LOS LIBROS DE CONTABILIDAD

Una vez definido lo que son hechos contables, el próximo paso consiste en indicar la forma
de registrar la historia de estas transacciones, lo cual consiste en llevar libros para estos
fines.
En materia de los libros que deben llevar los comerciantes la Superintendencia
de Sociedades se ha pronunciado reiteradamente manifestando que al no haber fijado
la ley de manera expresa cuales son, estos deben sujetarse a los lineamientos establecidos
en el art. 125 del Decreto 2649 de 1993, en concordancia con los arts. 50, 52 y 53 del
Estatuto Mercantil o Código de Comercio, de donde se desprende que para que
la contabilidad sea comprensible y útil y las operaciones sean registradas en estricto orden
cronológico, bien sea de manera individual o por resúmenes globales no superiores a un
mes, es necesaria la utilización de los llamados libros Diario y Mayor.
Los libros de contabilidad pueden ser comprados o pueden ser mandados a hacer. Pueden
ser de hojas removibles o formarse por un consecutivo de tarjetas. También pueden ser
guardados en medios magnéticos, pero en muchos países estas formas tecnológicas aun no
constituyen medios de prueba judicial en cuestiones mercantiles. En todo caso, sus formas
impresas deben estar clasificadas, encuadernadas, forradas, foliadas, rubricadas y
archivadas en orden, para garantizar su integridad y autenticidad.
Son presentadas a la Cámara de Comercio y a la Administración de Impuestos Nacionales,
quienes registran en la primera hoja los requisitos que caracterizan a cada clase de libro e
imprimiendo el sello y rubricando todas las demás paginas respectivas.
El Libro Diario:
En el Libro Diario se anotan las transacciones diarias en orden cronológico, esto es, se
anotan todos los actos de comercio de tal forma "como si fuera nuestro
diario personal donde anotamos los acontecimiento de nuestra vida diaria o la bitácora de
un barco, que registra la historia comentada de cada viaje".
De la misma manera, el libro diario comercial es el libro del registro original y está
destinado a recoger "por orden cronológico y día por día las operaciones mercantiles que
ejecute el empresario y también todas las que puedan influir de algún modo en la situación
financiera, expresando detalladamente el carácter, las circunstancias y los resultados de
cada uno de ellos".
En general, el Diario consta de: a) columna para fechas, b) espacio para los nombres de
las cuentas deudoras y acreedora, debajo de las cuales se explica en forma clara y precisa la
operación que las motiva, c) dos columnas para anotar en la de la izquierda los
valores asumidos por las cuentas deudoras y en la de la derecha los de las cuentas
acreedoras.
Los negocios que efectúan un número grande de transacciones por día, o aquellos negocios
que han alcanzado un mayor nivel de organización en su contabilidad, emplean un Diario
Multicolumnario, el cual contiene de 10 a 30 columnas. En estos Diarios Multicolumnarios
se anotan diariamente los Resúmenes o Comprobantes de Diario de cada día y cada vez que
finalice el registro de las operaciones de un mes, se totaliza el movimiento debito
y crédito de cada cuenta y, sin incluir los resúmenes de apertura y de meses anteriores,
estos valores se trasladan a las columnas del movimiento mensual correspondiente en el
Libro Mayor (CORAL y GUDIÑO, 2008)