PROCESO SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
VERSIÓN: 01
TIPO DE INFORMACIÓN
Cronogramas de actividades de
HSEQ.
Plan de Salud ocupacional.
Reglamento de Higiene y
Seguridad industrial.
Oportunidades de mejora.
Aspectos e impactos
Ambienales.
Misión, Visión, Objetivos y
Usuarios y partes interesadas.
Filosofía organizacional.
Políticas.
CODIGO: FO-SG-13
MATRIZ DE COMUNICACIONES
MECANISMO DE
PARTE INTERESADA
COMUNICACIÓN
Capacitaciones, E-mail y
Trabajadores.
Plataforma Sites.
Capacitaciones, E-mail y
Trabajadores.
Carteleras Comunicativas.
Capacitaciones, E-mail y
Auditores.
Plataforma Sites.
Capacitaciones, Presentaciones en
Auditores.
la induccion y Plataforma Sites.
Página web.
Cartelera informativa.
Comunidad Página web.
Correo electrónico.
Proveedores
Página web.
Capacitaciones, Carteleras
Trabajadores comunicativas, E-mail y
Plataforma Sites.
Contratistas Contrato firmado.
FECHA: 28-09-2018
RESPONSABLE DE LA
CUANDO SE COMUNICA
COMUNICACIÓN
Cuando se inicie el cronograma
anual. Cuando se presente una Equipo Gestión Integral.
nueva actividad.
Cuando ingrese el personal a la
Auxiliares HSEQ.
empresa.
Cuando se presente. Auxiliares HSEQ.
Inducción y Reinducción.
Analistas y Auxiliares HSEQ.
Cuando se renueve
Permanente. Alta Gerencia.
Cada vez que visiten nuestra
Equipo Gestión Integral.
pagina.
Cada vez que se genere una Director Nacional
compra. Administrativo.
Inducción y Reinducción.
Equipo Gestión Integral.
Cuando se renueve
Director Nacional
Anexo al contrato.
Administrativo.
 Políticas.

Cada vez que se presente una

Carteleras comunicativas,
Clientes propuesta. Equipo Gestión Comercial.
Brochure y Página web.
Cuando visiten la Página web.
Presentación de la política en Cada vez que creen y/o se
Junta Directiva Gerente General
reunión de Junta Directiva. modifique.
Equipo Gestión del Talento
Capacitaciones, Carteleras
Inducción y Reinducción. Humano.
Estructura organizacional Trabajadores comunicativas, E-mail y
Cuando se actualice. Directores y Coordinadores de
Plataforma Sites.
Agencia.
Equipo Gestión del Talento
Funciones, responsabilidades, Inducción y Reinducción. Humano.
Trabajadores Manual de cargos.
roles y autoridad. Cuando se actualice. Directores y Coordinadores de
Agencia.
Trabajadores a los que les sea Directores, Coordinadores de
Resultados de la evalaución de Formato de evaluación de Anualmente, cuando se aplica la
aplicada la evaluación de Agencia, Jefes con personal a
desempeño desempeño reevaluación a los trabajadores.
desempeño. cargo.

Antes del ingreso de un

Instrucciones para atención de Trabajadores y Capacitaciones, Procedimientos, Recepcionista.
visitante a las instalaciones de
situaciones de emergencia. Visitantes. Instructivos. Personas que reciben la visita.
Sevicol.
Modelo de Gestión por Capacitaciones, E-mail y Inducción y Reinducción.
Trabajadores. Equipo Gestión Integral.
procesos. Plataforma Sites. Cuando se actualice.
Eventos, Publicidad, E-mail, Entrada de nuevos clientes. Equipo Gestión Comercial
Portafolio de servicios. Clientes. Página web, Vía teléfonica, Lanzamiento de un nuevo Equipo Seguridad Física y
Brochure. servicio. Seguridad Electrónica.
Clientes. A solicitud de cada PQRS, de
Respuesta a PQRS de clientes/ Correo electrónico, telefónico, Equipo Gestión Comercial
Usuarios. acuerdo con el procedimiento
usuarios/ciudadanos y físico, etc, de acuerdo con los Equipo Seguridad Física y
Ciudadanos y demás grupos de definido para cada tipo de
demás grupos de interes. medios de recepción definidos. Seguridad Electrónica.
interés. solicitud.

Llamada telefonica, Correo

Servicio no conforme. Trabajadores y proveedores Cuando se presenten. Coordinadores de Servicios.
electrónico.

Identificación de necesidades
del cliente.
Requisitos para procesos,
productos y servicios a
proporcionar.
Requisitos para aprobación de
productos y servicios; métodos,
procesos y equipos.
Requisitos para su interacción
con la organización.
Resultados obtenidos en la
evaluación de desempeño de
proveedores
Compromisos por la Dirección.
Formato: Levantamiento de
Equipo Gestión Comercial necesidad del cliente. Visita comercial.
Equipo Gestión Comercial
Formato: Planificación y puesta en Visita de seguimiento.
marcha
Director Nacional
Proveedores y contratistas Contrato firmado. Anexo al contrato.
Administrativo.
Director Nacional
Proveedores y contratistas Contrato firmado. Anexo al contrato.
Administrativo.
Director Nacional
Proveedores y contratistas Contrato firmado. Anexo al contrato.
Administrativo.
Correo electrónico adjuntando Anualmente, cuando se aplica la Director Nacional
Proveedores y contratistas
carta de notificación de resultados. reevaluación a los proveedores. Administrativo.
Cada vez que visiten nuestra
Comunidad Página web. Gerente General.
pagina.
Correo electrónico. Cada vez que se genere una
Proveedores y contratistas Gerente General.
Página web. compra.
Capacitaciones, Carteleras
Inducción y Reinducción.
Trabajadores comunicativas, E-mail y Gerente General.
Cuando se renueve
Plataforma Sites.
Contratistas Contrato firmado. Anexo al contrato. Gerente General.
Cada vez que se presente una
Carteleras comunicativas,
Clientes propuesta. Gerente General.
Brochure y Página web.
Cuando visiten la Página web.
Presentación de la política en Cada vez que creen y/o se
Junta Directiva Gerente General
reunión de Junta Directiva. modifique.

Información pertinente sobre
requisitos legales.
Peligros identificados y que
afecten la calidad del producto
y servicio, medio ambiente, las
partes interesadas y la seguridad
y salud de los colaboradores.
Junta Directiva
Respuestas a Comunicaciones
de partes externas
Investigaciones de incidentes.
Resultado de las investigaciones
de incidentes.
Capacitaciones, Carteleras
Inducción y Reinducción. Director Nacional HSEQ.
Trabajadores comunicativas, E-mail y
Cuando se renueve Director Nacional Jurídico.
Plataforma Sites.
Cada vez que se presente una
Carteleras comunicativas, Director Nacional HSEQ.
Clientes propuesta.
Brochure y Página web. Director Nacional Jurídico.
Cuando visiten la Página web.
Cada vez que visiten nuestra
Comunidad Página web. Director Nacional HSEQ.
pagina.
Correo electrónico. Cada vez que se genere una
Proveedores Director Nacional HSEQ.
Página web. compra.
Capacitaciones, Carteleras
Inducción y Reinducción.
Trabajadores comunicativas, E-mail y Director Nacional HSEQ.
Cuando se renueve
Plataforma Sites.
Contratistas Contrato firmado. Anexo al contrato. Director Nacional HSEQ.
Cada vez que se presente una
Carteleras comunicativas,
Clientes propuesta. Director Nacional HSEQ.
Brochure y Página web.
Cuando visiten la Página web.
Presentación de la política en Cada vez que creen y/o se
Director Nacional HSEQ.
reunión de Junta Directiva. modifique.
Director Nacional
Proveedores Comunicación escrita. Cuando se presenten.
Administrativo.
Director Nacional
Contratistas Comunicación escrita. Cuando se presenten.
Administrativo.
Clientes Comunicación escrita. Cuando se presenten. Equipo Gestión Comercial.
Cuando se presenten (al
Trabajadores Comunicación escrita. Equipo Gestión Integral.
finalizar la investigación).
 Investigaciones de incidentes.
Resultado de las investigaciones
de incidentes.
Resultados de la revisión por la
dirección.
Integrantes de COPASST,
Brigada de emergencia y
Representantes de la Dirección.
Desempeño de los procesos
Programa de Auditorías internas
de calidad.
Plan de Auditorías internas de
calidad.
Informe general de auditoría.
Clientes Comunicación escrita.
ARL Comunicación escrita.
Presentación gerencial, E-mail y Anualmente, cuando se finalice
Trabajadores.
Carteleras Comunicativas.
Capacitaciones, E-mail y
Trabajadores.
Plataforma Sites.
Grupo primario, E-mail y
Trabajadores.
Plataforma Sites.
Grupo primario, E-mail y
Trabajadores.
Plataforma Sites.
Grupo primario, E-mail y
Trabajadores.
Plataforma Sites.
Grupo primario, E-mail y
Trabajadores.
Plataforma Sites.
Presentación de la política en
Junta Directiva
reunión de Junta Directiva.
Cuando se presenten (al
Equipo Gestión Integral.
finalizar la investigación).
Cuando se presenten (al
Equipo Gestión Integral.
finalizar la investigación).
Gerente General.
el periodo.
Cada vez que se realice un
cambio. Director Nacional HSEQ.
Inducción y Reinducción.
Cuando se obtengan los
Gerente General.
resultados del desempeño de los
Líderes de procesos.
procesos.
Al iniciar el año. Director Nacional HSEQ.
Al iniciar el año. Director Nacional HSEQ.
Al finalizar la auditoría externa. Director Nacional HSEQ.
Cada vez que creen y/o se
Gerente General.
modifique.