FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS, ADMINISTRATIVAS Y

CONTABLES

CARRERA DE INFORMÁTICA ADMINISTRATIVA

Proyecto Control Contable

Avance No. 4

Empresa Mendieta y Asociados

Equipo de trabajo No. 2

Análisis y Diseño de Sistemas

Catedrático: Licenciado Héctor Pedrano

Integrado por:

Nombre Número de cuenta

Gustavo Adolfo Gonzalez Canales 20091004204
Yorlin Tatiana Alvarado González 20091010116
Eduardo Jesús Flores Andino 20131000570
Arnol Jeanpierre Canales Gutiérrez 20141001529

Ciudad Universitaria, 05 de julio, 2018

pág. 1
Contenido
1 Introducción ........................................................................................................................... 4
2 Listado de operaciones de Control contable .............................................................. 5
2.1 Control de cuentas por cobrar ........................................................................................ 5
2.2 Control de cuentas por pagar ......................................................................................... 5
2.3 Control de flujo de efectivo ............................................................................................. 5
3 Detalle de las Operaciones ................................................................................................ 5
3.1 Control de Cuentas por Cobrar ....................................................................................... 5
3.1.1 Cuadro 1 ..................................................................................................................... 5
3.1.2 Procesos del Control de Cuentas por Cobrar ........................................................ 7
3.1.2.1 Cuadro 1.1.......................................................................................................... 7
3.1.2.2 Cuadro 1.2.......................................................................................................... 8
3.1.2.3 Cuadro 1.3.......................................................................................................... 9
3.1.2.4 Cuadro 1.4........................................................................................................ 10
3.2 Control de Cuentas por Pagar ....................................................................................... 12
3.2.1 Cuadro 2 ................................................................................................................... 12
3.2.2 Procesos del Control de Cuentas por Cobrar ...................................................... 13
3.2.2.1 Cuadro 2.1........................................................................................................ 13
3.2.2.2 Cuadro 2.2........................................................................................................ 14
3.2.2.3 Cuadro 2.3........................................................................................................ 16
3.2.2.4 Cuadro 2.4........................................................................................................ 17
3.2.2.5 Cuadro 2.5........................................................................................................ 18
3.3 Control de Flujos de Efectivo ........................................................................................ 19
3.3.1 Cuadro 3 ................................................................................................................... 19
3.3.2 Procesos del Control de Flujo de efectivo ........................................................... 20
3.3.2.1 Cuadro 3.1........................................................................................................ 20
3.3.2.2 Cuadro 3.2........................................................................................................ 21
4 Anexos ...................................................................................................................................... 23
4.1 Anexo 1 ............................................................................................................................ 23
4.2 Anexo 2 ............................................................................................................................ 23
4.3 Anexo 3 ............................................................................................................................ 25
4.4 Anexo 4 ............................................................................................................................ 26

pág. 2
4.5 Anexo 5 ............................................................................................................................ 27
4.6 Anexo 6 ............................................................................................................................ 28
4.7 Anexo 7 ............................................................................................................................ 28
4.8 Anexo 8 ............................................................................................................................ 30
4.9 Anexo 9 ............................................................................................................................ 31
4.10 Anexo 10 .......................................................................................................................... 32
4.11 Anexo 11 .......................................................................................................................... 33

pág. 3
1 Introducción

La presente investigación está enfocada en el control contable de la empresa

Mendieta y Asociados, y de manera específica el funcionamiento de las operaciones
de cuentas por cobrar, cuentas por pagar y el flujo de efectivo.

Como en toda empresa existe un conjunto de normas a las cuales se apegan para
lograr un objetivo a través de procesos y procedimientos adquiridos, de la misma
manera detallamos como es el funcionamiento de las operaciones antes
mencionadas con sus procedimientos y tareas específicas para lograr un resultado
con la información recopilada dentro de dicha empresa y de esta manera tener una
mayor comprensión de las actividades cotidianas en la empresa para toma de
decisiones de manera inmediata en la actualidad.

pág. 4
2 Listado de operaciones de Control contable
2.1 Control de cuentas por cobrar
Operación cuentas por cobrar (ver Cuadro 1)

2.2 Control de cuentas por pagar

Operación cuentas por pagar (ver Cuadro 2)

2.3 Control de flujo de efectivo

Operación Flujo de efectivo (ver Cuadro 3)

3 Detalle de las Operaciones

3.1 Control de Cuentas por Cobrar

3.1.1 Cuadro 1

Control de cuentas por Cobrar

Secuencia Descripción Dato
Nombre de la
1 operación. Control de Cuenta por cobrar
Las cuentas por cobrar registran las
transacciones de ventas y se utiliza para el
registro y control de operaciones
Descripción general correspondientes al cobro de los servicios que
2 de la operación. presta la empresa
Esta operación desde la creación de la empresa
ha sido de manera manual, apoyada con
Reseña histórica de documentación física y la aplicación de Microsoft
3 la operación. office Excel para la gestión de la misma.
1. Gerente General
Estructura 1.1 Asistente administrativo de cuentas por
administrativa y cobrar.
4 operativa.
Usuarios Gerente General y Asistente Administrativo de
5 involucrados. cuentas por cobrar.

pág. 5
 1. Políticas de crédito.
2. Evaluación de estándares de crédito.
3. Condiciones de crédito.
4. Políticas de cobro.
5. Análisis de la información de crédito
6. Toma de decisiones.
Marco Normativo 7. Modalidades de procedimiento de cobro.
6 relacionados. 8. Estimación de cuentas por cobrar.
Proceso y 1. Facturación (Ver Cuadro 1.1)
procedimientos 2. Seguimiento de factura (Ver Cuadro 1.2)
relacionados con 3. Cancelación de facturas (Ver Cuadro 1.3)
7 cada operación 4. Reportes de saldo (Ver Cuadro 1.4)
Documentos
fuentes
8 relacionados. Facturas, recibos, correos.
Recursos
tecnológicos
utilizados para la
gestión actual de
9 las operaciones. Computadora, scanner, impresora
Indicadores de
10 gestión. 1. Tiempo respuesta de pago del proveedor.
Objetivos que se
esperan alcanzar al
implementar las Mejor control de la operación cuentas por
11 aplicaciones. cobrar.
Recursos
financieros
disponibles para las Ya se cuenta con el equipo para la
nuevas implementación de la aplicación, computadoras,
12 aplicaciones. servidor, etc.
Otros datos
requeridos. Según
13 criterio del técnico Ninguno

pág. 6
3.1.2 Procesos del Control de Cuentas por Cobrar
3.1.2.1 Cuadro 1.1
Descripción
1. Nombre del
procedimiento
2. Resultado esperado
(Objetivo)
3. Descripción general del
procedimiento.
4. Área (Departamento) que
gestiona el procedimiento. Contabilidad
5. Usuarios del
procedimiento. Asistente Administrativo, Encargado de la cuenta.
6. Descripción de las tareas
(Nombre, como realizarla,
Frecuencia y Ejecutores) Flujograma (Ver anexo 1)
7. Herramientas requeridas
para su ejecución.
8. Referencia legales y
normativas.
9. Volumen de datos
(transacciones, registros,
tipos de datos, etc.)
10. Descripción de los
vínculos entre diferentes
procesos
11. Documentos
relacionados
12. Conocimientos y
habilidades necesarias para
su ejecución.
13. Tiempo promedio de
ejecución.
14. Problemas que podrían
presentarse para su
correcta ejecución.
Dato
Facturación
El procedimiento tiene como objetivo establecer los
lineamientos y pasos necesarios para la emisión de
facturas.
Tiene como propósito contar con un documento
que apoye el desempeño de las diferentes áreas
que participan en el proceso de facturación y
cobranza, por lo cual se ejecutan directamente en
los procedimientos u operaciones diarias
Computadora
Escáner
Fotocopiadora
Régimen de facturación.
Registra en sistema contable
Este se relaciones de manera intrínseca con el
seguimiento de la factura así como la cancelación y
la emisión de reportes.
1. Facturas.
2. Recibo
3. Propuestas para clientes
Facilidad con office, excelente relaciones
interpersonales, concentración, responsabilidad y
compromiso.
1 día
1. Falta de comunicación entre el encargado de la
cuenta y el asistente administrativo.
pág. 7
 2. No contar con acceso a internet ni con las
herramientas de trabajo por algún desperfecto o
escases de material.
3. Cometer errores al momento de la creación de
la factura por el ingreso incorrecto de datos.

3.1.2.2 Cuadro 1.2

Descripción Dato
Seguimiento de factura
1. Nombre del
procedimiento Seguimiento de factura
El procedimiento tiene como objetivo el recordatorio
2. Resultado esperado del servicio prestado a un cliente en un tiempo
(Objetivo) determinado.
Este proceso tiene como función recordar en fechas
3. Descripción general del estipuladas al cliente el servicio que obtuvo,
procedimiento. mediante un envío de correo electrónico.
4. Área (Departamento)
que gestiona el
procedimiento. Contabilidad
5. Usuarios del
procedimiento. Asistente Administrativo.
6. Descripción de las tareas
(Nombre, como realizarla,
Frecuencia y Ejecutores) Flujograma (Ver anexo 2)

7. Herramientas requeridas
para su ejecución.
8. Referencia legales y
normativas.
9. Volumen de datos
(transacciones, registros,
tipos de datos, etc.)
10. Descripción de los
vínculos entre diferentes
procesos
Computadora
Escáner
Fotocopiadora
1. Políticas de cobros de la empresa
1. Registro en seguimiento de factura.
Este proceso se aplica después de haber creado la
factura y enviado al cliente para luego hacer la
cancelación de la misma.

11. Documentos
relacionados 1. Facturas, Recibo, Propuestas para clientes

pág. 8
12. Conocimientos y
habilidades necesarias para
su ejecución.
13. Tiempo promedio de
ejecución.
14. Problemas que podrían
presentarse para su
correcta ejecución.
Facilidad con office, excelente relaciones
interpersonales, concentración, responsabilidad y
compromiso.
Entre 5 a 60 días
1. No contar con acceso a internet.
2. Olvido del seguimiento por parte del asistente
administrativo.

3.1.2.3 Cuadro 1.3

Descripción
1. Nombre del procedimiento
2. Resultado esperado (Objetivo)
3. Descripción general del
procedimiento.
4. Área (Departamento) que
gestiona el procedimiento.
5. Usuarios del procedimiento.
6. Descripción de las tareas
(Nombre, como realizarla,
Frecuencia y Ejecutores)
Dato
Cancelación de factura
El procedimiento tiene como objetivo la
cancelación de la factura en la fecha
indicada.
El proceso espera la cancelación de los
servicios prestados y así mismo la
elaboración del recibo.
Contabilidad
Asistente Administrativo de cuentas por
cobrar.
Flujograma (Ver anexo 3)

Computadora
7. Herramientas requeridas para Escáner
su ejecución. Fotocopiadora
8. Referencia legales y 1. Método de pago aceptado por la empresa.
normativas. 2. ISV.
1. Registro de la factura cancelada para
9. Volumen de datos gestiones contables.
(transacciones, registros, tipos de 2. Gestión de cuentas bancarias por pago
datos, etc.) recibido.
10. Descripción de los vínculos Este proceso se aplica cuando el
entre diferentes procesos seguimiento de la factura ha sido exitoso.
Facturas
Recibo
11. Documentos relacionados Propuestas para clientes

pág. 9

12. Conocimientos y habilidades
necesarias para su ejecución.
13. Tiempo promedio de
ejecución.
14. Problemas que podrían
presentarse para su correcta
ejecución.
Facilidad con office, excelente relaciones
interpersonales, concentración,
responsabilidad y compromiso.
1 día
1. No recibir respuesta durante el proceso
de seguimiento de factura.
2. No recibir el pago según el método
aceptado por la empresa.
3. no contar con las herramientas y el
material necesario para la ejecución del
proceso.

3.1.2.4 Cuadro 1.4

Descripción Dato
1. Nombre del
procedimiento Reportes de saldos
2. Resultado El procedimiento tiene como objetivo actualizar los saldos
esperado (Objetivo) de las cuentas.
3. Descripción
El proceso detalla los saldos que tienen las cuentas por
general del
cobrar y así mismo sus respectivos reportes.
procedimiento.
4. Área
(Departamento) que
gestiona el
procedimiento. Contabilidad
5. Usuarios del
procedimiento. Asistente Administrativo.
6. Descripción de las
tareas (Nombre,
como realizarla,
Frecuencia y
Ejecutores) Flujograma (Ver anexo 4)

7. Herramientas
requeridas para su
ejecución. Computadora, Escáner, Fotocopiadora, teléfonos.
8. Referencia legales
y normativas. Ninguna
9. Volumen de datos
(transacciones, Generación de reportaría.

pág. 10
registros, tipos de
datos, etc.)
Este proceso que se realiza cada vez que necesitamos
10. Descripción de información de lo disponible para toma de decisiones, por
los vínculos entre ende está vinculado en la cancelación de facturas y
diferentes procesos seguimiento de facturas.

11. Documentos
relacionados Facturas, Recibo, Propuestas para clientes
12. Conocimientos y
habilidades
necesarias para su Facilidad con office, excelente relaciones interpersonales,
ejecución. concentración, responsabilidad y compromiso.
13. Tiempo
promedio de
ejecución. 5 minutos.
1. Que el equipo utilizado para la presentación de reportes
este dañado.
14. Problemas que 2. No contar con el material para su impresión (Si lo
podrían presentarse necesitan de manera física).
para su correcta 3. No tener actualizado al día los saldos la información de
ejecución. cuentas por pagar.

pág. 11
3.2 Control de Cuentas por Pagar
3.2.1 Cuadro 2

Control de Cuentas por Pagar

Secuencia Descripción Dato
Nombre de la
1 operación. Control de Cuentas por Pagar
Como su nombre lo indica, esta operación
se basa en el control de las cuentas por
pagar, tomando en cuenta cada obligación
de la empresa que estos son con
proveedores, servicios públicos y laborales y
Descripción general de así mismo cancelar cada obligación al
2 la operación. tiempo establecido.
Esta operación desde la creación de la
empresa ha sido de manera manual,
apoyada con documentación física y la
Reseña histórica de la aplicación de Microsoft office Excel para la
3 operación. gestión de la misma.
1. Gerente General
1.1 Gerente RRHH.
Estructura 1.2 Gerente Contabilidad
administrativa y 1.2.1 Asistente administrativo
4 operativa. 1.2.2 Contador
Gerente, Asistente Administrativo, Gerente
de Recursos Humanos, Gerente de
5 Usuarios involucrados. Contabilidad, Contador.
1. Documentos de proveedor regulados por
el régimen de facturación (fecha límite de
emisión, numero CAI, tipo de documento,
etc.).
2. Políticas de crédito del proveedor.
Marco Normativo 3. Formas de pago aceptadas por
6 relacionados. proveedor u otros entes.
1. Obligación tributaria (Ver Cuadro 2.1)
2. Pago servicios públicos (Ver Cuadro
2.2)
3. Obligaciones laborales (Ver Cuadro
Proceso y 2.3)
procedimientos 4. obligación con proveedores (Ver
relacionados con cada Cuadro 2.4)
7 operación 5. Reportes de saldo (Ver Cuadro 2.5)

pág. 12
 Facturas, recibos, correos, comprobantes
Documentos fuentes de retención, vouchers, cotización, órdenes
8 relacionados. de compra.
Recursos tecnológicos
utilizados para la
gestión actual de las
9 operaciones. Computadora, scanner, impresora, teléfono
1. Tiempo respuesta de pago al proveedor.
2. La disponibilidad permanente del flujo de
10 Indicadores de gestión. efectivo.
1. Llevar un control detallado de las
obligaciones de la empresa.
Objetivos que se 2. Saldar las obligaciones de manera
esperan alcanzar al eficiente.
implementar las 3. Presentar información de forma
11 aplicaciones. inmediata para toma de decisiones.
Recursos financieros Ya se cuenta con el equipo para la
disponibles para las implementación de la aplicación,
12 nuevas aplicaciones. computadoras, servidor, etc.
Otros datos requeridos.
Según criterio del
13 técnico Ninguno

3.2.2 Procesos del Control de Cuentas por Cobrar

3.2.2.1 Cuadro 2.1

Descripción
1. Nombre del procedimiento
2. Resultado esperado (Objetivo)
3. Descripción general del
procedimiento.
4. Área (Departamento) que
gestiona el procedimiento.
5. Usuarios del procedimiento.
Dato
Obligaciones Tributarias
Realizar pagos a entes gubernamentales por
impuestos.
Este procedimiento se encarga de realizar
pagos a las instituciones gubernamentales,
tales como: Alcaldía Municipal (AMDC),
Servicio de Administración de Rentas (SAR).
Contabilidad.
Gerente General, Asistente administrativo de
cuentas por pagar, gerente de contabilidad.

pág. 13
6. Descripción de las tareas
(Nombre, como realizarla,
Frecuencia y Ejecutores)
7. Herramientas requeridas para
su ejecución.
8. Referencia legales y
normativas.
9. Volumen de datos
(transacciones, registros, tipos de
datos, etc.)
10. Descripción de los vínculos
entre diferentes procesos
11. Documentos relacionados
12. Conocimientos y habilidades
necesarias para su ejecución.
13. Tiempo promedio de
ejecución.
14. Problemas que podrían
presentarse para su correcta
ejecución.
3.2.2.2 Cuadro 2.2
Descripción
1. Nombre del procedimiento
2. Resultado esperado (Objetivo)
3. Descripción general del
procedimiento.
Flujograma (Ver anexo 5)
Computadora, escáner, fotocopiadora,
impresora.
Leyes tributarias
1. Registro de los impuestos a pagar
2. Transacciones bancarias o emisión de
cheque para pagos de impuestos.
Este proceso se vinculas con todas la
obligaciones que la empresa debe honrar en
el tiempo antes del tiempo de vencimiento de
la obligación.
Facturas, recibos.
1. Son necesarios conocimientos contables.
2. Conocimientos básicos manejo de
impresoras y escáneres.
2. Manejo de internet.
1 día.
1. Mala comunicación entre el contador con el
asistente administrativo para la realización de
los pagos.
2. Falta de efectivo disponible para la
realización de pagos por atrasos de clientes o
mala gestión del flujo de efectivo.
3. Mala calendarización para la realización de
pagos según sus fechas.
Dato
Pago Servicios Públicos
Realización de los diferentes pagos a los
servicios públicos en la fecha
correspondiente.
Este proceso específicamente esta
enfocado al control de pagos a las
pág. 14

4. Área (Departamento) que gestiona
el procedimiento.
5. Usuarios del procedimiento.
6. Descripción de las tareas (Nombre,
como realizarla, Frecuencia y
Ejecutores)
7. Herramientas requeridas para su
ejecución.
8. Referencia legales y normativas.
9. Volumen de datos (transacciones,
registros, tipos de datos, etc.)
10. Descripción de los vínculos entre
diferentes procesos
11. Documentos relacionados
12. Conocimientos y habilidades
necesaria para su ejecución.
13. Tiempo promedio de ejecución.
14. Problemas que podrían
presentarse para su correcta
ejecución.
obligaciones de costos fijos de la
empresa.
Contabilidad
Gerente General, Asistente administrativo
cuentas por pagar, contador.
Flujograma (Ver anexo 6)
Fotocopiadora, impresora, escáner,
teléfono.
Políticas de fecha de vencimientos de
pago.
1. Registro de los diferentes pagos de
servicios públicos.
2. Transacciones bancarias o emisión de
cheque para pagos de servicios públicos.
Está relacionado son los otros procesos
de una manera intrínseca como ser pago
de obligaciones.
Recibos, facturas.
1. Son necesarios conocimientos
contables.
2. Conocimientos básicos manejo de
impresoras y escáneres.
2. Manejo de internet.
Mensual
1. Mala comunicación entre el jefe
administrativo con el asistente
administrativo para la realización de los
pagos.
2. Falta de efectivo disponible para la
realización de pagos por atrasos de
clientes o mala gestión del flujo de
efectivo.
3. Mala calendarización para la
realización de pagos según sus fechas.
pág. 15
3.2.2.3 Cuadro 2.3

Descripción
1. Nombre del procedimiento
2. Resultado esperado (Objetivo) empresa.
3. Descripción general del
procedimiento.
4. Área (Departamento) que
gestiona el procedimiento.
5. Usuarios del procedimiento.
Dato
Obligaciones Laborales
Realización de los diferentes pagos de
retenciones al personal empleado en la
El procedimiento presente se desarrolla en
entorno al pago de salarios a las fechas
indicadas.
Recursos Humanos
Asistente administrativo de cuentas por pagar,
Gerente General, Gerente de Recursos
Humanos.

6. Descripción de las tareas

(Nombre, como realizarla,
Frecuencia y Ejecutores) Flujograma (Ver anexo 7)
7. Herramientas requeridas para
su ejecución. Fotocopiadora, impresora.
8. Referencia legales y
normativas. Leyes del RAP, INFOP, IHSS.
1. Creación de planilla de empleados para pago
de salarios.
9. Volumen de datos 2. Transacciones bancarias para pago de
(transacciones, registros, tipos salarios.
de datos, etc.)
La vinculación con los otros procesos es
10. Descripción de los vínculos estrecha, tomando en consideración que es
entre diferentes procesos cuenta por pagar, solo que pago de salario.
11. Documentos relacionados Planilla de retenciones de empleados.
1. Son necesarios conocimientos contables.
12. Conocimientos y habilidades 2. Manejo de computadora y aplicación de
necesarias para su ejecución. Excel
13. Tiempo promedio de
ejecución. Mensual.

pág. 16

14. Problemas que podrían
presentarse para su correcta
ejecución.
1. Tardo en el cálculo de pagos de planilla.
2. Falta de efectivo disponible para la
realización de pagos por atrasos de clientes o
mala gestión del flujo de efectivo.
3. Deposito retrasados a cuentas bancarias de
empleados.

3.2.2.4 Cuadro 2.4

Descripción Dato

1. Nombre del procedimiento Obligaciones con proveedores

2. Resultado esperado (Objetivo)
3. Descripción general del procedimiento.
4. Área (Departamento) que gestiona el
procedimiento.
5. Usuarios del procedimiento.
6. Descripción de las tareas (Nombre, como
realizarla, Frecuencia y Ejecutores)
7. Herramientas requeridas para su ejecución. fotocopiadora, impresora.
Realizar pagos a las facturas
pendientes de los proveedores en
el tiempo que corresponda.
Este procedimiento se basa
exclusivamente en las cuentas
por pagar a proveedores,
llevando un control detallado del
mismo y de esta manera evitar
atrasos en los pagos.
Recursos Humanos
Asistente administrativo, Jefe
administrativo.
Flujograma (Ver anexo 8 )
Computadora, escáner,

8. Referencia legales y normativas.

9. Volumen de datos (transacciones,
registros, tipos de datos, etc.)
10. Descripción de los vínculos entre
diferentes procesos
1. Registro de las cuentas por
pagar.
2. Transacciones bancarias o
emisión de cheque para pagos.
Esta está vinculado con las
diferentes obligaciones que tiene
la empresa, ya que en esencia
son pagos a realizar por deuda.

11. Documentos relacionados Facturas, recibos.

pág. 17

12. Conocimientos y habilidades necesarias
para su ejecución.
13. Tiempo promedio de ejecución.
14. Problemas que podrían presentarse para
su correcta ejecución.
3.2.2.5 Cuadro 2.5
Descripción
1. Nombre del procedimiento
2. Resultado esperado
(Objetivo)
3. Descripción general del
procedimiento.
4. Área (Departamento) que
gestiona el procedimiento.
5. Usuarios del procedimiento.
6. Descripción de las tareas
(Nombre, como realizarla,
Frecuencia y Ejecutores)
7. Herramientas requeridas
para su ejecución.
8. Referencia legales y
normativas.
1. Son necesarios conocimientos
contables.
2. Manejo básico de Procesadores
de textos y hojas de cálculo.
3. Conocimientos básicos manejo
de impresoras y escáneres.
4. Manejo de internet.
Mensual
1. Mala comunicación entre el
encargado de la cuenta con el
asistente administrativo para la
realización de los pagos.
2. Falta de efectivo disponible
para la realización de pagos por
atrasos de clientes o mala gestión
del flujo de efectivo.
3. Mala calendarización para la
realización de pagos según sus
fechas.
Dato
Reportes de saldos
El procedimiento tiene como objetivo actualizar
los saldos de las cuentas.
El proceso detalla los saldos que tienen las
cuentas por pagar y así mismo sus respectivos
reportes.
Contabilidad
Asistente Administrativo.
Flujograma (Ver anexo 9)
Computadora, Escáner, Fotocopiadora,
teléfonos.
Ninguna
pág. 18
9. Volumen de datos
(transacciones, registros, tipos
de datos, etc.)
10. Descripción de los vínculos
entre diferentes procesos
11. Documentos relacionados
12. Conocimientos y
habilidades necesarias para su
ejecución.
13. Tiempo promedio de
ejecución.
14. Problemas que podrían
presentarse para su correcta
ejecución.
3.3 Control de Flujos de Efectivo
3.3.1 Cuadro 3
Control de Flujo de Efectivo
Secuencia Descripción
Nombre de la
1 operación.
Descripción general de pagos a las obligaciones de la empresa,
2 la operación.
Reseña histórica de la aplicación de Microsoft office Excel para la
3 operación.
Estructura
administrativa y
4 operativa.
Registro y reporteria de saldos.
Este proceso se realiza cada vez que se quiere
información sobre las cuentas por pagar y esta
vínculos
Facturas, Recibo.
Facilidad con office, excelente relaciones
interpersonales, concentración, responsabilidad
y compromiso.
10 minutos.
4. Que el equipo utilizado para la presentación
de reportes está dañado.
5. No contar con el material para su impresión
(Si lo necesitan de manera física).
6. No tener actualizado al día los saldos la
información de cuentas por pagar.
Dato
Control de Flujo de Efectivo
Esta operación se encarga de mostrar el
activo disponible para la realización de
tomando en cuenta las cuentas por cobrar.
Esta operación desde la creación de la
empresa ha sido de manera manual,
apoyada con documentación física y la
gestión de la misma.
1. Gerente General
1.1 Gerente RRHH.
1.2 Gerente Contabilidad
1.2.1 Asistente administrativo
1.2.2 Contador
pág. 19
 Gerente, Asistente Administrativo, Jefe de
Recursos Humanos, Gerente de
5 Usuarios involucrados. Contabilidad, Contador.
Marco Normativo 1. Formas de pago aceptadas por
6 relacionados. proveedor u otros entes.
Proceso y 1. obligación con proveedores (Ver Cuadro
procedimientos 3.1)
relacionados con cada 2. Obligación tributaria (Ver Cuadro 3.2)
7 operación
1. Estados de cuentas.
Documentos fuentes 2. Reportes documentos por cobrar.
8 relacionados. 3. Reportes documentos por pagar.
Recursos tecnológicos
utilizados para la
gestión actual de las
9 operaciones. Computadora, scanner, impresora.
1. Reportes actualizados de cuentas por
Indicadores de cobrar y cuentas por pagar.
10 gestión. 2. Saldos condensados en bancos.
Objetivos que se
esperan alcanzar al 1. Conocer la existencia de efectivo para
implementar las realización de pagos pendientes.
11 aplicaciones.
Recursos financieros Ya se cuenta con el equipo para la
disponibles para las implementación de la aplicación,
12 nuevas aplicaciones. computadoras, servidor, etc.
Otros datos
requeridos. Según
13 criterio del técnico Ninguno

3.3.2 Procesos del Control de Flujo de efectivo

3.3.2.1 Cuadro 3.1

Descripción Dato

1. Nombre del procedimiento Procesamiento de Saldos

2. Resultado esperado (Objetivo)
3. Descripción general del procedimiento.
4. Área (Departamento) que gestiona el
procedimiento.
Tener actualizado el saldo de
bancos y efectivo.
Este procedimiento se basa en la
actualización de los saldos de
bancos a nuestra base de datos
para tomas de decisión contable.
Contabilidad

pág. 20
5. Usuarios del procedimiento.
6. Descripción de las tareas (Nombre, como
realizarla, Frecuencia y Ejecutores)
7. Herramientas requeridas para su ejecución. fotocopiadora, impresora.
8. Referencia legales y normativas.
9. Volumen de datos (transacciones,
registros, tipos de datos, etc.)
10. Descripción de los vínculos entre
diferentes procesos
11. Documentos relacionados
12. Conocimientos y habilidades necesarias
para su ejecución.
13. Tiempo promedio de ejecución.
14. Problemas que podrían presentarse para
su correcta ejecución.
3.3.2.2 Cuadro 3.2
Descripción
1. Nombre del procedimiento
2. Resultado esperado (Objetivo)
Contador, Gerente General.
Flujograma (Ver anexo 10 )
Computadora, escáner,
1. Políticas bancarias.
1. Registro de saldos.
2. Transacciones bancarias.
Esta está vinculado con las
cuentas por cobrar y cuentas por
pagar ya que con una operación
entres estos procesos genera
información importante para
tomar decisiones contables.
Estados de cuenta.
1. Son necesarios conocimientos
contables.
2. Manejo básico de Procesadores
de textos y hojas de cálculo.
3. Conocimientos básicos manejo
de impresoras y escáneres.
4. Manejo de internet.
4 horas.
1. Fallas con la conexión a
plataforma bancaria.
2. Mala información de cuentas
por cobrar y cuentas por
pagar.
Dato
Identificación de Transacciones
Reconocer a través de las
revisiones bancarias, los depósitos
de los clientes para gestión de
factura pendiente.
pág. 21

3. Descripción general del procedimiento.
4. Área (Departamento) que gestiona el
procedimiento.
5. Usuarios del procedimiento.
6. Descripción de las tareas (Nombre, como
realizarla, Frecuencia y Ejecutores)
7. Herramientas requeridas para su
ejecución.
8. Referencia legales y normativas.
9. Volumen de datos (transacciones,
registros, tipos de datos, etc.)
10. Descripción de los vínculos entre
diferentes procesos
11. Documentos relacionados
12. Conocimientos y habilidades necesarias
para su ejecución.
13. Tiempo promedio de ejecución.
14. Problemas que podrían presentarse para
su correcta ejecución.
Por medio de este procedimiento
se identifica el pago del cliente
para cancelación de factura, por
medio de interbanca.
Contabilidad.
Gerente General, contador,
gerente de contabilidad.
Flujograma (Ver anexo 11)
Computadora.
1. Políticas bancarias.
1. Registro de transacciones
bancarias.
Este proceso de flujo esta
relacionado con procesamiento de
saldos.
1. Estados de cuenta.
1. Son necesarios conocimientos
contables.
2. Manejo de internet.
4 horas.
1. Fallas con la conexión a
plataforma bancaria.
2. Mala comunicación entre
cliente y la empresa por no
confirmación de pago.
pág. 22
 4 Anexos

4.1 Anexo 1

FACTURACIÓN
INICIO

Recepción de información del

cliente pata facturación por Computadora/ Correo
servicios contables.

Elaboración de factura.
Auxiliar administrativo Computadora/correo/impresora/
escáner/teléfono

Entrega de factura al
encargado de la cuenta. Computadora/ Correo

Encargado de la cuenta Archivar la factura para Computadora/correo/impresora/

gestión de cobro. escáner/teléfono/archivador

FIN

4.2 Anexo 2
SEGUIMIENTO DE FACTURA

pág. 23
 INICIO

Envió de correo electrónico al

cliente para confirmar la Computadora/ Correo (Auxiliar administrativo)
recepción de factura y
programación del pago.

SI NO
¿Realizó
el pago?

Envió de recordatorio de pago vía correo

Computadora/ Correo
electrónico al cliente (10, 15, 20 días).
(Auxiliar administrativo)

¿Han transcurrido SI
NO
20 días sin
respuesta de pago?

Envió de carta formal al cliente solicitando

Computadora/ Correo cancelación de factura.
(Auxiliar administrativo)

SI NO
¿Han transcurrido dos meses
sin respuesta de pago?

Gerencia envía segunda carta dando plazo de

15 días para realizar pago, sino se cancelan
los servicios.

Computadora/ Correo
(Gerencia y Cobros)

pág. 24

FIN
 4.3 Anexo 3

CANCELACIÓN DE FACTURACIÓN

INICIO

Recepción de transferencias de
pago de parte del encargado de Computadora/ Correo
la cuenta.

Elaboración de recibo.
Auxiliar administrativo Computadora/correo/impresora/
escáner/teléfono

Entrega de recibo al
encargado de la cuenta. Computadora/ Correo

Archivar el recibo y Computadora/correo/impresora/

Encargado de la cuenta
transferencia de pago para escáner/teléfono/archivador
respaldo.

FIN

pág. 25
 4.4 Anexo 4

REPORTE DE SALDOS

INICIO

Actualizar diariamente el Computadora/

detalle de las cuentas de los Correo/teléfono.
clientes.
Auxiliar administrativo

Imprimir el detalle de las

Computadora/correo/impresora.
cuentas para fácil acceso.

FIN

pág. 26
 4.5 Anexo 5

Obligaciones Tributarias

Inicio

Contador Recepción de declaraciones de impuestos por Computadoras,

parte del contador Tablet, teléfonos

Jefe Administrativo Recepción de pagos municipales por parte del Computadoras,

contador Tablet, teléfonos

Realización de pagos de tributos por medio de Computadoras,

Asistente Administrativo
cheque o transferencias bancarias Tablet, teléfonos

Asistente Administrativo Recepción de comprobante de pago Computadoras,

Tablet, teléfonos

Asistente Administrativo Archivar y guardar pago para respaldo y Computadoras,

contabilización Tablet, teléfonos

Actualización diaria del detalle de las cuentas Computadoras,

Asistente Administrativo por pagar en Excel Tablet, teléfonos

Actualización del flujo y provisiones si es en Computadoras,

Asistente Administrativo
cheque Tablet, teléfonos

Fin

pág. 27
 4.6 Anexo 6
Pagos de servicios Públicos

Contador Computadoras,
Inicio Tablet, teléfonos

Asistente Administrativo Computadoras,

Recepción de recibos públicos por
Tablet, teléfonos
parte del contador

Jefe Administrativo Programación de pago de recibos públicos Computadoras,

Tablet, teléfonos

Realización de pago de servicios públicos por Computadoras,

Asistente Administrativo
medio de cheque o transferencia bancaria Tablet, teléfonos

Asistente Administrativo Recepción de comprobante de pago Computadoras,

Tablet, teléfonos

Asistente Administrativo Archivar y guardar pago para respaldo y Computadoras,

contabilización Tablet, teléfonos

Actualización diaria del detalle de las cuentas Computadoras,

Asistente Administrativo por pagar en Excel Tablet, teléfonos

Actualización del flujo Computadoras,

Asistente Administrativo
Tablet, teléfonos

Fin

4.7 Anexo 7
Obligaciones Laborales
pág. 28
 Inicio

Jefe Recepción de planilla mensual de salario Computadoras,

Administrativo por parte del jefe de contabilidad Tablet, teléfono

Realización de pago de planilla y

Jefe
deducciones a empleados a las distintas Computadoras,
Administrativo
entidades por medio de cheque o Tablet, teléfono
transferencias bancarias

Asistente Recepción de comprobante de pago por Computadoras,

Administrativo cada empleado Tablet, teléfono

Computadoras,
Asistente Archivar y guardar pago para respaldo y
Tablet, teléfono
Administrativo contabilización

Asistente Actualización diaria del detalle de las Computadoras,

Administrativo cuentas por pagar en Excel Tablet, teléfono

Asistente Computadoras,
Actualización del flujo de efectivo Tablet, teléfono
Administrativo

Fin

pág. 29
 4.8 Anexo 8
Obligaciones con proveedores

Inicio

Asistente Computadoras,
Solicitud de Cotización Tablet, teléfono
Administrativo

Asistente Computadoras,
Recepción de Respuesta de proveedor por cotización Tablet, teléfono
Administrativo

Asistente Computadoras,
Envió de 3 cotizaciones a gerencia
Administrativo Tablet, teléfono

Asistente Computadoras,
Envió de Orden de Compra
Administrativo Tablet, teléfono

Asistente Computadoras,
Recepción de Factura de Compra
Administrativo Tablet, teléfono

Asistente Computadoras,
Actualización
Administrativo Tablet, teléfono

Recepción de informe del control

Asistente Computadoras,
de las cuentas por cobrar,
Administrativo Tablet, teléfono
mediante correo electrónico o
documentos físico

Asistente Computadoras,
Actualización
Administrativo Tablet, teléfono

Programación de pagos de
Asistente proveedores tomando en cuenta Computadoras,
Administrativo Tablet, teléfono
las cuentas por cobrar y el flujo de
efectivo

Realización de pago a factura en Computadoras,

Asistente fecha de vencimiento por ,medio Tablet, teléfono
Administrativo de cheque o una transferencia
bancaria

Asistente Recepción de comprobante de Computadoras,

Administrativo pago por parte del proveedor Tablet, teléfono

pág. 30

Asistente Archivar y guardar factura para Computadoras,

Administrativo respaldo, transferencia o copias de Tablet, teléfono
cheque
 4.9 Anexo 9

REPORTE DE SALDOS

INICIO

Actualizar diariamente el Computadora/

detalle de las cuentas por Correo/teléfono.
pagar.
Auxiliar administrativo

Imprimir el detalle de las

Computadora/correo/impresora.
cuentas para fácil acceso.

FIN

pág. 31
4.10 Anexo 10

Procesamiento de Saldo

Inicio

Revisión y obtención de saldos

al día de cuenta bancaria

Ingreso de saldos en cuadro de

Excel

Registro de transacciones recientes

como cheques, depósitos, retiros,
etc.

Reportes de saldos actualizados

física o digital.

Fin

pág. 32
4.11 Anexo 11

Inicio

Revisión e ingreso a cuentas

bancarias mediante interbanca

Enviar transacciones de depósitos

a administración de cuentas por
cobrar para identificar cliente

Solicitar número de factura

después de identificar cliente .

Provisionar impuesto sobre factura

y actualizar cuadro de flujo

Reporte de flujo actualizado en físico

o digital.

Fin

pág. 33