Universidad Galileo.

Automatización de Procesos Administrativos Casos Empresariales.

Octavo Trimestre.
Coordinación Automatización de Procesos Administrativos.

Caso de Estudio
Automatización de Procesos
Administrativos Casos Empresariales.

POR:
De acuerdo con la lectura del caso de la empresa
Msc. Humberto Ajcu. “Textiles H & A” deberá de realizar el desarrollo de las
MA/ Msc. Andrea Morales. tareas: Entregables 1, 2, 3 las cuales encuentra en los
Hugo Girón. archivos generales de evaluanet:
Octubre 2018. http://evaluanet.galileo.edu

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Octavo Trimestre.
Coordinación Automatización de Procesos Administrativos.

Introducción al Caso de Estudio

APACE (Sistematización y
Equipamiento de Procesos
Administrativos): A raíz del análisis situacional, se pudo
llegar a la determinación de distintos
problemas a nivel operativo, productivo y
A continuación, se da a conocer el
administrativo, así como también las
diagnóstico empresarial de la Textilera
estrategias que serán necesarias para
Textiles H&A, que se dedica a la
elaborar un plan de acción. El caso enfoca
comercialización y exportación de
en forma global, el propósito de la empresa
productos textiles, empresa guatemalteca
en diferentes áreas, que pretenden mejorar
con una estructura de mercado
ante todo los índices de productividad,
conformado por la industria maquilera a
ventas, mercado, tecnología de punta, la
nivel internacional, siendo su público
que ayudara a incrementar los índices de
objetivo la demanda de Estados Unidos.
productividad, por ello se tomaron en
cuenta todas las actividades necesarias
Se tomó en cuenta, la determinación del
para llevar a cabo el cumplimiento de los
análisis del entorno que puede afectar el
objetivos propuestos, a través de la
mercado global, tanto externamente como
asignación de responsables y tiempos.
internamente apoyándose de herramientas
que ayuden a medir los índices de
A partir de los distintos aspectos
aceptación, para ello se utilizó la matriz de
empresariales, deberá enmarcar el estudio
los índices de factores internos y externos.
del caso a un problema de carácter
Nota Importante: administrativo el cual deberá de resolver

La automatización de procesos implementando las herramientas

administrativos implica : Sistematización y aprendidas en los cursos del área de APA,
equipamiento.
La sistematización implica visualizar a la y proveer así alternativas de solución que
organización como un sistema, y el ayuden a desarrollar procesos
equipamiento implica el dotar del equipo
necesario para realizar las tareas administrativos en forma eficiente.
administrativas.

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 Capacidad para realizar procesos de

COMPETENCIAS QUE DEBE
auditoría determinando puntos de
DESARROLLAR EL ESTUDIANTE POR
MEDIO DEL ESTUDIO DE CASOS:
 Aplicar métodos de factibilidad
económica para determinar la viabilidad
 Utilizar su criterio y experiencia para
de inversión en Sistemas de
analizar las causas y soluciones de un
Información (TI).
problema.

 Identificar un problema utilizando las

OBJETIVOS DEL CASO:
herramientas y métodos aprendidos en
los cursos del Área de Automatización Que el estudiante este en la capacidad de:

de Procesos Administrativos.
 Identificar problemas de tipo
 Determinar las acciones a seguir, administrativo dentro de una
después de haber evaluado las organización y presentar soluciones
opciones de solución del caso. mediante la automatización de
procesos.
 Capacidad de análisis, comprensión y
diseño de soluciones a través de la  Aplicar apropiadamente la metodología
implementación de Sistemas de de estudio de casos a procedimientos
Información (TI). administrativos.

 Tener la capacidad para desarrollar

distintas propuestas de automatización
de procesos administrativos utilizando
tecnologías de información (TI).

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METODOLOGIA GENERAL DEL METODO
DE CASOS.
El método del caso es un modo de enseñanza
en el que los estudiantes aprenden sobre la
base de experiencias y situaciones de la vida
real, permitiéndoles así, construir su propio
aprendizaje en un contexto que los aproxima a
su entorno. Este método se basa en la
participación activa y en procesos
colaborativos y democráticos de discusión de
la situación reflejada en el caso.
Un caso representa situaciones complejas de
la vida real planteadas de forma narrativa, a
partir de datos que resultan ser esenciales
para el proceso de análisis. Constituyen una
buena oportunidad para que los estudiantes
pongan en práctica habilidades que son
también requeridas en la vida real, por
ejemplo: observación, escucha, diagnóstico,
toma de decisiones y participación en procesos
grupales orientados a la colaboración.
RESULTADO ESPERADO.
Basado en los datos presentados en el caso
deberá de analizar, discutir, interpretar y
establecer un solo problema, en el desarrollo
del caso podrá identificar que la empresa en
su estructura presenta actualmente varios
problemas, a lo cual deberá de seleccionar un
solo problema dado a que el caso está
diseñado de tal forma, que puede identificar
varios problemas, pero partiendo de ello tendrá
que escoger un problema en el que pueda
aplicar como solución la sistematización y
equipamiento a un proceso administrativo.
Nota Importante:
Lea detenidamente el caso, elabore un
listado de los problemas identificados,
priorice que problema es más importante
de resolver.
La selección del problema debe estar
enfocado en la “Sistematización y
Equipamiento “a un proceso
administrativo.
Para dar inicio con el desarrollo de las
tareas (entregables) debe enfocar
claramente la selección del problema y
abordar el mismo tema en el desarrollo de
cada entregable .
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Caso de Estudio
Textilera “Textiles H& A”

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MARCO GENERAL DE REFERENCIA:
Textiles “Textiles H& A” inició
operaciones en el año 1990; fue fundada por
Carlos Morales, desde entonces vino a ser
una de las más grandes exportadoras de
algodón y tejidos.
Dicha empresa se dedicaría a la importación
de materias primas, maquinaria, insumos,
etc., con el fin de producir hilazas de algodón
para posteriormente hacer el tejido y luego
hacer el acabado (teñirlas).
Después de casi un año de operación de la
empresa, cada día más ha ido creciendo, ya
que la cartera de clientes fue aumentada, los
pedidos fueron más constantes,
maquinaria y el personal no era suficiente
para satisfacer las necesidades de los
clientes. A medida de esto se decidió
importar maquinaria sofisticada para hacer
una producción más efectiva y con una mejor
calidad. También hubo la necesidad de
contratar más personal para la operación de
la maquinaria, y así hacer aun más efectivas
las tareas productivas. La producción desde
luego se incremento considerablemente,
pero no se pensó en un departamento de
despachos y empaques, que para
empresa es uno de los más importantes.
El departamento de ventas y despachos
sus tiene una de las tareas más esenciales, ya
que de ellos depende que todos los clientes
queden satisfechos tanto del servicio como
de la entrega exacta de la mercadería. De
este departamento también depende que la
empresa crezca aún más, ya que este sirve
como filtro de control, ya que en está área
ocurren regularmente robos de mercaderías.
A medida que los clientes demandaban otro
tipo de productos, “Textiles H& A” fue
acrecentado su producción; iniciando sus
operaciones en la producción y proceso del
algodón e hilado de telas, para lo cual
adquirió la maquinaria indispensable, para el
procesamiento del material textil, requiriendo
para ello contratar a más personal para que
la
realizaran dichas tareas productivas, y
también las tareas administrativas como
toma de pedidos, elaboración de
requisiciones y compras de productos.
La demanda de los clientes permitió que
“Textiles H& A” creciera y fue así como en el
año 1992, se enfoca en la elaboración de
patrones de telas, según especificaciones
requeridas por los clientes; para luego cortar
y confeccionar todo tipo de ropa para ser
vendidas a otras empresas y posteriormente
la
son exportadas.
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DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA:

Actualmente la empresa cuenta con un número de 1,500 empleados distribuidos en las distintas
áreas de la empresa quedando distribuidos de la siguiente manera:

Elaborado por: Carlos Morales. Revisado por: Licda. Andrea Morales Chan
Autorizado por: Lic. Humberto Ajcú Última fecha de Octubre del 2018
Velásquez revisión:

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Se cuenta con materia prima de la mejor

calidad, importada desde Estados Unidos
SITUACIÓN ACTUAL DE LA EMPRESA:
para la producción de los hilos 100% de
“Textiles H& A” es una empresa que se
algodón o mezclas algodón poliéster,
dedica a la elaboración y procesamiento
algodón, nylon etc.; según
de tejidos, pasando por varias etapas las
especificaciones del cliente.
cuales se dividen, hasta llegar a la
producción y elaboración final del
La empresa se especializa en la
producto solicitado.
producción de diferentes tipos de telas de
tejidos de puntos en PFD. Se trabajan los
“Textiles H& A” se destaca por su
siguientes tipos de telas en varios anchos
énfasis en calidad, respuesta rápida y
*Body Size” dependiendo del peso de la
una capacidad mensual de producción de
tela:
360,000 piezas mensuales, la integración
de la compañía puede suplir las
 Jersey 100% algodón,
demandas que los clientes necesiten.

 Rib 1*1,2*1,
Algunos de los productos elaborados
 French Ferry,
son: camisetas, sudaderos, pantalones,
 Fleece,
vestidos; incluyendo cada una de las
 Pique.
áreas especializadas en las fases de
Producción: hilar, tejer, acabado, cortado,
costura proceso de lavado y empacado.

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Misión: Visión:

En “Textiles H& A” se fabrica y

comercializa a bajo costo productos
textiles y productos relacionados para los
mercados industrial y textil, en forma
innovadora.
Nuestro propósito es mantener posición
de líderes en el mercado al satisfacer las
necesidades del cliente y proporcionar un
servicio de excelencia.
Aumentar el liderazgo en la producción,
garantizando de esta manera mayor
satisfacción en las necesidades de los
clientes, en el mercado nacional e
internacional, alcanzando el aumento en
las ventas, a través del desempeño
laboral el cual requerirá de una mayor
instrucción, e inducción de diferentes
métodos institucionales de mejora de
calidad.

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El mercado textilero, en Guatemala tiene

¿En dónde Estamos? diferentes segmentaciones, pero muchas
veces no cuentan con los medios para
“Textiles H& A” tiene un mercado
poder comercializar sus productos, en
mayoritariamente comprendido por la
comparación con sus principales
industria maquilera a la que provee todo
competidores en Guatemala “Textiles H&
tipo de insumo necesario para la
A” sobrepasa los niveles de aceptación
producción, uno de los mayores
de los clientes, por lo que se demostrara
mercados es el mercado extranjero,
los porcentajes de ventas en
donde es exportado el producto, y
comparación con otras textileras.
materiales, proveídos con la mayor
gestión de calidad, mejores precios, es
Principales Competidores: (Ver
por ello que en el mercado extranjero
Gráfica de Pie 1)
prefieren importar de otros países, donde
L.A. M. A 10%
la mano de obra es más barata debido al
Textiles C&A 20%
subdesarrollo e inestabilidad económica Cotton S. A 15%
en países como los nuestros, siendo de Politex 5%
beneficio para la industria textil en Textiles H & A 49%

Guatemala ya que es muy buen

mercado siendo este los mayores
consumidores del producto.
Se cuenta con materia prima de la mejor
calidad, importada desde Estados Unidos
para la producción de los hilos 100% de
algodón o mezclas algodón poliéster,
algodón, nylon etc.; según
especificaciones del cliente.

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¿A dónde queremos llegar? objetivo de las mismas dar a conocer a

los empleados sus atribuciones,

Uno de los principales objetivos dentro permitiendo de esta manera una mejor

de la empresa es prestar un buen organización dentro del trabajo y de esa

servicio al cliente, ya que el servicio es manera los empleados sepan quienes

indispensable para cualquier empresa, son sus jefes inmediatos.

por medio de este se puede perjudicar o

beneficiar la imagen de la misma, por lo También es necesario actualizar, los

tanto se debe de lograr satisfacer a los mecanismos de seguridad tanto física

clientes, tener una buena organización como de procedimientos, para que los

dentro del departamento, el que requiere empleados puedan trabajar con

un punto especial de atención para seguridad dentro de las áreas que

maximizar las ventas. puedan ser expuestas al peligro, para

ello es importante establecer controles y

Se pretende mejorar la efectividad en los equipos, para áreas propicias a

procedimientos llevados actualmente, los accidentes, así como ampliación de

cuales son muy lentos y radican en la áreas de salidas de emergencias, por lo

pérdida de tiempo, y descontrol de los que es necesario reestructurar el manual

mismos, por lo que se propone agilizarlos de contingencias actual.

de tal manera, para que permitan

distribuir el trabajo efectivamente, por lo
que se determina que es importante
realizar una reestructuración en las
asignaciones de puestos, siendo el

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¿Qué podemos hacer? ¿Cómo Podemos Lograrlo?

1. Incrementar las ventas actuales en 1. Aumentar la producción actual

un 50 % sobrepasando los niveles en un 75 % en un período de 6
de producción actuales, por lo que meses, por lo que se requiere de
se requiere de un énfasis en el mejores métodos de trabajo
mercado, pretendiendo optimizar dentro de la empresa, así como
un nivel requerido de producción de equipos que ayuden a
en el ámbito empresarial. mejorar e incrementar la
productividad.
2. Reducir costos operativos en un
50 %, para el proceso de 2. Reducir los gastos operativos en
producción, lo que requerirá de un un 50 %, en las áreas en las que
análisis del costo beneficio, de las la producción muchas veces es
actividades que ameritan ser en repetitiva, debido a los errores
este caso objeto de estudio. que se cometen por la falta de
control dentro de los procesos
3. Implementar un nuevo producto y de trabajo, lo que lleva a
servicio dentro del mercado, el provocar excedentes, mala
que pretende expandirse a otros utilización de los recursos
países en donde aún no llegan disponibles, desperdicios de
estas exportaciones. materiales utilizados.

3. En un período de 1 año y 6
meses se lanzará al mercado un
nuevo servicio para abarcar
diferentes grupos de mercado,
por ejemplo: Ejecutivos, mujeres,
niños, dentro de un poder
adquisitivo medio-alto.

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ANALISIS FODA ( FODA ACTUAL)

FACTORES INTERNOS.

Fortalezas Debilidades

 No contar con controles de Inventarios de mercaderías

 Solidez en el mercado.

 Calidad en producción.  Tecnología obsoleta.

 Variada y moderna gama de productos

textiles.
 Conflictos laborales.

 Amplia cartera de clientes.

 Falta de sistemas de información para la toma de
decisiones.

 Conocimiento de las exigencias del  Utilización de personal de forma ineficiente

mercado.

 Capacidad de producción  Infraestructura inadecuada.

FACTORES EXTERNOS.

Oportunidades Amenazas
 Globalización, y competencia extranjera.
 Accionistas extranjeros dispuestos a
invertir capital en la empresa.

 Mejor atención a los clientes por parte de la

 Influencias extranjeras para adquirir
materias primas a precios sumamente competencia
bajos.

 Leyes fiscales
 Introducción de nuevos productos

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A continuación los principales hallazgos y evidencias del problema de acuerdo a

cada departamento que conforma a la empresa, siendo los siguientes:

 En el Departamento de ventas:

Los recursos financieros con que cuenta la empresa, son manejados a través de los
ingresos obtenidos por las ventas, es importante señalar que existen factores que
inciden en la disminución y aumento de las mismas, siendo estos los factores
externos e internos. Entre los factores externos se encuentran pagos excesivos de
impuestos, presiones económicas, legales y sociales que se encuentran alrededor
de la política gubernamental en nuestro país.

Entre los factores internos se pueden mencionar presiones internas por parte de los
trabajadores, así como la desviación y mala utilización de recursos que incurren en
desperdicio y por ende aumento de costos dentro de la empresa, siendo factor
determinante para establecer la situación financiera de la empresa, es por ello que
es importante llevar el control de todos los recursos , así como de la ampliación del
perfil de clientes , es por ello que se requiere de un control sistematizado de dicha
tarea.

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 En el Departamento de Producción:

En una empresa industrial, hay muchos factores a tener en cuenta, lo que la hace un
tipo de empresa muy compleja.

Evidentemente, se necesita tener una organización de primer nivel y conocimientos

administrativos avanzados para poder mantener una corporación de este tipo
funcionando perfectamente.

No hace falta decir que uno de los factores más importantes dentro de una
empresa del sector industrial es la producción de la misma. Sin embargo, muchas
empresas de este sector suelen tener problemas principalmente para potenciar la
productividad y mejorar la eficiencia.

Es por ello que es importante mejorar los controles de la producción por medio del
equipo y sistemas adecuados así como también capacitar al recurso humano,
también es necesario tener un estricto control de la materia prima que se adquiere
para producir.

De lo anterior, se pueden mencionar los principales problemas que se dan en el

área de producción, siendo los siguientes:

 Duplicidad de órdenes de producción.

 Conflictos entre los operarios y jefe de producción.
 Conflictos entre vendedores y supervisor de ventas.
 Maquinaria en mal estado por órdenes de mantenimiento no oportunas.
 Pérdidas de tiempo en producción

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En el Depto. De Recursos humanos:

Cuando hablamos de recursos humanos nos referimos a todos aquellos factores que
rodean al potencial humano de la empresa. La capacitación del personal es uno de los
factores que podría estar afectando la producción de la empresa derivado a que
cuando una empresa alcanza cierto tamaño, comienza a exigir a sus trabajadores
desarrollar nuevas habilidades.

De lo anterior, se pueden mencionar los principales problemas que se dan en el área

de Recursos Humanos, siendo los siguientes:

 Desconocimiento de la estructura organizacional

 Comunicación inadecuada
 No se respeta la jerarquía de puestos
 No se delegan responsabilidades
 Falta de equipo y sistemas de información que permitan llevar mejores
controles en los procesos administrativos.

OBSERVACIONES:
De acuerdo con la lectura del caso de
la empresa “Textiles H & A” deberá de
realizar el desarrollo de las tareas:
Entregables 1, 2, 3 las cuales encuentra
en los archivos generales de evaluanet :
http://evaluanet.galileo.edu así como
también encontrara en el material de
cada semana : videos de apoyo,
lecturas complementarias, y
Msc. Humberto Ajcu. presentaciones de cada tema solicitado
Coordinacionapa.idea@galileo.edu
en las tareas
MA/ Msc. Andrea Morales.
asistentecoordinacionapa@galileo.edu
Hugo Girón.

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