TC - HSEQ - 010

PROCEDIMIENTO PARA EL MANEJO DEL

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Versión 7 Jun./14

PROCEDIMIENTO PARA EL MANEJO DEL CAMBIO

TC-HSEQ-010

Actualización General. Capítulo Hector

Juan David Jinneth
7 6 contempla nuevos escenarios Joaquín Jun./14
Niño Hernández
que generan cambios Hernández
Optimización en la aplicación de
los formatos ya que había
duplicidad en el Sandra Mario Bolívar
6 Elba Bolívar Mar/07
diligenciamiento y Medina G.
complementar factores de
cambio
Revisión general. Nueva Mario Bolívar
5 A. Mendoza A. Mendoza Abr/06
organización G.
VERSIÓN DESCRIPCION ELABORADO REVISÓ APROBADO FECHA

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INDICE

1 OBJETIVO ....................................................................................................................................... 3

2 ALCANCE........................................................................................................................................ 3

3 DOCUMENTOS DE REFERENCIA ................................................................................................ 3

4. DEFINICIONES ............................................................................................................................... 3

5. RESPONSABILIDADES.................................................................................................................. 4

6. PROCEDIMIENTO .......................................................................................................................... 4

7. NIVELES DE AUTORIDAD DE APROBACIÓN .............................................................................. 8

8. FORMATOS .................................................................................................................................... 8

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1 OBJETIVO

El objetivo de este procedimiento consiste en definir los lineamientos para el manejo

de los cambios que puedan afectar los objetivos e intereses de la Compañía,
mediante un análisis de riesgos a nivel de Calidad, HSE, Financiero e Imagen
corporativa.

2 ALCANCE

Aplica a los procesos, áreas y proyectos en ejecución de la compañía.

3 DOCUMENTOS DE REFERENCIA

• NTC-ISO 9001 Sistema de gestión de la calidad – Requisitos

• NTC-OHSAS 18001 Sistema de gestión en seguridad y salud ocupacional
• NTC ISO 14001 Sistema de gestión ambiental
• TC-GG-00 Manual de Gestión Integral
• NTC-ISO-IEC 17020 Criterios Generales para la operación de varios tipos de
organismos de Inspección.

4. DEFINICIONES

- Cambio o Modificación: Una alteración temporal o permanente a personal,

equipos y procesos que afecte la calidad del servicio.
- Cambio Permanente: Aquel cambio que se establecerá indefinidamente por
requerimiento de las partes interesadas, reglamentos o por la ley y el cual
reemplazará o modificará documentación existente, equipos o partes de éstos.
- Cambio temporal: Aquel cambio que se establecerá para resolver un problema o
condición inmediata y el cual se revertirá a su condición original una vez el
problema presentado haya sido superado.
- Autorización para cambios: Es el documento utilizado para proponer una
modificación y obtener su aprobación.
- Empalme de puestos de trabajo: Es la interacción entre el colaborador entrante y
saliente, en el que el primero hace entrega del puesto al segundo, mediante la
transmisión detallada, oportuna, clara y transparente de todos los aspectos
relacionados con el cargo dejando registro del mismo.

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5. RESPONSABILIDADES

La Vicepresidencia de Industria, las Direcciones y Gerencias Corporativas, las

Gerencias de las Unidades y de Proyectos, los Directores y Coordinadores de
Proyectos y áreas son responsables de conocer y aplicar este procedimiento,
asegurando el análisis de riesgos y el registro correspondiente.

La Gerencia General y de HSEQ definen los lineamientos para el tratamiento del

manejo del cambio frente a los diferentes escenarios que puedan generar impactos
negativos.

La Gerencia HSEQ realiza el seguimiento a la aplicación de este documento tanto en

los procesos como en los proyectos.

6. PROCEDIMIENTO

A continuación se describen los diferentes tipos de cambios que la Compañía afronta

y su modus operandi:

TIPO DESCRIPCIÓN PLAN DE ACCIÓN

Organizacionales Se refiere a una nueva estructura El cambio debe ser contemplado y
funcional de nivel corporativo, tanto en autorizado mediante el formato RC-
procesos internos como en áreas y HSEQ-006 por el Gerente General o
cargos. por el Gerente de Unidad, Área o
Proceso.
Cambios en las Se refiere a las nuevas versiones de Cuando las políticas corporativas
políticas, objetivos, e los documentos modificados por cambian, se debe realizar una
indicadores necesidades internas de la Compañía, divulgación a través de un
corporativos, nuevos requisitos, nueva normativa, o comunicado y se procede a
procedimientos e lecciones aprendidas. actualizar los documentos que
instructivos internos, incluyan la descripción.
formatos Adicionalmente, se debe actualizar
las carteleras, afiches y otros medios
de publicidad empleados para la
difusión de las políticas.
Para el caso de los procedimientos e
instructivos, el cambio se realiza por
parte del Líder del proceso, la
Gerencia de unidad o del proyecto, y
es revisado y formalizado por el área
de Calidad, quien una vez obtenga el
documento debidamente aprobado,
es agregado en el DNS en versión
PDF. Posteriormente el Gerente de

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TIPO DESCRIPCIÓN PLAN DE ACCIÓN

la unidad o proyecto da aviso al
personal pertinente sobre el cambio
del documento para evitar el uso de
documentos obsoletos.
Contractuales con Consiste en las modificaciones El cambio debe ser contemplado y
clientes acordadas con el cliente respecto al autorizado mediante el formato RC-
alcance de los trabajos, costos, HSEQ-006 por el Gerente de Unidad
tiempos y otras cláusulas y del Proyecto.
contractuales. Se deben considerar los impactos
en:
• Aspectos laborales del personal,
sus funciones y responsabilidades.
• Asuntos contractuales con los
proveedores y contratistas.
• Comunicar al área de Compras
para efectos de tomar decisiones
respecto a las adquisiciones
(proyección de alquileres, compra
de dotación, recursos físicos, otros).
• Asuntos legales para efectos de
modificación de pólizas y
legalización de Otrosíes.
• Comunicar al Área financiera
para efectos de pronósticos de
ingresos y cálculos de
rentabilidades.
• Otras áreas y procesos
analizando los riesgos que se
pueden materializar si falla la
comunicación.
Empalmes de puestos Cambio del personal ocasionado por El cambio debe ser contemplado y
de trabajo. cambios de turnos, desvinculación autorizado mediante el formato RC-
Cambio temporal o laboral, vacaciones, licencias, HSEQ-143 “Empalme de Puestos de
permanente permisos de ausentismo y otros Trabajo” el cual debe ser
factores. diligenciado por la persona que
entrega y verificado por la que recibe
el cargo. Es importante indicar en el
empalme las actividades pendientes,
los procedimientos y métodos
empleados en la ejecución de las
actividades así como los datos de
contacto para facilitar el flujo de
comunicación.
El respectivo reemplazo debe ser
aprobado previamente por el
Gerente de Unidad, del Proyecto o
área corporativa.
Nueva Normatividad, Consiste en las nuevas resoluciones, El Proceso de Gestión Legal y

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CAMBIO
TIPO DESCRIPCIÓN
resoluciones, leyes, leyes, decretos expedidos por el
circulares Gobierno o por acuerdos entre países
que apliquen a la actividad comercial
de la compañía o en su “modus
operandi” enfocadas a HSE, Recursos
Humanos, Financiera y otras áreas de
la Compañía.
Nuevas versiones en Incluye las nuevas versiones de las
los Códigos y Normas normas técnicas empleadas en la
industria en general como criterios de
aceptación y de rechazo, con las
cuales el personal de los proyectos
basan sus conceptos.
Cambio de Se refiere a los proveedores y El Gerente de cada unidad, área o
Proveedores y contratistas críticos que afectan la
Contratistas calidad del servicio, la salud e la selección y evaluación del nuevo
Estratégicos integridad física del personal, la
preservación del medio ambiente.
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PLAN DE ACCIÓN
Gestión del Sistema Integral - HSE
identifican los nuevos requisitos de
ley siguiendo el procedimiento
interno TC-HSEQ-IT-008 para la
Identificación de Requisitos en
Seguridad, Salud Ocupacional y
Ambiente.
Dentro del análisis se debe
considerar los impactos en algunos
de los siguientes temas:
• Aspectos laborales del personal,
sus funciones y responsabilidades,
necesidades y requerimientos de
capacitación y certificación del
personal.
• Asuntos contractuales con los
proveedores y contratistas revisando
los nuevos requisitos y
características de los servicios y
compras a tenerse en cuenta
durante la subcontratación.
Cada usuario de la norma o código
es responsable de identificar el
cambio de la nueva versión y
actualizar los documentos teniendo
en cuenta las modificaciones y sus
impactos.
El usuario debe dar aviso al área de
Equipos y Documentación quienes a
su vez puedan actualizar en el
listado maestro de documentos la
nueva versión de la norma y dar
aviso por correo al personal.
La Gerencia de la Unidad respectiva
evaluara la necesidad de revisar y
ajustar los procedimientos tomando
las nuevas exigencias de la norma.
proyecto es responsable de realizar
proveedor en el DNS a través del
aplicativo de Evaluación de
Proveedores.
El responsable de tomar la decisión
del cambio de proveedor o del
contratista debe considerar las
mejoras en términos de:
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TIPO DESCRIPCIÓN PLAN DE ACCIÓN

• Económico
• Calidad
• Tiempo de Respuesta
• Garantías
Cambio de Se considera el traslado de las El cambio es evaluado por la
Instalaciones Físicas oficinas a otras instalaciones Dirección de Organización y de
motivadas por el requerimiento del Estrategia y la Gerencia General
cliente, crecimiento de los equipos de quienes se apoyan en el área de
trabajo o por necesidades puntuales Control Operacional (Back Office).
internos de la compañía en aras de
mejorar la distribución y optimización Las mejoras y cambios en las
de procesos. instalaciones obedecen:
• Optimización de costos
• Distribución de espacios y
facilidades
• Aspectos de seguridad
• Instalaciones de redes
Cambios al diseño y Se considera las modificaciones al El cambio debe ser contemplado y
materiales de los material y diseño empleado en la autorizado mediante el formato RC-
elementos de dotación y elementos de protección HSEQ-006 por la Gerencia de la
protección personal y personal, tales como botas, tipos de Unidad respectiva, con el apoyo de
dotación mascarillas, camisas, pantalones, HSE y de Control Operacional (Back
colores, texturas y diseños Office).
institucionales.
Nuevos servicios que Se considera al estudio, viabilidad y La Gerencia General con el equipo
hagan parte del análisis de nuevas Soluciones de Desarrollo de Negocios realizan
Portafolio Soluciones Integrales a ofrecer y prestar a los un análisis y evaluación teniendo en
Integrales clientes en los diferentes sectores y cuenta los beneficios y los riesgos.
nichos de mercados. Los registros de esta actividad son
administrados de manera reservada
por la Gerencia General y su equipo
de trabajo.
Nuevos equipos Se considera el estudio, el análisis y la La Adquisición de nuevos equipos,
tecnológicos viabilidad de la adquisición de nuevos herramientas o tecnologías son
empleados en las equipos tecnológicos que promuevan analizados mediante el registro RC-
inspecciones y operaciones limpias u optimización de GO-010 “Control del diseño de
actividades procesos. nuevas técnicas y servicios” el cual
contractuales analiza y evalúa las actividades de
revisión, verificación, validación así
como los riesgos que puedan afectar
o posicionar la calidad del servicio y
la imagen corporativa.
Uso del logo y colores Incorporación de nueva imagen El cambio debe ser contemplado y
corporativos corporativa, uso y manejo de los logos autorizado mediante el formato RC-
y elementos que hagan parte de la HSEQ-006 por el Director de
imagen corporativa o material de Organización y Estrategia y la

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TIPO DESCRIPCIÓN PLAN DE ACCIÓN

publicidad. Gerencia General, teniendo en
cuenta los impactos en costos,
tiempos, e imagen.

7. NIVELES DE AUTORIDAD DE APROBACIÓN

La Compañía ha establecido los siguientes niveles de autoridad para realizar la

aprobación a cambios:

a. Casa Matriz: cambios en Altos Directivos Corporativos y cambios relacionados

con las estrategias de la organización.

b. Gerente General, Vicepresidente, Gerentes Corporativos: cambios contractuales,

cambios en la tecnología, cambios de estructura orgánica o cambios en las
condiciones de operación de la organización.

Para el caso específico de cambios en cargos directivos el nivel de autoridad se ha

establecido así:

a. Gerente General: cambios en los Vicepresidentes y Direcciones, Gerentes,

Colaboradores, estrategias de negocio, objetivos y metas corporativas,
políticas, distribución y ubicación de la planta y oficinas, adquisición de nuevos
equipos tecnológicos.
b. Gerente General, Vicepresidentes: cambio de los Gerentes de Unidades y de
Proyectos, Coordinadores, en la organización de los proyectos o cambios en
los colaboradores.

El Gerente HSEQ, Gerentes Corporativos y de Unidades son responsables de

autorizar y gestionar los planes de acción que se deriven de los cambios en la
normatividad.

8. FORMATOS

• RC-HSEQ-006 Autorización para cambios

• RC-HSEQ-143 Empalmes de puestos de trabajo

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