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UFCD 6225 T ÉCNICAS DE NORMALIZAÇÃO DOCUMENTAL Sónia Lopes, janeiro 2018 UFCD 6225 TÉCNICAS DE

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TÉCNICAS DE NORMALIZAÇÃO DOCUMENTAL

UFCD 6225 T ÉCNICAS DE NORMALIZAÇÃO DOCUMENTAL Sónia Lopes, janeiro 2018 UFCD 6225 TÉCNICAS DE NORMALIZAÇÃO

Sónia Lopes, janeiro 2018

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Objetivos: - Reconhecer e aplicar as normas documentais. Conteúdos: - Normalização - Principais normas -

Objetivos:

- Reconhecer e aplicar as normas documentais.

Conteúdos:

- Normalização

- Principais normas

- NP 5; NP 6; NP 7; NP 9; NP 13; NP 17; NP 950

- Tipo de letra

- Mancha de escrita

- Marginação

- Entrelinhamento e espaçamento

- Centragem vertical e horizontal

- Técnicas de elaboração de documentação

- Conceito e funções dos documentos

- Classificação dos documentos

- Tipos de documentos

- Textos e relatórios

- Cartas/Ofícios

- Sobrescrito

- Nota de serviço

- Memorando

- Comunicado/Comunicação/Nota informativa/Informação

- Outros documentos

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Índice 1.Normaliza ção…………………………………………………………………………4

Índice

1.Normalização…………………………………………………………………………4

1.1.Principais normas……………….………………………………………………………………4 1.2.Tipo de letra …………………………………………………………………….…………….…18 1.2.1. Mancha de escrita ……………………………………………………………………….18

1.2.2.Marginação……………………………………………………………………….………….…18

1.2.3.Entrelinhamento e espaçamento……………………………………

1.2.4.Centragem vertical e horizontal…………………………………………………….19

……………19

2.Técnicas de elaboração de documentação………………………….……….20

2.1.Conceito e funções dos documentos…………………………………………………20 2.2.Classificação dos documentos……………………………………………………………21

2.3.Tipos de documentos…………………………………………………………

2.3.1.Textos e relatórios…………………………………………………………………22

2.3.2.Cartas/Ofícios……………………………….……………………………………….25

…………….22

2.3.3.Sobrescrito…………………………………………………………………………….33

2.3.4.Nota de serviço………………….…………………………….……………………34 2.3.5.Memorando…………………………….…………………………………………… 34

2.3.6.Comunicado/Comunicação/Nota informativa …….…….…

2.3.7.Outros documentos…………………………….…………………….……….…36

……35

Bibliografia……………………………………………………………………….…… 40

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1.Normalização 1.1.Principais normas: NP 5; NP 6; NP 7; NP 9; NP 13; NP 17;

1.Normalização

1.1.Principais normas: NP 5; NP 6; NP 7; NP 9; NP 13; NP 17; NP

950

A normalização está em todo o lado e serve para limitar a diversidade de critérios. Esta tem a sua origem na palavra norma, que mais não é que, regras orientadoras, adaptadas às necessidades, que disciplinam a vida do homem em sociedade.

A existência, a observância e o cumprimento de normas contribui de forma decisiva para uma melhor vivência facilitando a comunicação, orientando os comportamentos, etc.

Vantagens da Normalização

· Economia

· Facilidade de fabricação -> mais barato -> mais qualidade

As Normas podem ser:

· Internacionais

· Nacionais

· Particulares

Internacionais Elaboradas por um organismo internacional. Estabelecem a uniformização de normas, estipulando formatos, dimensões e pesos.

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Objetivo : Facilitar a cooperação técnica, industrial e económica entre os vários Países e assegurar

Objetivo: Facilitar a cooperação técnica, industrial e económica entre os vários Países e assegurar a coordenação das normas nacionais.

ISA (International Standardization Association) - 1ª Associação para a normalização, surgiu em 1930. Em 1947 criou-se a ISO (International Standardization Organization), desde 1949 que Portugal é membro da ISO. A organização estabelece as normas para os seus países membros, prevalecendo essas sobre as normas nacionais.

No âmbito do mercado comum, criou-se também, um organismo para a normalização (C.E.N.).

Nacionais:

· Elaboradas dentro de cada país, o limite é a fronteira.

· Definem orientações com vista à uniformização de procedimentos e sempre que possível de acordo com as normas internacionais.

· A repartição da normalização, em Portugal, está integrada na Direcção Geral de Qualidade do Ministério da Indústria e Energia.

Particulares:

· Encontram-se dentro de cada organização, para funcionamento interno.

O IPQ e as Normas Portuguesas - NP Ao IPQ Instituto Português da Qualidade, como organismo normalizador compete-lhe promover a elaboração das normas Portuguesas, actualizá-las e garantir o seu ajustamento às normas da União Europeia. Assegura a

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representação de Portugal em entidades Europeias e internacionais relevantes para a sua missão. A competência

representação de Portugal em entidades Europeias e internacionais relevantes para a sua missão.

A competência da elaboração de normas pertence às Comissões Técnicas constituídas por peritos de várias especialidades, sob a responsabilidade do Instituto Português da Qualidade. As normas portuguesas são identificadas por um conjunto de letras e números:

· Se for uma norma portuguesa, designa-se por NP, seguida de um número;

· Se for uma norma portuguesa que adoptou uma norma europeia, designa-se

por NP EN, seguida de um número;

· Se for uma norma portuguesa que resultou de uma norma europeia que, por

sua vez, resultou de uma norma internacional, designa-se por NP EN ISSO, também seguida por um número.

Exemplo de Normas Portuguesas de documentação e informação:

NP1 – “Normas Portuguesas – Designação e Numeração” NP4 – “Papel – Aplicação dos formatos da série A” NP5 – “Ofício ou Carta – Formato A4 (Primeira Página) NP6 – “Ofício ou Carta – Formato A4 (Página de Continuação) NP7 – “Sobrescritos e Bolsas – Formatos” NP8 – “Ofício ou carta – Formato A5” NP9 – “Escrita dos Números” NP10 – “Fichas e Ficheiros – Formatos” NP17 – “Formatos dos Papéis” NP20 – “Sobrescrito – Carta – Formato A4” NP24 – Caixas, Pastas e Capas de Arquivo” NP37 – “Arredondamento dos valores numéricos” NP72 – “Unidade de medida”

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NP79 – “Arredondamento de Números Ligados” NP112 – “Fotocópias – Formatos” NP113 – “Numeração

NP79 – “Arredondamento de Números Ligados” NP112 – “Fotocópias – Formatos” NP113 – “Numeração Progressiva das Secções de um Documento” NP139 – “publicações periódicas – Abreviaturas dos Títulos” NP 154 – “Símbolos das grandezas e das Unidades de Medida” NP303 – “Microcópias – Terminologia e Definições” NP950 – “Tratamento da Informação – Escrita Numérica das datas” NP951 – “Numeração das Semanas do Ano”

NP 5

Ofício

ou carta em formato

A4 (210

x

297 mm)

impressão da

primeira Página

(210 x 297 mm) – impressão da primeira Página Legenda: A – Margem lateral esquerda B

Legenda:

A Margem lateral esquerda

B cabeçalho Logo; NIPC; Matrícula na

Conservatório do registo comercial

C Espaço livre para despachos e notas

D Endereço

E Espaço em Branco

F referências

G Assunto

H texto

I Margem inferior telefone; morada; etc. J Margem lateral direita

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NP 7 Sobrescritos e bolsas – formatos No fabrico de sobrescritos atende-se aos formatos normalizados

NP 7 Sobrescritos e bolsas formatos

No fabrico de sobrescritos atende-se aos formatos normalizados do papel que neles vais ser inserido e também às exigências dos CTT, tendo em vista o tratamento mecanizado da correspondência.

Os sobrescritos C6 e DL, sendo de utilização mais frequente, merecem que se lhes conceda o devido destaque.

FORMATO C6 (tipo comercial):

- Este formato tem as dimensões 11,4 cm x 16,2 cm e é vulgarmente usado para expedição da correspondência comercial.

As empresas, ao optarem por este tipo de sobrescrito, têm, de acordo com as

suas conveniências, a possibilidade de escolher um entre os seguintes modelos:

· Com janela

· Sem janela

O primeiro modelo evita ter de se repetir, no sobrescrito, o endereço dos

destinatários, desde o momento que se cumpram determinadas regras ao

dobrar a carta.

que se cumpram determinadas regras ao dobrar a carta. UFCD 6225 TÉCNICAS DE NORMALIZAÇÃO DOCUMENTAL Entidade

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Seguindo a orientação da figura, a carta inserida no sobrescrito com janela deixa ver, por

Seguindo a orientação da figura, a carta inserida no sobrescrito com janela

deixa ver, por fora, o endereço do destinatário, neste sentido, não é necessária

a repetição da endereçagem no sobrescrito.

Este formato é utilizado para o envio de todo o tipo de correspondência, desde

o momento que não exceda determinado volume.

FORMATO DL (tipo ofício):

bastante

utilizado pelas empresas, mas a sua designação tipo oficio deriva essencialmente do seu uso estar associado à correspondência oficial.

O formato DL tem as seguintes dimensões

11

cm

x

22

É

cm.

Existem também os modelos:

Com janeladimensões – 11 cm x 22 É cm. Existem também os modelos: Sem janela O primeiro

Sem janela– 11 cm x 22 É cm. Existem também os modelos: Com janela O primeiro modelo,

O primeiro modelo, para se tirar partido da janela, requer que na dobragem da carta existam os cuidados já acima referidos, dispensando-se, contudo, a dobragem à esquerda.

O papel de carta e o papel de ofício, modelos

normalizados, têm, normalmente, junto à margem esquerda, traços que indicam os locais por onde deve ser feita a dobragem.

que indicam os locais por onde deve ser feita a dobragem. UFCD 6225 TÉCNICAS DE NORMALIZAÇÃO

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OUTROS FORMATOS Embora os formatos anteriormente referidos sejam, sem dúvida, os vulgarmente utilizados, não podemos

OUTROS FORMATOS

Embora os formatos anteriormente referidos sejam, sem dúvida, os vulgarmente utilizados, não podemos deixar de mencionar outros a que, por vezes, temos necessidade de recorrer.

Os formatos B4, B5 e B6 são utilizados para conter remessas volumosas dos formatos A4, A5 e A6, respectivamente. Já os formatos C4, C5 e C6 utilizam- se para conter remessas menos volumosas dos formatos A4, A5, e A6, respectivamente.

NP 9 Escrita dos números

Para facilitar a representação e a leitura dos números e simultaneamente afastar a possibilidade de erros de interpretação, a Nona Conferência Geral de Pesos e Medidas votou uma série de resoluções tendentes a atingir aquela finalidade.

A principal alteração a que essas resoluções conduziram foi a de se utilizarem sinais gráficos unicamente para separar a parte inteira da parte decimal. Esses sinais são o ponto e a vírgula, sendo o primeiro empregado nos países de língua inglesa, e o segundo, nos restantes.

A supressão de qualquer sinal gráfico destinado a dividir um número, para facilidade de leitura, em grupos de três algarismos, evita a confusão actualmente possível, quando se utilizam simultaneamente, na escrita de um mesmo número, o ponto e a vírgula.

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Os grupos de três algarismos serão separados por um espaço em branco, que será igual

Os grupos de três algarismos serão separados por um espaço em branco, que será igual ao ocupado por qualquer dos algarismos no caso da escrita dactilografada, e um pouco inferior, no caso da impressão.

Exemplo: 21 000,34 e 21000,34 (vinte e uma mil unidades e trinta e quatro centésimos)

Com a aplicação desta norma, consegue-se, sem esforço, o hábito natural de escrever os números de acordo com as prescrições que em seguida se apresentam.

Como se está habituado a empregar um ponto na separação dos grupos de três algarismos, a própria supressão desse ponto lembrará, no momento próprio, o espaço a prever para o intervalo que se deve deixar entre os referidos grupos.

Princípios:

· A vírgula é exclusivamente destinada a separar, nos números, a parte inteira da parte decimal.

· Os números serão escritos em grupos de três algarismos a partir das

unidades, quer para a esquerda, quer para a direita (parte decimal).

Exemplos: 32 048 21 237,459 32

· Os grupos de três algarismos, tanto da parte inteira como da parte

decimal, se ela existir, devem ser separados por um espaço igual ao ocupado por qualquer dos algarismos, no caso da escrita dactilográfica, e

um pouco inferior, no caso da impressão.

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Portanto, deve escrever-se: 1 437 385,327 61 e não 1.437.385,327.61 nem 1437385,327661 nem tão-pouco

Portanto, deve escrever-se: 1 437 385,327 61 e não 1.437.385,327.61 nem 1437385,327661 nem tão-pouco 1:437:385,327:61 etc.

Excepções:

· Os princípios atrás expostos não se aplicam à parte inteira ou à parte decimal no caso de as mesmas serem formadas só por quatro algarismos, salvo quando os números são escritos em coluna.

Exemplos: a) 1437,327 61 e 14 373,2761

b) 5 321,003 4

NP 13 Sobrescritos e bolsas sua impressão e utilização

A mecanização introduzida pelos CTT no tratamento do correio reflecte-se numa prestação de serviços com maior eficácia. O utente, para poder usufruir dos benefícios proporcionados, terá de, no preenchimento dos sobrescritos, cumprir as normas definidas pelos CTT.

Sendo importante o correcto preenchimento dos sobrescritos, respeitando as zonas de endereçagem e colocando devidamente os códigos postais, é indispensável ainda cumprir algumas normas, nomeadamente:

· Formatos, dimensões (comprimento, largura e espessura), cor e peso

· Estado de conservação (a correspondência não deve estar amarrotada, nem rasgada).

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A utilização das zonas de endereçagem é clarificada pela observação da figura seguinte: · A

A utilização das zonas de endereçagem é clarificada pela observação da figura seguinte:

é clarificada pela observação da figura seguinte: · A cor deverá ser branca ou bastante clara.

· A cor deverá ser branca ou bastante clara.

· O peso nunca deve exceder os 20g.

· As dimensões deverão ter os seguintes valores máximos e mínimos.

No sentido de garantir a confidencialidade da correspondência a enviar, as folhas deverão ser dobradas do seguinte modo:

a enviar, as folhas deverão ser dobradas do seguinte modo: UFCD 6225 TÉCNICAS DE NORMALIZAÇÃO DOCUMENTAL

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Há empresas que recorrem à utilização de máquinas com o intuito de dobrar, inserir e

Há empresas que recorrem à utilização de máquinas com o intuito de dobrar, inserir e franquiar a correspondência, de modo a acelerar o processo de expedição.

Hoje em dia, a utilização e a tecnologia informática proporcionam a realização

de

etiquetas em série. Esta situação permite poupar tempo ao nível do envio

da

correspondência.

O microsoft word, juntamente com o microsoft excel e o microsoft acess são alguns destes exemplos. Com recurso a estas ferramentas é possível, através da impressão em série, criar cartas de formulário, etiquetas de endereço, envelopes, bem como efectuar a distribuição de correio electrónico e de faxes em grande número, num curto espaço de tempo, desde que as moradas estejam em suporte informático.

A impressão em série permite criar cartas de formulário, etiquetas de

endereço, envelopes, bem como efectuar a distribuição do correio electrónico e

de

faxes em grande número.

As

formas mais comuns de remeter documentos dizem respeito ao envio:

Via CTT · Correio Normal · Correio azul nacional É entregue em 24 horas e aplica-se a correspondência até 2 Kg. · Correio registado Permite confirmar o envio ao destinatário. · Com aviso de recepção Permite confirmar a entrega ao destinatário, com recepção do comprovativo respectivo.

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· Correio azul internacional – É entregue até 3 dias úteis na Europa e 5

· Correio azul internacional É entregue até 3 dias úteis na Europa e 5 dias no resto do Mundo e aplica-se a correspondência até 2 Kg.

· Correio verde nacional ou internacional O envelope terá de ser précomprado, mas dispensa pesagem ou selagem.

Pessoalmente

· P.M.P. (por mão própria) Entregue ao destinatário por portador,

quer este seja um colaborador da organização ou um estafeta externo (neste caso, em regra é preenchido um formulário onde depois é recolhida a assinatura do destinatário);

· Por protocolo Entregue ao destinatário por portador, que este seja

um colaborador da organização ou um estafeta externo. Em ambas as situações, o destinatário terá que assinar um livro, afirmando ter recebido a correspondência em causa. · Via courrier Serviço expresso porta a porta, nacional ou internacional ex: CT, DHL, Seur, Fedex, etc. Existem diversas situações em termos de prazos de entrega, volumes, pesos, modos de envio e,

consequentemente, preços.

· Por encomenda Correspondência entre 2 Kg e 20 Kg, no caso dos CTT.

· Por camionagem Envios com peso superior a 2 Kg por volume.

NP 17 Formato dos papéis

As vantagens da normalização dos formatos de papel tornam-se evidentes ao apercebermo-nos dos benefícios que proporcionam no fabrico padronizado de pastas de arquivo e de mobiliário de escritório. O fabrico deste tipo de

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materiais passou a ser mais simplificado, tendo em atenção a existência de formatos normalizados de

materiais passou a ser mais simplificado, tendo em atenção a existência de formatos normalizados de papel. Todas as empresas, de uma maneira geral, beneficiaram com os formatos normalizados de papel, pois, para além das vantagens já assinaladas, tornou- se mais fácil, mais rápida e menos onerosa a impressão de documentos. As tipografias possuem papel para impressão de acordo com os formatos normalizados.

Partindo do sistema métrico, o formato-base é uma folha de papel medindo 1 m² de área (A0). O grande trunfo é a proporção entre os lados do papel, a mesma em todos os tamanhos do padrão, aproximadamente igual a (raiz quadrada de 2, igual a 1,4142…), que tem a propriedade de se manter quando

a folha é cortada pela metade ou dobrada.

Sucessivos cortes definem a série A de tamanhos A1, A2, A3, A4…, cujas medidas são arredondadas na ordem dos milímetros.

Manter a mesma proporção entre diferentes tamanhos, propriedade inexistente nos formatos tradicionais de papel, facilita a ampliação e redução de um tamanho para o outro

e a confecção de folhetos e brochuras

com duas páginas em cada folha, na qual o tamanho do papel deve ser, na série, de uma ordem acima do tamanho da página.

ser, na série, de uma ordem acima do tamanho da página. UFCD 6225 TÉCNICAS DE NORMALIZAÇÃO

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Medidas standard para cada formato (em mm): NP 950 Tratamento da informação – escrita numérica

Medidas standard para cada formato (em mm):

Medidas standard para cada formato (em mm): NP 950 Tratamento da informação – escrita numérica das

NP 950 Tratamento da informação escrita numérica das datas

As datas devem ser escritas colocando os elementos pela seguinte ordem. ANO MÊS DIA

A representação de uma data sob forma inteiramente numérica será feita em algarismos. Exemplo: 20080930 2008 09 30

Os elementos na representação numérica de uma data devem separar-se por travessões, por um espaço ou não serem separados. Exemplos:

por um espaço ou não serem separados. Exemplos: 1960-04-12 1986 10 15 19861015 UFCD 6225 TÉCNICAS

1960-04-12

1986 10 15por um espaço ou não serem separados. Exemplos: 1960-04-12 19861015 UFCD 6225 TÉCNICAS DE NORMALIZAÇÃO DOCUMENTAL

ou não serem separados. Exemplos: 1960-04-12 1986 10 15 19861015 UFCD 6225 TÉCNICAS DE NORMALIZAÇÃO DOCUMENTAL

19861015

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1.2.Tipo de letra 1.2.1.Mancha de escrita As características essenciais da letra são: o seu tipo,

1.2.Tipo de letra 1.2.1.Mancha de escrita

As características essenciais da letra são: o seu tipo, o tamanho, a cor e alguns efeitos especiais que lhe podem ser atribuídos.

Exemplos de tipos de letra:

que lhe podem ser atribuídos. Exemplos de tipos de letra: Normas para o estilo e tamanho

Normas para o estilo e tamanho da letra:

· Utilizar fontes com fácil reconhecimento de caracteres. Ex.: Verdana, Arial, Helvética.

· Deve-se procurar evitar a confusão entre os algarismos: 3, 5, 8, 0.

1.2.2.Marginação

Normas para a marginação das páginas:

· Todas as páginas devem respeitar a seguinte configuração: do lado da lombada, uma margem de 3 cm; nos restantes lados (de topo, margem exterior e fundo de página), entre 2 e 3 cm.

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· A paginação deverá ser efectuada em todas as páginas, em numeração árabe, a partir

· A paginação deverá ser efectuada em todas as páginas, em numeração árabe, a partir da página de rosto.

· As margens e espaçamento devem ser suficientes entre as manchas de texto.

· Evitar colunas de texto muito estreitas ou próximas entre si.

1.2.3.Entrelinhamento e espaçamento

Normas para o entrelinhamento e espaçamento:

· O processamento de texto deve ser efectuado, em corpo 12 ou, no máximo 13 (p. ex. Times 12 ou 13, ou Arial 12), com um espaçamento ‘normal’ entre caracteres, utilizando um entrelinhamento de espaço e meio.

· O Espaçamento de 1.5 ou duplo facilita a navegação ao longo do texto.

· Evitar linhas de texto demasiado extensas (acima de 70 caracteres).

· O espaçamento entre letras demasiadamente reduzido dificulta a leitura. · Devem utilizar-se fontes proporcionalmente espaçadas, pois são mais legíveis que as mono-espaçadas.

1.2.4.Centragem vertical e horizontal

É possível centrar o texto entre as margens laterais e entre as margens superior e inferior numa página. Centrar o texto horizontal e verticalmente numa página é a função mais frequentemente utilizada para criar uma folha de rosto para um documento.

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No Microsoft Office Word, é possível escolher a partir de uma galeria de folhas de

No Microsoft Office Word, é possível escolher a partir de uma galeria de folhas de rosto pré-desenhadas ou criar uma folha de rosto manualmente, centrando o texto na página. Se criar uma folha de rosto manualmente, centra o texto entre as margens laterais e entre as margens superior e inferior.

2.Técnicas de elaboração de documentação

2.1.Conceito e funções dos documentos

Os documentos são todos os papéis contendo informações que ajudem a tomar decisões, comuniquem decisões tomadas, registarem assuntos de interesse da organização ou do indivíduo. Qualquer informação escrita, objecto ou facto registado materialmente, susceptível de ser utilizado para estudo, consulta ou prova.

A rapidez com que se processam as trocas comerciais, a sua internacionalização, e as exigências das novas tecnologias informáticas têm conduzido a uma crescente normalização da documentação comercial.

No caso dos documentos, fala-se em normalização a propósito do processo técnico de criação de normas que definem condições de elaboração e preenchimento dos documentos.

Os principais objectivos da normalização dos documentos são:

• Harmonização de conteúdos;

• Prevenção do erro no preenchimento;

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• Aumento da segurança na circulação. Os documentos normalizados obedecem a uma idêntica estrutura, conteúdo

• Aumento da segurança na circulação.

Os documentos normalizados obedecem a uma idêntica estrutura, conteúdo e dimensão, permitindo, por exemplo, a sua leitura óptica com as naturais vantagens daí resultantes em matéria de processamento e arquivo.

A estrutura dos documentos está directamente dependente do seu conteúdo, pelo que não existe uma estrutura tipo para os documentos em geral.

2.2.Classificação dos documentos

Quanto à natureza:

· Unitários: Aqueles que se bastam a si próprios. Contêm um conjunto completo de informação.

· Processo ou Dossier: Conjunto de documentos ordenados que dizem

respeito

utilizações. Ex: factura

podem ser objecto de várias

ao

mesmo

assunto

e

que

· Não protegidos ou sem classificação: São de larga difusão.

· Confidenciais: São objecto de medidas restritivas.

· Comerciais: Destinam-se a fins comerciais.

· Científicos: Informação científica ou didáctica.

· Oficiais: A sua organização tem como função auxiliar e assessorar a Administração Pública. Ex: decretos

Quanto à Finalidade:

· Posição: Objectivo de conservar ideias ou informações, o doc. Funciona como fonte de informação. Ex: registo de um hotel

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· Circulação ou transmissão: Servem para fazer circular as ideias ou informações, o doc. é

· Circulação ou transmissão: Servem para fazer circular as ideias ou informações, o doc. é veículo de transporte. Ex: factura, letra.

2.3.Tipos de documentos

2.3.1.Textos e relatórios

Um relatório é uma forma de comunicação organizada, fundamentada e comentada, sobre um facto ou conjunto de factos ocorridos ou ainda a decorrer.

Funciona como elemento de informação, consulta ou prova e tem grande valor na análise e solução de problemas concretos, na transmissão e apresentação de resultados de acções de pesquisa, de inspecção e gestão, bem como no apuramento de responsabilidades.

Tipos de relatório:

· Formal / Informal

· Interno / Externo

· De rotina / acontecimento específico

Situações em que se podem apresentar relatórios:

· Decorrer normal de um trabalho;

· Exercício de gestão;

· Estágios, estudos

· Infracções, acidentes;

· Vendas;

· Inspecções, revisões;

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· Participações em congressos, conferências, seminários; · Anomalias, avarias; · Estudos de mercado; · Peritagem;

· Participações em congressos, conferências, seminários;

· Anomalias, avarias;

· Estudos de mercado;

· Peritagem;

· Relatório de contas.

Estrutura:

Nos relatórios mais simples:

· Introdução, desenvolvimento do tema e conclusão.

Nos relatórios mais complexos:

· Capa ou página de título- título do relatório, nome do autor, nome dos destinatários, data e referência (nalguns casos);

· Índice - Deve conter todas as secções do relatório com referência às

páginas, incluindo capítulos e subcapítulos;

· Resumo - síntese geral para que o leitor tenha uma ideia geral do que

trata o relatório;

· Introdução - Introduzir o leitor para dentro do relatório. Define-se o

objectivo do relatório (para que vai servir, o que deu origem). Explica-se

a forma como vai ser desenvolvido e explica-se a o ordenamento dos temas, a metodologia;

· Corpo de desenvolvimento - Narração dos factos, apresentação de toda a fundamentação para as conclusões e recomendações; · Conclusão - Resumo de todas as ideias apresentadas. Não podem aparecer dados novos. Num relatório muito longo, no fim de cada capítulo deve-se apresentar uma breve conclusão;

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· Recomendações - Sugerir alternativas à matéria tratada. As recomendações devem estar devidamente argumentadas e

· Recomendações - Sugerir alternativas à matéria tratada. As recomendações devem estar devidamente argumentadas e fundamentadas.

· Anexos / Apêndice - documentos que podem vir a completar a

informação do relatório. Os apêndices funcionam como dados suplementares (essenciais para completar os factos narrados) e como forma de actualizar o relatório.

· Glossário - Pode ser de termos técnicos, uma listagem de abreviaturas.

· Agradecimentos - No fim. Podem também vir no início a seguir ao

índice.

· Referências - Lista de material não publicado aos quais fomos recolher

informação.

· Bibliografia - Livros ou outras fontes de pesquisa. Apelido, nome do

autor, nome do livro, nº de edição; local, editora, ano.

· Glossário - Quando se trata de um relatório muito técnico deverá conter um glossário de termos.

Linguagem:

A linguagem do relatório depende dos objectivos e do destinatário.

· Deve ser precisa, exacta - verificar se está a usar a palavra certa no trabalho certo;

· Breve e concisa. Evitar construções complexas. Quanto mais simples,

mais eficaz é a comunicação e maior é o seu alcance;

· Clareza - não deve deixar lugar a ambiguidades e ideias erradas;

· Evitar palavras compridas;

· Usar voz activa, deve dar-se a informação pela positiva no intuito de captar maior atenção do leitor;

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· Deve ser feito na 1ª pessoa do singular. Quando realizado por várias pessoas na

· Deve ser feito na 1ª pessoa do singular. Quando realizado por

várias pessoas na 1ª pessoa do plural;

· Ser concreto - usar termos práticos, evitar termos indefinidos (um certo, alguns );

· Evitar a gíria;

· Frases curtas. Parágrafos curtos e frequentes. Cada nova ideia um novo parágrafo;

· O relatório deve ser completo e não deixar espaço a dúvidas;

· Deve-se ter em conta a pontuação, bem como a ortografia;

· Quando é criado por um grupo restrito, utilizando palavras muito técnicas, no fim do relatório deve-se criar um glossário.

2.3.2.Cartas/Ofícios

A carta: Estrutura de uma carta:

Há vários tipos de disposição, vários estilos. A empresa opta por um estilo próprio e deverá seguir sempre o mesmo estilo.

Cabeçalho ou timbre:

· É centrado ou à esquerda

· Deverá conter: nome da empresa, nº de contribuinte, nº de registo, capital social, endereço, apartado postal, nº telefone. Fax, e-mail, URL

Endereço do destinatário:

· Colocado à esquerda

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· Deve conter: nome da empresa; departamento, seção, a pessoa à atenção de quem vai

· Deve conter: nome da empresa; departamento, seção, a pessoa à atenção de quem vai a carta e o endereço.

Referências:

· Indicação impressa que permitirá identificar e localizar as cartas mais rapidamente.

· É o espaço onde vão ser indicadas:

o/as iniciais do remetente, o nº da comunicação (N/ Refª) o/os mesmos elementos referentes a uma comunicação anterior do n/destinatário (V/ Refª:)

Data:

· Todas as cartas devem ser datadas;

· Pode colocar-se do lado direito, por baixo do destinatário;

· À esquerda a seguir ao cabeçalho e alinhado com o destinatário;

· Não se usam abreviaturas ou formas numéricas: deve ser, por ex: 5 de Agosto de 2000;

· Deve também colocar-se o local antes da data: Lisboa, 5 de Agosto de

2000.

Assunto:

· Trata-se de resumir o conteúdo da carta no menor nº de palavras, não

deixando contudo, escapar todos os factores relevantes para a posterior

identificação da carta.

Vocativo:

· É a forma de cortesia com a qual se inicia a carta: o Ex.mos Senhores; o V. Exª; o Ex.ª; o Senhor; o Caro.

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Introdução: O primeiro parágrafo da carta deve identificar claramente: · A recepção de qualquer comunicação

Introdução:

O primeiro parágrafo da carta deve identificar claramente:

· A recepção de qualquer comunicação anterior (com referência à data);

· Quem é o remetente;

· A razão porque escreve a carta.

Corpo da carta:

· Constituído por factos, explicações, opiniões que desenvolvem o assunto ordenados de forma lógica.

Parágrafo de encerramento:

· É o modo de terminar a carta (fórmulas finais).

Assinatura

· Por cima do nome e cargo escritos por extenso.

P. S./Nota:

· Anotação na margem que podem dizer respeito a qualquer pormenor que, por lapso, não foi incluído no corpo.

Anexos:

· Espaço reservado para referir os documentos que acompanham a carta.

Iniciais identificativas:

· De quem redige e de quem dactilografou.

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Tipos de cartas comerciais Carta de Encomenda: Podemos servir-nos de uma carta comercial para efectuar

Tipos de cartas comerciais

Carta de Encomenda:

Podemos servir-nos de uma carta comercial para efectuar uma encomenda de produtos ou esta pode servir para acompanhar a nota de encomenda/venda. A nota de encomenda é emitida pela empresa compradora em documento com o seu timbre, especificando a quantidade, qualidade e condições de transporte, de entrega e de pagamento dos artigos a encomendar.

A nota de venda é um documento emitido pela empresa vendedora em documento com o seu timbre -, especificando quantidade, qualidade e condições de transporte, de entrega e de pagamento dos artigos a vender.

O objectivo é o mesmo: registar a encomenda de artigos o que constitui o primeiro passo de um contrato compra e venda.

Exemplo de carta de encomenda:

um contrato compra e venda. Exemplo de carta de encomenda: UFCD 6225 TÉCNICAS DE NORMALIZAÇÃO DOCUMENTAL

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Carta de Reserva: Habitualmente, uma carta de reserva é utilizada para confirmar uma reserva feita

Carta de Reserva:

Habitualmente, uma carta de reserva é utilizada para confirmar uma reserva feita por telefone, formalizando assim o contacto.

Elementos estruturais:

· Data de entrada e saída ou, em alternativa, a data de partida pretendida (reserva de hotel).

· Dados de identificação de quem reserva e número de pessoas.

· Especificação do que se pretende reservar.

· Pedido de confirmação por escrito da reserva.

· A forma de pagamento em especial se se tratar de pagamentos a

serem facturados a empresas, devendo, nesse caso, indicar-se o número de contribuinte da empresa que vai efectuar o pagamento.

Exemplo de carta de reserva:

que vai efectuar o pagamento. Exemplo de carta de reserva: UFCD 6225 TÉCNICAS DE NORMALIZAÇÃO DOCUMENTAL

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A carta de envio, transporte e entrega de mercadorias: Estrutura: · encomenda/venda diz respeito ao

A carta de envio, transporte e entrega de mercadorias:

Estrutura:

·

encomenda/venda diz respeito ao envio;

· Forneça detalhes sobre o envio:

· Informação sobre documentação anexa ao envio: guia de remessa, factura, conhecimento de embarque, senha…

de

Especifique

correctamente

o

assunto

refira

a

que

nota

· Confirmação das condições de venda/ pagamento acordadas;

· Encerramento.

Relativamente às mercadorias, a carta deve conter os seguintes elementos:

· A sua descrição;

· Quantidade e qualidade;

· Preço unitário acordado.

Quanto ao transporte, deve ter-se em conta:

· A designação do meio de transporte a utilizar:

· Condições e local de entrega envolvendo as despesas de frete e o seguro de transporte.

Quanto ao pagamento, a carta deve mencionar:

· Condições especiais de pagamento (ex. descontos);

· Forma de pagamento (ex. cheque, letra, transporte, transferência bancária);

· Prazo de pagamento (ex. 30, 60, 90 dias).

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Exemplo de carta de envio de mercadorias: A carta de Cobranças: · Aviso de rotina

Exemplo de carta de envio de mercadorias:

Exemplo de carta de envio de mercadorias: A carta de Cobranças: · Aviso de rotina –

A carta de Cobranças:

· Aviso de rotina nesta fase limite-se a lembrar ao seu cliente que o prazo acordado para efectuar o pagamento já foi ultrapassado.

· Incumprimento do prazo de pagamento se o cliente é habitualmente

cumpridor, mas não efectuou o pagamento no prazo acordado, pode estar a passar dificuldades, pelo que, em nome do seu comportamento

passado, há que delicadamente abordar a situação, enviando uma carta onde se sugere ajuda e não se pressiona demasiado.

· Incumprimento do prazo de pagamento o contencioso quando o

incumprimento do prazo de pagamento já ultrapassou todas as fases e não se obtiveram quaisquer resultados, há que enviar uma carta em tom

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mais duro, onde se pode chegar à ameaça de cobrança por meios judiciais. Carta de

mais duro, onde se pode chegar à ameaça de cobrança por meios judiciais.

Carta de Reclamação:

Nesta situação específica da carta de reclamação, pretende-se reclamar, ou seja, apresentar queixa contra uma situação incorrecta.

Estrutura:

· Identificação do remetente;

· Identificação do destinatário;

· Data;

· Resumo do assunto da carta (numa linha só e em poucas palavras);

· Corpo da carta: o Descrição da situação que levou ao envio da carta; o

Exposição clara do que se pretende; documentos em anexo (se for necessário).

Assinatura; o Referência a

Cuidados a ter:

Guarde cuidadosamente uma cópia (uma fotocópia da carta já assinada) e, se

a entregar em mão, peça que o destinatário a assine, com a menção “Recebi

em

deverá ser carimbada.

Se se tratar de uma empresa ou outra entidade, também

/

/

”.

O Ofício

O ofício é uma forma de correspondência que se utiliza no serviço público.

É por meio de ofício que:

· Uma repartição se dirige a uma pessoa ou empresa;

· Uma repartição se dirige a outra repartição.

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A redacção de um ofício obedece a determinadas normas, nomeadamente: · Simplicidade: uso da linguagem

A redacção de um ofício obedece a determinadas normas, nomeadamente:

· Simplicidade: uso da linguagem simples, evitando-se frases rebuscadas ou muito adjectivadas.

· Clareza: expressão clara e lógica do pensamento, de modo que a

mensagem possa ser entendida perfeitamente.

· Objectividade: abordagem directa do assunto, evitando-se palavras

desnecessárias ou expressões que nada acrescentam ao texto.

· Concisão: resumo do texto ao essencial, evitando-se alongar muito o assunto.

O

repartições.

ofício

deve

ser digitado, como

2.3.3.Sobrescrito

toda

comunicação

que

se

faz

entre

Depois de escrita a carta, esta deve ser dobrada com as dimensões do sobrescrito que a transportará. Este deve ser preenchido de acordo com as normas correntes:

· Registar o nome e a morada do remetente (é quem remete a carta) no canto superior esquerdo.

· Registar (de acordo com o modelo acima) o nome e a morada do destinatário (é aquele a quem é destinada a mensagem), não esquecendo o código postal, seguido do nome da localidade.

· Colar o selo no canto superior direito.

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· Ter cuidado de deixar em branco, a toda a volta do sobrescrito, uma margem

· Ter cuidado de deixar em branco, a toda a volta do sobrescrito, uma margem com cerca de um centímetro, não a ocupando com qualquer registo, nem com a colagem do selo.

2.3.4.Nota de serviço

Tem uma redacção mais formal e implica uma responsabilização do receptor.

Parte de um superior hierárquico para os subordinados. Muitas vezes é emitida em duplicado, devolve-se o duplicado assinado pelo receptor com a indicação da hora e dia em que foi recebida. Obedece a uma numeração. Elementos:

· Nº

· Assunto;

· De e para;

· Data;

· Assinaturas.

2.3.5.Memorando

Na linguagem comercial, significa a nota ou comunicação ligeira entre departamentos de uma mesma empresa, ou entre matriz e suas filiais e vice - versa, ou entre as filiais. É conhecido também como comunicado interno (CI). O memorando pode ainda indicar um livro de apontamentos, ou notas, com a finalidade de registar fatos ou lembretes.

Na terminologia jurídica, significa nota diplomática enviada por um país a outro, com a exposição sucinta sobre determinada questão.

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Dispensa o uso de formalidades exigidas em uma carta. É uma comunicação rápida e objectiva,

Dispensa o uso de formalidades exigidas em uma carta. É uma comunicação rápida e objectiva, assemelhando-se a um bilhete. O formato do memorando, em geral, é de 21 cm de largura por 15 cm de altura (ou 148 m.mx 210 m.m.). E ainda pode ser interno ou externo. No 1º caso é dirigido a funcionários de um mesmo órgão ou departamento. No 2º é dirigido a pessoas alheias ao departamento.

Estrutura:

1) Timbre 2) Número 3) Remetente 4) Destinatário 5) Assunto 6) Local e Data 7) Texto 8) Fecho 9) Assinatura e Cargo

2.3.6.Comunicado/Comunicação/Nota informativa

As situações que dão origem a circulares informativas são:

· A abertura de uma sucursal;

· A renovação das instalações;

· A introdução de novos serviços ou acessibilidades;

· As mudanças de instalações;

· As alterações de horário;

· A divulgação da situação financeira da empresa;

· O recrutamento de alguém;

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· O despedimento colectivo. Estrutura: · Enquadrar o acontecimento – se referir um melhoramento do

· O despedimento colectivo.

Estrutura:

· Enquadrar o acontecimento se referir um melhoramento do serviço da

empresa, deve valorizar o facto e realçar as vantagens para os clientes e colaboradores;

· Informar pormenorizadamente em que consiste a mudança;

· Encerrar

congratulações.

com uma nota de optimismo, se houver motivo para

2.3.7.Outros documentos

Circular:

A Circular é o meio de comunicação escrita, utilizado por um órgão ou por uma

empresa para se dirigir a vários outros órgãos ou a várias pessoas, sobre o

assunto de interesses geral.

A

circular é uma correspondência multidireccional e, por isso, dela não consta

o

destinatário. O endereçamento só aparece no envelope de encaminhamento.

Quando um Ofício, uma Carta ou um Memorando forem dirigidos a mais de

uma entidade ou pessoa, serão denominados.

A circular apresenta a seguinte estrutura ou esquema gráfico

Timbre:

O timbre ou cabeçalho é a identificação do órgão ou de empresa expedidor (a)

e já vem impresso na folha de papel utilizada.

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Numeração: A numeração, seguida dos dois últimos algarismos do ano de exercício, separados por barra,

Numeração:

A numeração, seguida dos dois últimos algarismos do ano de exercício,

separados por barra, vem junto á margem esquerda, dois espaços duplos abaixo do timbre, após a palavra “circular”, acompanhada do dia, mês e ano

do exercício.

Procedência:

Em determinadas circulares costuma-se indicar a procedência (origem). Nesses casos, junto à margem esquerda, dois espaços duplos da numeração, vem do nome completo do Sector, da Secção ou do Órgão expedidor.

Assunto:

O resumo do conteúdo da circular, em todas as circulares, vem junto á

margem esquerda, dois espaços duplos abaixo da numeração ou da

procedência.

Contexto:

O contexto da circular é constituído pela “Introdução” que consta da titulação do signatário da circular, seguida da expressão “no uso de suas atribuições, (ou expressões semelhantes) e pela numeração dos itens da Circular, cuja numeração vem rente á margem esquerda, mas os itens iniciam-se na posição

do parágrafo, bem como a “introdução”.

Assinatura, nome e cargo:

A assinatura do remetente da Circular sobre o seu nome e cargo vem na posição do parágrafo, dos espaços duplos abaixo do contexto ou da localidade e data, caso essa seja utilizada no final da Circular.

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Iniciais do signatário e do digitador: As iniciais do remetente e do digitador vêm, separados

Iniciais do signatário e do digitador:

As iniciais do remetente e do digitador vêm, separados por barra, ao pé da folha.

Requerimento Dá-se o nome de requerimento a uma petição geralmente escrita, segundo as normas legais, dirigida a uma entidade oficial, da justiça ou da administração.

Intencionalidade comunicativa - Solicitar algo a que se tem direito ou se julga ter:

· Obter informações sobre determinado assunto;

· Solicitar providências;

· Convocar uma ou mais sessões;

· Obter determinado documento;

Obedece a uma estrutura formal e linguística, normalizada por formulários dos serviços competentes. Deve:

· Ser preenchido com clareza e perfeição;

· Ser apresentado numa folha branca, ou formulário fornecido para o

efeito;

· Separar os diferentes pontos do texto por um espaço em branco.

Frequentemente obedece a um texto designado por “minuta” (o modelo) e, depois de preenchido, o original fica nos serviços competentes e a cópia é entregue ao requerente, após autenticação com o selo do estabelecimento.

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Abertura: · Vocativo ou destinatário/ entidade a quem se dirige (parte superior direita da folha);

Abertura:

· Vocativo ou destinatário/ entidade a quem se dirige (parte superior direita da folha); · Indicação do seu cargo ou função, com a forma de tratamento adequada/ órgão a que se dirige.

Encadeamento (ou texto principal):

· Identificação o mais completa possível do requerente: nome completo,

nacionalidade, profissão, endereço, nº de BI, nº de contribuinte; · Assunto: pedido e sua justificação; pode ser fundamentado recorrendo a leis, decretos, portarias e outros documentos legais.

Fecho - fórmula final, do lado direito da folha:

· Pedido de deferimento;

· Local;

· Data;

· Assinatura do requerente ou seu representante legal.

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Bibliografia AA VV. Normas Portuguesas de Documentação e informação - CT , Biblioteca Nacional de

Bibliografia AA VV. Normas Portuguesas de Documentação e informação - CT, Biblioteca Nacional de Portugal/ Instituo Português da Qualidade, 2010 Borges, Maria João, Secretariado: uma visão prática, Lidel, 2009

Estrela, Edite et. al, Saber escrever uma tese e outros textos, D. Quixote,

2006

Lousã, Aires et al., Técnicas administrativas, Porto Editora, 2006

Moreira, Isabel, Correspondência comercial, Lidel, 2010 Webgrafia Instituto Português da Qualidade http://www.ipq.pt

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