Luis Enrique Vallejo

ESCUELA POLITECNICA NACIONAL

Facultad de Ingeniería de Petróleos
Gerencia de Campos Petroleros

QUE ES UN PROYECTO, QUE ES UN PROGRAMA, VENTAJADAS DEL METODO DE

ADMINISTRACIÓN DE UN PROYECTO

Abstract

El significado de proyecto está relacionado con la ejecución de un plan. Un conjunto de

ideas o acciones necesarias para alcanzar un objetivo.

A diferencia de la definición de proceso, un proyecto es único. Está caracterizado por

relacionar un equipo de trabajo determinado, un periodo de tiempo concreto bajo unos
requisitos específicos. Muchos de estos requisitos pueden recogerse tanto antes del
desarrollo de un proyecto como durante la ejecución del mismo. De ahí, la aplicación
cada vez más frecuente de métodos ágiles de gestión, capaces de planificar de una
manera flexible.

Por su parte, un proyecto de empresa relaciona estas acciones con la estrategia, valores
y misión que la definen. En este caso, el concepto de proyecto está vinculado con la
cultura de la empresa y los procedimientos aplicados a tus planes de acción.

La ejecución de un proyecto se inicia desde que se detecta la necesidad de alcanzar un

objetivo. A partir de esta consideración, se comienza a elaborar un plan de acción. Se
identifican unos recursos necesarios y disponibles, bajo un presupuesto y unos plazos
marcados.

El equipo de trabajo también se debe seleccionar en las fases iniciales, así como un
detallado plan de comunicación, básico para tener en cuenta a todos los interesados del
proyecto. De hecho, de los grandes errores de muchos directores de proyecto es
identificar correctamente a estos stakeholders o interesados/colaboradores. No sólo en
la primera etapa de desarrollo de un proyecto, sino a lo largo de su ejecución.

2.- Base Teórica y/o Matemática

Qué es un proyecto. Una definición práctica

El término proyecto hace referencia a la planificación o concreción de un conjunto de

acciones que se van a llevar a cabo para conseguir un fin determinado, unos objetivos
concretos. Existen diferentes tipos o clasificaciones de proyectos, entre los que
podemos destacar los de tipo productivo o empresarial, que buscan unos beneficios
económicos, y los de tipo público o social, que lo que pretenden es mejorar la calidad
de vida de las personas. Independientemente del tipo de proyecto, todos tienen una
característica común, y es que buscan dar respuesta a una necesidad (económica,
social, personal,...). Por eso es necesario analizar y reflexionar sobre las necesidades
planteadas y las posibles soluciones que se pueden dar.
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Al final, todo proyecto debe buscar un cambio, proponer una respuesta creativa e
inteligente a las necesidades planteadas.

Programas: definición-características y clasificación

Koontz y Weihrich definen así a los programas: “Son un conjunto de metas, políticas,
procedimientos, reglas, asignaciones de tarea, pasos a seguir, recursos a emplear y
otros elementos necesarios para llevar a cabo un determinado curso de acción”. Por lo
general, cuentan con apoyo de presupuestos.

Por su parte, Terry y Franklin definen al programa como: “Un plan amplio que incluye el
uso futuro de diferentes recursos en un patrón integrado y que establece una secuencia
de acciones requeridas y programas cronológicos para cada uno con el fin de alcanzar
los objetivos estipulados”.

Características

Las características de los programas de trabajo son las siguientes:

a) El programa es un plan de trabajo, medido y definido cronológicamente.

b) El programa suministra información e indica estados de avance.

c) Es un instrumento de orden y aplicable a la división de trabajo.

d) Desarrollar un programa de trabajo nos permite disminuir costos y tiempos

perdidos en el proceso del mismo, aprovechando las holguras correspondientes.

e) El programa de trabajo va enlazado con los presupuestos del mismo, permitiendo así
un análisis más concienzudo de los recursos que utilizaremos.

f) El programa de trabajo define responsabilidades, evitando duplicidad de

esfuerzos.

g) El programa de trabajo se define más en los niveles tácticos y operativos, ya que

éstos exigen experiencia, habilidades y estudios técnicos del mismo.

h) Los programas coordinan las operaciones de los diversos departamentos dentro de

una institución.

i) Son la base del control.

Clasificación

Münch y García clasifican los programas en dos grandes rubros:

-Tácticos. Son aquellos que se establecen estrictamente para un área de actividad.

Las ventajas de la administración de proyectos son, entre otras:

 Asegurar que el producto, resultado del proyecto, esté claramente definido y

acordado por todas las partes implicadas.

 Gestionar las expectativas de la gente relacionada o afectada con el proyecto.

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 Permitir que los objetivos del proyecto estén claramente definidos e integrados
perfectamente dentro de los objetivos empresariales de la organización.

 Facilitar el que la responsabilidad de cada parte del proyecto está perfectamente

clara, asignada y acordada.

 Fomentar la utilización de buenas técnicas de planificación y animar a hacer

estimaciones más precisas.

 Dar confianza al demostrar un control visible.

La gestión profesional de proyectos puede maximizar los resultados y facilitar la

generación de información para la toma de decisiones, asegurando la materialización
de los resultados esperados.

3.- Base Práctica y Aplicativa del Punto

Fases de un proyecto

Sea cual sea el proyecto, siempre tienen lugar cuatro fases durante su puesta en
marcha. En muchos casos reciben nombres diferentes, que aglutinan el mismo
concepto:

1. Evaluación inicial:

Antes de elaborar y poner en marcha cualquier tipo de proyecto, lo primero que se debe
hacer es realizar es un análisis exhaustivo de las necesidades detectadas y una
reflexión sobre el origen, las causas y cómo se va a actuar.

2. Planificación:

Una vez detectadas las necesidades y analizado el origen, es el momento de la

planificación, es decir, de diseñar el proyecto. Para ello, habrá que definir los objetivos
que se persiguen, las fases por las que se van a pasar, la duración del proyecto, los
recursos necesarios, los métodos que se van a utilizar, el seguimiento que se llevará a
cabo, la organización de los equipos de trabajo, los costes y la financiación, las
estrategias de comunicación que se utilizarán o los indicadores que se tendrán
presentes para la evaluación.

3. Puesta en marcha del proyecto:

Una vez realizada la planificación, se podrá ejecutar el proyecto. Es el momento de llevar

a cabo cada uno de los pasos establecidos y de realizar todas las estrategias y
actividades que se han programado. En esta fase, el seguimiento y la evaluación
continua son fundamentales para asegurar el éxito del proyecto, ya que permiten
introducir las mejoras necesarias en cada momento.

4. Evaluación final:

La última fase, una vez finalizado el proyecto, será la evaluación de los resultados
obtenidos, es decir, si los objetivos que se plantearon inicialmente se han alcanzado y
en qué grado. Además, en esta fase, lo ideal es realizar un análisis de los resultados,
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en el que se reflejen tanto las dificultades encontradas por el camino como la forma en
que se han superado.

En el mundo empresarial, la gestión de proyectos es indispensable para alcanzar los

objetivos con la mayor eficacia posible. Esta gestión integra todas las fases, desde la
planificación del proyecto, la organización de recursos tanto materiales, económicos
como personales, su puesta en marcha y evaluación. Además, tiene como fin garantizar
la consecución de los objetivos propuestos dentro del plazo establecido, con el
presupuesto acordado y favoreciendo un clima laboral positivo.

4.-Conclusiones

 Los proyectos se dan cuando existen actividades nuevas, incluyendo mejoras

nuevas. Tienen un inicio y fin, objetivos específicos, entregables y son únicos.
 La ejecución de un proyecto se inicia desde que se detecta la necesidad de
alcanzar un objetivo. A partir de esta consideración, se comienza a elaborar un
plan de acción.
 El programa está ahí para ayudar a la dirección del esfuerzo, ayudar a iniciar
nuevos proyectos, asegurar que los proyectos están progresando de acuerdo al
plan.

5.- Bibliografía

OBS BUSINESS SCHOOL. Recuperado de: https://www.obs-edu.com/int/blog-

project-management/conceptos-fundamentales-direccion-de-proyectos/que-es-
un-proyecto-elementos-fases-y-tipos

Instituto Tecnológico del Cantábrico. Recuperado de:

http://itcformacionyconsultoria.com/10-ventajas-de-la-gestion-de-proyectos-
contadas-por-un-jefe-de-proyectos/