GFPI-P-012 Procedimiento Certificacion Academica

PROCESO: GESTIÓN DE LA FORMACIÓN PROFESIONAL INTEGRAL
PROCEDIMIENTO: CERTIFICACION ACADEMICA

Objetivo: Establecer las actividades para Expedir Documentos Académicos (Certificados de formación profesional, Títulos, Actas de Grado,
Certificados de aprobación y/o participación, duplicados de los mismos y constancias) de los aprendices que concluyeron satisfactoriamente
su formación en la Entidad, asi como constancias de estudios y/o de notas de aprendices en formación; y aquellos que no concluyeron o
aplazaron la formación.
Responsable: Alcance: Inicia con la administración de la firma, la expedición de documentos

• Grupo de Administración Educativa de la académicos, la expedición de duplicados ó la verificación de los documentos académicos
Dirección General o quien haga sus veces y finaliza con la presentación de informes del procedimiento. Este procedimiento aplica
• Subdirección de Centro en los Centros de Formación
• Grupo de Formación Integral, Gestión Educativa
y Promoción y Relaciones Corporativas
* Grupo de Gestión de Administración Educativa
del Centro o quien haga sus veces
* Grupo de Formación Profesional, Empleo y
Sistema Nacional de Formación y Promoción y
Relaciones Corporativas de la Regional
Definiciones
Aprendiz del SENA: Toda persona que se encuentre matriculada en un programa de formación profesional de la entidad, en cualquier tipo
de formación:Titulada o complementaria , desde las diferentes modalidades Presencial , virtual o combinada.
Constancia: Una constancia (de participación, estudios o de notas, de no finalización) es el documento que constata que una persona es o ha
sido Aprendiz regular del SENA, es decir, que asiste o asistió regularmente a su proceso de formación y está o estuvo registrado en el
aplicativo o en los libros de registro, de los cuales es posible extraer los registros académicos y notas del Aprendiz.
Certificado (Certificado de Formación Profesional, Título, Certificado de aprobación): Es el reconocimiento que la Entidad otorga a los
aprendices que culminan satisfactoriamente la formación profesional
Certificado de aprobación: Es el reconocimiento que la Entidad otorga a los aprendices que culminan satisfactoriamente las acciones de
formación complementaria que permiten la actualización o el desarrollo de competencias.
Acta de Grado: Documento en el cual se detalla la información referida a un Título expedido por la Entidad para confirmar el cumplimiento
de los requisitos y la legalidad de su expedición.
Verificación de documentos académicos, certificados de competencia laboral y Contenidos programáticos: Es una comprobación en el
registro académico administrativo que el Grupo de Administración Educativa de la Dirección General del SENA o quien haga sus veces, avala
mediante firma autorizada sobre documentos académicos expedidos por la entidad con destino a tramites de legalización o apostilla ante la
entidad competente.
Generalidades:
1. Las actividades determinadas en este procedimiento se deben ejecutar estrictamente para asegurar la oportunidad y seguridad en la
expedición de los documentos académicos de los aprendices o egresados, tanto para la formación presencial como para la virtual y otros
documentos resultantes de la certificación.
2. Los documentos académicos se deben expedir con el documento de identificación vigente. Cuando a los Aprendices de los programas
especiales del Estado se les haya registrado un Número de Identificación SENA debido a carencia o retención del documento de identidad, el
SENA y la Entidad líder del programa se encargarán de la unificación del documento de identificación antes de la expedición del
correspondiente certificado, título o constancia.
3. El registro en notaría o en los aplicativos y la debida utilización de las firmas manuscrita, electrónica escaneada o digital que aparecen en
los documentos académicos y en los certificados de competencias laborales expedidos por la entidad, es responsabilidad directa del
funcionario autorizado para la firma.
4. El SENA ha adoptado los medios electrónicos para los mensajes de datos y la firma digital, por lo anterior, los documentos académicos
correspondientes a la Formación Profesional Integral y los Certificados de Competencia Laboral, son firmados digitalmente por el
Subdirector de Centro.
5. El formato, tamaño, texto, contenido y firmas de los documentos académicos está determinado y descrito en la normatividad relacionada
y vigente.
6. Los documentos académicos son generados en el aplicativo únicamente cuando se encuentren completos los requisitos académicos
(registro de los juicios evaluativos) y administrativos (datos básicos del aprendiz). la configuración de la citación y la verificación de los
requisitos consignados en dicha citación.
7. Cuando se requiera anular un documento académico expedido por la Entidad, es imprescindible presentar al Director de Formación
Profesional la debida justificación con los soportes de los juicios evaluativos y la autorización del Subdirector de Centro. El Grupo de
Administración Educativa de la Dirección General o quien haga sus veces, será el responsable de los ajustes correspondientes en el aplicativo
e informar lo realizado.
8. La validación del contenido y/o la firma de los documentos académicos, se realiza mediante la consulta en línea en el aplicativo disponible
para tal fin, en caso de persistir las dudas sobre la legalidad de los documentos se presenta la solicitud de validación en el Centro de
Formación o en el Grupo de Administración Educativa de la Dirección General o quien haga sus veces, según corresponda.
9. La validación del contenido y/o la firma de los documentos académicos expedidos antes del año 2000, se realiza en cada centro de
formación con base en la información que debe reposar en los archivos de los registros académicos, gestionando la conservación, custodia,
preservación y sistematización de los siguientes registros:
o Archivo de participantes.
o Archivo de fichas acumulativas.
o Archivo de reportes de evaluación y novedades de alumnos.
o Archivo de libros de registro certificados expedidos
o Reporte Individual de evaluación o deserción.
o Reporte de novedades de datos personales o de empresa.
o Resolución de condicionamiento o cancelación de matrícula y su revocatoria o rectificación.
o Resolución de aplazamiento de matrícula.
o Reporte de novedades por grupo.
o Informe a las empresas sobre asistencia y evaluación en la etapa lectiva, de alumnos patrocinados
o Evaluación de alumnos en etapa productiva o pasantías
o Soportes de inscripción y seguimiento a la evaluación por competencias laborales
o Actas de evaluación y certificación por competencias laborales.
10. Para la validación del contenido y/o la firma de los documentos académicos que deben ser legalizados o apostillados por la Cancillería
se requiere la presentación de los originales en el Grupo de Administración Educativa de la Dirección General o a quien haga sus veces.
Desde el año 2010:

1. Los documentos Académicos pueden ser generados, consultados e impresos en el aplicativo, tanto por los funcionarios autorizados en la
Entidad como por el aprendiz quien puede descargar y conservar los archivos de los mismos para los fines contemplados en las leyes y
normas nacionales e internacionales.
2. Las constancias de estudios, de aprendices en formación y/o notas pueden ser generados en el aplicativo con la información registrada
desde la matricula del aprendiz hasta la fecha de la consulta. La constancia de notas incluye las competencias y resultados aprobadas por el
Aprendiz.
3. En caso que el Aprendiz haya aplazado o se haya retirado de la formación, el aplicativo generará constancias de aplazamiento o de no
conclusión de la formación según corresponda. Dichas constancias, incluyen las competencias y resultados aprobados hasta el momento de
la novedad.
4. En el caso de formaciones adelantadas con un conviniente , el centro certificara la formación previo el cumplimiento de las exigencias de
la formación SENA y las acordadas previamente en el convenio repectivo. Estos casos se regiran por la normatividad particular vigente.
5. Para la consulta externa de los documentos académicos expedidos por la Entidad, se dispone de un aplicativo en línea.
Para vigencias anteriores a 2010:
1. Los documentos académicos se solicitan, generan e imprimen en el Centro de Formación o en las dependencias que manejan el Registro y
Certificación en cada regional, según corresponda al archivo institucional histórico.
2. El monto, incremento y consignación del costo de los duplicados está descrito y regulado en la normatividad vigente.
3. Los duplicados de los documentos académicos serán solicitados y entregados únicamente al Aprendiz ó egresado que aparezca en el
registro académico. Cuando por algún inconveniente personal no pueda ser solicitado directamente por el Aprendiz ó egresado, éste podrá
designar a otra persona mediante carta original del Aprendiz ó el egresado dirigida al Coordinador del Grupo de Formación Integral, Gestión
Educativa y Promoción y Relaciones Corporativas del Centro.
4. Las solicitudes de constancias de notas, de aplazamiento y de no conclusión de la formación, intensidad horaria, certificaciones y
contenidos curriculares de los programas de formación no tienen costo.
5. Para la expedición de duplicados para los cuales no existe el original físico, microfilmado, digitalizado o migrado a alguna herramienta
tecnológica, los Centros de Formación deben tener presente la normatividad vigente para esta gestión.
Para efectos de la aplicación de éste procedimiento, se considera falta grave cualquier comportamiento orientado a modificar el contenido o
firma de los documentos académicos expedidos por la Entidad, a copiar el formato, tamaño, texto, contenido y firmas de los documentos
académicos para ser utilizados en la impresión de documentos académicos de una persona que no ha sido certificada por la Entidad y a la
utilización de estos documentos para inducir o mantener en error a una persona, evaluador o institución. Estas faltas se legislan de acuerdo
con la normatividad vigente.
Este procedimiento describe:
 Administración de Firmas.
 Expedición de Documentos Académicos.
 Expedición de Duplicados.
 Validación del contenido y firmas en documentos académicos.
Documentos asociados:
Reglamento del aprendiz SENA
Calendario académico y de labores 2013 Resolución 1945 de 2012
Presentación Power Point Video conferencia certificación
Formulario Solicitud certificado digital
Plantilla Solicitud de revocación reasignación certificado digital
Plantilla Recepción con destino apostille
Formato Acta (procedimiento control de Registros)
Normatividad
Resolución 3139 de 2009
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
PROCEDIMIENTO CERTIFICACIÓN ACADÉMICA
(Administración de Firmas)
ACTIVIDADES DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO
Inicio
1.
Determinar cuál firma registrará inicialmente el centro en el aplicativo para iniciar Coordinador del Grupo de Identificación de
Determinar la firma que se
va a registar el procedimiento.Para registrar la firma digital, el Subdirector realiza la actividad Formación Integral, Gestión responsables firmas
4. Si para la firma escaneada, ambos realizan la Actividad 2. Educativa y Promoción y autorizadas
Relaciones Corporativas
Si
Act. La firma es
5 digital?
No
2.
Digitalizar por medio de escáner, la firma manuscrita, tal como aparece en su Coordinador del Grupo de
Escanear la Firma Firma escaneada en el
documento de identidad vigente y conservar la imagen en un archivo con formato Formación Integral, Gestión
aplicativo
jpg. Educativa y Promoción y
3. Registrar en los aplicativos de certificación vigentes en la Entidad, la imagen de la
Coordinador del Grupo de Registro de la firma
Registrar la firma escaneada en el firma (s) escaneada(s), las cuales se utilizarán para la generación de constancias de
aplicativo Formación Integral, Gestión escaneada en los
estudio, de formación, de aplazamiento y de no conclusión de la formación cuando
Educativa y Promoción y aplicativos institucionales
no se encuentre sistematizada la información.Se realiza la actividad 4
4. Enviar correo interno Envíar mediante correo interno al Grupo de Administración Educativa de la
Coordinador del Grupo de Correo certificado con el
Dirección General, el formato de datos personales y firmas manuscritas, para que
Formación Integral, Gestión formato de datos básicos y
sean tenidas en cuenta para atender las solicitudes de validación de firmas.Se
Educativa y Promoción y firma manuscrita
realiza la actividad 8
Diligenciar y enviar formato para la administración de la firma. De acuerdo con el

5. protocolo de Administración de usuarios y roles, diligencia los formularios de
Digilenciar y enviar formato para la solicitud de certificado digital de la función pública y Tarjeta Registro de Firma, con
administracion de la firma
sus datos y la respectiva firma manuscrita, adjunta copias del acto administrativo
Subdirector de Centro Formularios diligenciados
de nombramiento en propiedad, del Acta de posesión y de la cédula de ciudadanía
ampliada al 150% y envía estos documentos mediante un correo interno a la
Coordinación del Grupo de Administración Educativa de la Dirección General para
la asignación de la responsabilidad sobre el proceso de certificación digital.
6. Revisar la información registrada en los formularios enviados por el Subdirector

Grupo de Administración
Recibir y verificar los datos del de Centro para verificar que cumplan con todos los requerimientos y estén
Educativa de la Dirección Datos verificados
Subdirector completos, en tal caso, realiza la actividad 7. En caso contrario realiza la actividad
General
8.
SI
Los documentos
estan Completos
NO
7. Grupo de Administración
Enviar un correo electrónico al Subdirector de Centro solicitando los documentos
Solicitar documentos faltantes Educativa de la Dirección Correo electrónico
faltantes. Al recibirlos se realiza la actividad 8.
General
8. Enviar por correo certificado a la empresa certificadora de firmas los soportes Grupo de Administración Solicitud de firma digital
Enviar la documentación del subdirector requeridos para solicitar la firma digital, el dispositivo firmador y los medios de Educativa de la Dirección para el Subdirector de
a la empresa certifiacdora de firma
configuración. General Centro
Hacer el seguimiento ante la empresa certificadora del otorgamiento de la firma Grupo de Administración
Correo certificado con el
9. digital, el dispositivo firmador y los medios para la instalación del mismo. En caso Educativa de la Dirección
Realizar seguimiento al tramite de la otorgamiento de la firma
de inconsistencias, el Grupo de Administración Educativa de la Dirección General General. Subdirector de
firma digital, dispositivo
se encarga de su solución ante la empresa certificadora. Al terminar esta labor Centro
firmador y medios de
satisfactoriamente, la empresa certificadora, entrega únicamente al Subdirector
instalación y configuración
del Centro, el dispositivo y los medios para su instalación.
(Administración de Firmas)
Enviar instructivo para la instalación y administración del dispositivo firmador. Orientaciones sobre la
10. Grupo de Administración
De acuerdo con las orientaciones del protocolo de Administración de usuarios y instalación y
Enviar instructivo para la instalacion y Educativa de la Dirección
administracion del dispositivo firmador roles, envía al Subdirector de Centro, el instructivo para la configuración del administración del
General
dispositivo firmador. dispositivo firmador
Recibir e instalar dispositivo firmador. Con el acompañamiento de la Oficina de Dispositivo firmador

11.
Sistemas, garantiza la configuración del aplicativo y del dispositivo firmador y la Subdirector de Centro correctamente
Recibir e instalar dispositivo firmador
generación de la clave pública del certificado digital. configurado
12. Verificar el funcionamiento de la firma. Garantizar el funcionamiento de sus
Verificar el funcionamiento de la firma Coordinador del Grupo de
firmas (digital o escaneada) en los aplicativos correspondientes.Si las firmas se
Formación Integral, Gestión Firmas funcionales
encuentran correctamente configuradas en el aplicativo y funcionales para la
Educativa y Promoción y
certificación se realiza la actividad 12.En caso contrario se realiza la actividad 13.
Si No
La firma está
funcionando
correctamente
Realizar los ajustes correspondientes. Verificar (instructivos y manuales) las

actividades realizadas para el registro de las firmas digitales y escaneadas ,
13. Coordinador del Grupo de
Realizar los ajustes correspondientes determinando las correcciones necesarias. Cuando lo consideren pertinente Verificación de
Formación Integral, Gestión
solicitan el apoyo a la Oficina de Sistemas y/o al Grupo de Administración procedimiento
Educativa de la Dirección General, según corresponda. Realizar la actividad 12
hasta lograr la funcionalidad esperada en los diferentes tipos de firma
14. Coordinador del Grupo de Firma digital y escaneada
Informar disponibilidad de la firma Informar a las instancias interesadas la disponibilidad de las firmas para la
Formación Integral, Gestión actualizadas en el
certificación.
Educativa y Promoción y aplicativo
Fin
(Expedición de Documentos)
Inicio
Generar en el aplicativo de la Entidad, el listado de fichas que han Coordinador del Grupo de
1. terminado la formación y se encuentran disponibles para certificar, así Formación Integral, Gestión Listado de fichas por
Consultar el listado de fichas
pendientes por certificar
mismo, el listado de los Aprendices que fueron notificados para Educativa y Promoción y certificar
presentar requisitos de certificación. Relaciones Corporativas
Coordinador del Grupo de

Enviar mediante un correo electrónico al Coordinador de Formación
2. Formación Integral, Gestión
Integral, Gestión Educativa y Promoción y Relaciones Corporativas el
Recibir novedades de certificacion Educativa y Promoción y Formato con las novedades
Formato de novedades de certificación con la información de los
Relaciones Corporativas, de certificación
aprendices a los cuales no se les deben generar los documentos
Coordinador académico,
académicos
Instructor
Determinar si las fichas listadas corresponden a una titulación o a Coordinador del Grupo de
3.
formación complementaria. Formación Integral, Gestión
Determinar tipo de formación a Reporte de formación
certificar Si la Formación es Complementaria realiza la Actividad 4. Educativa y Promoción y
Si la Formación es Titulada realiza la Actividad 5. Relaciones Corporativas
Si La formación es
titulada?
No
Certificar Formación Complementaria (presencial y virtual). Consultar

4. el listado de aprendices por certificar en una ficha determinada y con Coordinador del Grupo de
Certificar formación base en las novedades de certificación reportadas, marca en el Formación Integral, Gestión Certificados Generados ,
Complementaria
aplicativo de la entidad, cuáles documentos académicos pueden ser Educativa y Promoción y certificados No generados
generados y cuáles no. Relaciones Corporativas,
Realizar Actividad 6.
Validar los requisitos de certificación en el aplicativo (presencial y

virtual). Confirmar en el aplicativo el cumplimiento de los requisitos
establecidos en la citación para certificación, para cada uno de los
5. Aprendices a quienes se les va a generar los documentos académicos Coordinador de Formación Validación de requisitos
Validar los requisitos de certificación en (Titulo, acta de grado según corresponda y constancia de notas). Una Integral, Gestión Educativa y para la certificación por
el aplicativo vez confirmados estos registros, los valida en el aplicativo. Promoción y Relaciones aprendiz en formación
En el caso que el Coordinador no apruebe los requisitos ingresa un Corporativas titulada
motivo de rechazo.
Realiza la Actividad 6.
6. Solicitar la carga de registros en el aplicativo firmador. Una vez

Cargar documentos academicos al Documentos académicos
finalizadas las actividades 4 y/o 5 solicita al Subdirector de Centro la Subdirector de Centro
aplicativo firmador cargados
carga de los documentos académicos en el aplicativo firmador
7. Generar firma de los Documento Académicos. Una vez finalizada la

Documentos académicos
Generar documento academico carga de los documentos, registrar la clave necesaria para que el Subdirector de Centro
firmados electrónicamente
aplicativo los firme electrónicamente.
8.
Transferir los documentos academicos Una vez realizada la firma electrónica, transferir los documentos Documentos en PDF para la
Subdirector de centro
firmados al aplicativo de la entidad académicos al aplicativo de la Entidad para la consulta de los mismos consulta nacional
9.
Consultar archivo resultante del Solicitar al Subdirector del Centro la generación del archivo de errores Coordinador del Grupo de
Archivo de errores
procedimiento y verifica si se presentan errores. Si el archivo reporta errores de firma Formación Integral, Gestión
verificado
realizar la actividad 10, en caso contrario realizar la actividad 12. Educativa y Promoción y
El archivo reporta No
errores de firma?
Si
10. Solicitar al Grupo de Administración Educativa de la Dirección Coordinador del Grupo de

Solicitar la corrección del error General, el ajuste de los datos del Subdirector en el aplicativo de la Formación Integral, Gestión Solicitud de ajuste de
Entidad y en el aplicativo firmador, para lo cual debe tener en cuenta el Educativa y Promoción y firmas
protocolo de administración de usuarios. Relaciones Corporativas,
(Expedición de Documentos)
Act 11. Verificar y actualizar en los aplicativos los datos del Subdirector de Grupo de Administración Firmas actualizadas y
6 Realizar corrección e informar al Centro
Centro, para asegurar la firma electrónica. Educativa de la Dirección General habilitadas

Generar reporte de aprendices certificados. Producir en el aplicativo
Generar reporte aprendices certificados Formación Integral, Gestión Reporte de aprendices
de la Entidad el listado de aprendices certificados en un periodo
Educativa y Promoción y Rel. certificados
determinado
Corporativas
Determinar si los documentos académicos generados corresponden a

13. los aprendices listados en el reporte de aprendices certificados, así
Comparar los reportes de aprendices en Coordinador del Grupo de
como los documentos esperados a partir de las fichas pendientes por
aplicativo firmador Formación Integral, Gestión Relación de documentos
certificar.
Educativa y Promoción y faltantes de expedición
Si todos los registros de los reportes coinciden y se expidieron todos los
documentos académicos, realizar la actividad 22, en caso contrario
realizar la actividad 14.
No
Si
Act Todos los registro
19 coinciden?
No
Confirmar en el aplicativo de la entidad, si alguno de los datos básicos Coordinador del Grupo de
14. de los aprendices por certificar, requeridos para la expedición de Formación Integral, Gestión Relación de aprendices con
Verificar en el aplicativo de la entidad los
documentos académicos, se encuentran pendientes por registrar. En tal Educativa y Promoción y datos básicos incompletos
datos básicos del aprendiz
caso realiza la actividad 15, en caso contrario realiza la actividad 16 Relaciones Corporativas
No
Faltan datos
basicos?
Si
Solicitar al aprendiz la actualización de sus datos básicos. Requerir

Act mediante correo electrónico al aprendiz para que realice en el
6 Solicitar al aprendiz la actualización de Formación Integral, Gestión
sus datos basicos aplicativo de la entidad la actualización de sus datos básicos e informe Datos básicos actualizados
el cumplimiento de dicha actividad.Una vez realizados los ajustes,
realizar la actividad 6.
16. Enviar al Grupo de Administración Educativa de la Dirección General el Coordinador del Grupo de
Listado de documentos de
Enviar solictud de verificación de listado de números de documentos de identidad de los aprendices a Formación Integral, Gestión
identificación para
documentos faltantes los cuales el aplicativo firmador no les elaboró los documentos Educativa y Promoción y
verificación
académicos, para su respectiva revisión y corrección. Relaciones Corporativas
17. Verificar en los aplicativos de la entidad y firmador, los números de

Identificar y corregir el error segun Grupo de Administración
documentos de identificación para los cuales no se expidieron los Errores corregidos
corresponda Educativa de la Dirección General
documentos académicos y corrige el error según el caso
Act 18. Enviar un correo electrónico al Subdirector del Centro para que realice Grupo de Administración
6 Informar al Centro para que se realice el cargue de los documentos académicos pendientes por expedir.Una Educativa de la Dirección Correo Electrónico
el cargue de registros vez recibido el correo, el Subdirector de Centro realiza la actividad 6. General. Subdirector de Centro
19. Educativa de la Dirección
Realizar analisis de reportes y
General. Subdirector de Centro.
seguimiento a la Certificación Generar trimestralmente reportes sobre la certificación y realizan el
Coordinador del Grupo de Reportes de Seguimiento
seguimiento a la funcionalidad del procedimiento.
20. Educativa de la Dirección
Presentar informes de resultado del General. Subdirector de Centro.
procedimiento
Presentar informes sobre el seguimiento a los compromisos
Coordinador del Grupo de Informes de resultados
institucionales sobre el tema y proponer estrategias de mejoramiento.
Fin
PROCEDIMIENTO CERTIFICACION ACADÉMICA
(Duplicados)
Inicio
Coordinador del Grupo
Recibir solicitudes de certificación o constancias. Recibir
de Formación Integral,
las solicitudes de expedición de Títulos, Actas de Grado
1. Gestión Educativa y
Recibir solicitudes de (según corresponda), Certificados de aprobación o
Promoción y Relaciones
certificación o constancias participación o Constancias de notas que correspondan a Registro o Planilla de
Corporativas
vigencias anteriores al 2010. solicitudes
Si el documento solicitado No es un título o un certificado,
se realiza la Actividad 2. En caso contrario realiza la
Actividad 3
Si
El Documento
solicitado es un
titulo o certificado?
No
Act 2. de Formación Integral,
8 Expedir la constancia de notas Expedir la constancia de Notas. Expedir e imprimir la Gestión Educativa y
constancia de notas (no corresponde expedir constancias Promoción y Relaciones Constancia de Notas
de estudios) para la firma.Realizar la Actividad 8. Corporativas
Coordinador de
Formación Integral,
Verificar requisitos académicos. Buscar el número del
Gestión Educativa y
documento de identificación del Aprendiz en el aplicativo
3. Promoción y Relaciones
correspondiente o en los registros físicos disponibles, para
Verificar requisitos academicos Corporativas
verificar en la ficha acumulativa si cumple los requisitos Requisitos básicos
académicos para la expedición del documento solicitado. verificados
Si el Aprendiz No cumplió los requisitos académicos para
la expedición del duplicado del título o certificado, realizar
la Actividad 4. En caso contrario, realiza la Actividad 5.
Si Cumplio los
requisitos ?
No
de Formación Integral,
4. Dar respuesta a solicitudes. Registrar en el formato de la
Orientar al interesado sobre la Gestión Educativa y Registro de la
Fin solicitud la novedad y orienta al interesado sobre el
gestion de su solicitud Promoción y Relaciones Novedad y respuesta
procedimiento que debe seguir.Con esta respuesta
Corporativas a la Solicitud
concluye la atención a la solicitud.
Coordinador de
Solicitar al interesado el pago del duplicado. Al verificar
5. Formación Integral,
los datos académicos requeridos para expedir el
Solicitar al interesado el pago del Gestión Educativa y
documento solicitado por el Aprendiz, solicitar al
duplicado Promoción y Relaciones
interesado el pago del valor del duplicado de dicho
Corporativas
documento y le informa el sistema de pago.

6. de Formación Integral,
Recibir comprobante de pago. Recibir el comprobante de Comprobante de
Recibir comprobante de pago Gestión Educativa y
pago y lo adjunta a la solicitud del Aprendiz para darle pago, Actualización
Promoción y Relaciones
trámite e informa el tiempo previsto para la entrega del del Registro o Planilla
Corporativas
documento académico. de solicitudes
(Duplicados)

Subdirector.
Generar e Imprimir Documento Académico para la firma. Coordinador del Grupo
7. Generar e imprimir los documentos académicos en el de Formación Integral,
Generar e imprimir documentos aplicativo correspondiente, para que sean firmados por el Gestión Educativa y
para la firma funcionario correspondiente (Subdirector, Coordinador de Promoción y Relaciones
Documentos
Formación). Corporativas
académicos impresos
Para los documentos académicos correspondientes a
formaciones recibidas antes del año 2000, elaborar el
documento correspondiente, a partir de las planillas
existentes.
Subdirector y
8. de Formación Integral,
Firmar los documentos Firmar Documento. Entregar al Subdirector de Centro o al
Gestión Educativa y Documentos
Coordinador de Formación, según corresponda, el
Promoción y Relaciones Académicos firmados
documento académico para la firma manuscrita
Corporativas

Entregar al interesado. Registrar en el formato de solicitud de Formación Integral,
9. Registro o Planilla de
la disponibilidad de los documentos para la entrega. Gestión Educativa y
Entregar al interesado entrega de
Cuando se presente el interesado a recoger su documento Promoción y Relaciones
documentos
se le solicita la firma de recibido de los documentos en el Corporativas
académicos
formato de solicitud y se concluye la atención.
10. Elaborar reportes de seguimiento a la certificación de Educativa de la Dirección
Elaborara reportes de seguimiento a vigencias anteriores a 2010. Generar anualmente, reportes General y elCoordinador Reportes de
la certificacion de vigencias que permitan hacer el seguimiento a la certificación para del Grupo de Formación seguimiento al
anteriores a 2010 las vigencias anteriores y proponen estrategias de procedimiento
mejoramiento.
Fin
(Verificación Contenido)

Inicio
Recepción, radicación y entrega de solicitudes para verificación y/o autenticación Grupo Administración de Radicado y Registro de
de contenido y firma de documentos académicos expedidos por un Centro de documetos (radicación y entrega) solicitudes
1. formación. Registro en la planilla de solicitudes para su seguimiento. Si el y Grupo de Administración
Recibir solicitudes de verificacion de documento es presentado en original debe hacerse entrega de un comprobante Educativa de la Dirección General.
contenido y/o firma para la devolución del mismo una vez culminado el trámite. Coordinador del Grupo de
Relaciones Corporativas.
Revisar el documento para determinar el aplicativo en el cual se generó y decidir Grupo de Administración Verificación en
2. cuáles serían los pasos a seguir para verificar la información. Educativa de la Dirección General. aplicativo, notificación a
Determinar el aplicativo a traves del cual Si el documento por revisar fue expedido en los aplicativos vigentes se realiza la Coordinador del Grupo de la regional
se expidió el documento actividad 3. En caso contrario realiza la actividad 4. Formación Integral, Gestión correspondiente.
El documento fue No
expedido en
aplicativos
vigentes?
Si
Verificar en el aplicativo correspondiente, el contenido y la firma registrada en el Grupo de Administración Regsitrar respuesta
documento para determinar la validez del mismo. Si se confirma el contenido y la Educativa de la Dirección General.
3. firma, se realiza la actividad 9. Si el contenido y/o la firma no se encuentran en los Coordinador del Grupo de
Verificar el contenido y la firma del aplicativos vigentes, se presume que el documento ha sido alterado y se realiza la Formación Integral, Gestión
documento en los aplicativos
actividad 6. Educativa y Promoción y
Trasladar la solicitud a Registro y Certificación Regional. Trasladar la solicitud de Grupo de Administración Registro del Traslado de
4. verificación del documento a la dependencia que conserve el archivo histórico de Educativa de la Dirección General. la solicitud
Trasladar la solicitud a Registro y Registro y Certificación de la regional para la correspondiente verificación o Coordinador del Grupo de
Certificación Regional reconstrucción de la información. Formación Integral, Gestión
Verificar la información en los archivos institucionales. La dependencia que Coordinador del Grupo de Registro del Traslado o
5. conserve el archivo histórico de Registro y Certificación de la regional, coordina la Formación Integral, Gestión respuesta a la solicitud
Verificar el contenido y la firma en los búsqueda o reconstrucción de información en los archivos regionales, para constatar Educativa y Promoción y
archivos institucionales la validez del contenido y firma de los documentos en revisión. Relaciones Corporativas
Si se confirma el contenido y la firma, se realiza la actividad 9.En caso contrario se
realiza la actividad 6
Se confirma el
Si
contenido y la
Firma?
No
Cuando se verifique que el contenido y/o la firma del documento se encuentran Grupo de Administración Registro en la Planilla de
alterados o no correspondan con los registros físicos ó digitales de la Entidad, el Educativa de la Dirección General. solicitudes
6.
Retener el documento documento se retiene, registrando la observación en la planilla de solicitudes. Se Coordinador del Grupo de
realiza la actividad 7. Formación Integral, Gestión
Se elabora constancia de la anomalía presentada con presunción de falsedad al Dirección de formación Registro en la Planilla de
7. interesado. Se reporta a la oficina juridica. Realizan la actividad 8. profesional. solicitudes
Enviar comunicación informando la Subdirector de Centro.
anomalía presentada en el documento Coordinador del Grupo de
Remitir los documentos a la Entidad Competente para la investigación. Según Grupo de Administración Comunicación escrita a
8. corresponda la responsabilidad y de acuerdo con el procedimiento para el manejo Educativa en Dirección General. la Entidad competente
Act. de las comunicaciones institucionales,envíar el documento a la Entidad Competente Subdirector de Centro.
13 Remitir los documentos a la entidad
competente para investigación para la correspondiente investigación. Se realiza la actividad 13. Director Regional
Confirmar el contenido y la firma. Registrar en la planilla de solicitudes la Grupo de Administración Registro respuesta ,
9. verificación del documento. Si es una verificación para viajar al exterior, se realiza Educativa de la Dirección General. registro de situación
Confirmar el contenido y la firma la actividad 11. En caso contrario se realiza la actividad 10. Coordinador del Grupo de
(Verificación Contenido)
Si
La validación es
para viajar al
No
Enviar comunicación confirmando la validez del documento académico. Según Grupo de Administración Comunicación escrita o
corresponda a responsabilidad, informar al interesado la validez del documento y Educativa de la Dirección General. correo electrónico
10.
Act. registran la observación en la planilla de solicitudes. Subdirector de Centro
13 Enviar
comunicación confirmando la validez Coordinador del Grupo de
Sellar y gestionar la firma autorizada. Sellar la leyenda correspondiente en los Grupo de Administración Documento académico
documentos académicos y gestionan la firma manuscrita del Funcionario Autorizado Educativa de la Dirección General. validado
11. y la fecha de revisión. Si el documento original ha sido laminado, el Grupo de Encargado de Registro y
Sellar y gestionar la firma autorizada Administración Educativa de la Dirección General ó el encargado de Registro y Certificación regional
Certificación de la Regional Distrito Capital expiden una certificación de la validez del
mismo. Se realiza la actividad 12.
Entregar los documentos verificados. Solicitar el comprobante del trámite de Grupo de Administración Registro de entrega de
verificación para entregar al interesado los documentos originales. En el caso de los Educativa de la Dirección General. documentos originales
12. originales laminados, entrega al interesado el original y la certificación de validez. En Coordinador del Grupo de
Entregrar los documentos validos la planilla correspondiente debe quedar el registro de entrega de documentos Formación Integral, Gestión
Elaborar reportes de seguimiento a las solicitudes de verificación. Generar Grupo de Administración Reportes de
anualmente reportes que permitan hacer el seguimiento a las solicitudes de Educativa de la Dirección General. seguimiento a las
verificación del contenido y la firma en los documentos académicos y definen Coordinador del Grupo de solicitudes presentadas.
13. mecanismos y normatividad que permita llevar un control más eficiente Formación Integral, Gestión
Elaborar reportes de seguimiento a las Educativa y Promoción y
solicitudes de validación Relaciones Corporativas
Encargado de Registro y
Certificación regional.
Fin

GFPI-P-012 Procedimiento Certificacion Academica

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PROCESO: GESTIÓN DE LA FORMACIÓN PROFESIONAL INTEGRAL

PROCEDIMIENTO: CERTIFICACION ACADEMICA

Responsable: Alcance: Inicia con la administración de la firma, la expedición de documentos

Desde el año 2010:

ACTIVIDADES DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO

Diligenciar y enviar formato para la administración de la firma. De acuerdo con el

6. Revisar la información registrada en los formularios enviados por el Subdirector

ACTIVIDADES DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO

Recibir e instalar dispositivo firmador. Con el acompañamiento de la Oficina de Dispositivo firmador

Realizar los ajustes correspondientes. Verificar (instructivos y manuales) las

ACTIVIDADES DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO

Coordinador del Grupo de

Certificar Formación Complementaria (presencial y virtual). Consultar

Validar los requisitos de certificación en el aplicativo (presencial y

6. Solicitar la carga de registros en el aplicativo firmador. Una vez

7. Generar firma de los Documento Académicos. Una vez finalizada la

10. Solicitar al Grupo de Administración Educativa de la Dirección Coordinador del Grupo de

ACTIVIDADES DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO

12. Coordinador del Grupo de

Determinar si los documentos académicos generados corresponden a

Solicitar al aprendiz la actualización de sus datos básicos. Requerir

17. Verificar en los aplicativos de la entidad y firmador, los números de

ACTIVIDADES DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO

Coordinador del Grupo

ACTIVIDADES DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO

Coordinador del Grupo

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