KELEBIHAN DAN KELEMAHAN TIM

Tim adalah bentuk popular organisasi manusia pada dunia bisnis saat ini dan ketika tim
ini sukses, tim ini meningkatkan produktivitas, kreatifitas, keikutsertaan karyawan, dan bahkan
keamanan kerja.
Tim yang efektif mempunyai pemahaman tujuan yang jelas, berkomunikasi secara
terbuka dan jujur, mencapai keputusan dengan consensus, berpikir kreatif, dan mengetahui cara
memecahkan konflik. Sebaliknya kerja tim yang tidak sukses menghabiskan waktu dan uang,
menghasilkan kerja yang lebih rendah, dan membuat para manajer dan karyawan sama
frustasinya.
Suatu tim yang sukses akan memberikan keunggulan sebagai berikut:
 Meningkatkan informasi dan pengetahuan
Dengan menyatukan sumber daya dari beberapa individu, tim membawa lebih banyak
informasi dalam proses pengambilan keputusan.
 Meningkatkan keanekaragaman pandangan
Anggota tim membawa berbagai perspektif dalam proses pengambilan keputusan.
 Meningkatkan penerimaan atas sebuah solusi
Mereka yang berpartisipasi dalam pembuatan keputusan akan lebih mendukung
keputusan dengan antusias dan akan mendorong orang lain untuk menerima solusi
tersebut.
 Tingkat kinerja lebih tinggi
Bekerja dalam tim dapat melepaskan sejumlah kreativitas dan energi baru pekerja untuk
mencapai tujuan dan akuntabilitas bersama. Tim mengisi kebutuhan pekerja untuk
menjadi suatu kelompok, mengurangi kebosanan, meningkatkan martabat dan harga diri,
serta mengurangi stress dan tekanan di antara pekerja.

Tim perlu menyadari dan bekerja untuk mengatasi kelemahan-kelemahan berikut:

 Tekanan sejawat
Ketika banyak individu ditekan untuk menyesuaikan diri, mereka mungkin mengabaikan
rasa tanggung jawab pribadi dan setuju dengan rencana yang mempunyai dasar yang
lemah atau bahkan dengan rencana yang tidak etis.
 Groupthink
Sebuah tim dapat mengembangkan groupthink jika anggota individual menghargai
harmoni lebih tinggi daripada mereka menghargai pembuatan keputusan yang efektif.
 Agenda-agenda tersembunyi
Agenda tersembunyi dari setiap anggota dapat mengurangi efektifitas kerja tim.
 Free riders
Free riders ini dimaksudkan orang-orang yang tidak berkontribusi dengan wajar pada
aktivitas kelompok. Barangkali mereka merasa tidak bertanggung jawab secara pribadi
atas hasil kerja mereka.
 Biaya
 Menyesuaikan jadwal, mengatur rapat, dan mengoordinasikan bagian kerja individu pada
satu proyek dapat memakan waktu lama dan menghabiskan banyak uang.

KOMUNIKASI DALAM TIM

Agar bisa berkolaborasi secara efektif, setiap orang yang terlibat harus fleksibel dan
terbuka terhadap pendapat lain, berfokus pada tujuan tim daripada prioritas individu. Pedoman-
pedoman berikut akan membantu berkolaborasi dengan lebih sukses pada pesan-pesan tim:
 Memilih kolaborator secara hati-hati.
Pilihlah kombinasi orang-orang yang mempunyai pengalaman, informasi, dan bakat
spesifik yang dibutuhkan untuk proyek.
 Menyetujui tujuan-tujuan proyek sebelum memulai.
Memulai proyek tanpa mempunyai ide yang jelas tentang tujuan akhir sudah pasti akan
menyebabkan frustasi dan membuang waktu.
 Memberi waktu kepada tim untuk mengikat sebelum memulai.
Luangkan waktu untuk bertemu langsung ataupun bersosialisasi secara online sehingga
orang-orang merasa lebih nyaman untuk bekerja bersama.
 Mengklarifikasi tanggung jawab individu.
Pastikan bahwa tanggung jawab individual jelas, karena anggota-anggota tim akan saling
bergantung satu sama lain.
 Menetapkan proses yang jelas.
Pastikan semua orang mengetahui bagaimana pekerjaan akan dilakukan, termasuk tempat
pemeriksaan dan keputusan yang harus dibuat sepanjang proses.
 Memastikan alat-alat dan Teknik sudah siap dan kompatibel antar tim.
Ujilah segala alat ataupun teknis sebelum memulai bekerja
 Menghindari penulisan oleh tim.
Rencana riset, dan membuat garis besar rencana dapat dilakukan bersama, tapi tugaskan
penulisan yang sebenarnya pada satu orang. Bila harus membagi dan berbagi penulisan
karena alasan jadwal, cobalah meminta satu orang agar mengerjakan satu hasil akhir
untuk memastikan satu gaya penulisan yang konsisten.
 Memeriksa untuk mengetahui seberapa baik segala sesuatu berjalan selama pelaksanaan.
Jangan mengasumsikan segalanya berjalan lancar hanya karena kita tidak mendengar
sesuatu yang negatif. Secara periodic tanyakan pada anggota-anggota tim, menurut
mereka bagaimana pelaksanaan proyek.

DINAMIKA KELOMPOK
Dinamika kelompok merupakan interaksi dan proses yang terjadi di antara anggota-anggota tim.
Untuk mendorong segala sesuatunya bergerak maju, tim produksi juga cenderung untuk
mengembangkan aturan-aturan yang kondusif terhadap bisnis. Sebagai contoh, beberapa tim
mengembangkan pendekatan kasual untuk suatu rencana waktu, dengan anggota-anggota secara
rutin dating terlambat selama 10 atau 15 menit untuk rapat, sedangkan tim lain menerapkan
aturan yang kaku terhadap komitmen waktu.
Tim yang memiliki rasa identitas dan persatuan yang kuat dapat mengembangkan pengharapan
yang sangat kuat terhadap perilaku kelompok dengan hanya memberikan sedikit toleransi bagi
penyimpangan dari norma-norma tersebut. Identitas yang kuat semacam itu dapat mengarahkan
komitmen dan kinerja ke tingkat yang lebih tinggi, namun juga dapat mengarah pada groupthink
atau membuat anggota baru sulit untuk menyesuaikan diri. Dinamika kelompok dipengaruhi oleh
beberapa faktor: peran yang dipikul oleh anggota tim, fase perkembangan tim saat ini,
keberhasilan tim dalam menyelesaikan konflik, dan keberhasilan tim dalam mengatasi
penolakan.

MEMIKUL PERAN-PERAN TIM

TIDAK FUNGSIONAL FUNGSIONAL

PERAN BERORIENTASI PADA
DIRI SENDIRI
Mengendalikan: Mendominasi
orang lain dengan memamerkan
superioritas atau otoritas
Menarik diri: Berhenti dari tim
dengan menjadi pendiam atau
dengan menolak mengerjakan
aspek tertentu dari kerja tim
Mencari perhatian: Mencari
perhatian bagi dirinya sendiri dan
menuntut penghargaan dari orang
lain
Mengalihkan: Memusatkan
diskusi tim pada topik kepentingan
individual daripada topik yang
relevan dengan tugas tim
PERAN PERAWATAN PERAN MEMPERMUDAH
TIM TUGAS
Memberi semangat: Mengawali: Membawa tim
Mendorong anggota untuk memulai sesuatu lini
dengan dukungan penyelidikan
verbal/nonverbal,
penghargaan, atau
persetujuan
Menciptakan harmoni: Memberi atau mencari
Melakukan mediasi atau informasi: Menawarkan
menggunakan humor untuk mencari informasi relevan
meredakan ketegangan terhadap pertanyaan yang
dihadapi tim
Melakukan kompromi: Mengoordinaskan:
Menawarkan untuk Menunjukkan hubungan
menghasilkan suatu titik antar ide-ide, menjelaskan
kepentingan untuk isu-isu, merangkum apa
mencapai keputusan yang yang telah dilakukan tim
dapat diterima semua
Membuat prosedur:
Menyarankan prosedur
pengambilan keputusan
yang akan menggerakan tim
mencapai tujuan

Anggota yang memiliki peran yang berorientasi pada disi sendiri (self-oriented roles)
mempunyai motivasi terutama hanya untuk memenuhi kebutuhan pribadinya sendiri. Anggota-
anggota yang kemungkinan bersedia menyumbang pada tujuan tim adalah anggota yang
memikul peran perawatan-tim (team maintenance roles) untuk membantu setiap orang agar
bekerja sama dengan baik, dan mereka yang memikul peran mempermudah tugas (task-
facilitating roles) untuk membantu memcahkan masalah atau membuat keputusan.
MEMPERHITUNGKAN EVOLUSI TIM
Anggota-anggota dalam tim memerlukan waktu dalam memapankan hubungan dan membiarkan
peran-peran kepemimpinan yang alami muncul. Tim biasanya berkembang melalui lima fase
dalam cara untuk menjadi produktif
1. Orientasi
Anggota-anggota tim bersosialisasi, membentuk peran mereka, dan mulai mendefinisikan
tugas atau maksud mereka.
2. Konflik
Bila anggota-anggota lain terpilih secara hati-hati untuk mewakili berbagai pandangan
dan keahlian, saling tidak setuju merupakan bagian alami dari fase ini.
3. Brainstorming
Anggota-anggota tim mengungkapkan semua opsi dan mendiskusikan semua pro dan
kontra. Anggota tim mulai mantap pada suatu solusi tunggal untuk mengatasi problem
yang ada.
4. Timbul
Anggota-anggota tim mencapai suatu keputusan. Consensus dicapai ketika tim tersebut
menemukan solusi-solusi yang cukup dapat diterima dan dapat didukung oleh semua
anggota.
5. Pengukuhan
Anggota-anggota tim menerima tugas untuk melaksanakan keputusan tim, dan mereka
membuat pengaturan untuk menindaklanjuti tugas tersebut.

MENYELESAIKAN KONFLIK
Sebagaimana yang telah disebutkan sebelumnya, anggota tim sering dipilih dengan tepat karena
mereka mempunyai pandangan dan opini yang berbeda, yang memberikan perspektiflebih luas
atas proyek yang dihadapi. Konsekuensinya, konflik menjadi bagian alami pengalaman setiap
tim. Bila ditangani dengan buruk, konflik dapat mengarah pada kegagalan usaha-usaha yang
telah dilakukan kelompok, namun bila pendekatan yang tepat dalam konflik dapat mendorong
kinerja tim menjadi lebih baik.
Anggota-anggota tim mungkin percaya bahwa mereka perlu bersaing untuk memperoleh uang,
informasi, atau sumber daya lain. Komunikasi yang buruk juga dapat mengarah pada
kesalahpahaman tentang anggota tim lainnya, dan dengan sengaja, menahan informasi dapat
menurunkan kepercayaan. Perbedaan mendasar dalam nilai-nilai, sikap, dan kepribadian akan
mengarah pada timbulnya saling argumentasi. Konflik juga dapat muncul karena individua tau
tim mencapai tujuan yang berbeda.
Konflik dapat bersifat konstruktif dan destruktif. Dikatakan konstruktif jika konflik ini memaksa
membuka isu-isu penting, meningkatkan keikutsertaan anggota-anggota tim, dan menghasilkan
ide-ide kreatif bagi solusi suatu masalah. Dikatakan destruktif jika konflik tersebut mengalihkan
energi dari isu yang lebih penting, menghancurkan semangat kerja tim atau individu anggota tim,
atau mempolarisasikan atau memecah-mecah tim tersebut.

Konflik yang destruktif dapat membawa pada hasil yang menang-kalah atau kalah-kalah, dimana
salah satu atau kedua pihak kalah sehingga merusak seluruh tim. Namun agar strategi menang
dapat berhasil, setiap orang harus percaya bahwa (1) ada kemungkinan untuk menemukan satu
solusi yang dapat diterima oleh kedua belah pihak, (2) bekerja sama lebih baik bagi organisasi
daripada kompetisi, (3) pihak lain dapat dipercaya, (4) status yang lebih tinggi tidak memberikan
hak pada satu pihak untuk memaksa satu solusi.

Berikut adalah tujuh ukuran yang dapat membantu anggota-anggota tim menyelesaikan konflik
dengan sukses:
 Proaksi
Hadapi konflik kecil sebelum menjadi konflik besar.
 Komunikasi
Ajak mereka yang terlibat secara langsung dalam konflik untuk berpartisipasi dalam
menyelesaikannya.
 Keterbukaan
Buanglah perasaan dalam isu-isu utama.
 Riset
Cari fakta-fakta yang menjadi penyebab timbulnya konflik sebelum mencari solusi.
 Fleksibilitas
Jangan biarkan seseorang terkunci dalam suatu posisi sebelum mempertimbangkan
solusi-solusi lain.
 Adil
Jangan biarkan seseorang menghindari suatu solusi yang adil dengan cara berlindung di
belakang aturan-aturan.
 Kerja sama
Ajak lawan untuk memberantas konflik, bukan berkelahi satu sama lain.
MENGATASI PENOLAKAN
Penolakan terhadap perubahan adalah tipe konflik tertentu yang sering mempengaruhi kerja di
dalam tim. Anggota dapat membantu mengatasi penolakan dengan memberi dan menerima
dengan tenang dan masuk akal:
 Mengekspresikan pengertian.
Tunjukan bahwa anda bersimpati. Bantu orang tersebut supaya rileks dan berbicara
tentang kegelisahannya sehingga dapat mempunyai kesempatan menentramkan hatinya.
 Mengungkapkan penolakan secara terbuka.
Hadapi secara langsung penolakan tersebut, tanpa menuduh. Buat pertanyaan yang
membuat orang tersebut mau menghadapi dan menjelaskan penolakan mereka.
 Mengevaluasi keberatan orang lain dengan adil.
Ajaklah orang tersebut untuk terbuka agar kita dapat mengerti dasar penolakannya.
Keberatan orang lain dapat memunculkan legitimasi yang akan kita butuhkan untuk
berdiskusi, atau mereka mengungkapkan problem yang perlu kita minimalkan.
 Mempertahankan argumen anda sampai orang lain siap untuk itu.
Menyampaikan pikiran kita kepada orang lain sangat bergantung pada pola piker orang
lain sebagaimana ketika kita menyampaikan argument. Dengan lebih berpusat pada
audiens, kita akan belajar memerhatikan kebutuhan emosional orang lain lebih dahulu.
ETIKET DALAM LINGKUNGAN TIM
Etiket sangat penting dalam lingkungan tim karena kemampuan untuk dapat bekerja sama
dengan rekan-rekan dalam satu tim sangat vital bagi kesuksesan setiap orang. Tidak ada orang
yang bersedia menghabiskan waktu yang lama untuk bekerja dengan orang yang kasar pada
rekannya, atau orang-orang yang mempermalukan perusahaan di muka umum.
DI TEMPAT KERJA
Mengetahui cara berperilaku dan berinteraksi dengan orang lain di lingkungan bisnis akan
membantu kita tampil dengan halus, professional dan percaya diri. Memahami etiket bisnis juga
membantu kita untuk menempatkan orang lain merasa lebih santau sehingga mereka merasa
nyaman untuk berbisnis dengan kita. Penampilan pribadi akan memberikan dampak yang cukup
besar pada kesuksesan bisnis kita. Sesuatu sederhana seperti tersenyum dengan tulus juga
mempengaruhi cara orang berbisnis dengan kita. Sebaliknya, senyum yang tidak tulus membuat
reputasi buruk pada diri kita. Keahlian menelepon juga mempunyai dampak yang nyata terhadap
kesuksesan kita. Menelepon adalah percakapan yang tidak mempunyai visual dan tidak
berhadapan muka, tapi kita dapat menyampaikan rasa percaya diri dan profesionalisme dari sikap
dan nada suara anda. Pastikan telepon dijawab dengan cepat dan sopan. Perkenalkan diri dan
perlihatkan kebutuhan yang diperlukan oleh penelepon dengan menanyakan bagaimana kita
dapat membantu. Bila kita tidak dapat membantu, cari seseorang yang bisa, atau janjikan untuk
menelepon kembali dengan jawaban yang dibutuhkan. Namun selalu hati-hati untuk tidak
membuat janji yang tidak bisa ditepati. Mulailah membuka pembicaraan telepon dengan
memperkenalkan diri dengan jelas dan pastikan kita menelepon pada waktu yang tepat. Setelah
kita memberi dan menerima informasi yang diperlukan, tutup telepon dengan sikap sopan dan
jelaskan setiap tugas dan tanggung jawab yang belum selesai.
Jangan terlalu sering menggunakan telepon seluler saat di kantor, karena akan mengganggu tugas
yang sedang dikerjakan.

DI LINGKUNGAN SOSIAL
Dari makan siang bisnis sampai konferensi industri, jika sedang mewakili perusahaan di tempat
umum, pastikan pendampilan dan tindakan kita tepat untuk situasi tersebut. Kita harus mengenal
kebiasaan dari budaya orang baru yang akan ditemui. Ketika memperkenalkan diri, sertakan
deskripsi singkat mengenai peran kita dalam perusahaan. Ketika memperkenalkan dua orang
lain, katakana nama depan dan nama belakang mereka dengan jelas, kemudian coba berikan
beberapa informasi lain untuk membantu kedua orang tersebut dapat bercakap-cakap dengan
santai. Bisnis sering dilakukan saat makan, dan mengetahui dasar etiket makan akan membuat
kita lebih efektif dalam situasi ini. Pilihlah makanan yang mudah dimakan, sementara pada saat
yang sama tetap meneruskan percakapan.
Penggunaan telepon di restoran dan di tempat umum lainnya adalah kesalahan besar umum
dalam etiket yang seharusnya tidak dilakukan. Itu membuat perspektif bila orang di sekitar kita
tidak sepenting orang yang kita telepon.
Jamuan makan bisnis adalah forum untuk bisnis. Jangan membawa pembicaraan tentang politik,
agama, atau topik-topik lain yang dapat menimbulkan emosi. Pilihlah topik secara hati-hati,
mendengarkan dengan seksama, dan meninggalkan kesan positif pada semua orang yang
ditemui.