Procedimiento

Código: P-RTM-02
REALIZACION DE BACKUPS Versión: 01
Fecha: 05 de Diciembre de 2014
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1. OBJETIVO

Establecer los lineamientos y procedimientos para realizar la Elaboración de Backups, con

el fin verificar la correcta aplicación de la información almacenada, el cumplimiento de los
objetivos de la seguridad de la información según lo estipulo en la NTC 5385 de 2011.

2. ALCANCE

Aplica a todos los procesos del sistema de gestión, quien origina, administra y conserva
documentación magnética.

3. RESPONSABLES

CARGO RESPONSABILIDAD

Responsable de elaborar el back up con la información del CDA y

Administrador
salvaguardarlo en los dispositivos establecidos.

Es el responsable de verificar la realización de los Backups y la

Administrador
salvaguarda de la información.

:
4. DESCRIPCIÓN

ITEM ACTIVIDAD

Elaboración de Back-ups diarios:

 El software almacena de manera automática y simultánea en dos unidades

de almacenamiento (discos duros) la información producida en cada uno de
los procesos de revisión.

 Diariamente el Administrador, o en su ausencia la persona que él designe

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realiza una copia de seguridad de toda la información que es generada
durante el proceso en dos discos duros externos que la organización ha
dispuesto para este propósito, a esta información almacenada en estas
unidades externas se le prueba diariamente su fiabilidad, la cual se realiza
notando el crecimiento del tamaño de la información con respecto al tamaño
de la información del día inmediatamente anterior, esto queda consignado en
el formato F-RTM-03 REPORTE DE INFORMACION DE RESPALDO

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Salvaguarda de la información

ELABORÓ REVISÓ APROBÓ

Coordinador de Calidad Director Técnico Gerente
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Diariamente el Administrador es responsable de salvaguardar la información

almacenada en los dos discos duros externos, uno que se retira de las
instalaciones del centro de diagnóstico bajo la responsabilidad del Director
Técnico y otro que queda bajo llave y la custodia del cajero.

Tiempo de retención de la información

El periodo de tiempo que se almacene en las bases de datos debe ser de por lo
menos tres años de información entendiendo que se guarde desde el día de la
última conservación hasta por lo menos tres años atrás, pero la cantidad de
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copias que se almacenen puede no ser mayor a dos restauraciones atrás
debido a que ya se ha garantizado la funcionabilidad de estas copias de
seguridad en por lo menos dos ocasiones, lo cual genera la confianza suficiente
para borrar las copias anteriores y de esta manera no conservar un numero
innecesario de copias de seguridad que no brindan mayor utilidad.

Elaboración de restauraciones:

Cada ocho (8) días, el Director Técnico tomará la última copia y probará su
correcta aplicación y funcionamiento. Sí esta copia presenta algún tipo de error
que impida la lectura de la información que contiene, el Director Técnico debe
realizar nuevamente el Backup de toda la información generada y realizar una
nueva verificación.

Este proceso de restauración se debe realizar de manera alternada en las dos

copias de seguridad, de tal manera que cada ocho días se restaure un disco
diferente y así garantizar que la información almacenada en las dos unidades
externas sea confiable y que puede llegar a ser utilizada en caso de requerirse,
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en caso que esta prueba sea negativa se deberá realizar una nueva copia y
confirmar hasta obtener un resultado positivo

Las mencionadas copias de seguridad se deberán restaurar en un equipo de

respaldo que se encuentre fuera de la red y que no presente conflictos con el
funcionamiento normal del centro de diagnóstico,

Adicionalmente, se deja el registro de la actividad en el formato registro de

Back-ups F-RTM-12, donde se registra: fecha del reporte, tamaño del archivo a
salvar, periodo del reporte (fecha inicial – fecha final), además se deberá
registra cuál de las unidades de disco externo fue objeto de la restauración y
quien fue el responsable de dicho proceso.

Reporte de información a las autoridades de control:

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Dentro de los primeros diez (10) días de cada mes, el Director Técnico, debe

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realizar el back up de todos los análisis de emisiones contaminantes y pruebas

de presión sonora del mes inmediatamente anterior en un DVD y enviarlos a la
autoridad competente, adjuntando carta de entrega del reporte.

5. BITÁCORA DE ACTUALIZACIÓN

Fecha de Ítem
Numero Motivo Realizado por
aprobación alterado
Codificación, actualización
Coordinador de
01 05/12/2014 Todos de procesos y adecuación a
calidad
17020:2012

ELABORÓ REVISÓ APROBÓ

Coordinador de Calidad Director Técnico Gerente