Acta

Un acta es una certificación o testimonio escrito en la cual se da cuenta de lo

sucedido, tratado o pactado en oportunidad de cualquier circunstancia que lo
amerite como ser la reunión de un consorcio, la elección de una persona para un
cargo que puede ser público o privado, la reunión del directorio de una empresa
u organización, la constancia de un nacimiento o cualquier otro hecho que
requiera o exija de la correspondiente certificación legal de algo como ocurrido
por la mportancia y porque en el futuro, de mediar la necesidad, puede servir
como prueba en un juicio.

Así y tal como sucede con otros documentos públicos, el acta deberá contar con
una serie de datos que serán determinantes a la hora de evaluar su validez, en
tanto y generalmente, la misma está labrada por un profesional que se conoce
como escribano y que como tal está facultado para proceder en la confección de
la misma.

Entre los datos que sí o sí deberán quedar asentados en este documento se

cuentan: fecha, hora, una brevísima introducción acerca del motivo del labra de
la mencionada, luego, en lo que se denomina como cuerpo, el escribano hará un
detalle pormenorizado de lo que sucedió en el acto o reunión en cuestión y que
motivaron la celebración de la pertinente acta. Esto entre los datos más básicos
que deberán figurar y en el caso por ejemplo de tratarse de una reunión de
consorcio, como bien comentábamos más arriba, que puede ser una de las
motivaciones de la creación de este tipo de documento, se deberá asentar la
nómina de los participantes de la misma, una síntesis de los debates en el caso
que hayan incurrido en los mismos, asimismo como las conclusiones a las cuales
se llegó y si a las mismas se arribó luego de una votación, también dar cuenta
de cómo fue el resultado de esta.

Para darle un corte final a la misma, normalmente, se utiliza un párrafo de estilo

en el cual se indica la hora en la cual el acto que se llevó a cabo llega a su fin y
acotando que al pie se asentarán las firmas de aquellos que estuvieron presentes
en el acto y que prestaron plena conformidad al mismo.
Las actas suelen luego ser transcriptas en libros especialmente preparados y
diseñados para tal menester, con hojas renglonadas y enumeradas
correlativamente.

PARTES DE UN ACTA

Las partes de un acta de sesión son: título, introducción, texto, cierre del acta,
firma de los que aprueban el acta y redacción del acta de sesión ordinaria.

1.-TÍTULO

El título del acta de una sesión permite localizarla con facilidad en el conjunto de
las que se encuentran en el libro respectivo. Este título se escribe así: ACTA DE
SESIÓN DEL 27 DE MAYO DE 2012, o también ACTA DE SESIÓN DEL
27.05.2012.Sin embargo, en los últimos años muchas instituciones han optado
por codificar sus actas como si fueran cualquier otro documento, en forma
correlativa anual, con la indicación de la fecha en la que se llevan a cabo. Por
ejemplo: ACTA DE SESIÓN Nº 01-2012 DE FECHA 27.05.2012.En todos los
casos subrayado y con letras mayúsculas, para que ese título en el libro, ya que
el acta de una sesión se redacta en cuanto termina la redacción de otra, luego
de la firma de los que procedieron a aprobarla.

2. INTRODUCCIÓN

La introducción del acta es una fórmula de apertura que comprende: lugar, fecha
y hora en la que se lleva a cabo la sesión; y los nombres y apellidos de los que
asisten y de los que actúan de presiente y de secretario, si los que concurren
son muchos, sólo se hace una referencia general de ellos y se adjunta al acta el
padrón respectivo, y en su caso ,los comprobantes de haberse efectuado las
publicaciones de convocatorias.

3. TEXTO

Las actas tradicionales hacen un relata minucioso de todo lo que acontece en la

sesión; contienen todas las intervenciones de los asistentes, sin establecer
ninguna distinción entre ellas. Este tipo de actas resultan extensas y
complicadas. Las nuevas disposiciones legales acerca de la redacción de las
actas de sesiones consideran que éstas deben contener solamente la siguiente
información; los asuntos tratados en la sesión, la forma y el resultado de las
votaciones en cada caso y los acuerdos adoptados. Además, cuando lo
solicitaban, deben contener las constancias que los presentes desean dejar
sobre sus opiniones y /o votos emitidos en la sesión. Y nada más. Concreto y
preciso, .Breve. Libre de complicaciones.es por eso que ahora las actas se
deben aprobar al término de las sesiones.

Por otro lado, los acuerdos que se adoptan en las sesiones se enumeran
correlativamente, en forma anual, y se escriben como la parte resolutiva de las
resoluciones administrativas, con verbo en infinitivo o en forma imperativa, por
ejemplo: Acuerdo Nº 01-2012:Conceder licencia sin goce de haber al señor…...o
ACUERNO Nº 01 –2012: Concédase licencia sin goce de haber al señor…… Los
acuerdos se escriben con letras mayúsculas y subrayadas, haciéndolos resaltar
del conjunto, para su rápida diferenciación y ubicación en el libro de actas. No
hay que olvidar estos acuerdos luego se hacen conocer a los interesados por
medio de resoluciones administrativas, con las firmas del presidente y secretario.

4.-CIERRE DEL ACTA.

Es una fórmula hecha que se usa por costumbre e indica que la sesión ha
terminado. Señala la hora en la cual concluye este acto .He aquí un ejemplo: “No
habiendo más asuntos que tratar y siendo las 10 p.m se dio levantada la sesión.

5.-FIRMAS DE LOS QUE APRUEBAN EL ACTA

Según lo determinen las normas de cada institución, las actas una vez aprobadas
deben ser firmadas por todos los asistentes. Por sólo el presidente y el
secretario, o por una comisión elegida para tal fin.

5.-REDACCIÓN DEL ACTA DE SESIÓN ORDINARIA

Se conoce con el nombre de sesión ordinaria a aquéllas que se realiza, en forma

obligatoria, en cada fecha o período fijado en las normas internas de cada
institución, pudiendo ser cada semana, cada 15 días, cada mes, o cada 6 meses
.La sesión ordinaria toma en cuenta todas las estaciones o momentos de la
sesión que se ha tratado en temas anteriores.
 Tipos de actas

Toda la documentación que constituyen las actas puede llegar a tener una gran
importancia, ya que se trata de un documento que contribuye a dejar
constancia y registrar todo lo acontecido durante una reunión, ya sea esta entre
particulares, entre una autoridad y un particular o entre dos o más autoridades.

Por tanto, para conocer qué es un acta, tendremos que tener claro primero, que
existen diferentes clases de documentos, cada uno con un objetivo distinto y un
grado de oficialidad variable.

¿Cuántos tipos de actas hay?

Al tratarse de un documento utilizado en multitud de situaciones y en

organismos públicos y privados, algunas de las clases de actas más comunes
que podemos encontrar son las siguientes:

 Las actas de reunión. Este tipo de acta es el más común y se aplica en

múltiples contextos, siempre para dejar constancia de todo lo acontecido
durante una reunión, por ejemplo, un acta de reunión de trabajo o un
acta de reunión de socios, en un ambiente más empresarial.
 El acta notarial. Se trata de un documento que deja constancia de unos
hechos ante un notario.
 El acta de nacimiento. Es el acta que se redacta para registrar el
nacimiento de un bebé en un país determinado.
 El acta de matrimonio. En este documento se deja constancia del
momento en que una pareja acepta casarse de manera legal.
 El acta de divorcio. En este acta se constata de manera legal que una
pareja ha decidido divorciarse.
 El acta de defunción. Esta clase de acta se realiza cuando fallece una
persona y con la intención de constatar su muerte.
 Las actas constitutivas. Este tipo de documento indica que una empresa
se ha constituido legalmente, como el acta constitutiva de una sociedad
civil o de una anónima.
 Las actas policiales. Es un documento a través del cual se registra de
forma escrita un hecho punible, especificándose la autoría de los hechos
y la evidencia recogidos.
 Las actas administrativas. En esta acta se queda registrada la infracción
al reglamento por parte de un trabajador.
 Ejemplo de Acta

Siendo el 20 de septiembre de 2018 se reunieron en la Sala de Juntas los

habitantes del condominio para la designación de la mesa directiva que estará
en funciones durante el período septiembre 2018 – octubre 2018, bajo la
Siguiente Orden del Día:

Lista de Asistencia.

Siendo las 16:00 horas se contó con el 20% del total de condóminos.

Siendo las 16:15 horas se contó con el 30% del total de condóminos.

Siendo las 16:30 horas se da inicio a la asamblea con el 55% de los condóminos.

Presentación de candidatos a ocupar los puestos de Presidente, Tesorero y

Secretario de la mesa directiva.

Se solicita entre los asistentes que se postulen como candidatos a los puestos
de forma voluntaria.

Votación para elección de Mesa Directiva 2018 – 2019.

Después de la votación queda establecida la nueva mesa de la siguiente forma:

Presidente: Sra. Elvira Mendieta García

Secretario: Oscar Benitez

Tesorero: Ignacio Saucedo

Cierre de Sesión.

Se cierra la sesión con el acuerdo de que los siguientes 15 días a partir del 16
de abril se consideran la transición entre la mesa anterior y la nueva mesa para
recibir la administración del condominio.
 CERTIFICADO DE DEFUNCIÓN

Núm. Certificado 0006359

Dr. Manuel Morales Martínez
Médico Cirujano y obstetra Ced. Prof. 00058800223 exp. por la SEP
Ejercicio profesional en Consultorio particular “Consultorio Morales”

Con este documento certifico la defunción de:

1º Nombres del fallecido (a)
2º Apellido del fallecido (a)
3º Apellido del fallecido (a)
Fecha de nacimiento:_________
Documentos de identidad:
Acta de nacimiento: _________________
Credencial de elector: _______________
Cedula de identidad: _______________
Pasaporte:________________________
Tarjeta de residencia: _______________
Otro: ____________________________
Causas de la defunción:
1º Causa inmediata: Hora_____ Día____ Mes____ año____
2º Causas antecedentes _____________________________________
3º Causa inicial o fundamental ________________________________
4º Otros procesos __________________________________________
Llenar en caso de indicios de muerte violenta
Se practicó autopsia:
_________________________________________
Doy fe el levantamiento de esta acta de defunción en fecha ____ del mes de ____ del
año ____.
Dr Dr. Manuel Morales Martínez
Firma