictan otras disposiciones”.
Reglamentada parcialmente por el Decreto 103 del 2015.
5.3 DECRETOS
DECRETO 3354 DE 1954: Artículo único, modificó el Artículo 2 del Decreto 2527 de
1950. Prohíbe adulteración, recorte y doblez de microfilmes y prohíbe la incineración de
documentos microfilmados.
DECRETO 2274 DEL 2 DE NOVIEMBRE DE 1988: “Por el cual se reglamenta el
artículo 337 del código de régimen político y municipal y la Ley 57 de 1985”.

VIGENCIA:2018-04-02
DECRETO 1474 DEL 30 DE MAYO DE 1997: “Por la cual se derogan, modifican, y/o
adicionan, algunos artículos del Decreto reglamentario 1748 de 1995 y se dictan otras
disposiciones”.
DECRETO 1748 DEL 12 DE OCTUBRE DE 1995: “Por el cual se dictan normas para la
emisión, cálculo, redención y demás condiciones de los bonos pensionales y se
reglamentan los Decretos leyes 656, 1299 y 1314 de 1994, y los artículos 115, siguientes
y concordantes de la Ley 100 de 1993.”.
DECRETO 147 DEL 2000: Reglamenta la Ley 527 de 1999.
DECRETO 3666 DEL 8 DE NOVIEMBRE DEL2004: “Por el cual se consagra el Día
Nacional de los Archivos en Colombia”.
DECRETO 4124 DEL 2004: “Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos,
y se dictan otras disposiciones relativas a los Archivos Privados”.
DECRETO 2842 DEL 5 DE AGOSTO DEL 2010: “Por el cual se dictan disposiciones
relacionadas con la operación del Sistema de Información y Gestión del Empleo Público
(SIGEP) y se deroga el Decreto 1145 de 2004”.

VIGENCIA:2018-04-02
DECRETO 2126 DEL 16 DE OCTUBRE DEL 2012: “Por el cual se aprueba la
modificación de la estructura del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, y
se determinan las funciones de sus dependencias”.
DECRETO 2609 DEL 14 DE DICIEMBRE DEL 2012: “Por el cual se reglamenta el Título
V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se
dictan otras disposiciones en materia de Gestión Documental para todas las Entidades del
Estado.”
DECRETO 106 DEL 21 DE ENERO DEL 2015: “"Por el cual se reglamenta el Título VIII
de la Ley 594 de 2000 en materia de inspección, vigilancia y control a los archivos de las
entidades del Estado y a los documentos de carácter privado declarados de interés
cultural; y se dictan otras disposiciones”. Se eroga el Decreto 4124 del 2004 y se dictan
otras disposiciones de los archivos del Estado.”
DECRETO 1080 DEL 26 DE MAYO DEL 2015: “Por el cual se expide el Decreto Único
Reglamentario del Sector Cultura”.

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5.4 ACUERDOS
ACUERDO 11 DE 1996: “Por el cual se establecen criterios de conservación y
organización de documentos”.
Artículo 1. El material gráfico que se encuentra entre las unidades de conservación deben
extraerse dejando en su lugar un testigo y llevarse aquella sección del archivo que se
haya dispuesto para conservar documentos en distintos formatos.
PARAGRAFO. Entiéndase por material gráfico todos aquellos dibujos, croquis, mapas,
planos, fotografías, ilustraciones, pictografías, prensa entre otros.
Artículo 2. El testigo que ha de colocarse en el lugar que ocupaba el documento gráfico,
debe indicar las características del mismo, nombre de la unidad archivística a que
pertenece, nombre del documento, fecha, autor, número del folio y señalar la referencia
de su actual ubicación en la sección de gráficos.
Artículo 3. Cuando se requiera la reproducción por cualquier medio técnico o electrónico
del documento que contenía originalmente algún material gráfico, debe traerse a la
sección correspondiente dejando allí el respectivo testigo y una vez se haya efectuado
este procedimiento, se debe devolver el documento a la sección de material gráfico.

VIGENCIA:2018-04-02
Artículo 4. El procedimiento mencionado debe seguirse para todo material gráfico que se
encuentre en los archivos, bien sea que este mezclado con la documentación textual o
que se halle de manera independiente.
Artículo 5. Igual tratamiento debe darse al material gráfico que se encuentre en los
protocolos notariales, siempre y cuando tenga una antigüedad de cincuenta o más años.
ACUERDO 47 DEL 2000: Por el cual se desarrolla el artículo 43 del capítulo V "Acceso a
los documentos de archivo", del AGN del Reglamento general de archivos sobre
"Restricciones por razones de conservación".
Artículo 1. Acceso a los documentos e información.
Artículo 2. Evaluación de soportes.
Artículo 3. Restricción de originales.
Artículo 4. Producción de información.
Artículo 5. Alteraciones.
Artículo 6. Consulta.
Artículo 7. Fuentes bibliográficas para la conservación del patrimonio documental.
Artículo 8. Factores de deterioro.

VIGENCIA:2018-04-02
Las PAUTAS PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES EN
LAS ENTIDADES PÚBLICAS Y LAS PRIVADAS QUE CUMPLEN FUNCIONES
PÚBLICAS se enmarcan en acuerdo 060 de 1991 y se tendrá en cuenta todo su
Articulado ya que establece los parámetros dentro de las comunicaciones compre
aspectos como:
ACUERDO 050 DEL 5 DE MAYO DEL 2000: “Por el cual se desarrolla del artículo 64 del
título VII “Conservación de Documentos”, del Reglamento General de Archivos sobre
“Prevención de deterioro de los documentos de archivo y situaciones de riesgo”.
ACUERDO 056 DEL 5 DE JULIO DEL 2000: “Por el cual se desarrolla el artículo 45,
“Requisitos para la Consulta” del capítulo V, “Acceso a los documentos de archivo”, del
Reglamento General de Archivos”.
ACUERDO 073 DEL 17 DE NOVIEMBRE DEL 2000: “Por el cual se deroga el Acuerdo
No.046 del 5 de mayo del 2000”.
ACUERDO 060 DEL 30 DE OCTUBRE DEL 2001: “Por el cual se establecen pautas
para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las
privadas que cumplen funciones públicas”.
ACUERDO 038 DEL 20 DE SEPTIEMBRE DEL 2002: “Por el cual se desarrolla el
artículo 15 de la Ley General de Archivos 594 de 2000”.

VIGENCIA:2018-04-02
ACUERDO 039 DEL 31 DE SEPTIEMBRE DEL 2002: “Por el cual se regula el
procedimiento para la elaboración y aplicación de las Tablas de Retención Documental en
desarrollo del Articulo 24 de la Ley 594 de 2000”.
ACUERDO 042 DEL 31 DE OCTUBRE DEL 2002: “Por el cual se establecen los criterios
para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas
que cumplen funciones públicas, se regula el Inventario Único Documental y se
desarrollan los artículos 21, 22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000”.
ACUERDO 027 DEL 31 DE OCTUBRE DEL 2006: “Por el cual se modifica el Acuerdo 07
del 29 de junio de 1994”.
ACUERDO 004 DEL15 DE MARZO DEL 2013: Por el cual se reglamenta parcialmente,
el Decreto 2578 y 2609 del 2012 y se modifica el procedimiento para la elaboración,
presentación, evaluación, aprobación e implementación de la Tablas de Retención
Documental y Tablas de Valoración Documental
Artículo 1: Las presentación de las Tablas de Retención Documental se basará en las
normas que establezca el Archivo General de la Nación”.
ACUERDO 005 DEL 15 DE MARZO DEL 2015: “Por el cual se establecen los criterios
básicos para la clasificación, ordenación y descripción de los archivos en las entidades
públicas y privadas que cumplen funciones públicas y de dictan otras disposiciones”.

VIGENCIA:2018-04-02
ACUERDO 006 DEL 15 DE OCTUBRE DEL 2014: “Por medio del cual se desarrollan los
artículos 46, 47 y 48 del Título XI “Conservación de Documentos” de la Ley 594 del 2000”.
ACUERDO 007 DEL 15 DE NOVIEMBRE DEL 2014: “Por medio del cual se establecen
los lineamientos para la reconstrucción de expedientes y se dictan otras disposiciones”.
ACUERDO 008 DEL 31 DE OCTUBRE DEL 2014: “Por el cual se establecen las
especificaciones técnicas y los requisitos para la presentación de los servicios de
depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo y
demás procesos de la función archivística en desarrollo de los artículos 13° y 14° y sus
parágrafos 1° y 3° de la Ley 594 de 2000”.
ACUERDO 003 DEL 15 DE FEBRERO DEL 2015: “Por el cual se establecen lineamientos
generales para las entidades del Estado en cuanto a la gestión de documentos
electrónicos generados como resultado del uso de medios electrónicos de conformidad
con lo establecido en el capítulo IV de la Ley 1437 del 2011, se reglamenta el artículo 21
de la Ley 594 del 2000 y el capítulo IV del Decreto 2609 del 2012”.
NTCGP 1000: 2009: Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública. Numeral 4.2
GUÍA TÉCNICA COLOMBIANA GTC 185: DEL 30 DE SEPTIEMBRE DEL 2009:
Documentación Organizacional”.

VIGENCIA:2018-04-02
5.5 NORMATIVIDAD INTERNA DE LA UNIVERSIDAD DE CUNDINAMARCA
ACUERDO No.013 de 1996: “Por el cual se Adopta el Estatuto Orgánico de la
Universidad de Cundinamarca y se determinan funciones a todas las dependencias.
ACUERDO No.010 del 2002: “Por el cual se Adopta el Estatuto General de la
PLAN RECTORAL 2011-2015: Plan Rectoral.
ACUERDO 006 DEL 9 DE MARZO DEL 2012: “Por el cual se adicionan los Acuerdos
023 y024 de 1996 y se establece la planta de personal de la Universidad de
Cundinamarca”.
ACUERDO 008 DEL 9 DE MARZO DEL 2012: Por el cual se Modifica el Artículo 5 del
Acuerdo 013 del 23 de mayo de 1996 Estatuto Orgánico de la Universidad de
Cundinamarca”.
ACUERDO 007 DEL 9 DE JULIO DEL 2015: “Por el cual se Expide el Estatuto General
de la Universidad de Cundinamarca" (Deroga el Acuerdo 010 del 2002.

VIGENCIA:2018-04-02
RESOLUCIÓN No.1253 DEL 7 DE NOBIEMBRE 2005: “Por el cual se crea el Comité de
Archivo de la Universidad de Cundinamarca”.
RESOLUCIÓN No.224 DEL 26 DE SEPTIEMBRE 2006: “Por medio del cual se aprueba
y adopta el manual de procesos y procedimientos para la gestión documental de la
Universidad de Cundinamarca”.
RESOLUCIÓN No.187 DEL 21 DE OCTUBRE 2009: “Por el cual se implementan las
Tablas de retención Documental en la Universidad de Cundinamarca”.
RESOLUCIÓN No.064 DEL 3 DE MAYO 2012: “Por la cual se Determinan las funciones
de cada una de las áreas establecidas en el Artículo 1 del Acuerdo 008 del 2012, que
modificó el Artículo 5 del Estatuto Orgánico de la UDEC”.
RESOLUCIÓN No.139 DEL 18 DE OCTUBRE 2013: “Por el cual se modifica la
conformación del Comité de Archivo prevista en la Resolución Rectoral No.1253 del 7 de
noviembre del 2005”.

VIGENCIA:2018-04-02
6. MARCO CONCEPTUAL
6.1 CONCEPTOS BÁSICOS EN LA GESTIÓN DOCUMENTAL
La Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000:2009, En cumplimiento
de lo establecido en el artículo 6º de la Ley 872 de 2003, establece los requisitos para la
implementación de un sistema de gestión de la calidad aplicable a la rama ejecutiva del
poder público y otras entidades prestadoras de servicios.
Está dirigida a todas las entidades, y tiene como propósito mejorar su desempeño y su
capacidad de proporcionar productos y/o servicios que respondan a las necesidades y
expectativas de sus clientes.
Por lo tanto, la Universidad de Cundinamarca debe establecer, documentar, implementar
y mantener un sistema de gestión de la calidad y mejorar continuamente su eficacia,
eficiencia y efectividad de acuerdo con los requisitos de la norma.
La Universidad de Cundinamarca notificará los actos administrativos a través de la
Secretaría General, cuya función es asignada mediante Resolución Rectoral No.064 del

VIGENCIA:2018-04-02
2012. Para las notificaciones de los Actos Administrativos se empleará lo previsto en por
la Ley.
El Proceso de Gestión Documental se define como el conjunto de actividades
administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la
documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino
final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación, reglamentadas por el Archivo
General de la Nación.
La Ley 594 de 2000 en su Artículo 22. Procesos Archivísticos. Establece que la Gestión
de documentos dentro del concepto Archivo Total, comprende procesos tales como la
producción o recepción, la distribución, la consulta, la organización, la recuperación y la
disposición final de los documentos.
La Guía para la implementación de un Programa de Gestión Documental del Archivo
General de la Nación determina los siguientes procesos para un programa de gestión
documental los cuales estarán interrelacionados entre sí y se desarrollarán en las oficinas
de Correspondencia, en la Producción, recepción, digitalización, distribución, trámite,
organización, consulta, conservación y disposición final de documentos.

VIGENCIA:2018-04-02
Los Archivos de Gestión se consideran como un Sistema de conservación de la
documentación recibida y producida en cada dependencia de la Universidad de
Cundinamarca, la cual se encuentra en trámite y sujeta a constante utilización y consulta,
en el proceso de recepción, producción, distribución, identificación, clasificación y
almacenamiento por los funcionarios responsables de su custodia.
Con base en estos conceptos se establece las siguientes condiciones para la adecuada
gestión documental en la Universidad:
El Archivo Central se considera como la Unidad Administrativa que coordina y controla el
funcionamiento de los documentos de Gestión y reúne todos los documentos transferidos
por los mismos, La Transferencia Documental es el procedimiento Archivístico que
consiste en el traslado de los documentos del Archivo de Gestión al Archivo Central
después de haber cumplido el período de retención de documentos.
Durante la existencia de los documentos en los Archivos de Gestión, Central e Histórico,
se debe realizar actividades de depuración, limpieza y purificación, para prevenir el
deterioro del papel retirando elementos como ganchos, clips, cauchos, cintas, A-Z, etc.
Así mismo eliminar de los documentos las copias innecesarias.

VIGENCIA:2018-04-02
Los listados de series con sus correspondientes subseries y tipos documentales, a las
cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los
documentos, considerados dentro de las Tablas de Retención Documental y las Tablas
Valoración Documental que contienen los listados de series, asuntos a los cuales se
asigna el tiempo de retención en el Archivo Central como su disposición final.
La documentación de los Archivos de Gestión o del Archivo Central, que por decisión del
correspondiente Comité de Archivo, debe conservarse permanentemente, dado el valor
que adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura es remitida al Archivo Histórico.
La disposición final de los documentos se determina teniendo en cuenta su valor
administrativo y sus valores primarios y secundarios, entendiéndose como valor primario
el que tienen los documentos mientras sirven a la Institución productora y al iniciador,
destinatario o beneficiario del documento y por el valor secundario el que interesa a los
investigadores de información retrospectiva.
Estos valores primarios y secundarios están relacionados con la vigencia que deben tener
los documentos como es el periodo de obligatoriedad en el cumplimiento de una ley y
será el COMITÉ DE ARCHIVO el grupo asesor de la alta Dirección, responsable de definir
las políticas, los programas de trabajo y la toma de decisiones en los procesos
administrativos y técnicos de los archivos, hasta la disposición final.

VIGENCIA:2018-04-02
Semanalmente se deben revisar las fichas de préstamo de los documentos para solicitar
aquéllos que no hayan sido devueltos.

VIGENCIA:2018-04-02
7. SEGURIDAD DE LA INFORMACION DIGITAL

EN EL PROCESO DE GESTION DOCUMENTAL
La protección, seguridad y garantía de confidencialidad de los documentos digitales en la
Universidad de Cundinamarca, la brinda la Dirección de Sistemas.
Dicha información estará en los Portales académico-administrativos, Bases de Datos y
correos electrónicos institucionales; el almacenamiento y respaldo de los documentos o
información electrónica, es realizada por la Dirección de Sistemas y Tecnología, mediante
la plataforma Office 365, el cual cumple con los requisitos especificados en ISO 27001 y
el uso de herramientas informáticas de respaldo y almacenamiento, acciones de
búsqueda, conservación, análisis para empaquetar el contenido electrónico (normalmente
denominado información almacenada electrónicamente que se encuentran documentados
en el Proceso de Gestión Sistemas y Tecnología. Los cuales deben brindar seguridad
reforzada, diseñada siguiendo el ciclo de vida de desarrollo de la seguridad, así como
prácticas operativas recomendadas en la institución. La protección de la información se
realiza mediante el control de acceso a cada máquina entregada al usuario y administrada
con usuarios de dominio. La entrega de la información a cualquier usuario será de
manejo del Proceso de Gestión Documental hasta la disposición final del documento.

VIGENCIA:2018-04-02
8. PROCEDIMIENTO PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS
8.1 ACTIVIDAD 1: ESTANDARIZAR EL TIPO DE DOCUMENTOS.
El procedimiento en la producción de comunicaciones y tipos documentales que se
generan en la Universidad de Cundinamarca, contempla las normas que ha expedido el
Archivo General de la Nación y la norma GTC de la Guía Técnica Colombiana, mediante
el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales y se
definen como “todas aquellas recibidas o producidas en el desarrollo de las funciones
asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado”.1
8.1.1 Seleccionar Papelería:
Las comunicaciones oficiales y cualquier otro tipo documental que se elabore en la
Universidad de Cundinamarca, se empleará papelería pre-impresa o diseñada en el
computador de acuerdo con el modelo adoptado en el Manual Gestión Documental.
Los documentos deben contener el Logo Símbolo de la Universidad, establecido mediante
Resolución No.246 del 2007. El cual debe estar ubicado en la primera zona de la hoja y
1 Acuerdo AGN 060/2001. Pautas para la Administración de Comunicaciones Oficiales.

VIGENCIA:2018-04-02
se debe ubicar la Sede, Seccional o Extensión de donde se produce el documento
(Superior e izquierda de la hoja).
La zona 2 debe contener dirección, teléfono, Fax, página Web, Correo Electrónico, Línea
Gratuita, Ciudad, País, Nit., y demás aspectos que pueda identificar la Universidad de
Cundinamarca.
La zona 3 se deja en blanco para la radicación de los documentos.
14c.m
Ej: 3.c.m Zona 3
Zona de Radicación
– FUSAGASUGÁ–
Zona 1
Membrete
Zona 2
Dirección, Teléfono
Datos de Identificación Diagonal 18 No. 20-29 Fusagasugá – Cundinamarca
Teléfonos (091)8281483. Extensión 185. Telefax: 8732554
Ubicación. Línea Gratuita 018000976000

www.unicundi.edu.co E-mail: unicundi@mail.unicundi.edu.co
NIT: 890.680.062-2
2 o 3 c.m.

VIGENCIA:2018-04-02
8.1.2 Elegir Tipo Documental:
Para la producción de comunicaciones y tipos documentales en la Universidad de
Cundinamarca se establece los siguientes formatos:
- Cartas (ADOF001).
- Memorando (ADOF002)
- Circular (ADOF003)
- Constancias (ADOF004)
- Certificados (ADOF005)
- Informes (ADOF006)
- Comunicados (ADOF007)
- Acuerdos (ADOF008)
- Resoluciones (ADFO009)
- Actas (ADOF010)
- Convenios (ADOF011)
- Contratos (ADOF012) y (ADOF013)
8.1.3 Número de Copias:
Todo documento que se genere se elaborará en original y copia, excepto en los casos en
los cuales se anuncien copias para otros destinatarios. El original para el destinatario, la

VIGENCIA:2018-04-02
primera copia para la serie documental de la oficina productora y una segunda copia para
el consecutivo de correspondencia cuando se requiera para destinatarios externos.
8.2. ACTIVIDAD 2: ELABORAR LOS DOCUMENTOS O TIPOS DOCUMENTALES DE

ACUERDO A REQUISITOS ESTABLECIDOS:
Los requisitos para la elaboración de documentos y tipos documentales en la Universidad
de Cundinamarca se soportan en las Normas Técnicas Colombianas del ICONTEC y en el
Listado Maestro de Documentos en el capítulo de Anexos.
8.2.1 Requisitos de Presentación:
 Siempre deben iniciar con el código de la dependencia y en seguida irá el número que
le asigne la oficina de correspondencia.
 Todos los documentos que se generen en la Institución deben contener la ciudad y la
fecha de elaboración. La norma ISO 8601 establece el estándar internacional como
AAAA-MM-DD, la cual es adoptada por la Universidad de Cundinamarca.
Ejemplo: 2013-05-22.
 Los documentos no deben presentar errores técnicos, ortográficos, gramaticales, ni de
puntuación.
 La presentación debe ser impecable sin borrones, ni repisados.
 Las márgenes que se deben utilizar son: Izquierdo 4, derecho 3, superior 4, inferior 3.
 La numeración debe realizarse a margen superior derecha de la hoja.

VIGENCIA:2018-04-02
 El tipo y el tamaño de la letra es Arial tamaño 11, para facilitar la lectura del texto.
Ubicar párrafo a interlineado sencillo.
 Al final del documento se debe escribir en letra Arial tamaño 10, el nombre del
transcriptor y el primer apellido, lo mismo que el número del código de la serie
documental
 Después de punto a parte se deben dejar dos interlíneas, o las que se requieran
según el documento.
 La cinta o tinta que se utilice para la impresión debe garantizar y mantener la nitidez
del documento.
 El papel debe tener el gramaje adecuado, de acuerdo con la tecnología de impresión
que se utilice. Para impresora láser el gramaje de las copias es igual al del original
(75 g.).
 Para garantizar la política del cero papel los documentos se podrán imprimir a doble
cara, siempre y cuando no dañen el contenido de los documentos.
 La tinta negra para firmar garantiza la nitidez en el proceso de digitalización. Para
firmar recibidos siempre se hará con bolígrafo de tinta negra.
 Para garantizar la permanencia de la información transmitida vía fax contenida en
papel térmico, se debe fotocopiar.
 No se permite el uso de resaltador, notas al margen, rayas y subrayados ya que
afectan la preservación y conservación del documento.

VIGENCIA:2018-04-02
 El uso de grapas, clips y otros elementos metálicos aceleran el deterioro del
documento. Una forma de evitar el contacto directo será emplear una tirilla de papel
entre el documento y el gancho de 7 cm de largo X 4 cm de ancho.
8.2.2 Requisitos para su Elaboración:
 CARTAS: Se elaboran en papel bond tamaño carta preimpreso o diseñado en el
computador en original y una copia en original o en medio electrónico. Debe contener
el código de la dependencia que lo origina, ciudad y fecha, encabezado, asunto,
saludo, contenido de la carta, despedida, firma, anexos, copias. Así mismo se
escribirá el nombre y el primer apellido del trascriptor en minúscula, en Arial 10, lo
mismo que el número del código de la serie documental. (ADOF001).
 MEMORANDOS: Se elaboran en papel bond tamaño carta preimpreso o diseñado en
el computador, en original y una copia en original o en medio electrónico. Debe ser
personalizado, debe contener el código de la dependencia que lo origina, ciudad y
fecha, para quien va, quien lo remite, el asunto, texto del memorando, despedida,
nombre del jefe de la dependencia, anexos si los hay, copias si los hay. Así mismo se
escribirá el nombre y el primer apellido del transcriptor en minúscula, en Arial 10, lo
mismo que el número del código de la serie documental. (ADOF002).

VIGENCIA:2018-04-02
 CIRCULARES: Se elaboran en papel bond tamaño carta preimpreso o diseñado en
el computador en original y una copia en original o en medio electrónico. Así mismo
se escribirá el nombre y el primer apellido en minúscula del transcriptor, en Arial 10, lo
mismo que el número del código de la serie documental. (ADOF003), las cuales van
firmadas por Rector, Vicerrector Académico, Vicerrector Administrativo y Financiero,
Secretario General y Director de Seccional y Extensión, según circular No.005 del 20
de junio del 2016.
 CONSTANCIAS: Se elaboran en papel bond tamaño carta preimpreso o diseñado en
Computador en original y una copia en original o en medio electrónico. Se empleará
una tercera copia en caso que se haga necesario. Así mismo se escribirá el nombre
en minúscula y el primer apellido en minúscula del transcriptor, en Arial 10, lo mismo
que el número del código de la serie documental.
 CERTIFICACIONES: Se elaboran en papel bond tamaño carta preimpreso o
diseñado en Computador en original y una copia en original o en medio electrónico.
Se empleará una tercera copia en caso que se haga necesario, El Secretario General,
el Rector o quien este autorizado para tal fin, podrán firmar certificaciones en la
Universidad de Cundinamarca. Así mismo se escribirá el nombre y el primer apellido
en minúscula del transcriptor, en Arial 10, lo mismo que el número del código de la
serie documental. (ADOF005).

VIGENCIA:2018-04-02
Las certificaciones laborales deben contener los todos los contratos discriminados por
periodo laborado con sus respectivas fechas de inicio y fecha final.
Las certificaciones para Pensión o Bono Pensional, tendrá un único número
consecutivo. (ADOF005). Todo usuario que requiera una solicitud de información
laboral o de servicios, deberá diligenciar el formato (ADOF028). En caso que la
certificación se requiera por el aplicativo de Sistema de Atención e Información al
Ciudadano o recibida por correo electrónico institucional debe contener como mínimo
los nombres y apellidos completos, número del documento de identidad, tipo de
vinculación, área en la cual prestó el servicio, teléfono de contacto y correo
electrónico.
 INFORMES: Se elaboran en papel bond tamaño carta preimpreso o diseñado en
Computador en original y una copia en original o medio electrónico. Se empleará una
tercera copia en caso que se haga necesario Así mismo se escribirá el nombre y el
primer apellido en minúscula del transcriptor, en Arial 10, lo mismo que el número del
código de la serie documental. (ADOF006).
 COMUNICADOS: Se elaboran en papel bond tamaño carta preimpreso o diseñado en
Computador en original y una copia en original o medio electrónico. Así mismo se

VIGENCIA:2018-04-02
escribirá el nombre en minúscula y el primer apellido en minúscula del transcriptor en
Arial 10, lo mismo que el número del código de la serie documental. (ADOF007).
 ACUERDOS: Se elaboran en papel bond blanco tamaño oficio preimpreso o
diseñado en Computador en original y una copia en original o en medio electrónico.
Debe contener el logotipo de la Universidad y respetar el diseño Institucional. Los
parrafos se debe manejar a una interlínea y después de punto aparte se dejarán dos
interlineas. Así mismo se escribirá el nombre y el apellido con la primera letra en
mayúscula y el resto en minúscula del transcriptor, de quien proyecto y quien revisó
y/o (Vo.Bo.); la letra debe ir en Arial 10 y llevará las firmas respectivas, lo mismo que
el número del código de la serie documental. (ADOF008).
Los Acuerdos son documentos que establecen políticas y normas internas de máxima
jerarquía, expedidos por el Consejo Académico y por el Consejo Superior de la
A partir del margen superior, de dos a tres interlíneas se ubica la palabra ACUERDO
en mayúscula sostenida y centrada. Debe emplearse negrilla para resaltar el
documento.

VIGENCIA:2018-04-02
Dejar espacio para Número de referencia. La numeración de los Acuerdos es
consecutiva. La numeración de los Acuerdos de Consejo Superior se numera
independientemente a los de Consejo Académico. Se inician y cierran cada año
calendario. Para registrar el número de radicación en la Secretaría General deberá
dejarse el espacio necesario.
A dos interlineas de la identificación del documento se escribirá la expresión: (Por
medio del cual…), entre paréntesis, acompañada de una síntesis del objeto del
Acuerdo, así:
ACUERDO No. XXXX DEL AAAA-MM-DD
(Por medio del cual ...... )
Organizar consecutivo de Acuerdos: Los originales de los Acuerdos se conservan en
la Secretaría General donde se debe conformar un consecutivo numérico y
cronológico. Para facilitar la consulta se deben elaborar índices que faciliten su
consulta por consecutivo y objeto o tema. Una vez hayan perdido la retención
documental deben ser transferidos al Archivo Central según número de orden.
 RESOLUCIONES: Se elaboran en papel bond blanco tamaño oficio preimpreso o
diseñado en Computador en original y copia en original o en medio electrónico,
respetando el logotipo del diseño Institucional. Así mismo se escribirá el nombre y el

VIGENCIA:2018-04-02
apellido con la primera letra en mayúscula y el resto en minúscula del transcriptor, de
quien proyecto y quien revisó y/o (Vo.Bo.); la letra debe ir en Arial 10 y llevará las
firmas respectivas, lo mismo que el número del código de la serie documental.
(ADOF009).
Las Resoluciones son disposiciones que establecen normas y procedimientos, que
facilitan el cumplimiento de los Acuerdos expedidos por el Consejo Superior, definen
asuntos administrativos de la Universidad.
A partir del margen superior a una interlínea se ubica la palabra RESOLUCIÓN en
mayúscula sostenida y centrada. Debe emplearse negrilla para resaltar la
denominación del documento, dejando espacio para Número de referencia.
La numeración de las Resoluciones es consecutiva y se inicia y cierra cada año
calendario. Para registrar el número en la Secretaría General, deberá dejarse el
espacio necesario y se registra la expresión “Por medio del cual…”
De una a dos interlineas de la identificación del documento se escribirá la expresión:
(Por medio de la cual …,), entre paréntesis, acompañada de una síntesis del objeto
de la Resolución así:

VIGENCIA:2018-04-02
RESOLUCIÓN No. XXXX DEL AAAA-MM-DD
(Por medio de la cual ...)
Los originales de las Resoluciones se conservarán en la Secretaría General, durante
su fase activa. Se deben organizar en orden consecutivo numérico y cronológico.
Para facilitar la consulta se deben elaborar índices por consecutivo y por tema u objeto.
Una vez cumplida la retención pasaran al Archivo Central de la Universidad de
Cundinamarca.
Se debe evitar que los originales de las Resoluciones por ningún motivo se manipulen o
saquen del expediente y de la dependencia que las conserva.
Cuando el original de una Resolución se requiera para un trámite fuera de la
Universidad, se debe reemplazar por una fotocopia autenticada por el Secretario
General de la Universidad, siempre acompañada de la ficha de préstamo (ADOF027)
firmada por el funcionario de planta que se hace responsable de su custodia.
Semanalmente se deben revisar las fichas de préstamo de los documentos para
solicitar aquéllos que no hayan sido devueltos.
Notificación de Resoluciones:

VIGENCIA:2018-04-02
Cuando sea imperativa la notificación de una Resolución en su original, se debe
guardar una copia en el Archivo Central, junto con la ficha de préstamo firmada por el
funcionario de planta, de la dependencia que lo solicita, mientras se efectúan los
trámites de notificación (ADOF027).
Surtido este procedimiento, el original deberá ser devuelto a la Secretaría General o a
la oficina que haya designado la Universidad, con el fin de garantizar la conservación
de la totalidad de los originales para su consulta y conservación permanente.
Si las notificaciones se efectúan en documento independiente a la Resolución, se
deben requerir y hacer llegar a la Secretaría General las diligencias de Notificación para
que formen parte del expediente de Resoluciones, como evidencia de que fueron
notificadas.
 ACTAS: Se elaboran en papel bond blanco tamaño oficio preimpreso o diseñado en
Computador en original y una copia en original o en medio electrónico. Debe contener
el logotipo de la Universidad, respetando el diseño Institucional. Se debe ubicar el
computador a una interlinea. (ADOF010)

VIGENCIA:2018-04-02
Las Actas son acuerdos a que se llegan para poder definir situaciones dentro de la
A partir del margen superior a dos interlíneas se ubica la palabra ACTA en mayúscula
sostenida y centrada. Debe emplearse negrilla para resaltar, para denominar el
documento.
Dejar espacio para Número de referencia y en mayúscula sostenida el tema u objeto
del Acta.
La numeración de los Actas es consecutiva, se inician y cierran cada año calendario
así:
ACTA No. XXXX DEL AAAA-MM-DD
Siempre se debe colocar, el nombre del Acta, la fecha, la hora y los asistentes de la
reunión, el orden del día y el desarrollo de la sesión.
La firma quien sea el presidente y el secretario de la Sesión.

VIGENCIA:2018-04-02
Así mismo se escribirá el nombre y el apellido con la primera letra en mayúscula y el
resto en minúscula del transcriptor, de quien proyecto y quien revisó y/o (Vo.Bo.); la
letra debe ir en Arial 10 y llevará las firmas respectivas, lo mismo que el número del
código de la serie documental.
 CONTRATOS: Se elaboran en papel bond tamaño oficio preimpreso o diseñado en
Computador con el Logotipo de la Universidad en original y una copia original o en
medio electrónico, respetando el diseño institucional, ubicar el computador a espacio
sencillo.
Los Contratos son acuerdos entre dos o más partes, en donde se establecen
obligaciones recíprocas.
A partir del margen superior, de dos a tres interlíneas se ubica la palabra CONTRATO
en mayúscula sostenida y centrada. Debe emplearse negrilla para resaltar, con el fin
de denominar el documento.
Se debe dejar espacio para Número de referencia. La numeración de los Contratos es
consecutiva e inicia y cierra cada año calendario. Para registrar el número en la oficina
que tenga asignada esta función se deberá dejar el espacio necesario así:

VIGENCIA:2018-04-02
ANEXO No. A LAS CONDICIONES GENERALES DE CONTRATACION PERSONAL DE
APOYO ADMINISTRATIVO - TÉRMINO FIJO
CTF 0XXXX DE XXXXX DEL AAAA-MM-DD (ADOF012)
Los contratos docentes se deben elaborar en el formato indicado a nivel institucional en
Arial 11 y llenando todos los espacios a que haya lugar.
ANEXO No. XXXX DEL AAAA-MM-DD (ADOF013)
A LAS CONDICIONES GENERALES DE CONTRATACION DE PERSONAL
DOCENTE DE XXXXXXXX
Así mismo se escribirá el nombre y el apellido con la primera letra en mayúscula y el
resto en minúscula del transcriptor, de quien proyecto y quien revisó y/o (Vo.Bo.); la
letra debe ir en Arial 10 y llevará las firmas respectivas, lo mismo que el número del
código de la serie documental.
ORDENES DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS: Se elaboran en papel bond tamaño
oficio preimpreso o diseñado en Computador con el Logotipo de la Universidad en
original y una copia en original o en medio electrónico, respetando el diseño
institucional, a un interlineado y después de punto aparte dos interlíneas. Así mismo
debe tener en cuenta las siglas utilizadas en la parte superior según Circular 003 del

VIGENCIA:2018-04-02
27 de febrero del 2006 de la Contraloría de Cundinamarca. Así mismo se escribirá el
nombre y el apellido con la primera letra en mayúscula y el resto en minúscula del
transcriptor, de quien proyecto y quien revisó y/o (Vo.Bo.); la letra debe ir en Arial 10 y
llevará las firmas respectivas, lo mismo que el número del código de la serie
documental.
8.3 ACTIVIDAD 3: ESTABLECE POR COMPETENCIA QUIEN FIRMA EL
DOCUMENTO, REGISTRO O TIPO DOCUMENTAL:
Todo documento de la Universidad de Cundinamarca debe cumplir con los requisitos que
se han establecidos para lo documentos o tipos documentales en el Proceso de Gestión
Documental, llevar los códigos establecidos según tabla de retención documental
(ADOF023).
De acuerdo con la estructura orgánica de la Universidad de Cundinamarca, en este
Manual se establece la siguiente codificación para cada una de las dependencias, la cual
se requiere para la producción de las comunicaciones oficiales y para la codificación en
las Tablas de Retención Documental. La codificación se ha estructurado según estructura
orgánica establecida en el Acuerdo No.08 del año 2012:
El cuadro que se observa a continuación se presenta la codificación asignada a cada una
de las Dependencias Administrativas de la Universidad:

VIGENCIA:2018-04-02
CODIGO
DEPENDENCIA NOMBRE DE LA DEPENDENCIA
10 Rectoría
11 Jurídica
12 Secretaría General
12.1 Archivo y Correspondencia
12.2 Petición Quejas y Reclamos
12.3 Admisiones y Registro
13 Planeación Institucional.
13.1 Calidad
14 Oficina Asesora de Comunicaciones.
15 Dirección de Sistemas y Tecnología
16 Seccionales y Extensiones.
17 Dirección de Control Interno
18 Dirección de Proyectos Especiales y Relaciones Interinstitucionales.
19 Dirección Control Interno Disciplinario.
20 Vicerrectoría Académica
21 Facultades
21.1 Direcciones Académicas
22 Dirección de Investigación.
23 Dirección de Extensión Universitaria.
24 Dirección de Posgrados.
25 Oficina de Graduados.
26 Unidad de Apoyo Académico
27 Oficina de Educación Virtual y a Distancia
28 Dirección de Bienestar Universitario
29 Dirección de Autoevaluación y Acreditación.
29.1 Oficina de Desarrollo Académico.
30 Vicerrectoría Administrativa y Financiera.
31 Dirección de Talento Humano.
32 Dirección de Bienes y Servicios
32.1 Oficina de Compras
32.2 Almacén.
32.3 Recursos Físicos y Servicios Generales.
33 Dirección Financiera.
33.1 Presupuesto.
33.2 Contabilidad
33.3 Tesorería

VIGENCIA:2018-04-02
Para los Programas o Dependencias que funcionan en las Seccionales o Extensiones,
siempre se les ubicará primero el Código de la Seccional o Extensión y el de la
dependencia respectiva, según Tabla de Retención Documental.
Las tablas de retención documental (ADOF023), serán aprobadas por el Comité de
Archivo y adoptadas mediante Acto Administrativo por el Representante Legal de la
Universidad de Cundinamarca y reflejan el tiempo de permanencia dentro de los Archivos
de Gestión y Central cada una de las series, subseries, documentos y tipos
documentales.
Para la elaboración de las tablas de retención documental se debe tener en cuenta las
etapas establecidas por la normatividad del Archivo General de la Nación.
Así mismo las tablas de valoración documental (ADOF024), contienen las series,
subseries, documentos y tipos documentales y serán aprobadas por el Comité de Archivo
y firmadas por el Presidente(a) Secretario(a) del Comité de Archivo de la Universidad de
Cundinamarca, teniendo en cuenta lo establecido por el Archivo General de la Nación.
La modificación de las tablas de retención documental y las de valoración documental
será responsabilidad del Comité de Archivo de la Universidad de Cundinamarca.

VIGENCIA:2018-04-02
Para los documentos de los fondos acumulados se tendrá en cuenta los aspectos
generales contenidos en las tablas de valoración documental.
Solamente podrán firmar los documentos los funcionarios responsables para tal fin, los
cuales registran la firma a nivel institucional (ADOF015).
Solamente podrán firmar comunicaciones oficiales en la Universidad de Cundinamarca:
- Rector.
- Secretario General.
- Vicerrector Académico.
- Vicerrector Administrativo y Financiero.
- Directores y/o Jefes de Dependencia.
- Directores de Seccional o Extensión.
Todas las oficinas elaborarán comunicaciones de acuerdo con las funciones asignadas y
las podrán firmar siempre y cuando estén autorizados para ello. Sin embargo, puede
requerirse elaborar comunicaciones que no tienen que ver con la función asignada. En
estos casos se elaborarán las comunicaciones para la firma del competente y se
registrará el código de la oficina que la produjo, aún cuando el jefe del área que proyectó
no sea quien la firme y verifica que la firma esté registrada (ADOF015).

VIGENCIA:2018-04-02
El funcionario a cargo de la Oficina de Correspondencia llevará un registro de las firmas
de los funcionarios autorizados para suscribir comunicaciones oficiales y en caso de duda
confrontará la firma de la comunicación antes de proceder a su radicación. (ADO015)
Firmar los documentos en original y primera copia en original.
Todas las comunicaciones se firmarán en original y copia en original. Las copias
adicionales pueden llevar el sello de facsímile.
8.4 ACTIVIDAD 4: REGISTRAR LA SALIDA DEL DOCUMENTO, FORMATO
(REGISTRO) O TIPO DOCUMENTAL EN EL SOFTWARE DE GESTIÓN
DOCUMENTAL, MÓDULO DE CORRESPONDENCIA.
Se registra el documento según los parámetros establecidos por el Software Documental
Institucional.
8.5 ACTIVIDAD 5: RADICA DOCUMENTO EN CORRESPONDENCIA:
Radica el documento en la oficina de correspondencia para asignar el consecutivo único
de correspondencia.

VIGENCIA:2018-04-02
9. RECEPCIÓN Y ENVIOS DE CORRESPONDENCIA
9.1 ACTIVIDAD 1: RECEPCIONAR, VERIFICAR LOS DOCUMENTOS:
De acuerdo con sus destinatarios las comunicaciones se clasificarán así:
 Comunicaciones oficiales externas: Aquellas que se dirigen a personas naturales o
jurídicas diferentes a las dependencias de la Universidad de Cundinamarca.
 Comunicaciones oficiales interna: Aquellas que se dirigen entre las diferentes
dependencias de la Universidad de Cundinamarca.
El funcionario que reciba la documentación en la oficina de Correspondencia deberá
revisar que las comunicaciones cumplan con las normas establecidas para su producción
El encargado de la oficina de correspondencia revisará que las comunicaciones cumplan
con las normas establecidas en el Manual de Gestión Documental de la Universidad de
Cundinamarca, en las normas legales y reglamentarias pertinentes. Revisando que estén
acompañadas de sus antecedentes, anexos, así como de las copias que se anuncian y el
sobre correspondiente para su envío.

VIGENCIA:2018-04-02
Ejemplo:
2 cm.
2 cm.
Remitente:
NOMBRES Y
APELLIDOS
Cargo
Dirección y
Teléfono
Ciudad
Destinatario:
NOMBRES Y
Centrado APELLIDOS
Cargo
Dirección y
Teléfono
Ciudad
Si la comunicación no se ajusta a los modelos y a los requerimientos establecidos el
funcionario a cargo de la radicación devolverá la comunicación de forma inmediata a la
oficina productora para que se efectúe la corrección respectiva y así, poder continuar con
su trámite.
9.2 ACTIVIDAD 2: RADICAR, REGISTRAR EL DOCUMENTO O TIPO

DOCUMENTAL.
El funcionario de la oficina productora entregará al responsable de los recorridos la
correspondencia para la respectiva radicación, o en su defecto la entregará en la

VIGENCIA:2018-04-02
ventanilla de la Oficina de Correspondencia y revisará que le asigne el número de
radicado en forma inmediata por medio del Software Documental, en la parte superior
derecha.
La oficina de correspondencia iniciará la numeración con cinco dígitos en forma
consecutiva, la cual se inicia y se cierra cada año, así: 00001…, etc.
Registra en el Software documental la correspondencia recibida teniendo en cuenta la
fecha, código-serie-subserie, Tipo Documental y asunto, anexos y copias del documento,
nombre de quien recibe. (ADOF016).
Diariamente se verificará el registro ADOr016, y se enviara copia al correo del
ARCHIVOCENTRAL@mail.unicundi.edu.co del consecutivo de radicación de
comunicaciones oficiales externas e internas, se conserva la copia del consecutivo diario
de correspondencia en el archivo central y los originales serán custodiados por la oficina
de correspondencia según tabla de retención documental, de igual forma para los
registros ADOr018 y ADOr020 establecidos para entrega de documentos internos y
externos en cada dependencia.
Así mismo, verificará si es la firma del funcionario competente para firmar las
comunicaciones y tipos documentales internos (ADOF015).

VIGENCIA:2018-04-02
La recepción de correspondencia de forma electrónica llevará consecutivo y se
evidenciará en la planilla de radicación de correspondencia (ADOF016) mediante el
Software documental.
A nivel institucional las comunicaciones, tipos documentales y/o registros se recibirá por el
correo asignado institucionalmente para cada dependencia el cual debe venir soportado
por el nombre del jefe de la dependencia quien es el responsable de la emisión de los
documentales electrónicos y/o digitales.
9.3 ACTIVIDAD 3: CLASIFICAR, DIGITALIZAR Y DISTRIBUIR DOCUMENTOS:
Se iniciará la radicación con las comunicaciones oficiales urgentes (aquellas que tienen
determinado el tiempo para su respuesta) y luego, se continuará con las comunicaciones
de trámite normal.
Las comunicaciones radicadas se clasificarán así: original para el destinatario, la copia en
original para el consecutivo de la correspondencia producida ya sea externa o interna y
una segunda copia para la oficina de correspondencia cuando se requiera.

VIGENCIA:2018-04-02
Las copias de los oficios o documentos que queden en la oficina de correspondencia se
organizarán diariamente en orden consecutivo cronológico acompañado del registro
consecutivo de correspondencia producida, por día.
Las comunicaciones oficiales se evidenciarán la entrega en el registro ADOr018.
La recepción de comunicaciones oficiales y de otros tipos de envíos postales remitidos
por las personas naturales o jurídicas a las diferentes Unidades Administrativas de la
Universidad de Cundinamarca debe estar centralizada en la Oficina de Correspondencia.
Revisar comunicaciones oficiales, privadas y otros envíos postales
Revisar que los destinatarios de las comunicaciones oficiales y otros envíos pertenezcan
a la Universidad de Cundinamarca y que la comunicación esté firmada y se encuentren
anexos los folios y copias que se anuncian.
Entregar constancia de recibo:
El consecutivo se debe iniciar cada año y estará constituido por un número de cinco
dígitos, desde el 00001 hasta el número de radicación asignado el último día hábil del
año.

VIGENCIA:2018-04-02
Se debe radicar en el original y la copia del documento a quien la presente, se timbrará
número consecutivo de radicado, fecha y hora, el funcionario debe registrar nombre y
número de folios.
Radicar Comunicaciones Oficiales y privadas Recibidas:
Se asigna un número consecutivo, a las comunicaciones recibidas, dejando constancia de
la fecha y hora de recibo, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los
términos de vencimiento que establezca la Ley. Estos términos, se empiezan a contar a
partir del día siguiente de radicado el documento.2
Con el objeto de cumplir con los términos de vencimiento que establezca la Ley para el
trámite de las comunicaciones se dejará constancia de la fecha de recibo o envío. De
acuerdo con la clasificación realizada, se iniciará la radicación con la correspondencia
urgente.
La correspondencia sea interna o externa se procede así:
 Comunicaciones Internas y Externas:
El consecutivo iniciará cada año y se cerrará el último día hábil del año. El número de
radicado estará conformado por cinco dígitos iniciando por 00001.
2 Acuerdo 060 de 2001. Pautas para la administración de las comunicaciones oficiales.

VIGENCIA:2018-04-02
El número consecutivo de radicación se registrará al frente del código de la dependencia y
la fecha después de la ciudad, sobre el original y las copias. Se empleará un numerador
automático de palanca o de caucho y un fechador de caucho si no se cuenta con otro tipo
de tecnología para realizar esta actividad.
 Se registrarán sobre el documento recibido los datos relacionados con: fecha, hora
de radicación y código de la dependencia destinataria. así:
Rad: XXXXX Fecha: DD/MM/AAAA Hora: XX XX: XX
Asunto: XXXXXXXXXXXX
Anexos: XX
Remite: XXXXXXXXXXXXXX
Destino: XXXXXXXXXXXXXX
Este sticker se imprimará sobre el documento en forma electrónica como soporte de la
radicación del documento.
Programación de Recorridos:
La oficina de Correspondencia de la Universidad de Cundinamarca deberá programar
como mínimo dos recorridos para todas las dependencias administrativas de
Cundinamarca. Uno en la mañana y otro en la tarde.
Clasificación y Distribución de Comunicaciones Oficiales y otros envíos:
Entregar Comunicaciones Oficiales y otros Envíos Postales a Dependencias:

VIGENCIA:2018-04-02
Una vez registrada la información en el software documental o en el Excel (en caso de
presentar fallas el sistema), el encargado del proceso de radicación procederá a distribuir
en cada uno de los casilleros3 las comunicaciones y otros envíos de acuerdo con sus
destinatarios: dependencias de la Universidad y/o personas naturales o jurídicas en el
formato. (ADOF018) y se colocarán los documentos y los otros envíos postales en
carpetas, valijas o bolsas4 diseñadas para la distribución de comunicaciones oficiales y
otros envíos postales por dependencia, junto con el comprobante de entrega para que el
encargado de su recibo confronte los documentos relacionados en el formato de entrega y
firme el recibido a satisfacción o deje constancia de las observaciones que sean
necesarias (ADOF018). En caso de no encontrar el funcionario competente para la
entrega de la correspondencia se dejará por escrito en la planilla correspondiente la
respectiva novedad.
En caso de ser documentos como Circulares, Resoluciones, Acuerdos, Comunicados,
etc., se relacionarán en una sola planilla, ya que va para varias dependencias un tipo
documental. (ADOF020).
3
En la Unidad de Correspondencia se deberá colocar un clasificador de madera o metálico que permita ubicar por
dependencia destinataria las comunicaciones oficiales u otros envíos postales
4
Para la distribución de la correspondencia se deberá disponer en la Unidad de Correspondencia de dos (2) valijas en
material resistente, por cada Unidad Administrativa, debidamente identificada con el nombre y el código de cada una de las
dependencias. Estas valijas, carpetas o bolsas de diferente color, tendrán la siguiente distribución: una permanecerá en la
Unidad de Correspondencia y la otra en la Unidad Administrativa a la que pertenezca para poder intercambiarlas cuando se
efectúen los recorridos.

VIGENCIA:2018-04-02
Entregar comunicaciones oficiales y otros envíos postales a empresas de mensajería:
Cuando los documentos estén dirigidos al medio externo, se entregará a la empresa de
mensajería especializada en la planilla de control, incluyendo el número de la respectiva
guía y se utilizará el (ADOF018), y elaborando la respectiva guía para su revisión y firma
de acuerdo con los sobres que contienen cada una de las comunicaciones.
Cuando la oficina productora se haga cargo de la entrega de la comunicación a los
destinatarios, el responsable de la radicación deberá diligenciar los datos en la oficina de
correspondencia responsabilizándose de la entrega del documento.
Para realizar la entrega de comunicaciones externas en forma personal se realizará
mediante planilla de control donde se señala la dependencia que envía, el asunto, el
destinatario y quien recibe (ADOF018).
Cuando se solicite la búsqueda de un documento, éste se enviará a los correos
electrónicos institucionales de la Universidad de Cundinamarca, previa autorización del
Jefe(a) de Archivo y Correspondencia.
Devolver o trasladar comunicación y otros envíos postales a la oficina encargada del
trámite:

VIGENCIA:2018-04-02
Cuando una oficina reciba una comunicación oficial o privada que no es de su
competencia, deberá de forma inmediata devolverla a la Oficina de Correspondencia, para
que sea reenviado a la oficina pertinente de realizar el trámite.
Realizar seguimiento a las comunicaciones oficiales que se encuentren a cargo de la
dependencia.
Remitir recordatorio mensual de comunicaciones oficiales pendientes de trámite
Semanalmente se realizará seguimiento a las comunicaciones oficiales pendientes de
trámite y se informará al Jefe de Archivo y Correspondencia sobre aquellas que no hayan
sido tramitadas5.
El encargado de la oficina de correspondencia remitirá en los cinco primeros días hábiles
de cada mes en forma electrónica los registros diligenciados que se hayan llevado a cabo.
Plazo para el trámite oportuno de las comunicaciones:
De acuerdo con lo previsto en las normas legales, el plazo para el trámite oportuno de las
comunicaciones oficiales será el siguiente:
5 El trámite de una comunicación puede estar relacionado con una respuesta escrita, con la
atención personal o telefónica de una solicitud y con enterarse del asunto y entregar para el archivo
de gestión la comunicación.

VIGENCIA:2018-04-02
Derechos de Petición: 15 días hábiles.
Solicitudes de Información: 10 días hábiles.
Consultas: 15 días hábiles.
Certificaciones para Pensión: 15 días hábiles.
Certificaciones: 8 días hábiles.
Las solicitudes de los organismos de control tanto internos como externos, Tribunales o
Juzgados se atenderán en el plazo establecido en la solicitud correspondiente.
9.4 ACTIVIDAD 4: CONTROLAR LOS REGISTROS Y/O DOCUMENTOS A
QUE HAYA LUGAR.
Todo documento o registro debe ser controlado según lo estipulado en el Procedimiento
del Calidad.
9.5 ACTIVIDAD 5: ARCHIVAR REGISTROS Y/O DOCUMENTOS EN EL ARCHIVO
DE GESTIÓN.
Todo registro o documentos deber ser debidamente archivado según tabla de retención
documental y debidamente identificado, los cuales anualmente se dejarán debidamente

VIGENCIA:2018-04-02
foliados y almacenados hasta que cumplan el tiempo de retención en la dependencia
respectiva.
Así mismo la oficina de correspondencia tendrá una tercera copia firmada de los
documentos que se envíen fuera de la Universidad de Cundinamarca, la cual será
suministrada por la oficina productora (copia para en el archivo de gestión), junto con el
sobre debidamente marcado para el destinatario y remitente.
9.6 ACTIVIDAD 6. TRANSFERIR REGISTROS Y/O DOCUMENTOS AL ARCHIVO

CENTRAL.
Una vez se haya cumplido el período de retención de los documentos en el Archivo de
Gestión en la oficina de Correspondencia, realiza el inventario único documental
(ADOF021) (ADOI001) Teniendo en cuenta el Código de la Dependencia las series y
subseries, tipos documentales, planillas, de acuerdo a las tablas de retención documental
de cada dependencia Administrativa y se registra la comunicación en el Inventario Único
Documental. Así mismo realizar la retención respectiva y la depuración de los
documentos de la oficina de correspondencia.

VIGENCIA:2018-04-02
10. PROCEDIMIENTO CLASIFICACIÓN Y ORGANIZACIÓN

DE ARCHIVOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL
10.1 ACTIVIDAD 1: DEPURAR, CLASIFICAR Y ORDENAR DOCUMENTOS:
En los Archivos de Gestión de cada dependencia se debe clasificar los documentos
utilizando el Código, las series y subseries documentales, las cuales están establecidas
en las Tabla de Retención Documental (TRD)6 correspondiente a las dependencias
administrativa a la cual pertenece (ADOF023).
Antes de foliar se debe revisar anualmente o en el momento de traslado de los
documentos de la dependencia o al terminar el contrato lo siguiente:
 Retire los ganchos de cosedora o clips metálicos de los documentos.
 Retire copias innecesarias.
 Retire las revistas que no tengan nada que ver con la institución.
 Retire invitaciones.
 Restaure los que sean necesario.
6 Acuerdo Archivo General de la Nación.

VIGENCIA:2018-04-02
 Determine si cumplió con el tiempo de retención documental. (ADOF023)
 Realizar la selección natural de los documentos en cada uno de los expedientes.
Es decir, retirar aquellos documentos que no son esenciales en el expediente,
como son: impresos o publicaciones periódicas (revistas, folletos, periódicos,
impresos), formatos y hojas en blanco, borradores, copia o fotocopia cuyos
originales se encuentren en el expediente, fotocopia de Leyes y Decretos, cuando
no hagan parte integral del expediente; entre otros.
 verificar el orden cronológico o de asuntos de los documentos.
10.2 ACTIVIDAD 2: FOLIAR LOS DOCUMENTOS:
Solamente se debe anotar un número por folio, expediente o asunto. El foliar los
documentos diariamente evitará que existan faltantes inexplicables en la numeración
como sucede cuando se efectúa la foliación al momento de la transferencia. Los
documentos se deben foliar en forma consecutiva en la parte superior derecha con lápiz
mina negra y solo por una cara en caso de haber impresión por la cara posterior. Cada
carpeta debe contener 200 folios máximo. Cuando se trate de varios tomos, la foliación
también debe ser consecutiva. Ej: El Tomo I vá de 1 a 200 folios, el Tomo II del folio 201
al 400, Tomo III del folio 401 al 600 y así sucesivamente hasta terminar el número de
tomos.

VIGENCIA:2018-04-02
En caso de existir foliaciones anteriores se debe ubicar una línea sobre número y foliar
nuevamente.
Se debe foliar en forma consecutiva todos los documentos mensualmente, o al cierre de
un expediente o asunto, a la terminación del contrato o al cambio de oficina; con el fin de
evitar jornadas extenuantes.
10.3 ACTIVIDAD 3: UTILIZAR ELEMENTOS Y UNIDADES DE CONSERVACION Y
ARCHIVO:
Todo documento debe gozar de la especial protección dentro de los archivos de gestión
utilizando los elementos con ganchos, papel protector cuando sea necesario aislar el
documento del gancho de cosedora. Así mismo la carátula debe contener la
identificación, la serie o asunto respectivo y el año, ubicados en las respectivas carpetas,
identificadas con el nombre y código de la serie documental en los archivadores o en las
respectivas unidades (cajas) de conservación y rotuladas.
De acuerdo con el tipo de archivador que maneje, las carpetas se deben utilizar con aleta
vertical o carpetas colgantes.
Elaborar Guías y Subguías:

VIGENCIA:2018-04-02
Elabore las guías principales y subguías. Escriba en imprenta en el marbete o en papel
autoadhesivo, utilizando mayúsculas sostenidas, el código y el nombre de la respectiva
serie. En la carpeta colgante en el borde superior – centrado, en sentido horizontal y en la
carpeta vertical en el extremo inferior, centrado, en sentido vertical.
Escriba en el vértice superior derecho, el código y nombre de la respectiva subserie (la
primera letra con mayúscula) o en posición diferente sobre la aleta horizontal o vertical de
la carpeta.
Colocar Guías y Subguías: Estas guías y subguías que identifican tanto las series como
las subseries al inicio de los expedientes correspondientes a cada serie o subserie.
Colocar Carpetas:
A continuación de las guías y subguías descritas anteriormente, coloque tantas carpetas
colgantes o verticales, según el tipo de archivador, como expedientes sea necesario abrir.
Dentro de la carpeta colgante o vertical coloque las carpetas de cartón, o en polipropileno
en o desacifidificadas las cuales contendrán los tipos documentales que conforman los
expedientes con la respectiva tapa que identifique la institución, dependencia

VIGENCIA:2018-04-02
administrativa, serie, subserie documental y ciudad. Para evitar el deterioro físico de la
documentación, cada carpeta puede conservar entre 120 y un máximo de 150 folios.
Marcar Sticker: Las tapas legajadora se marcan con los siguientes datos: Nombre de la
Universidad, nombre de la dependencia, código y nombre de la serie y subserie
documental, nombre del expediente, fechas extremas y número de expediente y año
No Perforar Documentos:
La política archivística propende porque los documentos de archivo no se perforen, motivo
por el cual, de ser posible podrán almacenar en las carpetas cuatro aletas o sobres de
cartón desacidificado o de cartulina blanca corriente, las cuales se colocarán dentro de la
carpeta colgante o vertical.
Emplear Ganchos legajadores Plásticos:
 Si es necesario perforar los documentos emplee ganchos legajadores plásticos. Si
requiere emplear ganchos de cosedora o clips, utilice siempre una protección de papel
entre el documento y el gancho, empleando una tirilla de papel entre el documento y el
gancho de 7cm de largo X 5cm de ancho, evitando el contacto directo con el
documento

VIGENCIA:2018-04-02
Emplear Ficha Guía de Afuera:
El objetivo de contar con las carpetas colgantes o verticales y las tapas legajadora o
carpetas o sobres de cartón, es la de tener una guía cuando se tenga que consultar o
retirar un expediente, para lo cual se deberá emplear la ficha de consulta y préstamo de
documentos (ADOF027)
10.4 ACTIVIDAD 4: REGISTRAR LOS DOCUMENTOS.
Para asegurar el control de los documentos en sus diferentes fases, todas las
dependencias de la Universidad de Cundinamarca, deberán elaborar los inventarios de
los documentos que produzcan en ejercicio de sus funciones en el formato único de
inventario documental regulado por el Archivo General de la Nación. (ADOF021)
(ADOI001).
Actualizar Inventario Documental
La actualización periódica del formato de inventario documental evitará tener que utilizar
varias jornadas para efectuar las transferencias o hacer entrega de la documentación en
caso de retiro temporal o definitivo de sus cargos y facilitará el control y consulta
constante de la documentación.

VIGENCIA:2018-04-02
10.5 ACTIVIDAD 5: ENTREGA EL INVETARIO UNICO DOCUMENTAL:
Entregar Documentos a Través de Inventario: Todos los funcionarios de la Universidad
de Cundinamarca al ser trasladados o desvinculados de sus cargos deberán entregar los
documentos y archivos debidamente inventariados al jefe de la dependencia, o en su
defecto se hará remisión de los documentos con el inventario único documental al Archivo
Central (ADOF021).
Realizar el inventario en original, dejando copia en original para el jefe de la dependencia,
copia en original para el funcionario que entrega el inventario el cual quedará en la
dependencia donde se origina y una copia para el Archivo Central.
“Todo servidor público al ser vinculado, traslado o desvinculado de su cargo, recibirá o
entregará según el caso, los documentos y archivos debidamente inventariados para
garantizar la continuidad de la gestión pública¨7.
Así mismo los funcionarios que presten servicios a la Universidad de Cundinamarca, por
Orden de Prestación de Servicios deben hacer entrega de los documentos ante el jefe
inmediato mediante el inventario único documental,
7
Artículo Segundo del Acuerdo 038/2002 del AGN

VIGENCIA:2018-04-02
El Acuerdo 038 de 2002 del Archivo General de la Nación establece en sus artículos 8 y
9: Los servidores públicos, o que presten servicios a la Universidad de Cundinamarca
que se trasladen, retiren o posesionen omitiendo la entrega y el recibo de los documentos
y archivos de gestión, sin los procedimientos anteriormente señalados, responderán ante
las autoridades por las consecuencias de esta omisión. PARÁGRAFO: Por ningún
motivo el servidor público podrá llevarse la documentación producida en ejercicio del
cargo por cuanto los documentos públicos son de propiedad del Estado, so pena de
encontrarse incurso en cualquiera de las sanciones previstas por la Ley”.8
El Archivo General de la Nación (AGN) podrá de oficio o a solicitud de parte, hacer visitas
de inspección para verificar el cumplimiento del Acuerdo por el cual se desarrolla el
artículo 15 de la Ley General de Archivos (594/2000) 9
10.6 ACTIVIDAD 6: REVISAR ANUALMENTE LOS DOCUMENTOS
Con el fin de poder establecer que documentos cumplen con tiempo de retención en cada
dependencia en la segunda o tercera semana de cada año el funcionario en cargado del
archivo de cada dependencia revisará cuáles documentos cumplen con la retención
documental (ADOF023).
8 Artículo Quinto del Acuerdo 038/2002 del AGN

9 Artículo Sexto del Acuerdo 038/2002 del AGN

VIGENCIA:2018-04-02
Si debe revisar anualmente los documentos que han perdió la retención documental
dentro de los archivos de gestión mediante la tabla de retención documental (ADOF023).
En el caso de no haber perdido la retención documental el documento deberá volver al
archivo de gestión debidamente rotulado y si perdió la retención se debe verificar la
respectiva foliación y ser trasladado al archivo central mediante el inventario único
documental (ADOF021).
10.7 ACTIVIDAD 7: REVISAR Y TRANSFERIR LOS DOCUMENTOS AL ARCHIVO
CENTRAL.
La entrega y recibo de los documentos y archivos se hará de conformidad con la Tabla de
Retención Documental (ADOF023) y para tal efecto se diligenciará el formato de
Inventario de Único Documental (ADOF021), (ADOI001).
La transferencia documental es el proceso archivístico mediante el cual la cada
dependencia de la Universidad transfiere series documentales al Archivo Central, una vez
cumplido el tiempo de retención estipulado en la Tabla de Retención Documental para el
Archivo de Gestión (ADOF023).

VIGENCIA:2018-04-02
Para este fin la Universidad debe destinar un área que cumpla con los requerimientos
mínimos establecidos por el Archivo General de la Nación para los depósitos de archivos
y designar el funcionario que estará a cargo de esta área.
Pasos Metodológicos para Efectuar la Transferencia:
 El funcionario encargado del Archivo Central establecerá para cada vigencia el
Calendario de transferencias documentales del Archivo de Gestión al Central.
 En los archivos de gestión se deben seleccionar los expedientes de las series y
subseries documentales que hayan cumplido el tiempo de retención en el Archivo de
Gestión y deban transferirse al Archivo Central.
 Los documentos se deben ubicar en el expediente uno atrás del otro en el orden en
que se van generando o recibiendo, de tal manera que el último documento recibido
aparezca al final del total de documentos que contiene la carpeta.
 Todos los documentos dentro del expediente deben estar foliados en orden
ascendente el primer documento debe corresponder al más antiguo y el último al
documento más reciente.
 Los expedientes se deben ordenar por años y de manera secuencial siguiendo el
código y la cronología en forma ascendente.

VIGENCIA:2018-04-02
 La tapa legajadora permite agrupar los documentos que corresponde a cada
expediente y se deben amarrar con cinta de faya. Si se cuenta con carpetas
desacidificadas se deben emplear para las transferencias.
 Cuando las carpetas estén ordenadas, proceda a enumerarlas de (1) hasta (n) tantas
carpetas vayan a transferir.
 Complete los datos registrados en el sticker de las tapas legajadoras o carpeta de
cartulina o desacidificada y registre en el vértice superior derecho, con lápiz de mina
negra el número de la carpeta a transferir.
 Guarde en las cajas de archivo inactivo los expedientes organizados en la misma
forma como quedaron registrados en el inventario para transferencia documental.
 Numere las cajas en orden consecutivo ascendente y regístrelo con lápiz en el
inventario documental al frente de la serie y del expediente que se encuentra en la
caja.
 Solicite la asesoría y revisión de la transferencia por parte de los funcionarios del
archivo central.
 Actualice los datos (fecha final, No. de folios, entre otros) en el formato ¨”
INVENTARIO UNICO DOCUMENTAL¨ e imprímalo por ambas caras en original y
copia.

VIGENCIA:2018-04-02
 Cuando el funcionario que ofrece la asesoría conceptúe que la transferencia cumple
con los requisitos exigidos por el archivo central, firmará el inventario documental en la
casilla correspondiente.
 El funcionario a cargo del archivo central devolverá a cada oficina, una copia del
inventario documental con la localización de los documentos en la bodega de archivo
central para facilitar la consulta cuando los requiera la oficina productora.
10.8 ACTIVIDAD 8: ARCHIVAR Y CONTROLAR REGISTROS
Organización de Series, Subseries, Expedientes y Tipos Documentales:
Al iniciar cada año, se debe calcular la cantidad de expedientes que se deben abrir para
cada serie y subserie, proyectando el crecimiento de cada uno de ellos y así reservar el
espacio necesario para evitar que su crecimiento disminuya la facilidad de consulta por
efecto de reducción de espacio.
Distribuir Series, Subseries y Expedientes en el Archivador:
Para ordenar las series, subseries, expedientes y tipos documentales, se deben seguir las
siguientes instrucciones:

VIGENCIA:2018-04-02
 Haga una distribución secuencial de las gavetas del archivador o bandejas de
estantería, enumerando de uno (1) hasta (n) de arriba hacia abajo.
 Distribuya las series documentales en las gavetas atendiendo al orden de codificación
establecido; es decir en forma ascendente, como se encuentran en la TRD
(ADOF023). Igualmente, en el vértice superior derecho de la gaveta, adhiera una
cartulina con la descripción de las series, subseries y expedientes que allí se
encuentran. Esta medida evita la continua manipulación de los documentos.
 Ubique al interior de cada carpeta, solo los documentos (Copia de los enviados u
original de los recibidos) cuyo asunto atañe exclusivamente al respectivo expediente y
ordénelos en forma ascendente atendiendo al orden natural que fueron elaborados. El
de fecha reciente a continuación del anterior. (De izquierda a derecha).
 Para evitar labores adicionales al momento de efectuar las transferencias, se requiere
numerar cada folio en el momento que se genere. Para este fin se debe utilizar lápiz
de mina negra y escribir el número en el vértice superior derecho de cada folio. Así
mismo verificar que la documentación corresponde a la oficina y que las
comunicaciones fueron radicadas.
En todas las dependencias de la Universidad de Cundinamarca se verificará que todas las
comunicaciones tengan impreso el registro de radicado dado por la Unidad de
Correspondencia.
Se deben controlar los registros según disposición del procedimiento de calidad.

VIGENCIA:2018-04-02
DOCUMENTOS EN EL ARCHIVO CENTRAL
11.1 ACTIVIDAD 1: ADECUAR EL ESPACIO Y MOBILIARIO:
El Acuerdo 049 de 2000 expedido por el Archivo General de la Nación “Por el cual se
desarrolla el artículo del Capítulo 7 “conservación de Documentos” del Reglamento
General de Archivos sobre “condiciones de edificios y locales destinados a archivos”
establece condiciones para los edificios y locales destinados como sedes de archivos,
para la estantería y mobiliario.
Por lo tanto, la Universidad de Cundinamarca deberá garantizar las condiciones mínimas
encaminadas a la protección de sus documentos, al establecimiento y suministro de
equipos adecuados para el archivo y sistemas de almacenamiento que aseguren la
perdurabilidad de todos los soportes documentales que posea la Universidad.
Planta Física:
Se debe prever que el local que se destine no tenga problemas de humedad, riesgo de
incendio o de estabilidad y que cuenta con el espacio suficiente para albergar la

VIGENCIA:2018-04-02
documentación acumulada y su natural incremento. Deben acondicionarse con
temperatura, humedad y ventilación adecuadas que permitan proteger los documentos
contra daños producidos por roedores, polillas y otros insectos.
Soporte Papel:
 Temperatura de 15 a 20 ºC con una fluctuación diaria de 4 ºC.
 Humedad relativa entre 45% y 60% con fluctuación diaria del 5%.
Ventilación:
 El caudal debe garantizar la renovación continua y permanente del aire de una a dos
veces por hora. Esto se debe establecer de acuerdo con las condiciones
ambientales internas que se quieren mantener y al espacio.
 La disposición de las unidades de conservación en los estantes deberá permitir una
adecuada ventilación a través de ellos.
Filtrado de Aire:
 Deberá contar con medios de filtración del aire de ingreso tanto de partículas sólidas
como de contaminantes atmosféricos. Los niveles de éstos guardan relación con el
sitio de emplazamiento de la edificación.

VIGENCIA:2018-04-02
Iluminación en Depósitos:
 Para radiación visible lumínica, menor o igual a 100 lux.
 Para radiación ultravioleta, menor o igual a 70 uw/lumen.
 Evitar la incidencia de la luz directa sobre documentación y contenedores.
 Como iluminación artificial se podrá emplear luz fluorescente, pero de baja intensidad
y utilizando filtros ultravioleta.
 Para el techo se debe emplear luz fluorescente con filtros ultravioleta.
 Los balastros no deben estar en el interior de los depósitos.
Disponer de Equipos para Atención de Desastres:
 Extintores de CO2, Solfaclan o Multipropósito y extractores de agua de acuerdo con
el material a conservar. Evitar el empleo de polvo químico y de agua.
 Las especificaciones técnicas de los extintores, y el número de unidades deberá
estar acorde con las dimensiones del depósito y la capacidad de almacenamiento.
 Implementar sistemas de alarma contra incendio y robo.
 Proveer la señalización necesaria que permita ubicar con rapidez los diferentes
equipos para la atención de desastres y las rutas de evacuación y rescate de las
unidades documentales.

VIGENCIA:2018-04-02
Mantenimiento:
 Garantizar la limpieza de instalaciones y estantería con un producto que no
incremente la humedad ambiental.
 Las unidades de conservación requieren de un programa de limpieza en seco y para
el efecto se deben emplear aspiradoras.
Los Archivadores se deben numerar consecutivamente y por niveles con el fin de
determinar los espacios donde quedan archivados los documentos.
Mobiliario y Estantería:
 Acorde con las dimensiones de las unidades que contendrá, evitando bordes o aristas
que produzcan daños sobre los documentos y quienes los manipulan.
 Deben estar construidos en láminas metálicas sólidas, resistentes y estables con
tratamiento anticorrosivo y recubrimiento horneado químicamente estable, con una
altura de 2.20 mts y cada bandeja soportar un pesos de 100kg/mt lineal.
 La estantería total no deberá tener más de 100 mts de longitud.
 Si se disponen módulos compuestos por dos cuerpos de estanterías, se deben utilizar
los parales y tapas laterales para proporcionar mayor estabilidad. En todo caso se
deberán anclar los estantes con sistemas de fijación a piso.

VIGENCIA:2018-04-02
 La balda superior debe estar a un máximo de 180 cms, para facilitar la manipulación y
el acceso del operario a la documentación.
 La balda inferior debe estar por lo menos a 10 cms del piso.
 Las baldas deben ofrecer la posibilidad de distribuirse a diferentes alturas, para
posibilitar el almacenamiento de diversos formatos, permitiendo una graduación cada
7 cm. o menos.
 Los acabados en los bordes y ensambles de piezas deben ser redondeados para
evitar desgarres en la documentación.
 El cerramiento superior no debe ser utilizado como lugar de almacenamiento de
documentos ni de ningún otro material.
 La estantería no irá recostada sobre los muros y se debe dejar un espacio mínimo de
20 cm., entre éstos y la estantería.
 El espacio de circulación entre cada módulo de estantes debe tener un mínimo de 70
cm., y un corredor central mínimo de 120 cm.
 La estantería deberá tener un sistema de identificación visual de la documentación
acorde con la signatura topográfica.
 Para unidades de conservación como libros, legajos o carpetas se recomienda el
empleo de separadores metálicos con el fin de evitar el deslizamiento y la deformación
de la documentación almacenada.

VIGENCIA:2018-04-02
Archivadores Verticales:
Utilizados como mobiliario de oficina, deben adquirirse en materiales estables para la
conservación y proyectarse de acuerdo con la producción documental.
Mobiliario para Documentos en otros Formatos:
Para la documentación de imagen análoga como microfilmación, cintas fonográficas,
cintas de video, rollos cinematográficos o fotografía entre otros o digital como disquetes o
CDs, se deben contemplar sistemas de almacenamiento especiales con diseños
desarrollados acordes con las dimensiones y tipo de soporte a almacenar y los
recubrimientos antioxidantes y antiestáticos a que haya lugar. Así mismo “Las
fotografías y negativos deberán almacenarse en sobres individuales y en cajas de
pH neutro; los materiales plásticos empleados deberán ser químicamente
estables, no desprender vapores nocivos, ser permeables al vapor de agua, estos
se podrán emplear siempre que se garanticen condiciones ambientales de
humedad relativa dentro de los rangos establecidos para cada tipo de soporte”. no
desprenda vapores ácidos o contenga moléculas ácidas retenidas en su
estructura. Cada unidad de conservación contendrá solo un disquete o CD”.10
10
Acuerdo 008 del 2014. Archivo General de la Nación. Artículo 15. Por el cual se establecen las
especificaciones técnicas y los requisitos para la prestación de los servicios de depósito, custodia,

VIGENCIA:2018-04-02
“Los disquetes y los CD, entre otros, podrán contar con una unidad de
conservación plástica en polipropileno u otro polímero químicamente estable, que
El funcionario a cargo del archivo central, recibirá las cajas de archivo inactivo, junto con
la transferencia que ha sido revisada en cada una de las oficinas productoras.
El funcionario del archivo central firmará en original y dos copias el formato diligenciado
de la transferencia documental y devolverá una de ellas a la oficina productora para su
control. El original se conservará permanentemente en el Archivo Central, como control
de ingreso de la documentación transferida.
El funcionario del archivo central responsable de esta actividad colocará en los estantes
correspondientes las cajas de archivo inactivo, con el material transferido.
Una vez ubicadas las cajas en los estantes, las marcará, una a una, con el número
consecutivo de caja, que le corresponde dentro del depósito (FDO026) y lo registrará en
el formato de Inventario Único Documental con el cual fue transferido el material.
organización, reprografía y conservación de documentos de archivo y demás procesos de la función

archivística en desarrollo de los artículos 13° y 14° y sus parágrafos 1° y 3° de la Ley 594 de 2000.

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11.2 ACTIVIDAD 2: RECEPCIONAR LOS DOCUMENTOS Y SOPORTES
DOCUMENTALES
Ubicadas las cajas en los estantes se elaborará un instrumento manual y automatizado
que facilite la ubicación de las cajas de acuerdo con la oficina productora, la serie
documental a la cual pertenecen, el número de transferencia y el número de caja que le
fue asignado.
Condiciones de los Contenedores de Documentos:
 Todos los documentos, sean sueltos o encuadernados, requieren sistemas distintos y
eficientes de protección, acordes con las características de tamaño y función.
 Como sistemas de almacenamiento se recomienda utilizar contenedores o sistemas
de embalaje para albergar folios sueltos, legajos, libros o tomos encuadernados con el
propósito de prolongar de una manera considerable la conservación de los mismos.
 Los contenedores deben ser elaborados en cartón neutro y si no se dispone de éstos,
se aplicará al cartón un recubrimiento que impida la acidificación por contacto.
 El material y el diseño de la elaboración de las unidades de almacenamiento debe
estar dimensionado de acuerdo con el peso y tamaño de la documentación a
conservar. Para el ensamble no se utilizará adhesivo o materiales metálicos.
 La distancia libre entre la unidad de conservación y la bandeja superior debe ser
mínimo de 4 cm.

VIGENCIA:2018-04-02
 Para documentos en formato análogo como microfilm, cintas fonográficas, cintas de
video, rollos cinematográficos o fotografía entre otros y digitales como disquetes y
C.D., se tendrá en cuenta lo siguiente:
 Las fotografías y negativos deberán almacenarse en sobres individuales y en cajas de
pH neutro (7) y nunca emplear materiales plásticos.
 Los rollos de microfilmación deberán mantenerse en su carrete y contenedor
elaborados en material estable y químicamente inerte; cada rollo estará en una unidad
independiente debidamente identificada y dispuesto en las respectivas estanterías
diseñadas acordes con el formato y con las especificaciones requeridas para
garantizar su preservación.
 Los disketes y C.D. podrán contar con una unidad de conservación plástica en
polipropileno u otro polímero químicamente estable y que no desprenda vapores
ácidos o contener moléculasácidos retenidas en su estructura. Cada unidad de
conservación contendrá solo un disquete o C.D.
11.3 ACTIVIDAD 3: DEPURAR Y RESTAURAR LOS DOCUMENTOS EN EL
ARCHIVO CENTRAL.
El funcionario del Archivo Central verificará la documentación y depurar la documentación
cuando haya lugar. Así miso en la respectiva verificación los documentos que estén
cortados, dañados o con hongos, se les realizará la respectiva restauración y

VIGENCIA:2018-04-02
conservación a través de la digitalización respectiva para su conservación a nivel
institucional.
11.4 ACTIVIDAD 4: UTILIZAR UNIDADES DE CONSERVACION Y ROTULAR.
Las cajas se utilizan para almacenar carpetas, legajos o libros. Protegen la
documentación del polvo, la contaminación, los cambios bruscos de humedad relativa y
temperatura, lo que contribuye a su adecuada manipulación y organización.
Las cajas deben ser funcionales y para ello se deben seleccionar diseños acordes con el
formato de los documentos.
Especificaciones Cajas de Archivo:
Dimensiones internas: ancho: 20 cm. x alto: 25 cm. x largo: 39 cm.
Dimensiones externas: ancho: 21 cm. x alto: 26,5 cm. x largo: 40 cm.
Estas medidas se podrán ajustar de acuerdo con el formato de la documentación.
El Diseño incluye una apertura frontal con pliegue en el costado izquierdo y pestaña para
su manipulación.

VIGENCIA:2018-04-02
El Laboratorio de Restauración del Archivo General de la Nación a partir de la
investigación y revisión de diseños empleados en otros países y con la asesoría de
empresas nacionales ha avalado los siguientes modelos de cajas para Archivo Histórico,
Archivo Central y para documentos de mediano y gran formato.
El diseño de las cajas que ellos recomiendan permite por medio del plegado y el
ensamble obtener una estructura resistente al aplastamiento y al rasgado. Estos diseños
no involucran adhesivos ni ganchos metálicos. Las cajas no deben tener perforaciones
que faciliten la entrada de polvo e insectos y en cuanto al material, éstas deben ser
fabricadas con cartón kraft corrugado de pared sencilla y cumplir los siguientes requisitos:
 Material: Cajas producidas con cartón kraft corrugado de pared sencilla.
 Resistencia. El cartón corrugado debe tener una resistencia mínima a la compresión
vertical (RCV) de 930 Kgf/m2 y una resistencia mínima al aplastamiento horizontal de 2
Kgf/cm2.
 Recubrimiento interno. Debido a la composición del cartón corrugado, este material
tiene un valor de pH inferior a 7, para evitar la migración de ácido a los documentos, el
cartón debe contar con un recubrimiento interior constituido por una película
transparente de material inerte con base en ceras neutras, películas poliméricas,
emulsión de parafinas o ceras vegetales. La película debe ser químicamente estable,
con un pH neutro (pH = 7), debe ser insoluble en agua, no presentar pegamento al

VIGENCIA:2018-04-02
tacto y no experimentar adherencia sobre los documentos. En ningún caso se deben
usar cartones que tengan un recubrimiento cuyo único componente sea parafina. Los
recubrimientos que cumplen con las anteriores especificaciones son los siguientes:
 Emulen 50. Emulsión acuosa de polímero modificado, pH 8 - 9.2, viscosidad 200-400
cps.
 Mobil-cera. Película a base de ceras y parafinas, la cual es usada
tradicionalmente en embalajes para exportación de flores con el fin de evitar
la deshidratación.
 Adhesán 599. Adhesivo en emulsión de polivinil acetato modificado, viscosidad 1200-
1500 cps.
 Dispromul R. Dispersión balanceada con ceras parafínicas, pH 8 - 9,
viscosidad 200 cps máximo MA-003.
 Recubrimiento exterior: con pulpa blanca, preimpreso con identificación de la entidad.
 Acabado: El cartón corrugado debe tener un acabado liso, suave, libre de partículas
abrasivas u otras imperfecciones.
Para una mejor identificación y ubicación de los documentos, una vez ubicados los
documentos dentro de las cajas de conservación (ADOF026), estas deberán estar
marcadas así:

VIGENCIA:2018-04-02
 Nombre de la Universidad.
 Nombre de la oficina productora.
 Número de la caja.
 Código, Serie o Subserie documental.
 Ubicación del Estante, Nivel y Fila.
El funcionario del Archivo Central verifica anualmente el período de retención de los
documentos del Archivo Central, verifica el estado de los documentos, para que continúen
con la conservación, si ameritan continuar en el Archivo Central.
11.5 ACTIVIDAD 5: REALIZAR BASE DE DATOS EN EL INVENTARIO DE
TRANSFERENCIA DOCUMENTAL.
Con el inventario de transferencias documentales se verifica nuevamente los documentos.
Se realiza el inventario de las cajas que se encuentran en el Archivo Central, ubicando
con el número de la respectiva caja, el estante y la respectiva fila y se registra en una
base de datos.
11.6 ACTIVIDAD 6: VALORA LOS DOCUMENTOS
Si los documentos perdieron la retención documental de acuerdo a las Tablas de
Retención Documental, indicadores, o se verifica si los documentos perdieron sus valores

VIGENCIA:2018-04-02
primarios y secundarios, si estos perdieron sus valores se llevarán al Comité de Archivo
con el fin de determinar su disposición final. (ADOF023).
11.7 ACTIVIDAD 7: UTILIZA EL PROCEDIMIENTO 6.
Se debe verificar el procedimiento 6 en su totalidad.
11.8 ACTIVIDAD 8: TRANSFERIR LOS DOCUMENTOS Y SOPORTES

DOCUMENTALES AL ARCHIVO HISTÓRICO.
Valorados los documentos, y determinando su importancia se remitirán al Archivo
Histórico si el Comité de Archivo lo determina, por el grado de importancia del documento.

VIGENCIA:2018-04-02
DOCUMENTOS EN EL ARCHIVO HISTÓRICO
12.1 ACTIVIDAD 1: IMPLEMENTA EL ESPACIO Y MOVILIARIO Y ROTULA:
Debe contemplar las mismas especificaciones técnicas plasmadas para el Archivo Central
de la Universidad de Cundinamarca.
12.2 ACTIVIDAD 2: RECEPCIONAR LOS DOCUMENTOS Y SOPORTES
DOCUMENTALES.
El funcionario del Archivo Central, de acuerdo con el tiempo de retención establecido en
las Tablas de Retención Documental (ADOF023) y Tablas de Valoración Documental
(ADOF024), procederá a seleccionar del archivo central las series documentales que
deben transferirse al archivo permanente o histórico.
En este proceso, la conservación total se aplica a aquellos documentos que tienen valor
permanente, es decir, los que lo tienen por disposición legal o los que por su contenido

VIGENCIA:2018-04-02
informan sobre el origen, desarrollo, estructura, procedimientos y políticas de la entidad
productora, convirtiéndose en testimonio de su actividad y trascendencia. Así mismo, son
patrimonio documental de la sociedad que los produce, utiliza y conserva para la
investigación, la ciencia y la cultura. (Mini- manual tabla de retención y trasferencias
documentales: versión actualizada, AGN, 2001. P.88.)
Cuando los documentos entregados presentan un soporte diferente del papel, deben
cumplir con determinadas normas de calidad que garanticen su conservación
permanente. Es el caso de microfilmes, bandas sonoras y videográficas, cintas
magnéticas y otros más.
En relación con el soporte papel y tintas, hay que preferir para la conservación aquellos
que presenten mayor garantía y durabilidad.
12.3 ACTIVIDAD 3: LIMPIAR Y RESTARURAR LOS DOCUMENTOS:
Se deben aspirar los documentos y unidades de conservación y en caso de tener
documentos que restaurar se emplearán las normas técnicas que establece el Archivo
General de la Nación.

VIGENCIA:2018-04-02
12.4 ACTIVIDAD 4: ELABORA EL INVENTARIO DE LOS DOCUMENTOS Y
SOPORTES DOCUMENTALES.
Las condiciones ambientales son las dadas para el almacenamiento y archivo de los
documentos en el archivo central, ya que este Archivo Histórico también debe gozar de
cuidados ambientales y físicos, al igual que el mobiliario.
Se debe tener en cuenta:
 Ubicar en los estantes las cajas de archivo inactivo, se procederá a elaborar su
inventario físico.
 El inventario reposará en el archivo histórico como control de la documentación que
reposa en él y la copia se conservará para su consulta en el archivo central.
12.5 ACTIVIDAD 3: UTILIZAR LAS UNIDADES DE CONSERVACIÓN
Cajas para el Archivo Histórico:
Dimensiones internas: ancho: 11,5 cm. x alto: 25,5 cm. x largo: 39 cm.
Dimensiones externas: ancho: 12,5 cm. x alto: 26,5 cm. x largo: 42,5 cm.

VIGENCIA:2018-04-02
Estas medidas se podrán ajustar de acuerdo con el formato de la documentación.
El diseño incluye una apertura superior y dos aletas fuelle para evitar el deslizamiento de
las unidades interiores como carpetas, legajos o libros.
 Una vez seleccionadas las series documentales a transferir, procederá a efectuar
sobre los documentos su limpieza, restauración si se requiere y quitar los elementos
metálicos (clips, ganchos de cosedora, ganchos legajadores y otros similares), si no
fueron retirados al ser trasladados al archivo central.
 Luego, se protegerán los documentos en sobres de cartulina desacidificada o con
tapas de cartulina desacidificada que deberán atarse con cinta de faya formando
paquetes. Los paquetes se guardarán en cajas de archivo inactivo también
desacidificadas para garantizar su conservación permanente.
 En caso de no contar con cajas de cartón desacidificado, las cajas de archivo inactivo
disponibles se recubrirán en su interior, con cartulina blanca, hasta cuando sea posible
conservar los documentos en las cajas indicadas en la instrucción anterior.
12.6 ACTIVIDAD 6: ROTULA LAS CAJAS Y CARPETAS DE CONSERVACION.
 Cada una de las cajas se numerará de manera secuencial al interior de cada serie
documental.

VIGENCIA:2018-04-02
 Cada una de las cajas deberá marcarse con el nombre de la serie documental y las
fechas extremas.
12.7 ACTIVIDAD 7: ALMACENA LOS DOCUMENTOS DENTRO DEL MOVILIARIO
DEL ARCHIVO HISTORICO.
 Las cajas se ubicarán en los estantes, en el lugar asignado a la serie documental
siguiendo la secuencia numérica de las cajas.

VIGENCIA:2018-04-02
13. PROCEDIMIENTO DISPOSICIÓN FINAL DE LOS DOCUMENTOS.
La Disposición final de los documentos es la decisión resultante de la valoración en
cualquier etapa del ciclo vital del documento, registrada en las Tablas de Retención y
Tablas de Valoración Documental11 (ADOF023) y (ADOF024), con miras a la
conservación total, eliminación, selección y/o reproducción por cualquier medio de
tecnología (que garantice la legalidad y perdurabilidad de la información).
13.1 ACTIVIDAD 1: SELECCIONAR LOS DOCUMENTOS PARA ELIMINAR:
Actividad resultante de la disposición final señalada en las tablas de retención o de
valoración documental, para aquellos documentos que han perdido sus valores primarios
y secundarios, sin perjuicio de conservar su información en otros soportes.12
Actividad de la disposición final señalada en las tablas de retención o de valoración
documental y realizada en el archivo central, con el fin de escoger una muestra de
documentos de carácter representativo, para su conservación permanente.
11Acuerdo 002 del 23 de enero del 2004, Archivo General de la Nación

12Archivo General de la Nación. Guía para la Implementación de un Programa de Gestión
Documental, Bogotá 2005

VIGENCIA:2018-04-02
Criterios para la Selección:
 “La selección puede aplicarse a documentación que ha perdido su vigencia.
 La selección debe aplicarse a series documentales voluminosas y cuyo contenido
informativo se repite o se encuentra registrado en otras series.
 La selección se aplica a series documentales cuyo valor informativo no amerita su
conservación total.
 Cuando una serie documental no requiere conservarse totalmente debe seleccionarse
a través de muestreo”.13
En el Manual de organización de fondos acumulados, AGN, 2004. P. 36- 37 Se establece:
Técnicas y criterios para la Selección:
De tipo cualitativo:
 Toma de ejemplares al azar.
 Muestreo selectivo o cualitativo con arreglo a una pauta determinada dando un valor
especial a ciertas series con fines de investigación. Se le atribuye ser poco objetiva y
proporcionar una visión sesgada o tergiversada de la serie.
13 13
Archivo General de la Nación. Guía para la Implementación de un Programa de Gestión
Documental. Bogotá, 2005

VIGENCIA:2018-04-02
De tipo Cuantitativo:
 Muestreo sistemático que tiene como guía la cronología, es decir, guardar ciertos años,
eliminar otros; conservar la producción de una serie correspondiente al primer
semestre, eliminar la producción correspondiente al segundo.
 Muestreo aleatorio. Toda unidad tiene igual probabilidad de presentar una serie; en
este caso es necesario aplicar una fórmula estadística.
13.2 ACTIVIDAD 2: RECEPCION Y ALMACENAMIENTO EN EL ARCHIVO

CENTRAL.
Una vez analizada la documentación si no han perdido los documentos con la vigencia,
los valores primarios y secundarios el documento vuelve al Archivo Central y será ubicado
en el mobiliario respectivo y se le ubicará nuevamente la respectiva rotulación.
Si ha cumplido se realiza el trámite ante el Comité de Archivo.
13.3 ACTIVIDAD 3: PRESENTAR INFORME AL COMITÉ DE ARCHIVO DE

LOS DOCUMENTOS QUE SE VAN A ELIMINAR.
“La decisión de eliminar documentos, si no está establecida por ley o reglamento, es
responsabilidad del Comité de Archivo de cada entidad”14.
14 14
Archivo General de la Nación. Guía para la Implementación de un Programa de Gestión Documental,
Bogotá, 2005

VIGENCIA:2018-04-02
Un principio que debe observarse es aquel según el cual los documentos que deben
eliminarse corresponden a lo señalado en las tablas de retención documental o en los
asuntos de las tablas de valoración documental.
Ninguna serie documental puede ser destruida sin estar previamente registrada en la
correspondiente tabla de retención. La eliminación deberá realizarse atendiendo lo
estipulado al respecto.
Las eliminaciones deben formar parte del proceso de preparación de las transferencias
primarias y secundarias, es decir, cuando los archivos de gestión transfieren al central y
este al histórico. En todos los casos deberá levantarse un acta acompañada de su
respectivo inventario.15
13.4 ACTIVIDAD 4: APROBAR LA DISPOSICION FINAL DE LOS DOCUEMENTOS:
El Comité de Archivo es el órgano competente para poder determinar la disposición final
de los documentos en la Universidad de Cundinamarca será el que determina que
14
Mini- manual tabla de retención y trasferencias documentales: versión actualizada, AGN, 2001. P.28-29.)
(Acta de Eliminación Formato AGN-FTR135
15 (Mini- manual tabla de retención y trasferencias documentales: versión actualizada, AGN, 2001.
P.28.)

VIGENCIA:2018-04-02
documentos se pueden dar de baja, teniendo en cuenta si los documentos perdieron sus
valores primarios, secundarios y jurídicos.
13.5 ACTIVIDAD 5. RECEPCION Y ALMACENAMIENTO EN EL ARCHIVO
CENTRAL.
Si el Comité de Archivo dispone que los documentos no se puedan eliminar, estos
vuelven al Archivo Central, si dispone que si se pueden eliminar se levantara la respectiva
relación de los documentos a eliminar y se continúa con la siguiente actividad
13.6 ACTIVIDAD 6. LEVANTA EL ACTA
Una vez realizada la relación se levantará un Acta de los documentos que se van a dar de
baja del Archivo Central, firmada por el Secretario General y el Secretario del Comité de
Archivo.
13.7 ACTIVIDAD 7. ELIMINAR DOCUMENTOS.
Una vez que se determine que documentos se van a eliminar, se procede a pasarlos por
la máquina destructora de papel, para que este salga en pequeñas tiras y no pueda ser
copiado o reconstruidas sus partes.

VIGENCIA:2018-04-02
14. CONSULTA Y PRESTAMO DE DOCUMENTOS.
El objetivo final de un proyecto de gestión de documentos es el de consolidar los archivos
como unidades de información; éstos tienen razón de ser en la medida en que la
información que almacenan es consultada y se proporciona cuando se solicita, con la
mayor celeridad, en el momento oportuno, con calidad, pertinencia y eficacia en el servicio
que se ofrece.
El servicio de información y consulta estará caracterizado por el suministro de la
información que reposa en los Archivos de Gestión, en el Archivo Central y en el Archivo
histórico o permanente.
La prestación de este servicio estará a cargo de la persona que tenga la función de
organizar los documentos de archivo, tanto en los archivos de gestión como en el archivo
central o en el permanente o histórico.
Todas las áreas que ofrezcan este servicio, deberán crear una cultura institucional de
“servicio al cliente” en cada uno de los funcionarios.

VIGENCIA:2018-04-02
El servicio se ofrecerá por consulta en sala, por solicitud vía correo electrónico o por fax y
siempre se llenará el registro de Consulta y Préstamo de Documentos (ADOF027).
La autenticación de documentos de la Universidad de Cundinamarca es competencia del
Secretario General.
El concepto de autenticación en este marco se debe entender como la constancia que se
ofrece en relación con que el documento reposa en el archivo de gestión, central o
histórico de la Universidad.
14.1 ACTIVIDAD 1: RECEPCIONAR LA SOLICITUD ESCRITA EN LA

OFICINA DE CORRESPONDENCIA.
Toda solicitud de consulta que se requiera en los Archivos de Gestión, Central o Histórico
deberá realizarse por escrito, con el fin de poder ubicar el documento o tipo documental
con antelación.
14.2 ACTIVIDAD 2: UBICAR EL DOCUMENTO EN EL ARCHIVO DE

GESTION CENTRAL O HISTORICO.
El funcionario del Archivo de Gestión de cada dependencia o el funcionario del Archivo
Central o Histórico ubicará el documento para poder ser consultado.

VIGENCIA:2018-04-02
14.3 ACTIVIDAD 3: CONSULTAR EL DOCUMENTO EN LA OFICINA DEL ARCHIVO
DE GESTION, ARCHIVO CENTRAL O HISTORICO.
La consulta de documentos en los archivos de gestión (dependencias administrativas),
por parte de los usuarios internos y externos, deberá efectuarse permitiendo el acceso a
los documentos cualquiera que sea su soporte. Si el interesado desea que se le expidan
copias o fotocopias, éstas deberán ser autorizadas por el jefe de la respectiva oficina y en
el caso del Archivo Central por el jefe de la dependencia o quien haga sus veces sólo se
permitirá cuando la información no tenga carácter de reservado conforme a la
Constitución o a las Leyes.
Reglamento para la Prestación del Servicio:
 Controlar a través de una ficha de consulta o de préstamo el servicio requerido, la
cual deberá diligenciar el funcionario que solicita el servicio. (ADDOF027)
 La ficha de consulta o préstamo la podrán firmar internamente los funcionarios de
la Universidad, siempre y cuando sean productores del documento que solicitan.
En su defecto, se solicitará el visto bueno del Jefe de la oficina productora, previa
a la entrega del documento al solicitante.

VIGENCIA:2018-04-02
 Los usuarios internos y externos firmarán la ficha de consulta y en ningún caso se
podrá efectuar el préstamo de un documento del archivo para fuera de este
(ADOF027).
 Cuando una dependencia solicite el préstamo de un expediente, se foliarán en el
extremo superior derecho con lápiz, cada una de las hojas que lo conforman y se
dejar constancia que a partir de ese momento y mientras dure la consulta la
responsabilidad sobre la documentación contenida en el expediente, recae en el
Jefe de la dependencia que ha solicitado el préstamo (ADOF027). En lo posible se
debe evitar este procedimiento, pero de ser necesario se puede facilitar la consulta
en otra dependencia, con la vigilancia de un funcionario del Archivo Central y el
Visto Bueno del Jefe de la dependencia.
 Siempre que se retire un expediente del archivo, se deberá colocar la ficha de
consulta y prestamos de documentos (ADOF027).
 Los originales de los Acuerdos, Resoluciones, Circulares, Contratos y Convenios,
así como la titulación de bienes muebles (escrituras) no podrán ser retirados de los
Archivos de Gestión o Central para su consulta. En estos casos se suministrará
siempre fotocopia. Se exceptuarán los documentos que para su aprobación exijan
de la presentación del original ante otras entidades y cuando sea imperativa la
notificación en el original, situación en la cual se deberá dejar fotocopia auténtica

VIGENCIA:2018-04-02
del documento, acompañada de la ficha de préstamo del original previa
autorización del Secretario General.
 La ficha de préstamo de un documento deberá estar firmada siempre por el Jefe
de la dependencia o por el funcionario de autorizado.
 Diariamente se deben revisar las fichas de préstamo, para efectuar el cobro de los
documentos que tengan vencido el plazo máximo de tres días hábiles. En primera
instancia, se efectuará telefónicamente y de no obtener respuesta satisfactoria se
procederá por escrito.
 El registro estadístico sobre el número de solicitudes de información, consultas y
usuarios que atienden los archivos de gestión y central se deberán registrar y
tabular, como mínimo una vez al mes. Estos registros de oferta y demanda de
información permitirán proyectar el servicio de información y consulta.
14.4 ACTIVIDAD 4: REGISTRAR EN LA PLANILLA DE REGISTRO DE CONSULTAS
En la oficina del Archivo de Gestión, Central o Histórico, se llevará el registro de todas las
consultas de la casilla del 1 al 9 (ADOF027) que se efectúen en la dependencia.
Así mismo, la expedición de copias como en la autenticación se debe dar aplicación a la
Resolución Rectoral 168 de 2006 que establece los costos a sufragar por estos
conceptos.

VIGENCIA:2018-04-02
Así mismo si el documento se requiere para ser retirado fuera de la dependencia se
procede de acuerdo a la siguiente actividad
El documento debe ser registrado en la planilla de préstamos y consultas (ADOF027) se
diligenciará de la columna 1 a la 9 sin dejar de omitir columna y fila.
14.5 ACTIVIDAD 5: SOLICITAR VISTO BUENO DEL JEFE LA DEPENDENCIA
PRODUCTORA O DEL SECRETARIO GENERAL PARA EL PRESTAMO DEL
DOCUMENTO FUERA DEL ARCHIVO CENTRAL
Como cualquier solicitud debe ser radicada en la oficina de correspondencia y coordinar
con el funcionario del Archivo de Gestión, Central o Histórico el respectivo préstamo.
Para realizar el préstamo de un documento fuera del Archivo de Gestión, se debe solicitar
el Vo.Bo. del Jefe de la dependencia productora, ya que el Jefe es el responsable de los
documentos.
Si es fuera del Archivo Central lo autoriza el jefe del Archivo Central, y si es para fuera de
la Universidad de Cundinamarca será con Vo.Bo. del Secretario General quien procederá
para el préstamo del documento de acuerdo la Ley.

VIGENCIA:2018-04-02
Para la consulta o fotocopia, requerido por otras entidades o personas particulares debe
hacerse solo con el visto bueno del jefe de la dependencia productora y estar motivada
mediante oficio
14.6 ACTIVIDAD 6: REGISTRAR DATOS EN LAS COLUMNAS 10 y 11 DE LA
FICHA DE CONSULTA Y PRESTAMO DE DOCUMENTOS:
Se registra el nombre del funcionario responsable del documento con letra legible en la
columna 9 y firmará en la columna 10, en la columna 11 se ubicará la fecha de devolución
del documento.
14.7 ACTIVIDAD 7: COLOCAR FICHA DE CONSULTA Y PRESTAMO DE
DOCUMENTOS DE DONDE SE RETIRA EL DOCUMENTO:
El funcionario del Archivo de Gestión, Central o Histórico, será el encargado de ubicar el
documento dentro del respectivo Archivo, con el fin de conservar los documentos.

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Cada vez que otra dependencia, entidad o persona requieran información referente a su
archivo, y sea indispensable retirar el expediente, diligencie la Ficha de Consulta y
Préstamo de Documentos (ADOF027), con el fin de conservar los documentos.
14.8 ACTIVIDAD 9: DEVOLVER EL DOCUMENTO AL ARCHIVO DE
GESTION, CENTRAL O HISTORICO.
El funcionario del Archivo de Gestión, Central o Histórico verificará que el documento está
en las condiciones que se le entregó y lo ubicará nuevamente en el sitio de donde se
sacó.
El funcionario del Archivo de Gestión Central o Histórico firmara en la columna 12 la
devolución del documento verificando la fecha de la entrega y si el documento llegó en su
totalidad.
14.9 ACTIVIDAD 9: COLOCAR DENUNCIO DE PÉRDIDA.
Cuando se extravíe, perdida de un expediente o documento, o se hurten los folios se
deberá colocar denuncia de pérdida ante las autoridades competentes y se deberá
informar a la dependencia competente sobre esta situación.

VIGENCIA:2018-04-02
15. BIBLIOGRAFÍA
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Reglamento General de Archivos. Santa Fe de
Bogotá. 1997.
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Guía para la implementación de un Programa de
Gestión Documental. Bogotá. 1995.
ARCHIVO DE BOGOTÁ. Una guía de procedimiento para la organización de fondos
documentales acumulados [en línea]. Bogotá: Secretaría General. Alcaldía Mayor de
Bogotá D. C., 2006. 71 p.
CASILIMAS ROJAS, Clara Inés; RAMÍREZ, Juan Carlos. Manual de Organización de
Fondos Acumulados. Archivo General de la Nación de Colombia, División de
Clasificación y Descripción. Imprenta Nacional de Colombia. Bogotá D.C.2004, 79 y 80 p.
COMPENDIO DE NORMAS TÉCNICAS COLOMBIANAS PARA LA ELABORACIÓN DE
DOCUMENTOS COMERCIALES. Bogotá, D.C. ICONTEC, 1999.

VIGENCIA:2018-04-02
CRITERIOS PARA LA ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN EN LAS
ENTIDADES PÚBLICAS Y PRIVADAS QUE CUMPLAN FUNCIONES PÚBLICAS Y
ELABORACIÓN DEL INVENTARIO DOCUMENTAL. En desarrollo de los artículos 21,
22, 23 y 26 de la Ley 594 de 2000. Acuerdo 042 de 2002. Consejo Directivo del Archivo
General de la Nación de Colombia. Bogotá, D. C., octubre 31 de 2002.
ENTREGA DE DOCUMENTOS Y ARCHIVOS A CARGO DE LOS SERVIDORES
PÚBLICOS. En desarrollo del artículo 15 de la Ley 594 de 2000. Acuerdo 038 DE
2002.Consejo Directivo del Archivo General de la Nación de Colombia. Bogotá, D.C.,
septiembre 20 de 2002.
GODOY de LOZANO, Julia; LÓPEZ ÁVILA, María Imelda; HERNÁNDEZ, Guillermo.
Organización de documentos de archivo. Mini/Manual No. 1, Archivo General de la
Nación de Colombia. Bogotá, 1995.
GODOY de LOZANO, Julia; LÓPEZ ÁVILA, María Imelda. Cartilla de Clasificación
documental. Archivo General de la Nación de Colombia. Bogotá, D.C., 2001.

VIGENCIA:2018-04-02
GODOY, Julia; LÓPEZ, Imelda; CASILIMAS, Clara. Tablas de retención y transferencias
documentales. Directrices básicas, e instructivos para su elaboración (versión
actualizada). Mini/Manual No. 4, Archivo General de la Nación de Colombia. 2001.
GTC. 185 DEL 2009. Guía Técnica Colombiana. ICONTEC.
JAIMES, Luis Ernesto; GARCÍA, María Clemencia. Pautas para diagnóstico integral de
archivos. Archivo General de la Nación de Colombia. Laboratorio de Restauración.
Imprenta Nacional de Colombia. Bogotá, D.C. 2003. 86 p.
JIMÉNEZ GONZÁLEZ, Gladys. Ordenación documental. Archivo General de la Nación
de Colombia. Bogotá, D.C., 2003. 36 p.
LINEAMIENTOS BÁSICOS PARA LA ORGANIZACIÓN DE FONDOS ACUMULADOS.
Acuerdo 002. Consejo Directivo del Archivo General de la Nación de Colombia. Bogotá,
D.C., 23 de enero de 2004.
MEDICIÓN DE ARCHIVOS. NORMA TÉCNICA COLOMBIANA, NTC 5029. Bogotá,
D.C. ICONTEC, 2001.

VIGENCIA:2018-04-02
MELO CASTRO, Alexander, TRIANA, Jorge William; PARADA Hernán. Guía para
administración de comunicaciones oficiales. Archivo General de la Nación de Colombia,
Grupo de Correspondencia y Archivo. E-Com Creatividad y Marketing. Bogotá, D.C.,
2003.
NORMAS TECNICAS ICONTEC-2004.
PAUTAS PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES EN
LAS ENTIDADES PÚBLICAS Y PRIVADAS QUE CUMPLEN FUNCIONES PÚBLICAS.
Acuerdo 060. Consejo Directivo del Archivo General de la Nación de Colombia. Bogotá,
D.C., 23 de enero de 2004.
NORMAS TECNICAS ICONTEC-2009.
NORMA TECNICA DE CALIDAD EN LA GESTION PUBLICA (NTCGP 1000:2009).
Gestión de la Calidad en el Sector Público.
PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN Y APLICACIÓN DE LAS TABLAS DE
RETENCIÓN DOCUMENTAL. En desarrollo del artículo 24 de la Ley 594 de 2000.
Acuerdo del Archivo General de la Nación de Colombia. Bogotá, D.C.

VIGENCIA:2018-04-02
CONTROL DE CAMBIOS
FECHA DE
VERSIÓN APROBACIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO
AAAA MM DD
1 2009 07 27 No Aplica
2 2013 05 23 Actualización al Manual
Ubicar los códigos de las dependencias con las
3 2014 10 10 Tablas de Retención documental que se va a
soportar la auditoria y ajuste a los procedimientos.
4 2015 07 27 Actualización.
5 2015 10 14 Inclusión de terminología.
Inclusión firmas autorizadas según circular
6 2016 07 22
No.0005 del 20-06-2016 de la Secretaría General.
7 2018 04 02 Se implementa el nuevo formato de Manual
establecido por el SIG. Se modifica e incluye
terminología documental, se quita el término de
protocolos informáticos normatividad y redacción
del Manual.
ELABORÓ
NOMBRES Y APELLIDOS CARGO
Ruth Elisa Cárdenas Bayona Jefe de Archivo y Correspondencia
María Natalí Uribe Rodríguez Técnico II
Diana María Castaño Bachiller Técnico II
Jorge Luis Rodríguez Peñaloza Técnico I
Luis Sebastián Romero Solórzano Técnico
Rosa Aura Calderón Montañez Auxiliar de Oficina I
María Angélica Salazar García Auxiliar de Oficina
Wanda Catalina Gómez Mican Técnico
Carlos Arturo Celi Ruge Secretario Auxiliar
Juan Sebastián Valero Bedoya Auxiliar de Oficina
Sandra Milena Angel Buitrago Técnico, Extensión Zipaquirá.
Ana Beatriz Perdomo Peña Auxiliar de Oficina I. Seccional Girardot.
Claudia Inés Ruiz Moya Secretaria Ejecutiva. Seccional Ubaté.
Sandra Amparo Pérez Cifuentes. Auxiliar de Oficina I. Extensión Facatativá.
Sandra Milena Ángel Buitrago Técnico, Extensión Zipaquirá.
Martha Cecilia Cárdenas Reyes Auxiliar de Oficina I. Extensión Soacha.

VIGENCIA:2018-04-02
Sonia Omaira Sánchez Heraque. Secretaria. Extensión Chocontá.

Luisa Fernanda Araque Sánchez Auxiliar de Oficina I. Extensión Chía.
Germán Alberto Castro Guerrero Técnico I. Oficina Bogotá.
REVISÓ
NOMBRES Y APELLIDOS CARGO
RUTH ELLISA CARDENAS BAYONA Jefe de Archivo y Correspondencia
APROBÓ (GESTOR RESPONSABLE DEL PROCESO)
NOMBRES Y CARGO FECHA
APELLIDOS AAAA MM DD
RUTH ELLISA CARDENAS Jefe de Archivo y
BAYONA Correspondencia. 2018 04 02


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9.2 ACTIVIDAD 2: RADICAR, REGISTRAR EL DOCUMENTO O TIPO

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11.8 ACTIVIDAD 8: TRANSFIERE LOS DOCUMENTOS

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14.5 ACTIVIDAD 5: SOLICITAR VISTO BUENO DEL JEFE LA

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PROCESO GESTION DOCUMENTAL VERSION: 7

La Universidad de Cundinamarca de conformidad con el artículo primero del Estatuto

General señala: “La Universidad de Cundinamarca es una Institución Estatal de

departamental en la Ordenanza número 045 del 19 de Diciembre de 1.969, por medio de

la cual se creó el Instituto Técnico Universitario de Cundinamarca ITUC y fue reconocida

como Universidad mediante Resolución No. 19530 de Diciembre 30 de 1.992 del

Ministerio de Educación Nacional, y de conformidad con la Constitución Política, la Ley 30

de 1992 y los Decretos Reglamentarios, es un ente autónomo e independiente, con

personería jurídica, autonomía académica, administrativa, financiera, presupuestal y de

gobierno, con rentas y patrimonio propios, y vinculada al Ministerio de Educación Nacional

haciendo parte del Sistema Universitario Estatal. La Universidad de Cundinamarca es

una entidad del orden Departamental, basada en principios Legales y Constitucionales

que rigen el país”.

Documento controlado por el Sistema de Gestión de la Calidad

PROCESO GESTION DOCUMENTAL VERSION: 7

Documental en Colombia adelante acciones encaminadas para su aplicación y

cumplimiento en todas sus Unidades Administrativas, quedando así la evidencia de la

gestión pública, orientada a racionalizar el trámite de los documentos, promoviendo la

organización técnica de los Archivos de Gestión, Central e Histórico en las entidades

oficiales, estimulando la conservación y consulta de los archivos y propendiendo por el

cuidado de los documentos desde su inicio hasta su disposición final.

El MANUAL DE GESTION DOCUMENTAL Se debe adoptar en todas las Dependencias

Académicas, Administrativas e Investigativas y requiere ser aplicado en la Universidad de

Cundinamarca, el cual contiene los lineamientos que aplican en la administración de las

el fin de lograr la eficiencia, eficacia y efectividad en el desarrollo de las actividades y en

la toma de decisiones institucionales, mostrando actividades que deben seguirse para el

desarrollo de la producción documental.

EL MANUAL DE GESTION DOCUMENTAL da una orientación para los funcionarios en la

implementación de los procedimientos archivísticos de organización documental que

incluye selección, distribución, almacenamiento, recuperación, clasificación, ordenación,

Documento controlado por el Sistema de Gestión de la Calidad

PROCESO GESTION DOCUMENTAL VERSION: 7

descripción, protección, conservación, depuración, hasta su disposición final de los

documentos en la gestión documental en la Universidad de Cundinamarca.

Responde a la política de calidad y al Sistema Integrado de Gestión y Control,

desarrollando el Proceso de Gestión Documental dentro de la estructura organizacional, la

de calidad a nivel institucional.

Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000-2009 y ,MECI en lo relacionado con el

de los procedimientos archivísticos de los documentos que se generan en la labor diaria

de cada dependencia en cuanto a la Producción de comunicaciones y tipos

documentales, la recepción, trámite, la respectiva clasificación, organización y

almacenamiento de los documentos en los Archivos de Gestión, Central e Histórico,

también la consulta y préstamo de los documentos, contempla toda la organización de

Documento controlado por el Sistema de Gestión de la Calidad