PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE

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1. OBJETIVO

Asegurar el adecuado control, protección, conservación y disposición de la información

documentada requerida por el personal de la empresa y su Sistema de Gestión de Calidad.

2. ALCANCE

El documento aplica para todos los documentos que son generados y controlados por el Sistema
de Bibliotecas. Incluye las fases de creación o modificación de un documento, su codificación,
revisión, aprobación y distribución.

3. NORMATIVIDAD
3.1. Directrices
 Norma ISO 9001:2015, numeral 7.5 Información documentada.

3.2. Lineamientos
3.2.1. Generales
 Todos los empleados que elaboren un documento perteneciente a la metodología de
documentación de procesos, deben ceñirse al presente proceso para el control de la
información documentada.
 Las nuevas versiones de los documentos serán oficiales al momento de ser publicadas
en la carpeta de Documentos SGC en los documentos compartidos en red. Toda
documentación bajo el marco anterior se entenderá por oficial y vigente.
 El repositorio oficial de toda la documentación generada en la documentación de
procesos, es la carpeta en ruta \\DESKTOP-0F9DPQ7\Administrador\Documentos .
 En la construcción/actualización de diagramas de flujo o de fichas técnicas y
procesos, los subprocesos o procedimientos no serán incluidos en la descripción de
actividades pero deben referenciarse en la sección de Documentos Internos, de la
ficha de documentación de procesos.
 El Listado Maestro de Documentos y el Listado Maestro de Registros son los
documentos oficiales en los cuales se consultan los documentos y formatos,
respectivamente, que han sido creados y controlados por parte de la gerencia y el
sistema de gestión de la calidad
 Para dar alcance al proceso de Control de Información Documentada, se
estableció el proceso de Control de Registros.

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3.2.2. Versiones de los Documentos

 La d o c u m e n t a c i ó n s o m e t i d a a t o d o e l p r o c e s o d e e l a b o r a c i ó n ,
r e v i s i ó n y p r i m e r a aprobación final tendrá la numeración V0 (Versión 0),
mientras que las nuevas versiones incrementan en una la numeración.
 Un documento se considera nuevo si no existe ningún ejemplar (que este
revisado y aprobado o no) con el mismo código de identificación que el que le
correspondería de ser creado (el número de versión no se considera parte del
código de identificación).
 Si existe una versión previa de un documento, la elaboración del documento se
trata como una modificación, respetando por tanto la codificación
asignada previamente al documento. Por lo tanto, la versión anterior pasa a
ser parte de los documentos derogados, los cuales se encuentran
almacenados en la carpeta \\DESKTOP-
0F9DPQ7\Administrador\Documentos\DocumentosDerogados. La generación
de nuevas versiones de los documentos será informada a través de correo
electrónico a todos aquellos actores involucrados que sean definidos por el
responsable/encargado del proceso.

4. RESPONSABILIDADES
4.1. Responsable del Proceso

Asistente de gerencia

4.2. Responsabilidades

Asistente de gerencia

 Asegurar que las versiones pertinentes de los documentos se encuentran disponibles.

 Incluir los nuevos documentos dentro de la estructura documental definida y
mantener actualizados los Listados Maestros.
 Garantizar la conservación y recuperación de la información documentada.

Responsable de los procesos

 Realizar la creación de la información documentada de apoyo, de acuerdo al

proceso documentado en esta ficha.
 Hacer la revisión y aprobación de los documentos.
 Informar la necesidad de modificar o actualizar documentación.
 Identifican los cambios y el estado de revisión actual de los documentos.
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5. DESCRIPCIÓN DE FASES
5.1. Documentos Internos
5.1.1. Creación de un Documento o
Formato

Las áreas podrán crear documentos y/o formatos que incidan en los procesos del SGC,
tales como: manuales, instructivos, políticas, guías, protocolos, entre otros. La codificación
e inclusión de los mismos en los Listado Maestros será responsabilidad de el/la asistente
de gerencia. El código asignado a un documento y/o formato lo identifica de forma unívoca
y no se varía en las sucesivas revisiones y/o modificaciones, las cuales se indican
mediante el número de versión o edición que no se considera parte del código de
identificación.

5.1.2. Modificación/actualización de documentos o

formatos

La modificación de los documentos y/o formatos que ya se encuentren codificados y

publicados en la red deberá ser notificada a asistente de gerencia, quien enviará por correo
electrónico l a última versión del documento en formato editable para que este sea
modificado. Cuando se haya realizado la modificación/actualización del documento, deberá
ser enviado por el área o personal encargado nuevamente al asistente de gerencia para su
publicación y cambio de versión.
Esto se establece con el fin de evitar que se trabaje sobre versiones desactualizadas que
propicien la duplicidad de documentos; además porque requerimos conocer dichas
actualizaciones para poder registrar dicha información en los Listados Maestros, los cuales
deben estar actualizados.
5.1.3. Revisión y Aprobación de la información
documentada

La revisión es responsabilidad del responsable/encargado del proceso o la persona que

este delegue para tal fin.

5.1.4. Actualización de los Listados

Maestros

A través de los Listados Maestros se mantiene un control actualizado de la información

documentada vigente y derogada. Estos listados se encuentran disponibles y actualizados
en la carpeta de \\DESKTOP-0F9DPQ7\Administrador\Documentos
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5.1.5. Derogación de información

documentada

De igual manera, los documentos que deban ser derogados, ya sea por el cambio de
versión o porque ya no aplican para un proceso, deberán ser notificados al asistente de
gerencia quien hará el control de la carpeta de \\DESKTOP-
0F9DPQ7\Administrador\Documentos\DocumentosDerogados

5.1.6 Publicación de información

documentada

La publicación de los documentos del SGC estará a cargo del asistente de gerencia, quien
emitirá la comunicación pertinente de los cambios, publicaciones y actualizaciones de los
mismos, a quienes les competa.

5.2. Codificación de Documentos

 El/La asistente de gerencia, deberá codificar la información documentada de
acuerdo a las siguientes instrucciones.

Código Tipo de documento

PRO Ficha Macro proceso

PRO Ficha Proceso

PRO/FTC Ficha Técnica

POL Política

REG Reglamento

M Manual

GUI Guía

INS Instructivo

INF Informe

FOR Formato

Tabla 1. Códigos según tipo de docum

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6. DEFINICIONES

 Documento Interno: Es un documento que hace parte de la información documentada del

Sistema de Gestión de Calidad del Sistema de Bibliotecas.

 Documento Externo: Aquellos documentos que no son controlados ni

codificados por el Sistema de Bibliotecas, pero que son necesarios y/u obligatorios
para la ejecución de los procesos.

 Formatos: Son aquellos formularios utilizados para almacenar, en este caso, los
registros. Un formato no se considera registro hasta que es diligenciado o
tramitado.

 Listado Maestro de Documentos: Contiene la clasificación, codificación, versión,

fecha de aprobación, responsables de revisión y aprobación de todos los
documentos producidos y/o controlados por el Sistema de Bibliotecas.

 Listado Maestro de Registros: Contiene la clasificación, codificación, versión,

fecha de aprobación, responsables de revisión y aprobación, al igual que los
criterios de almacenamiento, protección y recuperación de todos los formatos
producidos y/o controlados por el Sistema de Bibliotecas.

 Registro: Documento que proporciona evidencia objetiva de las actividades

realizadas o resultados obtenidos. Los registros pueden utilizarse, por ejemplo:
para documentar una incidencia y las acciones tomadas, para proporcionar
evidencia de verificaciones, acciones preventivas y acciones correctivas, etc. En
general los registros no necesitan estar sujetos al control del estado de revisión.
 7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

INTERNOS EXTERNOS
COD: CA-PR-CR-00 Control de Documentos Norma ISO 9001 2015
(Proceso Dirección de Planeación y
COD: CA-GU-ED-01 Elaboración de documentos

8. RIESGOS
OPERATIVO
Trabajar con versiones derogadas de la información documentada.
Utilizar información documentada que no esté controlada por el Sistema de Gestión de Calidad.

9. CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN ACTUALIZACIÓN
FECHA

Elaboración 10/04/2018
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Publicación 18/04/2018

10.
APROBACIÓN NOMBRE CARGO FECHA
ELABORÓ Nathaly Duran Asistente de gerencia 18/04/2018

Gerente
REVISÓ Ruvber Duran 18/04/2018

APROBÓ Ruvber Duran Gerente 18/04/201/