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Grupo de procesos de Planificación

Fuentes:
• Information Technology Project Management, Fifth Edition,
Copyright 2007
• PMBOK, Quinta edición

Preparó: Ing. Ismael Castañeda Fuentes


Objetivos de Aprendizaje
 Describir un marco general para la Gestión de la Integración del proyecto refiriéndose
a las otras áreas del conocimiento de gerencia, la gestión de proyectos y el ciclo de
vida del proyecto

 Describir el desarrollo del Plan para la Dirección del Proyecto

 Comprender los elementos para una buena gestión del Alcance del Proyecto

 Explicar el proceso de Planificación del Alcance

 Describir el contenido de un Plan de Gestión del Alcance

 Describir el proceso de desarrollo de la Declaración del Alcance del Proyecto

 Analizar el proceso de definición del Alcance

 Describir el trabajo para construir una EDT


Usando el enfoque por analogía, de arriba abajo, de abajo hacia arriba y de mapas mentales
Grupo del Proceso de Planificación

 El objetivo principal de la planificación del proyecto es orientar la ejecución


Grupo de proceso vs Área de Conocimiento
Áreas de conocimiento Grupo del Proceso de Planificación
4. Gestión de la integración del proyecto 4.2 Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto
5.1 Planificar la gestión del alcance
5.2 Recopilar Requisitos
5. Gestión del alcance del proyecto
5.3 Definir el Alcance
5.4 Crear la EDT
6.1 Planificar la gestión del cronograma
6.2 Definir las Actividades
6.3 Secuenciar las Actividades
6. Gestión del Tiempo del proyecto
6.4 Estimar los Recursos de las Actividades
6.5 Estimar la Duración de las Actividades
6.6 Desarrollar el Cronograma
7.1 Planificar la gestión de costos
7. Gestión de los costos del proyecto 7.2 Estimar Costos
7.3 Determinar el Presupuesto
8. Gestión de la Calidad del proyecto 8.1 Planificar la gestión de la Calidad
9. Gestión de los Recursos Humanos del proyecto 9.1 Planificar la gestión de Recursos Humanos
10. Gestión de las Comunicaciones del proyecto 10.2 Planificar la gestión de las Comunicaciones
11.1 Planificar la Gestión de Riesgos
11.2 Identificar Riesgos
11. Gestión de los Riesgos del proyecto 11.3 Realizar Análisis Cualitativo de Riesgos
11.4 Realizar Análisis Cuantitativo de Riesgos
11.5 Planificar la Respuesta a los Riesgos
12. Gestión de las adquisiciones del proyecto 12.1 Planificar la gestión de las Adquisiciones
13 Gestión de los interesados del proyecto 13.2 Planificar la gestión de los interesados
Desarrollar el plan para la dirección del proyecto
5.1
Planificar la gestión
del alcance

Gestión de la Integración del Proyecto 5.6


Controlar el Alcance
4.1
Activos de procesos de Desarrollar el Acta
de Constitución del 6.1
la organización Proyecto Planificar la gestión
Factores ambientales de del cronograma
la Empresa
Empresa/ 6.7
Organización Controlar el
Acta de constitución Cronograma

7.1
4.2 Panificar la gestión
Desarrollar el Plan de costos
para la Dirección
del Proyecto
Plan de dirección del proyecto
7.4
Controlar costos

Salidas de otros 4.3


Procesos Plan de gestión de comunicaciones Dirigir y Gestionar la 8.1
Ejecución del
Plan de gestión de costos Proyecto Planificar la gestión
de la Calidad
Plan de recursos humanos
Plan de gestión de adquisiciones 9.1
Planificar la gestión
Plan de mejoras de procesos 4.4
Monitorear y de Recursos
Humanos
Plan de gestión de calidad Controlar el Trabajo
del Proyecto
Plan de gestión de requerimientos 10.1
Plan de gestión de riesgos Planificar la gestión
de las
Plan de gestión de riesgos 4.5 Comunicaciones
Realizar el Control
Plan de gestión del cronograma Integrado de
Cambios 10.3
Plan de gestión del alcance Controlar las
Comunicaciones
Plan de gestión de interesados
Línea base de costo 11.1
4.6
Línea base de alcance Cerrar Proyecto o Planificar la Gestión
Fase de Riesgos
Actualizaciones al plan de gestión
11.6
Controlar los
Riesgos

12.1 12.3 12.4 13.2 13.4


Planificar la gestión Controlar las Cerrar las Planificar la Gestión Controlar los
de las Adquisiciones Adquisiciones Adquisiciones de los Interesados compromisos de los
Interesados
Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto
Proceso donde se documentan las
acciones para definir, preparar, integrar y
Acta de constitución del proyecto
coordinar los planes subsidiarios.

Salida:
Factores Ambientales de la Plan para la Dirección del Proyecto
Empresa Plan para la dirección
del Proyecto  Establece el orden y características de
Activos de los Procesos de la los procesos del proyecto
Organización
Desde su planeación hasta su cierre
Ayuda a orientar la Ejecución y el Control
del Proyecto
 Entradas:
 Acta de constitución del proyecto
Interesados
 Planes subsidiarios que pertenecen a
Calidad
Adquisiciones otras áreas del conocimiento
Costos
Riesgos  Factores ambientales de la empresa
Tiempo
Comunicaciones  Activos de los procesos de la
Alcance organización
Recursos humanos
 Lo elaboran:
 Gerente del proyecto
 Equipo de dirección del proyecto (PMO)
Buena Gestión de la Integración del proyecto

 Gerentes de proyecto
 Coordinan todas las áreas de conocimiento
 Durante todo el ciclo de vida del proyecto

 Gerente: "Panorama General" vs “Concentración en detalles”

 Gestión de Integración del Proyectos vs Integración de Software


Plan para la Dirección del Proyecto – Elementos típicos

 Introducción y panorama general del proyecto

 Descripción de cómo esta organizado el proyecto

 Gestión y procesos técnicos utilizados en el proyecto

 Trabajo a realizar

 Cronograma

 Información presupuestaria
Plan para la Dirección del proyecto - Ejemplo

SECCIONES PRINCIPALES TEMAS DE LA SECCIÓN

PANORAMA Propósito, alcance y objetivos; limitaciones e hipótesis;


entregables; resumen del cronograma y del presupuesto;
evolución del plan

ORGANIZACIÓN DEL PROYECTO Interfaces externas; estructura interna; roles y


responsabilidades

PLAN DE PROCESOS DE GESTIÓN Plan de inicio (estimaciones, equipo, adquisición de recursos,


planes de entrenamiento al equipo), plan de trabajo(
actividades, cronograma, recursos, presupuesto); plan de
control; plan de gestión de riesgos; plan de cierre
PLAN DE PROCESOS TECNICOS Modelo del proceso; métodos, herramientas y técnicas; plan
de infraestructura; plan de aceptación del producto

PLAN DE PROCESOS DE SOPORTE Plan de gestión de la configuración; plan de validación y


verificación; plan de documentación; plan de aseguramiento
de la calidad; revisiones y auditorias; plan de solución de
problemas
Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto

Entradas Herramientas y técnicas Salidas


1. Acta de Constitución del Proyecto 1. Juicio de Expertos 1. Plan para la Dirección del Proyecto
2. Salidas de otros Procesos 2. Técnicas de facilitación
3. Factores Ambientales de la
Empresa
4. Activos de los Procesos de la
Organización

 Pertenece al grupo del Proceso de Planificación


 Pertenece al área de conocimiento Gestión de la Integración del proyecto
Grupo del Proceso de Planificación
Plan Subsidiario: Gestión del alcance

Fuentes:
• Information Technology Project Management, Fifth Edition,
Copyright 2007
• PMBOK, Quinta edición

Preparó: Ing. Ismael Castañeda Fuentes


Planificar la gestión del alcance

Gestión del Alcance del Proyecto


Empresa/
Organización
Activos de procesos de
la organización Plan de gestión de
Factores ambientales de 5.1 requerimientos
Planificar la gestión
la Empresa del alcance

Plan de gestión
del alcance
5.2
Recopilar Requisitos
4.1
Desarrollar el Acta
de Constitución del Acta de constitución
Proyecto
5.3
Definir el Alcance

4.2
Desarrollar el Plan
para la Dirección del
Proyecto Plan de dirección del 5.4
proyecto Crear la EDT
Gestión del alcance del proyecto

 Alcance
Trabajo involucrado en la creación de productos del proyecto y
El proceso utilizado para crearlos

 Entregable
Producto resultado del proyecto
Ejemplos: hardware, software, documentos de planeación, actas de reunión

 Gestión del alcance del proyecto


Proceso que incluye definir y controlar que está o no incluido en un proyecto.
Gestión del alcance del proyecto
INICIACIÓN PLANIFICACIÓN
Acta de constitución del proyecto

Recopilar requisitos
Registro de interesados

Documentación Plan de gestión Matriz de trazabilidad


de requisitos de requisitos de requisitos

Definir el alcance

Línea base del alcance

Declaración del alcance del proyecto

Crear la EDT

EDT Diccionario de la EDT


Recopilar requisitos
 Se definen y documentan las necesidades de los interesados para cumplir con los
objetivos del proyecto.

 Se decide qué se definirá, verificará y controlará en el alcance.


Requisitos Incompletos y Cambiantes - Reducirlos
 Elaborar y seguir un Proceso de Gestión de Requerimientos

 Utilizar técnicas para obtener una mayor participación de los usuarios


 Elaboración de prototipos
 Modelado de casos de uso …

 Poner los requerimientos por escrito y mantenerlos actualizados

 Crear Base de Datos de Gestión de Requerimientos


Para documentar y controlar los requerimientos

 Proporcionar pruebas adecuadas y realizarlas durante todo el Ciclo de Vida

 Revisar los Cambios desde una perspectiva de Sistemas

 Hacer hincapié en las Fechas de Finalización para centrarse en lo más importante

 Asignar recursos específicos para manejar solicitudes de Cambios / Mejoras


Plan para la Dirección del Proyecto – Alcance Plan subsidiario

Plan para la dirección


del Proyecto

Interesados Alcance
Adquisiciones Recopilar requisitos Calidad
Riesgos Documentación de requisitos Costos
Comunicaciones Plan de gestión de requisitos Tiempo
Matriz de rastreabilidad
Recursos Definir el Alcance
humanos Crear la EDT
Recopilar Requisitos

Gestión del Alcance del Proyecto

5.1
Planificar la gestión
del alcance
4.1
Desarrollar el Acta Plan de gestión de 8.1
de Constitución del
Proyecto requerimientos Planificar la gestión
de la Calidad
Acta de constitución Plan de gestión del alcance

5.2 12.1
Recopilar Planificar la gestión
Requisitos Documentación de de las Adquisiciones
Registro de interesados
requerimientos
Plan de gestión de
13.1 interesados
Identificar a los
Interesados Matriz de trazabilidad
de requerimientos

13.2 5.3 5.5


Planificar la Gestión Definir el Alcance Validar el Alcance
de los Interesados

5.4 5.6
Crear la EDT Controlar el Alcance
Recopilar Requisitos

Entradas Herramientas y técnicas Salidas


1. Plan de Gestión del Alcance 1. Entrevistas 1. Documentación de Requisitos
2. Plan de Gestión de Requisitos 2. Grupos de Opinión 2. Matriz de Rastreabilidad de
3. Plan de Gestión de Interesados 3. Talleres Facilitados Requisitos
4. Acta de Constitución del Proyecto 4. Técnicas Grupales de Creatividad
5. Registro de Interesados 5. Técnicas Grupales de Toma de
Decisiones
6. Cuestionarios y Encuestas
7. Observaciones
8. Prototipos
9. Estudios Comparativos
10. Diagramas de Contexto
11. Análisis de Documentos

 Pertenece al grupo del Proceso de Planificación


 Pertenece al área de conocimiento Gestión del Alcance del proyecto
Ejemplo de Matriz de rastreabilidad de requisitos*

Tomado de Dharma Consulting


Definir el Alcance del Proyecto

 Describe detalladamente lo que se va a realizar en el proyecto

 Se revisa
 Autorización legal del proyecto
 Alcance preliminar
 Información de los requerimientos desarrollados
 Solicitudes de cambio aprobadas

 Alcance del Proyecto


Más claro y específico a medida que pasa el tiempo
Plan de Gestión del Alcance - Ejemplo
Nombre del proyecto
Proyecto de actualización de sistemas de información

Introducción
El propósito de este documento es proveer una guía para preparar documentos importantes sobre la gestión del alcance relacionados con este proyecto

Preparando la declaración del alcance


La declaración preliminar dará las bases para la preparación de una declaración de alcance mas detallada. La declaración del alcance debe ser revisada con los
interesados clave del proyecto, en especial el patrocinador y los usuarios finales. Use plantillas corporativas cuando estas estén disponibles y asegúrese de tener
expertos en la declaración del alcance.
Cada versión del alcance debe estar etiquetada adecuadamente y fechada para asegurarse de que cada uno utilice la versión mas reciente. Los cambios y adiciones
serna debidamente comunicados. El alcance estará disponible por medio de una clave en el sitio Web del proyecto.

Creando la EDT
El equipo del proyecto trabajará conjuntamente en la creación de la EDT. El patrocinador y el comité revisaran la EDT para verificar que todas las actividades necesarias
para culminar el proyecto están incluidas. El equipo de trabajo revisará EDTs de proyectos similares y las guías de la compañía para crear la EDT y enfocarse en
determinar los entregables del proyecto. El equipo determinara las tareas necesarias para completar cada entregable. La EDT debe ser revisada tantas veces como sea
necesario y el comité y el patrocinador deben aprobar dichas revisiones.

Verificar que los entregables están completos


El gerente de proyecto trabajará con el patrocinador y el comité para desarrollar un proceso para verificar el éxito y si esta completo cada entregable. En general el
patrocinador será el encargado de verificar que estén completos los entregables importantes. Los contratos deberán incluir cláusulas describiendo el proceso de
verificación del alcance.

Gestionando las peticiones de cambios a la declaración del alcance


Todas las peticiones de cambios sobre el alcance que tengan un efecto significativo en los requerimientos deben seguir un proceso formal de control de cambios. Una
petición de cambio será completada y revisada por el grupo de diseño.
Plan de Gestión del Alcance – Ejemplo continuación

Acta del proyecto:


Las actualizaciones afectarán los servidores…

Declaración preliminar del alcance:


Servidores: si son necesarios servidores adicionales para este proyecto, estos deberán ser compatibles con los servidores
existentes. Si es más económico mejorar los servidores actuales esas mejoras deberán ser reportadas al CIO para
aprobación. Ver las especificaciones de los servidores actuales en el Anexo 6. El CEO debe aprobar un plan detallado
describiendo los servidores y su localización al menos dos semanas antes de la instalación.

Declaración del alcance del proyecto Versión 1:


Servidores: Este proyecto necesitará de la compra de 10 servidores nuevos para soportar la Web, Intranet, Base de datos,
aplicaciones, y funciones de impresión. Dos de cada tipo de servidor será comprado y se utilizará para este proyecto. La
descripción detallada de los servidores están en el Brochure del producto en el Apéndice 8 con su respectivo plan de
localización.
Plan para la Dirección del Proyecto – Alcance Plan subsidiario

Plan para la dirección


del Proyecto

Interesados Alcance
Adquisiciones Recopilar requisitos Calidad
Riesgos Definir el Alcance Costos
Comunicaciones Declaración de alcance Tiempo
Crear la EDT
Recursos
humanos
Definir el Alcance

Documentos del
Gestión del Alcance del Proyecto proyecto

5.1 5.2
Planificar la gestión Recopilar Requisitos
Empresa/ del alcance
Organización
Activos de procesos de
la organización Documentación de
Plan de gestión
del alcance requerimientos

Documentos del proyecto actualizados


5.3 6.3
Definir el Alcance Secuenciar las
Acta de constitución Declaraciones de Actividades
alcance del
proyecto
4.1
Desarrollar el Acta 6.5
de Constitución del Estimar la Duración
Proyecto de las Actividades

5.4
Crear la EDT 6.6
Desarrollar el
Cronograma
Definir el Alcance

Entradas Herramientas y técnicas Salidas


1. Plan de Gestión del Alcance 1. Juicio de Expertos 1. Declaración del Alcance del
2. Acta de Constitución del Proyecto 2. Análisis del Producto Proyecto
3. Documentación de Requisitos 3. Identificación de Alternativas 2. Actualizaciones a los Documentos
4. Activos de los Procesos de la 4. Talleres Facilitados del Proyecto
Organización

 Pertenece al grupo del Proceso de Planificación


 Pertenece al área de conocimiento Gestión del Alcance del proyecto
Plan para la Dirección del Proyecto – Alcance Plan subsidiario

Plan para la dirección


del Proyecto

Interesados Alcance
Adquisiciones Recopilar requisitos Calidad
Riesgos Definir el Alcance Costos
Comunicaciones Crear la EDT Tiempo
EDT
Recursos Diccionario de la EDT
humanos Línea base del alcance
EDT*

 Agrupación orientada a la prestación de los componentes del proyecto

 Organiza y define el alcance total del proyecto

 Documento que proporciona la base para la planificación y la gestión


del programa, costos, recursos y cambios del proyecto

 Subdivide el producto del proyecto en Paquetes de trabajo*

EDT Estructura de Desglose del Trabajo


WBS Work Breakdown Structure
Paquete de trabajo: Nivel más bajo de la EDT
EDT – Ejemplo: intranet organizada por producto

Intranet

Diseño del sitio Web Diseño del Inicio Páginas de mercadeo Páginas de ventas

Mapa del sitio Textos Textos Textos

Diseño gráfico Imágenes Imágenes Imágenes

Programas Links Links Links


EDT - Ejemplo
EDT – Ejemplo: organizada por fases
EDT – Ejemplo: intranet organizada por fases

Proyecto de
Nivel 0 intranet

Nivel 1 Diseño del Desarrollo del Despliegue del


Concepto Soporte
sitio sitio sitio

Evaluar los Definir Definir Desarrollar Equipo de


Sistemas Definir El riesgo y El plan Desarrollo Web
funcionalidad
Nivel 2 actuales requerimientos Enfoque de Del proyecto Breve
específica
Gestión de
riesgos

Definir los Definir los Definir los Definir los


Nivel 3 Requerimientos de Requerimientos de Requerimientos de Requerimientos de
Los usuarios contenido sistema Servidor propietario
EDT – Ejemplo: presentada en entregables
EDT – Ejemplo: presentada en forma tabular

1.0 Concepto
1.1 Evaluar los sistemas actuales
1.2 Definir Requerimientos
1.2.1 Definir requerimientos de usuario
1.2.2 Definir requerimientos de contenido
1.2.3 Definir requerimientos de sistema
1.2.4 Definir requerimientos de servidor propietario
1.3 Definir funcionalidad específica
1.4 Define riesgos y la gestión orientada al riesgo
1.5 Desarrollar el plan de desarrollo
1.6 Equipo de trabajo
2.0 Diseño del sitio Web
3.0 Desarrollo del sitio Web
4.0 Entrega
5.0 Soporte
EDT – Ejemplo: Diagrama Gantt en Microsoft Project

EDT cronograma
EDT – Ejemplo: Diagrama Gantt organizado por grupos de procesos

EDT cronograma
EDT - Ejemplo: presentación por tareas

3.0 Ejecución
3.1 Encuesta
3.2 Entradas de usuario
3.3 Contenido de la intranet
3.3.1 Plantillas y herramientas
3.3.2 Artículos
3.3.3 Links
3.3.4 Pregunte al experto
3.3.5 Función de solicitudes del usuario
3.4 Diseño de la intranet
3.5 Construcción de la intranet
3.6 Pruebas del sitio
3.7 Promoción del sitio
3.8 Entrega del sitio
3.9 Medición de los beneficios del proyecto
EDT - Enfoques para desarrollo

 Líneas base
Tomar de los activos de la Empresa líneas base para la preparación de EDTs

 Analogía
Revisar EDTs de proyectos similares y adaptarlos al proyecto

 Arriba - abajo
Comenzar con los ítems más grandes del proyecto hacia los mas pequeños

 Abajo - arriba
Empezar con las tareas más específicas hacia las más generales

 Mapa mental
Técnica que utiliza ramas que salen a partir de una idea central para estructurar los
pensamientos y las ideas
EDT – Ejemplo: mapa mental

Proyecto
de actualización
de TI
EDT – Ejemplo: presentado en forma gráfica

Proyecto de actualización de TI

Adquirir hardware y Instalar hardware y


Gestión del proyecto Actualizar inventario
software software

Realizar el inventario
Actualizar la BD Servidores Hardware de Usuario
físico

Edificio A Edificio B Edificio C

Portátiles PCs
Diccionario de la EDT y línea base del Alcance

 Diccionario de EDT
Documento que describe detalladamente cada elemento de la EDT
Muchas tareas de la EDT son vagas y deben explicarse más, así las personas sabrán qué hacer y
podrán estimar cuánto tiempo se tardarán y cuánto les costará realizar la tarea

 Línea base de alcance


Se utiliza para medir el rendimiento en el logro de los objetivos del alcance del proyecto.
 Declaración del Alcance del Proyecto
 EDT
 Diccionario de la EDT
EDT y Diccionario de la EDT - Consejos*
 Una unidad de trabajo debe aparecer en solo un lugar en la EDT

 Las tareas contenidas en un elemento de la EDT es la suma de los elementos de la EDT


por debajo de él

 Un elemento de la EDT es la responsabilidad de un solo individuo, aunque muchas


personas pueden estar trabajando en él
 La EDT debe ser coherente en la forma en que cada tarea realmente será realizada,
debe servir al equipo del proyecto en primer lugar, y para otros fines sólo si son
prácticos
 Los miembros del equipo del proyecto deben participar en el desarrollo de la EDT
para garantizar la coherencia
 Cada ítem de la EDT debe ser documentado en el diccionario de la EDT para garantizar
la correcta comprensión del alcance de las tareas incluidas y no incluidas en ese ítem
 La EDT debe ser una herramienta flexible para adaptarse a los cambios inevitables,
mientras mantiene controlado, que el contenido del trabajo del proyecto esté de
acuerdo con la declaración del alcance

*Cleland, David I. Project Management: Strategic Design and Implementation, 1994


Crear la EDT

Documentos del
proyecto

Gestión del Alcance del Proyecto


4.2
Desarrollar el Plan
5.1 para la Dirección del
Planificar la gestión
del alcance Plan de gestión Proyecto
del alcance

5.2 6.2
Recopilar Requisitos 5.3 Definir las
Definir el Alcance Actividades

Documentación de Declaraciones de
requerimientos alcance del proyecto 7.2
Estimar Costos
Documentos del proyecto actualizados
Empresa/ 5.4
Organización Crear la EDT
Activos de procesos de Línea base del
la organización alcance
7.3
Determinar el
Factores ambientales de Presupuesto
la Empresa

5.5 11.2
Validar el Alcance Identificar Riesgos

11.3
Realizar Análisis
Cualitativo de
Riesgos
Crear la EDT

Entradas Herramientas y técnicas Salidas


1. Plan de Gestión del Alcance 1. Descomposición 1. Línea Base del Alcance
2. Declaración del Alcance del 2. Juicio de Expertos 2. Actualizaciones a los Documentos
Proyecto del Proyecto
3. Documentación de Requisitos
4. Factores Ambientales de la
Empresa
5. Activos de los Procesos de la
Organización

 Pertenece al grupo del Proceso de Planificación


 Pertenece al área de conocimiento Gestión del Alcance del proyecto
Plan para la Dirección del Proyecto – Alcance Plan subsidiario

Plan para la dirección


del Proyecto

Alcance
Interesados Recopilar requisitos Calidad
Adquisiciones Documentación de requisitos Costos
Riesgos Plan de gestión de requisitos Tiempo
Matriz de rastreabilidad
Comunicaciones
Definir el Alcance
Recursos Declaración de alcance
humanos Crear la EDT
EDT
Diccionario de la EDT
Línea base del alcance