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Acta de constitución del proyecto

DESARROLLO DE UNA APLICACIÓN MÓVIL PARA LA GESTIÓN Y SEGUIMIENTO DE LOS ESTUDIANTES (AGSE)

Fecha: 01/09/2018

INSTITUCION EDUCATIVA ISLA DE LOS MILAGROS

Realizado por:

DONALDO ANTONIO NEGRETE TORRES

San Bernardo del Viento - Córdoba, 2018

Acta de constitución del proyecto

GERENCIA DE PROYECTOS DE TECNOLOGIA EDUCATIVA

DATOS DE CONTROL DEL DOCUMENTO

Fecha

Versión

Descripción

Autor

01/09/2018

II

Acta de Iniciación de un proyecto

Donaldo

Negrete

1. Descripción del Proyecto

La Institución Educativa Isla de los Milagros, se encuentra ubicada en el municipio de San Bernardo del Viento-Córdoba, en el corregimiento de Tinajones de Compostela, presta los servicios educativos desde grado cero hasta grado undécimo; la comunidad se dedica a la pesca y a pequeños cultivos de arroz, teniendo un nivel escolar bajo y muchas familias disfuncionales, debido a la emigración de los padres de familias hacia las grandes capitales como Bogotá y Medellín, en busca de empleo.

El desarrollo de una aplicación móvil para la gestión y seguimiento de los estudiantes (AGSE), es un proyecto que se realiza con el objetivo que los docentes tengan una herramienta tecnológica a la mano, para llevar el seguimiento de los estudiantes que tienen a su cargo en la dirección de grupo, las tareas que se podrán realizar con la aplicación móvil AGSE son las siguientes:

Gestión del observador del estudiante.

Gestión de notas por periodo por estudiante.

Seguimiento de asistencia a clases.

Gestión de tareas extracurriculares.

Gráficos comparativos por periodo.

Con todas estas tareas de forma sistematizada y a la mano, el docente podrá llevar un registro completo y eficiente de cada uno de los estudiantes a su cargo, logrando tomar las medidas correspondientes para mejorar el rendimiento académico y disciplinario, obteniendo mejores resultados en el proceso enseñanza - aprendizaje. La creación de una aplicación propia de la institución motivara y acercara a los docentes en el uso de las TIC, mejorando la percepción que muchos tienen sobre su utilización en el ámbito escolar. Existen muchas aplicaciones para gestión y seguimiento de estudiantes, la mayoría hechas en el extranjero, donde se utilizan otro tipo de formatos, además, pero que tienen

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en común la gestión en notas y asistencia, otra característica es que, para utilizar los mejores recursos, hay que pagar; dentro de estas aplicaciones encontramos principalmente las siguientes:

Tabla 1. Aplicaciones para gestión y seguimiento de estudiantes.

aplicación

Característica

valor

enlace

Additio

capacidad de llevar un registro de notas de nuestros estudiantes de forma muy visual, intuitiva y práctica.

3.99

euros/año

Profesor

y

un recurso de soporte a la tarea del docente sencillo pero funcional, para llevar un registro de notas, asistencia, lugares donde se sienta cada uno

0.99

ayudante

dólares/mes

Cuaderno

permitir llevar horarios, alumnos, asistencia, así como por supuesto registro de notas de todos los estudiantes.

4.99 euros

del profesor

iDoceo

es un cuaderno de notas para el docente en el que almacenar toda la información relativa a las clases: materias, periodos escolares o planificación de clases, así como por supuesto sobre los alumnos.

11,99 dólares

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2.

Objetivos del proyecto a realizar

Tabla 2. Objetivos del proyecto.

 

Desarrollar una aplicación móvil para la gestión y seguimiento de

Objetivo general

los estudiantes.

 

Analizar la información y requerimientos del proyecto.

Diseñar las estructuras e interfaces graficas.

Desarrollar la aplicación.

Objetivos específicos

Probar la aplicación.

Implementar y poner en marcha la aplicación.

Verificar los resultados.

 

Acta de inicio.

Fase 1

Documentos e informes de los análisis efectuados.

Fase 2

Informe del proceso de diseño.

Fase 3

Entregables

Informe de resultados del diseño de la app

Fase 4

Entrega de la aplicación.

Fase 5

Entrega de la aplicación a satisfacción.

Fase 6

Informe de valoración de resultados.

 

Metas institucionales

Objetivos institucionales que apoya el proyecto

Gestionar los recursos necesarios para favorecer el proceso de aprendizaje de los estudiantes de la institución. Políticas de calidad

Nombrar y poner a funcionar a los directores de grupo. Objetivos específicos

 

Utilizar las nuevas tecnologías en el proceso de aprendizaje de los estudiantes para favorecer sus conocimientos y habilidades.

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3.

Finalidad y justificación del proyecto.

3.1. Oportunidades de negocio que justifiquen el proyecto

El uso de una aplicación que este siempre a la mano del docente para la gestión y

seguimiento de los estudiantes, facilitara el diligenciamiento de formularios, los cuales

son requisito institucional y que muchas veces no son diligenciados en tiempo real por lo

engorroso del papeleo y carpetas que se utilizan, perdiendo así la capacidad de llevar un

detallado seguimiento del estudiante, que sirve para tomar decisiones que lo favorezcan

en su rendimiento académico y disciplinario.

Si el proyecto es realizado, a mediano plazo se tendrá una aplicación la cual puede ser

compartida por medio de la secretaria de educación municipal hacia otras instituciones

con las siguientes ventajas para los docentes e instituciones educativas

Seguimiento eficiente de los estudiantes por parte de los docentes.

Bases de datos actualizadas para la gestión y seguimiento.

información oportuna para toma de decisiones.

Motivación a docentes para utilizar las TIC como herramienta de trabajo.

Con la realización del proyecto a largo plazo, se tendrá la capacidad de adaptarse a los

formatos utilizados en las diferentes instituciones departamentales, sirviendo como

ventana para publicitar la institución educativa isla de los milagros y para mostrar el

proyecto como un proyecto de innovación en gestión educativa.

Aunque existen muchas aplicaciones en el mercado la ventaja de AGSE es que estará

adaptado a los formatos institucionales y a la legislación educativa colombiana.

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4. Cronograma

Tabla 3. Cronograma del Proyecto AGSE

4. Cronograma Tabla 3 . Cronograma del Proyecto AGSE Cronograma realizado con el software SMARTSHEET. Acta

Cronograma realizado con el software SMARTSHEET.

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4.1.

Hitos 1

Tabla 4. Hitos del proyecto AGSE

4.1. Hitos 1 Tabla 4. Hitos del proyecto AGSE Tabla realizada con el software SMARTSHEET 4.2.

Tabla realizada con el software SMARTSHEET

4.2. Criterios de aceptación

Tabla 5. Criterios de aceptación.

Entregables

Criterios de aceptación

Documentos e informes de los análisis efectuados.

Documento donde se informa de los análisis realizados para obtener los requerimientos del proyecto.

Documentos en los que se sustentan los análisis realizados.

Informe del proceso de diseño.

Documento con algoritmo de la aplicación.

Informe con el diseño de la interface grafica de la aplicación.

Informe de resultados del diseño de la app

Registro como desarrollador:

usuario y clave.

 

Informe de base de datos y tipo de seguridad que utiliza la aplicación.

Entrega de la aplicación.

Código fuente de la aplicación.

1 Actividades de duración cero, por ejm. Terminación fase, entrega documentación, etc.

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Aplicación

Acta de entrega de aplicación.

Entrega de la aplicación a

 

Aplicación montada en una tienda

satisfacción.

 

app.

 

Acta de recibo a satisfacción.

Informe

de

valoración

de

Informe de docentes capacitados

resultados.

en el uso de la aplicación AGSE.

 

Encuesta de satisfacción en

usuarios finales (Docentes)

Valoración de resultados.

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4.3. Definición detallada del alcance (EDT o WBS)

Tabla 6. EDT del proyecto AGSE.

del alcance (EDT o WBS) Tabla 6. EDT del proyecto AGSE. Acta de constitución del proyecto

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4.4. Organigrama del proyecto, listado de tareas

Tabla 7. Organigrama del proyecto AGSE.

listado de tareas Tabla 7. Organigrama del proyecto AGSE. Organigrama elaborado con el software SMARTSHEET. Acta

Organigrama elaborado con el software SMARTSHEET.

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4.5. Recursos

Tabla 8. Recursos del proyecto AGSE

Recursos

Descripción

Proveedor

 

Líder o promotor del proyecto: Es quien elabora y presenta la propuesta y ejecuta el proyecto.

I.E Isla de los Milagros.

Rector de la Institución Educativa Isla de los Milagros: Es la persona que en primera instancia aprueba el proyecto.

I.E Isla de los Milagros.

Equipo del

Equipo de programación: Son los encargados de recopilar la información, programar la aplicación AGSE y montarla en la play store.

I.E Isla de los Milagros.

proyecto

Ingeniero de

 

sistema,

profesional

independiente.

Comité de las TIC de la institución:

I.E Isla de los Milagros.

encargado de supervisar el avance de las fases del proyecto.

Docentes de la Institución Educativa Isla de los Milagros: son los usuarios finales de la aplicación AGSE

I.E Isla de los Milagros.

Equipamiento,

Computador personal: computadores de la institución, van a utilizarse, para conectarse a internet en búsqueda de información, para trabajar en app inventor en el desarrollo de la aplicación y para realizar los distintos informes que se necesitan presentar en el desarrollo del proyecto.

I.E Isla de los Milagros

Hardware

Smartphone Android: teléfonos inteligentes con software Android que servirán para verificar la programación de la aplicación.

Teléfonos personales de los realizadores del proyecto

Impresora: para imprimir informes y

I.E isla de los

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actas

Milagros.

Modem con conexión a internet: va a servir para buscar información y trabajar en la plataforma de app inventor.

Une-Edatel es la empresa que tiene señal en la institución educativa Isla de los Milagros.

Software

App inventor: software libre para desarrollar aplicaciones móviles en el sistema operativo Android.

Google labs

Play store: plataforma de distribución digital de aplicaciones basadas en el sistema operativo Android.

Google

 

Docentes con conocimientos en programación en app inventor.

I.E Isla de los milagros.

Formación

Ingeniero de sistema, Consultor experto en programación en app móviles

Profesional

independiente.

5. Influencias de los Interesados.

Tabla 9. Influencias de los interesados.

Interesado

Requerimientos exigidos

Cliente: Docentes de la Institución Educativa Isla de los Milagros.

Ser Docente nombrado de la institución Educativa Isla de los Milagros.

Tener un teléfono inteligente con sistema operativo Android.

 

Asistir a capacitaciones de uso de la aplicación AGSE.

Acta de compromiso de uso de la aplicación AGSE.

Patrocinador: institución Educativa Isla de los Milagros.

Aprobación por consejo directivo del proyecto.

Asignación de las partidas presupuestales como lo establece el proyecto.

 

Revisión de avance del proyecto.

Reglamentación para el uso de la aplicación por parte de todos los docentes.

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6.

Organizaciones funcionales y su participación.

6.1. Definición y descripción de roles de los involucrados

Tabla 10. Rol de los involucrados

Rol

Nombre / Cargo

Patrocinador 2

Institución Educativa isla de los Milagros

Líder funcional 3

Docente del Área de Tecnología e informática.

Usuarios Finales 4

Docentes de la Institución Educativa Isla de los Milagros

Coordinador o director del proyecto 5

Docente de matemáticas con conocimientos en desarrollo de aplicaciones móviles.

7. Asunciones o supuestos.

la búsqueda de información debe ser minuciosa, para estructurar los

requerimientos que necesita el proyecto AGSE.

El diseño de la aplicación debe realizarse de tal manera que sea amigable con el

usuario y de uso intuitivo.

La Programación de la aplicación tiene que ser de una forma tal que el software

pueda ser entendido por cualquier programador.

Se debe estar inscrito en la plataforma para desarrolladores de app inventor.

Inscribirse en la plataforma de distribución de aplicaciones play store.

Los docentes deben ser capacitados en el uso de la aplicación AGSE.

Los docentes deben estar dispuestos a usar la aplicación AGSE.

El rector recibe a satisfacción la aplicación.

8. Restricciones

2 Área o persona que proporciona los recursos financieros, monetarios o en especie, para la realización del proyecto.

3 Persona a quien se le entregará el producto resultante del proyecto (cliente), él está involucrado en las actividades de monitoreo y control y en las decisiones sobre el proyecto.

4 Área, persona o grupo de persona que utilizaran el producto resultante del proyecto para ejercer sus funciones (académicas o laborales).

5 Designado como el responsable por las actividades y resultados del proyecto

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La información encontrada no brinda el criterio suficiente para asignar los requerimientos de la aplicación.

El diseño de la aplicación es complicado y de difícil uso, generando desmotivación en el uso por parte de los docentes.

Los docentes no asisten a las capacitaciones en el uso de la aplicación.

Los docentes no usan la aplicación AGSE, para sus actividades diarias.

9. Presupuesto

Tabla 11. Presupuesto del proyecto AGSE.

Ítem

Descripción

Cantidad

Tiempo

Valor

Total $

(meses)

unitario $

 

Desarrollador de la aplicación por 3 meses

1

3

1.500.000

4.500.000

Recursos

Docentes

 

2

4

0

0

 

con

humanos

conocimiento en aplicaciones móviles

       
 

Conexión

a

1

4

60.000

240.000

Recursos

Internet

por

4

meses

Tecnológicos

Inscripción en la console play store

1

1

70.000

70.000

Materiales

Papelería hojas de impresión (resmas de papel)

3

1

10.000

30.000

para

impresión

Tinta para

 

4

1

70.000

280.000

impresión

Total, gasto del proyecto

Cinco millones ciento veinte mil pesos

5.120.000

10. Análisis de riesgos

Por ser un proyecto donde las fases son secuenciales, el riesgo está en el incumplimiento en las actividades y entrega de cualquiera de las fases del proyecto.

Fase 1: Analizar la información y requerimientos del proyecto.

Fase 2: Diseñar las estructuras e interfaces graficas.

Fase 3: Desarrollar la aplicación.

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Fase 4: Probar la aplicación.

Fase 5: Implementar y poner en marcha la aplicación.

Fase 6: Verificar los resultados.

En este proyecto la fase 3 y 4 son las de mayor complejidad pues es la creación del algoritmo y la prueba de la aplicación. Para evitar el riesgo de incumplimiento de cada una de las fases del proyecto, se debe tener en cuenta los siguientes criterios:

supervisión constante por parte del director del proyecto y del equipo de gestión TIC de la institución.

Cumplimiento en las fechas de los entregables por parte del equipo del proyecto.

Revisión de los entregables de forma inmediata para ver si están de acuerdo con lo esperado en cada fase.

Realizar planes de contingencia para cada fase.

11. Requisitos para la aprobación del proyecto

Para la aprobación del proyecto se necesita que se cumplan los siguientes ítems:

Aplicación funcional montada en la play store a nombre de la institución educativa.

Acta de capacitación y listas de asistencia de los docentes de la institución.

Informe final de los resultados del proyecto.

Docente Arelis Munera Valencia. Líder funcional

Acta de constitución del proyecto

Docente Donaldo Negrete Torres. Coordinador del proyecto

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