Академический Документы
Профессиональный Документы
Культура Документы
Administrasi Transaksi
Kompetensi Dasar
3.1 Mengklasifikasi Berkas Berkas Administarasi Transaksi
4.1 Mengisi Berkas Berkas Administrasi Transaksi
Tujuan Pembelajaran
1. Menjelaskan pengertian, unsur, tujuan, dan manfaat administrasi
2. menjelaskan pengertian administrasi transaksi
3. menjelaskan berkas- berkas administrasi transaksi
4. Menjelaskan SOP administrasi transaksi
A. Administrasi
1. Pengertian Administrasi
Sebagian orang mengenal administrasi pasti sesuatu yang berhubungan dengan hitung menghitung dan angka-
angka. Padahal administrasi merupakan keseluruhan dari rangkaian-rangkaian kegiatan yang memiliki aturan
dan terdiri dari beberapa orang yang terlibat didalamnya. Sebagian besar literatur memang menggunakan atau
menyebut istilah administrasi ini sebagai administrasi perkantoran dan menejemen perkantoran.
Adapun kata administrasi berasal dari bahasa Yunani yaitu administrare yang artinya pengabdian atau
pelayanan.
Terdapat dua pengertian administrasi yaitu dalam pengertian yang sempit, administrasi ialah suatu kegiatan
penyusunan dan pencatatan sebuah data dan informasi dengan sistematis yang bertujuan untuk menyediakan
berbagai keterangan dan juga memudahkan untuk memperolehnya kembali baik sebagian atau keseluruhan.
Sedangkan dalam arti yang luas, administrasi adalah suatu kegiatan berkaitan dengan kerja sama yang
dilakukan oleh suatu kelompok berdasarkan pembagian tugas atau kerja dengan mendayagunakan seluruh
sumber daya yang dimiliki untuk menggapai tujuan tertentu
Menurut Soewarno Handayaningrat Mengungkapkan bahwa administrasi adalah kegiatan
ketatausahaan yang terdiri dari berbagai kegiatan seperti pembukuan baik penghitungan,
pencatatan atau yang lainnya dengan tujuan untuk menyediakan informasi yang dibutuhkan.
Sedangkan dala arti yang sempit, menurutnya administrasi merupakan kegiatan catat
mencatat atau pembukuan, surat menyurat atau lainnya yang berkaitan dengan
ketatausahaan.
2. Unsur –unsur Administrasi
Adapun unsur-unsur dalam administrasi adalah
a. Adanya kegiatan
b. Adanya kerjasama
c. Sumber daya faktor pendukung
Adapun kegiatan yang dikerjakan meliputi
a. Melayani pelaksanaan kegiatan operasional dari suatu unit kerja
b. Menyediakan berbagai informasi/data yang diperlukan untuk pengambilan keputusan atau
kebijaksanaan
c. Membantu kelancaran tugas sehari-hari dari suatu unuit kerja
Kegiatan administrasi dapat dibagi menjadi beberapa kegiatan, antara lain :
a. Menghimpun, artinya mengumpulkan segala keterangan yang tadinya berserakan sehingga dapat
diperguanakan
b. Mencatat, artinya membukukan berbagai transasksi atau berbagai keterangan
c. Mengolah, artinya memperbanyak, menyalin atau membuat informasi menjadi lebih baru sehingga lebih berguna
d. Menggandakan, artinya memperbanyak dengan cara/ alat
e. Mengirim, artinya menyampaikan dari pihak satu kepihak lain
f. Menaruh, artinya artinya kegiatan meletakkan di tempat tertentu dengan maksud mudah untuk ditemukan
kembali.
Dengan demikian administrasi adalah suatu alat umum untuk meggerakkan sekelompok manusia ( termasuk
peralatan, perlengkapan dan fasilitas ) yang bekerja sama dalam suatu organisasi untuk mencapai suatu tujuan.
4. Manfaat Administrasi
Dengan pengorbanan yang telah dilakukan untuk melaksanakan administrasi transaksi dengan baik maka
perusahaan akan memperoleh beberapa manfaat, antara lain :
a. Perusahaan akan dapat dengan mudah menghubungi pihak-pihak lain melalui berbagai media komunikasi baik
itu rekanan, konsumen, instansi pemerintah maupun supplier.
b. Resiko kehilangan barang akan dapat diperkecil karena setiap transaksi (baik barang masuk , hasil pembelian,
maupun barang keluar dari hasil penjualan) dapat dibukukan dengan rapi.
c. Memudahkan pelayanan purna jual kepada konsumen karena bukti transaksi konsumen dapat menunjukkan
bukti-bukti kesepakan penjualan.
d. Pemilik perusahaan akan dapat dengan mudah mengikuti perkembangan perusahaannya melalui laporan hasil
pencatatan.
B. Administrasi Transaksi
1. Pengertian transaksi dan administrasi transaksi
Transaksi adalah aktifitas perusahaan yang menimbulkan perubahan terhadap posisi harta
keuangan perusahaan, seperti menjual, membeli, membayar gaji, serta membayar biaya-biaya
lainnya.
Administrasi transaksi adalah kegiatan untuk mencatat perubahan-perubahan posisi keuangan
sebuah perusahaan yang dilakukan secara kronologis, dengan metode tertentu sehingga hasil
pencatatan dapat dikomunikasikan kepada pihak lain
Contoh
NOTA PERMINTAAN BARANG
TANGGAL :
2. Surat Pesanan
Untuk menjamin keabsahannya pesanan dan untuk meyakinkan supplier, maka pesanan
seharusnya dibuatkan surat pesanan. Untuk membuat surat pesanan, bagian pembelian
melihat daftar harga dan persyaratan yang diajukan oleh beberapa supplier, sehingga dapat
memilih supplier mana yang lebih menguntungkan bagi perusahaan.
Dalam surat pesanan mencantumkan secara jelas hal-hal sebagai berikut.
Kepala surat perusahaan (nama, alamat, nomor telepon perusahaan)
Nama perusahaan (nama supplier)
Jenis dan merk barang yang dipesan
Harga barang yang dipesan
Kesanggupan pembayaran
Tanggal pesanan
Otorisasi dari kepala bagian pembelian dan direktur perusahaan
Contoh surat pesanan
ARI’S COMPUTER
Jl. Raya Hankam RT 01/05 Nomor 10 Bekasi
e-mail. Aries@gmail.com
SURAT PESANAN
No. 22/A/VIII/2015
Kepada : Toko Laris
Jl. Ridan No. 117 Bekasi
Jumlah
Kami mengharapkan barang tersebut dikirimkan pada tanggal 10 Agustus 2015. Pembayaran
: Bersamaan dengan ini kami transferkan pembayaran ke rekening saudara.
Bekasi, 01 Agustus 2015
Direktur
Ganang RN
Keterangan :
No. diisi dengan nomor urut
Nama Barang diisi dengan spesifikasi barang yang dipesan
Tipe/Jenis diisi dengan spesifikasi barang yang dipesan
Quantity diisi jumlah barang yang dipesan
3. Penerimaan Barang
Hal yang utama yang harus dilakukan adalah memeriksa atau mencocokkan barang yang
dipesan dengan barang yang ada secara fisik. Periksa jumlahnya, spesifikasinya, kondisi
dengan mencoba barang tersebut jika diperlukan dan cocokkan dengan surat pesanan, nota
kontan atau faktur dari penjual dan bukti fisiknya.
Hasil pemeriksaan tersebut akan menunjukkan bahwa barang tersebut sudah sesuai dengan
pesanan atau tidak. Jika ya, maka kirimkan barang tersebut di gudang, tetapi jika tidak, maka
kembalikan barang kepada penjual.
4. Kartu Persediaan
Barang yang telah masuk/berada di gudang akan dicatat pada kartu persediaan. Pencatatan
tersebut dapat dilakukan secara manual maupun dengan komputerisasi. Pada kartu persediaan
, hal penting yang harus diperhatikan adalah Nama Barang, Kode Barang, Jumlah Masuk, dan
Jumlah Keluar.
Contoh :
PLU :………………… Kode lokasi :……………………..
Nama barang :……………....... Kapasitas area:……………………..
Kartu Persediaan
Supplier
Nama : …………………………. Kode : ……………………
Nama : …………………………. Kode : ……………………
Nama : …………………………. Kode : ……………………
Keterangan:
PLU diisi dengan kode PLU
Nama Barang diisi dengan nama barang
Kode Lokasi diisi dengan kode lokasi penempatan barang
Kapasitas Area diisi dengan Daya Tampung Lokasi Penempatan Barang
Nama Suplier dengan Kode Suplier diisi dengan nama dank ode
Tanggal diisi dengan tanggal keluar masuk barang
Nomor dokumen diisi dengan nomor faktur/nota kontan untuk barang masuk, dan nomor
permintaan dari display untuk barang keluar
Masuk diisi dengan jumlah barang masuk, dan keluar diisi dengan jumlah barang keluar
Saldo diisi dengan saldo dengan rumus “saldo = saldo +(masuk-keluar)
Harga Beli diisi dengan harga beli sesuai dengan faktur/ nota kontan
Keterang diisi dengan hal-hal yang menjadi catatan misalnya berapa batas pesanan
(..................) (............................)
Informasi yang harus dimuat dalam faktur antara lain :
Nama dan alamat penjual
Nomor faktur
Nama dan alamat pembeli
Tanggal pemesanan
Tanggal pengiriman
Syarat pembayaran dan keterangan mengenai barang seperti jenis barang, kuantitas, harga
satuan, dan jumlah harga.
Bagi pihak pembeli faktur yang diterimanya merupakan faktur pembelian, sedangkan bagi
pihak penjual faktur yang dikirim kepada pihak pembeli merupakan faktur penjualan.
f. Bilyet giro
Bilyet giro adalah surat perintah dari nasabah suatu bank kepada bank yang bersangkutan
untuk memindahbukukan sejumlah uang dari rekeningnya ke rekening penerima yang
namanya disebut dalam bilyet giro pada bank yang sama atau bank yang lain. Penerima bilyet
giro tidak bisa menukarkan dengan uang tunai kepada bank yang bersangkutan, tetapi hanya
dapat menyetorkan bilyet giro kepada bank sebagai tambahan simpanan pada rekeningnya.
g. Rekening Koran
Rekening Koran adalah bukti mutasi kas di bank yang disusun oleh bank untuk para
nasabahnya, dan digunakan sebagai dasar penyesuaian pencatatan antara saldo kas menurut
perusahaan dan saldo kas menurut bank.
C. Standar Operasional Prosedure (SOP) Bukti Transaksi
Setiap jenis transaksi akan mempunyai SOP masing-masing yang dapat digambarkan sebagai berikut:
a. SOP Pembelian Tunai
Adalah suatu kegiatan untuk memperoleh barang atau jasa dengan cara memberikan balas jasa berupa
sejumlah uang yang nilainya sama dengan barang atau jasa yang diperolehnya.
Standar Operasional Procedure (SOP) untuk menangani pembelian tunai adalah sebagai berikut:
1. Bukti permintaan bagian penjualan atau produksi dibuktikan dengan surat permintaan
2. Survey pasar dengan mengirimkan surat penawaran order kepada berbagai perusahaan untuk memperoleh
harga dan kualitas barang yang terbaik
3. Perusahaan yang menjadi supplier barang adalah yang mampu secara rutin menyediakan pasokan barang.
4. Untuk memutuskan supplier yang benar-benar memberikan keuntungan terbaik, makabagian pembelian harus
benar-benar mempertimbangkan harga, kualitas dan pelayanan purna jual
5. Surat pesanan ditandatangani oleh kepala bagian pembelian dan direktur utama perusahaan
6. Buat perjanjian yang memberikan perlindungan terhadap barang yang dibeli seperti garansi, return barang dan
sebagainya
7. Pemeriksaan barang dilakukkan oleh ahlinya apakah sesuai dengan pesanan atau tidak ( baik kualitas maupun
kuatitas). Bila ya, maka barang akan masuk ke gudang. Bila tidak, maka barang akan dikembalikan dengan
memberikan nota hasil pemeriksaan kepada penjualan
8. Membayar sejumlah transaksi sesuai dengan prosedur pengeluaran kas
b. SOP Penjualan Tunai
Penjualan tunai merupakan penjualan yang terbebas dari resiko kerugian akibat tak terbayarnya harga barang,
Standar Operasional procedure (SOP) untuk menangani administrasi penjualan tunai sebagai berikut:
1. Permintaan pelanggan dibuktikan dengan surat permintaan (Order) dari calon pembeli
2. Negosiasi dibuktikan dengan bukti dengan bukti pertemuan berupa notulen (catatan kesepakatan sementara)
3. Membuat dan menandatangani surat perjanjian dibuktikan dengan adanya surat perjanjian
4. Faktur dibuat dengan benar dan teliti, sehingga tidak merugikan perusahaan dan konsume,.faktur dibuat
beberapa rangkap untuk kepentingan administrasi.
5. Barang dagangan sebelum dijual diperiksa apakah sesuai dengan pesanan pembeli, tidak cacat apakah sesuai
dengan standar mutu, bila ya, maka barang dikirim kepada pembeli. Bila tidak, barang dikembalikan lagi
kegudang.
6. Cocokkan invoice asli dan rangkap, bila cocok terima pembayaran barang dan periksa uang tunai yang
dibayarkan dengan teliti.
7. Buat bukti penerimaan uang (kuitansi) sesuai dengan jumlah uang yang diterima.
8. Kirimkan barang yang dijual dengan cepat kepada konsumen sebagai pelayan yang sempurna.
Latihan soal
1. kata administrasi berasal dari bahasa
a. melayu
b. inggris
c. itali
d. indonesia
e. yunani
2. suatu kegiatan berkaitan dengan kerja sama yang dilakukan oleh suatu kelompok berdasarkan
pembagian tugas atau kerja dengan mendayagunakan seluruh sumber daya yang dimiliki untuk
menggapai tujuan tertentu
a. arti administrasi
b. tujuan administrasi
c. manfaat administrasi
d. sistem administrasi
e. peranan adinistrasi
3. Unsur-unsur administrasi meliputi
a. sumber, kualitas, manusia
b. kegiatan, kerja sama, faktor pendukung
c. media, kerjasama, faktor pendukung
d. manusia, metode, kegiatan
e. materi, manusia, kualitas
4. membukukan berbagai transasksi atau berbagai keterangan merupakan kegiatan
administrasi
a. menghimpun
b. mencatat
c. mengolah
d. menggandakan
e. menaruh
5. yang merupakan tujuan administrasi
a. Perusahaan akan dapat dengan mudah menghubungi pihak-pihak lain melalui berbagai media
komunikasi baik itu rekanan, konsumen, instansi pemerintah maupun supplier.
b. Resiko kehilangan barang akan dapat diperkecil karena setiap transaksi (baik barang masuk , hasil
pembelian, maupun barang keluar dari hasil penjualan) dapat dibukukan dengan rapi.
c. Menyusun program pengembangan usaha dan kegiatan pengorganisasian perusahaannya
d. Memudahkan pelayanan purna jual kepada konsumen karena bukti transaksi konsumen dapat
menunjukkan bukti-bukti kesepakan penjualan.
e. Pemilik perusahaan akan dapat dengan mudah mengikuti perkembangan perusahaannya melalui laporan
hasil pencatatan.
6. manfaat administrasi adalah
a. Memudahkan pelayanan purna jual kepada konsumen karena bukti transaksi konsumen dapat
menunjukkan bukti-bukti kesepakan penjualan
b. Memantau kegiatan-kegiatan administrasi perusahaannya
c. Mengevaluasi kegiatan-kegiatan pengorganisasian perusahaannya
d. Menyusun program pengembangan usaha dan kegiatan pengorganisasian perusahaannya
e. Mengamankan kegiatan-kegiatan usaha dan organisasi perusahaannya
7. kegiatan untuk mencatat perubahan-perubahan posisi keuangan sebuah perusahaan
yang dilakukan secara kronologis, dengan metode tertentu sehingga hasil pencatatan
dapat dikomunikasikan kepada pihak lain
a. administrasi
b. transaksi
c. administrasi transaksi
d. transaksi internal
e. transaksi eksternal
8. unsur-unsur administrasi transaksi
a. sumber, kualitas, manusia
b. kegiatan, kerja sama, faktor pendukung
c. media, kerjasama, faktor pendukung
d. manusia, materi, metode
e. materi, manusia, kualitas
9. yang bukan administrasi transaksi pembelian
a. bukti permintaan barang dari gudang
b. surat pesanan
c. bukti penerimaan barang
d. kartu persediaan
e. faktur
10. hal-hal dibawah ini yang termuat dalam formulir permintaan barang dari gudang,
kecuali
a. jenis barang dan spesifikasi
b. banyaknya barang yang diminta
c. kesanggupan pembayaran
d. tanggal permintaan
e. otoritasasi dari pengesahan dari kepala gudang
11. yang tidak termasuk dalam surat pesanan
a. kepala surat perusahaan
b. nama supplier
c. jenis dan merk barang byang dipesan
d. tanggal permintaan
e. tanggal pesanan
12. perhitungan penjualan barang yang dilakukan secara kredit, dibuat oleh pihak
penjual disampaikan kepada pihak pembeli adalah
a. faktur
b. kuitansi
c. nota kredit
d. nota debit
e. rekening koran
13. yang bukan berkas administrasi transaksi penjualan
a. faktur
b. kuitansi
c. nota kredit
d. surat pesanan
e. rekening koran
14. nama yang menyerahkan uang, jumlah uang yang dibayarkan, tanggal penyerahan,
nama dan tanda tangan yang menerima uang, termasuk
a. faktur
b. kuitansi
c. nota kredit
d. surat pesanan
e. rekening koran
15. surat perintah tidak bersyarat kepada bank untuk membayar sejumlah uang tertentu
pada waktu surat tersebut diserahkan kepada bank, ditandatangani oleh pihak yang
menjadi nasabah suatu bank dan memiliki simpanan pada bank tersebut dalam bentuk
giro adalah
a. bilyet giro
b. rekening koran
c. cheque
d. travelers cheque
e. kuitansi
16. surat perintah dari nasabah suatu bank kepada bank yang bersangkutan untuk
memindahbukukan sejumlah uang dari rekening penerima yang namanya disebut pada
bank yang sama atau bank yang lain adalah
a. bilyet giro
b. rekening koran
c. cheque
d. travelers cheque
e. kuitansi
17. bukti mutasi kas di bank yang disusun oleh bank untuk para nasabahnya, dan
digunakan sebagai dasar penyesuaian pencatatan antara saldo kas menurut perusahaan
dan saldo kas menurut bank.
a. bilyet giro
b. rekening koran
c. cheque
d. travelers cheque
e. kuitansi
18. SOP pembelian tunai diawali dengan
a. Bukti permintaan bagian penjualan atau produksi dibuktikan dengan surat permintaan
b. Survey pasar dengan mengirimkan surat penawaran order kepada berbagai perusahaan untuk
memperoleh harga dan kualitas barang yang terbaik
c. Perusahaan yang menjadi supplier barang adalah yang mampu secara rutin menyediakan pasokan
barang.
d. Untuk memutuskan supplier yang benar-benar memberikan keuntungan terbaik, maka bagian pembelian
harus benar-benar mempertimbangkan harga, kualitas dan pelayanan purna jual
e. Surat pesanan ditandatangani oleh kepala bagian pembelian dan direktur utama perusahaan
19. barang yang pembayarannya ditangguhkan sampai beberapa waktu sesuai dengan perjanjian penjualan.
a. pembelian tunai
b. penjualan tunai
c. penjualan kredit
d. penerimaan kas
e. administrasi uang kas
20. hal yang pertama dilakukan dalam SOP penjualan kredit
a. Permintaan pelanggan dibuktikan oleh surat permintaan (order)dari pembeli.
b. Negasiasi dibuktikan dengan catatan (notulen) hasil pertemuan yang termuat dalam kesepakatan.
c. Aplikasi kredit dibuat oleh calon pembeli
d. Periksa formulir aplikasi kredit apakah sesuai dengan bukti-bukti yang diperlukan
e. Survey kepada calon pelanggan dibuktikan dengan formulir bukti survey yang terisi lengkap beserta
rekomendasi seperlunya
Essay
1. Masukkan transaksi berikut :
Nota no. 001/BC/2015 tertanggal 10 juli 2015
o Kemeja Alisan lengan pdk, 3 ptg @ 45.000,-
o Dasi Beneton Corak, 2 ptg @ 40.000,-
o Ikat Pinggang pria , 1 bh @ 55.000,-
Nota no. 002/BC/2015 tertanggal 15 Juli 2015
o Bros Zulian Perak, 2 Bh @ 65.000,-
o Anting-anting Agogo , 2 pasang @ 75.000,-
o Sepatu Pantovel Warna Hitam , 2 Pasang @ 275.000,-