contabilidad

El efectivo es el activo por excelencia que una organización, ya sea una

empresa, entidad gubernamental, institución de caridad o institución
académica, utiliza para avanzar en su agenda de trabajo, realizar las tareas y
sentar las bases para el éxito. La dirección corporativa establece
procedimientos sólidos para supervisar los registros financieros, incluidos los
libros de caja y los libros de contabilidad general.

Libro de caja
Un libro de caja es un documento en el que los contadores corporativos y,
principalmente los auxiliares y los contadores junior, registran todas las
transacciones en efectivo. Éstos incluyen el dinero que entra en las bóvedas de
las empresas a partir de fuentes tan diversas como los clientes, cuentas de
ahorro bancarias y proveedores, a través de programas de descuento, por
ejemplo. El efectivo saliente fluye desde los proveedores y servicio de remesas
de proveedores para el pago de sueldos y de los impuestos. Un libro de caja es
similar a un diario de caja. En una economía moderna en la que la tecnología
es un elemento básico en la contabilidad de las empresas, esta revista se
asemeja más a un registro electrónico de las operaciones de liquidez que un
libro clásico físico.

Importancia
Un libro de liquidez ayuda a la dirección de una empresa a determinar la
cantidad de dinero que la empresa tiene en un momento dado, ya sea al final
de un día o de una semana. Con esta información, los altos ejecutivos pueden
acallar las dudas que los comentaristas financieros podrían tener sobre el
estado de liquidez de la empresa y la capacidad operativa superior de
liderazgo. Por ejemplo, la empresa puede apuntar a su estado de flujos de
efectivo para aliviar las preocupaciones de los prestamistas y para garantizar al
público que está lidiando efectivamente con un tedio competitivo. También
conocido como un informe de liquidez, un flujo de caja describe el viaje
operacional de una empresa, centrándose en el dinero que el negocio gasta en
operación, inversión y financiación.

Cómo funciona
Las transacciones en efectivo pasan por varios procesos antes de acabar en un
informe de liquidez. Por lo general, un contador registra las entradas y salidas
de dinero haciendo un débito y un crédito en la cuenta de efectivo. La práctica
de la contabilidad es distinta a la del uso bancario y debitar el dinero en efectivo
significa un aumento del dinero corporativo. Por ejemplo, el contador auxiliar
registra las remesas de clientes debitando la cuenta de efectivo y acreditando
la cuenta por cobrar de clientes. Luego, las entradas de efectivo caen en el
balance de comprobación, un informe que ayuda a los contadores a verificar
que los créditos totales sean iguales al total de débitos. El tercer paso en el
proceso de información financiera conduce a la revelación del efectivo en el
balance corporativo, también conocido como un estado de situación financiera
o estado de condición financiera.

Controles de efectivo
En el ámbito corporativo, los jefes de departamento adoptan políticas eficaces
en efectivo, especialmente las relativas a la supervisión del libro de caja, para
fomentar la presentación de informes precisos y evitar el robo de activos. Esto
es importante porque los casos de fraude y malversación de efectivo
representan una profunda traición a la confianza y los jefes de segmento saben
que dichos actos pueden tener consecuencias regulatorias al final del camino.

Efectivo de contabilidad del libro

Tu libro de caja debe ser un registro de transacciones que son gastos legítimos
de negocios tales como materiales y suministros. Debido a que son gastos
legítimos de negocios, tendrás que transferir los registros de estas
transacciones a partir de tu libro de caja para tu contabilidad con el fin de
reclamar estos gastos como deducciones. Asigna estos gastos en las
categorías apropiadas. También registra las sumas que se retiran de tu cuenta
 bancaria para transferir al fondo de caja chica señalando en la contabilidad
bancaria.

Cuestiones de libro de caja

Puede ser difícil determinar qué compras son las más apropiadas para la
contabilidad del libro de caja. Los empleados que no están autorizados para
emitir cheques o tarjetas de crédito pueden utilizar los fondos de la caja chica
para las compras que en realidad son lo suficientemente grandes como para
merecer otras formas de pago. Además, una empresa que crece
excesivamente dependiente de las compras de caja chica puede gastar mucho
dinero para los artículos que están disponibles a través de fuentes más baratas
al por mayor.

Qué leyes afectan a la gestión de caja

Marco legal Cita Explicación

“Todos los libros

y documentos
contables
deben ser
llevados (…)
Añade todas las
con claridad,
operaciones en
por orden de
efectivo en el
fechas, sin
libro de caja de
espacios en
forma íntegra,
blanco,
ordenada
interpolaciones,
Art. 29, párrafo cronológicamente
tachaduras ni
1, Código de y sin lapsos de
raspaduras.
Comercio tiempo o
Deberán
inconsistencias.
salvarse a
Cada operación
continuación,
debe sustentarse
inmediatamente
en su
que se
correspondiente
adviertan, los
comprobante.
errores u
omisiones
padecidos en
las anotaciones
contables. (…)”
 “Los empresarios conservarán los
libros, correspondencia,
Art. 30, párrafo documentación y justificantes Es obligatorio conservar todos los libros
1, Código de concernientes a su negocio, contables, incluido el libro registro de
Comercio debidamente ordenados, durante seis efectivo, y todos los documentos
años, a partir del último asiento contables que atestiguan las
realizado en los libros, salvo lo que se operaciones, durante 6 años.
establezca por disposiciones generales
o especiales.”

“Las cuentas anuales deben

redactarse con claridad, de forma que
El libro de caja ha de estar
1.º Cuentas la información suministrada sea
cumplimentado de tal manera que
anuales. comprensible y útil para los usuarios al
permita la transposición de los datos a
Imagen fiel, tomar sus decisiones económicas,
los libros mayores de forma sencilla,
Primera Parte, debiendo mostrar la imagen fiel del
clara y sin errores para que al final se
Plan General patrimonio, de la situación financiera y
cumpla con los requisitos de claridad y
Contable de los resultados de la empresa, de
fiabilidad en las cuentas anuales.
conformidad con las disposiciones
legales.”

Las ventajas del libro de caja electrónico

La gestión de caja es hoy día muy sencilla gracias al diverso software especializado en
el mercado. Utilizar un libro de caja digital no solo reduce el trabajo administrativo,
sino que también ofrece una mayor seguridad de cara a las inspecciones fiscales. Lo
más importante en este sentido es que el libro de caja, sea del programa que sea, cumpla
con las exigencias legales de cada estado.

El efectivo en las cuentas anuales

El libro de caja registra el movimiento de efectivo de un negocio, siendo el efectivo y el
líquido equivalente, tal como lo entiende el PGC, “los que como tal figuran en el epígrafe
B.VII del activo del balance, es decir, la tesorería depositada en la caja de la empresa, los
depósitos bancarios a la vista y los instrumentos financieros que sean convertibles en
efectivo (…)”. El epígrafe B.VII al que se refiere el PGC no es otra cosa que el apartado
correspondiente a los Activos Corrientes (B), sección “VII. Efectivo y otros activos
líquidos equivalentes “, que contiene la cuentas 570-576 de “Tesorería” y “Otros activos
líquidos equivalentes”. Es en esta sección donde se incluye el balance final de la caja que
se ha registrado en el libro de caja.
El efectivo en caja se incorpora al balance anual en el apartado del activo corriente como
“Efectivo y otros activos líquidos equivalentes” (en la imagen, un fragmento de la tabla del Plan
General Contable, extraída de: www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-2007-
19884&p=20161217&tn=1#A9-2)

En el Real Decreto 1515/2007, de 16 de noviembre, por el que se aprueba el PGC de

pymes y los criterios contables específicos para microempresas, el balance anual se
diferencia en algunos aspectos del balance de las grandes empresas del que se ha
extraído la imagen anterior:
El efectivo en caja se incorpora al balance anual en el apartado del activo corriente en el grupo
“VI. Efectivo y otros activos líquidos equivalentes” (en la imagen, el modelo de balance para
pymes propuesto por el PGC de pymes y microempresas, extraído de:
www.boe.es/buscar/pdf/2007/BOE-A-2007-19966-consolidado.pdf)

¿Es obligatorio llevar la gestión de caja?

Registrar el efectivo a diario no es obligatorio si no deben presentarse las cuentas
anuales según el PGC, esto es, para los autónomos, que no están obligados a llevar
una contabilidad oficial pues el libro de caja, como libro auxiliar, ejerce de apoyo para
elaborar el balance anual, como se explicó en el punto anterior. Pero no deja de ser una
herramienta útil para llevar al día el saldo de efectivo. Las pymes y las microempresas
que se rigen por el PGC para pymes sí han de presentar las cuentas anuales y, por tanto,
hacen bien en llevar un libro registro de efectivo claro, transparente y sin lapsus que
registre cualquier cambio de tesorería. Si la Agencia Tributaria llevase a cabo una
inspección fiscal y, como consecuencia, estudiara tus libros, en el caso de que
encontrara errores o incongruencias, podrías encontrarte con consecuencias
desagradables.

Con todo, se esté obligado por ley o no, el libro de caja evita dolores de cabeza
especialmente en el caso de las empresas cuya mayor parte de ingresos se da en
efectivo, precisamente porque permite obtener la foto fija de su estado financiero.
Gestión de caja: cómo llevar un libro de caja
La caja, que incluye los cheques sin cobrar, y los depósitos bancarios constituyen la
tesorería de una empresa, que es todo el efectivo y equivalente de efectivo del que la
empresa puede disponer para hacer frente a sus obligaciones. La gestión de la caja física
se basa en el libro donde se registran las entradas y salidas de efectivo en tiempo real
que más tarde se pasarán al Libro Diario y posteriormente al Mayor. Todas las
operaciones deben contar con su justificante documental (recibo, factura, etc.) y al final
de cada jornada se lleva a cabo el recuento y el arqueo de caja. El primero consiste
sencillamente en inventariar el efectivo físico y registrar el saldo total. El arqueo de caja
consiste en comprobar que la suma total obtenida coincide con el saldo de libro de caja
y con el resultante de los justificantes.

Este podría ser un ejemplo muy sencillo de libro de caja

Si cuentas con el modelo de libro de caja adecuado puedes empezar ya mismo a llevar la
gestión de tu caja. Solo tienes que introducir cuidadosamente los datos en los campos
correspondientes. Ten en cuenta los siguientes consejos con el fin de llevar tu libro de
caja correctamente:

 El libro de caja solo puede contener movimientos de efectivo

 Introduce al comienzo la fecha exacta cada día, así como el saldo inicial
 Las entradas en la caja se registran en los campos “Cobro” o “Ingresos”, las
salidas en “Pago” o “Egresos”
 El registro se ha de llevar de forma cronológica y sin lapsos. Cuando se dan
errores en el recuento o el arqueo de caja se ha de realizar una anotación que
corrija la diferencia de saldos
 Realiza un recuento y un arqueo de caja al final de la jornada
 Procura que el saldo no baje nunca de cero

Al almacenar cada entrada en el libro registro y generar el justificante correspondiente,

un software profesional facilita llevar una gestión de caja eficiente, eficaz y correcta, de
tal modo que toda la documentación que podría exigir la Agencia Tributaria está
inmediatamente disponible para su descarga y posterior envío. Al mismo tiempo, el
autónomo o empresario tiene en todo momento a la vista la situación financiera de su
empresa.
A grandes rasgos, pueden diferenciarse tres tipos de programas para la gestión de caja:
1. Ventajas: se descargan rápido, son Adecuados para empresas
Plantillas fáciles de usar y más económicos pequeñas (autónomos sin
para Word obligaciones contables)
y Excel

Desventajas: son manipulables y

pueden ser rechazados como libros
contables auxiliares

2. Ventajas: permiten acceder desde Adecuados para pymes (con

Programas varios dispositivos y no requieren obligaciones contables)
online instalación

Desventajas: la protección de los datos

puede ser insuficiente

3. Software Ventajas: potente, fiable y con Adecuado para empresas de

profesional asistencia medianas a grandes (con obligaciones
contables)

Desventajas: requiere instalación y

puede resultar muy caro

Consecuencias en caso de errores

El art. 29 del Código de Comercio advierte que los errores u omisiones en las
anotaciones contables “Deberán salvarse a continuación, inmediatamente que se
adviertan”, si bien los libros no pueden contener “espacios en blanco, interpolaciones,
tachaduras ni raspaduras”. De ahí que sea conveniente prestar mucha atención y en
cualquier caso, no modificar el registro sino incluir una anotación a la hora de presentar
el saldo del recuento o incluso crear una hoja completamente nueva con los valores
correctos.

El Código de Comercio indica, asimismo, que los empresarios, incluso en caso de cese
o cierre, están obligados a conservar toda la documentación contable (libros,
justificantes, cartas, etc.) de la empresa durante seis años, lo que quiere decir que la
Agencia Tributaria podría exigir una inspección fiscal en este plazo. Y es que la
contabilidad que el Estado exige al empresario o al autónomo es un instrumento para
calcular sus obligaciones fiscales, por lo que cualquier extrañeza podría hacer saltar las
alarmas de la Agencia Tributaria con buenos motivos incluso tiempo después, lo que
significa ser víctima de sanciones o penalizaciones.

El apartado IV “La potestad sancionadora” de la Ley 58/2003, de 17 de diciembre,

General Tributaria, es bastante claro al respecto de lo que considera infracciones leves,
graves o muy graves de las obligaciones tributarias. En el capítulo II repasa quién puede
ser sancionado, por qué infracción y en qué medida, para pasar en el capítulo III (arts.
191-206) a abordar cada infracción en particular. El art. 200 es ilustrativo en el tema
que nos ocupa. Con el título de “Infracción tributaria por incumplir obligaciones
contables y registrales”, la ley considera infracciones tributarias graves, por ejemplo,
omitir operaciones en la contabilidad o en los libros, utilizar cuentas de forma errónea,
no conservar los libros el tiempo que corresponda o retrasarse más de cuatro meses al
llevar la contabilidad o los libros, de modo que no conviene dormirse en los laureles en
esta cuestión y contratar los servicios de un contable profesional si la tarea sobrepasa los
propios límites.

Evita los problemas con Hacienda!

Si estás obligado a llevar la contabilidad de tu empresa de acuerdo con el Plan General
Contable puedes evitar problemas con Hacienda si registras escrupulosamente las
entradas y salidas de efectivo en un libro de caja. Si no las anotas correctamente es
posible que no cuadren las cuentas obligatorias al final del ejercicio fiscal. Con el
software de contabilidad de 1&1 tendrás el control en todo momento. Crea y administra
tus facturas fácilmente y conforme a lo que marca la ley.