Universidad Abierta para Adultos

Asignatura:
Administración II

Facilitador:
Yuly José Polanco

Tema:
Los Sistemas y Procesos de Control

Participante:
Ángelo Reyes Gutiérrez

Matricula:
16-6072
Introducción

El control ha sido definido bajo dos grandes perspectivas, una perspectiva limitada
y una perspectiva amplia. Desde la perspectiva limitada, el control se concibe como
la verificación de los resultados conseguidos en el seguimiento de los objetivos
planteados y el control de gastos invertido en el proceso realizado por los niveles
directivos donde la estandarización en términos cuantitativos, forma parte central de
la acción de control.

Bajo la perspectiva amplia, el control es concebido como una actividad no sólo a

nivel directivo, sino de todos los niveles y miembros de la entidad, orientando a la
organización hacia el cumplimiento de los objetivos propuestos bajo mecanismos
de medición cualitativos y cuantitativos. Este enfoque hace énfasis en los factores
sociales y culturales presentes en el contexto institucional ya que parte del principio
que es el propio comportamiento individual quien define en última instancia la
eficacia de los métodos de control elegidos en la dinámica de gestión.

Todo esto lleva a pensar que el control es un mecanismo que permite corregir
desviaciones a través de indicadores cualitativos y cuantitativos dentro de un
contexto social amplio, a fin de lograr el cumplimiento de los objetivos claves para
el éxito organizacional, es decir, el control se entiende no como un proceso
netamente técnico de seguimiento, sino también como un proceso informal donde
se evalúan factores culturales, organizativos, humanos y grupales.
Los Sistemas y Procesos de Control

7.1- Naturaleza e importancia de los sistemas control.

El control es una etapa primordial en la administración, pues, aunque una empresa

cuente con magníficos planes, una estructura organizacional adecuada y una
dirección eficiente, el ejecutivo no podrá verificar cuál es la situación real de la
organización y no existe un mecanismo que se cerciore e informe si los hechos van
de acuerdo con los objetivos.

El concepto de control es muy general y puede ser utilizado en el contexto

organizacional para evaluar el desempeño general frente a un plan estratégico.

Importancia

Una de las razones más evidentes de la importancia del control es porque hasta el
mejor de los planes se puede desviar. El control se emplea para:

 Crear mejor calidad: Las fallas del proceso se detectan y el proceso se

corrige para eliminar errores.

 Enfrentar el cambio: Este forma parte ineludible del ambiente de cualquier

organización. Los mercados cambian, la competencia en todo el mundo
ofrece productos o servicios nuevos que captan la atención del público.
Surgen materiales y tecnologías nuevas. Se aprueban o enmiendan
reglamentos gubernamentales. La función del control sirve a los gerentes
para responder a las amenazas o las oportunidades de todo ello, porque les
ayuda a detectar los cambios que están afectando los productos y los
servicios de sus organizaciones.

 Producir ciclos más rápidos: Una cosa es reconocer la demanda de los

consumidores para un diseño, calidad, o tiempo de entregas mejorados, y
otra muy distinta es acelerar los ciclos que implican el desarrollo y la entrega
de esos productos y servicios nuevos a los clientes. Los clientes de la
actualidad no solo esperan velocidad, sino también productos y servicios a
su medida.

 Agregar valor: Los tiempos veloces de los ciclos son una manera de obtener
ventajas competitivas. Otra forma, aplicada por el experto de la
administración japonesa Kenichi Ohmae, es agregar valor. Tratar de igualar
todos los movimientos de la competencia puede resultar muy costoso y
contraproducente. Ohmae, advierte, en cambio, que el principal objetivo de
una organización debería ser “agregar valor” a su producto o servicio, de tal
manera que los clientes lo comprarán, prefiriéndolo sobre la oferta del
consumidor. Con frecuencia, este valor agregado adopta la forma de una
 calidad por encima de la medida lograda aplicando procedimientos de
control.

 Facilitar la delegación y el trabajo en equipo: La tendencia

contemporánea hacia la administración participativa también aumenta la
necesidad de delegar autoridad y de fomentar que los empleados trabajen
juntos en equipo. Esto no disminuye la responsabilidad última de la gerencia.
Por el contrario, cambia la índole del proceso de control. Por tanto, el proceso
de control permite que el gerente controle el avance de los empleados, sin
entorpecer su creatividad o participación en el trabajo.

7.2- Los tipos de control organizacional.

Tipos de control organizacional

 Control preliminar: Este control tiene lugar antes de principiar operaciones e

incluye la creación de políticas, procedimientos y reglas diseñadas para
asegurar que las actividades planeadas serán ejecutadas con propiedad. La
consistencia en el uso de las políticas y procedimientos es promovida por los
esfuerzos del control.

 Control concurrente: Este control tiene lugar durante la fase de la acción de

ejecutar los planes e incluye la dirección, vigilancia y sincronización de las
actividades, según ocurran.

 Control de retroalimentación: Este tipo de control se enfoca sobre el uso de

la información de los resultados anteriores, para corregir posibles
desviaciones futuras del estándar aceptable.

7.3- Etapas del proceso de control.

Existen cuatros tipos de etapas de control:

1. Establecimiento de estándares: establece los criterios de evaluación o

comparación.
2. Evaluación del desempeño: tiene como fin evaluar lo que se está haciendo.
3. Comparación de desempeño con el estándar establecido: compara el
desempeño de las funciones realizadas con el que fue establecido como
estándar, para verificar si hay desvió o variación o algún error o falla con
relación al desempeño esperado.
 4. Acción correctiva: busca corregir el desempeño para adecuarlo al estándar
esperado.

7.4- Relación entre los sistemas de control y la privacidad en la empresa.

La relación de los sistemas de control que posee características de flexibilidad que

le permite a los gerentes reaccionen debidamente a los eventos inesperados,
también la información precisa que brindan a los gerentes una imagen real del
desempeño organizacional, otra característica es la información de oportunidad
para tomar decisiones con base en información obsoleta es una garantía de fracaso.

Relación entre los sistemas de Control y la privacidad en la empresa

Mantener la privacidad es muy importante Ya que muchas veces las empresas

solicitan de sus trabajadores datos personales o privados y no siempre tenemos
claro hasta donde pueden llegar. Las nuevas tecnologías han simplificado y
acelerado muchos aspectos de nuestras vidas.

7.5- Ventajas de las técnicas de control.

Entre las diferentes técnicas de control se pueden mencionar las siguientes:

 Contabilidad
 Auditoria
 Presupuestos
 Reportes, informes
 Formas
 Archivos (memorias de expedientes)
 Computarizados
 Mecanizados
 Gráficas y diagramas
 Proceso, procedimientos, Gantt, etc.

7.6- El establecimiento de estándares.

El control implica verificar que los resultados estén de acuerdo con lo planeado,
para lo cual se requiere establecer indicadores o unidades de medición de
resultados.

Un estándar o indicador puede ser definido como una unidad de medida que sirve
como patrón para efectuar el control.

Ya que los planes son las varas de medir contra las cuales los gerentes diseñan los
controles, lógicamente, el primer paso del proceso de control seria establecer
planes. Sin embargo, dado que los planes varían en detalles y complejidad y que,
por lo común, los administradores no pueden vigilar todo, se establecen estándares
especiales.

Los estándares simplemente son criterios de desempeño. Son los puntos

seleccionados de todo un programa de planeación en los que se establecen
medidas de desempeño para que los administradores reciban señales de cómo van
las cosas y no tengan que vigilar cada paso en la ejecución de los planes. Hay
muchos tipos de estándares. Entre los mejores están las metas u objetivos
verificables, como se discutió en la administración por objetivos (APO).

Luego de leer realice las siguientes asignaciones:

Después de leer los documentos de los recursos de la unidad VII (este
documento está colgado en la unidad VII en el área de recursos de la unidad),
le invito a desarrollar las siguientes actividades:

1. Explique la naturaleza e importancia de los sistemas o procesos de

control.
El control es la función administrativa por medio de la cual se evalúa el
rendimiento. El control es un elemento del proceso administrativo que incluye
todas las actividades que se emprenden para garantizar que las operaciones
reales coincidan con las operaciones planificadas.

El control se enfoca en evaluar y corregir el desempeño de las actividades

de los subordinados para asegurar que los objetivos y planes de la
organización se están llevando a cabo.
De aquí puede deducirse la gran importancia que tiene el control, pues es
solo a través de esta función que lograremos precisar si lo realizado se ajusta
a lo planeado y en caso de existir desviaciones, identificar los responsables
y corregir dichos errores.
La retroalimentación de información pertinente a partir de la función de
control puede afectar el proceso de planeación.

El control posee ciertos elementos que son básicos o esenciales:

 En primer lugar, se debe llevar a cabo un proceso de supervisión de

las actividades realizadas.

 En segundo lugar, deben existir estándares o patrones establecidos

para determinar posibles desviaciones de los resultados.

 En un tercer lugar, el control permite la corrección de errores, de

posibles desviaciones en los resultados o en las actividades
realizadas.

 Y en último lugar, a través del proceso de control se debe planificar

las actividades y objetivos a realizar, después de haber hecho las
correcciones necesarias.

2. Describa los tipos de control organizacional

 Los controles preventivos: son el conjunto de mecanismos y
procedimientos que se utilizan para analizar las operaciones que se han
proyectado realizar, antes de su autorización o antes de que esté en marcha,
con el propósito de determinar la veracidad y legalidad de dichas
operaciones, y finalmente su conformidad con los planes, programas y
presupuestos.

Los controles concurrentes: son los que se realizan mientras se desarrolla

una actividad. La forma más conocida de este tipo de control es
la supervisión directa.

Los controles posteriores: son los que se llevan a cabo después de la

acción. De esta forma, se determinan las causas de cualquier desviación del
plan original, y los resultados se aplican a actividades futuras similares. Por
ejemplo, en las auditorias contables, estadística, contabilidad.

3. Identifique las diferencias entre los siguientes procesos de control:

 Estándares de cantidad: establece el volumen de producción, cantidad

de existencias, materias primas, número de horas de trabajo.

 Estándares de cantidad: establece el volumen de producción, cantidad

de existencias, materias primas, número de horas de trabajo.

 Estándares de tiempo: es el tiempo estándar para producir un

determinado producto, tiempo medio de elaboración de un producto.

 Estándares de costos: establece los costos de producción,

administración, costos de ventas.

Evaluación del desempeño: tiene como fin evaluar lo que se está haciendo.

Comparación de desempeño con el estándar establecido: compara el

desempeño de las funciones realizadas con el que fue establecido como
estándar, para verificar si hay desvió o variación o algún error o falla con
relación al desempeño esperado.

Acción correctiva: busca corregir el desempeño para adecuarlo al estándar

esperado.
4. supervisión, monitoreo, evaluación y corrección.
La Supervisión o Monitoreo es el proceso que evalúa la calidad del control
interno en el tiempo, y por supuesto la encargada de evaluar el control interno
en el instituto, incluyendo sus dependencias adscritas (vicerrectorías,
facultades y sedes universitarias municipales) ya que es importante
monitorear el control interno para determinar si este está operando en la
forma esperada y si es necesario hacer modificaciones.

La evaluación intermedia del programa, indaga sobre las condiciones que

pueden facilitar o impedir el logro de los objetivos. Examina en forma
periódica qué está sucediendo para responder preguntas específicas
relacionadas con el diseño, la ejecución y los resultados, para intervenir
oportunamente.

5. Elabore un esquema sobre las etapas del proceso de control.

Etapas del
proceso de
control

Medición
Identificar
compara
estándar
resultados

Diseños de
los Ejecución Retroalimentación
mecanismos correctivos
correctivos

Explique la relación entre los sistemas de control y la privacidad en la

empresa.
La percepción de riesgos crecientes para la intimidad y la privacidad, aumenta
con el creciente uso de las nuevas tecnologías, servicios web y redes sociales.
Mientras tanto, la utilización en la vida empresarial de éstas y otras herramientas
tecnológicas, resulta cada vez más determinante para la competitividad.

Supervisar los procesos de trabajo con propósitos de eficiencia, control de

calidad e información confidencial forma parte de la estrategia.

Y los avances tecnológicos han ampliado las fronteras de la información a la que

se puede acceder. Como se sabe, los programas de software pueden monitorear
el patrón de uso de la web, las comunicaciones vía email y hasta la
geolocalización de las personas.

 Rendimiento de beneficios
 Posición en el mercado
 Productividad
 Calidad del producto
 Desarrollo del personal

6. Indique las ventajas de las técnicas de control.

 Garantizar los resultados y productos de la investigación

 Asegurar la trazabilidad de los procesos y actividades de
investigación.
 Proporcionar un marco general de acción para la investigación
ganando tiempo para creatividad.
 Ofrecer y dar confianza.
 Responder mejor a las demandas de socios y destinatarios de
investigación.
 Mejorar la eficacia económica en un entorno de competencia.
 Capitalizar los resultados y mejorar la gestión del conocimiento.
 Facilitar el trabajo en red, los intercambios y el dialogo entre
grupos de investigación.

7. Describa el propósito del establecimiento de estándares.

Un estándar puede ser definido como una unidad de medida que sirve como
modelo, guía o patrón con base en la cual se efectúa el control.
Los estándares representan el estado de ejecución deseado, de hecho, no
son más que los objetivos definidos de la organización.

 Rendimiento de beneficios.
 Posición en el mercado.
  Productividad:
 Calidad del producto.
 Desarrollo del personal.
 Evaluación de la actuación.

8. Ver el video EL CONTROL (este documento está colgado en la unidad

VII en el área de recursos de la unidad) y realiza un resumen de este.
En general podemos definir control como un sistema de información que
permite comparar los planeado con los resultados obtenidos a través de la
gestión, adoptando las medidas correctivas pertinentes en caso de
detectarse desviaciones significativas

Como podemos ver el control es la base del proceso administrativo a través

de la cual se evalúan los resultados obtenidos con relación a lo planeado con
el objeto de corregir cualquier desviación para reiniciar el proceso.

Así, la planeación, la organización, la dirección y el control están

estrechamente relacionados. Sin planes, sin organización y sin dirección, el
control es imposible, debido a que tengamos una buena organización.

Conclusión

El control es uno de los pasos más importantes dentro del proceso administrativo,
ya que en este, se observan todas las irregularidades que se presentaron en el
proceso y facilita que se vuelvan a hacer de acuerdo a su planeación. Sin embargo,
todos los pasos son importantes y se deben de cumplir cada uno a su tiempo,
utilizando la herramienta necesaria para mantener un buen control de la
organización, por lo tanto es de vital importancia comprender estas herramientas y
generar los cambios necesarios en la empresa.

Anexos.