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Al término del capítulo, el alumno describirá las funciones y actividades del área de
compras, analizando los criterios de selección de proveedores.
Administración de Compras 12
Mapa Curricular de la Unidad de Aprendizaje
Administración de
Compras
82 hrs.
11 hrs.
9 hrs.
Administración de Compras 13
Sumario d) Aumento del crédito de la empresa dentro
• Modelos de Comportamiento de Compras del área en que se desenvuelve.
• Centralización de las Compras
• Descentralización de las Compras Es responsabilidad exclusiva del departamento
• Función de Compras de Compras, proporcionar al requirente los
• Tiempo de Entrega materiales que solicite en las mejores
• Precio de los Artículos de Proveedores condiciones, con la calidad apropiada, a buen
costo y con las mejores condiciones en el plazo
• Servicio y Garantías
de entrega existentes en el mercado.
• Capacidad Técnica
• Neoclásico
RESULTADO DE APRENDIZAJE
1.1. Describir las funciones y actividades del área Se basa en una parte de la política de compras
de compras, de acuerdo con la estructura que engloba a una economía que comprende al
organizacional departamento de abastecimiento y logística
como apoyo para el buen funcionamiento
1.1.1 Modelos de Comportamiento de general de la empresa.
Compras
• De consumo
• Clásico o simplificado
Se refiere a la regulación de los medios
Las compras son casi tan antiguas como la historia realizados por medio del gobierno de un país;
del hombre. Empezaron cuando el hombre dio en estas políticas deberán ser racionales y
trueque alguna de sus propiedades por la posesión de compatibles con el sistema socio-económico en
una pertenencia ajena. que se vive.
Administración de Compras 14
agruparse cerca de la alta dirección o dispersarse por abastecimiento de materias primas
las actividades de las empresas más grandes. facilitando el control de las existencias.
2. Reducir las inversiones de capital
Una organización centralizada agrupa las actividades 3. Aprovechas los descuentos por pronto pago
logísticas en el nivel corporativo para servir a todos 4. Obtener ventaja en el precio al aumentar las
los grupos de productos. escalas por cantidad que algunos
Hay algunas ventajas obvias para cada tipo y algunas proveedores tiene
empresas crean formas de organización que funden 5. La estandarización de los productos de se
ambos tipos con el fin de buscar ventajas efectúa más rápidamente
combinadas. La razón principal para la forma 6. Facilitar el desarrollo de los programas de
centralizada es mantener un fuerte control sobre las simplificación de materias primas y
actividades logísticas de toda la corporación bajo un métodos.
único director. Consideramos como ejemplo la 7. Proporcionar especialización al personal de
actividad de tráfico. Muchas empresas poseen sus compras a través de diversos tipos de
flotas privadas de camiones. La utilización del equipo productos comprados.
es la clave de la eficiencia. Al tener un control 8. Facilitar la planificación de la producción.
centralizado de todas las actividades de tráfico, una
empresa podría hallar que la carga de ida para los PARA CONTEXTUALIZAR CON:
productos de una división podría ser la carga de
regreso para otra. Entonces, estos movimientos
pueden equilibrarse, en tanto que bajo una
organización descentralizada, podrían pasar
inadvertidos. Puede ganarse eficacia parecida Competencias Científico-teóricas
mediante el almacenamiento compartido, las
compras compartidas y el procedimiento compartido Bajo un estudio y mejor control del proceso de
de datos. compras, se debe realizar un registro de
Una de las principales dificultades al abordar este entradas y salidas de todos los materiales para
tema es su terminología, y dado que existe una gran que se evite la duplicidad de información.
número de términos, por ejemplo, centralización,
centralización total, centralización parcial o bien,
descentralización, descentralización total y 1.1.3. Descentralización de las Compras
descentralización parcial. Existen también varias
combinaciones de los mismos. La descentralización de la organización permite,
a menudo, una respuesta logística más rápida y
Para evitar estos problemas se ha dividido en tres personalizada a las necesidades de los clientes
aspectos el asunto que nos ocupa, a saber: que la organización más centralizada y
escalonada. La descentralización tiene mucho
1. Compras centralizadas sentido cuando las líneas de productos son
2. Compras descentralizadas inequívocamente diferentes en sus
3. Compras centralizadas-descentralizadas características de marketing, logística y
(combinación de las dos anteriores). manufactura y cuando pueden hallarse pocas
economías de escala.
Las compras centralizadas tienen como finalidad
adquirir materiales, suministros y equipo a través de Por otro lado las compras pueden ser
una sola oficina matriz, con unidad de políticas de descentralizadas y generalmente son aquellas
compras y en la cual se reúne personal especializado y que efectúan los departamentos que
competente. Dicha centralización permite aprovechar directamente van a utilizar lo comprado:
entre otras las siguientes ventajas:
Entre sus ventajas podemos señalas:
1. Uniformar los criterios en cuanto al
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a) Permite una relación directa con las exigencias de 1.1.4. Funciones de Compras
las actividades productivas.
b) Algunas veces se toma contacto directo con Existen varios conceptos de compra; pero todos
fuentes originales de suministro esencialmente, incluyen los mismos elementos
c) Permite también en algunas ocasiones reducir los básicos. A continuación se presentan algunos:
gastos de transporte.
d) Crea relaciones directas entre el personal de la a) La administración de materiales conceptúa a
empresa y los proveedores generando la Compra como uno de los actos que se
intercambios de información técnica producto del relaciona con la planeación, la adquisición, y
progreso industrial. la utilización de los materiales en el proceso
productivo, dichos actos coordinados por
A pesar de lo anterior también reúne algunas un dirigente encargado de los materiales.
desventajas que pueden acarrear consecuencias más b) La palabra Compras, describe un proceso
o menos graves con el tiempo, por ejemplo: las que incluye lo siguiente:
políticas de la alta gerencia se ven fragmentadas con ♦ Surgimiento de una necesidad
la diversidad de criterios de suministro; se produce ♦ Su Ubicación
una subdivisión de las partidas de compra en ♦ Elección del proveedor
perjuicio de la obtención de descuentos, facilidades ♦ Servicio
de pago, etc. c) Comprar es una función elemental e
importante para realizar actividades y
Las compras centralizadas-descentralizadas, son promover el bienestar humano
aquellas que se dan en varias plantas pertenecientes a d) Obtener bienes y servicios, es considerando
una misma corporación. En esta clasificación la los siguientes puntos:
oficina matriz de las compras efectúa las ♦ Justificación de la necesidad y cantidad
adquisiciones comunes a todas las fábricas, por ♦ Evaluación de cualidades, calidades,
ejemplo, tratándose de materia prima y suministros precio, tiempo de entrega, y tipos de
para la producción, dejando a las fabricas (oficinas) financiamiento.
filiales, la facultad de comprar lo que ellas necesiten
en forma más exclusiva de acuerdo a sus propias • Objetivos y políticas del área de compras
necesidades, pero siguiendo siempre las políticas
generales de la matriz. Objetivos
Una vez que la organización de las compras ha La obtención de la mejor calidad es una de las
llegado a la etapa de la delegación de autoridad en metas básicas de Compras. Si el bien el precio es
una sola persona, es necesario escoger el método de sumamente importante, no significa obtener el
abastecimiento que se va a seguir. más bajo, en determinadas circunstancias, en
detrimento de la calidad.
PARA CONTEXTUALIZAR CON:
La negociación de mejores condiciones de pago
y entrega es otra de las funciones del
departamento de Compras. Desde luego deben
Competencias Científico-teóricas ser conforme a las políticas generales de la
empresa y a las cuales debe ajustarse el
Todo proceso tiene una secuencia lógica donde comprador
debe de ser paulatinamente su desarrollo
aplicado a cada etapa que se vaya suscitando Las políticas son planes en el sentido de que son
dentro del área indicada para mejor control y planteamientos generales o maneras de
registro de la empresa. comprender que orientan el pensamiento y la
acción de los miembros de la empresa,
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delimitando un área dentro de la cual se debe objetos o servicios, solicitando
asegurar que las decisiones sean consistentes y abastecimientos para poder realizar cada
contribuyan al logro de las metas. una de ellas o cada uno de ellos.
b) Que el propio Encargado de Compras o el
Políticas Departamento, identifique las necesidades
de abastecimiento se su propia sección de
Las políticas pueden ser escritas, verbales o implícitas compras, o bien, de las otras divisiones o
pero preferentemente deben ser expresadas en forma personas.
escrita; de esta manera se convierten en políticas c) Emisión del Pedido u Orden de Compra.
concretas que definen la orientación de las acciones,
evitando fuga de responsabilidades. • Tramitación y Seguimiento.
Los principales aspectos que deben considerarse para Objetivos e importancia del Análisis Operacional
integrar las políticas de compras son: y Funcional de las Compras.
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aseguramiento de calidad (control de calidad), ♦ Mantener buenas relaciones con los
Departamento Legal, agentes aduanales, proveedores, para que las adquisiciones estén
Instituciones de Crédito y Seguros, compañías de confiablemente aseguradas y proteger el
transporte, etc. prestigio de la Institución.
♦ Las actividades que le interesan como:
recibimiento y almacenaje, cobertura de facturas, e) Obtención e Información y Asesoramiento
y otras con comitentes necesaria.
Respecto a la Administración y de los Dirigentes,
c) Control de Convenio para obtener financiamiento sobre la especialidad de compras, el personal de
este Departamento, debe asesorar y mantener
Este es prioritario para que los integrantes de la bien informado a todo el personal de la
Administración, lo conozcan a detalle y al momento Empresa, relacionado, para lo cual se debe
en que se contraen dichos convenios, para vigilarlos encargar de ejecutar y administrar las políticas,
en cuanto a su seguimiento y realización, que puede adiestrando a su gente para servir de consulta a
tener las siguientes reglas: los demás departamentos y otros individuos que
lo necesiten.
♦ Aceptar sólo los compromisos autorizados por el
departamento correspondiente. • Administración e Investigación
♦ Seguir un procedimiento estricto para llevar a cabo
formatos de “Órdenes de Compra” y su registro. El objetivo del análisis operacional y funcional
♦ Informar a la Administración sobre los inventarios, del Departamento de Compras, es obtener los
para que se cumpla con las disposiciones, cuando mejores precios y condiciones, tanto de entrega,
se lleven a cabo. calidad, financiamiento, etc., así como
♦ Tener mecanismos para cuidar que las compras se mantener buenas relaciones con los
efectúen de acuerdo con los parámetros. proveedores.
d) Control de Tratos Comerciales con los Proveedores. Para lograr lo anterior, se tiene que hacer
hincapié en el análisis de compras, por medio de
Se deben respetar los tratos comerciales, así como los la organización del equipo de analistas, que
habidos particularmente con los proveedores, por los tienen a su cargo la coordinación de las
siguientes motivos: actividades de un pan determinado.
♦ Mantener buenas relaciones con los proveedores, Los responsables de otros departamentos y los
ya que el personal de Compras debe conocer cómo proveedores, en conjunción con el
tener contactos o actos para efectuar Departamento de Compras, deben diseñar y
negociaciones. determinar procesos para que se utilice la
♦ Al realizar tratos comerciales, se debe de actuar tecnología más moderna.
inteligentemente en cuanto a las adquisiciones,
volumen, precio plazo para el pago, descuentos y El encargado del análisis es precisamente el
otras condiciones de compra. Departamento de Compras, ver las siguientes
♦ Mantener en confidencia, la información obtenida actividades:
de los proveedores.
♦ Exclusivamente, el Departamento de Compras, ♦ Recabar muestras y catálogos de cada
debe encargarse de supervisar y controlar las proveedor
negociaciones, para evitar que otras personas se ♦ Recibir información sobre los artículos y
enteren de información que sólo les interesa al hacer ciertos arreglos, para que puedan ser
Proveedor y al Comprador, evitando así adquiridos.
dificultades, promoviendo el éxito. ♦ Forma de producir.
♦ Relación de costos y precios
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♦ Investigación de mercados para ofrecer asesorías RESULTADO DE APRENDIZAJE
al comprar bienes o servicios 1.2. Analizar los criterios de selección de
♦ Relacionar todos los elementos que conforman la proveedores, de acuerdo con las condiciones
operación, referente a fijar los precios. estipuladas
Su importancia radica en que sin el abastecimiento, El plazo de entrega debe ser un elemento
no se pueden lograr los objetivos generales ni esencial en las órdenes de compra y debe
particulares del Organismo, al no tener los materiales incluirse en ellos una manifestación bien clara
y los servicios necesarios. del derecho a cancelarlo y a rechazar las
entregas si éstas no se hacen en el período
El fin es satisfacer las necesidades de cada uno de los fijado. Todos los pedidos u órdenes de compra
departamentos que lo requieran, eficientemente. deben contener una declaración concreta sobre
su terminación, ya sea por haber transcurrido el
PARA CONTEXTUALIZAR CON: tiempo fijado o por la acción de las partes;
muchos pedidos son tan vagos en sus
condiciones en lo que respecta al plazo de
entrega que son bien poco eficaces y puede
decirse que no son otra cosa que un convenio
Competencias Tecnológica sobre el precio, válido durante el período al que
se refiere el pedido.
Debido a la estrecha relación que existe entre
los proveedores y la empresa respecto a la Muchos compradores favorecen esta clase de
negociación de compra venta, se negocia un contratos, ya que dan responsabilidad al
precio el cual debe ser de acuerdo a los vendedor mientras que no establecen ninguna
materiales y servicios que se adquirieron o se para ellos, por lo que es necesario fijar ciertas
vayan a adquirir. garantías, mismas que obliguen al proveedor a
cumplir con el servicio.
Competencias de Calidad Para mantener una posición vendedora
favorable, que pueda enfrentar a la
Generalmente las personas son las competencia y rendir beneficios satisfactorios,
responsables del área y del cargo que se les hay que procurar materiales al precio más bajo
asigna desde el momento de su capacitación, que permitan las exigencias de calidad y
tomado en cuenta que son parte de la servicio. El precio en la obtención de estos
organización y que de ellos depende el materiales y el de almacenamiento deberán
desarrollo de su departamento y en conjunto mantenerse también a un nivel económico.
el de toda la empresa que dará como
resultado la superación personal y el logro de Planeación y Pronósticos de Compras
los objetivos marcados por la misma.
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La planeación comprende los pronósticos, objetivos, programa y sean entregados en el lugar
políticas, programas, procedimientos y presupuestos. requerido por la producción.
Existen tres métodos de control de inventarios. El En la integración del precio de compra podemos
primero es aquel en que se usa alguna forma de citar los siguientes factores:
máximos y mínimos. El segundo, es en el que se
aplican controles a mercancías y equipo que se ♦ Costo de materiales
produce por órdenes especiales más que para stock. ♦ Costo de mano de obra
Una tercera y distinta situación ocurre en el caso de ♦ Costo de indirectos
materias primas cuyos precios varían ampliamente, y ♦ Costo de operación
que por ello se consideran de carácter especulativo. ♦ Volumen de compra
♦ Facilidades de producción
El método de máximos y mínimos se adapta sobre ♦ Condiciones del mercado
todo a aquellos materiales de carácter ♦ Situación geográfica
comparativamente estándar cuyos precios no varían ♦ Transportación
mucho y que se usan en cantidades sustanciales. ♦ Situaciones no previsibles (Huelgas,
incendios, etc.)
Entregas oportunas en tiempo y lugar
Para el desarrollo de políticas a este respecto es
Estos factores, como los anteriores, revisten gran necesario atender los siguientes pasos:
importancia para la empresa, ya que es
imprescindible que todos los materiales se compren
con la anticipación establecida de acuerdo al
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♦ Tipo de materiales que requiere la integración de Compras anticipadas
los insumos y disponibilidad de los mismos en el
mercado. Previenen la incertidumbre en la obtención de
♦ Competencia existente. Deberá desarrollarse volúmenes que hagan peligrar la producción en
dentro de las fuentes de abastecimiento existentes el futuro.
o el fomento de nuevas.
♦ Condiciones prevalecientes entre los diferentes PARA CONTEXTUALIZAR CON:
proveedores.
♦ Ubicación de las fuentes que permita tener
disponibilidad de material en el momento y lugar
oportunos
♦ Solidez y solvencia financiera de los proveedores Competencias Analíticas
potenciales de acuerdo al análisis financiero.
♦ Aseguramiento de corriente interrumpida de Cada empresa es responsable de plantear el
materiales requeridos. modo y la forma de co9mo cada uno de sus
proveedores van a brindarle un servicio, el cual
♦ Situación, prestigio y honradez del proveedor.
debe estar apoyado por un buen precio, calidad
Investigación de la actuación tenida con los
y garantía que los respalden; del ofrecimiento
proveedores de acuerdo a los antecedentes
de cada uno a la empresa.
históricos y actuales.
Especificaciones
1.2.3. Servicio y Garantías
Señalan las características y tolerancias establecidas y
aceptadas por las mercancías. Estas políticas El contrato de compra lleva implícita la garantía
fundamentan el apego tanto de compradores como de que el vendedor suministrará mercancías de
de proveedores a los requerimientos de Producción, la clase y descripción exacta que se específica.
por lo que el Gerente de Compras deberá hacerlo del
conocimiento de su personal. Las cláusulas que cubren la clase y la descripción
no deben ser ambiguas. Para asegurar la
Precio y calidad exactitud y la suficiencia de las descripciones, un
número cada vez mayor de empresas realizan
Establecen lineamientos que equilibren la obtención sus compras a base de especificaciones.
del precio y calidad deseada, en beneficio de la
empresa pero sin detrimento del proveedor, tomando Como hemos dicho, deben incluirse por escrito
en cuenta los diferentes factores que integran el en el contrato o bien deben adjuntársele en
costo. forma permanente e incorporársele por medio
de una referencia específica.
Compras recíprocas
En el caso de las mercancías suministradas por
Establecen los lineamientos que deben regir las un mayorista, es posible, sin embargo, que no
transacciones para la compra de partes o materiales a exista la garantía, ya que el no las fabrica por sí
cambio de los productos que fabrica la empresa. mismo.
Ética Cuando la calidad es un detalle importante, no
sólo deben especificarse en forma concreta y
Se define como los principios morales de conducta, completa los atributos características que
caracterizados por lineamientos de honradez, lealtad constituyen la calidad, sino que además, es
y justicia con que deben operarlos compradores en conveniente exponer concretamente en el
sus relaciones comerciales. contrato el remedio para los daños resultantes
por las desviaciones con respecto a los
estándares de calidad expuestos en el contrato.
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De lo contrario, el comprador no tiene ningún Para tener una correcta perspectiva se deberá
remedio a su disposición, salvo el rechazar las recordar que una empresa con éxito es la que
mercancías que no se ajustan a la especificación. sirve o llena alguna necesidad del consumidor, y
que mientras se desempeña con honradez hacia
PARA CONTEXTUALIZAR CON: su personal, obtiene una razonable utilidad para
sus propietarios a través del eficiente
desenvolvimiento en el mundo de los negocios.
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4. ¿Se conservan los records de Compras de tal
forma que cualquier tipo de información pueda
obtenerse rápidamente?
5. ¿Cómo consideran los proveedores el
departamento de Compras?
6. ¿Llena la estructura de organización de Compras
las necesidades de la empresa?
Competencias Emprendedora
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Prácticas y Listas de Cotejo
Unidad de aprendizaje 1
Práctica número: 1
Escenario Campo-
Empresa
Duración 3 hrs.
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Procedimiento
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Lista de cotejo de la práctica Verificación del Registro de las Compras Diarias
número 1:
Desarrollo Sí No No
aplica
Aplicó las medidas de seguridad e higiene.
• Limpió el área de trabajo.
• Integró equipos de cuatro personas para la realización de la
práctica
1. Registró el día que abarca.
2. Elaboró el registro para cada embarque destacando la siguiente
información.
3. Entregó el registro debidamente llenado
4. Separó los residuos recuperables
5. Dispuso de los desechos biológicos contaminados y materiales
utilizados
Observaciones:
PSP:
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Unidad de aprendizaje: 1
Práctica número: 2
Duración: 9 hrs.
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Procedimiento
1. Elaborar un guión para entrevistar al personal del área de compras de una empresa, que contenga la
siguiente información.
• Giro de la empresa.
• Materias primas y materiales que se utilizan en la producción o comercialización de los productos de
la empresa.
• Políticas y objetivos de compras.
• Procedimiento descriptivo de compras
• Funciones y actividades del personal de compras
2. Acudir a la empresa.
3. Entrevistar al personal del área de compras.
4. Elaborar el organigrama general de la empresa.
5. Elaborar el organigrama del área de compras.
6. Elaborar, con base en la información recabada, un diagnóstico que incluya observaciones y
recomendaciones con respecto a la organización del área de compras.
7. Acudir a la empresa estudiada a efecto de presentar el “Diagnóstico”.
8. Elaborar informe escrito de la práctica que incluya:
• Información obtenida.
• Observaciones.
• Conclusiones.
4 Separar los residuos recuperables tales como hojas de papel, cartuchos de tonner entre otros.
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14. ¿Cuáles son los factores que integran al
precio?
Resumen 15. ¿Qué es un control de inventarios?
16. ¿Qué es una política de compras?
Las compras nacen desde el momento que las
personas se vieron obligadas a intercambiar
productos por productos, y con el paso del tiempo se
da el intercambio de productos por dinero y el dinero
por productos; de la misma forma que prevalece
hasta hoy en día.
Autoevaluación de Conocimientos
del Capítulo 1
1. ¿Cuándo se originaron las compras?
2. ¿Cómo aconseja el departamento de compras a
la empresa?
3. ¿Cuál es la función del departamento de
compras?
4. ¿Qué agrupa una organización centralizada?
5. ¿Cuáles son los grados de centralización y
descentralización?
6. ¿Cuál es la finalidad de las compras
centralizadas?
7. ¿Qué permite la descentralización al
departamento de compras?
8. ¿Qué es una compra descentralizada?
9. ¿Cuáles son las compras centralizadas-
descentralizadas?
10. ¿Qué incluye la palabra compras?
11. ¿Qué situaciones dan origen a las compras?
12. ¿Cuáles son los objetivos de las funciones de
compras?
13. ¿Cuáles son los objetivos del tiempo de entrega?
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