NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

En esta unidad se desarrollan aspectos vinculados con la necesidad de

reconocer la importancia que tiene en la organización mantener al día una serie
de documentos que enmarcan las actividades de rutina, en sus procesos
productivos. Estos documentos se refieren a normas internas y procedimientos
cuya utilidad debe ser conocida por todos los empleados, ya que permiten que la
empresa pueda evolucionar independientemente de que sus dueños o accionistas
principales estén presentes permanentemente.

Con la implementación de unas reglas de juego claras y conocidas por todos los
empleados, se requiere un control de gestión básico para hacer el seguimiento y
aplicar correctivos de manera oportuna para que los procesos normales de
producción no se detengan y toda la empresa se mantenga en sintonía.

Es necesario estar consciente de la necesidad de mantener a la empresa en el

mercado. Esto último es una ardua tarea que requiere el mayor de todos los
esfuerzos. Para lograr que una empresa permanezca en el mercado esta debe
adaptarse a continuos cambios generados por la dinámica.

La importancia de la implementación de normas y procedimientos se ve

reflejado en la reducción del tiempo ocioso, optimización de los procesos
administrativos, mejorar la interacción entre los diferentes equipos de trabajo de la
empresa, obteniendo finalmente una reducción de costos, mejoramiento en la
capacidad de reacción de la empresa ante el mercado, una estructura
organizacional mas ágil, entre otros tantos beneficios.

A continuación se explica en que consiste la norma para una organización.

NORMA

Es un dispositivo que condiciona el desarrollo de un procedimiento durante su

ejecución, o antes, son orientaciones o guías que fijan los límites previamente
definidos por la dirección general en las políticas, para la acción y la búsqueda de
los objetivos organizacionales.

Es necesario destacar que el termino norma se deriva del establecimiento de

las políticas organizacionales, vista como una idea visionaria sobre la totalidad de
los objetivos o como una concepción general destinada a dirigir las acciones que
se van a realizar.

La norma dentro de una organización, es considerada como un punto de

conexión que permite el desarrollo de un procedimiento durante su ejecución o
previamente, en ella se registran entre otros, los datos vinculados con la empresa,
la fecha en la cual se elabora, así como las acciones y responsables.
 El objetivo principal de una norma consiste en asegurar paso a paso el
cumplimiento de ciertas pautas específicas, necesarias para el buen desempeño
de las operaciones de un procedimiento maximizando la utilización de los recursos
disponibles.

Las normas tienen un amplio ámbito de aplicación entre los cuales

mencionaremos los siguientes:

 En la ejecución de actividades, operaciones y procesos de naturaleza

administrativa.
 En la producción, elección o utilización de los elementos o instrumentos
de trabajo.

Uso de conceptos, símbolos, representaciones de tipo general

Es importante destacar que la norma condiciona el desarrollo de un

procedimiento.

A continuación se plantea un ejemplo.

a. Procedimiento

Solicitud y entrega de materiales de oficina.

Normas: Los empleados o sucursales de las empresas solicitan materiales y

útiles de oficina a través de un formulario identificado como “pedido de útiles de
oficina”. Para procesar la solicitud de útiles y materiales de oficina, ante el
departamento de proveeduría ésta, debe estar firmada por el jefe del
departamento, en el caso de Oficina Central por el Gerente de Zona respectivo, si
se trata de una sucursal.

b. Procedimiento.

Selección de personal.

Normas:

1) Todo criterio de selección debe estar basado en un valoración racional de

las aptitudes y/o los meritos del candidato en relación al perfil específico del
cargo que aspira desempeñar.
2) Los aspirantes que aprueben las evaluaciones pasaran a formar parte del
registro de Elegibles internos o externos según sea el caso.
PROCEDIMIENTO

Es un conjunto de operaciones ordenadas en secuencia cronológica que

precisan la forma sistemática de hacer determinado trabajo de rutina.

Es entendido también como la secuencia de actividades, operaciones, pasos o

etapas interrelacionadas que se desarrollan con el propósito de lograr un objetivo
especifico.

Los procedimientos responden a cada situación particular, ya que no son de

aplicación general: han de tener estabilidad y al mismo tiempo flexibilidad para
poder adaptarse a nuevas situaciones. Son de gran utilidad para ser aplicados en
trabajos que se repitan, así la gerencia se evita tomar decisiones una y otra vez
dentro de la ejecución de las actividades. Es por ello que un procedimiento es un
tipo de toma de decisión estructurada porque nos dice como debemos hacer un
proceso dentro de una determinada área.

CARACTERÍSTICAS DE UN PROCEDIMIENTO

Los procedimientos se pueden identificar a través de ciertas características

comunes que los diferencian de otras acciones dentro de una organización, entre
ellas tenemos:

- El procedimiento es un instrumento o dispositivo administrativo que indica como

se procede.
- El resultado de un paso compromete o da origen al siguiente, es decir, los
pasos son secuenciales.
- Cubre un ciclo de acción.
- Los pasos están descritos en secuencia lógica de tiempo.
- No son de aplicación general sino que responden a una situación en particular.
- Son de gran aplicación en los trabajos que se repiten, facilitando así su
aplicación continua y sistemática.
- Los procedimientos deben tener cierta estabilidad, flexibilidad y elasticidad de
forma que se adopten a las exigencias de nuevas situaciones y circunstancias.
- Los pasos de un procedimiento son rutinarios y repetitivos.
- Un procedimiento se realiza dentro de un marco organizacional definido.

CLASIFICACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS

Los procedimientos pueden clasificarse en primer lugar, por su relación con los
objetivos de la organización y en segundo por el recorrido dentro de ésta, se
recomienda clasificar los procedimientos de acuerdo a la estructura orgánica de la
empresa.

a. Por su relación con los objetivos Organizacionales

 Procedimientos sustantivos o de línea. Son aquellos procedimientos que
contribuyen directamente con el objetivo de la organización, están relacionados
con las funciones principales que atienden los órganos dentro de la empresa

Como ejemplo pudiéramos señalar:

Una empresa cuyo objetivo es la fabricación y venta de productos alimenticios,

tendrá como procedimientos sustantivos los siguientes:

Procedimiento: Preparación de los alimentos.

Procedimiento: Enlatado de los alimentos.

Procedimiento: Etiquetado.

Procedimiento: Venta a crédito.

Procedimiento: Exportación de enlatados.

Procedimiento adjetivo, auxiliar o interno. Son aquellos procedimientos que

sirven de base, contribuyen o auxilian para que los procedimientos sustantivos se
cumplan, se relacionan con las funciones complementarias o de staff
(asesoramiento o apoyo) que desarrolla la organización.

Siguiendo con el ejemplo anterior, podemos distinguir procedimientos que

subyacen al procedimiento sustantivo:

Procedimiento: Selección de personal.

Procedimiento: Orden de compra.

Procedimiento: Pago de sueldos y salarios.

Por su recorrido.

1) Procedimientos Institucionales. Son aquellos procedimientos cuyas

acciones se desarrollan dentro de la organización.

Ejemplo:

Procedimiento: Solicitud de suministro.

Procedimiento: Enlatado de alimentos.

Procedimiento: Elaboración de nóminas.

 Procedimientos sectoriales. Son aquellos procedimientos cuyas acciones se
desplazan por instituciones que se encuentran interrelacionadas dentro de una
misma problemática.

Ejemplo:

Contratación de profesores del I.U.T (Instituto Universitario de Tecnología) en

este caso el contrato es elaborado por la institución antes señalada, pero luego
debe remitirse al Ministerio de Educación Superior para su aprobación y firma y
luego éste lo remite nuevamente a la institución.

Procedimientos intersectoriales. Son aquellos procedimientos cuyas acciones

se desarrollan en distintas dependencias.

Ejemplo:

Elaboración del presupuesto del I.U.T. (Instituto Universitario de Tecnología) la

Dirección del Instituto elabora el anteproyecto del presupuesto general y lo envía a
la Dirección General de Educación Superior del Ministerio de Educación, éste lo
remite a la oficina Sectorial de Planificación y Presupuesto del Ministerio de
Educación, para luego enviarlo al Ministerio de Hacienda para su reajuste,
posteriormente pasa a la Asamblea Nacional que analiza y sanciona la Ley de
Presupuesto Del Ejercicio Fiscal del Año correspondiente y se da a conocer a
todas las dependencias antes señaladas.

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO.

Describir un procedimiento consiste en presentar en forma ordenada los datos

identificativos del éste y la secuencia lógica de las acciones, para lo cual es
necesario tener claro, que cada procedimiento varia dependiendo de las
características del mismo así como de las necesidades de información de la
Institución y el estilo de los analistas.

A continuación se presenta la relación de datos, que deben incluirse en la

descripción de un Procedimiento Administrativo.

Nombre del procedimiento: Se indica en forma clara y precisa el nombre del

Procedimiento.

Nombre de la Dependencia: Indicar la dependencia responsable del

Procedimiento.

Código: Es el número asignado al Procedimiento, tomando como base el código

de la Dependencia. (opcional).

Concepto: Definir qué es y quien hace el Procedimiento.

 Objetivo: Definir lo que se persigue con el Procedimiento.

Base legal: Mencionar los dispositivos legales y normas que sustentan el

Procedimiento. (opcional).

Normas: Indicar las pautas que regulan el Procedimiento (opcional).

Requisitos: Indicar los requisitos y formalidades que deben dar inicio al

Procedimiento (opcional).

Descripción: Considerar el nombre de las Unidades responsables de la acción,

así como la descripción secuencial de las acciones que se realizan en cada etapa,
mencionando previamente los cargos de quienes la efectúen.

REDACTAR UN PROCEDIMIENTO.

Al momento de redactar un procedimiento debemos tener presente que la

intención es brindar información clara y precisa, de tal manera que permita al
lector extraer rápidamente y sin falsas interpretaciones la información contenida en
el manual.

Por lo tanto, al momento de redactar un procedimiento es pertinente considerar

las siguientes recomendaciones.

1) Emplear frases claras y cortas.

2) Utilizar únicamente terminología técnica imprescindible.
3) Tono formal.
4) Evitar ambigüedades.
5) Uniformidad en el estilo.

Redactar, implica asumir con propiedad un estilo que conduzca de manera

exitosa la elaboración del manual. En consecuencia se recomienda como
referencia consultar: como se elabora un libro de cocina o un guión teatral, ya que
en éstos se expresan de manera clara ordenada y precisa todas las instrucciones
en cuanto a tareas y acciones que deben seguirse para alcanzar con éxito los
objetivos propuestos, en el caso que nos ocupa, considerar si se esta describiendo
un procedimiento interno de un departamento, o por una sección o departamento,
si el proceso tiene lugar entre varios.

A continuación se describe un fragmento de un manual de procedimiento en la

parte relativa a Reposición de bienes de cambio.

Ejemplo de un procedimiento de elaboración de documentos

 LOGO DE
LA
EMPRESA INVERSIONES DECORA SUEÑOS, C.A.

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ELABORACION DE DOCUMENTOS

CÓDIGO: MGC_PYD_0275
VERSIÓN: 01
UNIDAD: ORGANIAZCIÓN Y SISTEMAS

OBJETIVO:
Elaborar toda la documentación de la empresa INVERSIONES DECORA SUEÑOS, C.A. de
manera estandarizada a fin de garantizar la eficacia de los procesos administrativos de la
misma.

RESPONSABILIDADES:

L a Unidad de Organización y Sistemas es la responsable de la elaboración, actualización,

distribución y control de toda la documentación de la empresa Inversiones Decora Sueños, C.A.

NORMAS:

1.- El analista de organización y sistemas debe recolectar la información sobre el proceso a

elaborar en conjunto con el dueño del proceso o experto en el área.

2.- El analista de Organización y sistemas debe elaborar en borrador el procedimiento solicitado

y entregar al dueño del proceso para su aprobación, antes de su emisión.

3.- Todo documento elaborado debe estar ajustado de acuerdo a los establecido en el
procedimiento “Criterios para la elaboración de documentos”, Cod, MGC_PyD_ 00356.

Elaborado Por Revisado por

Autorizado por:

PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS

RESPONSABLES. ACCIONES.
Unidad solicitante 1.- Llena formato “Solicitud de Elaboración, Emisión,
Actualización de Documentos, Cod. MGC_......
2.- Entrega formato a la Unidad de Organización y
sistemas, copia y original.
Unidad de Organización y Sistemas
Unidad Solicitante
Unidad de Organización Y sistemas
Jefatura de la Unidad
3.- Recibe formato MGC… , firma en señal de recibido y
entrega copia a la unidad solicitante.
4.- Procede a levantar la información, de acuerdo al área
señalada en la solicitud, en conjunto con el experto en el
área.
5.- Elabora borrador de procedimiento y lo lleva a la
unidad solicitante para su revisión, corrección y /o
aprobación
6.- Recibe borrador de documento y.
 realiza las correcciones, si las hay
 Si no hay correcciones, aprueba documento
elaborado
7.- Entrega documento al analista de organización y
sistemas para su normalización, autorización, copia y
distribución
8.- Recibe procedimiento aprobado por el experto:
 Realiza correcciones, si las hay
 Si no hay correcciones, asigna código y registra
en el Control “Lista Maestra de Documento”, Cod.
MGC_Py D 00034
9.- Saca original y entrega al jefe de la unidad para su
autorización.
10.- Recibe documento elaborado, revisa y firma.

11.- Entrega al analista de organización y sistemas para

su respectiva copia y distribución.
Unidad de Organización y Sistemas 12.- Recibe documento autorizado, saca las copias
necesarias, coloca sello de copia controlada.

13.- Distribuye copias a las unidades solicitantes

14.- Archiva original en el manual “Documentos de la

Empresa Inversiones Decora Sueños, C. A”

Fin

DIAGRAMACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS

Los diagramas de flujo permiten representar gráficamente, con claridad y

precisión las operaciones que integran la dinámica de circuitos o flujos
administrativos. Existen distintos tipos de diagramación administrativa. Todos ellos
tienen como denominador común el análisis de los siguientes elementos:

 Las operaciones que se efectúan en los trabajos administrativos.

 Las unidades o puestos de trabajo que intervienen en su realización.
 Los documentos utilizados o producidos.
 Los recorridos que se efectúan en el curso de la documentación.
 Los tiempos de trabajo empleados en cada operación, expresados en días,
horas o minutos.

Mediante la utilización de símbolos, en su mayoría sencillos de entender, es

relativamente fácil conseguir una visión de conjunto del procedimiento
representado, verificar en la práctica el cumplimiento de las operaciones descritas
y detectar las anomalías que se produzcan. Los símbolos que se utilizan
generalmente en los diagramas de circuitos o flujos administrativos suelen ser de
dos tipos:

 Símbolos abstractos
 Símbolos figurativos.

ACTIVIDADES PARA EL PARTICIPANTE

1. ¿Cuál es la diferencia entre Norma y Procedimiento?

2. ¿Cuáles son las características que deben tener los Procedimientos?
3. ¿Cómo se clasifican los procedimientos según su relación con los
objetivos?
4. ¿Visite una organización pública o privada y solicite a un trabajador o
directivo que le describa verbalmente algún procedimiento o servicio que se
ejecute en la institución?
5. ¿Tome nota de la descripción efectuada por el trabajador de la institución?
6. ¿En base a la información recolectada, efectué la descripción del
procedimiento administrativo?