FORMATO EXTERNO DE REQUERIMIENTOS

Ficha de Registro de Proyectos

Elaboró: Fecha:

 GENERALIDADES

Nombre del evento

Nombre del Autor o Grupo
Tipo de evento
Descripción del Evento

Listado de personas participantes

(Exactamente como aparecerán en las
constancias de participación)

Procedencia del grupo. Participante

titular o bien de todos los participantes
del evento, con ello se comprueba si el
evento es multidisciplinario o
interdivisional, intercampus o
interinstitucional (nivel, carrera o área,
institución, municipio, estado, etc.)
Información del responsable de la
participación ante Espiral.
Nombre real y completo, correo
electrónico, teléfonos, Facebook,
ubicación.
Lugar definido para la presentación o
características ideales del espacio.

Fecha definida o fecha ideal y notas

Hora definida o ideal y notas
Duración aproximada del evento
Instituciones que colaboran o Institución/Patrocinador Logotipo
Patrocinadores -
Nombre completo del responsable de
colaboración y nombre de instancia
-
*Se pega el logotipo aquí como guía y
deben enviarse anexo a esta ficha en
formato png o jpg -

Anexar una fotografía del evento o imagen que pueda aparecer en publicidad y en el
programa oficial

 REQUERIMIENTOS

Tipo de avituallamiento
(Box lunch: sándwich, bebida y fruta; sólo
agua; coffee break: café y galletas)
*Indicar en este espacio lo solicitado no
implica que se cubrirá al 100% con el
requerimiento. La decisión la tomará el
comité organizador de acuerdo a las
características del evento.
Número de personas
Qué apoyo necesita de ESPIRAL en cuanto a:
Materiales por comprar Material Características Costo

Gestión de espacios
Gastos a cubrir
Permisos especiales
Transporte de personas
Transporte de materiales o equipo
Equipo técnico en préstamo Mobiliario:
Audio:
Video:
Iluminación:
Utilería:
Escenografía:
Montaje:
Personal Técnico:
Otros:
Permisos Especiales
Si se trata de una exhibición, especifica
las características de cada pieza
(Número de piezas, tipo de montaje, si están
listas para ser colocadas, cuidados especiales,
materiales característicos que requieran un
trato especial, si están enmarcadas o tiene
cristal o alguna otra característica que las
vuelva frágiles)

 DISEÑO Y DIFUSIÓN
Anote los datos exactamente como quiera que sean difundidos:

Clasificación del evento (públicos para

los que sea o no apto)
Nombre del evento
Subtítulo*
Eslogan *
Nombre del grupo o nombre del
participante
Reseña del evento o Guión museográfico

Programa del evento*

Sugerencias para propuesta gráfica

*En caso de aplicar

  COLABORADORES

Número de colaboradores requeridos Antes Durante Después

para apoyo en staff y actividades a
realizar(describir de manera general qué
actividades van a realizar)

Observaciones Adicionales:

ANEXOS

(Incluir todos los datos que considere relevantes de la propuesta, como videos o
links de los mismos, fotografías, referencias o bocetos)

CARTA COMPRMISO Y DE NO RESPONSABILIDAD

El siguiente documento debe ser llenado y firmado por el responsable del evento, de no
contener los datos solicitas o carecer de la firma correspondiente la participación se
anulará y no se considerará para formar parte del Foro Espiral 2014.

La información entre paréntesis debe ser completada con los datos correctos.

Este formato se enviará a correo espiralfavordeinterrumpir@gmail.com en formato

PDF o .doc, verificando que la información se visualiza completamente.
 Guanajuato, Gto., a (día) de (mes) del 2013.

ESPIRAL FORO CULTURAL UNIVERSITARIO:

CARTA COMPROMISO

QUIEN SUSCRIBE LA PRESENTE CARTA SE COMPROMETE A EJECUTAR, DESARROLLAR Y FINALIZAR

EL PROYECTO “(NOMBRE DEL EVENTO A PRESENTAR DURANTE EL FORO)” EN CADA UNO DE SUS
OBJETIVOS Y ACCIONES DESCRITOS, A FIN DE FORMAR PARTE DE LA PROGRAMACIÓN DEL QUINTO
FORO ESPIRAL 2014. ASÍ COMO CUMPLIR CON TODO LO ACORDADO EN LOS TIEMPOS Y FORMAS
EN QUE SE LE REQUIERAN Y CON LOS HORARIOS ESTABLECIDOS PREVIAMENTE CON EL COMITÉ
ORGANIZADOR.

CONDICIONES DE PARTICIPACIÓN

EL COMITÉ ORGANIZADOR LE DARÁ UN ADECUADO MANEJO A LOS MATERIALES Y OBRAS QUE

RECIBA PARA SU PARTICIPACIÓN EN EL FORO, NO OBSTANTE NO SE HACE RESPONSABLE DE
DAÑOS, FALLAS O INCIDENTES SUFRIDOS DURANTE SU EXHIBIÓN O MONTAJE, POR LO QUE
ESPIRAL NO CUBRIRÁ GASTOS DE REPARACIÓN O PÉRDIDA DE ÉSTOS.

TODAS AQUELLAS SOLICITUDES Y REQUERIMIENTOS MANIFESTADAS DESPUÉS DE LA ENTREGA DE

LA PRESENTE SERÁN CONSIDERADAS POR EL COMITÉ ORGANIZADOR PARA SU APROBACIÓN.
ESPIRAL NO ESTÁ OBLIGADO A PORPORCIONAR EL 100% DE LA SOLICITUD.

ESPIRAL PUEDE SOLICITAR APOYO DE LOS PARTICIPANTES PARA MONTAJES Y ENSAYOS, ENTRE
OTROS, EN CASO DE ASÍ REQUERIRLO.

LA CANCELACIÓN DE EVENTOS, MODIFICACIÓN DE FECHAS PORPUESTAS POR LOS PARTICIPANTES

O ADECUACIONES DEBIDO A CONTRATIEMPOS QUE SE PRESENTEN SON UN DERECHO QUE EL
COMITÉ ORGANIZADOR SE RESERVA Y SERÁN NOTIFICADAS OPORTUNAMENTE AL RESPONSABLE
DEL EVENTO.

ATENTAMENTE,

(NOMBRE DEL COORDINADOR, PARTICIPANTE O REPONSABLE DEL EVENTO Y FIRMA)

____________________________________________________________

IMPORTANTE:
A ESTA CARTA SE DEBERÁ ANEXAR UN DOCUMENTO DE WORD CON EL NÚMERO TOTAL DE
PARTICIPANTES EN EL EVENTO, ASÍ COMO LA LISTA DE NOMBRES DE QUIENES REQUIEREN
CONSTANCIA DE PARTICIPACIÓN (EN CASO DE AGRUPACIONES SÓLO SE DARÁ UNA POR GRUPO, A
MENOS QUE LOS INTERESADOS LO SOLICITEN EXPRESAMENTE).