¿QUÉ ES UN KARDEX?

El kardex es un documento, tarjeta o registro utilizado para mantener el control de

la mercadería cuando se utiliza el método de permanencia en inventarios, con este
registro podemos controlar las entradas y salidas de las mercaderías y conocer las
existencias de todos los artículos que posee la empresa para la venta.

LA TARJETA KARDEX
La tarjeta Kardex, es un documento administrativo de control, el cual incluye datos
generales del bien o producto, existen muchos tipos de kardex, pero como
hablamos de inventarios hablaremos de la tarjeta Kardex de inventario la cual, es
una herramienta que le permite tener reportes con información resumida acerca de
las transacciones.
En las también conocidas tarjetas kardex de inventario se ingresan datos
generales sobre dichos bienes con el objetivo de llevar el control de sus
movimientos al rastrear las entradas y salidas de estos artículos para, a su vez,
elaborar reportes. Esta labor operativa anteriormente se realizaba manualmente,
pero ahora existen software administrativos que contienen kardex dentro de sus
componentes. De lo cual hablaremos más adelante.

TIPOS DE KARDEX
A. Método UEPS (Últimas entradas – Primeras salidas): Es una técnica de
valoración que se determina cuando las últimas existencias en llegar son las
primeras en salir. Manteniendo activos bajos, menores impuestos y mejores
utilidades. Muchos países no lo permiten. Conociéndola también como LIFO.
(Iniciales en inglés).
B. Método PEPS (Primeras entradas – Primeras salidas): Es una técnica de
valoración que en otros países lo conocen como FIFO (Iniciales en inglés). Se
genera cuando las mercaderías adquiridas son vendidas primero. Evitando que el
producto se deteriore.
C. Método Promedio Ponderado: Es un método donde se determina el costo
medio de la producción de una existencia o mercadería. Buscando la actualización
de los precios en cada compra.

CARACTERÍSTICAS DEL KARDEX

1. Detalle de las entradas y salidas de existencias.
2. Buena base de datos del manejo de los inventarios.
3. Ubicación de las existencias.
4. Algunos Kardex son enlazados con las máquinas de impresión de
comprobantes de pago.
5. Plan de trabajo relacionado a inventarios.

El kardex en los softwares

Una de las ventajas de tener un software administrativo en una empresa es que a
través de él se pueden manejar y monitorear numerosas operaciones de todas las
áreas; y por supuesto, el inventario debe ser uno de los departamentos más
organizados, ya que como vimos anteriormente, muchos aspectos de la empresa
dependen de su optimización.

Anteriormente resultaba engorroso y demorado encontrar información relacionada al

producto, ya que el kardex se llenaba a mano en hojas de papel, que demandaba un
proceso de conservación de documentos y pasar por otro procedimiento para
encontrar datos específicos en determinado momento.

Hoy en día, este proceso de control se hace a través de plataformas digitales

electrónicas, en las que luego de hacer el ingreso del inventario en el sistema, el
mismo mecanismo registra los movimientos de los productos, de manera automática,
para que luego el empresario pueda visualizarlo en forma de reporte.

Determinación del Costo de la mercadería vendida

A diferencia de la contabilidad general, la contabilidad de los costos de la

mercadería vendida, es solamente para el uso interno y no de carácter obligatorio,
por lo que no existe un método o sistema de costos estándar para todas las
empresas, sino que cada empresa puede adaptar el sistema o método más
conveniente de acuerdo a sus necesidades y objetivos.
Es decir que cuando se efectúa una venta, todo no es utilidad para el vendedor,
puesto que, para vender ese valor, debió haberse comprado un bien, para lo cual
indudablemente hubo una necesidad de incurrir en un costo que se conoce como
el costo de la mercadería vendida.
Es decir que para determinar el costo de la venta es algo muy sencillo, porque
todo lo que se debe hacer es restar al valor de la venta, el valor que se invirtió en
el producto vendido. Cuando se venden grandes cantidades y se manejan multitud
de productos, el proceso de determinación del costo de venta es mucho más
complejo.
El costo de la mercadería vendida, está compuesto por el costo del producto más
el porcentaje de utilidad deseado por el vendedor. Y de aquí se puede observar la
importancia que tiene el costo de ventas, pues de él depende en buena parte el
porcentaje de utilidad, porque que no siempre se puede tener control absoluto
sobre el precio de venta.

Costo básico: Es el precio que figura en la lista de precios. Simple, el mismo

número que figura en la lista, forma parte del costo.
Descuentos por cantidad: Los descuentos por cantidad se tienen que tomar en la
medida en que sea un descuento al que se acceda de forma cotidiana, Es decir, sí
obtenemos una venta extraordinaria, de una cantidad que nunca podemos
comprar, pero por esa compra nuestro proveedor nos hace un descuento, solo lo
tenemos que tomar para esa operación. Si a ese descuento accedemos en cada
compra, el mismo debe ser tomado en cuenta.
Descuento por pronto pago o pago en efectivo: Muchos proveedores toman la
postura de ofrecer descuentos por pagos en efectivo (en lugar de cheques) o por
pagar en un plazo de X determinados días, o con cheques a X cantidad de días.
Cuando sucede eso no estamos obteniendo un beneficie en la mercadería. Sino
que la visión es la inversa. Cuando no logramos ese pago y perdemos acceso a
ese descuento, en realidad estamos teniendo un costo financiero extra, ajeno a la
mercadería. Es un costo de financiación.
Gastos en fletes: Los gastos en fletes deben ser tenidos en cuenta para cada
compra en particular. Se debe distribuir con la mercadería que demandó ese flete.
Se pueden utilizar diferentes métodos: Media (a todos por igual), Por peso, Por
tamaño, etc.
Comisiones a vendedores: Es un costo que también hay que incluir en el de
mercaderías.