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Introducción a la administración
Qué pueden tener en común Andronico Luksic, Presidente del Banco de Chile, su Profesor de
Administración, Ud., Marcelo Salas y Marco Antonio Solís? No es el hecho de ser personas, que
pudiere haber sido su elección. Tampoco que trabajen mucho, lo que nadie puede dudar! En realidad
lo que los hace converger es que todos están inmersos en una organización. El Banco de Chile es una
empresa privada, una organización. Su profesor presta funciones en la UTALCA, otra organización.
Ud, trabaja o estudia…en una organización! El “Matador” juega en la Universidad de Chile …otra
organización! Y Marco Antonio Solís es artista exclusivo de Sony Music…otra organización.
Ante tan disímiles organizaciones es bueno, entonces, entender que organización es “un
grupo de dos o más personas trabajando juntas, de un modo predeterminado para lograr una serie de
objetivos”.
El que haya un modo predeterminado de hacer las cosas, asegura un orden de que hacer y
como hacerlo. Por ejemplo, trate Ud. de subir un cerro con un grupo de amigos en una bicicleta
múltiple (digamos para 6 personas) y vea que pasa si 3 de Uds. van pedaleando fuerte y los otros tres
van frenando! No habría un modo predeterminado…habría caos y no-acción al fin. Finalmente no
lograría su objetivo de “subir el cerro”.
Además debe existir un fin, una razón de ser de una organización; la que se manifiesta en
objetivos. Estos objetivos pueden ser tan diversos como los tipos de organizaciones que existan! Así,
por ejemplo, Telefónica buscará obtener ganancias, el Hogar de Cristo dar alimentos y hogar a la
mayor cantidad posible de pobres, la Universidad de Talca brindar la mejor docencia e investigación,
etc.
LA ADMINISTRACION EN LA ORGANIZACION
PLANEAR Y
TOMAR
DECISIONES ORGANIZAR DIRIGIR CONTROLAR
INPUTS DEL ENTORNO
RECURSOS
HUMANOS
RECURSOS
FINANCIEROS
LOGRO DE
RECURSOS OBJETIVOS
FISICOS
RECURSOS DE
INFORMACION
EFICIENCIA Y EFECTIVIDAD
FIGURA 1
Para que la organización funcione se requieren recursos, que normalmente están en un contexto
externo lo que lleva a que la organización se relacione con ese medio externo a fin de captar
recursos…ojalá los mejores y al mejor precio! Esos recursos que pueden ser humanos (las personas
requeridas para generar acción), financieros (el capital usado para realizar las
actividades de corto y largo plazo), físicos (las instalaciones productivas, materias primas y oficinas)
y de información (datos necesarios para tomar buenas decisiones) deben ser combinados y
Fundamentos de Administración I – Víctor Nocetti
EL PROCESO DE ADMINISTRACION
PLANEAR Y TOMAR
DECISIONES
DETERMINAR LOS OBJETIVOS
DE LA ORGANIZACION Y
DECIDIR LA MEJOR FORMA DE
LOGRARLO
CONTROLAR ORGANIZAR
DIRIGIR
FIGURA 2
El proceso de administración
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Tipos de Administradores:
Así como señalábamos que hay distintos tipos de organizaciones con objetivos y propósitos
diferentes, es posible también señalar que hay muchos tipos de administradores. De empresas
públicas, de universidades, de empresas privadas, de organizaciones sociales, etc. Por ello, un punto
de diferenciación deriva del tipo de organización. Otro forma de identificar administradores viene
internamente. Es posible diferenciarlos dentro de una organización por nivel y por área.
La figura 3 muestra dicha diferenciación. Cuando hablamos de nivel podemos clasificar a los
administradores en 3 distintos tipos; Alta Dirección, administradores de nivel medio, o
administración funcional, y administradores de primer nivel (dirección operativa o supervisora).
Los administradores de la Alta Dirección son responsables de establecer los objetivos
organizacionales, diseñar los cursos de acción y las políticas a seguir. Alguno de ellos tiene el título
de Gerente General, Vice-Presidente, Presidente, etc. Además suelen representar los intereses de la
empresa ante el medio externo y reunirse con ejecutivos de otras empresas para negociaciones y
reuniones.
Los administradores de nivel medio, se relacionan con el manejo de las áreas de trabajo
especializadas de una empresa, conocidas como áreas funcionales, y son responsables, además de las
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actividades relacionadas a dichas áreas funcionales. Así, por ejemplo, el Gerente de Finanzas, que es
un administrador de nivel medio, está a cargo de las actividades de Presupuesto, Tesorería,
Contabilidad, etc., actividades todas relacionadas con el recurso monetario! Este tipo de
administradores son responsables de implementar las políticas y planes desarrollados por la Alta
Administración y de supervisar y coordinar las actividades de los Supervisores o administradores de
primera línea!
Los administradores de primer nivel se relacionan con la supervisión de las actividades del
personal y, por ello, están estrechamente ligados a las actividades más operativas de una
organización. Así, por ejemplo, el Jefe de Tesorería es responsable de supervisar las labores del
personal a su cargo que realiza distintas tareas ligadas con Tesorería y las tareas del día-a-día
relacionadas, por ello es que mucho del tiempo de estos administradores se va en rutinas
administrativas!
VISION
VERTICAL
PERSONAL
PRODUCCION
INV. Y DES.
MARKETING
FINANZAS
VISION
HORIZONTAL
FIGURA 3
Pero del mismo modo como hay administradores por nivel, hay administradores por área de
actividad. Dichas áreas de administración, o áreas funcionales, se relacionan con marketing,
finanzas, operaciones, recursos humanos, investigación y desarrollo, etc.
Los administradores, o gerentes, de marketing trabajan en áreas relacionadas a la función
comercial a fin de conseguir consumidores y clientes para los productos o servicios de la
organización. Actividades relacionadas con esta área funcional son promoción, distribución.
Los administradores de finanzas se relacionan con las actividades ligadas al recurso
monetario. Son responsables por actividades como contabilidad, tesorería, presupuestos.
Los administradores de operaciones (o producción) se relacionan con las actividades que
crean los productos y servicios de una organización, como por ejemplo, control de inventarios,
diseño de plantas, control de calidad, etc.
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Roles gerenciales
Independiente del tipo de administrador, sea por área o por nivel, TODOS los
administradores deben cumplir ciertos roles y tener ciertas habilidades para poder tener éxito.
El concepto de rol es similar al que cumple un actor en una obra. Una persona hace cosas,
satisface ciertas necesidades de la organización y tiene ciertas responsabilidades. Los roles básicos los
podemos ver en la figura 4.
RO L E S G ER EN C A
I LE S
"UN EJECUTIVO HACE COSAS, SATISFACE NECESIDADES DEL
SISTEMA Y TIENE RESPONSABILIDADES"
ROLES DECISIONALES
AUTORIDAD * EMPRESARIO
* MEDIADOR
FORMAL * ASIGNADOR
* NEGOCIADOR
ROLES INTERPERSONALES
* REPRESENTANTE
* LIDER
* ENLACE
FIGURA 4
Podemos ver que los roles pueden clasificarse en tres grandes categorías: interpersonales, de
información y decisionales. La forma en que se desempeñan estos roles está supeditada por dos
aspectos. El primer aspecto es la autoridad formal que tiene el administrador por ejercer su labor en la
organización. Dicha autoridad formal, lleva al segundo aspecto, le da privilegios, o status, en función
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Habilidades de administración
Además de cumplir sus múltiples roles en una organización los administradores deben
contar con una serie de habilidades que les permitirá triunfar en una organización. Las habilidades
más fundamentales se describen a continuación:
Habilidad técnica, se refiere a las habilidades necesarias para realizar o entender el tipo
específico de trabajo que se efectúa en una organización. Así, por ejemplo, la educación de un médico
le da competencias para entender anatomía, y los sistemas del cuerpo humano. En cambio un
abogado, podría saber de anatomía pero no tan a fondo como un médico. El abogado tiene
competencias para entender las leyes, su aplicación y contexto. En general este tipo de habilidades
son muy importantes para los administradores de primera línea, puesto que mucho de su tiempo se
va en aconsejar y responder preguntas de sus empleados a cargo. Ciertamente a este nivel se debe
conocer el como deben realizar las tareas las personas asignadas a su cargo a fin de poder dar
comienzo a una buena carrera ejecutiva.
Habilidad interpersonal, se refiere a la capacidad de poder comunicarse, entender y motivar
a otras personas y grupos. Esta habilidad es relevante por la gran interacción personal que tienen los
administradores con empleados, otros ejecutivos de la empresa y gente fuera de la organización. Esta
habilidad es necesaria pues el administrador por si solo no puede hacer todo y, por tanto, debe
involucrar sentimentalmente a otras personas en el “camino” seguido por la organización.
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Para tener éxito en una organización el administrador debe buscar formas de desarrollar, y
actualizar, en forma permanente sus capacidades. Ellas siempre serán necesarias y estarán presentes
a lo largo de la carrera del ejecutivo, lo que cambia es que a medida que uno asciende a los puestos
de mayor nivel hay ciertas habilidades que son mas recurrentes, unas se utilizan más que otras, pero
ciertamente todas son importantes. Así cuando inicia una carrera profesional el énfasis está en las
habilidades técnicas, a medida que se llega a los puestos gerenciales habilidades conceptuales, de
diagnóstico, de comunicación son más relevantes. La diferencia está en la intensidad con que unas
habilidades cobran más importancia, pero en definitiva, todas son necesarias para una exitosa carrera
ejecutiva!
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ADMINISTRACION Y ADMINISTRADORES
EJERCICIOS DE APLICACION
I. Responda Verdadero (V) o Falso (F), según corresponda justificando, en cada caso, su
respuesta
3. El Jefe de la sucursal Talca del Banco del Desarrollo puede ser considerado como un
Gerente de 1' Línea o Nivel.
4. Si Juan trabaja 10 horas y produce 30 sillas y Pedro trabaja 10 horas y produce 40 sillas;
y se sabe que la empresa les pide 25 sillas diarias, puede decirse entonces que Juan es
tan efectivo como Pedro pero menos eficiente.
8. Una organización efectiva hace las cosas que tiene que hacer.
II. Comente la siguiente afirmación utilizando los conceptos pertinentes en forma clara y
precisa.
“... algunos autores señalan que la Administración es tanto una ciencia como un arte.
Es una de ellas más importante que la otra?... Bajo que circunstancias podría ser una de
ellas más importante que la otra?...”
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2. Es Southwest una empresa eficiente o una eficaz ... o ambas cosas a la vez?
Explique claramente el por qué?