Arquivologia Ordenação de Documentos - Parte 2 - Aula 01

Professor Elvis Correa
Arquivologia
Ordenação de Documentos
NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA
Professor Élvis Corrêa Miranda
MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO:
 Alfabético
 Geográfico
 Numérico
 Ideográfico
MÉTODO ALFABÉTICO:
 É aquele que ordena os documentos por nome;
 Quando combinado com cores, recebe o nome de VARIADEX.
MÉTODO ALFABÉTICO:
REGRAS DE ALFABETAÇÃO:
1ª Regra: Nos nomes de pessoas físicas, considera-se o último sobrenome e depois o prenome.
Daniele Firme Miranda
arquiva-se
Miranda, Daniele Firme
2ª Regra: Sobrenomes compostos não podem ser separados na alfabetação.
1 É PROIBIDO REPRODUZIR OU COMERCIALIZAR www.estudioaulas.com.br

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Humberto de Alencar Castelo Branco
Heitor Villa Lobos
arquiva-se
Castelo Branco, Humberto de Alencar
Villa-Lobos, Heitor
3ª Regra: Sobrenomes com nomes de santos (Santo, São ou Santa não podem ser separados).
José Pereira Santa Cruz
arquiva-se
Santa Cruz, José Pereira
4ª Regra: Iniciais abreviadas tem precedência na alfabetação.
José Silva Silva, J.
J. Silva arquivam-se Silva, João
João Silva Silva, José
5ª Regra: Artigos, conjunções e preposições não devem ser consideradas.
6ª Regra: Sobrenomes de parentesco devem ser considerados como parte integrante do último sobrenome.
Élvis Corrêa Miranda Júnior Cerqueira Sobrinho, Márcio
Osório Miranda Neto arquivam-se Miranda Júnior, Élvis Corrêa
Márcio Cerqueira Sobrinho Miranda Neto, Osório

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7ª Regra: Títulos que acompanham os últimos sobrenomes não devem ser considerados. Devem ser deslocados
para o final, entre parênteses.
Ministro José Alves Silva
arquiva-se
Silva, José Alves (Ministro)
8ª Regra: Nomes de estrangeiros devem ser organizados pelo último sobrenome.
George Walker Bush
arquiva-se
Bush, George Walker
9ª Regra: Partículas estrangeiras só devem ser consideradas se iniciarem com letra maiúscula.
Leonardo Da Vinci
Vincent Van Gogh
Ludwig von Bethoven
arquivam-se
Bethoven, Ludwig von
Da Vinci, Leonardo
Van Gogh, Vincent
10ª Regra: Espanhóis devem ser ordenados pelo penúltimo sobrenome.
Juan Bolaños Fuentes
arquiva-se
Bolaños Fuentes, Juan

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11ª Regra: Orientais e árabes devem ser organizados como se apresentam.
Mao Tsé Tung
Law Kim Chong
Abdulah Mustafah
arquivam-se
Abdulah Mustafah
Law Kim Chong
Mao Tsé Tung
12ª Regra: Nos nomes de instituições, o artigo do início deve ser deslocado para o final, entre parênteses.
O Boticário
The Times
Fundação Getúlio Vargas
arquivam-se
Boticário (O)
Fundação Getúlio Vargas
Times (The)
13ª Regra: Nos nomes de eventos, o numeral do início deve ser deslocado para o final, entre parênteses.
2º Congresso de Artes Congresso de Artes (2º)
IV Seminário de Medicina arquivam- se Seminário de Medicina (IV)
Primeiro Simpósio de Arquivologia Simpósio de Arquivologia (Primeiro)

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QUESTÕES DE CONCURSOS ANTERIORES
(Cespe-UnB – SEDUC-AM / 2011) Entre os métodos de arquivamento, o alfabético é aquele que considera como
elemento principal o nome. C
(Cetro – Embrapa 2010) O método variadex é uma variante do alfabético e utiliza cores como elementos auxiliares
para facilitar o arquivamento e a localização dos documentos. C
(FCC – TRE-SP 2012) A fim de facilitar sua consulta, os prontuários dos servidores de um órgão público são
armazenados em pastas suspensas e ordenados pelo método alfabético. Considere os nomes dos funcionários
abaixo relacionados e indique a sequência em que devem ficar seus respectivos prontuários.
I. Jair de Moraes Neto
II. Odair de Morais
III. José de Morais Filho
IV. Antônio de Moraes Carvalho
V. Joaquim da Silva Moreira
VI. Carlos Moura
VII. Beatriz Moreira
VIII. Ana Beatriz Moreira de Morais
-----------------------------------------------------------
I. Moraes Neto, Jair de
II. Morais, Odair de
III. Morais Filho, José de
IV. Carvalho, Antônio de Moraes
V. Moreira, Joaquim da Silva
VI. Moura, Carlos
VII. Moreira, Beatriz
VIII. Morais, Ana Beatriz Moreira de

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(A) VIII, VII, VI, I, II, IV, III, V.
(B) IV, I, VIII, III, II, VII, V, VI.
(C) VI, IV, III, VIII, I, VII, V, II.
(D) II, I, IV, III, VI, V, VIII, VII.
(E) I, III, V, II, VIII, VII, VI, IV.
(Cespe-UnB – EBC 2011) Os títulos devem ser considerados na alfabetação. Por exemplo: Professor Roberto de Jesus
deve entrar como Jesus, Professor Roberto de. E Jesus, Roberto de (Professor)
(Cespe-UnB – EBC 2011) Os sobrenomes que referem grau de parentesco (filho, sobrinho, neto) devem vir
acompanhados do último sobrenome na alfabetação. Por exemplo: José Maria de Sousa Sobrinho deve entrar como
Sousa Sobrinho, José Maria de. C
(Cespe-UnB – SEDUC-AM 2011) Em pastas de pessoas físicas, os sobrenomes compostos de um substantivo e um

adjetivo devem ser separados. O nome Roberto Monte Azul, por exemplo, deve ser referido como Azul, Roberto
Monte. E (Monte Azul, Roberto)
(Cespe-UnB – SEDUC-AM 2011) Em pastas de pessoas físicas, os sobrenomes formados com as palavras Santa, Santo
ou São não devem ser separados. O nome Antônio São Jorge, por exemplo, deve ser referido como São Jorge,
Antônio. C
(Cespe-UnB – Ceturb-ES 2010) Na alfabetação do nome Roberto de Santana Júnior, deve ser considerada a seguinte
forma: Júnior, Roberto de Santana. E (Santana Júnior, Roberto de)
(Cespe-UnB – Ceturb-ES 2010) Para alfabetar o seguinte nome: II Conferência de Física Quântica, o número romano
deve ser colocado por extenso e assim entrar na alfabetação, como apresentado a seguir: Segunda Conferência de
Física Quântica. E (Conferência de Física Quântica (II)).
MÉTODO GEOGRÁFICO:
 É aquele que separa os documentos por local ou procedência;
 Entende-se por procedência a cidade, estado ou país a que o documento se refere.
REGRAS DO MÉTODO GEOGRÁFICO:
ORGANIZAÇÃO POR ESTADO:
 Os estados devem ser ordenados alfabeticamente;
 Dentro de cada estado, a capital deve vir em primeiro lugar, seguida das demais cidades em ordem
alfabética.

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 ALAGOAS
 BAHIA
 CEARÁ
 GOIÁS
 MARANHÃO
 PARÁ
 SÃO PAULO
PASTA DO ESTADO
DO CEARÁ:
FORTALEZA
Crateús
Juazeiro
Quixeramobim
Sobral
 Os países devem ser ordenados alfabeticamente;
 Dentro de cada país, a capital deve vir em primeiro lugar, seguida das demais cidades em ordem alfabética.
ORGANIZAÇÃO POR PAÍS:
 ARGENTINA
 BÉLGICA
 CHINA
 FRANÇA
 HONDURAS

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 JAPÃO
 PORTUGAL
PASTA DE PORTUGAL:
LISBOA
Braga
Porto
Setúbal
ORGANIZAÇÃO POR CIDADE:
 As cidades devem ser ordenadas alfabeticamente;
 Ao final de cada cidade, deve ser identificado o seu estado, entre parênteses.
ORGANIZAÇÃO POR CIDADE:
 Anápolis
 Cubatão
 Fortaleza
 Lages
 Manaus
 São Paulo
 Taguatinga
 Taguatinga
 Anápolis (Goiás)
 Cubatão (São Paulo)
 Fortaleza (Ceará)
 Lages (Santa Catarina)

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 Manaus (Amazonas)
 São Paulo (São Paulo)
 Taguatinga (Distrito Federal)
 Taguatinga (Tocantins)
MÉTODO NUMÉRICO:
 É aquele que ordena os documentos por número;
 É subdividido em numérico simples, cronológico e dígito-terminal.
NUMÉRICO SIMPLES:
Os documentos são numerados quando entram no arquivo ou instituição e são ordenados pelo número que
receberam.
NUMÉRICO DÍGITO-TERMINAL:
 Os documentos são numerados;
 Os números são divididos em grupos de dois algarismos cada um, lidos da direita para a esquerda;
 A ordenação é feita a partir dos dois últimos algarismos.
746.350 74-63-50 1º) 34-19-01
128.968 Dividir em 12-89-68 2º) 21-59-50
45.879 grupos de 2 04-58-79 arquivam-se 3º) 74-63-50
341.901 algarismos 34-19-01 4º) 12-89-68
215.950 21-59-50 5º) 04-58-79
MÉTODO IDEOGRÁFICO:
 É aquele que ordena os documentos por assunto ou tema;
 Os assuntos podem ser ordenados de forma alfabética ou numérica.
IDEOGRÁFICO ALFABÉTICO:
 DICIONÁRIO: Os assuntos são ordenados alfabeticamente em um único nível
 ENCICLOPÉDICO: Os assuntos são ordenados alfabeticamente em níveis hierarquizados.

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DICIONÁRIO:
 Admissão
 Aposentadoria
 Cirurgias
 Empréstimos
 Exames
 Férias
 Licenças
 Viagens
ENCICLOPÉDICO:
FINANÇAS
Empréstimos
Bancários
Rurais
Financiamentos
PESSOAL
Aposentadoria
Férias
Treinamento
Cursos
Estágios
IDEOGRÁFICO NUMÉRICO:
1) Os assuntos são codificados hierarquicamente (do geral para o específico), gerando o PLANO DE CLASSIFICAÇÃO
da instituição;
2) Os documentos têm o seu código de classificação anotados na primeira folha quando entram na instituição;
3) A ordenação nos arquivos é feita a partir dos códigos de assunto.

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PLANO DE CLASSIFICAÇÃO:
1 – FINANÇAS
1-1 – Empréstimos
1-1-1 – Rurais
1-1-2 – Bancários
1-2 – Financiamentos
2 – PESSOAL
2-1 – Férias
2-2 – Aposentadoria
2-3 – Treinamento
2-3-1 – Estágios
2-3-2 - Cursos
CODIFICAÇÃO:

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ORDENAÇÃO NO ARQUIVO:
2-1 2-2 2-3 2-4 2-5 2-6
IDEOGRÁFICO NUMÉRICO:
1) A codificação dos documentos é feita quando da entrada deste na instituição (fase corrente);
2) MÉTODO DECIMAL: Limita os assuntos a, no máximo, 10 áreas ou classes;
3) MÉTODO DUPLEX: Permite a criação de classes ou áreas de forma ilimitada.
ESCOLHA DO MÉTODO A SER ADOTADO:
O responsável deve conhecer e considerar dois aspectos:
 A natureza dos documentos a serem arquivados;
 A estrutura e o funcionamento da instituição.
(Cespe-UnB – DPU 2010) Considere que os documentos de um determinado setor da DPU estejam organizados com
base na procedência ou local. Nessa situação, o método de arquivamento adotado denomina-se
• (A) por assunto.
• (B) onomástico.
• (C) geográfico.
• (D) ideográfico.
• (E) alfabético.

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(Cesgranrio - BACEN / 2010) Nas localidades onde o Banco Central do Brasil possui representação regional,
um cidadão comum pode enviar carta com reclamação, elogio ou sugestão, e ela será encaminhada à
Ouvidoria do Banco. Se a Ouvidoria receber cartas do Rio Grande do Sul, como, por exemplo, de (1) Santa
Maria; (2) Caxias do Sul; (3) Novo Hamburgo; (4) Gramado e (5) Porto Alegre, deverá fazer a ordenação
dessas cartas. Se for utilizado o método geográfico de arquivamento, na modalidade estado, cidade e
correspondente, a ordenação será a seguinte:
(A) 5,4,3,2,1
(B) 5,2,4,3,1
(C) 4,3,2,5,1
(D) 2,4,3,5,1
(E) 1,2,4,3,5
(1) Santa Maria
(2) Caxias do Sul
(3) Novo Hamburgo
(4) Gramado
(5) Porto Alegre
(5) Porto Alegre
(2) Caxias do Sul
(4) Gramado
(3) Novo Hamburgo
(1) Santa Maria
(Funiversa – MPGO Téc. Arquivo / 2010) A atribuição de um número a cada cliente (pessoa física ou jurídica),
por exemplo, obedecendo à ordem de entrada ou de registro, sem preocupação alguma com a ordem
alfabética é característica do método.
(A) numérico cronológico.
(B) numérico alfabético.

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(C) numérico simples.
(D) dígito-terminal.
(E) variadex-cronológico.
(Cespe-UnB / Antaq 2009) - O método numérico simples determina a numeração sequencial dos
documentos, dispondo os números em três grupos de dois dígitos cada um. Por exemplo: 52-63-19. E
(FCC-TRF 2a Reg / 2007) Uma instituição adota o método dígito-terminal para classificar os prontuários de
seus servidores:
1) 001.299 - Hilary Jenkinson
2) 032.699 - Eugenio Casanova
3) 129.129 - T. R. Schellenberg
4) 159.544 - Luciana Duranti
5) 305.218 - Angelika Menne-Hantz
6) 306.818 - Bruno Delmas
7) 588.029 - Paola Carucci
8) 246.344 - Michel Duchein
(A) 1,2,3,4,8,5,6,7.
(B) 5,6,7,3,8,4,1,2.
(C) 5,6,2,1,4,8,7,3.
(D) 7,2,6,8,4,1,5,3.
(E) 7,2,6,8,4,5,1,3
(Cespe-UnB – Ceturb-ES 2010) A criação de pastas para o arquivamento de documentos a paritr dos temas
relacionados a atividades desenvolvidas no setor de trabalho indica o uso do método ideográfico. C
(Funiversa – Terracap 2010) Acerca dos métodos de arquivamento, aquele que separa os documentos por
assunto é o
(A) ideográfico.
(B) alfabético.

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(C) numérico.
(D) geográfico.
(E) cronológico.
(Funiversa – Embratur / 2010) O que determina o método de arquivamento dos documentos do arquivo é
(são)
(A) a natureza dos documentos e a estrutura da entidade.
(B) a espécie e a tipologia do documento.
(C) o ato de recebimento e a expedição do documento.
(D) o suporte e o gênero documental.
(E) a classificação de sigilo do documento.
(Cespe-UnB - ANAC/2009) O método de arquivamento dos documentos de arquivo deve ser definido a partir
da natureza dos documentos e da estrutura da organização que produz ou recebe. C
(Cespe-UnB-SEAD/CEHAP/PB 2009) - A atividade de classificação de documentos de arquivo exige, por parte

do classificador, conhecimentos não só da empresa ou do órgão público, mas da natureza dos documentos a
serem classificados. C
(Cespe-UnB-DFTrans / 2008) Considere que uma unidade de arquivo apresente a seguinte organização do
seu acervo.
PESSOAL
CEILÂNDIA:
de Abraão até Fagundes
de Gonçalves até Lima
de Miranda até Oliveira
GAMA:
de Abreu até Ferreira
de Garcia até Maciel
VEÍCULOS
MATERIAL PERMANENTE

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Com base nessa organização, é correto afirmar que o método principal de arquivamento utilizado foi o
método por assunto, tendo sido empregados, como métodos secundários, o geográfico e o alfabético. C
(Cespe-UnB-Ancine / 2006) Considerando a hipótese de arquivamento a seguir, é correto afirmar que o

principal critério utilizado para tal fim foi o de arquivamento por assunto. C
VEÍCULOS
- Goiás
- Minas Gerais
PESSOAL - ADMISSÃO E DEMISSÃO
- de Abrão, Antonio até Carvalho, Paulo A.
- de Castro, Maria S. até Dias, Paulo, R.
PAGAMENTOS
- de 1981 a 1985
- de 1986 a 1989
MÉTODOS DIRETOS OU INDIRETOS:
Métodos diretos são aqueles que não necessitam de índice auxiliar para localizar os documentos no arquivo
 Alfabético
 Geográfico
 Ideográficos alfabéticos
Métodos diretos são aqueles que não necessitam de índice auxiliar para localizar os documentos no arquivo

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Métodos indiretos são aqueles que exigem a consulta a um índice auxiliar alfabético que remeta ao número
em que o documento foi arquivado
 Numérico simples
 Numérico cronológico
 Numérico dígito-terminal
 Ideográficos numéricos
GUIA-FORA:
É uma ficha ou formulário colocado (a) no lugar do documento desarquivado para assinalar a sua retirada e
facilitar o seu rearquivamento.

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ESCOLHA DO MÉTODO A SER ADOTADO:
O responsável pelo arquivamento deve conhecer e considerar dois aspectos:
 A natureza dos documentos a serem organizados;
 A estrutura e o funcionamento da instituição.
PESSOAL
De A a F
De G a Z
FINANÇAS
1995
2000
MATERIAL
Goiás
São PAULO
(Cespe-UnB / STM 2011) No método numérico simples, um método de arquivamento do tipo direto, não se faz
necessário consultar um índice para localizar o documento.
(Cespe-UnB – Ceturb-ES 2010) Uma desvantagem do método numérico de arquivamento é ser do sistema
indireto, que implica a consulta a um índice ou a um código para localizar o documento.
(Cespe-UnB - Embasa 2010) O método numérico simples é considerado direto, pois permite que a busca do
documento seja feita diretamente no local onde se acha guardado.
(Cespe-UnB - ANAC/2009) A localização dos documentos de arquivo nos métodos de arquivamento do sistema
direto depende de um índice ou de um código.
(Cespe-UnB - FUB / 2009) O método alfabético faz parte de sistemas indiretos de arquivamento, e necessita de
um índice para a localização dos documentos.
(Cespe-UnB-SEAD/CEHAP/PB 2009) – Os métodos de arquivamento do sistema direto são aqueles que exigem a
consulta de um índice ou de um código.

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(Cespe-UnB ANEEL 2010) O emprego da guia-fora objetiva o rearquivamento dos documentos, sendo utilizada
no caso de empréstimo de documentos.
(Cesgranrio-BNDES / 2006) A secretária da Diretoria retira uma pasta do arquivo para prestar informações ao
Diretor Administrativo da empresa.
Passados quatro dias, o chefe do Departamento de Pessoal solicita a mesma pasta. O técnico administrativo
verifica que a pasta ainda não fora devolvida, pois no lugar de arquivamento da pasta havia uma ficha com
informações sobre o empréstimo.
Essa ficha, que ainda é muito utilizada nos arquivos, é a guia:
(A) física.
(B) especial.
(C) subsidiária.
(D) dentro.
(E) fora.

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Professor Elvis Correa

Professor Élvis Corrêa Miranda

 É aquele que ordena os documentos por nome;

 Quando combinado com cores, recebe o nome de VARIADEX.

Daniele Firme Miranda

Miranda, Daniele Firme

2ª Regra: Sobrenomes compostos não podem ser separados na alfabetação.

1 É PROIBIDO REPRODUZIR OU COMERCIALIZAR www.estudioaulas.com.br

Humberto de Alencar Castelo Branco

Heitor Villa Lobos

Castelo Branco, Humberto de Alencar

José Pereira Santa Cruz

Santa Cruz, José Pereira

4ª Regra: Iniciais abreviadas tem precedência na alfabetação.

José Silva Silva, J.

J. Silva arquivam-se Silva, João

João Silva Silva, José

5ª Regra: Artigos, conjunções e preposições não devem ser consideradas.

Élvis Corrêa Miranda Júnior Cerqueira Sobrinho, Márcio

Osório Miranda Neto arquivam-se Miranda Júnior, Élvis Corrêa

Márcio Cerqueira Sobrinho Miranda Neto, Osório

2 É PROIBIDO REPRODUZIR OU COMERCIALIZAR www.estudioaulas.com.br

Ministro José Alves Silva

Silva, José Alves (Ministro)

8ª Regra: Nomes de estrangeiros devem ser organizados pelo último sobrenome.

George Walker Bush

Bush, George Walker

Vincent Van Gogh

Ludwig von Bethoven

Bethoven, Ludwig von

Van Gogh, Vincent

10ª Regra: Espanhóis devem ser ordenados pelo penúltimo sobrenome.

Juan Bolaños Fuentes

Bolaños Fuentes, Juan

3 É PROIBIDO REPRODUZIR OU COMERCIALIZAR www.estudioaulas.com.br

11ª Regra: Orientais e árabes devem ser organizados como se apresentam.

Mao Tsé Tung

Law Kim Chong

Law Kim Chong

Mao Tsé Tung

Fundação Getúlio Vargas

Fundação Getúlio Vargas

2º Congresso de Artes Congresso de Artes (2º)

IV Seminário de Medicina arquivam- se Seminário de Medicina (IV)

Primeiro Simpósio de Arquivologia Simpósio de Arquivologia (Primeiro)

4 É PROIBIDO REPRODUZIR OU COMERCIALIZAR www.estudioaulas.com.br

QUESTÕES DE CONCURSOS ANTERIORES

I. Jair de Moraes Neto

II. Odair de Morais

III. José de Morais Filho

IV. Antônio de Moraes Carvalho

V. Joaquim da Silva Moreira

VI. Carlos Moura

VII. Beatriz Moreira

VIII. Ana Beatriz Moreira de Morais

I. Moraes Neto, Jair de

II. Morais, Odair de

III. Morais Filho, José de

IV. Carvalho, Antônio de Moraes

V. Moreira, Joaquim da Silva

VI. Moura, Carlos

VII. Moreira, Beatriz

VIII. Morais, Ana Beatriz Moreira de