FUNCIONES DEL ARCHIVO:

Función Principal del archivo:

• Garantizar la conservación de los documentos como prueba de las actividades de la

Administración,
• Hacer de testimonio de los derechos y deberes de los ciudadanos
• Servir como memoria histórica de la comunidad.

Las tres principales funciones del archivo respecto al documento son:

• Recoger la documentación
• conservar y custodiar los documentos
• servir a la ciencia y a la comunidad.

Veamos cada una de estas tres funciones de los archivos administrativos:

1) RECOGER LA DOCUMENTACIÓN: Se trata de la recepción de la documentación tramitada y

recibida por la institución u organismo titular del archivo.

Las oficinas o dependencias que producen los documentos o los reciben deben enviar al archivo (para
su custodia) aquella documentación cuya tramitación ya esté totalmente terminada. Esta operación
tiene el nombre de TRANSFERENCIA.

La TRANSFERENCIA puede ser de dos clases: Ordinaria o Extraordinaria (o indirecta).

Transferencia Ordinaria de la documentación: Se realiza como acto final de todo procedimiento

administrativo. La transferencia ordinaria consiste en la recepción de la documentación, cuya
tramitación está finalizada, que procede de las distintas dependencias administrativas y va
acompañada de las hojas de remisión.

Transferencia Extraordinaria (o indirecta) de la documentación : Este tipo de transferencia permite

la recepción de la documentación al margen del procedimiento regular u ordinario . Esta
transferencia tiene como objeto la documentación que entra mediante compra, donación, depósito
(que cede el uso) o devolución.

2) CONSERVAR LA DOCUMENTACIÓN: Se trata básicamente de CUSTODIAR la documentación

para que se conserve en las mejores condiciones posibles. Para ello se tendrá como objetivo lograr la
mayor seguridad y el orden más adecuado.

Para lograr este objetivo se toman las siguientes medidas:

Medidas para Asegurar la Conservación: Mantener y controlar las instalaciones del archivo, dotando
al edificio del material adecuado para conservar y localizar la documentación.

Hay que tomar también medidas preventivas para evitar el deterioro, destrucción o desaparición de
la documentación.

También es importante Restaurar los documentos que estén deteriorados (esto puede implicar su
reproducción). Formación adecuada para evitar que el encargado del archivo deteriore los
documentos al consultarlo.

Medidas para Organizar la Documentación: Sólo puede conservarse lo que está previamente
organizado. Así se facilita también su custodia y fácil localización.
3) SERVIR: DAR SALIDA AL ARCHIVO: El objetivo final del archivo es el de servir al público.

Se trata de lograr la difusión del patrimonio documental. Esta función se realiza mediante la
ACCIÓN CULTURAL, DIFUSIÓN Y COMUNICACIÓN DE LA INFORMACIÓN. Servir (o servicio)
significa poner a disposición de los usuarios los documentos y la información que contienen.

Comunicar la Información: Comunicar la información implica diferentes tareas:

INFORMACIÓN: en primer lugar esta información sirve a la Administración que creó el documento
para ayudarla en su labor de gestión. También se trata de información para los ciudadanos (por
ser garantía de derechos y obligaciones), a los investigadores y al público en general.

PRÉSTAMO: Este servicio sólo puede ser utilizado por la Administración Pública en los archivos
públicos en el supuesto de necesitar la documentación para resolver un expediente determinado.

CONSULTA: Esta consulta debe realizarse en las propias instalaciones del archivo, o sea, que no
puede sacarse a la calle. Esta consulta puede ser realizada por todos.

REPRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS: fotocopias, fotografías, microfilms, etc.

CERTIFICACIONES: se trata de la COPIA LITERAL de los documentos. Esta copia está autenticada
por la autoridad que tiene reconocida esta competencia.

Limitaciones en la Comunicación de la Información: La comunicación de los documentos puede

denegarse por motivos de privacidad personal o del secreto de la Administración.

El acceso a los documentos también se limita para salvaguardar la Seguridad Nacional y el derecho
a la intimidad personal (datos personales, procesales, clínicos, etc.)

Difundir la Información: Se trata de publicar los instrumentos de descripción del archivo, la

edición de documentos con una finalidad científica o didáctica, la organización de una exposición
cultural, visitas guiadas, cursos… Se trata, en definitiva, de dar a conocer el patrimonio cultural y
memoria histórica de la comunidad de que se trate.