ORGANIZACIÓN Y METODOS - INTRODUCCIÓN

El trabajo que se verá a continuación se hace con la finalidad de establecer y distinguir los
diferentes conceptos de un sistema de Organización y Métodos, para comparar las
funciones que realiza de acuerdo con la dependencia en la cual trabaja y las
características que debe contener los análisis del mismo.
Para comprender esas definiciones se hablará un poco de la creación y de los
antecedentes de este sistema de mejoramiento en el campo laboral administrativo.
Se profundizará en las funciones que cumple la unidad de O y M, para poder destacar la
mejor ubicación del mismo en una empresa u organismo, basándose y teniendo en cuenta
la coordinación y las normativas de dicho órgano.
1.1 Concepto
El avance incesante de la complejidad en la Administración y todos los evidentes defectos
que ella acusa, ha puesto en guardia a los integrantes de las empresas los cuales han
buscado los medios necesarios para sistematizar, controlar y dar mayor eficiencia a su
administración.
Y es así como hoy en día, en la mayoría de las empresas han sido creadas Centrales de
Organización y Métodos para dar eficiencia y simplicidad al mecanismo administrativo;
Organización y Métodos es uno de los términos que integran la labor general de la
racionalización.
Sobre la Teoría de Organización y Métodos se manifiesta que es "Una forma de consulta
ideada para proveer asesoramiento sobre como dividir las actividades, como agrupar las
tareas, como disponer procedimientos y como llevar trabajos administrativos mecánicos
con la mayor economía de esfuerzo y con el máximo de eficacia en los resultados". Y por
extensión, se llama unidad, equipo o servicio de Organización y Métodos al conjunto de
funcionarios especializados en la aplicación de la técnica del mencionado servicio.
Organización y métodos estudia los problemas de estructura y funcionamiento de la
Administración, cumpliendo como función el aconsejar a los funcionarios interesados en
mejorar la organización y métodos empleados por los servicios que dirigen. La finalidad
de una unidad de Organización y Métodos es asegurar el máximo de eficiencia en el
financiamiento de la máquina administrativa, y mediante la aplicación adecuada de
métodos científicos de organización: conseguir economías en el costo de la producción y
en la utilización de mano de obra, pero como regla general a Organización y Métodos no
se le concede autoridad sobre otras unidades en administración.
Se suele preguntar ¿Por qué es necesario emplear un servicio especializado, si el deber de
los administradores es asegurar que las actividades sean bien organizadas y se apliquen
los métodos adecuados? Y la respuesta a esta interesante interrogante es que utilizando
este servicio, los administradores adquieren los conocimientos necesarios de
Organización y Métodos, y sea capaz de dirigir un departamento sin ayuda, haciéndose
totalmente responsable de sus actividades. Cada administrador tiene una clara
responsabilidad de asegurar que su sector en los negocios sea conducido eficientemente y
cuando tiene un papel directivo, debe trazar la forma de la organización y crear los
instrumentos apropiados o métodos para llevar a cabo la función.
La ventaja principal que Organización y Métodos tiene sobre un administrador es, que su
responsabilidad es estudiar los problemas administrativos y que puede tomarse el tiempo
para pensar e indagar sin tener que preocuparse de abandonar otras responsabilidades,
haciendo estas en base de reunir datos y obtiene la mayoría de su información a través de
personas encargadas de la actividad que se analiza.
Otra de las ventajas, es el desarrollo de las Facultades Críticas, es decir, pensar en
términos de propósitos en vez de medios, a interrogar sobre lo que se hace y el por qué de
ello.
Un buen servicio del departamento de Organización y Métodos se caracteriza por:
 Tener tiempo para estudiar los problemas y buscar las soluciones sin ninguna
presión.
 Ser independiente de la unidad bajo estudio y por lo tanto, ser capacitado para
hacer apreciaciones objetivas.
 Adiestramiento en técnicas especializadas que son complementadas con la
experiencia de sus funcionarios.
 Liberación de estrecheces departamentales y enfocar los problemas desde el punto
de vista de las necesidades de la empresa
Tomando en cuenta que todas las propuestas de Organización y métodos no serán
aceptadas, es decir, que no todas merezcan siquiera ser tomadas en cuenta.
"El término de Organización y Métodos se utiliza para designar el conjunto de técnicas
administrativas y de investigación destinados a mejorar el funcionamiento de la
administración pública'’
De esta manera, el término de O y M consiste, por una parte, en conceptuar la
organización como la función que se sustenta en buscar los medios prácticos para
distribuir las funciones en las distintas unidades orgánicas del servicio administrativo
respectivo: determinar su grado de eficiencia, su rentabilidad, así como su facultad de
adaptarse a los cambios del medio, y por otra parte, en conceptuar al método como el
proceso de reflexión abstracta que permite enfocar y abordar el problema de la
organización.
Además, se aplica en administración pública con el fin de obtener un mejor rendimiento
de los recursos destinados a la prestación de servicios.
La esencia de la relación entre Organización y métodos es que los métodos deben ser
acordes con la organización y ésta con los métodos aplicados. Una variación en la
organización ocasiona una variación en los métodos y, a la inversa, un cambio en los
métodos provoca cambios en la estructura orgánica. El método permite descubrir cuáles
son las estructuras y procedimientos ideales que deben aplicarse a la organización para
hacerla eficiente y eficaz.
La introducción de esta concepción al sector público se ha realizado conforme han
surgido los problemas en la prestación de los servicios públicos. Se inició la aplicación de
este concepto en las empresas públicas para las cuales el criterio de rentabilidad y
productividad es importante, a pesar de que el lucro no es su finalidad. El concepto de O y
M se utiliza bajo un enfoque político y social. Y en el sector privado bajo un enfoque más
financiero y de auto-enriquecimiento, pero al mismo tiempo presta servicios
determinados y particulares.
Las unidades de organización y métodos se crean en cada dependencia y obedecen a dos
objetivos fundamentales:
1. Servir de vinculación entre el órgano central de modernización administrativa y las
dependencias en la ejecución de las prioridades del mejoramiento administrativo.
2. Analizar los problemas originados en la estructura de la organización y los problemas
derivados del flujo o proceso administrativo; así como los problemas del cambio de
actitud y comportamiento, en el marco de la modernización administrativa.

1.2 ORIGEN DE LA O Y M
La creación de las unidades de O y M se vincula, por una parte, a los esfuerzos de
reorganización administrativa tendientes a racionalizar y hacer más eficiente cuyos
antecedentes que remontan a 1821, fecha de la aparición del Estado Mexicano y de la era
moderna y por otra parte, al establecimiento del proceso de modernización
administrativa que se inicia en 1965.
La evolución que ha seguido, se puede dividir en dos fases importantes: una referente a
su origen y formación y otra referente a su consolidación.
Esta primera fase abarca el período de 1917 a 1964, que se inicia con la creación de los
departamentos administrativos y termina con la instalación de las unidades de
Organización y Métodos en toda la administración. Este período se caracteriza por la
confusión y el parcialismo, porque se ligó la función de Organización y Métodos a las
funciones de contabilidad y auditoría con funciones de mejoramiento administrativo, ya
que éstas se encargan de racionalizar el aprovechamiento de los recursos.
La segunda fase es, a partir de 1965, en donde se dedican a modernizar la
administración e introducen las técnicas administrativas experimentadas en el sector
privado y consolidan su acción de revisión permanente tanto de la estructura como del
funcionamiento.
Las unidades de O y M se legalizan en 1971 por medio de varios acuerdos:
1. "Acuerdo por el que se establecen las bases para la promoción y coordinación de las
reformas administrativas"
2. "Acuerdo por el que se dispone que los titulares de cada departamento deben
procurar dar la atención que requiere el programa de reforma administrativa de su
dependencia" 3. "Acuerdo por medio del cual se da a conocer que corresponde a la
Presidencia llevar a cabo visitas periódicas de evaluación en materia de reforma
administrativa y los diagnósticos necesarios"
En los últimos años. Organización y Métodos, no sólo se ha consolidado mediante el
apoyo político y legal que se les otorga, sino también por su funcionamiento en la
práctica”
2. FUNCIONES
El funcionamiento del sistema de Organización y Métodos varía de acuerdo con el
desarrollo de la organización, dentro de la que se ubica y con las técnicas a las cuales
pueden recurrir para el desarrollo de sus funciones de análisis y diagnóstico
administrativo y diseño organizacional.
Las funciones consisten en una orientación general en el conjunto de la administración”
y se pueden destacar de la siguiente manera:
1. Estudiar y analizar de manera permanente la estructura y el funcionamiento de la
dependencia. Esta primera función implica que efectúen varias actividades como la
realización de un diagnóstico general de la estructura y procedimientos de la
organización, la proposición de modificaciones para la adaptación de sistemas y
procedimientos, su diseño y la formulación de manuales administrativos.
2. Adecuar la organización y las funciones en la dependencia a las que se trabaja. Según
esto, deben desarrollarse actividades de investigación y clasificación de acuerdo a las
bases jurídicas que le otorgan legitimidad a la administración de la dependencia.
3. Asesorar a las unidades o departamentos de la dependencia que lo solicitan en la
interpretación y aplicación de técnicas administrativas; coordinándose con cada una de
ellas e implantando nuevos y mejores sistemas de trabajo y capacitación del personal.
4. Hacer actividades de promoción, investigación y divulgación. Para promover la
coordinación de los recursos e investigar las nuevas técnicas de administración que se
puedan aplicar, de este modo comunicar o divulgar dichas técnicas para que sean
aplicadas.
5. Hacer un estudio de todo el trabajo realizado en la organización, donde se verifiquen
todas las actividades realizadas como un análisis integral de finalidad, de organización,
sistemas y procedimientos, a fin de considerar posibles mejoramientos en los métodos.
6. Dictamen, asesoramiento e información de los trabajos que deba realizar la
organización en cada una de sus divisiones.
7. Conocimiento de las técnicas concernientes al mejoramiento de métodos y a los
principios generales para resolución de problemas que se plantean en la organización de
la cual dependen.
8. Estudio, bibliografía y documentación sobre temas de organización y métodos.
9. Estudiar, proponer e implantar sistemas y procedimientos que permitan desarrollar
con mayor eficiencia y productividad las actividades de los funcionarios y empleados.
"Respecto con las funciones que deben desempeñar los sistemas de Organización y
Métodos, se pueden distinguir tres fases de desarrollo administrativo”

1a Fase de desarrollo 2a Fase de desarrollo 3a Fase de desarrollo

(inicial) (intermedia) (consolidacion)
Análisis de estructuras y Teoría de sistemas Teoría cuantitativa
funciones
Cuadros de distribución Desarrollo Organizacional Ingeniería de sistemas
del trabajo
Elaboración de Administración de Informática
organogramas proyectos

Elaboración de diagramas Administración estratégica Modelos de simulación

de flujo
Análisis y descripción de
puestos
Se dividen en estas fases ya que va desarrollándose mediante la dependencia, el mejoramiento, el
comportamiento del personal y los sistemas de la organización
a. Pueden utilizarse criterios y técnicas administrativas aportadas por la teoría de la organización clásica,
para el estudio de la estructura y los procesos de trabajo de la empresa; elaborando organogramas como
cuadros de distribución del trabajo, departamentalización y delegación de tareas.
b. Fase de Desarrollo (Inicio): En este nivel de actividad recurren las técnicas más avanzadas y
complicadas para el desarrollo del comportamiento y la teoría moderna de la organización, así como los
sistemas y los proyectos.
c. Fase de Desarrollo (Intermedia):
d. Fase de Desarrollo (Consolidación):

Es la fase donde se hace más avanzado el desarrollo, recurriendo a teorías cuantitativas con la utilización
de recursos matemáticos, operaciones, simulacros y procedimientos electrónicos de datos.

3. CARACTERÍSTICAS DE LOS ANALISIS DE O Y M

La información sobre la actividad administrativa de la dependencia o unidad orgánica de la que se trate,
se recopila, analiza y prepara como informe en el cual se deben formular propuestas, ventajas y
desventajas de las medidas de mejoramiento administrativo más viables de acuerdo con la estimación de
costos y de los recursos humanos, financieros y materiales. Para poder realizar dichos análisis se deben
seguir diversos pasos:
1. Conocer el hecho o la situación que se analiza.
2. Describir tal hecho o situación.
3. Descomponerlo con el fin de conocer los detalles y aspectos.
4. Examinarlo críticamente y comprender cada elemento o componente del hecho
específico en estudio.
5. Ordenar cada elemento de acuerdo con el criterio de clasificación elegido, haciendo
comparaciones y buscando analogías.
6. Definir las relaciones que operan entre cada elemento, tomando en cuenta los
fenómenos administrativos y el departamento donde se trabaja.
7. Clasificar la información por áreas: objetivos, estructura, normas y políticas
administrativas, funciones y operaciones, equipo y ambiente laboral.

Es importante saber las características que distinguen a los análisis de un sistema

de Organización y métodos, las cuales se denotan así:
a. Eliminación: Es la supresión de un sistema de trabajo, la eliminación de
procedimientos o de pasos dentro de un proceso.
b. Adición: Introducir nuevos sistemas o programas.
c. Combinación: Combinar el orden de las operaciones de un procedimiento que
considere los factores.
d. Modificación: Cambios en los procedimientos o las operaciones, modificadores en las
formas, registros e informes.
e. Simplificación: Introducción de mejoras en los métodos de trabajo mediante el análisis
de las operaciones de un procedimiento.
f. Series de Tiempo: Interpretación de las variaciones en los volúmenes de hechos,
costos, producción, etc., en períodos iguales y subdivididos en unidades homogéneas de
tiempo.
g. Correlación: Determinar el grado de influencia entre dos o más variables. Una variable
puede ser estimada si el valor de otra variable es conocido.
h. Muestreo: A través del uso de varios diseños, el muestreo hace posible las inferencias
acerca de las características del personal.
i. PERT (Técnica para la Revisión y Evaluación de Programas): La planeación y control
de un conjunto complejo de actividades, funciones y relaciones. Incluyen: la cadena de
eventos y actividades, asignación de recursos, etc.
j. Programación lineal: Para asignar los recursos incluyendo una función objetiva, a
través de la elección entre varias alternativas y sistemas cuyos elementos tienen valores
para adquisición, durabilidad, utilización en diversas etapas.
k. Simulación: Usada para imitar una operación antes de su ejecución real para así
proporcionar datos aproximados que permiten tomar decisiones haciendo grupos
complejos de variables.
l. Teorías: Existen, en los análisis de Organización y Métodos, diversas teorías que
caracterizan a su dependencia o a las etapas por las que está desarrollándose, éstas se
dividen así:
 Línea de espera: Es para determinar el número óptimo de estaciones de servicio, y
la mayoría de los modelos suponen una distribución específica de las llegadas y el
tiempo.
 Decisiones: Seleccionar el mejor curso de acción cuando la información se da en
forma probable para el desarrollo sistemático del análisis.
 Juegos: Es para determinar la estrategia óptima en una situación de competencia,
y aplicar en problemas de productividad haciéndose responsables pero conociendo las
reglas.
4. Ubicación dentro de la empresa:
Ya está definido que la función única de Organización y Métodos corresponde a aconsejar, aunque
a veces resulte inefectiva o que goce de un fuerte respaldo y tenga acceso a muchas fuentes de
autoridad, dando como resultado que la unidad de Organización y Métodos pueda situarse en
diferentes lugares en la estructura administrativa de una empresa.
Esta puede ubicarse en los departamentos de presupuestos y finanzas, de personal o de secretaría.
Lo que se deriva por establecer estos programas en oficinas o departamentos claves en el corazón
de la administración como un instrumento efectivo para su mejoramiento.
La ubicación de Organización y Métodos en los organismos de la administración es muy variada y
depende del tipo de relaciones y las funciones que se le asignen y del tipo de organismo
implicado". Los documentos oficiales recomiendan que el sistema de organización y métodos
dependan de la misma autoridad del organismo al cual sirven. Sin embargo, las podemos localizar
de diferentes formas, es decir, de acuerdo a las funciones que realicen en la empresa u organismo.
a) Ubicación según la función de asesoría:
Si se le asigna funciones asesoras deben ubicarse en el máximo nivel jerárquico o máximo nivel de
decisión, pero pueden situarse en otro nivel jerárquico. Existen dos casos
• En una secretaría, donde dependa directamente del secretario, del subsecretario y de un
gerente.

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• En una administración descentralizada, donde puede depender directamente del director o
gerente general y del subdirector o subgerente general.

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La necesidad de crear una unidad de asesoramiento surge, cuando un directivo reconoce que la
estructura administrativa que dirige no responde en un momento determinado al desarrollo y
evolución de las actividades administrativas. Al no poder detectar personalmente las causas de
dicho desfase, decide aumentar su capacidad directiva y crea una unidad orgánica asesora.
Realizándose mediante la recolección de una serie de datos que le permiten conocer la situación
como una fase de diagnóstico y considerar los cambios para una mejoría del sistema de actuación
administrativa como una fase de diseño.
b) Ubicación según la función de apoyo administrativo:
Es aquella que permite a los órganos administrativos cumplir con sus acciones sustantivas y que
agrupa las tareas de programación, presupuestos, información, administración de recursos
humanos y materiales y control.
Se puede ubicar el sistema de Organización y Métodos a nivel lineal, dependiendo de un órgano
de línea pero con autoridad funcional sobre las unidades orgánicas de la dependencia para el
caso específico y especial del apoyo administrativo en Organización y Métodos.
Puedes ser una dirección general, departamento y oficina, con funciones de apoyo
administrativo, auxiliadas por pequeñas unidades de diagnóstico y proyectos ubicados en las
áreas que dada su importancia o dimensión las requiera.
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c) Ubicación según la función de los proyectos:
La organización por programas o proyectos es la más resultante del desarrollo de las relaciones
horizontales dentro las organizaciones.
La organización por proyectos se caracteriza porque constituye una organización orgánico -
ajustable y flexible, identificándose como una estructura horizontal - diagonal. Es una
combinación de la relación de coordinación y del mando especializado, pero también puede
considerarse como una vinculación entre la estructura programática, cuando se aplica el
presupuesto por programas, cuya base son los proyectos y la organización.
"Existen dos enfoque para administrar los proyectos de Organización y Métodos"
El primero se refiere a que el administrador del proyecto sea asesor directo, lo que ubica al más
alto nivel con una relación de asesoría en el organograma.
El segundo se refiere a que el administrador del proyecto detente autoridad sobre todas las
actividades del proyecto hasta su término y los funcionarios de línea conserven su autoridad
lineal original.
"En el coexisten dos flujos de autoridad: el flujo vertical de autoridad que emana de los distintos
administradores funcionales y el flujo horizontal de la autoridad al proyecto"
4.1 Personal de Organización y Métodos
El personal que labora en Organización y Métodos se conoce como analistas. Éste se encarga de
recopilar y analizar información con el fin de presentar soluciones alternativas a problemas, así
como asesorar en la implantación de las modificaciones que proponga. El analista puede ser un
 técnico o profesional que requiere conocimientos, los cuales se agrupan en dos tipos:
• Conocimientos Teóricos: Como conocimientos de teoría de la administración y de la
organización, de sistemas y metodología de la investigación.
• Conocimientos Técnicos: Principalmente que le permitan realizar diagnósticos administrativos
y el diseño organizacional, análisis y elaboración de organogramas, diagramas de flujo y
distribución de espacio.

El analista debe tener la capacidad de análisis, expresarse con claridad, saber redactar y presentar
informes, ser observadores y poder trabajar en equipo.

4.2 Obstáculos y limitaciones de Organización y Métodos

Los obstáculos y limitaciones de un sistema de Organización y Métodos se resumen
en tres aspectos: a.
La carencia de un programa general de Organización y Métodos en las dependencias
públicas. b. La escasez de
personal calificado. c. La resistencia
al cambio.
CONCLUSIÓN
Para concluir podemos decir que un sistema de Organización y Métodos es vital para
cualquier empresa ya que en la ubicación donde se presente o departamento en el
que se localice, ayudará de manera directa en el mejoramiento y en la innovación de
los procesos que se planifiquen y se lleven a cabo, tomando como asesor las funciones
en las cuales se basa la organización.
Esta unidad ha venido evolucionando para modernizar la estructura organizativa de
las empresas donde se encuentre y las ideas de los proyectos para trabajar de una
manera más rápida, eficaz y consolidadora; trabajando directamente pero sin influir
en las decisiones tomadas por los directivos o el máximo nivel jerárquico de la
empresa.
LAS TRES FASES PARA EL DISEÑO DE MÉTODOS EFECTIVOS

En el diseño de métodos de operación más efectivos existen tres fases. Uno

puede visitar casi cualquier taller y encontrar alguna ineficiencia. En muchos
casos, esta se puede superar de inmediato y no resulta difícil. No obstante, se
deben planear otros tipos de mejoras para lograr todo el potencial de mejora. Se
pueden clasificar en las siguientes categorías:
1. Simplificación del trabajo.
2. Ingeniería de métodos.
3. Innovación.

La figura 3.8 ilustra la relación común entre los modos de cómo mejorar v el
tiempo requerido para hacerlo.
Simplificación del trabajo. Este tipo de mejora corresponde al nivel más bajo y por
lo general se concentra en eliminar el trabajo superfluo o minimizar las
ineficiencias de una operación. Un pequeño grupo de actividades, como los
círculos de calidad y el análisis de los métodos y procesos actuales pertenecen a
 esta categoría. Mientras que esta área da muchas oportunidades de lograr
resultados por medio de una gran cantidad y variedad de ideas, sólo un pequeño
porcentaje del total de posibilidades de mejoras puede lograrse por medio de
estas técnicas. Es común que estas mejoras no requieran cambios importantes
en la maquinaria, las instalaciones o distribuciones, por lo que tampoco se
necesita mucho gasto de capital.
Con este método se necesita invertir tiempo en el análisis de la situación actual
para localizar las áreas con problemas y aplicar el sentido común para eliminar el
desperdicio y los malos usos diseñando nuevos métodos. La capacitación
tradicional del ingeniero industrial resalta .los puntos anteriores v la mayoría de
cursos de capacitación y libros de ingeniería industrial tratan de la mejora de los
métodos de trabajo actuales, basándose en pequeño grupo de .... provectos.
La ventaja de la “simplificación del trabajo" es que el tiempo v los costos para
3.54 INGENIERÍA DE MÉTODOS
MEJORAS LOGRADAS

FIGURA 3.8 La relación entre las mejoras logradas y el

tiempo transcurrido entre las fases de diseño de métodos
eficientes.

Aplicar dichos métodos son relativamente bajos. El punto débil de este método radica
en que no se concentra en las oportunidades más importantes de mejorar la
productividad.

Ingeniería de métodos. Una vez que los métodos se han mejorado por medio de la
simplificación del trabajo, puede sentirse que las prácticas laborales resultantes
deben compararse con las de otras compañías o con las técnicas probadas de
administración. Sin embargo, puede que no sea así, puesto que en las diferentes
situaciones existen diversos niveles de simplificación de trabajo potencial. Para
equiparar o superar la productividad de otros sistemas que se usen como marca de
referencia de los niveles de productividad aceptados, se deben usar otras técni cas
de mejora.
La categoría de ingeniería de métodos requerirá cambios menores en el equipo
de producción. por ejemplo, mejoras en la distribución del lugar de trabajo, los
accesorios, la maquinaria v la herramienta, etc., lo que a menudo requiere de una
pequeña inversión que se justifica fácilmente.
Una técnica de mejora eficiente diseñada por Shigeo Shingo recibió el
nombre de SMED. siglas en inglés para el método de cambio de matriz en un
minuto. Este método se había fijado como meta un tiempo de montaje de menos
de 10 minutos. Sin embargo, sólo la primera com pañía. que estableció la idea
del montaje de matriz, logró una ventaja competitiva real sobre las demás, que
se quedaron rezagadas algunos años de las ideas originales. Para que el
avance sea importante, por lo tanto, se deben planear nuevas formas de
pensamiento respecto de las mejoras a los métodos.

Innovación. Otra categoría es la innovación para el cambio de métodos, pues no sólo

la simplificación del trabajo y las ideas de ingeniería de métodos están basadas
en los métodos de trabajo actuales, las máquinas, los accesorios, etc. Es fácil
entender la diferencia entre la mejora y la innovación de un producto; veamos
un ejemplo.
Hay dos implementos útiles de presentación: el proyector de transparencias
de 35 mm y el proyector de acetatos. El proyector de transparencias es el medio
tradicional para hacer presentaciones. Se le han agregado algunas
características modernas como el control remoto, la capa cidad de adelantar o
retrasar las transparencias, de enfocar mejor y los carruseles o porta-
transparencias. Este tipo de mejoras le han facilitado al orador hacer sus
presentaciones, pero todavía tienen un inconveniente: el interruptor principal.
Sólo se puede prender y apagar el proyector en el proyector mismo, pero no
desde la posición del expositor. Es muy fácil controlar el interruptor maestro
desde la posición del orador si se le instala un interruptor de apagado y
encendido. Esta clase de mejoras se clasifican como de simplificación del
trabajo y/o como ingeniería de métodos.
Por otra parte, tenemos el proyector de acetatos (PA), que se puede
encender y apagar con facilidad desde la posición del orador, con lo que se
superan todos los inconvenientes del proyector de transparencias. La pregunta
es si el PA se ideó como una mejora para el proyector de transparencias y la
respuesta es: no. El PA se idea sin mejorar el proyector de transparencias. La
especificación del PA está definida y los ingenieros idearon el PÁ en vez de
acumular
 pequeñas y continuas mejoras al proyector de transparencias. Éste es un ejemplo
de innovación de productos y diseño de productos.
Otro ejemplo de innovación es la máquina clavadora neumática que se alimenta
de un cargador o cartucho de clavos. El método convencional para mejorar la forma
de clavar las estructuras de madera es desarrollar métodos mejores por medio del
estudio de las operaciones actuales. La operación se mejora al simplificar la
manera en que se toma y se coloca el clavo, así como experimentando con
diferentes largos de mangos, formas y pesos de martillos hasta que se obtiene la
mejor combinación. Esto sigue el procedimiento que Taylor siguió en su famoso
experimento de excavadoras. Es el sistema convencional de la ingeniería de
métodos.
El sistema de la innovación es estudiar la funciones básicas de la operación,
diseñar un método totalmente nuevo de realizarla sin importar el método actual y
hacer que la función básica se realice en el menor tiempo posible. Éste es el
sistema que llevó al diseño de la máquina clavadora que reemplazó al martillo y el
clavado convencionales.
Con los tipos de mejoras de métodos antes descritos, se pueden tener muchas
pequeñas ideas que lo llevarán un poco más allá. El sistema se debe cambiar o no
se encontrarán ideas que aumenten la eficiencia potencial. Este nivel se alcanza a
través de un sistema de diseño, como el concepto de diseño de métodos.
La meta de mejora debe colocarse lo más alto posible de acuerdo con el
proyecto de mejora en sí. más que copiar los logros de otros provectos. El
concepto de diseño de métodos puede no aplicarse a los métodos actuales
puesto que las mejoras innovadoras no funcionan a través del análisis de los
métodos actuales. En vez de este enfoque, se deben crear los métodos
adecuados para la salida definida a fin de que la innovación dé resultados.
Habiendo pasado por el concepto de diseño de métodos, la innovación alcanzará
el nivel ideal.
Dentro de la manufactura, las operaciones y los procesos son medios para convertir el
estado de entrada, en salida. Los elementos y movimientos operativos están en ei nivel
inferior, algunos de los cuales contribuyen directamente a alcanzar las demandas de la salida
y otros que las apoyan antes que los contenidos del trabajo de contracorriente. Estas dos
categorías se han definido como funciones básicas (FB) y funciones auxiliares (FA)
En la figura 3.9 se sintetizan tres métodos de cambio de. actividades. Las diferencias más
significativas entre ellas son el tiempo disminuido de no trabajo v/o el trabajo de la función
auxiliar o el trabajo aumentado de la función básica. Da la sensación de

Tiempo total de
un turno de
trabajo
Trabajo de Trabajo de Tiempo
función básica fucion desperd.
auxiliar ocioso
Simplificación del trabajo

Ingeniería de metodos

Concepto de diseño de métodos

FIGURA 3.9 Los principios clave del CDIVl comparados con otros dos métodos.
.56 INGENIERÍA DE MÉTODOS
los resultados reales de cada uno son completamente diferentes. El C aumenta el trabajo
de la función básica para una mayor mejora de la productividad e ideas innovadoras.
Cuando se usa una mejora tradicional de métodos, como la simplificación del
trabajo, uno se interesa en la distancia que se recorre para tomar y poner las piezas,
el uso de ambas manos y las mejoras, sin cambiar las piezas principales de calibres y
accesorios. Si se sigue el CDM, sin embargo, existe una mayor oportunidad de
encontrar una manera completamente diferente de mejorar los métodos que no esté
simplemente siguiendo los métodos básicos de operación actuales. La razón de esta
diferencia es si uno se concentra o no en la función básica. Es por esto que el CDM
lleva a dar un salto hasta una nueva plataforma superior, como se ilustra en la figura
3.10.

MÉTODOS ACTUALES
DESPERD1CI0/MEJ0RA
AVANZADA

FIGURA 3.10 El CDM trata de saltar a una plataforma superior en vez de hacer
continuas mejoras pequeñas.

EJEMPLO DE APLICACIÓN DEL CDM

Ejemplo de objetivo del CDM. La figura 3.11 describe el flujo principal en una
laminadora de tubos de acero. El material, un material en bruto para tubo de
acero, se calienta hasta los 1200°F en un horno giratorio y se avanza en una
banda transportadora hasta la laminadora de tubos de acero. El objetivo de la
compañía es reducir considerablemente el tamaño de los lotes y con ello, pasar
de la manufactura por pedido de almacén a la manufactura por pedido del cliente.
Debido a la permutación de tiempos actual, la capacidad de la laminadora de
tubos no basta para reducir el tamaño del lote al tamaño de los pedidos de]
cliente. El objetivo es. por lo tanto, reducir de manera drástica el tiempo de volver
a montar o cambiar de un tamaño a otro.
Laminador de tamaño Sierra
Operación actual. La conclusión de la investigación es que la laminadora escalonada
tiene la prioridad más alta, que comprende 12 bastidores de rodillos de los cuales
cada segundo bastidor tiene rodillos verticales, en oposición a los horizontales.
Dentro de un área limitada, los rodillos de un bastidor pueden ajustarse in situ. Para
cambios mayores en las dimensiones, la parada debe reemplazarse con bastidores
que tengan otros rodillos. A un lado de la laminadora escalonada se encuentra un
lugar de trabajo donde se cambian los rodillos de los bastidores. Cuando se
cambian los bastidores, los viejos se empujan hacia afuera de la laminadora con
unos pistones hidráulicos. Los bastidores se desconectan de los pistones y éstos
se jalan hacia adentro de la laminadora. Los pistones hidráulicos se manejan
desde un panel de control. Antes de empujar los bastidores hacia afuera, deben
desconectarse las mangueras de enfriamiento y desactivar los embragues que
conducen los rodillos verticales.
Los bastidores se empujan hacia afuera en un carro que se mueve a lo largo
de la laminadora y cuando el carro que contiene los bastidores viejos se ha puesto
a un lado, se empuja hacia el lugar correspondiente el carro con los nuevos. Los
pistones hidráulicos vuelven a empujarse hacia afuera, se conectan a los nuevos
bastidores v éstos se jalan hidráulicamente hacia adentro de la laminadora. Los
embragues conductores deben embragarse a los bastidores verticales antes de
encender la laminadora. Las mangueras de enfriamiento se pueden conectar
después de encender la laminadora. El carro es conducido por medio de un cable,
lo que da por resultado una mala ubicación antes de jalar los bastidores al interior
de la laminadora, por lo que se fuerza a los montadores para ajustar manualmente
la posición definitiva del carro por medio de barretas curvas. Los pistones
hidráulicos se conectan a los bastidores por medio de pernos de sujeción. Los
bastidores se encierran en la laminadora por medio de pasadores de fijación y
todas las operaciones de los pistones para empujar los bastidores hacia afuera y
hacia adentro, así como para activar y desactivar los embragues impulsores, se
hacen hidráulicamente desde el panel de operación. Cuando se vuelve a montar,
se activan dos o tres montadores al mismo tiempo y uno de ellos opera el panel de
control.
Es muy reducido el espacio frente a la laminadora para que el montador
desconecte y conecte los pistones hidráulicos en los bastidores con el pasador
de fijación. También es oscuro y sucio. Por razones de seguridad, sólo se puede
operar un pistón y un bastidor a la vez cuando un montador se encuentra dentro
del área de operación. La definición de entrada y salida de la laminadora
escalonada es “montar los bastidores para el siguiente lotee
El cálculo de Kaizenshiro. Las actividades para volver a montar se muestran en
la siguiente tabla.
Actividad Unidad de trabajo Descripción
(minuto)

1 1.00 Parar la laminadora (parada larga debido a

9 0.30
o 0.25
3
4 / 0.65
• Empujar
5 0.10
6 0.60
7 0.55
8 0.60
9 0.55
0.65
10
n 0.40
i^ 0.35
13 0.10
las grandes masas que se deben detener)
Desactivar el embrague conductor
Desembragar las mangueras de
enfriamiento
el bastidor hacia fuera (operado
desde el panel de control)
Desconectar y conectar el embrague (desde
el pistón hidráulico en forma manual)
Tirar del pistón hacia adentro (controlado
desde el panel)
Carro a un lado, a lo largo de la laminadora
(conducido por cables)
Entra carro nuevo (cruza la laminadora,
operación desde el panel)
Empujar el pistón hacia afuera
Jalar el bastidor hacia adentro (operado
desde el panel de control)
Conectar las mangueras de enfriamiento
Activar el embrague conductor
Encender la laminadora

Después del análisis de ruta crítica del volver a montar la laminadora

escalonada, el tiempo para cambiar tres de los bastidores es de 10.85
minutos. Estas actividades contribuyen directa- mente al objetivo de la
definición de entrada y salida.
• Actividad 10 jalar el bastidor hacia adentro con el cilindro hidráulico
• Actividad 12 activar el embrague
conductor Actividad 13 encender
la laminadora

Actividad 11. Conectar las mangueras de enfriamiento, no es una

función básica porque el modelo de objetivo para volver a montar
restringe la capacidad. Las mangueras de enfriamiento se pueden
conectar después de haber encendido Ja laminadora.
La suma de las funciones básicas requeridas en este ejemplo para volver a
montar es:
• Actividad 10 3 x 0.65= 1.95
• Actividad 12 1 x 0.35= 0.25
• Actividad 13 1 x 0.10= 0.10
Total = 2.40 minutos

Este resultado da un Kaizenshiro de 10.85 - 2.40 = 8.45 minutos. El

Kaizenshiro indica una reducción potencial de aproximadamente un cuarto
del tiempo original de montaje.
Resultados de la aplicación del CDM. Desde el punto de vista de los
directivos, la meta es como sigue: últimamente, los pedidos de los clientes
se han reducido a siete tubos por dimensión. Para poder manejar estos
 lotes pequeños, el tiempo de cambio debe reducirse a un máximo de 5
minutos. El Kaizenshiro y su tiempo mínimo para las funciones básicas
están, en consecuencia, dentro de los límites de la meta para el tiempo de
volver a montar la laminadora escalonada.
Se han obtenido las siguientes ideas:
• Ensamblar frenos de disco neumático a los motores para parar la
laminadora en 0.1 minuto en vez del 1.0 actual.
• Instalar una nueva bomba hidráulica de mayor capacidad, para realizar
los movimientos de empujar y jalar los tres bastidores en la mitad del
tiempo que se emplea actualmente para uno solo.
• Diseñar un implemento mecánico para conectar y desconectar los
bastidores del cilindro hidráulico sin necesidad de que haya u montador
en la laminadora.
• Intercambiar el carro conducido por cables por fuerza hidráulica con
piñón y cremallera, permitiendo mucha mayor precisión para colocarlo y
eliminar todo ajuste.
• Instalar nuevos implementos para el embrague y desembrague de los
embragues (sólo para los soportes verticales) de manera que se pueda
aumentar el embrague.
El tiempo de los nuevos métodos es de 4.2 minutos, menos de los 5
minutos que eran la meta de los directivos. El valor del tiempo mejorado
es de 6.65 minutos (10.85 - 4.2 = 6.65 minutos) o 79% de Kaizenshiro (6.65
+ 8 45 = 0.791 Este porcentaje logrado de Kaizenshiro es una marca
práctica. Para dejar de buscar otras ideas, el 80% de Kaizenshiro es un
buen punto de referencia. Esto se basa en la experiencia del CDM y es un
ejemplo de su aplicación.
El aumento en la productividad del tiempo del ciclo es del 258%. No es
una mejora pequeña v aunque no ha llegado al Kaizenshiro, es sólo un 39%
del tiempo original para volver a montar. El motivo principal para lograr tan
buen resultado es la dependencia respecto del CDM, en especial la meta
en que se basa sobre las funciones básicas.
La reducción del tiempo de cambio de 10.85 a 4.2 minutos no
proporciona a la compañía ninguna mejora económica importante, pero si
la compañía utiliza este aumento de capacidad reduciendo los lotes y
manufacturando de acuerdo con los pedidos de los Chentes en vez de por
pedidos de almacén, la mayor eficiencia en el cambio redundará en una
ventaja económica considerable en forma de reducción de inventarios e
inversión de capital y mejor servicio al cliente.

LA APLICACIÓN DEL CDM

Las ventajas de analizar las funciones básicas en la fase de diseño

del producto en vez de en la fase de producción, son mayores con
el CDM. De acuerdo con una investigación, más del 70% de los
costos de manufactura se fijan antes de que se definan los métodos
de producción, es decir, en la fase de diseño pero, ¿cómo se puede
usar el CDM en la fase de diseño del producto?
El diseño del producto debe planearse y revisarse teniendo en
mente las funciones básicas, llegando hasta la evaluación tanto de
la posibilidad de producción y de la productividad. Con el uso de los
PPAC (procesos de planeación auxiliados por computadora), en
especial en el trabajo de ensamblado, se pueden analizar y
 comparar una serie de métodos de producción, lo que lleva a
encontrar el mejor método para el conjunto específico de
especificaciones de diseño o metas.
Sólo a través de una relación cercana de trabajo entre diseño,
manufactura e ingeniería industrial, se podrá lograr una innovación
significativa en lo que se refiere a métodos y sistemas de
producción. Las funciones básicas definidas como parte del CDM
son un punto de contacto y de referencia entre los diferentes
ingenieros.

CONCLUSIÓN____________

El CDM es una técnica de aumento de la productividad que se

concentra en lograr la función básica de un producto o proceso a
través del diseño más que a través de las mejoras a los ' métodos
existentes. Ésta es una técnica que ofrece una efectiva combinación
de ingeniería de diseño, de valor, de posibilidad de producción y
mejora de métodos para solucionar problemas de productividad.
Estudio de Organización y Métodos

administración de empresas diagnostico organizacional enfoque sistemicoorganizacion del trabajo

sistemas de información

La función de Organización y Métodos es un servicio eminentemente de

asistencia y asesoría a nivel gerencia de las empresas. cuyo objetivo primordial
es incrementar la eficiencia administrativa mediante la elaboración de
estudios técnico-administrativos que buscan e! mejoramiento de los
procedimientos, métodos y sistemas de trapajo.

Esta actividad se realiza a través de propuestas que elaboran los Analistas de

Organización & Métodos, después de haber realizado los estudios respectivos
a los procedimientos que utiliza la empresa, tratando de buscar nacerlos más
sencillos y efectivos, lo cual trae como consecuencia reducción de costos y
esfuerzos innecesarios para lograr la simplificación del trapajo.

Las propuestas deberán ser analizadas por el nivel gerencial, y será allí en donde
se decida si se ponen en práctica o si son denegadas.
Los Estudios de Organización & Métodos son útiles para cualquier empresa ya sea
esta industrial, comercial o de servicios.

La Asistencia y asesoría de Organización y métodos a la dirección de la

Empresa, puede darse a nivel externo y a nivel interno de la misma. Siendo de
esta forma:

Externamente: Existen oficinas consultoras de Asesoría, cuya labor fundamental

es realizar Estudios de Organización y Métodos, las cuales muestran la siguiente
característica:
Poseen personal calificado en el ramo, con experiencia en diferentes tipos de
empresas y con conocimiento de muchos problemas organizacionales. Por lo
anterior, al momento de realizar un Estudio de Organización v métodos pueden
plantear diversidad de soluciones de acuerdo a los problemas existentes, en base a
conocimientos teóricos o experiencias en otras empresas.

Sin embargo, pueden alejarse de la realidad de la Empresa, ya que en algunas

ocasiones es difícil llegar a conocer la Cultura Organizacional, problemas
históricos y el sentir general del personal, puesto que por ser personas extrañas a
ellos la confianza y sinceridad puede ser limitada.

Internamente: El departamento de O&M, realiza permanentemente Estudios de Organización y

métodos. bajo las siguientes características:
Posee personal propio, con experiencia y conocimiento de diferentes áreas de la Empresa y con
tiempo completo para dedicarse a buscar mejorar los procedimientos internos. Además, puede
llegar a conocer a profundidad las características internas elementales de área, así como la forma
de pensar de las personas en relación a los antecedentes históricos de los procedimientos que se
utilizan y de la Empresa en general.

Sin embargo, la poca experiencia externa con otros tipos de empresas, puede llegar a limitar las
posibles alternativas de solución a los problemas que sean objeto de estudio puesto que no existen
puntos de comparación.
En la medida que la función ce Organización & Métodos constituye un instrumento de cambio y
mejoramiento, su ubicación dentro de la estructura orgánica de cualquier entidad o empresa,
merece consideración seria y ponderada, por lo que existe diversidad de razones y opiniones para
ubicarla en el más alto nivel de las Empresas, entre ellas destacan las siguientes:
  Al depender de la jefatura maxima de la empresa, se eliminan resistencias indebidas a sus
recomendaciones y sugerencias

 Se obtiene una vision amplia y panoramica de la organizacion, especialmente en terminos de

la coordinacion que deben tener todas las actividades, lo que sirve para fijar con mayor
precision sus posibles areas de trabajo y lograr mejores resultados.

Los Estudios de Organización & Métodos representan el análisis de los problemas estructurales y
de los sistemas de trabajo de la administración, con el propósito fundamental de asesorar a las
unidades administrativas pare el mejoramiento de sus métodos de trabajo y el aprovechamiento
optimo de los recursos disponibles y por adquirir, pare lograr eficiencia y eficacia en el desarrollo
de sus funciones
El alcance de los estudios de Organización & Métodos comprende desde los cambios
estructurales de la organización, hasta las menores modificaciones introducidas en los métodos
de trabajo de una pequeña unidad administrativa va desde la simplificación de trámites hasta la
reforma total de la organización

De acuerdo a su campo de aplicación los estudios de Organización & Métodos pueden

realizarse a en forma general para toda la organización y también en alguna de sus unidades
componentes, áreas o puestos de trabajo en especial.
El estudio de toda la organización se realiza a nivel general de toda la empresa comprende un
examen minucioso de todos los elementos administrativos que se encuentran establecidos
dentro de la empresa, entre los que destacan objetivos, políticas, organización, estructura,
sistemas de trapajo, recursos, etc.
A este nivel el estudio también puede realizarse en aquellas funciones generales de la
organización, comunes a varias áreas o unidades administrativas
El estudio específico de alguna de sus unidades componentes. áreas o puestos de trabajo en
especial. se realiza con el fin de considerar posibles mejoras en sus métodos y procesos de
trabajo. aunque se realiza en forma independiente no se puede descartar dentro del estudio el
análisis de las relaciones existente con otros componentes similares de la organización.

Este tipo de estudio se aplica también para la creación de nuevas unidades administrativas o
puestos de trabajo, con la finalidad de aprovechar y mantener los sistemas de organización
existentes, pero sobre todo buscar el éxito de su funcionamiento
Para que los Estudios de Organización & Métodos obtengan los éxitos deseados es importante
contar con la aprobación y apoyo de la alta gerencia, asi como la anuencia y simpatía de las
autoridades del área objeto de estudio, y sobre todo con la participación del personal
involucrado dentro del área lo cual solamente se lograra si se les comunica adecuadamente de
lo contrario será inevitable encontrar resistencia al cambio durante el estudio y en las
propuestas de cambio que se lleguen a formular.
 Metodología de los estudios de Organización y Métodos
Como toda técnica o herramienta profesional los estudios de Organización & Métodos deben
contar con una metodología para su desarrollo, para el efecto se han determinado cinco fases que
de acuerdo a su secuencia ayudan a la realización del mismo
- Planificación del estudio
- Recopilación de información
- Análisis de la Información
- Elaboración y presentación del informe final
- Implementación y seguimiento
Planificación del estudio
Ningún esfuerzo de mejoramiento administrativo debe iniciarse sin una cuidadosa planificación y preparación
previa del curso de acción que habrá de seguirse para alcanzar su propósito.
El primer paso dentro de la planificación del Estudio de Organización & Métodos es definir la
naturaleza del problema y detectar las principales fallas a resolver, para luego determinar con
claridad el objetivo de estudio y con ello evitar malos entendidos que obstaculicen o dispersen
el trabajo.
Cuando se ha definido la naturaleza y el objetivo del estudio, debe llevarse a cabo una
investigación preliminar o reconocimiento para determinar la situación actúa y visualizar los
estudios que se deben realizar, la complejidad de la investigación, las técnicas más apropiadas
cara realizarlo y los posibles costos de las propuestas de solución.
El estudio preliminar por ser el primer contacto con la realidad que se va a estudiar puede dar
una idea de la magnitud del problema, detectar los inconvenientes que pueden surgir durante
el estudio proporcionando nuevos elementos de juicio a considerar y como consecuencia de
ello provocar una reformulación del estudio en términos más objetivos

En términos generales los objetivos de la investigación preliminar son:

- Determinar las necesidades específicas que existen dentro del campo de aplicación y ¡a
identificación de problema que requiere atención prioritaria
- Descripción detallada de la ubicación, naturaleza y extensión del Problema
- Establecer el tipo de conocimientos técnicos o habilidades que se recuentan para resolver el
problema.
- Estimar e! tiempo recursos humanos y materiales que serán necesarios para resolver el
problema, así como las técnicas administrativas

Determinada la naturaleza y la magnitud de problema, definido el objetivo del estudio y

practicada la investigación preliminar debe formularse el plan y los programas de trapajo para
llevarlos a cabo, examinando las diferentes opciones para efectuar la investigación definitiva y
fijar las normativas y condiciones generales que regirán su desarrollo.
Esta última etapa de la Planificación de! estudio debe presentarse en un informe que indique
la apreciación del problema y el plan de trapajo que se utilizara para resolverlo, especificando
con claridad que es el que se va a realizar y por qué, en donde, como, cuando y quienes lo
harán. así come las acciones, los recursos, e! tiempo y el coste de su elaboración e
implementación.
Este documento debe contener una explicación clara y concisa de las áreas de investigación
que cubrirá (sistemas, procesos, funciones, puestos, etc.) y de los hechos, catos e informes que
sean necesarios para llegar a conclusiones y recomendaciones sólidas y efectivas, a través de la
descripción de los siguientes contenidos:

- Antecedentes y justificación del estudio

- Propósito y objetivos del estudio y los resultados que se espera obtener
- Alcance y limitaciones del estudio
- Acciones o fases necesarias para lograr el objetivo
- Los recursos humanos, materiales y financieros necesarios en cada acción o fase del
estudio
- El cronograma de actividades que indique las fechas de inicio o terminación de cada
acción o fase del estudio
- Las estrategias y tácticas administrativas que se adoptaran para conducir la
investigación
- La delimitación de responsabilidades para cada una de las fases del estudio.

- Los programas auxiliares de información y orientación acerca de la naturaleza y

propósitos del plan.

El plan de trabajo debe someterse a la consideración de las autoridades del área objeto de
estudio y a la aprobación de la alta gerencia, quienes determinarán el costo-beneficio del
proyecto, así como las implicaciones que pueden darse dentro de la empresa si se realiza.

Recopilación de información
Es importante recopilar información general de tipo documental sobre manuales, leyes, decretos,
acuerdos, reglamentos, informes, estadísticas, anuarios y estudios anteriores sobre el área o
problema a evaluar, así como información específica del campo de trabajo sobre: organigramas,
descripciones de puestos, expedientes del personal, datos sobre volúmenes de trabajo
descripción de los principales procesos, relación con otras dependencias, condiciones y
características de la ubicación, espacios físicos, mobiliario y equipo, en general toda aquella
información que especifica del área objeto de estudio
Reunir y registrar aquellos hechos que permiten conocer y analizar lo que realmente sucede en el
área objeto de estudio, evitara la formulación de impresiones deformadas de la realidad incurrir
en interpretaciones erróneas, falsas conclusiones y proponer medidas de mejoramiento que al
aplicarlas resulten inoperantes.
En el proceso de recopilación de datos se debe evitar recoger información insuficiente o
acumular hechos innecesarios que provoquen confusiones y alarguen inútilmente la duración de
la investigación. Lo anterior solamente se podrá lograr teniendo siempre presente el objeto del
estudio y proceder continuamente a su revisión y evaluación con la finalidad de asegurarse de
que los datos tienen relación con el problema detectar si de ellos se desprenden nuevos
problemas y derivar posibles cambios o mejoras
el registro de los datos recopilados debe quedar por escrito al momento de la observación de los
hechos, para disponer de un historial completo del caso que permita:
• Respaldar las acciones que se formulen y las propuestas de cambio que se implementen
• Comparar en cualquier fase de la investigación los resultados parciales con los planes y
Programas respectivos.
• Facilitar la información al personal para que conozca los objetivos del estudio, lo que se Ha
hecho y lo que falta por hacer, teniendo la posibilidad de obtener sugerencias y/o
recomendaciones para mejorarlo.
• Archivar los informes o estudios sobre los trabajos realizados, constituyen la mejor fuente de
información para realizar trabajos similares, evitando la duplicidad de esfuerzos y como un
elemento de apoyo por si existiera cambio de personal que realiza el estudio.

Las técnicas generales que se utilizan para la recopilación de los datos son la investigación
documental, la entrevista, el cuestionario y la observación directa. La elección de las diversas
técnicas está en función de los objetivos de la investigación de la naturaleza del problema de
estudio, de los datos que deban obtenerse, pero sobre todo de la visión y criterio del analista.
Independientemente a la(s) técnica(s) que se utilice, la labor de investigación debe afrontarse sin
prejuicios por parte del Analista, sin opiniones preconcebidas, adoptando una actitud amable y
discreta a fin de ganarse la voluntad y confianza del personal del área de estudio y estimular la
participación activa en los trabajos que se realicen y no propiciar la resistencia al cambio por
parte de ellos. Además, es importante que dentro de esta etapa no se realice ningún tipo de
ofrecimiento o promesa que no se tenga certeza y posibilidades de ser cumplidas para evitar
actitudes y criterios desfavorables posteriormente.
La investigacion debe comprender la recopilacion de los antecedentes y datos relativos a la
situacion acutal del area evaluada. Entre los antecedentes se encuentran los aspectos juridicos
que se veran involucrados dentro del problema, los problemas similares que con anterioridad
se hayan presentado y las soluciones que se hayan recomendado o adoptado en su momento en
un intento de resolver el problema

Por lo que respecta a la situación actual, para el estudio de Organización & Métodos es
importante cubrir con aquella información que permita:

• Definir los objetivos del área afectada

• Conocer la estructura orgánica actual
• Revisar las políticas establecidas y las normas administrativas relacionadas con el
problema en estudio.
• Determinar las funciones asignadas a caca área/o puesto de trabajo que tengan relación
con el problema.
• Examinar las condiciones de trabajo, cultura organizacional, relaciones internas y
externas del personal, canales de comunicación.

Análisis de la información
Consiste en organizar los datos recopilados de acuerpo a los objetivos de estudio de
Organización & Métodos. para someterlos a un proceso de análisis o examen critico que
permita descubrir los problemas y establecer cuáles son las causas que impiden la operación
normal de: sistema, procedimiento o métodos de trabajo, generando deficiencias. errores,
retrasos o duplicaciones dentro de su desarrollo.
Esta fase sirve de base para el desarrollo de alternativas de solución a los problemas detectados
y/o que originalmente generaron la necesidad de realizar el estudio y para la formulación de
recomendaciones de mejoramiento administrativo en general.
El análisis de una situación o evento administrativo consiste en dividir o separar sus elementos
componentes hasta llegar a conocer la naturaleza, las características y las causas que originan
los problemas detectados, sin perder de vista la relación de interdependencia e interacción que
debe existir dentro de ellos,
El propósito del análisis es estableces las bases para proponer opciones de solución al
problema que se estudia, con el fin de evaluarlas y establecer las acciones o medidas correctivas
que permitan la eliminación del problema y el mejoramiento administrativo del área objeto de
estudio
El análisis de la información provee de una descripción ordenada de los datos, para someterlos
a un examen critico que permita conocer todos sus aspectos y detalles y logre conducir los
esfuerzos de racionalización a diagnosticar los problemas
Las actividades que conforman la fase del análisis de la información deben desarrollarse en la
siguiente secuencia:
 Conocer el hecho o la situación que se analiza, o sea tener en mente el objetivo del estudio
 Describir claramente el problema o los problemas principales detectados
 Descomponer cada uno de los problemas para conocer todos sus detalles o particularidades
 Examinarlo críticamente y comprender cada uno de sus elementos componentes
 Ordenar cada elemento de acuerdo al criterio de clasificación elegido, realizando comparaciones y buscando
analogías o discrepancias con otros hechos similares
 Definir las relaciones que operan entre cada elemento, considerándolos individualmente y en conjunto,
tomando en cuenta que los fenómenos administrativos no se comportan en forma aislada y por si solos, sino
que son también causa-efecto de las circunstancias del ambiente interno y externo que los rodea
 Formular un diagnóstico de la situación, identificando y explicando las deficiencias y sus causas con el fin de
resolverlos.
Para el análisis de la información debe adoptarse un enfoque amplio e integral, relacionando el problema con toda
la organización y caca una de sus unidades componentes

Un enfoque muy eficaz al momento de realizar el análisis consiste en adoptar una actitud interrogativa y formular
de manera sistemática una serie de preguntas que resumen la justificación de las actividades administrativas. Es
importante que las preguntas se realicen con mucha objetividad y claridad para lograr obtener las respuestas
adecuadas y lograr que la persona que responde a las preguntas también llegue a cuestionarías

Las preguntas que se deben utilizar dentro del interrogatorio deben adecuarse al evento o situación que se esté
evaluando. La aplicación queda a criterio del Analista, pero no debe pensarse en preguntas sofisticadas sino lo más
simple posible, por ejemplo.

* ¿Qué se hace?
* ¿Para qué se nace?

‘ ¿En dónde se hace7

* ¿Cuándo se hace?
► ¿Quién lo hace?
- ¿Como se hace?
* ¿Cuánto cuesta nacerlo?

Después de obtener para caca una de las preguntas, respuestas ciaras y precisas, estas Deberán someterse a un
nuevo interrogatorio, planteando la pregunta ¿por qué se nace? a partir de ese momento se iniciará el examen
critico de los datos y las nuevas respuestas que se obtengan darán las pautas para la formulación de acciones de
mejoramiento. Esto será posible mediante la eliminación, combinación, camote o simplificación de alguno o todos
los elementos objeto de análisis.

Este sencillo procedimiento para el análisis administrativo persigue la finalidad de sugerir las bases para el
examen critico que debe aplicarse en un estudio de Organización & Métodos. Es evidente que el rigor con el que se
analicen los datos estará en relación directa con el tipo de estudio que el Analista sea capaz de emprender y del
grado de desarrollo en que se encuentre el área objeto de estudio.
La elección de las técnicas e instrumentos de análisis obedecerá a la factibilidad de su aplicación, a los estudios
que se van a realizar, al apoyo financiero y los recursos que sean accesibles, pero sobre todo a los conocimientos y
grado de preparación del personal que realice las funciones de Analista de Organización & Métodos.