E-Book - Cómo Empezar A Implementar Gestión Documental Desde Cero en Tu Empresa PDF

CÓMO EMPEZAR A IMPLEMENTAR GESTIÓN
POR EDIN GUTIÉRREZ

DOCUMENTAL DESDE CERO EN TU EMPRESA WWW.NOSONPAPELES.COM

DOCUMENTAL DESDE CERO EN TU EMPRESA
“Una guía que despejará tu camino hacia la Gestión

Documental”
Ebook diseñado por:

2 NOSONPAPELES.COM WWW.NOSONPAPELES.COM
POR EDIN GUTIÉRREZ
ÍNDICE
Presentación…………………………………………………………………………………………………………………………….5
¿Cómo algo tan antiguo como los Archivos y los documentos podría revolucionar el mundo
de las empresas? ....................................................................................................................... 5
¿Implementar Gestión Documental podría ser la clave? .......................................................... 6
CONOCIENDO LA EMPRESA................................................................................................. 7
¿Pero qué debes de conocer de la Empresa? ........................................................................... 8
CONFORMA EL COMITÉ DE ARCHIVO.......................................................................................... 9
¿Qué es el Comité de Archivo? ................................................................................................. 9
¿Quién debería conformar el Comité de Archivo? ................................................................... 9
¿Qué debes hacer para crear el Comité de Archivo? .............................................................. 10
¿Con cuál tipo de documento puedes crear el Comité de Archivo? ....................................... 10
¡Listo, ya has creado el Comité de Archivo! Ahora, ¿Con qué debes de seguir? .................... 11
REALIZA UN DIAGNÓSTICO DE ARCHIVO .................................................................................... 12
¿Por qué es importante aplicar un Diagnóstico de Archivo? .................................................. 12
¿Cuáles son los pasos para hacer un Diagnóstico de Archivo? ............................................... 12
Prepara el informe del diagnóstico de archivo ....................................................................... 13
DEFINE EL PLAN ESTRATÉGICO ARCHIVÍSTICO. ......................................................................... 15
¿Qué es el Plan Estratégico? ................................................................................................... 15
¿Qué es un Plan Estratégico Archivístico? .............................................................................. 15
¿A cuánto tiempo debes diseñar el Plan Estratégico Archivístico? ........................................ 16
¿Qué se requiere para hacer un Plan Estratégico Archivístico? ............................................. 16
¿Cuáles son los componentes de un Plan Estratégico Archivístico? ....................................... 16
¿DESDE DÓNDE DEBES INICIAR A IMPLEMENTAR GESTIÓN DOCUMENTAL? ............................ 20
¿Qué podría suceder si decides empezar por el Fondo Acumulado? ..................................... 20
..................................................................................................................................................... 20
ELABORA E IMPLEMENTA LOS INSTRUMENTOS ARCHIVÍSTICOS ............................................. 21
El Cuadro de Clasificación Documental (CCD). ........................................................................ 21
¿Por qué es importante? ......................................................................................................... 21
................................................................................................................................................. 21
¿De qué se compone el CCD? ................................................................................................. 22
¿Cuál es la presentación de un CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL - CCD?.............. 23
CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL - CCD General: ................................................... 23

POR EDIN GUTIÉRREZ
CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL - CCD por Secciones: ......................................... 23

................................................................................................................................................. 23
¿Cómo haces el CCD? .............................................................................................................. 24
La Tabla de Retención Documental......................................................................................... 24
¿Qué hace diferente a la Tabla de Retención Documental de un Cuadro de Clasificación
Documental? ........................................................................................................................... 24
¿Qué se debe de tener en cuenta para elaborar la Tabla de Retención Documental? .......... 25
¿Bajo qué principios debes Elaborar la TRD? .......................................................................... 26
¿Cuál es el proceso que debes seguir para hacer una Tabla de Retención Documental? ...... 26
..................................................................................................................................................... 27
Procesos de gestión documental ........................................................................................... 28
¿Qué es un proceso de Gestión Documental? ........................................................................ 28
¿Cómo implementas los procesos de Gestión Documental?.................................................. 28
¿Cuáles son entonces los procesos de la Gestión Documental? ............................................ 29
¿De qué trata cada Proceso de la Gestión Documental? ........................................................ 29
................................................................................................................................................. 31
................................................................................................................................................. 31
¿Cuál proceso de Gestión Documental deberías empezar a implementar en la empresa? ... 32
¿Qué error no deberías cometer cuando soluciones problemas en la empresa gracias a la
implementación de Procesos de Gestión Documental? ......................................................... 32
¿Bajo qué visión debes de implementar cualquier Proceso de Gestión Documental? .......... 33
................................................................................................................................................. 33
DISEÑA INTRUMENTOS DE CONTROL PARA LA GESTIÓN DOCUMENTAL ................................... 34
¿Por qué debes implementar herramientas de control y medición para la Gestión
Documental de tu empresa? ................................................................................................... 34
Algunas actividades que podrías medir .................................................................................. 35
¿Alguna Pregunta? .................................................................................................................. 36

¡Qué bien, estás aquí!
POR EDIN GUTIÉRREZ
¡Hola! WWW.NOSONPAPELES.COM
Soy Edin Gutiérrez y me alegra tenerte leyendo estas páginas.
He escrito este pequeño Ebook sobre Gestión Documental pensando en ti y tu

trabajo o proyecto. Cada semana me encontrarás en mi blog Nosonpapeles.com
hablando sobre temas relacionados con Archivística y Gestión Documental que
se presentan como problemas, necesidades u oportunidades a diario en las
organizaciones.
Porque créeme, La Gestión Documental tiene un sinnúmero de caminos que
recorrer todos los días. No solo es organizar “papelitos” - ¿Te suena Familiar? -
Desde que comenzó el hombre a comunicarse y registrar mensajes en
diferentes soportes (piedras, tablillas, etc.); absolutamente todo se basa en
información y las empresas, no son la excepción a la regla.
¿Habrá algún día que la actividad empresarial no produzca información?
No obstante, hasta ahora; pocas empresas han prestado atención a este hecho.
Las empresas se han basado (y así debe de ser, para eso existen) en las ventas,
la producción. En pocas palabras, permanecer en el tiempo de forma sólida y
estable. Pero mantener sus documentos debidamente organizados y
gestionados, no siempre ha formado parte del proceso.
Afortunadamente con el tiempo esto está cambiando y es nuestra tarea que
continúe mejorando.
¿Cómo algo tan antiguo como los Archivos y los

documentos podría revolucionar el mundo de las
empresas?
Te diré la manera…
Si implementas Gestión Documental en tu empresa, ayudarás a:
 Asegurar la conservación de los documentos misionales (núcleo del
negocio)
 Incrementarás la Gestión de la Información para agilizar la toma de
decisiones.
 Diferenciarás la empresa de la competencia por su agilidad en el servicio
al contar con la información en el momento oportuno.

POR EDIN GUTIÉRREZ
 Aportarás en la economía de la empresa mediante la utilización de

estrategias documentales que minimicen costos.
Hasta hace poco, cuando se creaba una empresa, no se daba importancia a la
figura del Archivista ni a la del Gestor Documental; mucho menos, a tener una
persona con conocimientos mínimos en Archivística.
Conservar adecuadamente los documentos no tenía relevancia, lo único que
importaba era vivir el día a día atendiendo clientes.
Hoy las cosas han cambiado. Esto es solo el principio y por eso estás aquí.
Seguramente estás leyendo estas líneas porque….
 Sientes que puedes aportar mucho más a la empresa que solo archivar y
prestar documentos.
 Quieres convencer a tu jefe que tu perfil es valioso, que puedes aportar
beneficios a la empresa.
 No sabes cómo hacer para salir del concepto de depósito que guarda
documentos y convertir tu Área en una más participativa en la Gestión de
la Empresa.
 No consigues resultados significativos para la empresa con lo que estás
haciendo hasta el momento con tu labor.
La pregunta es…
¿Implementar Gestión Documental podría ser la clave?

Aquí estoy para sacarte de dudas y para que descubras porqué la Gestión
Documental es la solución.
Yo siempre lo he sabido y por eso he escrito esta esta guía gratuita.
He creado este Ebook por tres razones:
 Para que cualifiques tu perfil como responsable de la información de la
empresa mediante la puesta en marcha de procesos estables y eficientes
de Gestión Documental.
 Darte una guía sencilla y práctica de los pasos que deberías llevar a cabo
en tu empresa para implementar Gestión Documental.
 Tercera razón de peso: no quiero seguir viendo como dejas pasar tu
tiempo dedicándote a las mismas labores que no te permiten crecer
profesionalmente y aportar mucho más a la empresa.

POR EDIN GUTIÉRREZ
Quiero que seas cada vez más consciente de que los Archivos no son el
problema por el que crees que tu cargo no es importante para la empresa.
No lo olvides, la Gestión Documental no es solo archivar y foliar “papelitos”.
La fórmula perfecta:
Gestión Documental = Teoría Archivística + Administración empresarial
La Gestión Documental es el reflejo de tu capacidad para solucionar problemas
y necesidades administrativas en tu empresa, combinando teorías y técnicas
Archivísticas con procesos administrativos.
¡Vamos a ello!

POR EDIN GUTIÉRREZ
CONOCIENDO LA EMPRESA. 1
Antes de iniciar por implementar alguna herramienta Archivística o
Administrativa, concéntrate en conocer primero el mundo de la Empresa.
Ten presente que implementar Gestión Documental, no solo es organizar los
documentos que la Empresa tiene en los distintos lugares.
Si inicias por conocer la Empresa, ampliarás todo el alcance que tus acciones
Archivísticas podrán abordar en beneficio de la Gestión Administrativa.
¿Pero qué debes de conocer de la Empresa?

La información que debes recopilar sobre la Empresa podría basarse en estos
aspectos:
 ¿En qué año se constituyó?
Este dato te permitirá conocer cuál es el posible volumen de los
documentos del Fondo Acumulado.
Además, crearás una primera imagen mental de la probabilidad de
crecimiento administrativo por el que ha pasado la Empresa.
 ¿Cuál es la actividad económica de la Empresa?

Este aspecto te permitirá comprender la importancia de ciertos
documentos que generan.
 ¿Qué Entidad de control los vigila?

Si sabes bajo cual entidad de control es supervisada la Empresa, deberás
realizar una investigación sobre qué directrices en materia de regulación
de temas Archivísticos y de Gestión Documental, ha expedido dicho ente
de control y que la Empresa deba cumplir.
 ¿Cómo está organizada la Empresa administrativamente?

Pregunta por el organigrama de la Empresa. Con el obtendrás el tamaño
y la cantidad de unidades administrativas que la componen. Si se te
presenta el caso de que la Empresa no cuenta con un organigrama
definido, comunica la necesidad de establecer uno en el que se refleje las
áreas o dependencias actuales, pero es prioritario que la Empresa posea
uno.

POR EDIN GUTIÉRREZ
CONFORMA EL COMITÉ DE ARCHIVO 2

Un error en el que no puedes caer es trabajar solo.
Si trabajas solo, te será más lento el proceso de implementación de Gestión
Documental porque no tendrás un respaldo unánime por parte de la Empresa.
Una decisión estratégica para contrarrestar el punto negativo anterior, es
apoyarte de colaboradores que sus decisiones tienen relación e incidencia en la
fundamentación de las bases para montar el Sistema de Gestión Documental en
la Empresa.
Porque la verdad es que aunque la Empresa te haya contratado para hacer este
trabajo solo, el tema de la Gestión Documental es desconocido por muchos y
valorado por pocos, de allí la importancia de trabajar en equipo.
¿Qué es el Comité de Archivo?

Es un órgano asesor a nivel institucional en materia archivística y gestión
documental, con el objetivo de establecer lineamientos, políticas, estrategias,
programas y planes encaminados a la implementación eficiente de gestión
documental y procedimientos archivísticos.
¿Quién debería conformar el Comité de Archivo?

Las decisiones que se toman en un Comité de Archivo, no solo afectan al área de
Archivo, no.
Las decisiones tomadas en este comité impactarán en toda la Empresa, puesto
que son decisiones relacionadas con el manejo, control y gestión de los
documentos. Además, recuerda que toda la Empresa crea información en algún
soporte.
Por tanto, te propongo que elijas para el comité los siguientes cargos.
 El Gerente de la Empresa: con él se agilizará la toma de decisiones.
Además, el comité se beneficiará indirectamente con su presencia y
tomará más fuerza; por eso, haz lo posible porque sea un integrante
activo.
 El Jefe Administrativo de la Empresa: lo común es que el Archivo
dependa como mínimo de su área; por lo cual, debe de ser parte del

POR EDIN GUTIÉRREZ
comité, asimismo, es el conocedor de los procesos administrativos de la

Empresa.
 El responsable de Sistemas: recuerda que la Gestión Documental no solo
aplica a los documentos en soporte papel; todos los documentos en
soporte electrónico también hacen parte de las decisiones del Comité de
Archivo.
 El responsable del Sistema de Gestión de la Calidad: como sabes, el
sistema de calidad tiene como una de sus funciones principales,
garantizar el adecuado manejo de los procesos documentados y
determinar controles para la producción de la información.
 El encargado del área de Archivo o de Gestión Documental, quien hará
las veces de secretario del Comité al estar bajo su responsabilidad.
 Otros invitados de acuerdo al asunto de la reunión del Comité de
Archivo, de quienes te aconsejo tengan voz pero no voto.
¿Qué debes hacer para crear el Comité de Archivo?

Para que este Comité de Archivo no sea solamente una creación del momento,
te recomiendo que si perteneces a una entidad privada, tomes en cuenta lo que
El Archivo General de la Nación de Colombia exige a las entidades que vigila,
crear el Comité de Archivo mediante un acto administrativo.
Al establecer el Comité de Archivo mediante un documento firmado por la
cabeza de la empresa, harás institucional el comité.
¿Con cuál tipo de documento puedes crear el Comité de

Archivo?
Si estás en una Entidad Pública, lo debes de crear mediante un decreto o una
resolución.
Si tu caso es una entidad privada, lo más común es que no se generen ni
decretos ni resoluciones, entonces te recomiendo que el comité se cree en un
acta a partir de una reunión de un comité de la Empresa que pueda tomar este
tipo de decisiones.
El Comité de Archivo podría ser creado mediante una reunión del Comité de
Gerencia o el Comité Administrativo (o los que hagan las veces en tu Empresa).
Te recomiendo que no solo reúnas el comité correspondiente en la empresa
para únicamente crear el Comité de Archivo.

POR EDIN GUTIÉRREZ
No.
Esta es tu mejor oportunidad para mostrar a la Empresa la importancia de lo
que vas a llevar a cabo, debes sorprenderlos con tu conocimiento.
¿Cómo lo puedes hacer? Siempre recomiendo basar la reunión en dos puntos:
 Explícales primero que es la Archivística y la Gestión Documental (en
menos de 5 minutos)
 Luego, plantéale al Comité que tu objetivo en la Empresa, no es tan solo
organizar el Fondo Acumulado; es también además, crear un Centro de
Administración Documental desde el cual se coordine toda la Política de
Gestión Documental de la compañía en la cual se incluyan todas las
sucursales o sedes (sí es que las tiene). Igualmente, mantener un control
adecuado que permita administrar en las mejores condiciones el
Archivo.
¡Listo, ya has creado el Comité de Archivo! Ahora, ¿Con

qué debes de seguir?
El paso siguiente, es que hagas la primera Reunión del Comité de Archivo.

Tu objetivo con esta primera reunión es capacitar a los integrantes del Comité
en cuanto a sus funciones y responsabilidades, para esto utiliza 30 minutos.
Una vez capacitados, presenta tu plan de trabajo para el primer mes.
Te recomiendo que el plan de trabajo lo bases en estas tres actividades:
a. Realizar un Diagnóstico de Archivo
b. Preparar el Informe del Diagnóstico de Archivo
c. Elaborar un Plan Estratégico Archivístico.
Solicita al comité que apruebe tu plan de trabajo.
Una vez tengas el visto bueno, inicia con su puesta en marcha.

POR EDIN GUTIÉRREZ
REALIZA UN DIAGNÓSTICO DE ARCHIVO 3

El Diagnóstico de Archivo es un instrumento con el cual se identifica el estado
actual de una entidad con relación a los procesos y requerimientos en materia
de Archivística y Gestión Documental.
De acuerdo con la anterior definición, te aconsejo: No empieces a realizar algún
instrumento Archivístico o implementar algún proceso, sin conocer el estado
real de lo que vas a hacer.
¿Por qué es importante aplicar un Diagnóstico de

Archivo?
Hay un refrán popular que dice:
“Del afán solo queda el cansancio”.
Si te saltas el paso del Diagnóstico de Archivo, podrías estar ante la posibilidad
de utilizar mucho tiempo en algunas actividades que de alguna manera la
Empresa ya tiene adelantadas y te podrían servir como base para lo que harás.
El Diagnóstico de Archivo te permite conocer de forma específica qué prácticas
Archivísticas se llevan a cabo de forma constante y adecuada en la Empresa.
Al igual, podrás conocer según los criterios que evalúas, de qué carece la
empresa o en su defecto, las actividades archivísticas que aplican pero
inconscientemente; es decir, sin saber que son una buena práctica archivística.
¿Cuáles son los pasos para hacer un Diagnóstico de

Archivo?
Paso 1. En una reunión del Comité de Archivo (podría ser en la primera que
hiciste), explica de manera general en qué consiste el Diagnóstico de Archivo y
porqué es importante para tu trabajo y para la Empresa.
El objetivo de este paso es que tengas el aval y el compromiso por parte de la
Empresa para que faciliten el tiempo y la entrega de los datos que requieres.
Paso 2. Reúne información sobre la entidad como:
 El organigrama de la Empresa.

POR EDIN GUTIÉRREZ
 Los documentos de constitución de la Empresa.

 Otros documentos que arrojen información sobre el estado Archivístico
de la Empresa.
 Toma fotos del estado actual de los Archivos.
Paso 3. Realiza la medición en metros lineales de todos los documentos que la
Empresa alberga en diferentes depósitos.
Incluye los documentos que se encuentran en las oficinas.
Básate en la Norma Técnica Colombia 5029 para la medición de Archivos.
Paso 4. Evalúa los elementos Archivísticos con los que la Empresa debería
contar.
Toma como referencia cada uno de los procesos de la Gestión Documental y
crea para cada uno, una lista de chequeo con los criterios que evaluarás.
Es importante que incluyas en la lista de chequeo, los requerimientos mínimos
que la ley le exige a la Empresa tener, en materia Archivística.
Paso 5. Elige una muestra entre el 5% y el 10% de los documentos físicos; con
ella lo que harás es identificar el estado de organización y conservación.
Para realizar la tarea anterior, puedes elaborar otra lista de chequeo con
criterios de organización documental y evalúa si los documentos de la muestra,
cumplen con dichos criterios de organización.
Paso 6. Analiza las condiciones medioambientales bajo las cuales se encuentran
expuestos los documentos.
Valora criterios como la temperatura, la humedad, las unidades de
conservación, la infraestructura, los riesgos a los que están expuestos los
documentos, la seguridad ocupacional, entre otros.
Para tomar mayor información, puedes buscar en los instrumentos del Archivo
General de tu país, es común que publiquen guías o normas sobre este tema.
Prepara el informe del diagnóstico de archivo

Termina el diagnóstico elaborando un informe final en el que registres los
resultados hallados en la aplicación del Diagnóstico de Archivo.
Elabóralo con normas de presentación de informes; utiliza tabla de contenido,
gráficas en las que representes datos, también imágenes y tablas.

POR EDIN GUTIÉRREZ
Es decir, presenta el informe no solo con texto.

Una vez has terminado el informe final del diagnóstico, presenta los resultados
al Comité de Archivo.
Usa no más de 40 minutos, de nuevo te recomiendo que seas muy visual.
Enfoca tu presentación al Comité de Archivo mostrando lo que encontraste de
la Empresa y a partir de esto, qué debería implementarse para darle solución.
Para complementar este primer punto sobre el Diagnóstico de Archivo, te
recomiendo leer mi artículo “Como hacer un Diagnóstico de Archivo en 7 pasos”
que he publicado en mi blog sobre Archivística y Gestión Documental
NoSonPapeles.com, además podrás descargar el formato de Diagnóstico
Archivístico que yo utilizo.

POR EDIN GUTIÉRREZ
DEFINE EL PLAN ESTRATÉGICO ARCHIVÍSTICO

4
Recuerda que el concepto común por parte de muchos líderes de Empresas que
tienen sobre el Área de Archivo, se reduce a solo un “depósito” que guarda
“documentos viejos”, que en muchos casos “no aporta valor” a los procesos de
la Empresa.
Por este motivo asume tu responsabilidad muy enserio: ¡no solo eres un
“archivador de documentos”!
¡Tú eso lo sabes, pero es hora de demostrarlo!
¿Cómo?
Una de las maneras que te recomiendo, es con la calidad de lo que haces y
como lo haces.
Demuestra que tú eres un profesional que realiza su trabajo con altos
estándares de calidad y no “improvisas”. Todo lo que harás estará encaminado
al logro de unas metas que ayudarán al desarrollo de la Empresa.
Además que lo que poco a poco se irá implementando en materia de Gestión
Documental, estará ligado a las necesidades de la Empresa y del entorno en el
que se desenvuelve.
Por eso te recomiendo que teniendo como base la información que se obtuvo
del diagnóstico, diseñes el Plan Estratégico Archivístico de la Empresa a corto y
mediano plazo.
¿Qué es el Plan Estratégico?

Es un documento en el que los responsables de una organización plasman la
estrategia que seguirán en un plazo que oscila entre uno a cinco años.
Entonces:
¿Qué es un Plan Estratégico Archivístico?

El Plan Estratégico Archivístico es un documento en el que la Empresa define los
objetivos que en materia Archivística pretende alcanzar e implementar.

POR EDIN GUTIÉRREZ
Estos objetivos deben de ir acompañados de metas y estrategias que indiquen

el camino a seguir para alcanzar el logro esperado.
A su vez, en el Plan Estratégico Archivístico se plasman los planes, programas y
proyectos que la Empresa ha determinado indispensables para fortalecer la
Gestión Documental y poder así alcanzar los objetivos planteados.
¿A cuánto tiempo debes diseñar el Plan Estratégico

Archivístico?
Como lo mencioné en la definición anterior, debes de diseñar el Plan Estratégico
Archivístico con objetivos a corto, mediano y largo plazo.
Es decir, que el plan no debería ser menor a 3 años ni superar los 5 años.
En máximo 5 años la empresa debería alcanzar los objetivos que se ha trazado.
Que no se te pase…
Es claro que el Plan Estratégico Archivístico requiere de recursos físicos,
económicos y tecnológicos para poderse llevar a cabo.
Por lo cual es necesario que a cada uno de los objetivos que has definido para la
Empresa, le asignes el recurso y la cantidad que se requiere para poderse
cumplir.
¿Qué se requiere para hacer un Plan Estratégico

Archivístico?
Para diseñar este plan ajustado a la realidad de la Empresa, requiere que
primero hayas llevado a cabo el Diagnóstico Archivístico para identificar las
“falencias y oportunidades de mejora” de la Empresa.
Como segundo elemento que necesitas, te aconsejo realizar una Matriz DOFA
(Debilidades, Oportunidades, Fortalezas y Amenazas) en la Empresa para
complementar la información que has obtenido del Diagnóstico de Archivo.
¿Cuáles son los componentes de un Plan Estratégico

Archivístico?
 Riesgos y necesidades de mejora: De forma muy sencilla, en el plan se

deben de indicar cuales has sido los riesgos y las necesidades de mejora

POR EDIN GUTIÉRREZ
en materia Archivística que se han identificado tanto en el Diagnóstico de

Archivo como en la matriz DOFA.
A partir de estos riesgos y necesidades de mejora, se define el propósito
del área de Archivo, se establece la visión que este alcanzará.
 La Misión: Debes definir cuál es el propósito que el área de Gestión
Documental o el Centro Administrativo Documental tiene en la Empresa.
 La Visión: La visión debe estar determinada a partir de la situación actual
en la que está la Empresa en materia Archivística. Con la visión tendrás
claro el punto en el que la Empresa desea estar de 3 a 5 años en el tema
Archivístico.
 Los Objetivos Estratégicos: Los objetivos son finalidades, resultados
concretos que se esperan alcanzar. Se le considera estratégicos porque
permitirán dar un “valor o una ventaja” a la Empresa en comparación con
otras. Para este caso, los objetivos estratégicos permitirán que el área de
Archivo, brinde a la Empresa un valor importante en su actividad
comercial.
Te recomiendo que cada objetivo, busque mitigar un riesgo o una
necesidad de mejora identificada.
 Las Metas: Las metas sirven para “cuantificar” los objetivos. Ejemplo: Si
has definido como objetivo estratégico: “Organizar el Fondo Acumulado
de la empresa Sancho Pansa de acuerdo a la Política Archivística”. Una
meta podría ser: “Elaborar en el 2019 la Tabla de Valoración Documental
para la organización del Fondo Acumulado”.
 Estrategias: Una estrategia es una “acción” que permitirá alcanzar los
objetivos y metas.
Si continuamos con el ejemplo anterior, una estrategia podría ser: “Hacer
capacitaciones al personal de la Empresa en materia archivística para que
puedan ayudar con el levantamiento del Inventario Documental natural”.
 Planes y/o proyectos: Son el detalle de las actividades que llevarás a
cabo para cumplir con los objetivos planteados.
Te aconsejo que cada uno de los planes apunte a un objetivo o a varios
siempre y cuando tengan una relación entre ellos.
Un plan se compone de los siguientes campos:
 Objetivo del Plan: Debe ser el objetivo estratégico al que apunta.
 Alcance del Plan: Qué abarca este plan.
 Responsable: Quién o quiénes son los responsables del plan.
 Actividades y Tiempos: Cuáles son las actividades a ejecutar y el
tiempo estimado. En este punto puedes utilizar el siguiente
modelo presentado como tabla:

POR EDIN GUTIÉRREZ
# Actividad Responsable Fecha Fecha Entregable Meta Observaciones

Inicio Fin relacionada
1 Elaboración Jefe área de Enero Julio Tablas de Elaborar Las TVD deben
de las TVD Archivo 2019 2019 Valoración para el 2019 ser aprobadas
Documental las TVD. antes de su
aplicación.
2 Organizació Jefe área de Agost Marzo Fondo Aplicar el Los documentos
n Fondo Archivo o 2020 Documental principio de se deben de
Acumulado 2019 organizado procedencia organizar con
y orden base en las TVD
original a debidamente
todos los aprobadas.
documentos
del fondo
acumulado
 Recursos necesarios para ejecutar el plan. Recuerda que pueden

ser humanos, tecnológicos y económicos.
 Utiliza indicadores para cada plan que permitan controlar su
avance y cumplimiento.
Por ejemplo:
Indicadores
Indicador Fórmula Meta
Tabla de Valoración Tabla de Valoración 100%
Aprobada aprobada / Nro. De
Periodos
administrativos*
Metro lineal organizado Metro lineal organizado 100%
/ Total de metros
lineales del fondo a
organizar
*Recuerda que para cada Periodo Administrativo que identifiques de una
Empresa, se debe de elaborar una TVD.
 Elabora una hoja de ruta del Plan Estratégico Archivístico; en el
relacionas cada uno de los planes y proyectos que has definido,
acompañados de los tiempos en el que se debe de ejecutar. El
siguiente ejemplo te podría servir:

POR EDIN GUTIÉRREZ
Ejecución
Plan /
Proyecto
2018 2019 2020 2021 2022
Plan o
Proyecto #1
Plan o
Proyecto #2
Plan o
Proyecto #3
Plan o
Proyecto #4
Una vez has culminado con el Plan Estratégico Archivístico, preséntalo al Comité
de Archivo para que lo revisen, hagan las observaciones y se realicen los ajustes
necesarios.
El proceso de elaboración del Plan Estratégico Archivístico culmina con la
aprobación del Comité de Archivo.
Los pasos siguientes consisten en darlo a conocer a toda la Empresa y empezar
con su puesta en marcha.
Determina tiempos de seguimiento y control con el fin de estar atento a
cualquier situación que requiera de cuidado y acciones oportunas. Para ampliar
esta lectura, te recomiendo leer mi artículo: Cómo elaborar un Plan Estratégico
Archivístico y salir de la improvisación en el área de Gestión Documental.

POR EDIN GUTIÉRREZ
¿DESDE DÓNDE DEBES INICIAR A IMPLEMENTAR

GESTIÓN DOCUMENTAL?
5
Es posible pensar que implementar Gestión Documental consiste en “organizar

los documentos más antiguos” que la Empresa tiene arrumados en algún
depósito.
Pero no.
Cuando vayas a iniciar con la implementación de la Gestión Documental en una
Empresa, primero deberás centrarte en el tiempo actual; es decir, en el día a
día.
En palabras simples, tu punto de partida debe ser desde las oficinas; ya que
desde ellas está la producción actual de los documentos.
¿Qué podría suceder si decides empezar por el Fondo

Acumulado?
Que cuando hayas terminado de organizarlo, las oficinas aumentarán su
“cúmulo de documentos” carentes de criterios Archivísticos de organización.
Además, en el tiempo que estés dedicado al Fondo Acumulado, la Empresa
continuará con los “problemas e inconvenientes” en su gestión administrativa
debido a la ausencia de procesos de Gestión Documental que complementen y
mejoren las actividades administrativas.

POR EDIN GUTIÉRREZ
ELABORA E IMPLEMENTA LOS INSTRUMENTOS 6

ARCHIVÍSTICOS
Como lo he resaltado antes, hablar de Gestión Documental no es solo “organizar

los documentos.”
¡Va mucho más allá!
La Gestión Documental implica combinar el uso de herramientas Archivísticas y
Administrativas.
Su objetivo es facilitar el flujo de la información y agilizar la consulta de los
documentos a todos los usuarios y partes interesadas de la Empresa.
Podrías empezar por elaborar e implementar de manera paulatina los
instrumentos que a continuación te presentaré.
No tienen que ser todos a la vez, empieza por uno y luego continúa con el otro.
Estos instrumentos son:
a. El Cuadro de Clasificación Documental (CCD)
b. La Tabla de Retención Documental (TRD)
c. Los Procesos de Gestión Documental.
Sigue leyendo porque en las próximas páginas te explicaré cada uno.
El Cuadro de Clasificación Documental (CCD).

Es un instrumento Archivístico en el cual se reflejan las agrupaciones
documentales que se producen en las distintas oficinas producto de la ejecución
de sus funciones y actividades.
¿Por qué es importante?

El CCD te facilitará la “agrupación” de los documentos en las oficinas.
Con este instrumento Archivístico definirás la “estructura documental de la
empresa” y con base en ella, harás la ordenación de las unidades documentales.

POR EDIN GUTIÉRREZ
¿De qué se compone el CCD?

La esencia de los Cuadros de Clasificación Documental son las series, subseries y
tipologías documentales.
 Las Series Documentales son una agrupación documental que se
identifica y denomina a partir de los documentos generados por las
oficinas de acuerdo a las funciones que ejecutan.
Estas agrupaciones documentales se componen de unidades documentales con
contenido y estructura homogénea.
Ejemplo: Actas, Informes, Contratos, Circulares, etc.
Debes tener cuidado con la denominación de las series documentales ya que
una mala práctica podría obtener los resultados contrarios a lo que esperas.
Es decir, abrirás la puerta a la desorganización documental.
Te invito a leer un artículo de mi Blog sobre la denominación de las series
documentales:
7 recomendaciones que deberías tener presente cuando denomines Series
Documentales en los Archivos de Gestión.
 Las Subseries Documentales son la división de la Serie, la identificas de
acuerdo a los tipos de documentos en los que se estructura las Series.
Ejemplos: Actas de Comité, Actas de Junta Directiva, etc.
 Las tipologías documentales son los tipos de documentos que hacen
parte de cada Subserie documental. Con las tipologías documentales, se
forman las unidades documentales producto de las distintas actividades.
Por ejemplo, en una Subserie contratos de prestación de servicios, podemos
encontrar tipologías como:
 El Contrato de Prestación de Servicios
 La Propuesta
 La Hoja de Vida
 El Registro Único Tributario R.U.T.
 El Certificado de Experiencia
 El Certificado de Estudio.
Entre otros.

POR EDIN GUTIÉRREZ
¿Cuál es la presentación de un CUADRO DE

CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL - CCD?
Lo cierto es que te presentaré dos formatos.
El primero consiste, en el CCD General en el cual se registran todas las Series,
Subseries y tipologías documentales de la Entidad.
El segundo, se llama el CCD por Secciones, en este CCD se relacionan las
diferentes oficinas productoras de documentos con sus correspondientes Series
documentales de acuerdo a la función que lleven a cabo.
Este CCD contiene las denominaciones y codificaciones que se presentan en el
CCD General.
CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL - CCD

General:
CÓDIGO SERIE CÓDIGO SUBSERIE TIPOLOGÍA
01 Actas 01 Actas de Junta Directiva Acta de Junta Directiva
Listado de asistencia
02 Informes 01 Informes Financieros Estado de resultados
Balance General
03 Proyectos 01 Proyectos Ambientales Proyecto Ambiental
Plan de actividades
Registro de Taller ambiental
Informe de actividades
CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL - CCD por
Secciones:
Código Sección Código Subsección Código Serie Código Subserie Tipología
100 Dirección 110 Contabilidad 02 Informes 01 Informes Estado de
Financieros resultados
100 Dirección 120 Ambiental 03 Proyectos 01 Proyectos Proyecto
Ambientales Ambiental
Plan de
actividades
Registro de
Taller
ambiental
Informe de
actividades

POR EDIN GUTIÉRREZ
¿Cómo haces el CCD?

Te debes de basar en las unidades documentales que se producen en cada
oficina.
Entonces, deberás consultar o identificar cuáles son las unidades documentales
que se forman en ellas.
Además, tienes que identificar cuáles son las tipologías que hacen parte de cada
una de las unidades documentales.
Con base a esta información que has recolectado, empieza la importante labor
de conformar las Series, Subseries y tipologías documentales.
Recuerda…
El CCD se convierte en la estructura documental de la Entidad.
La Tabla de Retención Documental.

La Tabla de Retención Documental, es un instrumento Archivístico en el que se
identifica la producción documental actual de la Entidad.
Esta producción documental, está registrada en sus correspondientes
agrupaciones documentales como lo son las Series y Subseries documentales.
Siempre te recomendaré, que en la Tabla de Retención Documental que
elabores, no se queden por fuera las tipologías documentales que pertenecen a
cada una de las Series.
¿Qué hace diferente a la Tabla de Retención Documental

de un Cuadro de Clasificación Documental?
- Primero que todo, el Cuadro de Clasificación Documental solo te muestra las
agrupaciones documentales con sus tipologías.
Por eso, el paso previo para elaborar una Tabla de Retención Documental, es ya
tener listo el Cuadro de Clasificación Documental.
¿Por qué?
Porqué el CCD es el “insumo” de la TRD en cuanto a las agrupaciones
documentales se refiere.

POR EDIN GUTIÉRREZ
- Segundo, la TRD registra el tiempo de retención de los documentos en cada

una de las Fases de Archivo: Gestión, Central y determina luego que disposición
final va a tener los documentos.
Quiero hacerte una anotación importante respecto a lo anterior.
#1, Si en tu Empresa, las oficinas “conservan los documentos” que están en
trámite, entonces la TRD indicará el “tiempo de permanencia” en el campo de
Archivo de Gestión.
#2, Si por el contrario, en tu Empresa las oficinas “producen los documentos
pero no los conservan”, sino que inmediatamente los envían al área de Gestión
Documental para su gestión y conservación, entonces la TRD podría no tener el
campo de “Retención en Archivo de Gestión” sino Retención Total, indicando
por cuanto tiempo los documentos van a estar en el Archivo Centralizado
pasando por sus dos primeras etapas (según su ciclo de vida), la activa y la
semiactiva.
#3, Después que los documentos ya han pasado por las dos primeras etapas de
su ciclo vital según la TRD, se debe de aplicar los procesos técnicos de
disposición final:
 Eliminación
 Conservación Total
 Digitalización o Microfilmación
 Selección
 Borrar o Suprimir (para documentos electrónicos)
¿Qué se debe de tener en cuenta para elaborar la Tabla

de Retención Documental?
Como las Tablas de Retención Documental tienen por objetivo estandarizar la
producción documental actual, es claro entonces que ésta inicia su aplicación
desde el mismo momento que se producen los documentos.
Entonces, para elaborar la Tabla de Retención Documental debes de tener en
cuenta como mínimo lo siguiente:
 La estructura organizacional vigente (también puedes apoyarte del
mapa de procesos)
 Las funciones que se llevan a cabo en cada una de las áreas que están
descritas en el organigrama, es decir, sería indispensable que cuentes
con el manual de funciones.

POR EDIN GUTIÉRREZ
¿Bajo qué principios debes Elaborar la TRD?
 La Tabla de Retención Documental debe ser el reflejo de la estructura

organizacional actual y a la par de las funciones que se llevan a cabo
en las diferentes áreas.
 Los tiempos de retención documental se aplican sustentados bajo
criterios normativos y la necesidad administrativa de tu empresa. Ten
en cuenta que la norma no establece el tiempo de retención para
todos los documentos.
 La Tabla de Retención Documental debe girar en torno a cuatro ejes:
Identificar la producción documental, luego aplicar un proceso de
valoración a los documentos identificados, seguido de seleccionar que
documentos será de conservación permanente para por último
eliminar los que no cumplen con dicha condición.
 La Tabla de Retención Documental debe ser constantemente
difundida, divulgada y actualizada. El fin es su aplicación eficiente; de
lo contrario, su destino serán los estantes del olvido.
¿Cuál es el proceso que debes seguir para hacer una

Tabla de Retención Documental?
Para elaborar una Tabla de Retención Documental te sugiero tener en cuenta
aspectos como:
1. Primero debes de conocer toda la entidad, tanto su interior como su
entorno.
2. Haz una presentación sobre las Tablas de Retención Documental ante el
Comité de Archivo de tu empresa.
3. Reúne los colaboradores de la empresa y haz una primera capacitación
donde aproveches para explicarles en qué consistirán los beneficios de
contar con las Tablas de Retención Documental para toda la Gestión
Administrativa de la empresa.
4. Prepárate para consultar e investigar todas las unidades documentales
que se producen dentro de la entidad.
5. Una vez tienes identificada la producción documental de la Empresa,
construye la estructura documental, bajo el instrumento Archivístico:
Cuadro de Clasificación Documental.

POR EDIN GUTIÉRREZ
6. Registra en el formato de Tablas de Retención Documental las diferentes

agrupaciones documentales que están en el Cuadro de Clasificación
Documental que ya elaboraste.
7. Aplica el proceso de valoración documental para cada una de las Series y
Subseries documentales, básate en las normas y en la necesidad
administrativa para acompañar el tiempo de retención de los
documentos que se determina de este proceso.
8. Presenta las Tablas de Retención Documental ante el Comité de Archivo y
las demás instancias encargadas.
9. Una vez aprobada, diseña programas de capacitación para su puesta en
marcha por los colaboradores de la entidad.
10. Define un proceso de seguimiento y actualización para las Tablas de
Retención Documental.
 ¡Te puede Interesar!
Mi artículo del blog Nosonpapeles.com en el que relaciono mi

metodología para elaborar La Tablas de Retención Documental y no
morir en el intento.

POR EDIN GUTIÉRREZ
Procesos de Gestión Documental

¿Los procesos de Gestión Documental? es decir, ¿elaborar el Programa de
Gestión Documental?
No necesariamente, pero sí puedes empezar a implementar Gestión
Documental en tu empresa de una vez por todas con el Programa de Gestión
Documental (PGD), ¡mucho mejor!
Como el objetivo de este e-book, es darte una guía para iniciar a implementar la
Gestión Documental desde cero en tu empresa, entonces con que inicies
implementando procesos de Gestión Documental, lo estarías logrando.
Considero, que todo requiere de un tiempo, un espacio y un nivel.
¿Cómo te sería más fácil comerte un elefante? ¿De un solo bocado? o ¿mordida
a mordida?
¡Ves!, de acuerdo a tu capacidad, conocimientos y recursos de la empresa,
decides si empiezas por implementar procesos de Gestión Documental
paulatinamente o si inicias desde ya con el PGD.
¿Qué es un proceso de Gestión Documental?

Son un conjunto de actividades relacionadas entre sí con el objetivo de
administrar la información contenida en documentos, estas actividades
intervienen desde la obtención o ingreso de los documentos y su posterior
tratamiento para concluir con un resultado.
Los procesos de Gestión Documental, tienen como objetivo garantizar la
conservación, utilización y consulta de la información.
¿Cómo implementas los procesos de Gestión

Documental?
Ten siempre presente que no hay una fórmula genérica.
Es decir, puedes buscar en internet como una empresa ha implementado sus
procesos, pero no copies y pegues, porque de nada te servirá.
¿Por qué?
Porque cada empresa tiene sus propias necesidades y de acuerdo a esto, los
procesos de Gestión Documental se deben de implementar con unas
características propias de la empresa.

POR EDIN GUTIÉRREZ
Bueno, si en verdad quieres que los procesos que vas a implementar sí se adapten
a la Gestión Administrativa de tu Empresa y puedas obtener resultados positivos
de su implementación.
¿Cuáles son entonces los procesos de la Gestión

Documental?
Como ya sabes, la teoría Archivística es universal; por ejemplo, los principios bajo
los que se rige, son los mismos en cualquier lugar del mundo.
En cambio la Gestión Documental aunque de igual manera, su objetivo posee la
misma finalidad a nivel mundial; sus métodos, normas o procesos pueden
cambiar de acuerdo a las necesidades y costumbres de cada país.
Para este Ebook, tomo como base los procesos de Gestión Documental del
modelo Colombiano definidos en el decreto 1080 de 2015.
En el fondo, estos procesos pueden ser adaptados a cualquier país.
Estos procesos son:
 Planeación
 Producción
 Gestión y Trámite
 Organización Documental
 Transferencias
 Disposición Final
 Preservación a largo plazo
 Valoración
¿De qué trata cada Proceso de la Gestión Documental?
 Planeación: Es un proceso el cual busca disminuir la improvisación en

las acciones archivísticas que la empresa está realizando o desea
implementar.
Con la puesta en marcha de este proceso, se pensará a corto, mediano y largo
plazo los objetivos estratégicos Archivísticos que se quieren lograr.
El alcance de este proceso va desde cómo serán los documentos de la empresa -
teniendo en cuenta el soporte - hasta los planes y proyectos que se deban
ejecutar en pro de contar con un sistema fuerte de Gestión Documental que le

POR EDIN GUTIÉRREZ
permita a la empresa resultados de economía y eficiencia en los demás

procesos organizacionales.
La siguiente frase, encierra lo que es el proceso de Planeación:
“No hay vientos favorables para quien no sabe para dónde va”.
 Producción: Mediante este proceso, deberás definir las características

de los distintos documentos que la empresa genera, así como las
condiciones de los que se reciben.
Con el proceso de Producción, determinarás los responsables de los trámites,
sus firmas y quienes participan en su elaboración.
Ten de nuevo en cuenta, que es en cualquier soporte.
 Gestión y Trámite: Implementar este proceso conlleva a establecer
los parámetros para la recepción, distribución y trámite de los
documentos tanto de los entrantes como los que se envían.
Debe ser apoyado de herramientas manuales como tecnológicas para el
adecuado control de los documentos.
Un punto importante de este proceso, se enfoca en la determinación de flujos
de trabajo, seguimiento de trámites y la parametrización a los tiempos de
respuesta de los mismos.
 Organización: Aquí estableces los procedimientos de organización
documental, pero a nivel “general”, es decir, no solo en el área de
Archivo, sino en toda la empresa.
Debes implementar la clasificación documental, los sistemas de ordenación de
acuerdo al tipo de unidades documentales y crear los instrumentos de
descripción documental.
 Transferencia: Este proceso busca atacar uno de los malos hábitos
que tienen las empresas y es el de enviar documentos a distintos
depósitos, pero sin criterios claros para hacerlo, sin un cronograma y
sin llevar a cabo buenas prácticas para su recepción y archivado.
Además con este proceso, estableces no solo las reglas de juego para las
transferencias de los documentos en papel, sino también para los documentos
en otros soportes, como por ejemplo las Transferencias de los documentos
electrónicos.

POR EDIN GUTIÉRREZ
 Disposición Final de los Documentos: Con la implementación de este

proceso se seleccionan los documentos que se conservarán
permanentemente, por un tiempo establecido o si se hará su
eliminación.
Este proceso se aplica en cualquier fase de Archivo.
El insumo base para este proceso son las Tablas de Retención Documental o las
Tablas de Valoración Documental.
 Preservación a Largo Plazo: Este proceso se enfoca en que realices
acciones que garanticen la conservación de los documentos sin
importar su soporte.
El objetivo es que la información se conserve bajo condiciones adecuadas que
permitan su consulta con el pasar de los años.
Un error grande, es solo implementar este proceso con documentos en soporte
papel.
¡No!
Se debe también garantizar la preservación a Largo Plazo de los documentos
electrónicos.
¿Cómo?
Trabajando en equipo con tus compañeros del área de Sistemas, ellos son los
expertos en la parte técnica del asunto informático.
 Valoración: La Valoración Documental consiste en identificar los
valores primarios y secundarios de los documentos.
En tal sentido, llevar a cabo este proceso, requiere de ti una constante disciplina
por valorar continuamente los documentos, teniendo en cuenta los cambios
que se puedan dar tanto al interior como el exterior de la empresa.
Este proceso toca todas las esferas de los demás procesos de la Gestión
Documental que te estoy presentando, los cuales hacen parte del modelo de
Gestión Documental Colombiano establecido por el Archivo General de la
Nación.

POR EDIN GUTIÉRREZ
¿Cuál proceso de Gestión Documental deberías empezar

a implementar en la empresa?
Como tal, no hay un orden definido. La línea de acción que considero más
eficiente y clara, está indicada en el orden que te acabo de presentar.
Es claro que primero debes de planear lo que deseas hacer.
Luego, define como se van a producir los documentos y cuáles serán sus
características.
Aunque también, sería posible que después de planear, continúes con crear los
controles para los trámites que se dan en la empresa, debido a la recepción y el
envío de documentos constante.
De aquí en adelante, podrías empezar a implementar de forma paralela.
Solo recuerda, no tienes que agobiarte con llevar todos los procesos a la
empresa en tiempo récord.
Puedes hacerlo de acuerdo a tu tiempo, disponibilidad, recursos y las
necesidades a corto plazo de la empresa.
Lo que sería grandioso, es que poco a poco soluciones problemas que la
empresa siempre ha sufrido.
De eso se trata implementar Procesos de Gestión Documental en una empresa.
¡Solucionar problemas o mejorar lo que se tiene!
¿Qué error no deberías cometer cuando soluciones

problemas en la empresa gracias a la implementación de
Procesos de Gestión Documental?
¡Quedarte callado!
No darle la publicidad a los logros que has conseguido.
Por experiencia, sabes que desde las áreas de Archivo o Gestión Documental, se
logran objetivos muy interesantes para la empresa, pero cometemos el mal
hábito de no darlos a conocer.
Recuerda que un común denominador en los Archivos o las áreas responsables
de la información en documentos, es que conviven con el estigma de “no
aportar” a la Gestión Administrativa de la Empresa.

POR EDIN GUTIÉRREZ
Ambos sabemos que sí se hacen aportes, pero debes difundirlos en los informes
y reuniones correspondientes.
¿Bajo qué visión debes de implementar cualquier

Proceso de Gestión Documental?
Cada vez que lleves a la implementación una buena práctica de algún proceso
de Gestión Documental, hazlo buscando la eficiencia en los demás procesos de
la empresa y así aportarás a la economía de la misma, mediante la reducción de
elementos innecesarios, o bien, con mejoras o hasta innovaciones que agilicen y
ahorren costos.

POR EDIN GUTIÉRREZ
DISEÑA INTRUMENTOS DE CONTROL PARA LA 7

GESTIÓN DOCUMENTAL
Es claro, los buenos resultados para la empresa traen consigo un mayor nivel y
desarrollo del área de Archivo o Gestión Documental.
Una vez dicho esto, no solo es poner a rodar procesos de Gestión Documental.
Según la teoría gerencial, una “planeación sin control” carece de sentido, toda
vez que no se sabe si se están cumpliendo con los resultados esperados.
Por esto, te sugiero que implementes indicadores que te permitan medir los
avances de las actividades que realizas, encontrar desviaciones y saber qué tan
cerca estás de lograr las metas y los objetivos.
¿Por qué debes implementar herramientas de control y

medición para la Gestión Documental de tu empresa?
Porque de lo contrario, puedes caer en el club de los que todo el día hacen y
hacen, pero siempre falta mucho más.
Lo que te quiero decir, y sé que estarás de acuerdo conmigo, sobre que “en las
áreas de Archivo siempre hay mucho para hacer.”
El problema está cuando no llevas un control de todo eso que haces.
Ahora bien, quiero que te comiences a preguntar…
¿Lo que estás haciendo, va encaminado hacia una meta en común con la
Empresa?
¿Estás seguro que vas hacia el resultado que esperas?
¿Qué pensarías si después de tres o más meses, te das cuenta que el trabajo
que venías realizando se pudo haber hecho más rápido?
¿O peor aún, que no era necesario tanto trabajo?
¡Piénsalo!

POR EDIN GUTIÉRREZ
Algunas actividades que podrías medir.

Hay quienes no están de acuerdo con que los procesos Archivísticos se midan,
porque consideran que el valor no está en la cantidad, sino en el resultado para
la sociedad.
No digo que estoy en desacuerdo, simplemente pienso que la gestión de las
empresas conlleva a utilizar herramientas de medición que ayuden a indicar el
logro de metas o avise a tiempo que no se va a llegar a ella.
Pero desde un punto de vista empresarial, es claro que la Gestión Documental
debe ser medida; además, ¿Qué hay de malo en ello? Mejor, así podrás
demostrar a la Empresa todos los aportes que tu labor está entregando, con los
resultados obtenidos.
Por consiguiente, como estás iniciando con la implementación de la Gestión
Documental en la empresa, podrías medir actividades como:
 Avance de ejecución del Diagnóstico de Archivo
 Metas Archivísticas alcanzadas sobre metas planeadas.
 Avance de elaboración de la TRD de acuerdo al tamaño de la
estructura organizacional.
 Eficiencia en la recepción de documentos externos.
 Tiempo de entrega de las comunicaciones recibidas al interior de la
Empresa.
 Organización de los documentos en los Archivos de Gestión
 Transferencias recibidas sobre transferencias programadas
 Cantidad de transferencias no recibidas por no cumplir con criterios
mínimos. Etc., etc., etc.
Cuídate de no llenarte de indicadores, solo mide lo que consideres deba tener
toda tu atención.
“No se puede mejorar lo que no se controla; no se
puede controlar lo que no se mide; no se puede
medir lo que no se define.” W. Edwards Deming.

POR EDIN GUTIÉRREZ
¿Alguna Pregunta?
Para complementar esta guía tengo el material que necesitas.
Está en mi blog esperándote.
¡No te quedes atrás y comienza a implementar Gestión Documental en tu
empresa!
Consigue aportar valor a la Empresa y saca tu área de una vez por todas del
anonimato.
No quiero despedirme, sin antes darte las gracias por dedicar tu tiempo a la
lectura de mi primer E-book.
Recuerda que si te centras en aportar beneficios a la empresa, puedes conseguir
terminar con el estigma de que “el Archivo solo es para guardar documentos”.
Tú eres la voz de la Gestión Documental. Nadie mejor que tú lo conoce. ¡Eso no
lo olvides nunca!
Espero que con este E-book sobre Gestión Documental hayas aclarado dudas y
porque no, abierto el apetito al punto de tomar la decisión de una vez por todas
de ponerte a comenzar con la implementación de la Gestión Documental en tu
empresa.
Te recomiendo que sigas aprendiendo nuevas fórmulas y métodos para mejorar
tus conocimientos y facilitar la puesta en marcha de los pasos, herramientas y
procesos que te recomendé con el fin de comenzar hacia la implementación de
la Gestión Documental.
No olvides que esto es como andar en bicicleta. Una vez que lo dominas, es para
toda la vida.
¡Disfrútalo!
Te espero en mi blog www.nosonpapeles.com con artículos, cursos y contenidos
con los que podrás fortalecer tus conocimientos.
Y si me quieres enviar un correo sobre este E-book, lo puedes hacer a esta
dirección: info@nosonpapeles.com. Me encantaría recibir tu opinión.
¡Un fuerte abrazo!

Edin Gutiérrez
Archivista - Administrador de Empresas

POR EDIN GUTIÉRREZ
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POR EDIN GUTIÉRREZ

Edin Gutiérrez
2017
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E-Book - Cómo Empezar A Implementar Gestión Documental Desde Cero en Tu Empresa PDF

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E-Book - Cómo Empezar A Implementar Gestión Documental Desde Cero en Tu Empresa PDF

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CÓMO EMPEZAR A IMPLEMENTAR GESTIÓN

POR EDIN GUTIÉRREZ

CÓMO EMPEZAR A IMPLEMENTAR GESTIÓN

“Una guía que despejará tu camino hacia la Gestión

Ebook diseñado por:

Ebook diseñado por:

CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL - CCD por Secciones: ......................................... 23

Ebook diseñado por:

Soy Edin Gutiérrez y me alegra tenerte leyendo estas páginas.

He escrito este pequeño Ebook sobre Gestión Documental pensando en ti y tu

¿Cómo algo tan antiguo como los Archivos y los

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 Aportarás en la economía de la empresa mediante la utilización de

¿Implementar Gestión Documental podría ser la clave?

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¿Pero qué debes de conocer de la Empresa?

 ¿Cuál es la actividad económica de la Empresa?

 ¿Qué Entidad de control los vigila?

 ¿Cómo está organizada la Empresa administrativamente?

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CONFORMA EL COMITÉ DE ARCHIVO 2

¿Qué es el Comité de Archivo?

¿Quién debería conformar el Comité de Archivo?

Ebook diseñado por:

comité, asimismo, es el conocedor de los procesos administrativos de la

¿Qué debes hacer para crear el Comité de Archivo?

¿Con cuál tipo de documento puedes crear el Comité de

Ebook diseñado por:

¡Listo, ya has creado el Comité de Archivo! Ahora, ¿Con

El paso siguiente, es que hagas la primera Reunión del Comité de Archivo.

Ebook diseñado por:

REALIZA UN DIAGNÓSTICO DE ARCHIVO 3

¿Por qué es importante aplicar un Diagnóstico de

¿Cuáles son los pasos para hacer un Diagnóstico de

Ebook diseñado por:

 Los documentos de constitución de la Empresa.

Prepara el informe del diagnóstico de archivo

Ebook diseñado por:

Es decir, presenta el informe no solo con texto.

Ebook diseñado por:

DEFINE EL PLAN ESTRATÉGICO ARCHIVÍSTICO

¿Qué es el Plan Estratégico?

¿Qué es un Plan Estratégico Archivístico?

Ebook diseñado por:

Estos objetivos deben de ir acompañados de metas y estrategias que indiquen

¿A cuánto tiempo debes diseñar el Plan Estratégico

¿Qué se requiere para hacer un Plan Estratégico

¿Cuáles son los componentes de un Plan Estratégico

 Riesgos y necesidades de mejora: De forma muy sencilla, en el plan se

Ebook diseñado por:

en materia Archivística que se han identificado tanto en el Diagnóstico de

Ebook diseñado por:

# Actividad Responsable Fecha Fecha Entregable Meta Observaciones

 Recursos necesarios para ejecutar el plan. Recuerda que pueden

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¿DESDE DÓNDE DEBES INICIAR A IMPLEMENTAR

Es posible pensar que implementar Gestión Documental consiste en “organizar

¿Qué podría suceder si decides empezar por el Fondo

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ELABORA E IMPLEMENTA LOS INSTRUMENTOS 6

Como lo he resaltado antes, hablar de Gestión Documental no es solo “organizar