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Diseño Organizacional
“Análisis de MAESTRO PERU S.A.”
Mgter. Luis Tarmeño Bernuy.
Carrera: Administración
Fecha: 03 de junio de 2017
Integrantes:
1. Aguilar Tinta, Jonathan.
(Jonathan_11_04@hotmail.com)
Tomando lo dicho en clase, sin estructura no hay estrategias, lo que veremos a continuación
es un planteamiento de mejora en la empresa, puesto que hemos podido observar que hay
deficiencias en algunas áreas, nosotros nos centraremos en un área específicamente el área
de logística, ya que es la encargada de la entrega de mercadería a las tiendas.
Según los datos y opiniones que hemos estado recolectando sabremos cómo realizar un
proceso de cambio organizacional, el cual será aquí plasmado desde su análisis hasta su
ejecución y supervisión.
Ellos reciben la mercadería solicitada por el área comercial, tanto nacional como importada.
Se centraliza todos los pedidos y es un solo ente quien envía dicha mercadería a las tiendas
según sus pedidos, siendo de esta manera más efectiva tanto el despacho como la
supervisión por control de calidad a las mismas.
Esta área está divida en dos partes, una ve el almacenaje de la mercadería nacional y la otra
la mercadería importada; son de vital importancia que ellos lleven siempre un control de las
órdenes de compra enviadas por las tiendas para la correcta distribución hacia las tiendas.
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Una vez llegada la mercadería a tienda, el área de recepción verifica que el envío este
correcto; caso contrario se comunica la incidencia para poder realizar las
correcciones respectivas sobre el stock para que este no afecte a la tienda.
Luego el equipo de reposición es el encargado de llevar la mercadería a las secciones
y reponerlas para que estén disponibles para los clientes.
Teniendo en cuenta que estas son las funciones del área hemos podido evidenciar que no se
está cumpliendo a cabalidad el despacho y entrega de mercadería a las tiendas, así como
también los tiempos de entrega no son los óptimos y/o no se respetan los tiempos
establecidos para la entrega de mercadería a tiendas.
Así como también por el momento no hay un manual de procedimiento para el proceso de
recepción dentro de la Tienda.
Para esto hemos ideado un flujograma que nos permita optimizar los tiempos y funciones de
cada persona involucrada en la recepción de la mercadería dentro de la tienda. El cual lo
mostraremos a continuación.
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Como se puede apreciar en el diagrama esta sería la mejor manera de cómo proceder
dentro de las tiendas para el correcto flujo del ingreso y apilamiento de la mercadería.
(Considerar a los centros de distribución como proveedores)
Para esto deberíamos diseñar un nuevo organigrama dentro del área de almacén ya que
solo existen 2 puestos el de Jefe de Recepción y Operarios de reposición. Puesto que en la
actualidad no hay un buen control de la mercadería y se tiene muchos problemas de Kardex
o ingreso de mercadería en mal estado porque no se está siguiendo un control sobre el flujo
de ingreso.
Esto conlleva a tener demasiados ajustes en el inventario como así también merma que es
cargada a la tienda, cuando esto debería ser regresado al proveedor o al centro de
distribución para su merma en dichos centros.
1. Supervisar las actividades diarias, prever los requerimientos del cliente y mantener
una buena comunicación con el Área Comercial, así como gestionar el lanzamiento de
nuevos programas dentro de la planta. Todo ello para garantizar la satisfacción del cliente.
2. Dirigir los equipos de logística y establecer los objetivos para un buen
abastecimiento.
3. Supervisar las actuaciones de logística e implementar las acciones de mejora
necesarias de manera coordinada con otras funciones de la planta (Calidad, Producción,
Eficiencia del Sistema, etc.).
Este es el perfil profesional que debe tener el Gerente de Abastecimiento. Hoy en día, el
área de logística aporta soluciones como miembros en los comités de dirección de las
empresas. Alguien que se esté iniciando puede empezar desempeñando funciones con
menos responsabilidad, pero no por ello menos importantes en la cadena de producción y de
suministros de la empresa.
El Gerente de Abastecimiento tiene, en definitiva, la responsabilidad de la satisfacción de la
demanda en las mejores condiciones de servicio, coste y calidad.
Así mismo, deberá contar con los siguientes conocimientos y competencias:
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Conocimiento
Conocimiento de Materiales de uso para remodelación del hogar.
Conocimiento de Word, Excel y Software utilitario del SIAG.
Capacidad para organizar personal a cargo.
Dominio del idioma Inglés a nivel: Avanzado
Competencias
Habilidad de Negociación.
Sólida Formación en Valores
Capacidad para trabajar en equipo.
EQUIPO DE IMPLEMENTACIÓN
Una de las responsabilidades esenciales de los líderes es alinear al equipo de trabajo para
lograr alcanzar la visión y las metas de la organización y obtener los resultados esperados.
Cuando hay alineación del equipo las personas trabajan motivadas, además las personas no
sienten que están renunciando a sus intereses y proyectos personales a favor de la visión y
los objetivos del equipo y los fines de la organización, sino que la visión compartida y
comprometida se transforma en una prolongación de sus visiones personales, en las que
estas últimas crecen y se fortalecen en la medida que la visión de la organización se
cristaliza. Las personas descubren como sus visiones personales cobran vida en la visión de
la organización, porque sienten que caminan en la misma dirección.
Cuando un equipo de trabajo está alineado:
Pero el alineamiento no se realiza solo, hay que provocarlo intencionalmente, para ello el
líder requiere:
Establecer una comunicación con sus seguidores
Aprender a escuchar a sus seguidores
VISION INSPIRADORA
La idea es comunicar para ganar aliados. Como líder se necesitara inspirar a sus
seguidores, para lo cual no es suficiente informar; se necesita brindar motivación tanto en
sus sueños, sus expectativas y anhelos. Hablar no sólo de argumentos y datos, sino también
de sus percepciones, sentimientos y experiencias, lo cual incluye no sólo compartir una
visión, unas expectativas acerca del futuro, sino también expresar con sinceridad sus
temores e incertidumbres acerca de ese futuro.
Sus seguidores necesitan estar informados para dar lo mejor de sí y adquirir compromiso. A
la gente no le gusta dar lo mejor de sí en algo que desconoce.
Es importante que sus seguidores sepan cuáles son sus convicciones, sus creencias y sus
valores con respecto a determinados temas. En otras palabras, cuál es su postura frente a la
gestión, la visión de la organización, la integridad, etc. Este aspecto de la comunicación es
vital, porque las personas primero aceptan y se comprometen con el líder y luego con las
visiones.
PLAN DE COMUNICACIÓN
3. ¿Cómo se enlazan y se interconectan sus valores con la pregunta? ¿hacia dónde va?
PLAN DE IMPLEMENTACION
Con el objetivo de gestionar una adecuada difusión de las nuevas definiciones estratégicas y
entregar una planificación acorde a la necesidad de implementar los cambios propuestos, es
relevante considerar lo que diversos autores han escrito a cerca del cambio.
Asistente de Logística
Se contará con 2 puestos para esta área el cual cumplirán las siguientes funciones:
Ejercer otras funciones relacionadas con la gestión del área, necesarias para el
cumplimiento de la estrategia empresarial.
Se contará con solo 1 puesto para esta área el cual cumplirán las siguientes funciones:
Almacenero
Se contará con solo 1 puesto para esta área el cual cumplirán las siguientes funciones
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Registra y lleva el control de materiales y equipos que ingresan y egresan del
almacén.
Despachador
Se contará con 2 puestos para esta área el cual cumplirán las siguientes funciones:
Despachar los materiales solicitados por el Área Comercial para las diferentes
tiendas.
Hacer guías de remisión de los materiales a devolver o reparar, para el uso posterior
del área solicitada.
Es inevitable que, al producirse un cambio, las reacciones de los empleados sean más bien
negativas, rayando en la total negativa al mismo1. Esto se debe, principalmente a que el
cambio genera muchos sentimientos negativos en los seres humanos, sentimientos de
miedo, falta de la rutina, de estar perdido ante una situación nueva.
Pero, antes de llegar a la aceptación final, la gente pasa por una serie de etapas, que
debemos comprender y ser capaces de aceptar, para no sobredimensionar los problemas
que puedan acarrear. Estas etapas suelen parecerse a las que todos atravesamos cuando
sufrimos la pérdida de un familiar cercano o de una persona amada.
Negación
La Ira
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Cuando la negación finalmente desaparece, ahuyentada por las pruebas de que el cambio
efectivamente está en proceso, aparece la segunda etapa, la de la ira. Es una etapa en la
que se demuestra el enojo que producen los cambios que otra persona (no nosotros) está
propiciando en nuestra rutina. Además, la ira suele venir acompañada de una cuota de
resistencia frente al generador del cambio y el cambio mismo.
Esta etapa es la más crítica a la hora de lograr que la implementación de un cambio sea
aceptada plenamente. El liderazgo juega un papel vital en lograr que se supere la etapa de
la ira y la resistencia, en lograr que la persona supere sus pre-conceptos y llegue a la
siguiente etapa.
A esto hay que sumarle comentarios agresivos, insultos y una actitud general de abierta
oposición, que puede hacer que las cosas sean realmente desagradables en el lugar de
trabajo.
Para que los empleados finalmente empiecen a comprender y sumarse al cambio y lo que
este trae consigo. Se deberá conseguir que entiendan mejor las razones del cambio y lo que
se espera de ellos en la nueva situación. Y así Se mostraran dispuestos a explorar lo que
deben hacer, ya no estarán cerrados a la idea de que el cambio pueda ser favorable, tanto
para ellos como para la empresa. Tendrán que abrir sus mentes y se mostraran dispuestos a
colaborar en el planeamiento que el cambio necesita, para ser piezas participantes en el
proceso de elaboración del cambio.
ACEPTACION DE LA VISION
Es cierto que algunos cambios nunca tendrán el apoyo de los empleados (reducciones de
sueldo, de tiempo para comer, descansos, etc.), pero aquellos que puedan ser aceptados
conseguirán en esta etapa el apoyo de los empleados.
PROMUEVA UN DISEÑO
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Desde la llegada del Grupo Falabella a Maestro, el cambio fue notable,
implementándose de esa manera un nuevo sistema que permite tener un mayor
control en los procesos de cada área, como en la administración de usos de
materiales, es un medida que permite ver mejoras, solo si son bien aplicadas, sin
embargo existe la posibilidad de correr riesgo en caso no se lleve correctamente las
funciones establecidas. Fue sumamente importante para Maestro lograr este cambio
ya que sus ingresos de a pocos van generando mayores utilidades, hay un proyección
de abrir más tiendas a nivel nacional, mejoras en servicio.
Un claro ejemplo fue el traspaso de Home center al grupo Falabella. Falabella aposto
por este retail el cual viene manifestándose de manera positiva a nivel nacional,
invertir en sistemas, producción, le ha costado múltiples inversiones sin embargo,
están logrando consolidarme como uno de los mejores servicios de retail en el País.
Como se recuerda, Falabella desembolsó S/.1.404 millones en la compra de la
center’.
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D) Seleccione herramientas de planeación e implementación
IMPLEMENTACION
PARTICIPACIÓN
Entendiendo que es difícil adaptarse a todo cambio; y que el caso de la empresa MAESTRO
en la Gerencia de Abastecimiento, no será la excepción. Hemos desarrollado algunos
alcances para animar a que los colaboradores participen de manera activa con los
procedimientos que proponemos.
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Se establecerá como lineamiento, que los jefes administrativos se interrelacionen con
los operarios de abastecimiento y almacenamiento, de manera que puedan recoger
las inquietudes de estos.
Evaluación constante a través de un curso virtual en el portal interno.
VICTORIAS TEMPRANAS
Las victorias tempranas están referidas a un factor de motivación. Yes que estas llamadas
victorias tempranas son avances que se van desarrollando a lo largo del plan de marcha del
proyecto. Estos avances hacen que se vaya despejando el futuro y causar así, en nuestros
trabajadores la importancia de ser parte del equipo de cambio.
MOTIVACIÓN
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Para que los colaboradores se sigan manteniendo motivados es necesario:
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Para que todo este proceso pueda cumplirse y también el área tenga internamente un
control y pueda cada vez más adecuarse a los nuevos procedimientos. Hemos
implementamos los siguientes formatos de control:
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Así también el check List diario que deben seguir
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Con estos formatos y procedimientos creemos que la productividad del área mejorara y
tendremos un mejor flujo para la operación de la empresa y seguiremos los objetivos de la
empresa en tener el stock para el cliente.
EVIDENCIAS
RECURSOS Y MATERIALES
Enviado 08/07/2017
Entrevista con Gerente de Tienda Ica: Rodolfo
Horas: 11:45Suito (vía Skype)
Aportes de trabajador Tienda Ica: Carlos Ramírez Sánchez.
http://colectivodeperiodistasdeica.blogspot.pe/2011/06/inauguran-mega-tienda-
maestro-en-ica.html
https://www.gestiopolis.com/herramientas-planeacion-administrativa/
www.maestro.com.pe
Entrevista con Gerente de Tienda Ica: Rodolfo Suito (vía Skype)
Aportes de trabajador Tienda Ica: Carlos Ramírez Sánchez.
CONCLUSIONES
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Las funciones en Maestro para esta área en especial aún no están bien definidas,
motivo por el cual estamos diseñando todo el proceso de mejora desde el mejor flujo
de su desempeño hasta las nuevas funciones de cada puesto.
Para un mejor desempeño en sus nuevas funciones las áreas realizaran “caminatas”
(revisiones de funciones) 2 veces al mes donde participan el subgerente
administrativo y el gerente para la evaluación continua del cambio.
RECOMENDACIONES
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Desarrollar un plan de capacitación para reforzar la actitud del personal, la
capacitación de respuesta en temas de quejas y reclamos de los productos y/o
servicio.
Dar un tiempo para poder escuchar a cada personal y escuchar sus ideas de mejora,
y ver de esta manera si podemos ir afinando la mejor propuesta por nosotros
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS
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