You are on page 1of 37

Universidad de San Carlos de Guatemala

Centro Universitario del Sur –CUNSUR-

Ciencias Económicas

Noveno Ciclo

Finanzas II

Lic. Manuel Rodrigo Rivera García

El Presupuesto y la Administración, su Relación con la Auditoria.

Integrantes Grupo No. 3

Escuintla, 10 de Abril de 2018


Integrantes Grupo No. 3

Coordinador

Juan Robelso Aguaré Lux 201446032

Nombre Carné

María Elena Hernández 201446035

Wendy Carolina López Sequen 201446040

Jaqueline Andrea Herrarte de la Rosa 201442163

Cecilio Manuel Hernández García 201442115


Índice
Introducción i
Justificación ii
Objetivos iii
General iii
Específicos iii
1 El Presupuesto y la Administración, su Relación con la Auditoría 8
1.1 El Proceso Administrativo 8
1.1.1 Planeación. 8
1.1.2 Organización. 10
1.1.2.1 Actividades importantes de organización. 10
1.1.3 Ejecución. 11
1.1.3.1 Actividades importantes de la ejecución. 11
1.1.4 Control. 11
1.1.4.1 Actividades Importantes de control. 12
1.1.5 Interrelación Entre las Funciones. 12
1.1.6 Principales Tipos de Planeación Administrativa. 14
1.1.7 La Planificación en la Empresa. 14
1.1.8 Fundamentos y Alcances de la Planificación. 16
1.2 El Presupuesto en el Proceso Administrativo 18
1.2.1 Uso de Presupuestos en la Planificación. 18
1.2.2 Rango de Aplicación de los Presupuestos. 19
1.2.3 Aporte de los Presupuestos a la Planificación. 19
1.2.4 Los Presupuestos Como Sistema de Información. 22
1.2.5 El Presupuesto en los Sistemas de Control. 22
1.2.6 Control Administrativo. 23
1.2.7 El Presupuesto como Mecanismo de Control. 24
1.2.7.1 Presupuesto de Operación. 26
1.2.7.2 Presupuesto Financiero. 27
1.3 El Control Presupuestario como Procedimiento de Auditoría 27
1.3.1 Control Presupuestario. 27
1.3.2 El Control Presupuestario como Procedimiento de Auditoria. 31
Conclusiones 35
Recomendaciones 36
E-grafía 37
i

Introducción

A continuación se presenta el tema del presupuesto, la administración y la relación que tiene con

la auditoría, dentro de los temas que se desarrollan se encuentran los siguientes:

El proceso administrativo desde su definición y enumerando las fases en la que se divide las cuales

son: planeación, organización ejecución y control, definiendo los objetivos, metas y la importancia

que estas fases tienen dentro del proceso administrativo.

El presupuesto en el proceso administrativo, en el que se indica el uso que tiene el presupuesto en

la planificación la cual se traduce en términos cuantitativos, los aportes de los presupuestos a la

planificación que le permita a la administración una mejor gestión y facilidad para alcanzar los

objetivos que se persiguen y se hace una clasificación de los presupuestos en los que se indican

como estos desempeñan la función de control dentro las organizaciones.

El control presupuestario como procedimiento de auditoría, en este tema se desarrolla el control

presupuestario, que es uno de los aportes a la administración, ya que permite comparar el

rendimiento real y el presupuestado de una entidad en un determinado tiempo establecido por la

entidad. Así como también se señala las responsabilidades que la auditoria debe verificar entre las

cuales están: interrelacionar las funciones empresariales, con el fin de que todos persigan el bien

común, así como examinar el cumplimiento de las políticas establecidos en la implantación del

presupuesto.
ii

Justificación

Es necesario que los estudiantes de la carrera de auditoria de la Universidad de San Carlos de


Guatemala conozcan sobre el presupuesto en la administración así como la relación que tiene con
la auditoria y de la importancia del control que ejerce el presupuesto como control para la
administración como herramienta de medición de cumplimiento de los objetivos establecidos por
la organización.

Para comprender la función del presupuesto en la administración y de los aspectos que se deben
considerar al momento de implementarlo, así como el control que debe ejercer la auditoria para
determinar si las metas se cumplen como fueron establecidos.
iii

Objetivos
General:

Conocer la importancia que tiene el presupuesto en la administración, así también la relación que
tienen con la auditoria como herramienta de control útil para la toma de decisiones en la
administración.

Específicos:

1. Conocer las fases que se involucran en el proceso administrativo.

2. Determinar cuáles son los procesos del presupuesto en la administración.

3. Identificar la importancia que tiene el control presupuestario como procedimiento de


auditoria para el cumplimiento de los lineamientos establecidos para el logro de los
objetivos basados en el presupuesto de la entidad.
8

1 El Presupuesto y la Administración, su Relación con la Auditoría

1.1 El Proceso Administrativo

Básicamente administrar consiste en conducir esfuerzos coordinados hacia el logro de metas

trazadas. En este contexto, la administración empresarial puede definirse como un proceso

sistemático, permanente e ininterrumpido que tiende al logro de un objetivo predeterminado por

parte de personas que aportan sus mayores esfuerzos, de acuerdo con acciones interrelacionadas

y coordinadas. Esto implica definir qué deben hacer, determinar cómo lo deben hacer, adoptar las

medidas para que lo hagan y verificar la efectividad de sus esfuerzos. En este simple enunciado

podemos apreciar las funciones o áreas de actividad de la empresa que involucra este proceso y

que se pueden definir de la siguiente forma:

 La Planeación para determinar los objetivos en los cursos de acción que van a seguirse.

 La Organización para distribuir el trabajo entre los miembros del grupo y para establecer y

reconocer las relaciones necesarias.

 La Ejecución por los miembros del grupo para que lleven a cabo las tareas prescritas con

voluntad y entusiasmo.

 El Control de las actividades para que se conformen con los planes.

1.1.1 Planeación.

Para un gerente y para un grupo de empleados es importante decidir o estar identificado con los

objetivos que se van a alcanzar. El siguiente paso es alcanzarlos. Esto origina las preguntas de que
9

trabajo necesita hacerse? ¿Cuándo y cómo se hará? Cuáles serán los necesarios componentes del

trabajo, las contribuciones y como lograrlos. En esencia, se formula un plan o un patrón integrando

predeterminando de las futuras actividades, esto requiere la facultad de prever, de visualizar, del

propósito de ver hacia delante.

 Actividades importantes de planeación

a. Aclarar, amplificar y determinar los objetivos.

b. Pronosticar.

c. Establecer las condiciones y suposiciones bajo las cuales se hará el trabajo.

d. Seleccionar y declarar las tareas para lograr los objetivos.

e. Establecer un plan general de logros enfatizando la creatividad para encontrar medios nuevos

y mejores de desempeñar el trabajo.

f. Establecer políticas, procedimientos y métodos de desempeño.

g. Anticipar los posibles problemas futuros.

h. Modificar los planes a la luz de los resultados del control.

i. Pronosticar los volúmenes de ventas que se puedas alcanzar en determinados periodos.

j. Fijar los resultados finales deseados u objetivos.

k. Desarrollar estrategias que señalen cómo y cuándo alcanzar las metas establecidas.

l. Formular presupuestos.

m. Establecer procedimientos.

n. Determinar políticas que orientan los gerentes en la toma de decisiones


10

1.1.2 Organización.

Después de que la dirección y formato de las acciones futuras ya hallan sido determinadas, el

paso siguiente para cumplir con el trabajo, será distribuir o señalar las necesarias actividades de

trabajo entre los miembros del grupo e indicar la participación de cada miembro del grupo. Esta

distribución del trabajo esta guiado por la consideración de cosas tales como la naturaleza de las

actividades componentes, las personas del grupo y las instalaciones físicas disponibles.

Estas actividades componentes están agrupadas y asignadas de manera que un mínimo de gastos

o un máximo de satisfacción de los empleados se logre o que se alcance algún objetivo similar, si

el grupo es deficiente ya sea en él numero o en la calidad de los miembros administrativos se

procuraran tales miembros. Cada uno de los miembros asignados a una actividad componente se

enfrenta a su propia relación con el grupo y la del grupo con otros grupos de la empresa.

1.1.2.1 Actividades importantes de organización.

 Subdividir el trabajo en unidades operativas (deptos.)

 Agrupar las obligaciones operativas en puestos (puestos reg. X depto.)

 Reunir los puestos operativos en unidades manejables y relacionadas.

 Aclarar los requisitos del puesto.

 Seleccionar y colocar a los individuos en el puesto adecuado.

 Utilizar y acordar la autoridad adecuada para cada miembro de la admón..

 Proporcionar facilidades personales y otros recursos.

 Ajustar la organización a la luz de los resultados del control.


11

1.1.3 Ejecución.

Para llevar a cabo físicamente las actividades que resulten de los pasos de planeación y

organización, es necesario que el gerente tome medidas que inicien y continúen las acciones

requeridas para que los miembros del grupo ejecuten la tarea. Entre las medidas comunes utilizadas

por el gerente para poner el grupo en acción está dirigir, desarrollar a los gerentes, instruir, ayudar

a los miembros a mejorarse lo mismo que su trabajo mediante su propia creatividad y la

compensación a esto se le llama ejecución.

1.1.3.1 Actividades importantes de la ejecución.

 Poner en práctica la filosofía de participación por todos los afectados por la decisión.

 Conducir y retar a otros para que hagan su mejor esfuerzo.

 Motivar a los miembros.

 Comunicar con efectividad.

 Desarrollar a los miembros para que realicen todo su potencial.

 Recompensar con reconocimiento y buena paga por un trabajo bien hecho.

 Satisfacer las necesidades de los empleados a través de esfuerzos en el trabajo.

 Revisar los esfuerzos de la ejecución a la luz de los resultados del control.

1.1.4 Control.

Los gerentes siempre han encontrado conveniente comprobar o vigilar lo que sé está haciendo

para asegurar que el trabajo de otros está progresando en forma satisfactoria hacia el objetivo
12

predeterminado. Establecer un buen plan, distribuir las actividades componentes requeridas para

ese plan y la ejecución exitosa de cada miembro no asegura que la empresa será un éxito. Pueden

presentarse discrepancias, malas interpretaciones y obstáculos inesperados y habrán de ser

comunicados con rapidez al gerente para que se emprenda una acción correctiva.

1.1.4.1 Actividades Importantes de control.

 Comparar los resultados con los planes generales.

 Evaluar los resultados contra los estándares de desempeño.

 Idear los medios efectivos para medir las operaciones.

 Comunicar cuales son los medios de medición.

 Transferir datos detallados de manera que muestren las comparaciones y las variaciones.

 Sugerir las acciones correctivas cuando sean necesarias.

 Informar a los miembros responsables de las interpretaciones.

 Ajustar el control a la luz de los resultados del control.

1.1.5 Interrelación Entre las Funciones.

En la práctica real, las 4 funciones fundamentales de la administración están de modo

entrelazadas e interrelacionadas, el desempeño de una función no cesa por completo (termina)

antes que se inicie la siguiente. Y por lo general no se ejecuta en una secuencia en particular, sino

como parezca exigirlo la situación. Al establecer una nueva empresa el orden de las funciones será

quizás como se indica en el proceso pero en una empresa en marcha, el gerente puede encargarse

del control en un momento dado y a continuación de esto ejecutar y luego planear.


13

La secuencia deber ser adecuada al objetivo específico. Típicamente el gerente se haya

involucrado en muchos objetivos y estará en diferentes etapas en cada uno. Para el no gerente esto

puede dar la impresión de deficiencia o falta de orden. En tanto que en realidad el gerente talvez

está actuando con todo propósito y fuerza. A la larga por lo general se coloca mayor énfasis en

ciertas funciones más que en otras, dependiendo de la situación individual. Así como algunas

funciones necesitan apoyo y ejecutarse antes que otras puedan ponerse en acción.

La ejecución efectiva requiere que se hayan asignado actividades a las personas o hayan

realizado las suyas de acuerdo con los planes y objetivos generales, de igual manera el control no

puede ejercerse en el vació debe haber algo que controlar.

En realidad, la planeación esta involucrad en el trabajo de organizar, ejecutar y controlar. De

igual manera los elementos de organizar se utilizan en planear, ejecutar y controlar con efectividad.

Cada función fundamental de la administración afecta a las otras y todas están relacionadas para

formar el proceso administrativo.

Gráficamente, el proceso administrativo puede visualizarse de la siguiente forma:


14

1.1.6 Principales Tipos de Planeación Administrativa.

Los gerentes tratan diariamente con muchos diferentes tipos de planes; algunos se refieren a una

sola actividad o individuo en tanto que otros pertenecen a todo un depto. O a toda la compañía.

Estudiaremos 6 tipos de planes comunes encontrados por los gerentes con regularidad.

 Política

 Procedimientos

 Método

 Estándar

 Presupuesto

 Programa

1.1.7 La Planificación en la Empresa.

La planificación empresarial es un proceso de toma de decisiones que consiste

básicamente en determinar los objetivos a cumplir en el futuro, que guiarán las acciones que

emprendan en la empresa. Para llevar a cabo esta tarea, se deben reunir antecedentes y

estadísticas necesarias para la formulación del plan, los cuales una vez recopilados se proceden a

examinar para establecer su veracidad y el grado en que ellos interesan para el objetivo buscado.

Al mismo tiempo se planifican y ordenan, lo que permite un uso posterior más eficiente.

Sin embargo se debe tener en cuenta que todo plan en forma conciente o inconsciente se basa en

ciertos supuestos o premisas que sustentan la planificación. Por esta razón y además por los

cambios normales que se producen en las condiciones en que se desenvuelve la planificación,


15

es que se advierte la conveniencia de formular planes alternativos para lograr el objetivo planteado.

Es necesario posteriormente evaluar estas alternativas y definir una de ellas como plan definitivo,

sobre la base de la más probable.

De lo anterior, se desprende que la importancia de la planificación radica en que se otorga una

dirección u orientación común a todos los esfuerzos que se emprenden en la empresa, que se

materializa a través de la preparación de diversos tipos de tiempo de planes los que se

diferenciarán de acuerdo a la amplitud de los mismos, su especificidad, el plazo que abarcan y el nivel

de la empresa al que se formulan.

Estos son:

 Objetivos: Representan el nivel más fundamental de la planificación y constituye una

expresión o formulación del estado futuro deseado por la empresa a mediano o largo plazo.

 Metas: Constituyen los objetivos generales enfocados más claramente ya que especifican

dimensiones temporales para su logro; medidas cuantitativas y subdivisión de

responsabilidades.

 Programas: Permiten distribuir las metas en el tiempo, de modo que su logro resulte

de un paulatino cumplimiento de metas parciales con una exacta dimensión del tiempo.

 Presupuestos: Corresponden a metas o programas expresados cuantitativamente,


16

generalmente en términos de dinero.

 Políticas: Constituyen orientaciones o delineamientos generales, reglamentos y normas

específicas dentro de las cuales deberá desenvolverse la acción de la empresa.

 Estrategias: Establecen la base para el logro de los objetivos y las metas, es decir, especifican

como atacar un problema a través de decisiones puntuales.

 Procedimientos y métodos: Describen detalladamente la forma de como ejecutar un

cierto trabajo u operación específica.

Desde un punto de vista más genérico o conceptual, podemos reagrupar estos tipos de planes

bajo otra tipología alternativa. Así entonces, tendremos la planificación estratégica que se centra

en los niveles gerenciales de la empresa y que genera los objetivos y metas empresariales,

la planificación política que proporciona los lineamientos para la toma de decisiones, la

planificación operativa que involucra programas y presupuestos, y finalmente la planificación

adaptativa que vela por la adaptación de los planes al medio.

1.1.8 Fundamentos y Alcances de la Planificación.

La planificación constituye una función fundamental en la administración de una empresa ya que

sin la formulación de los objetivos no habría para qué organizar, nadie para dirigir y nada que

controlar. De acuerdo a esto, el planeamiento es esencial pues genera y orienta en un sentido


17

definido las acciones futuras de la empresa hacia la consecución de dichos objetivos, y al eliminarse

todos los trabajos que no se encuadren o no sirvan al logro de los objetivos, la planificación

resulta ser económica para la empresa.

Por otra parte, el planeamiento de las operaciones permite que las acciones que se ejecuten

puedan ser controladas al establecer metas precisas que puedan ser comparadas con lo efectivamente

realizado.

También es importante destacar que la planificación facilita la coordinación de las distintas

acciones llevadas a cabo, dado que los planes para cada una de las funciones de la empresa deben

estar en coordinación y al servicio de un plan general.

Como se aprecia, la planificación ofrece ventajas o posibilidades importantes para desarrollar

con éxito el proceso administrativo, sin embargo ésta debe presentar algunas características

esenciales para ser eficiente. En primer lugar debe ser flexible, es decir debe tener la capacidad

de irse adaptando a los cambios que se vayan observando durante el periodo planificado. Además,

debe ser motivadora a fin de lograr el compromiso de todos quienes intervienen en el proceso y

así favorecer su cumplimiento. También es indispensable que los planes estén debidamente

integrados y encaminados hacia un objetivo central a fin de que los esfuerzos de las acciones no se

diseminen y la planificación no se torne antieconómica o inútil.

Estas características que deben poseer los planes nos permiten deducir que el costo de la

planificación, su rigidez y la incertidumbre del entorno son factores que limitan la utilidad y
18

validez de la planificación. Debemos entender que la planificación pretende determinar hoy lo

que pasará mañana y para esto muchas veces utiliza supuestos y predicciones así como

antecedentes estadísticos que deben proyectarse al futuro. Por esto, generalmente un plan

contempla un cierto margen de error que se espera sea el mínimo posible en comparación con los

objetivos delineados inicialmente.

1.2 El Presupuesto en el Proceso Administrativo

1.2.1 Uso de Presupuestos en la Planificación.

Como ya se indicó, la planificación administrativa es el elemento primordial en el proceso

administrativo y al ser conocidos los objetivos generales, es necesario que éstos sean

cuantificados en forma ordenada y sistemática a fin de expresar la planificación en términos más

concretos y medibles.

Los objetivos y metas empresariales se formulan en forma de expresiones generales que

representan las pretensiones de la empresa para el periodo planificado en cuanto a potenciales

económicos, calidad de productos y servicios, actitudes hacia los clientes, empleados y

propietarios o contracción de líneas y productos y servicios, áreas geográficas a cubrir, porción

del mercado a abarcar, metas de producción y ventas, márgenes de utilidad esperados, etc.

Esta planificación expresada cualitativamente, debe traducirse a términos numéricos

mediante una cuantificación o valorización en términos que dicen relación con aspectos

financieros, de gastos o ingresos dentro de márgenes de tiempo delimitados, es decir se debe


19

determinar si los objetivos y metas son realizables o convenientes desde un punto de vista

económico y financiero. La cuantificación misma, se manifiesta a través de presupuestos, los que

en términos contables y monetarios valorarán lo programado y podrán prever los resultados de las

operaciones que se realizarán durante el período planificado. Posteriormente dichos resultados se

confrontarán con las cifras reales obtenidas por la empresa durante el período cubierto por la

planificación presupuestaria. Esto permitirá a la administración contar con una herramienta que

evaluará la efectividad de la planificación y la eficiencia de la gestión empresarial durante

el período presupuestado.

Producto de lo anterior se mejorará el planeamiento y con ello el proceso administrativo,

puesto que podrán corregirse los errores y apoyarse los aciertos mediante este sistema de

retroalimentación de la empresa.

1.2.2 Rango de Aplicación de los Presupuestos.

El proceso de preparación de los presupuestos puede considerarse como una colección

sistemática de planes administrativos presentados a diversos niveles y en todas las unidades de la

empresa, puestos en relación entre si a fin de constituir un programa general para la empresa en

su conjunto. Es decir, los presupuestos conforman su sistema de presupuestos o sistema

presupuestario.

1.2.3 Aporte de los Presupuestos a la Planificación.

El tomar la decisión de implantar un sistema de presupuestos, emana del hecho de querer dotar
20

a la empresa de una herramienta tal, que permita darle una mejor gestión a la misma, es decir,

una mayor facilidad para alcanzar los objetivos y metas a través de una planificación, un control

y una coordinación de todas las actividades que se llevarán a cabo durante el período específico.

Así, se obtienen algunos beneficios, en favor de la empresa y de los individuos, que en ella

laboran, tales como:

 Cada vez que se presupuesta, se debe analizar cuantitativamente información del medio

que dice relación con las condiciones del mercado, la situación de la competencia, las

facilidades crediticias, etc., a fin de contar con un marco real dentro del cual poder definir

objetivos y metas posibles de ser concretadas por cada uno de los miembros de la empresa.

 Al presupuestar se establecen estándares razonablemente calculados de cantidades, tiempo

y costos los que permitirán a la planificación cuantificar el rendimiento que se espera

obtener de una unidad de la empresa, de un individuo, de una máquina, etc. Esto otorgará

una pauta que permitirá evaluar posteriormente el desempeño de cada uno de estos

componentes.

 La presupuestación logra llegar a un nivel de detalle tal, que se pueden establecer objetivos

y metas parcializadas para cada parte constitutiva de la empresa, delimitándose

obligaciones y derechos de cada uno de los individuos, es decir, se produce una

asignación definida de responsabilidades.

 Todas las decisiones tienen repercusiones financieras entre sí. La presupuestación en este
21

caso, permite a los encargados de estas áreas y evaluar el impacto financiero de sus

decisiones sobre el resto de la empresa, favoreciendo con ello la coordinación de las

iniciativas que se planean.

 La presupuestación obliga a la administración a planificar el uso más económico posible

de los recursos, estimulándose un mejor aprovechamiento de éstos en toda la estructura de

la organización, ya que se fomenta el apego a los cálculos presupuestarios que son

realizados en forma conservadora.

 Los presupuestos constituyen una herramienta que torna más científico el proceso de

planificación, puesto que se hace uso de técnicas estadísticas, contables, financieras, etc.,

que lo mejoran.

Otros beneficios específicos, que resultan de la utilización de los presupuestos en el proceso

de la planificación, son la programación de los flujos de efectivo, la programación de recursos

humanos, materiales y de información, la incorporación de adelantos tecnológicos, el

establecimiento de programas de desarrollo de productos, etc. También debemos mencionar, que

la adopción de los presupuestos representa un elemento integrador del personal, puesto que todos

trabajan para un mismo fin mediante la acción coordinada de sus esfuerzos y sabiendo que aportan

"un granito de arena" a la consecución de los objetivos y metas, de la empresa por lo cual podrán

ser recompensados adecuadamente.


22

En síntesis, se puede apreciar, que la presupuestación es una herramienta técnica que brinda

un apoyo a la planificación, puesto que la agiliza y formaliza de tal forma que se pueden visualizar

resultados futuros esperados, producto de las acciones que se emprenderán en el período

planificado.

1.2.4 Los Presupuestos Como Sistema de Información.

Se mencionó anteriormente que la planificación corresponde a un proceso de toma de

decisiones acerca de las acciones que se emprenderán en el futuro. Para tal efecto es necesario

contar con un elemento esencial como es la información, la que debe ser completa, adecuada y

oportuna. Esta información sin embargo, debe estructurarse para que se logre el adecuado

tratamiento de la misma, lo que conducirá a mejorar el conjunto de decisiones que requieren ser

tomadas en los distintos ámbitos de la empresa.

1.2.5 El Presupuesto en los Sistemas de Control.

El control es una función básica de la administración que se fundamenta en la existencia de la

planificación. Es decir, sí existe un plan éste necesita ser controlado a fin de que opere de acuerdo

a lo estimado.

Diremos entonces, que el control es la función que permite verificar el correcto cumplimiento

de los planes en el logro de los objetivos de una empresa, y si son detectadas desviaciones o

errores, tomar las medidas adecuadas para evitar su repetición.


23

El control por lo tanto, comprende las siguientes etapas:

 Establecer una norma o base de control

 Medir y juzgar lo realizado

 Evaluar los resultados de acuerdo a lo planeado

 Analizar y corregir desviaciones

En este contexto, podemos entrar a definir lo que es el control administrativo.

1.2.6 Control Administrativo.

Puede calificarse como un proceso dinámico que se desarrolla a partir del momento en que se

determinan los objetivos y metas y que pretende asegurar a la administración el uso eficiente de

los recursos en el cumplimiento de estos objetivos y metas.

El control administrativo se expresa de distintas formas y así tenemos controles cuantitativos,

de calidad, de tiempo y monetarios. También podemos encontrar controles más generales que se

aplican a toda la empresa o a una gran parte de ella, como es el caso de la auditoría (control

interno), el control por área clave y el control presupuestario.

Como sea que se dé el control administrativo, éste debe abarcar todos los aspectos del

funcionamiento de la empresa, aplicándose en todos los niveles y todas las áreas donde exista

actuación o dirección de cualquier tipo. Así por ejemplo, en la función compras tenemos el control

de inventarios, en la función producción el control de calidad, en la función finanzas el analista

financiero, etc.
24

Es evidente, sin embargo, que no todas las áreas requieren el mismo tipo y la misma intensidad

de control. Lo importante es que no queden actividades sin controlar.

Hay que destacar que la labor de control se realiza a medida que transcurre el proceso de acción

y no sólo cuando éste termina. Sin embargo, existen determinadas actividades en las cuales no es

posible controlar antes que acabe el proceso y se conozca su resultado global.

Por último, se debe tener presente que el control administrativo no sólo sirve para corregir la

actuación, sino también para revisar y eventualmente reformular el plan, es decir, el control

cumple un rol retro alimentador del proceso administrativo.

1.2.7 El Presupuesto como Mecanismo de Control.

Gran parte del control administrativo está construido alrededor de una estructura financiera,

pues las finanzas son el lenguaje común a todas las actividades de la empresa. Prácticamente

todas las acciones y operaciones que se emprenden pueden ser expresadas en términos

monetarios, es decir, en términos más medibles y por lo tanto con mayores posibilidades de ser

controlados adecuadamente.

El presupuesto es la herramienta adecuada que permite llevar a cabo parte del control

administrativo, pues otorga a la administración un elemento (parámetro) de juicio de las

actividades que se desarrollan durante el período planificado, posibilitándose medidas

correctivas cuando ellas no contribuyan a optimizar el rendimiento de la empresa.


25

El presupuesto se enmarca en el siguiente proceso:

 Programación: en esta etapa se toman decisiones importante que se adoptan en el

contexto de los objetivos y estrategias delineadas previamente, es decir, se determina un

programa a implementar.

 Presupuesto: corresponde a la expresión financiera del programa ya preparado y

convenido para una período de tiempo.

 Contabilidad: durante el período de operaciones reales de llevan registros de los recursos

consumidos y de los productos elaborados realmente, es decir, se recolecta y acumula la

información de lo que ocurrió realmente durante el período planeado.

 Informes y análisis: en esta etapa se realiza una comparación de los productos e insumos

reales con los productos e insumos planeados, determinándose un análisis del desempeño.

De acuerdo a lo planteado anteriormente, el presupuesto representa en si un mecanismo de

control pues verifica si lo planificado se ha llevado a efecto y en qué forma se ha logrado esta

realización. Esta función es fundamental para asegurar la correcta ejecución de los planes y

objetivos y puede aplicarse al plan mismo a los medios empleados para su concretización. Para

esto se requiere un elemento de comparación y son los informes contables, los que permitirán

confrontar el presupuesto y la ejecución, determinándose las variaciones que se hubiesen

producido, sus causas y las rectificaciones que se deban implementar. Al mismo tiempo, esta
26

valorización de los resultados que representan el término de un periodo o ciclo administrativo

contable (generalmente un mes) será la base para la fase preliminar de un nuevo ciclo.

Una clasificación tentativa de los presupuestos nos da una pauta general de cómo éstos

desempeñan la función de control:

1.2.7.1 Presupuesto de Operación.

Planifican las actividades operacionales de la empresa en términos de costos y de ingreso por

un período de tiempo. Este sería el caso del estado de resultados.

Este presupuesto consta de dos partes, una destinada a describir los ingresos y costos

presupuestarios (programas) y otra destinada a determinar las personas responsables de llevar a

cabo los programas. Esta dualidad permite controlar directamente, al asignar a una persona

determinada la responsabilidad del programa y permite informar, al establecer programas

básicos de ingresos y costos.

El presupuesto de programas describe las operaciones que la empresa desea realizar y los

resultados esperados en un período futuro para cada línea de producción y los costos

presupuestados para cada producto, permitiendo examinar la relación y coordinación entre

diferentes programas.

El presupuesto de responsabilidad, asigna a personas determinadas el manejo del programa,

transformándose en una herramienta de control, entre las actividades esperadas y la actuación real
27

con que será comparada después.

1.2.7.2 Presupuesto Financiero.

Planifica el origen y la aplicación de los fondos que usará la empresa para el desarrollo de sus

actividades en un período futuro.

Este presupuesto cumple una importante función de control ya que calcula la estimación de las

entradas de efectivo y de los pagos o desembolsos que deberán realizarse en un tiempo futuro. De

este modo, pueden determinarse en forma anticipada los saldos disponibles al final de un período

y si es necesario o no financiamiento externo.

Sin embargo, no basta con elaborar un presupuesto sino que además éste debe confrontarse

con los resultados reales. Esta operación de valoración y control de lo presupuestado se conoce

como control presupuestario.

1.3 El Control Presupuestario como Procedimiento de Auditoría

Definamos primeramente que es Control Presupuestario.

1.3.1 Control Presupuestario.

El control presupuestario, es el aporte de la presupuestación al control administrativo puesto

que compara los rendimientos reales y los presupuestados (estandard) obteniéndose en un período

de tiempo por una empresa, lo que representa un medio eficaz de verificar el proceso
28

administrativo. Cualquier diferencia entre expectativas y resultados significa una de dos cosas: o

bien que el pronóstico sobre el cual se basó la decisión estaba equivocado, o que los responsables

de poner en práctica la decisión no lograron, por uno u otro motivo, hacer lo que de ellos se

esperaba. Sin embargo, en cualquiera de los dos casos lo indicado es emprender alguna acción

correctiva; pues si el plan estaba equivocado, debe mejorarse y si el plan era acertado, pero las

operaciones no se realizaron de manera correcta, los métodos de comunicación o de operación

necesitan mejorarse.

En todo caso, es claro que son las causas y no los resultados los que requieren remedios, que

eviten que se repitan acciones indeseadas con respecto a lo planeado. El control presupuestario

funciona fundamentalmente a través del manejo de información de tipo contable y puede

calificarse como un mecanismo de retroalimentación que permite potencializar al plan

presupuestario ajustando a la realidad sus estimaciones iniciales. Para esto, una vez que los

ejecutivos han tomado una decisión y determinando la forma de hacerla operable deben basarse

en los informes de la contabilidad (general y de costos) para controlar las operaciones ya

realizadas.

De esta comparación entre lo planificado y lo realizado derivarán los ajustes que sea necesario

hacer, cuando el resultado de las decisiones no esté de acuerdo a lo esperado. Este sistema de

control puede calificarse como un sistema de administración "en base de excepción" por el cual

los ejecutivos no se preocupan de las realizaciones coincidentes con lo planificado, sino de

aquellas excepciones que llaman su atención.


29

El proceso de control presupuestario expuesto anteriormente puede sintetizarse en los

siguientes pasos:

 Fijación de estándares de rendimiento en base a la experiencia o a cálculos ingenieriles.

Es decir las metas que fija la empresa para ser cumplidas en un plazo determinado se

valorizan (estándares). Un estandard es una medida en unidades, dinero o tiempo del

rendimiento que se espera para la producción, las ventas, los costos, etc., en que para

su determinación la administración se ha basado previamente en la experiencia de

rendimientos anteriores o en estimaciones de ingeniería que permiten fijar nuevas metas

dentro del nivel de eficiencia que se espera obtener.

 Medición de los rendimientos reales obtenidos por la empresa durante el período

presupuestado. Los rendimientos reales resultantes de la gestión empresarial se expresan

a través de informes estadísticos, informes acerca de asuntos específicos y por medio de

informes de resultados propiamente tales como el balance general, el estado de resultados,

informes de costos, de gastos, de ventas, etc., los cuales acumulan la información del

período analizado.

 Comparación de los rendimientos reales obtenidos con el plan originalmente trazado y

determinación de las diferencias (variaciones) de importaciones que se hubiesen

producido. Corresponde a la medición de los resultados y su comparación con los planes

preestablecidos. La comparación constituye una medición de la efectividad del control

durante un período transcurrido específico que proporciona las bases para una
30

retroalimentación positiva. Se precisan las diferencias o variaciones que se han producido

y que pueden corresponder a la cantidad de unidades programadas, al monto en dinero que

se esperaba obtener o al tiempo que se tardó en la ejecución de un plan.

 Análisis de las diferencias producidas y determinación de las causas que las originaron.

En esta etapa son analizadas las variaciones detalladamente, buscando su origen. Estas

variaciones pueden provenir de errores en la confección del presupuesto, debido a un

pronóstico equivocado o a fallas en la ejecución de lo presupuestado. Para efectuar este

análisis deben separarse las partidas que representan gastos de aquellas que representan

volúmenes.

 Adopción de medidas de rectificación para las variaciones desfavorables de importancia

que se produzcan entre lo presupuestado y lo real (ajustes). El sistema comienza por una

evaluación de las tareas que la empresa debe realizar, de las cuales se eligen las alternativas

más favorables para llegar a la elaboración de un plan.

La orden y la ejecución de este plan, pasa simultáneamente a los encargados de realizarlo y a

un departamento contralor quien se encarga de comparar lo planificado con lo realizado.

Entre el departamento ejecutor y el departamento contralor, fluye una corriente de información

que permite efectuar la comparación indicada. Si los datos de las operaciones coinciden con lo

preparado, dentro de los márgenes aceptables, no se emprende ninguna acción especial; pero si

el rendimiento no es satisfactorio, se procede a informar para tomar las medidas de


31

rectificación que sean necesarias.

El sistema de control por retroalimentación se considera una doble corriente de información;

una regular que permite conocer la efectividad de las operaciones realizadas en consonancia con

los objetivos de la empresa, y una adicional que proporciona los datos necesarios para modificar

las realizaciones o planes cuando surgen problemas o cuando el resultado no se considera

satisfactorio.

Es decir, el control presupuestario permite realimentar el proceso administrativo.

1.3.2 El Control Presupuestario como Procedimiento de Auditoria.

El Control Presupuestario es el medio de mantener el plan de operaciones dentro de unos límites

razonables, mediante él se comparan unos resultados reales frente a los Presupuestos, se

determinan variaciones y se suministran a la Administración elementos de juicio para la aplicación

de acciones correctivas sin presupuesto la dirección de una Empresa no sabe hacia cual meta debe

dirigirse, no puede precisar los campos de la inversión que merecen financiarse.

El control es la cuarta etapa de un presupuesto ya que el presupuesto es una especie de

termómetro para medir la ejecución de todas y cada una de las actividades empresariales, puede

afirmarse que su concurso sería parcial al no incorporar esta etapa en la cual es viable determinar

hasta qué punto puede marchar la empresa con el presupuesto como patrón de medida.
32

La función de los buenos presupuestos en la Administración de un negocio se comprende mejor

cuando esto se relacionan con los fundamentos de la Administración misma o sea, como parte de

las funciones administrativas: Planeación, Organización, Coordinación, Dirección y Control.

La eficiencia y la productividad se materializan en utilidades monetarias que dependen en grado

sumo de la planificación. La Gerencia es dinámica si recurre a todos los recursos disponibles, y

uno de ellos es el presupuesto, el cual, empleado de manera eficiente, genera grandes beneficios.

El presupuesto es el medio para maximizar las utilidades, y el camino que debe recorrer la gerencia

al encarar las responsabilidades.

El departamento de auditoría debe velar que todo presupuesto cumpla con las responsabilidades

siguientes:

 Obtener tasas de rendimiento sobre el capital que interpreten las expectativas de los

inversionistas.

 Interrelacionar las funciones empresariales (compras, producción, distribución, finanzas y

relaciones industriales) en pos de un objetivo común mediante la delegación de la autoridad

y de las responsabilidades encomendadas.

 Fijar políticas, examinar su cumplimiento y replantearlas cuando no cubran con las metas

que justificaron su implantación.


33

El eje fundamental del control presupuestario se centra en la información necesaria acerca del

nivel deseado de rendimiento, el nivel real y la desviación. Además es necesaria la acción para

poner en marcha los planes y modificar las actividades futuras.

El control presupuestario, por tanto, va mucho más allá de la mera localización de una

variación. La implantación de un mecanismo de control a través del presupuesto supone comparar

los resultados con los correspondientes programas, y si no coinciden deberán analizarse las causas

de tales diferencias.

En este contexto, pues, para ejercer un control eficaz deben realizarse las siguientes

consideraciones:

 Todo lo que ha sido objeto de una programación debe ser objeto de control.

 Toda desviación entre programas y ejecución del presupuesto tiene un motivo que hay que

analizar y que puede deberse a un fallo en la programación, un defecto en la ejecución o a

ambas razones.

 Toda desviación debe ser asignada a un responsable concreto, lo que requerirá llevar a cabo

un análisis minucioso de dicha desviación.

 Las desviaciones pueden exigir medidas de corrección; es decir, el fin último del control

presupuestario no es transmitir temor a los directivos, sino hacerles ver las deficiencias que

se han producido y sugerirles las acciones correctoras a emprender.


34

La Ausencia de Presupuestos en el proceso administrativo imposibilita cuestionar los

resultados conseguidos en cuanto a venta, abastecimientos producción y/o utilidades.


35

Conclusiones

1. Las fases en las que se divide el proceso administrativo son: la planeación en la que se

determinan los objetivos; la organización en esta fase se hace la división del trabajo, la

ejecución esta fase va encaminada a los miembros para que realicen las tareas que se les

han asignado y por último el control de las actividades establecidas en los planes.

2. Los procesos del presupuesto son enmarcados por cuatro etapas siendo la programación en

esta se determina un programa a implementar; el presupuesto que corresponde a la

expresión financiera del programa ya preparado; luego la contabilidad en donde se

recolecta y acumula la información de lo que ocurrió realmente en el periodo planeado y

en la cuarta los informes y análisis en donde se realiza una comparación de los productos

e insumos reales con los productos e insumos planeados, determinando un análisis del

desempeño.

3. El control presupuestario es el aporte de la presupuestación al control administrativo ya

que compara los rendimientos reales contra los presupuestados, lo que sirve como una

herramienta eficaz para verificar el proceso administrativo, fundamentalmente funciona a

través del manejo de la información contable, que permite ajustar el plan presupuestario

estimado a lo real.
36

Recomendaciones

1. Que el estudiante conozca todas las fases del proceso administrativo, con el fin de que

tenga conocimiento de cómo se implementa dicho proceso y de los elementos que se deben

de considerar para su buen funcionamiento.

2. Para el buen funcionamiento de una empresa la aplicación correcta de una de las etapas en

las que se divide el presupuesto deben ser aplicadas para que puedan comparar los datos

estimados y con los reales, y así obtener un resultado que pueda determinar un análisis del

desempeño obtenido.

3. Se recomiendan a la administración un correcto control presupuestario ya que este sirve

como una herramienta eficaz en el proceso administrativo, para poder analizar los

resultados en toda la estructura de la organización y la utilidad que se ha obtenido en un

periodo determinado.
37

E-grafía

https://www.academia.edu/28002885/EL_PRESUPUESTO_Y_LA_ADMINISTRACI%C3%93

N_SU_RELACI%C3%93N_CON_LA_AUDITOR%C3%8DA