DIRECTIVA N° 001 – 2018 – MPH

OTORGAMIENTO DE ANTICIPOS Y/O ENTREGAS A RENDIR CUENTAS

1. OBJETIVO:
Establecer las normas internas para otorgar Anticipos, con la finalidad de atender gastos
urgentes y cumplir actividades en la gestión; así como el correcto trámite, control y
registro contable del gasto por la modalidad de anticipo y/o entregas a rendir cuentas,
considerados de urgencia o de imprevistos.

2. FINALIDAD:
Lograr que los procedimientos para la solicitud, otorgamiento, uso, administración y
rendición de cuentas de los desembolsos otorgados mediante la modalidad de Anticipo o
Entregas a Rendir Cuentas, permitan el uso racional y adecuado de conformidad con el
presupuesto operativo y de inversión de la empresa.

3. BASE LEGAL:
 Ley N° 27972, Ley Orgánica de Municipalidades y sus modificatorias.
 Ley N° 28411, Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto y sus modificatorias.
 Decreto Supremo N° 0047-2002 PCM, Reglamento de Ley N° 27619.
 Ley N° 30693, Ley de Presupuesto del Sector Público para el Año Fiscal 2018.
 Ley N° 28112 Ley Marco de la Administración Financiera del Sector Publico.
 Directiva N° 001-2007-EF/77.15 Directiva de Tesorería y sus modificatorias.
 Decreto Legislativo N° 276 y 728, Ley de Bases de la Carrera Administrativa y
Remuneraciones del Sector Público.
 Decreto Supremo N° 005-90-PCM, que aprueba el Reglamento de la Carrera
Administrativa.
 Decreto Supremo N° 075-2008-PCM. - Reglamento del Decreto Legislativo 1057,
modificado mediante Decreto Supremo 065-2011-PCM.
 Ley N° 27785, Ley Orgánica del Sistema Nacional y de Control de la Contraloría
General de la República.
 Resolución de Superintendencia N° 007-99-SUNAT, que aprueba el Reglamento de
Comprobantes de Pago y sus modificatorias.
 Ley N° 27815, Código de Ética de la Función Pública y normas complementarias.
 Ley N° 28175 “Ley Marco del Empleo Público”.
 Ley N° 28693 “Ley General del Sistema Nacional de Tesorería”.
 Normas de Control Interno, aprobadas mediante Resolución de Contraloría N° 320-
2006-CG.
 Directiva de Tesorería N° 001-2007-EF/77.15, aprobada con resolución Directoral N°
002-2007-EF/77.15, modificada con Resolución Directoral N° 004-20019-EF.77.15 y
modificada con Resolución N° 001-2011-EF/77.15
 Decreto Supremo N°179-2004-EF Texto Único Ordenado de la Ley del Impuesto a la
Renta.
 Decreto Supremo N°122-94-EF Reglamento de la Ley del Impuesto a la Renta.
 Decreto Supremo N° 29-94-EF Reglamento de la Ley del Impuesto General a las
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 Ventas e Impuesto Selectivo al Consumo.
 Resolución de Superintendencia N°007-99/SUNAT Reglamento de
Comprobantes de Pago.
 Ley N° 30225 Ley de Contrataciones del Estado y Modificatoria; Reglamento de la Ley
de Contrataciones del Estado, Aprobado con D. S. N° 350-2015 – EF y su
Modificatoria.
 Ley N° 27444, Ley de Procedimientos Administrativos y su modificatorias

4. ALCANCE:
La aplicación y cumplimiento de la presente Directiva, comprende a todos los funcionarios
y servidores de la Municipalidad Provincial de Huarmey.

5. VIGENCIA:
La presente Directiva, entrará en vigencia a partir del día siguiente de su aprobación por
Resolución de Alcaldía y deja sin efecto a cualquier otra Directiva, Manual y/o disposición
que se oponga a la misma.

6. NORMAS GENERALES:
6.1. El Anticipo que se autoriza constituye un DESEMBOLSO EXCEPCIONAL Y URGENTE,
para atender UNICA Y EXCLUSIVAMENTE los gastos que demanden su cancelación
inmediata o que por su finalidad y características, no pueden ser debidamente
programados para efectos de su pago mediante otra modalidad. Es decir aquellos
bienes y/o servicios que se encuentren en el PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES, O EN
EL ANALÍTICO DE GASTOS DE LAS OBRAS O PROYECTOS DE INVERSIÓN DEBERÁN SER
ATENDIDOS POR EL ÁREA DE ADQUISICIONES PREVIO REQUERIMIENTO O PEDIDO.

6.2. Se entiende como “Solicitud de Anticipo” al documento de carácter administrativo

interno, que se utiliza para solicitar la compra de bienes y/o servicios de carácter
URGENTE y necesarios para el normal funcionamiento de actividades u operaciones
de la Entidad, y que no han sido programados, y tampoco existan en Stock en el
almacén.

6.3. Consiste en la entrega de dinero mediante cheque o giro bancario al Sub Gerente de
Logística o quien haga sus veces , Funcionarios o Personal Administrativo, para el
pago de obligaciones que, por naturaleza de determinadas funciones o características
de ciertas tareas o trabajos indispensables para el cumplimiento de sus objetivos
institucionales, no pueden ser efectuados de manera directa por la Gerencia de
Administración o la que haga sus veces en la Municipalidad Provincial de Huarmey,
tales como:

- Desarrollo de eventos, talleres o investigaciones, cuyo detalle de gastos no pueda

conocerse con precisión ni con la debida anticipación.

- Contingencias derivadas de situaciones de emergencia declaradas por Ley.

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 - Servicios básicos y alquileres de dependencias que por razones de ubicación
geográfica ponen en riesgo su cumplimiento dentro de los plazos establecidos por los
respectivos proveedores.

- Adquisición de bienes y servicios, ante restricciones justificadas en cuanto a la oferta

local.

6.4. Se regula mediante Resolución de Gerencia de Administración o de quien haga sus

veces, estableciendo el nombre de la persona, la descripción del objetos del “Encargo”,
los conceptos del gasto, los montos, el tiempo o fechas que tomara el desarrollo de la
actividad.

7. NORMAS DESCRIPTIVAS:
Los Anticipos se otorgaran y se contabilizaran de acuerdo a lo establecido en PLAN
CONTABLE GUBERNAMENTAL VERSIÓN 2015 RESOLUCIÓN DIRECTORAL Nº 010-2015-
EF/51.01,

7.1.- Naturaleza de la cuenta:

1205 Servicios y Otros Contratados por Anticipado

Nomenclatura de las Sub Cuentas

1205.05 Entregas a rendir Cuenta

Corresponde a la entrega de recursos y que deben ser rendidos en un determinado
Período, de acuerdo a lo indicado en la presente directiva.
1205.0502– Otras Entregas Rendir Cuenta

1205.06 Encargos Generales

Corresponde a la entrega de dinero para compras de Bienes y Servicios o para el
desarrollo de determinadas actividades y que deben de rendirse en un
determinado período, de acuerdo a lo indicado en la presente directiva.
1205.0602 – Encargos Generales Otorgados.

Las saldos deudores de las sub cuentas contables de Entregas a Rendir Cuenta o
serán cancelados con el Registro de las Rendiciones debidamente sustentadas previa
revisión y conformidad de la Sub Gerencia de Contabilidad.

8. NORMAS ESPECÍFICAS:
8.1.- Del Otorgamiento
8.1.1. Se otorgarán fondos en condición de Anticipos y/o entregas a rendir cuentas
solo al RESPONSABLE O ENCARGADO DE LA SUB GERENCIA DE LOGÍSTICA Y
PATRIMONIO, solo en casos que este tenga pendientes de Rendición o casos
excepcionales, se podrá otorgar al Funcionario o Personal Administrativo del
Área Usuaria de la Municipalidad Provincial de Huarmey que requiera el
Anticipo.
8.1.2. El otorgamiento del fondo en condición de Anticipos será autorizado
exclusivamente por la Gerencia de Administración de la Municipalidad
Provincial de Huarmey.
3
 8.1.3. El otorgamiento del Anticipo necesariamente deberá contar con la
conformidad de la Sub Gerencia de Contabilidad, previa disponibilidad
presupuestal.
8.1.4. Las Gerencias en base a sus posibles contingencias y/o exigencias de
emergencia y de acuerdo a la disponibilidad presupuestal sustentarán la
actividad a realizar y requerimiento del fondo.

8.1.5. La sustentación debe contener la información siguiente:

- Detallar la relación de los posibles gastos a efectuarse.
- Informe de requerimiento precisando el gasto de emergencia a realizar.
- Período en el cual debe efectuarse los gastos y compromiso de rendición
documentada.
- Nombre del Funcionario y/o servidor involucrado en la actividad.

8.1.6. La sustentación mencionada deberá ser remitida a la Gerencia de

Administración para su autorización.

8.1.7. Si por razones de emergencia (desastres, siniestros) se tuviera que asumir

gastos económicos estos podrán ser atendidos como anticipo previo
requerimiento y autorización de la Gerencia de Administración.

8.2. De la Autorización de Fondo.

8.2.1. El otorgamiento del fondo para los gastos de emergencia y/o imprevistos
será autorizado exclusivamente por la Gerencia de Administración.

8.3. Del Otorgamiento del Fondo:

8.3.1. La Gerencia de Administración, dispondrá a la Sub Gerencia de Tesorería el
desembolso correspondiente, mediante cheque o Transferencia al interesado
del fondo, previamente autorizado y la suscripción de la firma.
8.3.2. En caso el Funcionario o Personal Administrativo tenga Anticipos pendientes
por Rendir, no se le otorgara nuevamente

8.4. De la Rendición.
8.4.1. Los Funcionarios y/o servidores que hayan recibido el Anticipo, deberán
presentar la rendición documentada sustentada con los documentos que
reúnan los requisitos según los dispositivos autorizados por SUNAT
mediante informe, precisando las tareas y/o actividades realizadas.

8.4.2. En caso que existiera un saldo en efectivo, se efectuará la devolución

correspondiente con el depósito a la cuenta corriente que indique la Sub
Gerencia de Tesorería.

8.4.3. En caso que el personal incurra en gastos mayores al previsto, por razones y
circunstancias que lo obligaron, estos deben ser debidamente sustentados,
para su reconocimiento o reintegro con la presentación de comprobantes
de pago, previa autorización expresa de la Gerencia de Administración.

4
 8.4.4. La rendición del anticipo se efectuará dentro de los 03 días hábiles como
máximo, después de concluida la actividad. Posterior a la Rendición o
Subsanación, en el plazo de dos (02) días hábiles, se procederá su Registro
en el SIAF.

8.4.5. En el caso de advertirse errores y/u observaciones en la Rendición del

Anticipo o Información Faltante, el plazo de subsanación establecido será
de dos (02) días hábiles posteriores a la detección.

8.4.6. La rendición documentada será recepcionada a través de la Sub Gerencia de

Contabilidad, quien dispondrá su revisión y contabilización respectiva.

8.4.7. La Sub Gerencia de Contabilidad deberá mantener actualizado el manejo de

la cuenta y presentar informes mensuales a la Gerencia de Administración.

8.5. De la Responsabilidad:
La Responsabilidad del Control de las Rendiciones de Anticipos La Sub Gerencia de
Contabilidad, emitirá un informe actualizado a la Gerencia de Administración, bajo
responsabilidad funcional, hasta el quinto día hábil del mes siguiente, adjuntando la
relación de los pendientes de Rendición que no han cumplido con presentar la
rendición de cuentas.

Posteriormente, la Sub Gerencia de Contabilidad de manera mensual reportara y

derivara a la Sub Gerencia de Tesorería las rendiciones de Anticipos
correspondientes para anexar a los Comprobantes de Pagos.

El proceso de rendición de cuenta es de exclusiva responsabilidad de quien recibió

el Fondo, la misma que será controlada y verificada. En tal virtud, la omisión de
datos, proporcionar documentos o información inexacta en los Plazos establecidos;
constituirá el descuento respectivo de su haberes u Otro Ingreso del Servidor

El Gerente de Administración y Finanzas, es el Área encargada del estricto

cumplimiento de la aplicación de la Directiva.

9. Normas Complementarias:
9.1. Los fondos otorgados para fondos fijos o Caja Chica, no se sujetarán a las normas
establecidas en la presente Directiva, estando expuestas a su propia normatividad.

9.2. No se otorgarán fondos en condición de anticipos y/o entregas a rendir cuentas al

personal eventual y/o ajeno a la Municipalidad Provincial de Huarmey.

9.3. Los fondos otorgados serán únicamente para realizar gastos relacionados a la
Entidad.

9.4. En caso de incumplimiento del plazo de rendición, la Sub Gerencia de Contabilidad

emitirá informe a la Gerencia Administrativa, para la aplicación de los Descuentos
respectivos o sanciones administrativas.

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10. Faltas y Sanciones:
Se aplicaran en los siguientes pasos:
 Se procederá sin notificación previa al Descuento respectivo de las
Remuneraciones, Bonificaciones, Gratificaciones, CTS, Dietas, Honorarios, o
cualquier otro ingreso del servidor el total del Anticipo o por lo pendiente de
rendición a lo siguiente:
a. Incumplimiento con presentar el informe sobre las acciones realizadas dentro del
plazo establecido tres (03) días hábiles.
b- Incumplimiento en la Subsanación de las Observaciones dos (02) días hábiles.
c- No se haya efectuado la devolución de fondos por menor gasto al Anticipo dentro
de los plazos establecidos.

 Se comunicara a la Sub Gerencia de Recursos Humanos para las acciones

correspondientes, de acuerdo a ley por:
a- Incumplimiento de la devolución del dinero dentro de las veinticuatro (24) horas,
cuando se haya cancelado la Actividad o gastos a Efectuar.
b- Reincidencia del funcionario o servidor público, del incumplimiento de rendición
de cuentas o de entrega de informes sobre las acciones realizadas.
c- Incumplimiento en el Registro oportuno en el SIAF de las rendiciones de cuenta.
d- Incumplimiento del responsable de llevar el control de las rendiciones de cuenta
de Anticipos.

 El Servidor que no rinda cuenta de los Anticipos dentro de los plazos establecidos en
la presente Directiva, no se le otorgaran nuevos Anticipos hasta la devolución total o
el descuento respectivo de sus ingresos.

 Los Funcionarios encargados de otorgar los Anticipos correspondientes, deberán

cumplir lo dispuesto por la Directiva, bajo responsabilidad Funcional.

11. DISPOSICIONES FINALES:

10.1. El incumplimiento de lo dispuesto en esta directiva se aplicara lo indicado en el

acápite 9.
10.2. La Gerencia de Administración o quien haga sus veces será el encargado del
estricto cumplimiento de la aplicación de la presente directiva.
10.3. La Oficina de Control Institucional, efectuará las acciones de su competencia en
observancia a las Normas del Sistema Nacional de Control, después de concluida
la misión motivo de la entrega del Anticipo.
10.4. El Gerente de Administración, será el funcionario que no podrá solicitar
Anticipos.
10.5. Déjese sin efecto e insubsistente toda disposición contraria a la presente
Directiva.
10.6. La Gerencia de Administración resolverá los casos no contemplados en esta
Directiva.

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 FLUJOGRAMA PARA OBTENCION DE ANTICIPOS

1° GERENCIA DE ADMINISTRACION
Presentación de solicitud y trámite a Sub Gerencia de
Contabilidad

2° A SUB GERENCIA DE CONTABILIDAD

Revisión de Anticipos pendientes y trámite a Gerencia de
Administración.

3° GERENCIA DE ADMINISTRACION
Elaboración de Resolución de Gerencia Administración y
trámite a Gerencia de Presupuesto

4° A GERENCIA DE PRESUPUESTO
Disponibilidad y Certificación Presupuestal y trámite a Sub
Gerencia de Contabilidad.

4° A SUB GERENCIA DE CONTABILIDAD

Control Previo y Devengado

5° A GERENCIA DE ADMINISTRACION
Generar Orden de Pago

6° SUB GERENCIA DE TESORERIA

Realizar Giro de Cheque o Deposito en cuenta.

7° SUB GERENCIA DE CONTABILIDAD

Realizar Contabilización / Imprimir Comprobante de Pago

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 FLUJOGRAMA PARA RENDICION DE ANTICIPOS
Los Anticipos su rendición se efectuará dentro de los tres
(03) días hábiles posteriores al retorno de la actividad.

La presentación de la Rendición de los Anticipos, previa

conformidad de los jefes inmediatos y dentro de los tres
(03) días hábiles posteriores al cumplimiento de la actividad,
se deberá realizar a la Sub Gerencia de Contabilidad,
Asimismo, posterior a la recepción o subsanación, en el
plazo de dos (02) días hábiles se procederá su Registro en
el SIAF.

En el caso de advertirse errores y/u observaciones en la

Rendición del Anticipo o Información Faltante, el plazo de
subsanación establecido será de dos (02) días hábiles
posteriores a la detección.

POR EL INCUMPLIMIENTO DE LO INDICADO

Se procederá sin notificación previa al Descuento

respectivo de las Remuneraciones, Bonificaciones,
Gratificaciones, CTS, Dietas, Honorarios, o cualquier
otro ingreso del servidor el total del Anticipo o por
lo pendiente de rendición.