Indicadores de Gestión-PART III A

130
259
Indicadores de Gestión
¾ Introducción.
¾ Marco General Indicadores.
¾ ¿Porqué Medir?
¾ ¿Cuál es la Estrategia de Medición?
¾ ¿Qué se debe Medir?
¾ ¿Cómo iniciamos un proceso de medición?
¾ Veamos algunos KPI’s.
Ing. Ricardo Cayo - rcayo@expo.intercade.org - Consultor Intercade
260
¿Qué se debe Medir?

¾ Se miden aquellos aspectos que permiten valorar qué tan
bien se están haciendo las cosas, y que tan eficiente es la
utilización de los recursos para lograr hacerlas; así como
el resultado de estrategias y cambios adoptados en
cualquier gestión.
¾ Hay que considerar como determinar el origen de los
datos. Si actualmente se cuenta con ellos, establecer la
fuente de esta información; de lo contrario,
contrario desarrollar
mecanismos para que el sistema de información los
genere de forma automática.
INTERCADE
CONSULTANCY & TRAINING www.intercade.org
131
261
¾ Nuestra primera prioridad es identificar todos los

indicadores y relacionarlos con los procesos de gestión.
¾ Cualquier discrepancia deberá ser resuelta, en el
sentido de desarrollar y/o sistematizar nuevos
indicadores, nuevos procesos y/o dar de baja lo
innecesario.
¾ Luego estaremos obligados a identificar y/o implantar
esos indicadores de gestión que son o serán los
principales artífices del pilotaje de los procesos.
262

¾ Una vez definidos los diferentes tipos indicadores, se
recomienda no mas de cinco indicadores por cada
proceso.
p
¾ La primera labor a realizar con los citados indicadores
consiste en :
Concretar los objetivos de los indicadores de modo
que estos sean coherentes con los Objetivos
Estratégicos.
Establecer la periodicidad de su medición para
garantizar la efectividad del enfoque y que el
despliegue se este llevando a cabo.
INTERCADE
132
263
Labor con los Citados Indicadores
En aquellos que proceda establecer

comparaciones y relacionarlos con actividades de
benchmarking y/o actividades de aprendizaje y/o
actividades de reingeniería.
Guardar por lo menos los datos de los cinco
últimos años para poder evidenciar las tendencias
de los mismos.
Establecer un panel de indicadores estratégicos y
establecer prioridades.
prioridades Es mas que evidente que
si estamos hablando de procesos, tenemos o
tendremos que identificar los procesos claves.
264
Labor con los Citados Indicadores
El panel de indicadores tendrá exclusivamente los

indicadores significativos de estos procesos. Es
decir tendrán que ser pocos y dar una visión
global y operativa de la gestión empresarial.
Este panel de indicadores será utilizado en todas

aquellas reuniones operativas que se consideren
oportunas con el objetivo de establecer y planificar
mejoras .El
El resto de indicadores serán utilizados
por los miembros de los equipos a un segundo
nivel.
INTERCADE
133
265
Compras y Suministros Inventarios / Almacenes Distribución Logística
% Ordenes de Compra % Exactitud Pronostico % Entregas Perfectas

perfectas Calidad Total en Logística =
% Exactitud de Inventarios % Documentación sin Pedidos Perfectos.
Stock Out / Sobrestock Nivel de Servicio errores
Ciclo orden en el almacén Tiempo de Entrada de Ciclo total de Logística

Ciclo total de la Orden de pedidos y procesamiento.
Ciclo de reposición de (Tiempo de Respuesta a
Compra
Inventarios Ciclo total de despacho usuario).
Rotación de Inventario % Utilización vehicular Ordenes Perfectas /Hora-

Número de Ordenes de Hombre
Nivel de Inventario Productividad flota
Compra por Hora / Hombre
Densidad Almacenamiento Ordenes hora / Hombre Rotación Activos logísticos
Costo Total de Suministro Retorno de Inventario Costo total de Distribución

Costo total logístico
Margen de Contribución de Costo almacenamiento e Costo total de servicio a
Retorno de Activos logísticos
producto Inventarios usuarios
266
¾ Introducción.
¾ ¿Porqué Medir?
INTERCADE
134
267
¿Cómo iniciamos un Proceso de Medición?
¾ Conocer la misión, la visión y los factores críticos de

éxito del negocio.
negocio
¾ Identificar los procesos críticos que al ser mejorados
aportan un excelente valor agregado para la empresa
y/o los procesos que se deben controlar.
¾ Definir los indicadores que se van a utilizar, de acuerdo
con los aspectos que se desean controlar.
268
¿Cómo iniciamos un Proceso de Medición?
¾ Hay que crear los sistemas que permitan medir y medir.

Medir confiablemente.
¾ El modelo
d l hay
h que aplicarlo
li l , ajustarlo
j t l , pero utilizarlo.
tili l
¾ Es un proceso de aprendizaje organizacional.
¾ Establecer los datos necesarios para calcular los
indicadores.
¾ Determinar el origen de los datos.
¾ Establecer un cronograma de medición y un
responsable para controlar el proceso.
¾ Dime como me mides , yo te diré como me comporto.
INTERCADE
135
269
Esquema de Implantación de un área

¾ Identificar el proceso logístico a medir.
¾ Conceptualizar cada paso del proceso.
¾ Definir el objetivo del indicador y cada variable a medir.
¾ Recolectar información inherente al proceso.
¾ Cuantificar y medir las variables.
¾ Establecer el indicador a controlar.
¾ Comparar con el indicador global.
global
¾ Seguir y retroalimentar las mediciones periódicamente.
¾ Proyección y benchmarking externos.
270
¾ Introducción.
¾ ¿Porqué Medir?
INTERCADE
136
271
Indicadores de Gestión – KPI’s

(Key Performance Indicators)
¾ KPI Inventarios
¾ KPI Aprovisionamiento
¾ KPI Almacén
¾ KPI Transporte
¾ KPI Logística Inversa
272
KPI Inventarios
Descripción Dato clave Calculo detallado
Valor Evolución del valor de stock vs. objetivos, presupuesto Seguimiento mensual al valor de inventarios
Determinación de cobertura en base a horizonte (Determinado en
Evolución de la cobertura de stock vs. objetivos, presupuesto base a objetivos)
Exceso de valorizado de Inventarios permamentes sobre el consumo
Exceso de stock por periodo de tiempo
Cobertura Stock muerto Número de Sku sin movimiento durante periodos de tiempo
Demarca desconocida en % de las ventas a través de stock (aprecio de
compra) vs. objetivos, presupuesto Detallado por causas de rotura
Demarca conocida en % de las ventas a través de stock (aprecio de compra) vs.
Demarca objetivos, presupuesto Detallado por causas de rotura
Depreciación Depreciación en % del valor de stock Calculados en base al prónostico de ventas
R t en % dde llos artículos
Rupturas tí l activos
ti en stockt k vs. Objetivos
Obj ti
Casi - rupturas en % de los artículos activos en stock vs. Objetivos
Disponibilidad Evaluación de las ventas perdidas ($) vs. Objetivo
según el proceso interno
Valor stock vs. Objetivo
Obsolescencia % stock obsoleto / valor global stock vs. Objetivo
Inventario anual % diferencía / valor global stock vs. Objetivo
INTERCADE
137
273
¾ Indicadores Financieros y Operativos.

¾ Indicadores de tiempo.
¾ Indicadores de Calidad.
¾ Indicadores de Productividad.
¾ Indicadores de entrega perfecta.
¾ Indicadores de compra y abastecimiento.
274
¾ Indicadores Financieros y Operativos:
• Costos de Capital: Miden el costo de oportunidad de la

empresa de tener recursos financieros atados a activos :
Infraestructura, equipos,materiales,transporte...
Costos de capital = valor total de los activos *
tasa de capitalización de los activos
• Costos Operativos.
INTERCADE
138
275
¾ Indicadores de tiempo:
• Ciclo total de un pedido.

• Ciclo de la O/C.
• Tiempo de tránsito.
• Horizonte del pronóstico de inventarios.
• Ciclo de un pedido en almacén.
276
¾ Indicadores de Calidad:
• Porcentaje de pedidos perfectos.

• Porcentaje de averías.
¾ Indicadores de Productividad: Capacidad de utilizar

eficientemente los recursos asignados.
• Miden la Eficiencia y Efectividad.
INTERCADE
139
277
Indicadores de Productividad
¾ No existe otro indicador que sea más objetivo y riguroso

para medir la evolución de la competitividad, el desarrollo
sostenido (por el hecho de medirse en unidades físicas) y
el grado de acercamiento al éxito buscado por una
organización, unidad estratégica, unidad orgánica,
proyecto o programa.
¾ Productividad = unidades físicas de producto / unidades

físicas de recurso.
278
Indicadores de Productividad
¾ La productividad es el rendimiento o la velocidad de

producción de un recurso, que se obtiene dividiendo las
unidades físicas de producto entre las unidades físicas
utilizadas de dicho recurso.
¾ No obstante que su numerador se relaciona a los objetivos
o metas (patrón de comparación de la eficacia), por tratarse
de unidades físicas y tener como objeto la medición del
rendimiento de un recurso (factor respecto al cual se mide
la eficiencia), la consideramos más como un indicador de
eficiencia.
INTERCADE
140
279
Indicadores de la Entrega perfecta
¾ Es la máxima efectividad en las entregas de los productos

a los usuarios y clientes finales sin errores
• Objetivo: Conocer la efectividad integral en las entregas

a clientes finales.
• Definición: Consiste en conocer el nivel de efectividad
de los despachos de mercancías a los clientes en
cuanto a los niveles de oportunidad, calidad,
documentación, personal y equipos de entrega.
280
Indicadores de la Entrega perfecta
Entrega Perfecta = Ponderación de porcentajes / 3
(Nivel de cumplimiento, calidad, documentación)
INTERCADE
141
281
Fichas Técnicas de Indicadores
¾ Indicadores de Compra y Abastecimiento
• Certificación de Proveedores:
9No. Documento
9No. Página
9Ultima Actualización
9R i d por
9Revisado
9Aprobado por
282
¾ Objetivo general:
La siguiente norma tiene por objeto, conocer y controlar
la calidad de los proveedores.
proveedores
¾ Objetivo específico:
Controlar la calidad de los proveedores y el nivel de
integración con los mismos.
¾ Definición:
Número y p porcentaje
j de p
proveedores calificados.
¾ Cálculo:
Valor = proveedores certificados / total de proveedores.
INTERCADE
142
283
¾ Periodicidad
¾ Responsable
¾ Fuente de la Información
¾ Area que recibe el indicador
¾ Impacto: Costos de retornos, retrasos en la producción,
pérdida de ventas,
ventas realizar mas pedidos.
pedidos
284
Gráfico del Indicador
¾ Cuadro de Certificación de proveedores
M
Mes P
Proveedores
d T
Total
t l V
Valor
l
Certificados Proveedores Indicador
¾ Gráfico Certificación de proveedores
¾ Meses en el eje X, Indicador en el eje Y
¾ Colocar el año
INTERCADE
143
285
¾ Calidad de los Pedidos Generados
• No. Documento
• No. Página
• Ultima Actualización
• Revisado por
• A b d por
Aprobado
286

La siguiente norma tiene por objeto describir las
características para el cálculo , manejo , control e
interpretación del indicador Calidad de los pedidos
generados.
Controlar la calidad de los pedidos generados por el área
de compras.
¾ Definición:
Número y porcentaje de pedidos de compras generados
sin retraso o sin necesidad de información adicional.
INTERCADE
144
287
¾ Cálculo: valor = pedidos generados sin problemas /

t t l de
total d pedidos
did * 100
¾ Periodicidad
¾ Responsable
¾ Impacto: costo de O/C modificada,
modificada atrasos.
atrasos
288
¾ Cuadro de Certificación de proveedores
M
Mes Pedidos
P did generados
d Total
T t l de
d pedidos
did Valor
V l
sin problemas generados
¾ Gráfico Calidad de pedidos generados
¾ Meses en el eje X , Indicador en el eje Y
¾ Colocar el año
INTERCADE
145
289
¾ Volumen de Compra
• No. Documento
• No. Página
• Revisado por
• A b d por
Aprobado
290
La siguiente
g norma tiene p por objeto
j controlar el
crecimiento en las compras.
Controla la evolución del volumen de compra en relación
con el volumen de venta.
¾ Definición:
P
Porcentaje
t j sobre
b lasl ventas
t d los
de l montos
t gastados
t d en
compras.
INTERCADE
146
291
¾ Cálculo: Valor = Valor de Compras / Total de Ventas

¾ Periodicidad
¾ Responsable
¾ Impacto
292
¾ Cuadro de Volumen de Compras
Mes Valor de Compra Total de Ventas Valor
¾ Gráfico Indicador de Volumen de Compras
¾ Colocar el año
INTERCADE
147
293
¾ Entregas Perfectamente Recibidas
• No. Documento
• No. Página
• Revisado por
• A b d por
Aprobado
294
La siguiente norma tiene por objeto controlar la calidad
d los
de l materiales
t i l recibidos
ibid , junto
j t con la l puntualidad
t lid d de
d
las entregas de los proveedores.
Controlar la calidad y puntualidad en las entregas.
¾ Definición:
Número y porcentaje de productos y pedidos (líneas)
que no cumplan las especificaciones de calidad y
servicios.
INTERCADE
148
295
¾ Cálculo:
Valor = Pedidos Rechazados / Total de O/C recibidas
¾ Periodicidad
¾ Responsable ( Inventarios )
¾ Impacto Aumento de costos
296
¾ Entregas perfectamente recibidas %
Mes Pedidos rechazados Total de O/C Valor
¾ Gráfico Indicador de entregas perfectamente recibidas.
INTERCADE
149
297
¾ Indicadores de Inventarios
• Rotación de Materiales
• No. Documento
• No. Página
• R i d por
Revisado
• Aprobado por
298
La siguiente norma tiene por objeto controlar la salida
d los
de l materiales
t i l del
d l almacén.
l é
Controlar la cantidad de los productos/materiales
despachados desde el almacén
¾ Definición:
Proporción entre las ventas y las existencias promedio
e indica el número de veces que el capital invertido se
recupera a través de las ventas.
INTERCADE
150
299
¾ Cálculo:
Valor = Ventas acumuladas / Inventario p promedio =
Número de veces
¾ Periodicidad
¾ Responsable (Inventarios)
¾ Impacto Políticas de Inventario con alta rotación, JIT.
300
¾ Rotación de materiales o productos
Mes Ventas acumuladas Inventario Valor

promedio
¾ Gráfico Rotación de mercancías o productos
INTERCADE
151
301
¾ Duración del Inventario
• No. Documento
• No. Página
• Revisado por
• A b d por
Aprobado
302

La siguiente norma tiene por objeto controlar la
duración de los materiales en el almacén.
almacén
Controlar los días de inventario disponible de los
materiales almacenados en el almacén
¾ Definición:
Proporción entre el inventarios final y las ventas
promedio del último periodo e indica cuantas veces
dura el inventario que se tiene.
INTERCADE
152
303
¾ Cálculo:
Valor = Inventario Final / Ventas promedio * 30 días.
días
¾ Periodicidad
¾ Impacto Obsolescencia, pérdida
304
¾ Duración del Inventario en días
Mes Ventas Promedio Inventario Final Valor
¾ Gráfico Duración del Inventario
INTERCADE
153
305
¾ Vejez del Inventario
• No. Documento
• No. Página
• Revisado por
• A b d por
Aprobado
306
La siguiente norma tiene por objeto controlar la cantidad
de materiales con mucho tiempo dentro del inventario con
el fin de evitar obsoletos.
Controlar el nivel de los materiales no disponibles para
despacho por obsolescencia , mal estado …
¾ Definición:
Nivel de materiales no disponibles para despacho por
obsolescencia, deterioros, averías, vencimientos, no
usos.
INTERCADE
154
307
¾ Cálculo:
Valor = Unidades dañadas + obsoletas + vencidas + no
usos / Unidades disponibles en el inventario
¾ Periodicidad
¾ Impacto Ventas, devoluciones, donaciones ….
308
¾ Vejez del inventario %
Mes Unid. Unid. Unid. Unid. Dispon.

Dañadas Obsoletas Vencidas en inventario
¾ Gráfico Indicador de Vejez del Inventario
INTERCADE
155
309
¾ Valor económico del inventario
• No. Documento
• No. Página
• Revisado por
• A b d por
Aprobado
310

La siguiente norma tiene por objeto controlar la el valor
de los materiales que se encuentra almacenada con
respecto a los materiales que están saliendo por ventas
Medir y controlar el valor del inventario promedio con
respecto a las ventas.
¾ Definición:
D fi i ió
Mide el porcentaje del costo del inventario físico dentro
del costo de venta de los productos.
INTERCADE
156
311
¾ Cálculo:
Valor = Costo de ventas del mes / Valor Inventario
físico
¾ Periodicidad
¾ Impacto Evaluar el cumplimiento de las políticas.
312
¾ Valor Económico del Inventario %
Mes Valor Inv. Físico Valor costo ventas/mes

Valor
¾ Gráfico Valor Económico del Inventario.
INTERCADE
157
313
¾ Exactitud de Inventarios
• No. Documento
• No. Página
• Revisado por
• A b d por
Aprobado
314

La siguiente norma tiene por objeto controlar la contabilidad y
confiabilidad de la información de las mercancías que se
encuentran almacenadas en el almacén.
Controlar y medir la exactitud en los inventarios en pos de mejorar
la confiabilidad.
¾ Definición:
Se determina midiendo el número de referencias
que presentan descuadres con respecto al inventario lógico
cuando se realiza el inventario físico.
INTERCADE
158
315
¾ Cálculo:
Valor = Valor diferencia ($) / valor total del inventario *
100
¾ Periodicidad
¾ Area q
que recibe el indicador
¾ Impacto: medir las diferencias en cantidades y $
316
¾ Exactitud del Inventario %
Mes Valor Diferencia $ Valor del Inventario Valor
¾ Gráfico Exactitud del Inventario.
¾ Meses en el eje X,
X Indicador en el eje Y
INTERCADE
159
317
¾ Indicadores de Almacenamiento
• Costo de unidad almacenada
9No. Documento
9No. Página
9
9Revisado por
9Aprobado por
318

La siguiente norma tiene por objeto controlar el valor
unitario del costo por almacenamiento propio o
contratado.
Controlar el valor unitario del costo por almacenamiento
propio o contratado.
¾ Definición:
Consiste en relacionar el costo del almacenamiento y el
número de unidades almacenadas en un período
determinado.
INTERCADE
160
319
¾ Cálculo:
Valor = Costo del almacenamiento / número de
unidades almacenadas
¾ Periodicidad
¾ Responsable ( Almacén )
¾ Impacto:
I t Comparar
C ell costo
t por unidad
id d almacenada
l d
para saber si se subcontrata o no.
320
¾ Costo unidad almacenada $
M
Mes Costo
C t No.
N U Unidades
id d V
Valor
l
Almacenamiento Almacenadas
¾ Gráfico Costo unidad almacenada
INTERCADE
161
321

• Costos de unidad despachada
9No. Documento
9No. Página
9Revisado por
9Aprobado por
322

La siguiente norma tiene por objeto calcular los costos
unitarios del almacén con respecto al total de
despachos efectuados.
Controlar los costos unitarios por manejo de las
unidades de carga de almacén.
¾ Definición:
D fi i ió
Porcentaje de manejo por unidad sobre los gastos
operativos del almacén o centro de distribución.
INTERCADE
162
323
¾ Cálculo:
Valor = Costo Operación almacén / total unidades
despachadas
¾ Periodicidad
¾ Impacto: costear y controlar el % de los gastos
operativos del almacén con respecto a las unidades
despachadas.
324

¾ Costo por unidad despachada $
Mes Costo total Total Unidades Valor

Operativo área despachadas
disponible
¾ Gráfico Costo p
por unidad despachada
p
INTERCADE
163
325
• Unidades despachadas por empleado
9No. Documento
9No. Página
9Revisado por
9Aprobado por
326

La siguiente norma tiene por objeto controlar la carga
l b l dentro
laboral d t del
d l almacén
l é o centro
t ded distribución.
di t ib ió
Controlar la contribución de las unidades despachadas
por persona
¾ Definición:
Consiste en conocer el número de unidades despachadas
o cajas por empleado del total despachado.
INTERCADE
164
327

¾ Cálculo:
Valor = Total unidades despachadas / total de
trabajadores
¾ Periodicidad
¾ Impacto: Conocer la carga laboral en el almacén o
centro de distribución.
328
¾ Unidades despachadas por empleado
Mes Total unidades Total trabajadas Valor

despachadas en despacho
¾ Gráfico Costo unidad almacenada
¾ Meses
M en ell eje
j X,
X Indicador
I di d en ell eje
j Y
INTERCADE

Indicadores de Gestión-PART III A

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¿Qué se debe Medir?

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¿Qué se debe Medir?

¾ Nuestra primera prioridad es identificar todos los

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¿Qué se debe Medir?

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Labor con los Citados Indicadores

 En aquellos que proceda establecer

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Labor con los Citados Indicadores

 El panel de indicadores tendrá exclusivamente los

 Este panel de indicadores será utilizado en todas

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¿Qué se debe Medir?

Compras y Suministros Inventarios / Almacenes Distribución Logística

% Ordenes de Compra % Exactitud Pronostico % Entregas Perfectas

Ciclo orden en el almacén Tiempo de Entrada de Ciclo total de Logística

Rotación de Inventario % Utilización vehicular Ordenes Perfectas /Hora-

Costo Total de Suministro Retorno de Inventario Costo total de Distribución

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¿Cómo iniciamos un Proceso de Medición?

¾ Conocer la misión, la visión y los factores críticos de

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¾ Hay que crear los sistemas que permitan medir y medir.

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Esquema de Implantación de un área

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Indicadores de Gestión – KPI’s

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¾ Indicadores Financieros y Operativos.

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¾ Indicadores Financieros y Operativos:

• Costos de Capital: Miden el costo de oportunidad de la

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• Ciclo total de un pedido.

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¾ Indicadores de Productividad: Capacidad de utilizar

• Miden la Eficiencia y Efectividad.

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¾ No existe otro indicador que sea más objetivo y riguroso

¾ Productividad = unidades físicas de producto / unidades

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¾ La productividad es el rendimiento o la velocidad de

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Indicadores de la Entrega perfecta

¾ Es la máxima efectividad en las entregas de los productos

• Objetivo: Conocer la efectividad integral en las entregas

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Indicadores de la Entrega perfecta

Entrega Perfecta = Ponderación de porcentajes / 3

(Nivel de cumplimiento, calidad, documentación)

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Fichas Técnicas de Indicadores

¾ Indicadores de Compra y Abastecimiento

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Fichas Técnicas de Indicadores

En aquellos que proceda establecer

El panel de indicadores tendrá exclusivamente los

Este panel de indicadores será utilizado en todas