INFORME PLAN DE

MEJORAMIENTO.
 INFORME PLAN DE MEJORAMIENTO.

Miguel Ángel Ruiz Marmolejo.

Planeación y Organización del Trabajo en el Nivel Gerencial.
Informe Plan Mejoramiento.
POLÍTICA DE CALIDAD Mejorar continuamente nuestro Sistema de Gestión;
apoyados en personal competente; infraestructura, tecnología y proveedores
adecuados, que permitan la internacionalización y el reconocimiento globalizado,
a través de la producción, apropiación y difusión del conocimiento científico,
humanístico y técnico para la formación integral de ciudadanos profesionales, el
fortalecimiento de la investigación, proyección social, y responsabilidad
ambiental, garantizando el cumplimiento de los requisitos legales y
reglamentarios de la empresa y los usuarios.

OBJETIVOS DE CALIDAD
 Garantizar personal competente fortaleciendo su formación, a través de
programas de capacitación pertinentes.
 Determinar, proporcionar y mantener la infraestructura física, vehicular y
tecnológica adecuada y necesaria.
 Evaluar, seleccionar, y reevaluar proveedores acordes con las necesidades y
requerimientos de la institución.
 Obtener y mantener las acreditaciones y certificaciones Institucionales
pertinentes.
 Mitigar los impactos ambientales negativos y fomentar la protección del medio
ambiente.
 Propender por la satisfacción de los usuarios a través del cumplimiento de los
requisitos establecidos, legales, reglamentarios, Institucionales y de los usuarios
en pro del mejoramiento continuo.
Oportunidades de Mejora

 Publicar y socializar herramientas como videos o cursos.

 Designar responsables por proceso para liderar la inclusión y seguimiento
de los planes de mejora en el aplicativo
 Establecer un plan de capacitación de manera continua en la
administración y uso del módulo de acciones al funcionario designado
 Construir planes de mejora en forma articulada con los niveles
correspondientes,
La implementación de una herramienta para la administración de los Riesgos de
Gestión por proceso porque facilita su seguimiento y la evaluación de los
controles de los mismo.

 La difusión del sistema de Gestión de Calidad mediante TIP´S informativos en

forma virtual porque permite fortalecer e interiorizar temas de interés en forma
masiva y directa al personal de la empresa-.

 La utilización de un servicio de alojamiento de archivos en la nube porque

permite la portabilidad de la información.

PREPARATIVOS PARA LA EVALUACIÓN

De conformidad con el calendario establecido, la encuesta de satisfacción del

cliente se realizó en el mes de junio para lo cual, se elabora:

1. Cuestionario que se aplicará a diversos usuarios del sistema

Determinación de la muestra.
Es conveniente mencionar que dicho cuestionario estará integrado por los
productos y servicios que ofrecen los cuatro procesos

GESTION DE ACCIONES CORRECTIVAS, ACCIONES PREVENTIVAS Y

OPORTUNIDADES DE MEJORA

Durante el 2016 se avanzó en el cierre de planes de mejoramiento del 2015 en

el aplicativo, sin embargo, todavía están pendientes de cierre el 29%.
La mayoría de las acciones correctivas generadas en el 2015 están pendientes
de gestionar en el aplicativo como resultado de la auditoria interna 2015 para el
primer cuatrimestre del 2015, aunque los procesos han avanzado en su análisis
y plan de acción en el formato digital establecido.
Es importante anotar que debido a las fallas recurrentes en el aplicativo, se ha
generado de alguna manera indisposición en los usuarios finales, ya que no se
informa este tipo de situaciones. Aunque se realizaron varias capacitaciones
desde empresa de Suministros a los coordinadores de calidad de las diferentes
dependencias en el módulo de acciones, no existe estrategia institucional que
promueva su uso.

ACCIONES DE SEGUIMIENTO DE REVISIONES PREVIAS EFECTUADAS

POR LA DIRECCIÓN Actividades realizadas
 Cierre de planes de mejora en el módulo acciones
 Definición e implementación de estrategia para promover el reporte de
fallas en la prestación del servicio.
 Actualización de mapas de riesgo.
 Establecer e implementar nuevas estrategias de mejora.
CAMBIOS QUE PODRIAN AFECTAR EL SISTEMA DE GESTIÓN DE
CALIDAD Los cambios más representativos que podrían afectar el Sistema de
Gestión de Calidad son:
 Cambios en el personal que apoya el proceso de implementación y
seguimiento del Sistema de Calidad en las dependencias.
 Implementación del SIGA
 La nueva estructura organizacional.
 La disponibilidad de recursos.
 Cambios en la administración.

RECOMENDACIONES PARA LA MEJORA DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE

CALIDAD.
Resolución que adopta el SIGA La resolución no incluyó la Ley 872 que enmarca
el Sistema de Calidad en las instituciones públicas, lo cual afecta visiblemente la
sostenibilidad del sistema enmarcado en NTC GP 1000.

 Articulación en todos los niveles Es de vital importancia consolidar el

trabajo por Macro proceso a nivel institucional promoviendo la articulación
y participación de sus actores en todos los niveles.
 Personal de Planta Los funcionarios designados para apoyar el proceso
de implementación deben pertenecer a la planta de la empresa.
 Capacitación Establecer de manera continua un plan de capacitación en
los temas de calidad, así como incorporarlo en el proceso de Inducción a
la fuerza de venta , y la parte administrativa de la empresa. .
 Gestión Documental Realizar el proceso de revisión y actualización de
procedimientos ya que muchos están bajo normativa desactualizada.
 Motivación Establecer mecanismos de motivación y reconocimiento para
los funcionarios que promuevan la implementación y participen en el
proceso de auditorías internas.
 Auditorias Conformar un grupo especializado con el fin de evitar retiros
de los auditores internos y mejorar sus competencias por temática o
procesos.
 Icontec Realizar seguimientos a la ejecución de los planes de acción
relacionados con los nueve hallazgos de la auditoria de seguimiento.
 Comunicación Definir e implementar estrategias de comunicación para
el sistema de Calidad en todos los niveles.

CAMBIOS QUE PODRIAN AFECTAR EL SUBSISTEMA DE

ADMINISTRACION.
1. . Participación más activa de los responsables de proceso, para llevar a
cabo reuniones de evaluación de resultados, de acuerdo con las fechas
programadas, basados en indicadores, objetivos y planes de mejora.

2. Propiciar la lectura de la documentación del Subsistema de

Administración
3. Continuar con el reforzamiento del enfoque a procesos y el trabajo
en equipo con el personal administrativo y los mandos medios con el
fin de mejorar permanentemente el subsistema.
4. Solicitar la integración de las demás dependencias administrativas y
académicas al SUGC y coordinarnos con ellos para interrelacionar
sus procesos con los nuestros.
5. Continuar con la simplificación de procedimientos y la reducción de
formatos.
6. Iniciar la planificación de la desconcentración o descentralización de
funciones.
RECOMENDACIONES PARA LA MEJORA.

1. Pasar el Manual de Procedimientos Administrativos a los

procedimientos de los procesos.

2. El equipo de trabajo de la Empresa, propone que una vez a la

semana, suba a la página un tema muy sencillo y corto, relacionado
con la calidad, con el enfoque a procesos, con las metas y objetivos
institucionales, etc., de manera que sirva al personal para que vaya
cambiando su actitud y sentido de identidad para con la institución.
Para lo cual se solicitará la participación del mismo, con temas que
ellos consideren apropiados.

3. El personal podrá participar desarrollando un tema para ello, será

necesario-

a) Que todos tengan acceso a la página de la Empresa.

b) Otorgar 10 minutos al personal para leer el tema
tratado y comentarlo en conjunto.
c) Asegurarse que todos efectivamente lo hagan con la
periodicidad antes indicada.

d) Llevar a cabo evaluaciones para percibir los cambios esperados.

Mayor tiempo para la preparación y entrenamiento de los auditores
internos.
 Establecer estrategias institucionales para asegurar
la participación de los auditores internos, como la
definición del perfil en el Manual de Funciones.
.
 Socializar los resultados de las auditorías internas
a nivel de proceso institucional, ya que algunos
temas como actualización de documentos
impactan en el resultado en los ejecutores.
 Establecer mecanismo para acelerar la gestión de
los hallazgos de auditoria interna.
 HALLAZGOS DE AUDITORIA INTERNA

Control de documentos

1. Falta control de documentos.

2. Acceso a los documentos en la web.
3. Falta control de registros.
4. Actualización de perfiles y competencia.
5. Uso de documentos sin autorización.
6. Simplificación de procedimientos.

Responsabilidad de la dirección-

1. Adecuación de la política de la calidad.

2. Indicadores que no contribuyen al cumplimiento del objetivo.
3. Falta de un plan de trabajo.
4. Comunicación de las responsabilidades del organigrama de
calidad.
5. Desconocimiento de resultados del ambiente laboral.

HALLAZGOS DE AUDITORIA INTERNA

RESUELTOS

1. Actualización del diagrama del subsistema y del procedimiento de

Administración de los recursos humanos.
2. Autorización y puestos en la página de la empresa los
procedimientos integrados en los cuatro procesos.
3. Actualización del Manual de Calidad.
4. Revisión de objetivos de los procesos.
5. Cumplimiento de las responsabilidades de los responsables de
proceso.
6. Comunicación al personal del enfoque a procesos.
7. Comunicación de los resultados de auditoria externa e interna.
8. Informe de revisión por la dirección.
 DESEMPEÑO DE LOS PROCESOS Y CONFORMIDAD DEL PRODUCTO.

PROCESO: ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS HUMANOS

Total de Metas Metas en Acciones de mejora

metas Cumplidas proceso de propuestas
cumplimiento

10 3 6 7

No se presentó medición de una meta

Como resultado de la revisión se modificó:

 El objetivo de calidad.
 Algunos porcentajes y fechas de cumplimiento.
 Se incorporaron nuevos indicadores que permitirán medir el proceso
en su conjunto.
 CONCLUSIONES SOBRE EL SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD

De manera satisfactoria en el 2016 se evidenciaron avances significativos no

solo a nivel de cumplimiento de requisitos sino la apropiación y conocimiento del
tema en los procesos en Sede.
Como obstáculos se considera la ausencia de recursos financieros en la Sede
para apoyar el desarrollo de ciertas actividades que así lo requieren, así como la
ausencia de estrategias de promoción del Sistema de Calidad y sus beneficios a
nivel institucional.
Se considera necesario fortalecer la articulación en todos los niveles, los canales
de comunicación y la definición de estrategias metodológicas para el
cumplimiento e implementación de los requisitos de norma y de ley relacionados
al Sistema.
Como resultado del trabajo realizado se identifica la necesidad de fortalecer su
implementación y adopción mediante normativa interna, así como la
participación del talento humano en el desarrollo del mismo, de igual manera
establecer estrategias que simplifiquen la gestión, dar continuidad en el
Mejoramiento efectivo del servicio y orientar el enfoque a visualizar el impacto
de la Gestión de Calidad en la Satisfacción de los usuarios.

Se considera que el Sistema de Gestión de Calidad se acopla a los procesos

administrativo de la empresa Suministros la planeación, ejecución, seguimiento,
evaluación y mejora inmerso en el desarrollo de los procesos en todos los niveles
lo cual se refleja en los planes de acción de la empresa donde se incorporan los
procesos y procesos del Sistema de Gestión de Calidad.
Como resultado del trabajo realizado se identifica la necesidad de fortalecer su
implementación y adopción mediante normativa interna, así como la
participación de toda fuerza del talento humano de la organización en el
desarrollo del mismo, de igual manera establecer estrategias que simplifiquen la
gestión, dar continuidad en el Mejoramiento efectivo del servicio y orientar el
enfoque a visualizar el impacto de la Gestión de Calidad en la Satisfacción de
los usuarios.