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PREGUNTAS

1.- Explicar qué se entiende por administración de materiales y qué actividades fundamentales
cubre.

La administración de materiales, se puede definir básicamente como la provisión de material de


material, en término de calidad y cantidad, en el tiempo y lugar requerido, al mínimo posible de
costo.

Cubre las siguientes actividades:


a.- Planificación de materiales de acuerdo con las provisiones respecto a las necesidades de la
organización y el plan respectivo de operaciones, calculadas para cubrir un periodo considerado de
tiempo por anticipado. Esta planificación tiene el propósito de lograr la producción de las
cantidades necesarias de productos o servicios terminados en el momento en que se les necesita.
b.- Aplicación de normas y especificaciones uniforme en las operaciones de compra,
almacenamiento y suministro.
c.- Obtención o compra.
d.- Inspección de recibo y entrega, incluyendo muestreos que garanticen el cumplimiento de las
especificaciones de adquisición o compra.
e.- Almacenamiento y distribución de materias primas y accesorios con el uso de inventarios y
registros de los mismos.
f.- Almacenamiento y distribución de artículos no productivos, o sea, materiales y accesorios
necesarios para llevar a cabo las operaciones, pero no entran en la elaboración del producto.
g.- Mantenimiento de registros de almacén.
h.- Recuperación, mantenimiento, conservación, transferencia e intercambio, tanto de materiales
como de equipos, a efectos de asegurar el uso integral y económico de los mismos.
i.- Simplificación, uniformidad y sustitución de materiales, lo cual incluye reducción al mínimo de
las variedades, tipos y estilos de las mercancías usadas por la empresa, adopción de normas de
calidad y descripción de las mismas en forma escrita.
j.- Establecimiento de medidas de seguridad en la conservación, manejo, distribución y consumo
de materiales con el objeto de evitar accidentes, desastres, deterioros y pérdidas.
k.- Contabilidad y control tendientes a evitar gastos excesivos, obtener ahorro en las operaciones y
comprobar existencias e inventarios.
2.- Definir en forma breve y sencilla cada uno de los principios de la administración de materiales.

Los principios de la administración de materiales son los siguientes:

a.- Control
El control de materiales es un preliminar esencial a toda actividad administrativa uy tiende a
disminuir el intervalo entre el recibo de la materia prima y la obtención del producto i servicio
terminado.

b.- Centralización
Un axioma es en la administración de materiales es que la función debiera estar bajo una sola
dirección, en todos aquellos casos que se pueda centralizarse sin que tal cosa signifique un
sacrificio sustancial de la eficiencia, debido a que se restrinja la iniciativa de las dependencias.
Son muy grandes las ventajas de una responsabilidad única, entre las cuales e pueden mencionar
el mantenimiento de una política consistente de abasto y al mayor poder adquisitivo posible, como
medio de ejercer influencia en estas actividades.
Cuando los materiales están centralizados todas las actividades en relación con los mismos están
en un solo lugar y bajo una misma supervisión.

c.- Simplificación
El jefe de una organización central de materiales esta siempre tentado a basar la evaluación de su
eficiencia en el volumen monetario de compras, almacenamiento y disposición del excedente, etc.,
que pasa por su oficina: cuanto mayor es la cantidad de dinero empleado en las operaciones más
eficiente e importante considera su función.

d.- Uniformidad
Elemento esencial de un sistema de administración de materiales es un programa de
“estandarización” o uniformidad de materiales. Dicho programa incluye trabajos de reducción de
variedades, tamaños y tipos de los artículos usados aun número mínimo, sin perjuicio de una
operación eficiente, la adopción de tal mínimo como norma y la descripción de la misma mediante
especificaciones escritas o por otros medios que permitan a la oficina de materiales asegurar la
máxima eficiencia posible.

e.- Planificación
La forma más efectiva de administrar los materiales es basar los procedimientos en planes que
contengan previsiones de consumo por clases y cantidades de productos, tomando en cuenta toda
actividad que requiera materiales y cualquier otro dato pertinente. Es conveniente establecer
programas de precisión y suministro con la debida anticipación y modificarlos de tiempo en
tiempo, de acuerdo con altas o bajas en el consumo de los productos.
El principal objetivo debe ser simplificar el control de materiales para abastecer a las distintas
dependencias de modo que puedan trabajar y cumplir a tiempo con las tareas que tienen
encomendadas y para acumular existencias de acuerdo con el trabajo de dichas dependencias. Con
una buena planificación las órdenes se cumplen más rápidamente y simplifican las operaciones sin
serios peligros de escases de cualquier material y sin necesidad de ternera inventarios
excesivamente elevados.

f.- El jefe responsable de cualquier administración


Proyecta establecer un sistema de administración de materiales, debiera hacerse esta pregunta
inicial: “¿Qué economías pueden hacerse?”. La respuesta depende de la sinceridad y destreza con
que funciona el sistema de administración de materiales depende también de los principios
fundamentales que están estudiando.
Si se cuenta con un personal calificado y dispuesto a cooperar con las dependencias consumidoras,
un grupo sencillo de procedimientos sin fraseología inútil ni burocracia innecesarias,
independencias intromisión política y cooperación de las dependencias consumidoras, un sistema
centralizados de administración debe reducir el costo de las funciones en un monto considerable,
aun teniendo que, en muchos casos, en la oficina tendrá que aceptar precios más altos por los
materiales y equipos, si con ello aumenta la calidad.

g.- Especialización
El personal técnico para la administración de materiales debe elegirse a base de adiestramiento y
experiencia no favoritismo o filiación política. Aquellas administraciones que no tiene un servicio
civil o de “Carrera” para la elección y retención de empleados, debieran contar, sin embargo, con
un sistema de “Méritos” en el aspecto de materiales.

h.- Registros
Todo sistema de administración de materiales debiera estar adaptado a las necesidades de las
empresas, en particular, y los formularios que se diseñen y sus deberán se satisfactorios, en la
medida que den los datos requeridos y conserven los registros necesarios de una manera simple,
concisa, fácil de manejar, siempre listos para usarse, efectivos y a bajo costo.

i.- Información
El concepto moderno de administración de materiales demanda la existencia de medios para
medir la eficiencia a satisfacción a nombre de la gerencia de la empresa.
3.- ¿Por qué es importa la función de compra?

Es una función primordial. No pueden llevarse a cabo operaciones eficientes a menos que los
materiales que se utilicen para llevarlas a cabo sean comprados a un costo mínimo conmensurable
con los niveles generales de precio.
Las operaciones eficientes de cualquier empresa dependen de una recuperación apropiada de la
inversión. El departamento de compras debe hacer sus compras de tal forma, que asegure el
abasto de los materiales apropiados cuando se necesiten, en suficientes cantidades para mantener
el ritmo de trabajo y cumplimento de las obligaciones a tiempo, sin incrementar la inversión más
allá de lo que requieren las necesidades corrientes y el manteamiento de un factor razonable de
seguridad.
Atreves de un contacto con el mercado en general, el departamento de compras está en posición
de aconsejar a su organización respecto a lo siguiente:
- Nuevos materiales que se pueden usar con ventaja en sustitución de los materiales en uso.
- Nuevas líneas posibles de productos que se pueden agregar.
- Cambios en las tendencias, ya sea de precios u otros factores que pueden afectar los costos las
compañías.
- Fomento de buenas relaciones en el mundo de los negocios con los cuales se tiene contacto.

4.- ¿Qué es necesario para obtener la calidad apropiada de un artículo?

Para obtener la calidad apropiada de un artículo se necesita:

a.- Disponer una especificación adecuada que sirva de guía.


b.- Hacer los pedidos a vendedores de confianza.
c.- Confrontar el material comprado con las especificaciones. Una descripción bien definida reduce
los costos.

5.- Señalar los aspectos fundamentales de la cotización de precios.

Para solicitar cotizaciones de artículos que se compran con frecuencia, el departamento de


compras debe contar siempre con una lista de postores.
Esta lista debe incluir a los fabricantes distribuidores o vendedores que han solicitado que sus
nombres sean incluidos en la misma.
La lista de postores debe limitarse en lo posible a licitadores responsables. El departamento de
compras debe estar autorizado para exigir prueba de responsabilidad cualquier posible postor que
no ofrezcan garantías.
Tal prueba abarcar informes sobre sus recursos financieros instalaciones de manufactura o
distribución, técnica o experiencia en el surtido de artículos en que se desea una propuesta y sus
antecedentes en cuanto a cumplimientos de contratos con otros clientes oficiales o particulares.
Siempre que sea posible, debe precisarse su responsabilidad por tales medios antes d añadir su
nombre en la lista para evitar el retraso en la adjudicación de un contrato o pedido, si tal
comprobación tiene que hacerse después de recibirse su postura.
El departamento de compras debe estar provisto de autoridad para suprimir la lista de postores y
para privar del derecho a hacer propuesta durante un periodo razonable de tiempo, a cualquier
postor que no haya cumplido un contrato o haya intentado voluntariamente defraudar con
entregas incompletas o de defectuosas o mediante otras prácticas ilegales o dudosas.

6.- Qué cubre la función de almacenamiento?

La función de almacenamiento cubre:

- Las actividades de recepción, para su salvaguardia y protección de todos los materiales,


accesorios, materia semielaborada y equipo, y su distribución a todos los departamentos.
- Mantenimiento del os registros necesarios de almacén y de control de los materiales que serán
utilizados en las distintas dependencias.
- Retener en cantidades importantes aquellos materiales comprado a precios favorables para
consumo futuro.
- Hacerse cargo de materia prima en proceso que se almacena con el propósito de envejecimiento
o maduración y conservar el almacén ordenado y limpio, teniendo un lugar para cada cosa y cada
cosa en su lugar.

7.- ¿Cómo se efectúa el planeamiento en un almacén?

Se efectúa de la siguiente manera:


a.- Objetivos
Los materiales guardados en el almacén deben estar inmediatamente disponibles cuando se les
necesite, así como la disposición del almacén debe facilitar el control de los materiales. La
planificación debiera ser lo más flexible posible, es decir, debiera establecerse en forma tal, que
permita cambios y ampliaciones con un mínimo adicional de inversión y , por último, la proporción
de áreas ocupadas por pasillo con referencia a las áreas de almacenamiento debiera ser tan baja
como las consideraciones arriba mencionadas lo permita

b.- Dimensiones de las áreas y de la estantería


El tamaño y relaciones de las distintas áreas de un almacén afecta la proporción de las áreas para
pasillo con referencia a las áreas para almacenamiento y la flexibilidad de su distribución. Como
regla general las superficies de almacenamiento deberían ser múltiplos de las dimensiones de las
unidades que se almacenan.

c.- Pasillo
El pasillo principal debiera correr a lo largo del área, preferentemente del frente hacia la parte de
atrás del almacén, el punto de recibo en un extremo y el de salida en el otro, a menos que la
localización de estos puntos indique otro arreglo más conveniente. El pasillo debiera tener un
ancho adecuado con el objeto de evitar congestionamiento de tráfico. Los grandes almacenes
requieren sub pasillos, paralelos al pasillo principal, a intervalos regulares.

d.- Mostrador, Mezas y archivos de distribución


El escritorio del jefe de almacén y sus archivos deben estar situados cerca del mostrador de
distribución o de la ventanilla de entrega y no en una oficina a parte del almacén. Un factor
importante en todo trabajo de almacenamiento es proteger los almacenes contra incendios,
oxidación, corrosión, deterioro, evaporación, polvo, robo, intemperie, calor, frio y humedad. Cada
clase de material requiere un determinado tipo de cuidado.

e) Manejo de materiales
Pocas empresas se han preocupado por estudiar la importancia de la cantidad de materiales que
se manejen diariamente para lograr que se lleve a cabo las operaciones. Los artículos deben ser
transportados de y hacia cada planta y cada operación, o de departamento a departamento,
durante el curso de las operaciones. Cuando se hace un análisis de peso total involucrado en estas
operaciones y del equipo que debe usarse para el transporte de materiales, se da uno cuenta de la
importancia que reviste introducir mejoras en los procedimientos de manejo de materiales.

8.- Determinar los deberes de un departamento de manejo de materiales o abastecimiento.


El manejo de materiales y accesorios en el almacén presenta problemas que afectan la eficiencia y
economía de las operaciones de almacenamiento y los servicios que prestan a los distintos
departamentos de la empresa.
Entre dicho problema pueden mencionarse la clase del equipo para el manejo de materiales
utilizados para mover, almacenar y des almacenar los materiales respectivos; grado en que se usen
ascensores y vehículos para mover materiales dentro y fuera de los almacenes; aplicabilidad de
sistemas mecanizados; capacidad del equipo de manejo; unidades por ahora de las varias clases de
artículo que pueden movilizarse a través de las rutas y ala s distancias necesarias; facilidades de
carga y descarga; problemas de tráfico en relación con el movimiento de vehículos o camiones, etc.

PRÁCTICA

Háganos conocer cómo se efectúa la administración de materiales en la empresa o institución


donde usted presta sus servicios.

Primero tenemos las órdenes de suministro, donde los ingenieros y el jefe de almacén hacen sus
requerimientos, al Área de Logística donde se hace las revisiones de los pedidos, para luego pasar
a buscar las cotizaciones para la compra las cuales se presenta al residente o gerente de la
empresa donde dará su visto bueno y aprobará una cotización para hacer efectiva la compra.
Se hace efectiva la orden compra la cual se escanea o se entrega una copia si está cerca a la
empresa que nos venderá los materiales en la cual especificamos el tiempo en que necesitamos los
materiales, obviamente esto está en la cotización.
Pueden ser a 15 días la entrega a una semana si es de suma urgencia, el cual al llegar pasara al
almacén en la cual el jefe de almacén revisara la orden de compra es decir que haya llegado todo
lo que está en la orden de compra.
Ahora para hacer los pedidos a almacén de los materiales llegados se hacen mediante un vale de
salida donde se especifica la cantidad que requieren a donde se llevara el material, donde el que
hace el pedido firmara, ya sea el capataz de la cuadrilla u otro, siempre los vales deberá estar
firmado y sellado por su Ingeniero de campo.