ORDENAR DATOS EN EXCEL 2016

Ordenar datos en Excel

En Excel puedes ordenar rápidamente una columna de datos utilizando los comandos Ordenar
de A a Z y Ordenar de Z a A. Pero debes tener cuidado o de lo contrario solamente se
ordenarán algunos de los datos.

Ordenar columnas en Excel

Utiliza esta técnica si no existen filas vacías dentro de los datos. Debes seleccionar una celda
de la columna que deseas ordenar y en la ficha Inicio hacer clic en el botón Ordenar y filtrar y
seleccionar el comando Ordenar de A a Z para ordenar alfabéticamente o en caso de que
sean datos numéricos ordenar del más pequeño al más grande. Si necesitas un ordenamiento
del más grande al más pequeño deberás utilizar el comando Ordenar de Z a A.

Ambos comandos los puedes encontrar también en la ficha Datos dentro del grupo Ordenar
y filtrar. Observa el siguiente ejemplo donde ordenaré los datos de manera ascendente y
descendente utilizando los comandos correspondientes.

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Problemas al ordenar datos

Si existe alguna fila o columna vacía en los datos, entonces solamente se ordenará parte de
ellos y la información quedará desordenada. Para ayudar a prevenir estos problemas sigue los
siguientes pasos. Selecciona una celda de la columna que deseas ordenar y presiona la
combinación de teclas CTRL+E lo cual seleccionará la región completa que se ordenará.
Verifica que toda la información está incluida en el área seleccionada. Si no toda la información
ha sido seleccionada, corrige cualquier celda en blanco antes de realizar el ordenamiento.

Orden personalizado en Excel

Excel nos permite ordenar los datos en un rango por cualquiera de sus columnas utilizando el
comando “Ordenar de A a Z” para aplicar un orden ascendente o el comando “Ordenar de Z a
A” para un orden descendente, pero existen ocasiones en las que necesitamos aplicar un
orden personalizado en Excel.

El comando Orden personalizado en Excel

El comando Orden personalizado se encuentra en la ficha Inicio  Modificar Ordenar y
Filtrar.

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Este comando abrirá el cuadro de diálogo Ordenar el cual nos permitirá ordenar los datos por
múltiples columnas e inclusive ordenarlas por el color de las celdas. También podremos crear
un orden personalizado para cualquiera de las columnas basándonos en una lista
personalizada.

Ordenar por varias columnas en Excel

Cuando trabajamos en Excel es muy fácil ordenar una tabla de datos por cualquiera de sus
columnas ya sea de manera ascendente o descendente, pero a veces necesitamos ordenar
por varias columnas y la única manera de hacerlo es utilizando el cuadro de diálogo Ordenar.

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Por ejemplo, considera un rango de datos con información sobre órdenes de compra donde
queremos ordenar la información por el nombre de la ciudad y posteriormente por la fecha de
la orden. Todo comienza por seleccionar cualquiera de las celdas de datos y pulsando el
comando Inicio Modificar  Ordenar y Filtrar  Orden personalizado.

Una vez que se abre el cuadro de diálogo deberás elegir las opciones para el primer nivel que
son tres: Columna, Ordenar según y Criterio de ordenación.

Para la opción Columna encontrarás una lista con todos los encabezados de columna de la
tabla de datos y solo deberás elegir aquella por la cual se realizará el ordenamiento. Para
nuestro ejemplo será la columna Ciudad.

La opción Ordenar según la dejaremos con su valor predeterminado que es Valores y la

opción Criterio de ordenación como A a Z ya que deseamos aplicar un orden ascendente en
la columna Ciudad. Para agregar un segundo nivel de ordenación debes pulsar el
botón Agregar nivel lo cual nos permitirá indicar la segunda columna por la cual deseamos
ordenar los datos.

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Observa que al detectar que la columna Fecha orden es de tipo fecha, las opciones para
el Criterio de ordenación cambian y podemos seleccionar la opción De más antiguos a más
recientes que nos permite ordenar las fechas de manera ascendente. Para aplicar los dos
niveles de ordenación definidos debemos pulsar el botón Aceptar y obtendremos un resultado
como el siguiente:

Las ciudades han sido ordenadas alfabéticamente y en el caso de la ciudad de Monterrey se

ha colocado primero la orden del mes siete y posteriormente la del mes ocho. De esta misma
manera podrás agregar tantos niveles de ordenación como necesites y Excel aplicará cada
uno de ellos en el orden indicado.

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Gestionar los niveles de ordenación

Como ya hemos visto en la sección anterior, el botón Agregar nivel nos permite crear nuevos
criterios de ordenación para poder ordenar los datos por varias columnas. Pero, si por alguna
razón decidimos eliminar alguno de ellos será suficiente con hacer clic sobre dicho criterio para
seleccionarlo y en seguida pulsar el botón Eliminar nivel.

Así mismo el cuadro de diálogo Ordenar muestra el botón llamado Copiar nivel el cual nos
permite hacer una copia de cualquiera de los criterios previamente creados. Solo será
necesario seleccionar el criterio deseado y pulsar el botón Copiar nivel para crear una copia
y posteriormente modificar sus propiedades.

En el ejemplo mostrado previamente, los criterios de ordenación se aplicaron en el mismo

orden en el que aparecen en el listado. Si por alguna razón deseas modificar ese orden podrás
hacerlo utilizando los botones de flechas que están al lado del botón Copiar nivel que son
conocidos como los botones Subir y Bajar.

En nuestro ejemplo ordenamos los datos por la columna Ciudad y posteriormente por la
columna Fecha orden. Si queremos invertir dicho orden, será suficiente con hacer clic en el
primer nivel y después hacer clic en el botón Bajar para invertir el orden en que serán aplicados
los criterios de ordenación. Observa el resultado de esta acción:

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Ahora los datos están ordenados primero por fecha y luego por ciudad. Puedes observar que
para aquellas filas que tienen la misma fecha, las ciudades aparecen en orden ascendente
(alfabético) por ejemplo, para el día 01/07/2010 aparece primero Barcelona y luego Monterrey
o para el día 01/08/2010 se muestra Bogotá y después Monterrey.

Ordenar con lista personalizada en Excel

Otra de las posibilidades de ordenamiento que tenemos con el comando Orden
personalizado en Excel es que podemos indicar un criterio basado en una lista
personalizada. Con esta opción no estaremos limitados a ordenar siempre de manera
ascendente o descendente, sino que podremos definir nuestra propia secuencia de
ordenamiento.

Si deseamos ordenar nuestros datos de ejemplo por su categoría, pero en un orden especial
que no sea alfabético, entonces debemos hacer lo siguiente.

Abrimos el cuadro de diálogo Ordenar e indicamos la columna Categoría y en Criterio de

ordenación seleccionaremos la opción Lista personalizada.

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Inmediatamente se mostrará el cuadro de diálogo Listas personalizadas donde podremos

definir el orden específico en que deseamos ordenar la columna. En el panel izquierdo
seleccionamos la opción “NUEVA LISTA” y a la derecha ingresaremos las entradas de lista
de la siguiente manera:

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Si observas con detenimiento verás que los elementos indicados no están en orden alfabético,
ni ascendente ni descendente, así que la única manera de lograr este tipo de ordenamiento es
utilizando la lista personalizada. Para terminar, pulsamos el botón Agregar para hacer
permanente la creación de la lista personalizada y finalmente pulsamos Aceptar para regresar
al cuadro de diálogo Ordenar donde observarás que la nueva lista personalizada se muestra
como el Criterio de ordenación. Al aplicar este ordenamiento los datos quedarán de la
siguiente manera:

Orden personalizado por color

Además de los beneficios mencionados anteriormente, el comando Orden personalizado nos
permite ordenar nuestros datos por el color de relleno de la celda, por el color de la fuente e
inclusive por el conjunto de iconos de formato condicional desplegado dentro de las celdas.

Para mostrar esta funcionalidad he creado una regla de formato condicional en la columna
Total para resaltar aquellas celdas que tienen un valor superior a los $2000 y ahora deseo
ordenar los datos para colocar dichas celdas en la parte superior de la tabla. Lo único que debo
hacer es que al momento de crear el nivel de ordenación elegiré la opción Color de celda de
la siguiente manera:

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Excel detectará automáticamente los posibles colores para una misma columna y nos permitirá
elegir entre ellos. Después de elegir el color deseado y pulsar el botón Aceptar obtendremos
el siguiente resultado:

El funcionamiento será el mismo si deseas ordenar por el color de fuente o también si deseas
implementar un ordenamiento por el ícono de la celda.

El orden personalizado en Excel será de mucha ayuda cuando necesites ordenar tus datos
por varias columnas, ya sea alfabéticamente o utilizando una lista personalizada para aplicar
un criterio de ordenación especial. También nos será de gran ayuda para ordenar los datos
basados en los colores de las celdas o de la fuente.

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