RACIONALIZACIÓN DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

DEFINICIÓN E IMPORTANCIA
Llamado también Manuales de Operaciones, Es un documento de gestión
institucional, que tiene por objeto orientar, agilizar y viabilizar un trámite
para la Obtención de un producto o servicio, solicitado por los usuarios,
dentro de un plazo prudencial, señalando las áreas responsables de su
cumplimiento.

•Es importante para la empresa, para el usuario y para el gobierno, por

cuanto permite una adecuada ejecución del trabajo, con el menor costo y
en el menor tiempo posible.

VENTAJAS DE LA RACIONALIZACIÓN DE PROCEDIMIENTOS

1 . M i n i m i z a r e l e s f u e r z o , c o s t o y t i e mp o d e a t e n c i ó n d e l a s
acciones administrativas

.2 . F a c i l i t a r u n ma yo r c o n t r o l y s e g u r i d a d e n e l procesamiento de
expedientes, eliminando trámites innecesarios.

3 . C o a d yu va r a m e j o r a r e l s e r vi c i o p ú b l i c o y p r i va d o facilitando
el cumplimiento de sus obligaciones.

4. Orientar y capacitar al personal que ingresa o labora en

las diferentes dependencias a través de los manuales de procedimientos.

5 . E va l u a r e l f u n c i o n a mi e n t o d e l a e n t i d a d e s t a t a l y privada a
partir de la eficacia o no eficacia de los procedimientos administrativos.
 Secuencia del proceso de Racionalización
ETAPAS DE LA RACIONALIZACIÓN DE PROCEDIMIENTOS

El proceso de racionalización de procedimientos comprende las

siguientes etapas:

•Inventario de procedimientos
•Priorización de procedimientos
•Descripción de la situación actual
•Análisis y propuesta de racionalización de procedimientos
•Formulación del manual de procedimientos
•Aprobación e implantación
•Seguimiento y control de procedimientos

CONSECUENCIAS DEL ANÁLISIS DEL PROCEDIMIENTO

1. Deben eliminarse acciones realizadas por dependencias cuya

participación no es significativa.
2. Podrán funcionarse los procedimientos de naturaleza similar y que tienen
el mismo tratamiento.
3. Previa evaluación deben eliminarse las acciones duplicadas en la
ejecución de un trámite.
4. Podrán suprimirse pasos innecesarios como resultado del estudio de la
carga de trabajo en la empresa.
5. En casos necesarios deberá descentralizarse o desconcentrarse las
decisiones centralizados en niveles superiores.
6. Los requisitos exigidos para la admisión de un expediente deben
limitarse a los estrictamente necesarios.
7. En caso de existir disposiciones legales, que constituyan “Cuellos de
Botella” en el trámite de un expediente, debe recomendarse su
modificación.

EXPERIMENTACIÓN DEL NUEVO PROCEDIMIENTO

El nuevo procedimiento racionalizado antes de ser aprobado oficialmente

debe ser sometido a experimentación.
Será expuesto a los jefes y demás personas de la oficina donde se
implementará el nuevo procedimiento ,debiéndose tomar nota de los
comentarios y sugerencias que se presentaron pudiéndose reajustarse y
perfeccionarse antes de la implantación definitiva del nuevo procedimiento.
ESQUEMA DEL CONTENIDO DEL MAPRO I.
Nombre del procedimiento

I. Identifica la denominación del procedimiento.

II. Presentación o introducción
.Se menciona que es un documento de carácter instructivo, informativo y
orientador, básico para el usuario de la empresa o institución.
III. Objetivo
.Establecer el propósito de normar y agilizar la atención de gestiones y
reclamos de carácter administrativo, económico y productivo por parte de
los usuarios.
IV. Base Legal
.Contiene las disposiciones legales que amparan y den sustento al
nacimiento y vigencia del MAPRO.
V. Alcance
.Comprende al ámbito de aplicación del MAPRO.
VI. Aprobación, revisión y actualización.
Señala la norma o resolución de aprobación y fecha para entrar en
vigencia. Así como el período de duración, revisión y actualización.
VII. Principios.
Se hace referencia a la Ley N° 27444 Ley
de Procedimiento Administrativo General.Señalándose entre otros, los
principios de celeridad, de simplicidad, de responsabilidad, de
imparcialidad, de presunción de la veracidad, de eliminación de
exigencias y formalidades costosas, etc.
VIII. Descripción narrativa del procedimiento.
8.1. Nombre específico del procedimiento:
Precisar y codificar
8.2. Requisitos:
Diversos (de acuerdo a la naturaleza del procedimiento)
8.3. Procedimiento:
Etapas, oficinas responsabilidad, acciones que deben ejecutarse (inicio
y término).
IX. Diagrama de flujo del procedimiento (Flujograma)
. Representación gráfica del recorrido funcional del procedimiento
administrativo pertinente.
X. Glosario de términos.
Lista de conceptos de carácter técnico relacionados con el contenido y
técnicas de elaboración de los manuales de procedimientos que sirven de
apoyo para su uso o consulta.