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Nuvel Operativo
Parte 3
ISO 30303 Método de
Autoevaluación
Sistemas de Gestión de
registros - Requisitos de
organismos que realizan ISO - TR 13028 ISO 13008 ISO 16175
auditorias y certificación
Directrices de Procesos de Principios y requisitos
implementación migración y fundamentales para los
ISO 30302 para la conversión registros en entornos
Directrices digitalización de de registros electrónicos de oficinas.
Sistemas de Gestión de registros digitales.
registros - Directrices
Parte 2.
para la implementación
Directrices y requisitos
funcionales para los
sistemas de gestión de
registros digitales.
Parte 3.
Directrices y requisitos
funcionales para los
registros en sistemas
empresariales.
Figura 1: Normas sobre SGR, elaboradas por ISO/TC 46/SC 11 y normas e informes técnicos internacionales relacionados.
Fuente: Norma Técnica Colombiana NTC ISO 30301
Este grupo de normas, cuenta además Figura 1. [13]. En la norma ISO 30301,
de la ISO 30300, con la ISO 30301, ISO el numeral 8. Operación, se encuentra
30302, ISO 30303 y la ISO 30304, las cuales enlazado con el Anexo A. Normativo, donde
permiten a la gestión documental pasar se establecen los procesos y controles
de su rol tradicionalmente operativo a un que se deben implementar en el ámbito
rol estratégico, llevando las entidades a la operativo, y donde la aplicación de las
necesidad de incluir la gestión documental normas e informes técnicos relacionados
dentro de su sistema integrado de gestión. encuentran su principal aplicación.
Así mismo, la familia de normas ISO 30300
La familia de normas ISO 30300 sobre
se relacionan con las otras normas e
sistemas de gestión de registros han sido
informes técnicos que desarrolla el TC46/
desarrolladas por el Comité técnico TC46
SC11 y que pueden ser un complemento a
“Information and documentation” a través
las mismas en los niveles más operativos.
del subcomité TC46/SC11 “Archives/records
La norma ISO 30301 especifica los requisitos La norma ISO 30301 cuenta con los
que debe cumplir un Sistema de Gestión de siguientes numerales dentro de su contenido:
Registros – SGR, con el fin de dar soporte a 1. Alcance
una organización en el logro de su mandato, 2. Referencias normativas
misión, estrategias y metas. Trata del
desarrollo y la implementación de una política 3. Términos y definiciones
y objetivos relacionados con los registros 4. Contexto de la organización
y suministra información sobre la medición
5. Liderazgo
y el monitoreo del desempeño. Se puede
implementar con otras normas de sistemas 6. Planificación
de gestión y es especialmente útil para 7. Soporte
demostrar la conformidad con los requisitos
de documentación y registros de otras norma 8. Operación
de sistemas de gestión.[5] 9. Evaluación del desempeño
La creación y la gestión de registros 10. Mejora
son parte integral del desarrollo de las
11. Anexo A (Normativo) – Procesos y
actividades, los procesos y los sistemas
controles
de cualquier entidad, permitiendo lograr la
eficiencia, la rendición de cuentas, la gestión Anexo B (Informativo) –
de riesgos y la continuidad del negocio, así Interrelaciones entre las normas ISO 9001,
mismo, la norma ISO 30301 promueve un ISO 14001, ISO/IEC 27001 e ISO 30301
modelo de mejora continua a través del cual Anexo C (Informativo) – Lista de
se podrá garantizar la producción de registros verificación para la autoevaluación
auténticos, íntegros, confiables y accesibles,
capaces de dar soporte a las funciones y las Los numerales 1 al 3, corresponden a
actividades de la organización, y permitir su numerales “No Auditables”, los numerales
preservación a largo plazo. 4 al 10 corresponden a los “Requisitos
[1] International Organization for Standardization. ISO 9000 - Quality management. [En línea]. Disponible en:
https://www.iso.org/iso-9001-quality-management.html [Último acceso: 23 Septiembre 2017]
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[3] ISO/TC 46 Information and documentation. [En línea]. Disponible en: https://www.iso.org/committee/48750.
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[4] ICONTEC. NTC-ISO 30300:2013 Información y documentación. Sistemas de Gestión para Registros.
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[5] ICONTEC. NTC ISO 30301:2013 Información y documentación. Sistemas de Gestión de registros. Requisitos
[6] ICONTEC. NTC ISO 30302:2016 Información y documentación. Sistemas de Gestión de Registros. Directrices
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[7] BUSTELO RUESTA, C.: Serie ISO 30300: Sistema de Gestión para los Documentos, en Documentos
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[8] ALZATE CORTÉS, JORGE EDUARDO (2016). Metodología para la implementación de un sistema de
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http://www.onac.org.co/modulos/contenido/default.
asp?idmodulo=161&pagina=1&idmoduloreferer=187&tiporeferer=areas&objid=621&tipooec=Organismo%20de%20
Certificaci%F3n%20de%20Sistemas%20%20de%20Gesti%F3n
[13] BUSTELO RUESTA, C. la serie de normas iso 30300 – management system for records la gestión
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