UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR

MAESTRÍA DE GERENCIAS CON ÉNFASIS EN EL

SECTOR ENERGÉTICO – MINERO

GESTION DE PROCESOS

INTRODUCCION A LA GESTION EMPRESARIAL

UNIDAD 4
GRUPO 8

MARÍA BELÉN SALVADOR

LUISA GARCÍA M.

LUIS CARRERA

LUIS GUEVARA

2014
INDICE

LA COMUNICACIÓN EN LA EMPRESA………………………………2

TEMA 13. Centralización o Desentralización…..…………………...2

TEMA 14. La comunicación Efectiva………..………………………..3

TEMA 15. Estrategia de la Comunicación……………………………...7

TEMA 16. Comunicación entre Departamentos………….…………10

TEMA 17. Coordinación de los Circuitos Informáticos……………11

GESTION  DE  PROCESOS   1  

 UNIDAD 4

LA COMUNICACIÓN EN LA EMPRESA
A continuación se presentan las respuestas a cada pregunta planteada dentro de
cada tema constituyente de la unidad 4 del libro Ïntroducción a la Gestión
Empresarial”.

TEMA 13. Centralización o Desentralización

1. - ¿Qué problemas existen en una estructura centralizada de estilo
tradicional?

La estructura centralizada limita la eficacia de la gestión de un empresario.

La empresa es vulnerable y depende demasiado del personal cualificado o
de mayor preparación, ofrece pocas alternativas de promoción y puede
causar un efecto negativo en la motivación o interés del personal.
2. – Defina la descentralización tanto autonómica, regional o local.

La descentralización autónoma divide una organización grande en varias unidades

de negocio, sin embargo son igualmente responsables del cumplimiento de los
objetivos marcados por la Unidad Central, aplicando las mismas políticas
económicas, financieras, de producción, seguridad, etc.

3. - ¿Qué ventajas obtenemos de la descentralización autonómica o

regional?

Las principales ventajas son:

• Los gestores de estas unidades de negocio son los responsables directos

de la gestión de su unidad.
• La gestión se vuelve más ágil, permitiendo el desarrollo de iniciativas
propias.
• Reducción del control por parte de la Unidad Central.
• La medición de los resultados de la gestión se realiza con mayor facilidad.

4. - ¿Qué diferencias existen entre descentralización autonómica y

descentralización funcional?

La descentralización autonómica se diferencia de la funcional por el grado de

independencia que tiene con respecto de la Unidad Central, es decir la
descentralización funcional es más dependiente. Por ejemplo el departamento de
finanzas, no podría manejar situaciones de producción o marketing

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independientemente, en cambio una sucursal de la Unidad Central ubicada en otra
ciudad, si.

5. - ¿Qué ventaja obtiene el empresario al delegar su autoridad?

Los procesos de gestión y liderazgo se dividen en distintas unidades de trabajo

delegadas. Se crean unidades de responsabilidad especializada para aconsejar al
empresario en la gestión adecuada.

6. Antes de decidir el grado de descentralización, ¿qué aspectos deberemos

tener en cuenta?

Es importante elegir al ejecutivo que tenga mayor experiencia y especialización

para que tome decisiones correctas y justifique plenamente la delegación.

7. - ¿En qué forma y momento adoptaríamos una estrategia descentralizada?

• Si la organización requiere uniformidad en las decisiones.

• Cuando los órganos ejecutivos optan por tomar las decisiones desde la
unidad central.
• Cuando la fuerza de la empresa reside en la gestión superior.

8. - ¿Cuál sería la dimensión y el grado de complejidad si los servicios de la

empresa llegaran a descentralizarse?

Cuando la empresa cuenta con una plantilla muy amplia, será más interesante,
desde el punto de vista económico, descentralizar. La complejidad dependerá del
grado de diversificación: número de productos, crecimiento de los mercados, etc.

9. - ¿Cómo reducir la complejidad de los circuitos para llegar a dicha

descentralización?

Racionalizando los procesos, es decir, reduciendo la burocracia y dando suficiente

autonomía a las unidades de negocio individuales para que tomen sus propias
decisiones sin tener que depender necesariamente de la unidad central.

TEMA 14. La comunicación Efectiva

1.- ¿Qué características presenta el lenguaje en la comunicación?

Para conseguir una comunicación eficaz y lograr conseguir una comprensión

mutua entre los interlocutores (emisor-receptor), ambos deben compartir el mismo
conocimiento y la utilización de igual lenguaje, para lograr la misma comprensión
entre las partes.

GESTION  DE  PROCESOS   3  

El lenguaje en un código que puede significar cosas diferentes para personas
distintas, constituye un sistema estructurado y arbitrario de símbolos que se
utilizan para comunicar diferentes aspectos que se deseen transmitir.

2.- ¿Por qué existen problemas cuando en la comunicación se utiliza un

lenguaje inadecuado?

Un lenguaje raro o jerga profesional pude ser inadecuado porque el receptor del
mensaje no entenderá correctamente lo que se pretende que realice y por tanto no
podrá conseguir los objetivos del emisor.

El lenguaje mal empleado por el emisor para estructurar un mensaje no permite

que sea entendido con facilidad por el receptor, provocando una comunicación
poco eficiente. El uso de términos coloquiales conlleva a que no se produzca una
total comprensión, porque las partes atribuyen distinto significado a las palabras o
términos expuestos.

3.- ¿Defina el término feedback?

En el proceso de la Comunicación, el Feed-Back es toda aquella información que

recoge el emisor a través de los efectos que causa su mensaje en el receptor.
Esta información es muy útil y permite al emisor conocer si su mensaje ha sido
correctamente entendido y la repercusión que el mismo está teniendo en el
interlocutor. De esta forma puede adaptarse de una manera más efectiva a las
necesidades del sujeto, de modo que se pueda conseguir una mutua
comprensión.
La utilización del Feed-Back sirve principalmente para aumentar la efectividad de
la comunicación. Entre más pronto se resuelvan los problemas de entendimiento o
interpretación del mensaje, se obtendrá más fácilmente el feedback o comentario
de su contenido.

4.- ¿Cuál es la base de una correcta comunicación?

La base para una correcta comunicación es:

Claro:

• El lenguaje que se transmita debe ser claro, permitiendo que las partes
puedan compartir y comprender las ideas.
• No se debe emplear modismos que no resulte familiar, el idioma empleado
debe ser entendido por el receptor.
Rápida:

• El lenguaje que se utilice en la comunicación deber ser rápido, ya que el

tiempo transcurrido puede desvirtuar el mensaje introduciendo la
comunicación deformada.

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Concisa:

• Un lenguaje conciso al transmitir el mensaje puede lograr una respuesta

favorable por parte del receptor y lograr una mutua comprensión.
• Es esencial que el receptor parafrasee el mensaje, es decir poniendo
énfasis en las palabras recibidas y asegurar la mutua comprensión
Cordial:

• Se basará en una buena relación personal.

• Base de toda buena comunicación.
5.- ¿Qué entendemos por comunicación eficaz?

La comunicación es eficaz solo cuando el receptor entiende el mensaje del emisor,

en los términos en que este ha querido darle su mensaje.
Se logra una comunicación verdadera si estamos interesados en el lenguaje de la
otra persona, de tal forma que esta se puede expresar libre y sinceramente, si
escuchamos atentamente y observamos con conciencia y somos capaces de
ponernos en el lugar del otro. Solo entonces estaremos estableciendo las bases
de una buena comunicación.
La comunicación efectiva se basa en que todos los procesos por los que se
transmite y recibe la información, las actitudes, ideas y opciones, propugnan una
sólida base para el entendimiento o acuerdo entre todos los partícipes.
6.- ¿Qué deberemos preguntarnos sobre la efectividad y calidad de nuestras
comunicaciones?

• ¿Es de vital importancia que el emisor utilice un lenguaje sencillo al

momento de transmitir el mensaje?
• ¿Lo que importa no es lo que decimos sino lo que oye o escucha nuestro
interlocutor?
• ¿Fue comprendido adecuadamente el mensaje que se transmitió al
receptor?
• ¿La relación se basa más en la emoción que en la lógica?
• ¿Hemos de estar preparados para escuchar más que hablar?
• ¿Hemos transmitido todos nuestros objetivos?
• ¿Estamos utilizando los canales correctos?

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7.- ¿Cuáles son las características básicas de la comunicación oral y
escrita?

Comunicación oral:

• Constituye la forma de comunicación por excelencia, permite la oportunidad

para expresar sin reservas desacuerdos y discrepancias de manera
instantánea.
• La comunicación oral es personal, de dos vías.
• Es flexible, es decir, si la oposición o comentario del interlocutor es
evidente, se podrá optar por dar otro enfoque o ampliar las respectivas
explicaciones.
• Es sencilla y rápida.

Comunicación escrita:

• Se basa en la precisión y puede ser revisada y corregida antes de ser

enviada, pude aportar mayor claridad.
• La comunicación escrita tiene más personalidad, es más exacta,
permanente y puede llegar a mayor número de receptores.

8.- ¿Contraste la eficacia de ambos tipos de comunicaciones?

Ambos tipos de comunicaciones tanto oral como escrita tienen sus ventajas, todo
depende del tipo de información que se desea transmitir para su aplicación, siendo
así la comunicación oral se deberá utilizar para transmitir información vital o
importante y para establecer una comunicación de cara a cara, mientras que la
escrita será para confirmar lo que ya se ha emitido y entendido, manteniendo la
información archivada o registrada de forma permanente.

En definitiva viendo las ventajas de ambos tipos de comunicación, se puede decir

que la comunicación oral consigue una comprensión compartida, lo cual ofrece
mayores beneficios y por ello es un canal muy eficaz en la comunicación.

9.- ¿Qué factores entran en escena cuando el diálogo se produce entre dos
oponentes?

En una conversación o discusión entran en juego dos factores:

1.- El oyente agudo distrae parte de su atención, el tiempo justo para preparar su
respuesta.

2.- Una vez utilizada esta estrategia, vuelve a conectar, pero sólo para decir lo que
tiene que decir, simplemente esperando que su interlocutor termine de hablar.

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En síntesis, cuando el oyente no escucha es porque está preparando su respuesta,
en vez de estar al hilo de la conversación. El que habla está diciendo la parte
esencial de su comunicado, mientras que el oyente prepara la contestación.

10.-¿Cuáles son las barreras existentes en la comunicación?

1. Malas condiciones físicas para comunicarse.

2. Preocupación o tensión en el oyente.
3. Prejuzgar el tema como poco interesante.
4. Mal momento del que habla.
5. Falta de organización,
6. Animosidad personal entre ambas partes.

11.- ¿Es importante una imagen propia en una comunicación eficaz?

Es de gran importancia que exista una imagen propia dentro de una comunicación
adecuada. Las personas con una baja autoestima o mala opinión de sí misma,
tienen a veces gran dificultad en comunicarse con otras.

TEMA 15. Estrategia de la Comunicación

1.¿Cuál es el componente básico en el control de gestión de una empresa?

Una red de comunicaciones eficaces es el componente más importante para el

éxito de una empresa. Podemos afirmar que la “gestión” es el control y resolución
de una deficiente estructura de la comunicación empresarial.

2. ¿Por qué a muchas empresas les falta una correcta estrategia de

comunicación?

Muchas empresas no disponen de una correcta estrategia de comunicación y se

han desarrollado a lo largo del tiempo sin directivas coherentes. Una empresa
moderna marca CÓMO tomar decisiones y como comunicarlas a los miembros de
la misma. El “como” es tan importante como el contenido de la comunicación, es
decir, QUÉ.

No es fácil diseñar e implementar una estrategia y unos procedimientos eficaces

de comunicación; se necesita una forma especial de pensar, un conocimiento
profundo de las relaciones humanas y de correctos procedimientos organizativos,
y sobre todo, mucha habilidad. Estos requisitos son básicos para que las
empresas tengan éxito en el control de sus comunicaciones.

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3. ¿Qué es un canal de comunicación?

Un canal de comunicación es, en esencia, el método empleado para enviar un

mensaje al receptor; no es el contenido del mensaje. Como mejor podremos
entender esta relación es, comparando analógicamente la comunicación con el
tendido del ferrocarril. Las vías (los canales) entre los distintos destinos puede
estar bien trazado, pero el servicio ser lento e ineficaz. La solución no es poner
vías nuevas.

4. Enumerar los distintos canales o tipo de comunicación.

Dentro de una empresa existen diversos canales de comunicación, como son:

Ø Reuniones (formales e informales).

Ø Sesiones informativas (interés e impacto).
Ø Instrucciones o normas generales.
Ø Memorando y actas.
Ø Circulares y manuales.
Ø Tablón de anuncios.
Ø Relaciones entre el personal y los cargos representativos.

5. ¿Es el tamaño de una empresa un factor básico para determinar la

estrategia de comunicación?

El factor más importante es el tamaño de la empresa. Una pyme no tendrá

grandes problemas en establecer su estrategia de comunicación, como es obvio.

Cuanto más grande es la organización, más tiempo y más esfuerzo tendrá que
dedicar al diseño de una estrategia eficaz de comunicación. Otro inconveniente
en las grandes empresas o multinacionales es el número de empleados y la
distancia entre ellos (delegaciones diseminadas por todo el mundo).

6. ¿Qué estrategia de comunicación implantaremos en una empresa que

desee introducir cambios significativos en este campo?

Otro factor importante es la estrategia de comunicación es el cambio. La gente

tiene cierta aversión a los cambios. La gestión tiene que tener en cuenta estas
circunstancias para formular la estrategia de comunicación adecuada si se quiere
inducir al personal sobre los cambios que se pueden producir.

7. Antes de decidir la estrategia de comunicación, ¿debería la empresa

consultar con sus empleados?

Está demostrado que la resistencia al cambio será menor si se invita al personal a

participar en el proceso de toma de decisiones que aceptará, consecuentemente,
porque son parte de la misma.

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Otros factores importantes en la estrategia de comunicación son las expectativas y
aptitudes del personal. Esto se refleja en la cultura organizativa de la empresa.
Hace cien años un obrero esperaba que le dijeran lo que tenía que hacer y rara
vez se le pedía opinión.

8. ¿Cuál es el sentido exacto de la comunicación?

Cuando hablemos de comunicación, tenemos que pensar siempre en términos de

prioridades.

De un lado disponemos una serie de canales, unos más efectivos que otros; por
otro, una gran variedad de información que se intercambian las partes interesadas.

Toda esta información o contenidos, variarán en términos de importancia o

urgencia: los asuntos más importantes o urgentes deberán cumplimentarse
utilizando los canales más eficientes, mientras que los menos importantes se
pueden enviar a través de canales más sencillos. Esta es la esencia de la gestión
de las comunicaciones.

9. ¿Qué tipos de información son preferentes?

Esta información la podríamos distinguir en:

a) Información que la gente tiene que conocer, es decir, la definición de los puntos
vitales y necesarios para conseguir los objetivos del mensaje.
b) Información que la gente debería conocer, es decir, información que se desea
recibir pero que no es esencial.
c) Información que la gente podría conocer, o sea, temas poco importantes pero
que pueden interesar.

10. ¿Es importante discutir o comentar con el personal la política general de

la empresa?

En la política de inversiones y de ganancias de la empresa, el personal tiene el

derecho a conocer el “por qué” se toman estas decisiones. Sobre todo en temas
de política interior, donde los empleados pueden comentar y discutir con entera
libertad, lo que propicia una mejora en sus relaciones con la Dirección, y presenta
un grado de moral elevado y un buen clima en la empresa.

11. ¿Cómo valoramos la eficacia de un canal de información?

Para valorar los distintos canales de comunicación, deberemos volver a analizar lo

que hemos indicado en el tema anterior de la comunicación efectiva. El canal debe
aportar un mensaje claro que permita la “comprensión compartida”. Es decir, tiene
que ser rápido, permitir el comentario por parte del receptor y estar basado en una
relación interprofesional.

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12. ¿Son eficaces los sistemas de preparación de grupos para conseguir una
comunicación efectiva?

En un grupo grande, la mayoría de los asistentes tiene miedo en hacer

comentarios o preguntas y se limitan únicamente a estar sentados y escuchar. Si
queremos que estas reuniones sean efectivas, deberemos buscar un canal
alternativo. Esta alternativa podemos buscarla en una técnica que en parte supera
este problema denominada “preparación en grupos” (mínimo 4, máximo 12). El
coordinador general informa a los distintos responsables de divisiones,
departamentos o áreas y estos a su vez a los responsables de sección y estos
finalmente, al resto del personal.
Esta técnica, aunque tiene sus inconvenientes, es la única viable que satisface
todos los requisitos realmente eficaces para grandes organizaciones.

TEMA 16. Comunicación entre Departamentos

1.- Indique los posibles problemas que pueden surgir entre los
departamentos de Ventas y Producción.

El departamento de producción, se encarga de tener el producto requerido por

ventas, pero cuando el departamento de ventas incrementa los pedidos,
producción empieza a tener dificultad para cumplir con tales pedidos, entonces se
tiene una descoordinación y el problema más común es que cada departamento
pretende tener la razón cuando no logra cumplir las metas.

2.- ¿Qué problemas pueden surgir entre un gestor funcional (Director

General) con los gestores de línea (Director de Departamento).

Los problemas surgen cuando el gestor funcional, empieza a tener una

comunicación directa con los subordinados del gestor de línea, ya que se ve
debilitada la autoridad o capacidad de este último y obviamente dependiendo del
grado de confianza laboral, que tengan los dos gestores habrá reclamos y
discusiones entre si.

3.- ¿Qué problemas pueden causar los delegados de los comités en las
comunicaciones descendentes y por qué?

Si el delegado no es una persona comprometida con la organización o con sus

compañeros de trabajo, puede que busque obtener provecho de su calidad de
delegado, transmitiendo situaciones a su conveniencia, en contraposición de los
objetivos que quiere alcanzar la empresa, comprometiendo la estabilidad de las
personas que lo eligieron y de la empresa.

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4.- ¿Qué funciones principales desempeñan los comités en las
organizaciones empresariales?

En las reuniones de comité se disponen las actividades que se van a ejecutar

dentro de los distintos departamentos de una empresa, todo esto para maximizar
el uso de recursos y así conseguir objetivos comunes y de provecho de todos los
departamentos y por ende de la organización en general.

5.- ¿Cómo podemos reducir el grado de dificultad en la comunicación entre

un empresario y sus empleados?

El empresario siempre debe adoptar una posición firme, decisiva, sincera y

honesta, con palabras entendibles a la hora de expresar lo que la organización
requiere de sus empleados, sin menospreciar la participación de los mismos y así
generar suficiente confianza que le ayude a cumplir con los objetivos planteados.

6.- ¿Cuáles son los problemas sintomáticos de la comunicación?

Los principales problemas sintomáticos que se presentan a la hora de

comunicarse son:

• Falta de confianza. Se da cuando la comunicación no fluye de manera

cordial, honesta y amistosa.
• Interdependencia entre las personas. Se presenta cuando las personas
tienen objetivos y sistemas de valores opuestos.
• Distribución de las recompensas. Sucede cuando el emisor como el
receptor tienen la sensación de que no van a obtener beneficios personales
por su contribución o participación.
• Sobre la estructura social de la organización. Nada ayuda más a una libre y
correcta comunicación que el consenso sobre el contenido de los temas de
trabajo, autoridad, prestigio y relaciones de las distintas posiciones.

TEMA 17. Coordinación de los Circuitos Informáticos

1.- Que significado podemos darle a la definición “mentalidad de

especialista”
Se define como la maximización de las funciones de un empleado, este asimila
que debe cambiar su orientación y pensar comercialmente. La historia de la
sensibilidad abarca todas las expresiones de vida cotidiana como complemento
del estudio de las mentalidades, razón por la cual esta corriente de pensamiento
no establece la coordinación entre los entres empresariales y corporativos.

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2.- Porque asimilamos las comunicaciones con el movimiento de las
maderas en el mar?
Porque existen barreras contrapuestas, en la cual entran la fuerza y la dirección de
las comunicaciones, lógicamente consideramos a las ideas y oraciones como la
unidad básica del texto y en consecuencia, entre las tareas fundamentales en el
proceso de escritura es la construcción adecuada de frases y oraciones, indicando
que debe ser clara en su expresión escrita, mas aun cuando las palabras y las
ideas son precisas y ordenadas, evitando la oscuridad, la imprecisión y la
ambigüedad.
3.- Que fuerzas actúan en la comunicación entre personas
Fuerzas motivadoras, en su conjunto para satisfacer la necesidad y mejorar las
relaciones interpersonales. En su conjunto se trata de llegar de la manera más
adecuada usando medios para transmitirla, los ritmos informativos y el tipo de
discurso.
4.- Porque es importante la coordinación entre los departamentos de Venta,
Producción y Compra?
Una organización tiende a mejorar cuando hay eficacia, eficiencia y economía de
medios. Este instrumento entre los departamentos sirve de ayuda para la
determinación de metas que sean comparables a través del tiempo, coordinando
así las actividades de los departamentos a la consecución de estas, evitando
costos innecesarios y mala utilización de recursos
5.- Como funciona el comité de planificación de I+D+i?
Se da realce a las reuniones periódicas que están integradas por los responsables
de las áreas de marketing, diseño de productos, responsables de fabricación.
6.- Cuando deberíamos implementar una estrategia de comunicación?

La comunicación de uso frecuente en una organización es la transmisión de

información, esta se usa entre los directivos a los trabajadores, o como un asunto
personal motivado por los estilos de relación interpersonal entre los diversos
niveles jerárquicos, o como una herramienta fundamental dentro del diario relación
institucional.
7.- Que es planificación corporativa?
Es el diseño del plan de negocio y objetivos corporativos. El enfoque sistemático
para cumplir un objetivo corporativo, la toma de decisiones y el control de
progresos hacia los objetivos y dentro del plan de la empresa el conjunto de las
instrucciones a los directores de la organización que describe el papel de cada
departamento debe cumplir en el logro de los objetivos de la organización.

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8.- Destaque los principios básicos de una coordinación efectiva
Reuniones permanentes con los entes involucrados, es importante indicar que el
grupo debe integrarse con personas de distintos departamentos y secciones,
siendo estas como: Director General, Jefe o director de departamento.

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