Caracterización de procesos Código: C- GCD- 09

Fecha: Noviembre de 2015

ITFIP” INSTITUCIÓN DE EDUCACIÓN SUPERIOR” Edición:6

Aprobado por: Rector
Proceso Responsable Objetivo del proceso Alcance Área
GESTIÓN DE CALIDAD Y Líder S.I.G (Profesional) Liderar y coordinar la Salvaguardar la integridad de los Formación educativa
DOCUMENTAL implementación y documentos de acuerdo a los
mantenimiento del Sistema procedimientos establecidos y
Integrado de Gestión (MECI- hacer respetar el uso apropiado de
S.G.C) en la institución bajo la documentación
los requisitos de la NTCGP
1000:2009, ISO 9001:2008 y
MECI 1000:2005; para el
mejoramiento continuo de la
eficacia, eficiencia y
efectividad de los procesos.
Entradas Descripción Salidas
PROVEEDOR SUMINISTRO ACTIVIDADES Responsable Producto Cliente
Diseño de documentos Planeación anual del S.I.G. Documentos
Solicitud de modificaciones (Plan de acción) del S.I.G.
a documentos Planeación Proyecto de actualizados
Identificación de las Aprendizaje en equipo Manual de
necesidades de procesos y
capacitación y Elaborar y actualizar los procedimientos
sensibilización en temas de documentos del S.I.G. Listado
Todos los procesos calidad Diseñar y analizar Líder S.I.G maestro de
encuestas de satisfacción (Profesional) documentos y Todos los procesos
del servicio. registros
Capacitación y actualizados.
sensibilización en temas de Manual de
calidad cuando se Calidad
requieran. Acciones
Gestión y desarrollo del Correctivas y
proyecto de aprendizaje preventivas
Elaboración y socialización Documentos y
de procedimientos registros de
obligatorios. socializaciones
 Consolidación del tablero de Proyecto de
mando de indicadores. aprendizaje
Participar en las Auditorías
Internas del S.I.G.
Indicadores de procesos Controlar los documentos y Matriz de
Acciones Correctivas, registros del S.I.G. evidencias y/o
Preventivas y de mejora Participar en la verificación productos del
Documentación de la eficiencia de las S.I.G
relacionada al S.I.G. para acciones correctivas, Tablero de
la Revisión por la preventivas y de mejora. mando de Direccionamiento
Direccionamiento Dirección. Verificar la disponibilidad, Líder S.I.G indicadores Estratégico
Estratégico socialización de los (Profesional) Informes de
procedimientos y aplicación desempeño del
de los documentos del S.I.G.
S.I.G. Informe de la
Formular acciones encuesta de
correctivas, preventivas y de satisfacción
mejora.
Mantenimiento al S.G.C.
REGISTROS LEGALES APLICABLES RECURSOS DOCUMENTOS ASOCIADOS
Humano Norma NTCGP 1000:2009, ISO 9001:2008, MECI 1000:2005,
Talento Humano ISO 19011:2012, Procedimientos Obligatorios M-OBL-01, M-
Competente: OBL-02, M-OBL-03, M-OBL-04, M-OBL-05, M-OBL-06,
Líder S.I.G, Represéntate de Procedimientos Gestión de Calidad y Documental, Manual de
la Dirección Calidad, Manual de Procesos y Procedimientos, Plan de
Desarrollo Institucional, PEI, Política y Objetivos de Calidad.
Físicos y tecnológicos
Espacio físico oficina y
elementos de oficina
(papelería, archivador,
escritorios)
SOFTWARE: OFFICE y
HARDWARE, impresora,
teléfono, etc.
Financiero: Según
presupuesto
CONTROL DEL PROCESO
RIESGO DEL PROCESO ELEMENTO O RESPONSABLE FRECUENCIA
CONTROLAR
1 Utilizar documentos inherentes al SGC
desactualizados.
2 Aplicación inadecuada del ciclo PHVA en la fase de
mejora continua
3
COMUNICACIONES
¿Qué se comunica? ¿Cuándo comunica? ¿A quien ¿Cómo ¿Quién comunica?
comunica? comunica?

SEGUIMIENTO Y MEDICION DEL PROCESO

Nombre indicador Forma del Cálculo del Resultado Frecuencia de Responsable de Medición
Indicador Esperado(META) Medición