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IMPORTANCIA DE LA COMUNICACION

La palabra comunicación se usa en la conversación común, por lo general, para


significar hablar o escribir o enviar un mensaje a otra persona. La comunicación es
mucho más que eso. Implica garantizar que su mensaje haya llegado al público
objetivo (es decir, las personas a las que se envía) y que el receptor lo entienda y
responda como usted lo desee. También implica asegurarse de que usted mismo
sea capaz de comprender, interpretar y responder a los mensajes que recibe.
La comunicación es un aspecto importante del comportamiento; la comunicación
humana se ve afectada por todos los factores que influyen en el comportamiento
humano.
En los últimos sesenta o setenta años, el estudio de la comunicación humana se ha
fortalecido con la contribución de muchas disciplinas. Las definiciones, las
descripciones del proceso y los análisis de los elementos de comunicación han sido
desarrollados por muchos estudiosos.
COMUNICACIÓN EN LOS NEGOCIOS
Entrar en una buena organización requiere excelentes habilidades de
comunicación. El elemento principal en las habilidades de gestión es la competencia
en la comunicación. Es la herramienta con la que ejercemos influencia sobre los
demás, generamos cambios en las actitudes y puntos de vista de nuestros
asociados, los motivamos y establecemos y mantenemos relaciones con ellos.
La comunicación es central en todo lo que hacemos. Hacemos cosas en
organizaciones; nuestra familia, escuela / colegio, oficina, grupo de pasatiempos,
grupo comunitario, nuestra ciudad / pueblo están en relación con ellos.
Entrar en una buena organización requiere excelentes habilidades de
comunicación. El elemento principal en las habilidades de gestión es la competencia
en la comunicación. Es la herramienta con la que ejercemos influencia sobre los
demás, producimos cambios en las actitudes y puntos de vista de nuestros
asociados, los motivamos y establecemos y mantenemos relaciones con ellos.
La comunicación es central en todo lo que hacemos. Hacemos cosas en las
organizaciones; nuestra familia, escuela / colegio, oficina, grupo de pasatiempos,
grupo comunitario, nuestra ciudad / pueblo son las organizaciones en las que
vivimos y actuamos. Nuestras actividades tienen éxito o fracasan, y nuestros
objetivos se logran o no, de acuerdo con nuestra capacidad de comunicarnos
eficazmente con otros miembros.
La comunicación juega un papel fundamental en el desarrollo de cualquier relación
saludable. Puede fortalecer un sentido de compromiso mutuo; también ayuda a
cerrar la brecha entre personas que tienen malentendidos. De hecho, la
comunicación juega un papel crítico en todas las fases de las relaciones
interpersonales, desde la creación de una relación hasta el mantenimiento de las
relaciones.
La comunicación es el mortero que mantiene unida a una organización, cualquiera
que sea su negocio o su tamaño. Sin comunicación, una organización no puede
funcionar en absoluto. Sin comunicación afectiva, la información no puede
recopilarse, procesarse ni intercambiarse; las palabras y los datos permanecerían
en hechos aislados. Con la comunicación afectiva, las organizaciones
multinacionales que están diseminadas por todo el mundo pueden funcionar como
una sola unidad.
La habilidad fundamental más importante para cualquier nuevo mundo de trabajo
es la capacidad de comunicarse. Esto significa poder expresar sus ideas de manera
efectiva por escrito y en el habla. Los empleadores siempre han enfatizado la
importancia de las habilidades de comunicación, y las tendencias actuales en el
entorno empresarial hacen que estas habilidades sean aún más críticas.
Debido a los avances en la tecnología de la información, las empresas reducen su
tamaño y se descentralizan, y el trabajo lo llevan a cabo cada vez más los equipos.
Los miembros del equipo deben poder trabajar juntos para identificar problemas,
analizar alternativas y recomendar soluciones. Deben poder comunicar sus ideas
persuasivamente a otros. La capacidad para trabajar bien en equipos, para
administrar a sus subordinados y sus relaciones con personas mayores, clientes y
colegas, depende de sus habilidades de comunicación.
La producción de bienes no sirve de nada si los posibles compradores no tienen
información sobre el producto. La comunicación al público sobre el producto es la
esencia de los negocios. Se necesita una gran cantidad de comunicación en forma
de publicidad y realidades públicas para informar al público y persuadir a los clientes
potenciales para que compren los productos.
COMUNICACIÓN DE NEGOCIOS
El término comunicación comercial se utiliza para todos los mensajes que enviamos
y recibimos para fines oficiales, como administrar un negocio, administrar una
organización, llevar a cabo los asuntos formales de una organización voluntaria, etc.
La comunicación empresarial está marcada por la formalidad y la comunicación
personal y social.
Incluye comunicación escrita y oral. Las cartas, los informes, los memos, los avisos
son formales y forman parte de la actividad comercial y comercial; también lo son
las entrevistas, reuniones, conferencias, presentaciones, negociaciones. Algunos
de estos son más formales que otros; una discusión grupal sería menos formal que
una reunión de la compañía; una carta es menos formal que un informe.
Las conversaciones amistosas, las cartas entre amigos y familiares, recitar poesía
para su propio placer o contar historias para entretener a amigos, no están incluidas
en la comunicación comercial.
El estudio de la comunicación y los esfuerzos para desarrollar habilidades de
comunicación son necesarios porque la comunicación es absolutamente necesaria
para los negocios. Y no hay nadie que no tenga que participar en algún tipo de
actividad comercial. Las personas en todas las profesiones necesitan cultivar
habilidades según sea necesario para su trabajo. Los médicos, ingenieros,
contadores públicos, actores y otros en la industria del entretenimiento, los gerentes
de todo tipo de organizaciones, educadores, además de las personas dedicadas a
las empresas comerciales tienen que participar diariamente en algún tipo de
comunicación empresarial.
ATRIBUTOS DE LA COMUNICACIÓN
La comunicación tiene cuatro atributos o cualidades; entender estos atributos nos
ayuda a mejorar nuestra competencia y habilidades en comunicación.
1. La comunicación es involuntaria e intencional.
No siempre transmitimos exactamente lo que queremos; el receptor objetivo puede
recibir menos o más de lo que intentamos transmitir. Un observador casual (receptor
no intencionado) puede recibir información o ideas que no teníamos intenciones
para él / ella. Nuestro comportamiento no verbal transmite algo acerca de nosotros;
lo que hablamos o escribimos va acompañado de un comportamiento no verbal. No
podemos "no comunicarnos"; incluso nuestra falta de comunicación en palabras
comunica algo; por ejemplo, puede transmitir que deseamos que nos dejen en paz.
La comunicación tiene lugar incluso cuando no la planificamos y cuando no somos
conscientes de ella; podemos comunicar algo que no teníamos la intención de
comunicar.
2. La comunicación es un proceso dinámico.
Un proceso es una actividad continua, no estática. La comunicación se considera
como un proceso para enfatizar que siempre está en movimiento. Un proceso es
una serie de acciones que no tiene principio ni fin. La noción de proceso implica
una dimensión de tiempo; lo que significa que las características, causas y
consecuencias de la comunicación están sujetas a cambios mientras se lleva a
cabo el acto de comunicación. Un elemento importante en la comunicación es el
concepto de "cambio".
La comunicación crece y se desarrolla; incluso si las mismas dos personas
intercambian las mismas ideas nuevamente, la comunicación no es exactamente
la misma que la primera vez, porque las dos personas han crecido, desarrollado y
cambiado desde entonces. Cada vez que nos involucramos conscientemente en
un acto de comunicación, le damos la vuelta a toda nuestra experiencia previa,
sentimientos, pensamientos, actitudes que han sido formadas por otros eventos de
comunicación.
3. La comunicación es sistémica
Cada componente del proceso se ve afectado por todos los demás componentes.
La fuente, el entorno, el objetivo, el medio, la naturaleza del mensaje, el receptor,
la retroalimentación, todos se afectan entre sí. Si el público no presta atención o
está desinteresado, la fuente no es una mesa para hablar / transmitir de manera
efectiva. Si se elige un medio equivocado, un mensaje particular puede no tener el
resultado esperado; si la letra no está clara, el mensaje se confundirá. la
perturbación en el proceso de comunicación afecta todo el proceso.
4. La comunicación es interacción y transacción
Los dos participantes, la fuente y el receptor, intercambian ideas e información e
influyen mutuamente durante el proceso de comunicación. También llegan a un
significado común y compartido como resultado de la comunicación. Comparten,
así como intercambian pensamientos y significados.
Definiciones de comunicación
La comunicación ha sido definida por muchos teóricos; algunas de estas
definiciones se citan aquí.
-comunicación es un proceso de transmisión de información y comprensión de una
persona a otra.
- La comunicación es cualquier comportamiento que resulta en un intercambio de
significado.
La asociación de administración estadounidense
-La comunicación puede definirse ampliamente como el proceso de interacción
significativa entre los seres humanos. Más específicamente, es el proceso por el
cual se perciben los significados y se llegan a conclusiones entre los seres
humanos.
-La comunicación es el proceso mediante el cual la información se transmite entre
individuos y / u organizaciones por medio de símbolos previamente acordados.
La comunicación es la transmisión de información y significado de un individuo o
grupo a otro. El elemento crucial es significado. La comunicación tiene como
objetivo central la transmisión de significado. El proceso de comunicación es
exitoso solo cuando el receptor tiene una idea como el remitente lo intentó. Ambas
partes deben aceptar no solo la información transmitida sino también el significado
de esa información.
Estas definiciones muestran que la comunicación implica el intercambio de
pensamientos entre dos partes.
Para transferir una idea, debemos usar símbolos (palabras, signos, imágenes,
sonidos) que representen la idea. Los símbolos deben ser entendidos por la
persona con la que intentamos comunicarnos. Ambos deben asignar el mismo
significado a los símbolos utilizados; de lo contrario, hay falta de comunicación. A
menos que haya una comprensión común de los símbolos, no es posible
comunicarse.
Proceso de comunicación
Para analizar la actividad de comunicación, debemos conocer el proceso y los
elementos involucrados en el proceso de comunicación.
1. Fuente / Remitente, es el que inicia la acción de comunicarse.
2. Audiencia / Receptor es la (s) persona (s) a quien se destina la comunicación.
3. Objetivo / Propósito es la razón del emisor para comunicarse, el resultado
deseado de la comunicación.
4. Mensaje / Contenido es la información transmitida.
5. Medio / Canal es la media o el método utilizado para transmitir el mensaje.
6. Retroalimentación es la respuesta del receptor a la comunicación según lo
observado por el emisor.
7. Entorno / contexto es el trasfondo en el que tiene lugar la comunicación.
Cada uno de estos es complejo; cualquier análisis de comunicación debe tener en
cuenta las diversas posibilidades de cada uno de estos.
El proceso de comunicación involucra decisiones y actividades de las dos
personas involucradas, el emisor y el receptor.
El emisor inicia el proceso de comunicación. El remitente tiene que tener claro el
objetivo (u objetivo u objetivo) de la comunicación y sobre la audiencia (o receptor)
objetivo de la comunicación; es decir, el remitente decide por qué y a quién enviar
un mensaje. La comunicación consciente o intencional tiene un propósito. Nos
comunicamos porque queremos que alguien haga algo o tome alguna acción, o
piense o sienta de cierta manera, es decir, que influya en la persona.
La fuente debe decidir qué información transmitir y crear el mensaje (o contenido)
que se transmitirá utilizando palabras u otros símbolos que puedan ser entendidos
por el receptor previsto. El proceso de poner la idea en símbolos se llama
codificación; para codificar, el emisor debe seleccionar los símbolos adecuados
que pueden representar la idea, y el receptor puede entenderlo.
El remitente también elige un canal o medio adecuado (como correo, correo
electrónico, teléfono, conversación cara a cara) mediante el cual se envía el
mensaje. La elección del medio depende de varios factores, como la urgencia del
mensaje, la disponibilidad y afectividad de un médium, y la relación entre dos
comulgantes.

Finalmente, el remitente trata de observar el efecto del mensaje en el receptor; es


decir, él verifica si el receptor ha recibido el mensaje, cómo ha respondido el
receptor al mensaje y si ha tomado la acción requerida; esta información sobre la
respuesta de los receptores se llama retroalimentación.
Las funciones del remitente representan la mitad del proceso de comunicación.
Las funciones del remitente son:
1. Tener claridad sobre el objetivo / propósito de la comunicación.
2. Conocer la comprensión y las necesidades de la audiencia objetivo.
3. Encuentra la información y las ideas requeridas con símbolos para crear el
mensaje que se adapte al receptor / público.
4. Seleccionar el medio para enviar el mensaje.}
5. Hacer esfuerzos para obtener retroalimentación, es decir, encontrar la
respuesta de la audiencia objetivo.
El receptor se da cuenta de que ha llegado un mensaje cuando lo percibe con los
sentidos (puede ver, oír, sentir, etc.). El receptor atiende el mensaje y lo interpreta.
El proceso de traducir los símbolos a ideas e interpretar el mensaje se llama
decodificación. La interpretación es una actividad compleja; implica el uso del
conocimiento de los símbolos, basándose en el conocimiento previo del tema, la
capacidad de comprensión, las actitudes y los valores, a fin de crear significado.
El receptor entiende e interpreta el mensaje sobre la base del conocimiento
anterior. El significado que un receptor da a las palabras y otros símbolos está
influenciado por su conocimiento, inteligencia, experiencia pasada y relación con
el emisor. Si los dos tienen un campo de experiencia común, la comprensión del
mensaje por parte del receptor se acercará más a lo que pretendía el emisor.
El receptor también siente una reacción al mensaje; esta reacción puede ser
concisa o inconsciente; puede provocar algún cambio en la expresión facial del
receptor. Definitivamente lleva al receptor a pensar. El receptor puede tomar
alguna acción, si se requiere. Él también puede responder al mensaje. Esta
respuesta y / o respuesta son comentarios.
Las funciones del receptor completan un ciclo del proceso de comunicación, las
funciones del receptor son:
1. Asistir al mensaje recibido, es decir, escuchar, leer u observar.
2. Decodificando el mensaje recibido.
3. Interpretar y entender el significado del mensaje.
4. Respondiendo al mensaje
5. Dar retroalimentación al sendero del mensaje
Esta es una descripción simplificada de un solo ciclo en el proceso de
comunicación. La comunicación realmente tiene lugar en varios ciclos y las dos
personas se turnan y realizan alternativamente funciones de emisor y receptor.
Ambos, el emisor y el receptor tienen funciones importantes en el proceso de
comunicación; en puede tener éxito solo si ambos están atentos.
La percepción de las cosas de cada persona y la interpretación del mensaje están
influenciadas por su experiencia y actitudes pasadas por eventos de comunicación
previos. Cada uno tiene un campo de experiencia que es críticamente importante
para el proceso de comunicación. A menos que haya un área de experiencia
compartida por ambos, es probable que el mensaje no se comunique.
Medio ambiente: la comunicación tiene lugar en un entorno. El entorno incluye
varias cosas. El más obvio es el lugar en el que tiene lugar la comunicación; si es
agradable y confortable, la comunicación es mejor. Si hace calor, es ruidoso e
incómodo, es menos efectivo. El ruido o la perturbación en el entorno
generalmente dificulta el flujo de comunicación.
Otro aspecto del medio ambiente son las circunstancias. Las circunstancias de
cada comulgante, la posición de cada uno en la organización, el trabajo habitual
que realiza cada uno y el estado mental actual de cada uno, pueden influir en el
proceso de comunicación.
La relación actual entre los dos es otro factor en el ambiente; es difícil para las
personas comunicarse entre sí si su relación no es buena.
El entorno político, cultural, legal y tecnológico influye en la comunicación ya que
estos factores pueden afectar la situación y la opinión de cada uno sobre el
contenido del mensaje.
El tiempo como elemento del medio ambiente, tiene tres aspectos:
a) El horario de la comunicación (a primera hora de la mañana, justo antes o justo
después del almuerzo, cuando es casi la hora de cierre) afecta la comunicación.
b) El tiempo que toma un evento de comunicación (cuánto tiempo dura la
presentación o la reunión o la conversación) influye en la calidad de la
comunicación. Demasiado tiempo puede ser agotador y aburrido; Demasiado corto
puede ser inadecuado y uno de ellos puede sentir que la otra no prestó suficiente
atención.
c) Hay un momento adecuado para dar cierta información. Si se da demasiado
tarde, puede ser inútil; si es demasiado temprano, es posible que los receptores
no estén preparados y no lo entiendan.
El contexto es otro aspecto de entorno. El contexto es el conjunto de
circunstancias que rodean a un evento e influyen en su importancia. Un mensaje
puede adquirir un significado diferente en un contexto cambiado. Es el trasfondo
del contenido del mensaje; si ambos tienen la misma cantidad de información
contextual sobre la situación y el problema, es más fácil comunicarse sobre el
tema. El contexto influye en la codificación del emisor y la decodificación del
receptor, y también en la interpretación de cada uno.
La siguiente figura muestra los pasos en el proceso unidireccional de
comunicación en forma lineal.
IDEA------CODIFIC-------MENSAGE-------MEDIO-----MENSAJE----DECOFI----IDEA
RECIVIDO
Esta rutina de ida es solo una parte del proceso de comunicación.Para que la
comunicación sea completa, el remitente debe saber si el receptor recibió el
mensaje, si lo entendió de la forma en que se lo pensó y lo recibió bien. el emisor
puede descubrir esto solo al tener la oportunidad de notar la reacción y la
respuesta del receptor. La respuesta puede ser en palabras (habladas o escritas),
signos o comportamiento, tanto consciente como inconsciente. el mensaje de
respuesta o devolución es retroalimentación. Cuando esté representado
aproximadamente por el siguiente diagrama.