Las Funciones de la Administración

Planificación
Los administradores deben planificar sus actividades para condiciones futuras, deben
desarrollar objetivos estratégicos y asegurar el logro de los objetivos. Por lo tanto, se deben
evaluar futuras contingencias que afectan a la organización, y dar forma al panorama futuro
ya sea operacional o estratégico de la empresa.
La administración debe visualizar el futuro y trazar las acciones a seguir, se
debe planificar todas las actividades basados en condiciones futuras, se establecen los
objetivos estratégicos y se asegura el logro de los mismos. Un buen plan de acción debe ser
preciso y basarse en la unidad, continuidad y además tener cierta flexibilidad. Se usa para
proporcionar una dirección general entre sus tareas está la de proporcionar a los
administradores herramientas de seguimiento y evaluación de resultados, a la vez detectar
áreas de posibles oportunidades de mejora.

Características de la Planificación:
Las características más importantes de la planificación son las siguientes:
1. La planificación es un proceso permanente y continuo: no se agota en
ningún plan de acción, sino que se realiza continuamente en la empresa.
2. La planificación está siempre orientada hacia el futuro: la planificación se halla ligada
a la previsión.
3. La planificación busca la racionalidad en la toma de decisiones: al establecer
esquemas para el futuro, la planificación funciona como un medio orientador del
proceso decisorio, que le da mayor racionalidad y disminuye la incertidumbre
inherente en cualquier toma de decisión.
4. La planificación busca seleccionar un curso de acción entre varias alternativas: la
planificación constituye un curso de acción escogido entre varias alternativas de
caminos potenciales.
5. La planificación es sistemática: la planificación debe tener en cuenta el sistema y
subsistemas que lo conforman; debe abarcar la organización como totalidad.

Ventajas de la Planificación:
Existen muchas ventajas para la planificación que deben estimular a todos los gerentes en
todos los niveles de cualquier organización. Entre las cuales podemos mencionar las
siguientes:
1. Requiere actividades con orden y propósito. Se enfocan todas las actividades hacia
los resultados deseados y se logra una secuencia efectiva de los esfuerzos.
2. Señala la necesidad de cambios futuros. La planificación ayuda al gerente a visualizar
las futuras posibilidades y a evaluar los campos clave para posible una posible
participación.
3. Contesta a las preguntas "y que pasa si…" Tales preguntas permiten al que hace la
planificación, a través de una complejidad de variables ver e intuir los posibles planes
de contingencia.
4. Proporciona una base para el control. Este se ejecuta para cerciorarse que la
planificación está dando los resultados buscados.
 5. Estimula la realización. El hecho de poner los pensamientos en papel y formular un
plan proporciona al que hace los planes la orientación y el impulso de realizar y lograr
los objetivos.
6. Obliga a la visualización del conjunto. Esta comprensión general es valiosa, pues
capacita al gerente para ver las relaciones de importancia, obtiene un entendimiento
más pleno de cada actividad y aprecia la base que apoya a las actividades
administrativas.
7. Aumenta y equilibra la utilización de las instalaciones. Se hace un mejor uso de lo
que se dispone.
8. Ayuda al gerente obtener status. La planificación adecuada ayuda al gerente a
proporcionar una dirección confiada y agresiva.

Desventajas de la Planificación:
Por otra parte, existen desventajas o limitaciones del uso de la planificación.
1. La planificación está limitada por la exactitud de la información y de los hechos
futuros. La utilidad de un plan está afectada por la corrección de las premisas
utilizadas como sub-secuentes. Si las condiciones bajo las cuales fue formulado el
plan cambian en forma significativa, puede perderse gran parte del valor del plan.
2. La planificación cuesta mucho. Algunos argumentan que el costo de la planificación
excede a su contribución real. Creen que sería mejor gastar el dinero en ejecutar el
trabajo físico que deba hacerse.
3. La planificación tiene barreras psicológicas. Una barrera usual es que las personas
tienen más en cuenta el presente que el futuro.
4. La planificación ahoga la iniciativa. Algunos creen que la planificación obliga a los
gerentes a una forma rígida de ejecutar su trabajo.
5. La planificación demora las acciones. Las emergencias y apariciones súbitas de
situaciones desusadas demandan decisiones al momento. No puede dejar pasar
el tiempo valioso reflexionando sobre la situación y diseñando un plan.
6. La planificación es exagerada por los planificadores. Algunos críticos afirman que
quienes hacen la planificación tienden a exagerar su contribución.
7. La planificación tiene limitado valor práctico. Algunos afirman que la planificación
no solo es demasiada teórica.

Organización
Los administradores deben organizar la fuerza de trabajo de una manera y estructura eficiente
para que de esta manera se puedan alinear las actividades de la organización. Los
administradores también deben capacitar y contratar a las personas adecuadas para el trabajo,
y siempre asegurar una mano de obra suficientemente calificada y educada.
La administración debe crear el entorno organizacional material y social de la empresa. Debe
proporcionar las cosas útiles para el adecuado funcionamiento empresarial, movilizando los
recursos materiales y humanos para llevar el plan a la acción.
Una manera de plantear esta función administrativa es organizar la fuerza de trabajo
de manera eficiente para que se puedan alinear las actividades de todos los departamentos de
la organización, una opción para incrementar el rendimiento es contratar personas
capacitadas para el trabajo e incrementar el adiestramiento de las mismas a través de cursos
y estudios especializados, así asegurar una mano de obra calificada y eficiente.
Características de la Organización:
 Autoridad funcional o dividida. Es una autoridad que se sustenta en el conocimiento.
 Ningún superior tiene autoridad total sobre los subordinados, sino autoridad parcial
y relativa.
 Línea directa de comunicación. Directa y sin intermediarios, busca la mayor rapidez
posible en las comunicaciones entre los diferentes niveles.
 Descentralización de las decisiones. Las decisiones se delegan a los órganos cargos
especializados.
 Énfasis en la especialización. Especialización de todos los órganos a cargo.

Ventajas de la Organización:
 Máxima especialización.
 Mejor suspensión técnica.
 Comunicación directa más rápida.
 Cada órgano realiza únicamente su actividad específica.

Desventajas de la Organización:
 Pérdida de la autoridad en el mando. La exigencia de una obediencia y la imposición
de la disciplina, aspectos típicos de la organización lineal, no son lo fundamental en
la organización funcional.
 Subordinación múltiple.
 La organización funcional tiene problemas en la delegación de la autoridad y en la
delimitación de las responsabilidades.
 Presenta una tendencia a la competencia entre los especialistas, ya que los diversos
órganos o cargos se especializan en determinas actividades; ellos tienden a imponer
a la organización su punto de vista y su enfoque.
 Exhibe una tendencia a la tensión y a los conflictos en la organización. La rivalidad
y la competencia, unidas a la pérdida de visión de conjunto de la organización pueden
conducir a divergencias y a la multiplicidad de objetivos que pueden ser antagónicos
y crear conflictos entre los especialistas.

Dirección
Los administradores deben supervisar a sus subordinados en su trabajo diario, e inspirarlos a
alcanzar las metas de la empresa. Así mismo, es responsabilidad de los administradores
comunicar los objetivos y las políticas de la empresa a sus subordinados. El supervisor de los
subordinados siempre debe estar alineado con las políticas de la empresa, y cada
administrador debe tratar a sus subordinados bajo los estándares de la compañía.
La administración debe guiar y orientar al personal. Es su responsabilidad comunicar
las políticas y los objetivos de la empresa a sus subordinados. El supervisor y cada
administrador debe tratar a sus subordinados bajo determinados estándares de respeto,
liderazgo y motivación.
Una manera de ejecutar la dirección es supervisar a los trabajadores en su trabajo diario e
inspirarlos a lograr las metas departamentales, se deben establecer orientaciones de acuerdo
a las necesidades de cada trabajador y cada departamento a fin de que las tareas resulten
eficientemente realizadas. Para los nuevos empleados pautar una orientación formal dando
indicaciones y enseñando de manera general lo que necesitan para desempeñar el cargo.
Características de la Dirección:
 Unidad de mando
 La delegación
 Amplitud de control

Ventajas de la Dirección:
Elegir entre alternativas: Una vez evaluadas las alternativas, se debe elegir la más idónea para
las necesidades del sistema, y la que reditúe máximos beneficios; además, seleccionar dos o
tres más para contar con estrategias laterales para casos fortuitos.
Las bases para elegir alternativas pueden ser:
 Experiencia.
 Experimentación.
 Investigación.
Aplicar la decisión: Es poner en práctica la decisión elegida, por lo que se debe contar con
un plan para el desarrollo de la misma. El plan comprenderá: los recursos, los procedimientos
y los programas necesarios para la implantación de la decisión.

Desventajas de la Dirección:
El contraste que se presenta entre manejar y dirigir una empresa es bastante obvio, pero
cuando estos se ven relacionados desde el punto de vista del crecimiento de la empresa y su
posicionamiento en el mercado actual se pone de manifiesto que la perspectiva tanto del
dirigente como la del administrador cambian, pues entran factores que en ocasiones pueden
afectar el correcto desempeño de os factores productivos dentro del ente.
La carencia en la selección de un buen perfil para el giro de trabajo que requiere de la
empresa, esto con lleva a una mala dirección administrativa.

Integración
Entendemos por integración, el seleccionar al personal competente para los puestos de la
organización; es reunir todos los elementos materiales, económicos, técnicos y humanos
necesarios para alcanzar los objetivos, y como de éstos cuatro elementos el más variable,
cambiante y difícil de controlar es el ser humano; es importante hacer hincapié en; la
selección del personal, adiestramiento y desarrollo del personal, así como la auto motivación
para el logro de metas cada vez más altas.

Ventajas de la Integración:
 Permite ubicar el hombre adecuado en el puesto determinado
 Favorece la adaptación del hombre a la comunidad empresarial
 Facilita la integración del trabajador a la empresa
 Contribuye al incremento de la productividad en el trabajo
 Disminuye los accidentes de trabajo
 Disminuye la fatiga que ocurre por inadaptación
 Permite la adecuada capacitación de personal en los programas de adiestramiento o
entrenamiento a base de los más dotados
 Disminuye las injusticias por que el eliminar el favoritismo se coloca al trabajador en
el lugar donde mejor debe rendir
  Se evita el desgaste de maquinaria, el desperdicio de material y se ahorra tiempo en
la ejecución de las tareas.

Desventajas de la Integración:
 La falta de adaptación del hombre al trabajo y a la empresa.
 El incremento de frustraciones del trabajador en la empresa cuando aquel no rinde en
el trabajo para el que posee características adecuadas.
 La limitación del horizonte del trabajador
 Produce la baja moral en la organización porque si no existe el hombre adecuado para
el cargo determinado necesariamente se incrementan las quejas, los reclamos en la
organización.
 Se generan resentimiento en los trabajadores a quienes no se les reconoce
capacidades, méritos y conocimientos especiales para las tareas en las que ellos
rendirán.
 No puede haber eficiente clasificación de personal, justa promoción, efectiva
valoración ni buena dirección de personal.
 Proliferan los conflictos laborales
 Se pierde tiempo, desgasta más la maquinaria o herramientas y se desperdicia mas
material en la producción ya que un trabajador que no posee las capacidades ni los
conocimientos adecuados es muy probable que origine todos estos inconvenientes en
perjuicio de la empresa.

Control
Los administradores deben controlar que las actividades de la compañía están en línea con
las políticas y objetivos de la empresa en general. Es también responsabilidad del
administrador observar y reportar las desviaciones de los planes y objetivos, y coordinar las
tareas para corregir posibles desviaciones.
La administración debe revisar y verificar que todo se haga de acuerdo con los
planteamientos y las reglas establecidas y según las órdenes y directrices impartidas. Una
manera de llevar a cabo el control es revisar y controlar que las actividades ejecutadas estén
alineadas con las políticas y objetivos de la organización, revisar los resultados y reportar
cualquier desviación que ocurra, distorsione los planes y aleje al departamento del
cumplimiento de los objetivos.