¿Qué son los Términos de Referencia?

Se llama así al documento que elabora una empresa que necesita contratar a
otras empresas para que le proporcionen determinados servicios para mejorar
sus sistemas de mercadeo, de producción, de organización, sus finanzas o bien
su administración en general.

Las empresas cuando hacen su diagnóstico ya sea de toda la organización o de

alguna parte de la misma y detectan que tienen debilidades o problemas, o bien
quieren aprovechar oportunidades para mejorar, entonces identifican la
necesidad de su fortalecimiento, cuando este no puede realizarse con sus
propios recursos entonces se recurre a buscar asistencia externa.

Esa necesidad de asistencia se plasma en un documento llamado Término de

Referencia.

¿Para qué sirven los TdR?

Para que las empresas tengan claridad sobre las condiciones en que
posiblemente se suscribirá un contrato, una sobre el servicio que va a contratar
y las otras empresas sobre las condiciones en que ofrecen dichos servicios, para
poder elaborar y presentar sus ofertas de servicios. Una vez seleccionada una
empresa, sirve para elaborar el contrato de servicios y durante su ejecución para
verificar el cumplimiento de lo contratado, es decir, si se hicieron las actividades
tal como la empresa lo esperaba.

Recuerde que los TdR constituyen el primer paso para empezar la contratación
de servicios, si están bien elaborados, se esperan buenos resultados.

Los términos de referencia en el ciclo de vida de un proyecto

Los términos de referencia son creados antes de cada una de las etapas del ciclo
de proyecto. Así, para la etapa de diseño del proyecto, inmediatamente después
de ser aprobado el documento que describe la idea del mismo. Ellos son
documentados por el director del proyecto y presentados a
los contribuyentes del proyecto para su aprobación. Una vez aprobados,
el equipo de trabajo del proyecto tiene una definición clara de hacia dónde debe
ir dirigido el proyecto. En ese momento, el equipo de trabajo estará preparado
para continuar con el desarrollo de las siguientes etapas del proyecto de una
forma estructurada.
Se redactan términos de referencia para el diseño preliminar, posteriormente
para el estudio de factibilidad, para el estudio definitivo de ingeniería, y
finalmente para la construcción. Generalmente el encargado de elaborar una de
las etapas redacta también los términos de referencia para el desarrollo de la
etapa siguiente. Así, el encargado del diseño preliminar también elaborará los
términos de referencia para el estudio de factibilidad, y así sucesivamente.

¿Quién elabora los tdr para expedientes técnicos?

Los roles:
• La Unidad Ejecutora (UE) elabora los contenidos del TdR y nombra a un
coordinador.
• La UE adjunta a los TdR, el estudio de preinversión declarado viable.
• La UE, de ser necesario, coordina con la Unidad Formuladora (UF), la Oficina
de Programación e Inversiones (OPI) y el Órgano Encargado de las
Contrataciones (OEC).

¿Cuál es la estructura de los tdr para expedientes técnicos?

Antecedentes:
• Mencionar el estudio de preinversión viable y el contexto en el que se
enmarca la elaboración del ET.

Objetivo:
• Describir el objetivo de la consultoría, resaltando como referencia para la
elaboración del ET, el estudio de preinversión viable.

Ubicación:
• Colocar la ubicación a nivel de departamento, provincia, distrito y localidad.

Marco Normativo:
• Considerar el Reglamento Nacional de Edificaciones, Ley de Contrataciones
del Estado y su Reglamento, Reglamento del Sistema Nacional de Defensa
Civil, Normativa del SNIP, Normas de Contraloría y Reglamento de Metrados,
entre otros.
Detalle del servicio a prestar:
• Deberá colocarse todas las actividades para el desarrollo de la ingeniería de
detalle de todas las especialidades que conforman el ET a nivel de ejecución
de obra y conforme a normatividad vigente, en concordancia con el PIP viable.

Contenido del Expediente Técnico (ET):

• Memoria Descriptiva, Especificaciones Técnicas, Planos, Metrados,
Presupuesto Base con su Análisis de Costos, Cronograma de Adquisiciones de
Materiales y de Ejecución de Obra, Fórmula Polinómica, Estudios Técnicos
Específicos (estudio de suelos, de impacto ambiental, de impacto vial,
geológicos, etc.), Relación de ensayos y/o pruebas que se requieran.

Entregables Entidad:
• Estudio de preinversión viable, parámetros de presentación del ET, estudios
complementarios vinculados al proyecto.

Entregables Consultor:
• Considerar el número de informes, plazo de elaboración y el contenido de
cada informe.

Plazos de Revisión y levantamiento de observaciones:

• Considerar para cada informe, el plazo de revisión y el plazo para levantar
observaciones por parte del consultor.

Presentación:
• Establecer la forma de presentación de los entregables: expediente técnico y
estudios técnicos.

Forma de Pago:
• Determinar el pago por cada entregable (en % del monto del contrato),
especificando las condiciones a cumplir para proceder al pago respectivo.
Requerimientos Mínimos:

Del Postor y del ET, permitirá fijar la valla mínima para su calificación y
determinación de criterios de evaluación posteriores.
• El equipo varia de acuerdo a tipología y envergadura de obra,
recomendándose mínimo un Ingeniero Civil especialista en estructuras,
Arquitecto, Ingeniero Sanitario, Ingeniero Eléctrico, Ingeniero Especialista en
Costos y Presupuestos.

Estructura de Costos:
• Debiendo considerar al equipo técnico, los estudios técnicos específicos, los
gastos generales, la utilidad y los impuestos de ley.