Alumno: José Huetzin Ricárdez Castillo

Matrícula: 101040

Grupo: I064

Asignatura: Administración Moderna

Docente: María Dolores Absalón Fernández

Actividad de aprendizaje 2: “Las cuatro funciones de la

administración”

H. Cárdenas, Tabasco a 15 de junio de 2018

Introducción.

En los comienzos del siglo XX nunca existieron ningún tipo de antecedentes en los
cuales el hombre tuviera preocupación alguna por la administración. La administración se
daba de forma intuitiva, reactiva, automática y el que lo hacía bien era aquel que tenía
capacidad innata para hacerlo, por ese motivo existían organizaciones bien
administradas.

El proceso administrativo fue desarrollado por Henry Fayol (1916), el dividió todas las
actividades en seis grupos, los cuales abordaremos. Estos son: Planeación,
Organización, Dirección y Control. Debemos tomar en cuenta que, sin importar el tamaño
de la empresa, estas actividades siempre están presentes.

Proceso Administrativo

[ CITATION Jav13 \l 2058 ]

 Actualmente laboro en una planta de producción de bebidas como jefe de turno
supervisando y gestionando el cumplimiento al plan de producción, dentro de mis
actividades diarias estoy relacionado con el proceso administrativo, mismo que trataré
de explicar en este reporte.

Planeación.

La planeación fija con precisión “lo que va hacerse”. Por lo tanto, la planeación
consiste en fijar el curso concreto de acción que ha de seguirse, estableciendo
los principios que habrán de orientarlo, la secuencia de operaciones para
realizarlo y las determinaciones de tiempos y de números necesarias para su
realización. Goetz ha dicho que planear es: “hacer que ocurran cosas que, de
otro modo, no habrían ocurrido”. Equivale a trazar los planos para fijar dentro de
ellos la futura acción. En el fondo consiste en tomar decisiones hoy, sobre lo que
habrá de lograrse en el futuro. [CITATION Pon07 \p 244 \l 2058 ]

La planeación en mi organización se hace presente cada año al realizar el análisis

FODA, ya que con ayuda de esta herramienta nos reunimos áreas multidisciplinarias
(producción, calidad, cadena de suministros, mantenimiento, materias primas, etc.).
Mediante este análisis se realiza un Máster Plan en el cual se enuncian las acciones
que nos llevaran a alcanzar nuestros objetivos siguiendo la matriz de designación
de responsabilidades RACI (Responsible, Accountable, Consulted, Informed). En
este plan se plasman los tiempos en los que deberán concretarse las acciones definidas,
así como los recursos que se necesitarán, este máster plan se revisa mensualmente
para evaluar los posibles cambios que surjan con el tiempo, esta planeación es
general para todas las áreas y la participación de todo el personal es muy importante.

Existen también otras maneras en la que este proceso se da, un poco más en el día a
día. Tal es el ejemplo de la planeación de la producción, en el cuál de acuerdo con la
demanda y al historial de ventas, se cierran los formatos, sabores y tamaños de
bebidas que habrán de producirse, para lo cual se fijan los materiales que se van a
requerir, personal con la finalidad de que, al llegar el día y hora indicados, la planta
cuente con todos los recursos para sin problemas cumplir con el plan de
producción. En este proceso es también importante la comunicación, ya que se puede
presentar el día y la hora planeada para un producto en particular y no contar con algo
tan básico como la aprobación del departamento de calidad de algún insumo que puede
retrasar y disminuir la eficiencia operativa del proceso.

Otros ejemplos que mencionar son incluso los planes de mantenimiento preventivo
dentro de los equipos para asegurar el correcto funcionamiento de bombas, motores
y equipos de producción (sopladoras, etiquetadoras, empacadoras, emplayadoras,
etc.).

La planeación se vuelve más importante en las reuniones diarias, ya que es en este

punto en donde se tocan los problemas que se hayan tenido en el día a día,
elaborándose planes de acción o mejor conocidos como PDCA, con el fin de una
vez identificada las causas raíces que no nos permiten cumplir con nuestros
indicadores internos (también definidos por un plan inicial del grupo DANONE) describir
las acciones a tomar, el tiempo previsto de solución y responsable.

Sobre estos puntos de igual manera iré describiendo como se van desarrollando las otras
fases del proceso administrativo.

Organización.

Para Henry Fayol (1916) organizar es “construir una estructura de mando, material y
humana” con esto se refiere a que la tarea de la gerencia consiste en construir una
organización la cual permitirá que las actividades básicas se realicen de manera óptima,
lo que hoy conocemos como organigrama, descripción de puestos (responsabilidades y
autoridades). Generar pues una estructura cuyos planes están eficientemente preparados
y son llevados a cabo. Debe existir unidad de dirección, clara definición de
responsabilidades, toma de decisiones precisa, respaldada en un sistema eficiente de
selección y entrenamiento de gerentes. [ CITATION Con86 \l 2058 ]

Terry define la organización afirmando que es el “arreglo de las funciones que se

estiman necesarias para lograr un objetivo y una indicación de la autoridad y
responsabilidad asignada a las personas que tienen a su cargo la ejecución de las
funciones respectivas. [CITATION Pon07 \p 276 \l 2058 ]

En mi compañía la organización de la línea de mando se da con el fin de asegurar que

los objetivos de la empresa se cumplan con el mayor rendimiento posible. Se le otorga a
cada personal, deberes, responsabilidades y autoridades claramente definidas en las
descripciones de puesto de cada trabajador, haciendo del conocimiento de todas las
actividades para las cuales somos contratados, así como la autoridad que se nos otorga,
de igual manera se nos informa a quienes rendiremos cuentas (jefes directos) y en qué
punto del organigrama nos encontramos. La organización aunada al liderazgo son
factores determinantes para cumplir con los objetivos individuales y generales. Ya que en
las actividades planeadas siempre se tiene un responsable encardo de ejecutar las
acciones, un accontable o garantizador usualmente es el n+1, persona que impulsara y
gestionará que el ejecutor cuente con los recursos necesarios para cumplir en tiempo y
forma sus responsabilidades, se tiene también a un consultado, que es la persona
especialista a la cual se podrá recurrir en caso de tener dudas específicas en algún tema
en concreto del cual no necesariamente tengo expertis, y por último se cuenta con el
informado, que es la persona que como su nombre lo dice deberá ser enterado de las
actividades que se realizarán ya que le impactarán de alguna manera en su labor diaria.

Mi objetivo diario es lograr eficiencias productivas y operativas por arriba de los números
ya establecidos, para esto tengo un jefe directo que me otorga autoridad para gestionar
los recursos humanos y económicos que estén al alcance de la compañía con la finalidad
de cumplirlos. Tengo personal a mi cargo que tienen asignadas responsabilidades
específicas y tengo también un jefe funcional que medirá posteriormente mi desempeño.
Básicamente la organización dentro de la empresa existe y su razón de ser es asegurar
que se cumplan con los objetivos planeados.

Dirección.

La dirección es aquel elemento de la administración en el que se logra la

realización efectiva de todo lo planeado por medio de la autoridad del
administrador, ejercida a base de decisiones, ya sean tomadas directamente o
delegando dicha autoridad y se vigila de manera simultánea que se cumplan en la
forma adecuada todas las ordenes emitidas. [CITATION Pon07 \p 384 \l 2058 ]

Este paso dentro del proceso se aplica en las juntas diarias con personal operativo
llamados AIC o animación de intervalo corto, en éstas reuniones se tocan los puntos
importantes que hayan surgido durante el día, desviaciones, defectivos, mermas,
eficiencias, entre otros, de acuerdo a los objetivos de cada área, la dirección entra en la
revisión de mi parte de los planes de acción surgidos durante los turnos de producción
para darle seguimiento a sus cierres, los puntos que no estén al alcance de cerrarse en
ese momento se escalan a otra reunión con personal de la línea de mando en donde
acude el gerente y los jefes de área para exponer los puntos no cerrados en sus áreas,
de igual forma existe un tercer nivel en el que se escalan los problemas fuera de alcance
al Comité de la Dirección.

Estas reuniones me sirven para revisar con el personal los planes de acción que están en
tiempo y los que no, para tomar decisiones y gestionar los recursos necesarios para
cerrar los puntos, de acuerdo con las prioridades internas de la compañía en este caso
(calidad y seguridad antes que cualquier otro indicador).

Control.

Se conoce como la medición de los resultados actuales y pasados en relación con

los esperados, ya sea total o parcialmente, con el fin de corregir, mejorar y
formular nuevos planes. Todo control implica, necesariamente, la comparación de
lo obtenido con lo esperado. Pero tal comparación puede realizarse al final de
cada periodo prefijado, o sea, cuando se ha visto ya si los resultados
obtenidos no alcanzaron, igualaron, superaron o se apartaron de lo esperado,
tal procedimiento constituye el control sobre resultados. [CITATION Pon07 \p
440 \l 2058 ]

Un ejemplo que veo claro en la fase del control es en las revisiones semanales del
indicador de eficiencias que me competen directamente, en estas revisiones se analizan
los datos obtenidos en este caso los tiempos perdidos por equipo/máquina y por turno.
Con el fin de formular nuevos planes que al ejecutarse impacten directamente en dicho
indicador logrando aumentar las eficiencias. Se revisa que los recursos asignados
realmente estén impactando en la mejoría de los indicadores de la planta (Seguridad,
Calidad, Costos, Entrega, Motivación y Medio ambiente).

De existir alguna omisión en el cumplimiento de los acuerdos por parte del personal se
sigue lo que llamamos ciclo de motivación, obviamente dirigido al recurso humano en el
cual se busca la capacitación y motivación del personal, sin embargo, casos especiales
surgen cuando el personal dadas las herramientas y capacitaciones no muestra el
comportamiento esperado, surgen las disciplinas progresivas que dado la severidad de
las omisiones será la severidad de las acciones tomadas, de ésta manera se controla
también un proceso para llevarlo a los objetivos deseados.
Bibliografía
Chimal, J. C. (18 de Julio de 2013). Gestiopolis.com. Obtenido de
https://www.gestiopolis.com/proceso-administrativo-planeacion-organizacion-
direccion-y-control/
Consultores en Efectividad Gerencial, S.A. de C.V. (1986). Clásicos de la gerencia.
Management Today en Español, 41-45.
Ponce, A. R. (2007). Administración Moderna. México: LIMUSA.