4.

1 FUNCIONES DEL ALMACÉN

Conceptos de almacén El almacén se encarga de la guarda y custodia de materiales y

productos que representan una inversión cuantiosa y por eso, requiere de personal
responsable y conocedor de los artículos bajo su cuidado, para evitar errores en el
manejo de los mismos que puedan perjudicar las operaciones de producción o de ventas.

“Son aquellos lugares donde se guardan los diferentes tipos de mercancía. “Para formular
una política de inventario para un departamento de almacén se requiere información
respecto a tiempos de adelantos, disponibilidades de materiales, tendencias en los
precios y materiales de compras. Funciones del almacén El almacén es una unidad de
servicio en la estructura orgánica y funcional de una empresa comercial o industrial con
objetivos bien definidos de resguardo, custodia, control y abastecimiento de materiales y
productos. La manera de organizar u administrar el departamento de almacenes depende
de varios factores tales como el tamaño y el plano de organización de la empresa, el
grado de descentralización deseado, a variedad de productos fabricados, la flexibilidad
relativa de los equipos y facilidades de manufactura y de a la programación de la
producción. Sin embargo, para proporcionar un servicio eficiente, las siguientes funciones
son comunes a todo tipo de almacenes Recepción de Materiales Registro de entradas y
salidas del Almacén.
Almacenamiento de materiales. Mantenimiento de materiales y de almacén. Despacho de
materiales. Coordinación del almacén con los departamentos de control de inventarios y
contabilidad.

Las actividades principales que realiza la sección de Almacén son las siguientes:

1. - En primer lugar, la planificación de los espacios necesarios y de la organización

interna del almacén. Por la naturaleza inflamable de la mayoría de los productos
manejados por la empresa editorial y sus diferentes exigencias de temperatura,
humedad, etc., a la hora de ser almacenados, deben separarse el material
fotográfico, las tintas y el papel, acondicionándose convenientemente los distintos
espacios destinados a cada uno de estos materiales. Es necesario, además,
reservar una zona de descarga aislada de la zona de almacenamiento
propiamente dicha. En este lugar, un muelle o zona de tránsito, permanecerá el
material hasta superar el proceso de control de calidad o ser devuelto al
proveedor.
2. Recepción de materiales: Esta operación se realiza, como hemos dicho, en la
zona reservada expresamente para ello (zona de descarga). Se exigirá siempre
albarán acompañando a los materiales, el cual deberá contrastarse contra el
pedido para averiguar si coinciden las especificaciones de lo solicitado con lo
servido.
3. Control de calidad: Antes del almacenamiento del material decepcionado debe
realizarse siempre el control de calidad. Ya advertimos anteriormente que esta
actividad es responsabilidad no del personal del Almacén, sino de especialistas
pertenecientes al departamento de Producción. La naturaleza de las pruebas
depende de los productos a contrastar, y suelen ser realizadas sobre muestras
representativas.
4. Entrada de materiales y almacenamiento: Las unidades que pasaron
satisfactoriamente el control de calidad son identificadas, introducidas sus
referencias en el ordenador (para actualizar las existencias) y trasladadas a su
lugar de depósito.
5. Conservación de los materiales: Todas las existencias almacenadas deben
mantener íntegramente, a pesar del paso del tiempo, su capacidad de satisfacer
las necesidades para las que fueron adquiridas. Es responsabilidad del personal
de Almacén crear y mantener las condiciones necesarias para ello, evitando
deterioros en su manipulación o conservación, así como pérdidas de cualquier
clase. Por ello, no es recomendable el tránsito por el Almacén de personal ajeno al
mismo.
6. Salida de materiales: Ésta siempre debe producirse mediante petición de persona
autorizada, normalmente el responsable de la sección productiva que ha de
consumirlos. El requerimiento se hará por escrito, en documento o vale de salida,
que servirá después de justificante para la introducción en el ordenador de la
correspondiente baja de existencias y la imputación del coste al departamento
solicitante. Funciones y Tipos de Almacén El almacén se encarga de la guarda y
custodia de materiales y productos que representan una inversión cuantiosa y por
eso, requiere de personal responsable y conocedor de los artículos bajo su
cuidado, para evitar errores en el manejo de los mismos que puedan perjudicar las
operaciones de producción o de ventas.

El almacén: Es una unidad de servicio en la estructura organizacional y funcional

de una empresa comercial o industrial, con objetivos bien definidos de resguardo,
custodia, control y abastecimiento de materiales y productos. Funciones Las
funciones más importantes y comunes a todo tipo de almacén son: Recepción:
Recibir para su guarda y protección todo tipo de artículos: materias primas,
productos en proceso, productos terminados y otros materiales para la fabricación,
el mantenimiento y la oficina.

 Almacenamiento: Custodia y resguardo fielmente todos los materiales o

productos recibidos, tanto su cantidad como su buen estado.

 Registro: Anotar en instrumentos de control todas las entradas y salidas

de materiales o productos, para contar con datos al día de las existencias.
  Mantenimiento: Conservar el almacén limpio y en orden, de tal manera
que los materiales o productos de cierto tipo o clase estén en solo lugar,
para facilitar su localización y recuento. Despacho: Abastecer de materias
primas y otros materiales a los departamentos de producción, o en su
caso, de los productos terminados al departamento de embarques,
requeridos para su venta.

 Principios básicos de almacén Los principios básicos que deben ser

aplicados en cualquier tipo de almacén: a) Debe existir un solo acceso
para la recepción de materiales o productos y toda operación de salida del
almacén requerirá del documento autorizado según el procedimiento
establecido. Tipos de almacén Las mercancías que custodia, resguarda,
controla y abastece el almacén de una empresa manufacturera,
distribuidora o una tienda de productos de consumo, pueden ser los
siguientes:

 Materias primas
 Materiales auxiliares
 Productos en proceso
 Refacciones
 Productos terminados
 Herramientas
 Materiales obsoletos
 Materiales de desperdicio

Almacén de materias primas: La función principal de este almacén es el

abastecimiento oportuno de materias primas y partes componentes a los
departamentos productivos. En una empresa de gran tamaño puede existir un
almacén central y uno o varios sub-almacenes, según la distribución de la planta y
las necesidades de los distintos departamentos productivos.

Almacén de materiales auxiliares:

Los materiales auxiliares, también llamados indirectos, son todos aquellos que no
pueden ser identificados con precisión, en cuanto su cantidad y valor, en un
producto terminado, pero que se requieren para fabricarlo, envasarlo o empacarlo.

Por ejemplo, para fabricarlo se emplean: combustibles, lubricantes, estopa, etc.;

para envasarlo y empacarlo se necesitan: frascos, etiquetas, cajas de cartón, etc.
La función del almacén de materiales auxiliares es la de dar servicio oportuno a los
departamentos productivos, a la sección de empaque, así como de informar a
departamentos administrativos para el control contable y reabastecimiento de los
materiales que maneja. Este almacén puede ser una sección del almacén de
materias primas, cuando las necesidades de la organización no requieran de una
instalación especial. Almacén de productos en proceso: Si los productos están en
proceso de elaboración, son guardados bajo custodia y control, intencionalmente
previstos por la organización, se dice que están en un almacén de productos en
proceso. En una empresa de gran tamaño, puede existir uno o varios almacenes
de este tipo, según las necesidades de fabricación.

Almacén de productos terminados:

La función del almacén de productos terminados es dar servicio al departamento
de ventas, guardando y controlando las existencias hasta que llegue el momento
de despachar los pedidos a los clientes.

Almacén se refacciones y herramientas:

Cuando el departamento de mantenimiento mecánico o eléctrico se encuentra
fuera del área de fábrica, se considera conveniente que tenga su propio almacén
de refacciones y herramientas, bajo la custodia de un encargado especializado y
con un control tan estricto como el de los demás almacenes, especialmente sobre
esas herramientas o útiles que se prestan a distintos operarios de producción o de
mantenimiento. Almacén de materiales obsoletos: Los materiales o productos
obsoletos son aquellos que producción ya no utilizan o ventas no puede distribuir,
porque han sido sustituidos por otros, o bien, porque se encuentran en mal estado
y para su control, deben separarse y ubicarse en un lugar específico. Este
almacén existirá en una empresa de gran tamaño, en caso contrario, podrá ocupar
una sección determinada del almacén de materias primas. Las áreas del almacén
Generalmente una empresa industrial, comercial o de servicios, debe tener tres
áreas en el almacén de que se trate: recepción, almacenamiento y despacho. El
tamaño y distribución de estas tres áreas depende del volumen de operaciones de
cada empresa. Dichas áreas pueden estar completamente separadas unas de
otras, o bien, dentro de un solo local cerrado, en donde bastará con señalar las
áreas en el piso o levantar divisiones.

Área de recepción:
En esta área se realizan las maniobras de descarga de materiales o productos del
vehículo del proveedor, por lo que requiere del espacio óptimo para la revisión de
mercancías y el cotejo de la remisión del proveedor contra la orden de compra,
para verificar que se reciben los productos solicitados y que éstos cumplen con los
requisitos de calidad y cantidad acordados. El espacio necesario para el área de
recepción depende del volumen de las mercancías que se manejen y del tiempo
que permanezcan en ella. El objetivo que se persigue es obtener rapidez en las
maniobras y lograr que el tiempo de permanencia de las mercancías en el área
sea el mínimo posible, pues el espacio
requerido y el costo de operación dependen de la fluidez con que éstas pasen del
vehículo del proveedor al almacén.

Área de almacenamiento:
En esta área es donde se guardan, custodian y controlan los materiales o
productos y por lo tanto, la que ocupa más espacio. El área de almacenamiento
debe ser aprovechada y planeada de tal manera, que se destinen los espacios
adecuados a cada grupo de mercancías con características similares. Esto
requiere de un conocimiento pleno de los materiales o productos y de las
condiciones que exigen su resguardo, protección y manejo. Existen diversos
factores que deben ser tomados en cuenta para planificar la disposición de las
áreas de almacenamiento, y pueden ser los siguientes:

1. Distancia: Debe considerarse la existente entre las tres áreas del almacén.
2. Dificultad en el transporte: Los artículos que necesiten aparatos, mano de obra
o cuidados para su transporte, deben moverse lo menos posible.
3. Empleo de aparatos para la entrega: Los líquidos que hayan de medirse, los
artículos que tengan que pesarse, etc., deben ocupar los espacios de
almacenamiento cercanos a los aparatos de medición.
4. Frecuencia de las solicitudes: Para los materiales o productos que se solicitan
con frecuencia y en cantidades pequeñas, la distancia desde el área de entrega a
la estantería donde se almacenan debe ser más corta que para aquellos artículos
que se retiran menos a menudo o en grandes cantidades.
5. Localización: El empleado encargado del despacho debe poder obtener con un
mínimo de esfuerzo las mercancías que se soliciten con mucha frecuencia. Para
proteger los materiales y productos contra riesgos de incendio, corrosión o
enmohecimiento y deterioro, deben considerarse las recomendaciones siguientes:

1. Para reducir el riesgo de incendio: Separar los productos de fácil combustión

como cartón, papel, telas, tintas pinturas, etc., con un espacio mínimo de 45 ó 50
centímetros.

 Depositar los materiales inflamables en recipientes a prueba de fuego o

destinarles un lugar donde haya una libre ventilación, para prevenir la
combustión espontánea de los mismos.

 Despejar los pasillos de acceso a los extinguidores y revisar éstos

periódicamente.

2. Para evitar la corrosión: Evitar derrames de agua o líquidos en el piso.

 Colocar todo lo que sea de metal en lugares secos y distantes de las

tuberías de agua o vapor.

 Reparar las goteras de techos y tuberías, para evitar la humedad en pisos

y paredes.

 Alejar los materiales o productos de los recipientes con ácidos que

despidan gases corrosivos.
  Cubrir los materiales o productos de acero con grasa, aceite o barniz
especial y colocar productos químicos absorbentes de humedad en los
espacios del almacén destinados a estos productos.

3. Para evitar el deterioro: Evitar que los productos sean golpeados unos contra
otros, o por los equipos de manejo de materiales, sobre todo cuando se
almacenan en grandes recipientes o tambores.

 Los materiales o productos frágiles como el cristal, deben colocarse en

sitios alejados de las zonas de tráfico dentro del área de almacenamiento.

 Evitar que los medios de almacenamiento como estantes o anaqueles

rompan o rayen los productos.

 Proteger del sol o guardar en espacios con poca iluminación los materiales
o productos que puedan dañarse por efectos de una luz excesiva.

 Evitar que se ensucien o manchen las mercancías al manejarlas o

almacenarlas.

Área de despacho:
Esta es el área responsable de suministrar con oportunidad los materiales
requeridos por los departamentos de producción, mantenimiento y otros de
servicio, así como los productos terminados solicitados por el departamento de
embarques para surtir los pedidos de clientes. Para el buen funcionamiento de
esta área del almacén, los materiales o productos solicitados que han sido
tomados del área de almacenamiento y llevados al área de entrega deben:
a) Ser trasladados por el medio mecánico más adecuado.
b) Ser acompañados del documento de salida correspondiente, debidamente
autorizado, como puede ser un vale de salida, una remisión o una factura.
c) Ser revisada en cantidad y calidad, mediante el cotejo de la mercancía contra el
documento de salida.
d) Los materiales auxiliares para empaque deben haber sido solicitados y surtidos
con oportunidad y en cantidades suficientes.
e) Los aparatos de medición, las herramientas de fleje o engomado y demás útiles
necesarios, deberán tenerse en un lugar ordenado para facilitar las maniobras de
manejo de los productos y su rápida entrega.
 MANEJO DE LOS ALMACENES
El almacén es un espacio del que disponen casi todas las empresas, ya sea de mayor o
menor tamaño, contenido y complejidad. Es un área desconocida dentro de la empresa,
pero muy importante en el desarrollo de la organización.
En el ámbito de la gestión empresarial, el almacén se define como el lugar donde se
guardan las existencias, materiales y herramientas. Los materiales guardados se refieren
tanto a necesidades productivas y comerciales como a elementos que garanticen el
funcionamiento de la organización (mantenimiento, servicios generales, materiales
diversos, etc.). En su aplicación comercial, el almacén puede ser utilizado como
establecimiento al por mayor o como distribuidor para repartir al detallista. Los siguientes
puntos resumen algunas de las principales características de los almacenes:
- Constituyen los puntos fijos del sistema logístico.
- Entre ellos se mueven los elementos de transporte.
- El almacén absorbe el 20% del coste logístico.
- Son básicos para una buena calidad de servicio.
- Una acertada gestión de almacén permite eliminar las fluctuaciones de demanda
haciendo posible la realización de una programación en lotes económicamente variables.
- De cara al cliente disminuye el plazo de entrega y garantiza su existencia, liberándole de
tener sus propios stocks. or(a) de este documento con respecto al contenido del mismo.
- Un nivel de almacenamiento acertado permite conseguir mejor precio de compra
(mayores lotes) y reducir los costes de transporte.

4.2 LOCALIZACIÓN DISTRIBUCIÓN DE ALMACENES

La localización de las instalaciones es el proceso de elegir un lugar geográfico para

realizar las operaciones de una empresa. Los gerentes de organizaciones de servicios y
de manufactura tienen que sopesar muchos factores cuando evalúan la conveniencia de
un sitio en particular, como la proximidad a clientes y proveedores, los costos de mano de
obra y los costos de transporte. Seis grupos de factores dominan las decisiones de
localización en el caso de nuevas plantas manufactureras: clima laboral favorable,
proximidad a los mercados, calidad de vida, proximidad a proveedores y recursos,
proximidad a las instalaciones de la empresa matriz, y costos aceptables de servicios
públicos, impuestos y bienes raíces.
Los factores que mencionamos en el caso de los productores manufactureros también se
aplican a los proveedores de servicios con una importante adición: el impacto que la
localización puede producir sobre las ventas y la satisfacción del cliente. De ordinario, a
los clientes les interesa saber cuán cerca de ellos se encuentran las instalaciones de
servicios, principalmente si el proceso en cuestión requiere un grado considerable de
contacto personal.
Entre los factores que dominan las decisiones de localización en el caso de nuevas
bodegas de los proveedores de servicios son: proximidad a los clientes, costos de
transporte y proximidad a los mercados, localización de los competidores y factores
específicos del lugar, tales como el nivel de actividad al menudeo, la densidad residencial,
los flujos de tránsito y visibilidad del local.
Como en el caso de la localización de la planta, es muy importante la selección delos
lugares de almacenamiento y bodegas. Son obvias algunas conclusiones básicas. Si el
almacén contendrá principalmente productos terminados, debe estar cerca de los clientes.
Si el material guardado se va a usar en la manufactura, la instalación de almacenamiento
deberá estar cerca de la planta de producción. El lugar debe tener terreno suficiente y un
buen medio de transporte; cerca de proveedores y de mercados; en una zona adecuada,
de acuerdo con las autoridades locales; tener buena protección de policías y bomberos, y
los servicios necesarios y la mano de obra requerida. El lugar debe tener el tamaño
suficiente como para dar cabida a cualquier expansión en el futuro; como regla general
debe tener unas cinco veces mayor que lo dictan las necesidades actuales.
Los factores a considerar en la construcción de un edificio de bodega o de almacén
deben comprender: Localización, tamaño del lugar, emplazamiento de la construcción,
carreteras de acceso y espuelas de ferrocarril; distribución, lugar de carga y descarga, y
áreas de recepción y despacho; distribución de las columnas y altura libre necesaria para
el almacenamiento vertical; distribución de los pasillos y ancho, cantidad, tamaño y
arreglos de las pilas; el que se va usar para el manejo de materiales, e iluminación,
tuberías de calefacción y acondicionamiento del aire. Las decisiones sobre la distribución
implican determinar dónde ubicar las áreas del almacén, los grupos de trabajo de esas
áreas, los equipos de manejo de materiales y los puntos de inventario dentro de una
instalación de almacén. El objetivo es arreglar esos elementos en forma tal que permita
un flujo de recepción despacho de materiales ininterrumpido en una fábrica o un patrón
determinado de tráfico en una organización de servicio.

Consideraciones de la distribución de la construcción

Una construcción para bodega dentro de una planta o en un lugar distinto, debe tomar en
consideración que el edificio deberá ser lo bastante grande como para manejar los
requisitos actuales y las demandas esperadas en el futuro. Se ha demostrado que una
forma cuadrada de edificios es muy eficiente, y permite tener la distancia promedio
mínima por recorrer durante las operaciones de toma y distribución, cuando se almacenan
uniformemente por todo el piso las unidades que tienen más o menos la misma demanda.
Sin embargo, con frecuencia el tamaño del terreno suele dictar un edificio rectangular.
En un almacén son necesarios los pasillos o corredores para permitir que el equipo de
manejo de materiales llegue a las distintas áreas de almacenamiento. No obstante, desde
otro punto de vista, los pasillos también son espacio desperdiciado, que no se usa para el
objeto principal de la bodega, que es almacenar el material en espera de su embarque.
Para reducir al mínimo esta pérdida, las bodegas tienen dos clases de pasillos: los
principales o secundarios.

4.3 SELECCIÓN DE MOBILIARIO Y EQUIPO DE ALMACÉN

El almacenamiento de materiales depende de la dimensión y características de los

materiales. Estos pueden exigir, como mobiliario y equipo, una simple estantería o diablo
hasta sistemas totalmente automatizados, que involucran grandes inversiones y
avanzadas tecnologías de información. La elección sistema óptimo de almacenamiento de
materiales (artículos o mercancías), componentes, subensambles y productos terminados
deberán tomar en consideración factores como el espacio disponible de la bodega, tipos
de materiales, número de artículos guardados, velocidad de atención y tipo de embalaje.
Si el espacio de un almacén es muy limitado o critico por el crecimiento de sus
operaciones, puede pensarse una mejor colocación de los medios de almacenamiento
(estantes y tarimas); un nuevo diseño de estantería, de tipo flexible, que aproveche mejor
el espacio existente; una distribución y colocación de la mercancía que permita ahorrar
espacio por el sistema de almacenamiento diversificado; un aprovechamiento del espacio
cúbico con el diseño de entre pisos, tapancos o estanterías de varios niveles, y reducción
de pasillos con la utilización de sistemas de estanterías compacta, movible o en bloque.
Para guarda artículos individuales y/o pequeños, se disponen de varios mobiliarios. Casi
todos los almacenes y bodegas utilizan uno o más de ellos, cuando la instalación es
ordenada.
A continuación, se describen los más comunes:
a) Sistemas de cajas metálicas:
Se emplea para almacenar artículos pequeños y facilitar su control. El sistema no
requiere estantería. Las cajas son apiladas unas sobre otras. El ahorro de espacio es su
principal ventaja.

b) Armarios:
 En la mayor parte de los casos se usan armarios de acero o de madera para almacenar
cargas no entarimadas o artículos grandes. Los armarios de acero simplemente son
láminas metálicas que se han fijado a postes verticales. Por lo general, los postes
permiten la flexibilidad en el ajuste de la altura de los entrepaños, y de los espacios
verticales.

c) Apilamientos o pilas:
Se trata de una variación de almacenamiento de cajas o recipientes que permite
aprovechar al máximo el espacio. Las cargas unitarias entarimas o cajas, sacos o
costales son apilados una sobre otras, obedeciendo una distribución equitativa de cargas
que reduce la necesidad de divisiones en las estanterías, ya que, en la práctica, forman
un gran y único estante.

d) Almacenamiento con transportador:

Los anaqueles para transportador pueden ser un eficaz accesorio de almacenamiento.
Son una serie de transportadores de rodillos o de ruedas de deslizamiento, colocados uno
sobre otro en pilas adyacentes, con inclinación desde la entrada hasta la salida. Los
artículos se deben guardar en cajas o bandejas.

e) Anaqueles o estantes:
Los artículos que más se usan para almacenar son los estantes. El objeto de los estantes
es facilitar el almacenamiento y la recuperación de cargas en la bodega. Suelen hacerse
con armazones de acero con postes verticales y barras horizontales que soportan cargas,
con resistencia adicional obtenida con barrotes diagonales o en X. En el mercado se
consiguen distintos tipos de estantes, y la decisión de cuál usar depende del tipo de
material que se debe almacenar. Sin embargo, los más comunes son: para tarimas, de
entrepaños móviles, para llegar y pasar con vehículo, con voladizo, con grúas de
apilamiento y estantes portátiles.

f) Tarimas:
Este método consiste en colocar sobre una tarima las mercancías a fin de construir una
carga unitaria que pueda ser transportada y apilada con la ayuda de un aparato mecánico.
Sus principales ventajas son: la reducción de maniobras y manipulaciones sucesivas en
las operaciones de traslado, almacenamiento y despacho, que permite ahorrar tiempo y
mano de obra; la posibilidad de utilizar más racionalmente la altura de almacenamiento, o
sea un mayor aprovechamiento cúbico del espacio del almacén; asegura una mejor
conservación de las mercancías frágiles; facilita el conteo en los inventarios, ya que cada
tarima contiene el mismo número de cajas, sacos, o paquetes; el esfuerzo físico del
hombre es reemplazado por un esfuerzo mecánico, y la mecanización reduce los riesgos
de accidentes.

g) Elevador electrónico:
El sistema más avanzado de manejo de mercancías en el almacén es el elevador
electrónico; que consiste en una estructura compacta de estantería y de varios pasillos
angostos dotados de elevadores para colocar y retirar mercancía, aprovechando el
máximo espacio de un almacén. El mástil del elevador, que alcanza hasta 18 metros de
alto, queda suspendido de un riel guía, en su parte superior, lo que mantiene a plomo y
desliza a lo largo del pasillo. A su vez, está montado sobre un riel en el piso que controla
su estabilidad.
 4.4 SISTEMAS INFORMATICOS DE ADMINISTRACION DE INVENTARIOS.
La función de un sistema de administración de almacenes es apoyar los procesos de
almacenamiento en la cadena de abastecimiento. Su meta es encontrar la solución óptima
a la configuración del almacén y agilizar el proceso de la gestión de inventarios.

Sus ventajas son minimizar las pérdidas de inventario, le reducir los costos operativos,
incrementar la capacidad del almacén y la exactitud del inventario, un control de
operación en tiempo real, e incrementar el nivel del servicio al cliente. Debe señalarse que
los sistemas pueden ser independientes o hacer parte de un sistema de planificación de
recursos empresariales y puede incluir una tecnología compleja como la identificación por
radiofrecuencia y reconocimiento de voz. Sin embargo, el principio básico del sistema de
almacenamiento sigue siendo la misma, que es proporcionar información para permitir un
control eficaz de los elementos ubicados en el almacén.

tipos de sistemas de administración de inventarios

· Gestión Integrada de Inventarios: El objetivo es tener la mercadería adecuada en el
sitio apropiado en el momento necesario. Mediante unidades de almacenamiento de
inventario (SKU) se registran los artículos a su llegada a la tienda y en el momento de su
venta. Con una simple lectura del código de barras en el punto de compra, el número de
SKU, el nombre del producto, el precio de venta y el costo se registran en las bases de
datos de la empresa.

· Optimización Dinámica de Inventarios (ODI): Es una técnica altamente eficaz en el

manejo de las existencias. Que permite administrar y controlar stocks de productos
terminados que se adquieren para ser usados o vendidos, y que tienen la característica
de tener una demanda futura incierta.

· Warehouse Management System (WMS): Este sistema permite conducir en forma

organizada todos los movimientos de mercaderías de uno o varios almacenes, incluyendo
almacenes de terceros, lo que garantiza la optimización de las técnicas de almacenaje y
de los recursos tecnológicos y humanos involucrados en el proceso. Para ello, el software
debe estar integrado a herramientas tales como lectoras láser de código de barra,
terminales de transmisión de datos por radio frecuencia y contar con integración de
accesos vía Internet.

· Sistemas de Planeamiento y Programación avanzados (APS): Son herramientas

informáticas que consisten en la utilización de técnicas de optimización para obtener una
“solución inteligente” en la administración de cadena de abastecimiento. Para esto, los
programas utilizan técnicas tales como la programación lineal, la clasificación ABC de
inventarios, modelos heurísticos y el enfoque de la teoría de las restricciones, entre otros.

UNIDAD 5 JUSTO A TIEMPO

“Just in time” (que también se usa con sus siglas JIT), literalmente quiere decir “Justo a
tiempo”. Es una filosofía que define la forma en que debería optimizarse un sistema de
producción.
Se trata de entregar materias primas o componentes a la línea de fabricación de forma
que lleguen “justo a tiempo” a medida que son necesarios. El JIT no es un medio para
conseguir que los proveedores hagan muchas entregas y con absoluta puntualidad para
no tener que manejar grandes volúmenes de existencia o componentes comprados, sino
que es una filosofía de producción que se orienta a la demanda.

La ventaja competitiva ganada deriva de la capacidad que adquiere la empresa para

entregar al mercado el producto solicitado, en un tiempo breve, en la cantidad requerida.
Evitando los costes que no producen valor añadido también se obtendrán precios
competitivos.
Con el concepto de empresa ajustada hay que aplicar unos cuantos principios
directamente relacionados con la Calidad Total.

El concepto parece sencillo. Sin embargo, su aplicación es compleja, y sus implicaciones

son muchas y de gran alcance.

5.1 CARACTERISTICAS DEL JUSTO A TIEMPO

El JIT tiene 4 objetivos esenciales:

• Poner en evidencia los problemas fundamentales.

• Eliminar despilfarros.
• Buscar la simplicidad.
• Diseñar sistemas para identificar problemas.

Estos principios forman una estructura alrededor de la cual podemos formular la

aplicación del sistema.
JIT.
5.2 REQUISITOS DE UN SISTEMA JIT

Se necesitan ciertos requisitos para llevar a cabo el JUST IN TIME, y son:

• El Layout de la planta - El Layout de la planta es principalmente enfocar en aumentar el
trabajo al máximo elevando la flexibilidad. Requiere el uso de "obreros multi-funcionales".
• Demanda de producción de tirón - Quiere producir cuando la orden se recibe. Esto
puede manejar la cantidad y el tiempo más apropiadamente.
• Kanban - Un término japonés para tarjeta o etiqueta. Inventario especial y procesos de
información se escriben sobre la tarjeta. Esto ayuda al ligamiento y unión de un proceso
más eficazmente.
• El mismo realiza la inspección - Es llevado a cabo inmediatamente por los obreros a los
errores de la captura.
• La mejora continua - Este concepto debe ser adoptado por cada miembro en la
organización para llevar a cabo el JUST IN TIME. Éste es el concepto más importante del
JUST IN TIME. Esto puede permitir a una organización mejorar su productividad, el
funcionamiento y satisfacción del cliente al igual en una base continua.

5.3 ELEMENTOS DE UN SISTEMA JIT

Existen siete elementos, seis de ellos son a nivel interno de la empresa y el último es a
nivel externo.
El tercer, cuarto y quinto elemento están relacionados con la ingeniería de producción.
o La filosofía JAT en sí misma.
o Calidad en la fuente.
o Carga fabril uniforme.
o Las operaciones coincidentes (celdas de maquinaria o tecnología de grupo). o Tiempo
mínimo de alistamiento de máquinas.
o Sistema de control conocido como sistema de halar o kamban
o Compras JAT

El primer elemento considera la eliminación del desperdicio, considerado este como el

punto medular de todo el fenómeno JAT.

Los seis elementos restantes son técnicos o modos de cómo eliminar el desperdicio, sin
embargo, no todos tienen igual importancia, pues se considera a la calidad como el
segundo elemento de importancia, que se constituye en un componente básico para el
JAT.

Los cinco elementos restantes se clasifican como técnicas de flujo, es decir la manera
como el proceso fabril avanza de una operación a la siguiente.
Existe otro elemento fundamental que debería estar presente en todos y cada uno de los
elementos antes mencionados la intervención de las personas, el recurso humano.

Para ello es necesario desarrollar una cultura de intervención de las personas, de trabajo
en equipo, de involucramiento de las personas con las tareas que realiza, de compromiso
o lealtad de los colaboradores con los objetivos de la empresa, para que el JAT funcione.

5.4 KANBAN Y SU PROCEDIMIENTO

Kanban es un término que proviene del japonés y que puede traducirse al español como
“etiqueta de instrucción” o tarjeta. A través de estas tarjetas, el Kanban se constituye
como un sistema que permite sincronizar las etapas de los procesos de producción,
logrando así, cumplir con la entrega de los productos en tiempos más reducidos y con una
mayor calidad, así como también, evitar los stocks intermedios y el manejo excesivo de
materiales, facilitando el control de la producción y obteniendo un sistema de producción
una gran flexibilidad según cada demanda en particular.
Es un concepto unido al JIT o "Just in Time", que trataremos en otro artículo. Explicado de
manera sencilla, el sistema Kanban consiste en etiquetar o marcar los productos que
salen de una línea de producción, para que cuando sean retirados del almacenaje
producto de una venta, la etiqueta regrese a la línea etiquetando otro producto, de tal
manera de ajustar la producción a la demanda. Por otra parte, el término se usa también
para designar todo un proceso de inventariado y de mejora continua en la empresa.

KANBAN se implementa en cuatro fases:

Fase 1:
Entrenar a todo el personal en los principios de KANBAN, y los beneficios de usarlo.

Fase 2:
Implementar KANBAN en aquellos componentes con más problemas para facilitar su
manufactura y para resaltar los problemas escondidos. El entrenamiento con el personal
continua en la línea de producción.

Fase 3:
Implementar KANBAN en el resto de los componentes, esto no debe ser problema ya que
para esto los operadores y a han visto las ventajas de KANBAN, se deben tomar en
cuenta todas las opiniones de los operadores ya que ellos son los que mejor conocen el
sistema. Es importante informarles cuando se va estar trabajando en su área.
Fase 4:
Esta fase consiste de la revisión del sistema KANBAN, los puntos de reorden y los niveles
de reorden, es importante tomar en cuenta las siguientes recomendaciones para le
funcionamiento correcto de KANBAN:

•A) Ningún trabajo debe ser hecho fuera de secuencia.

•B) Si se encuentra algún problema notificar al supervisor inmediatamente.

1. Reglas de KANBAN

Regla 1:

No se debe mandar material defectuoso a los procesos subsiguientes.

El procesamiento de materiales defectuosos implica costos tales como inversión en

materiales, equipo y mano de obra que no va a poder ser vendida. Este es el mayor
desperdicio de todos. Si se encuentra un defecto, se deben tomar medidas antes que
todo, para prevenir que este NO VUELVA A OCURRIR. Observaciones:

• El proceso que ha producido un producto defectuoso, lo puede descubrir

inmediatamente.
• El problema descubierto se debe divulgar a todo el personal implicado, no se debe
permitir la recurrencia.

Regla 2:
Los procesos subsiguientes requerirán sólo lo que es necesario.

El proceso subsiguiente pedirá solamente el material que necesita al proceso anterior, en

la cantidad necesaria y en el momento adecuado. Se crea una pérdida si el proceso
anterior abastece de partes y materiales al proceso subsiguiente en el momento que éste
no los necesita o en una cantidad mayor a la que necesita. La pérdida puede ser muy
variada, incluyendo la pérdida por el exceso de tiempo extra, pérdida en el exceso de
inventario, y pérdida en la inversión de nuevos proyectos sin saber que la existente cuenta
con la capacidad suficiente. La peor pérdida ocurre cuando los procesos no pueden
producir lo que realmente es necesario, cuando éstos están produciendo lo que no es
necesario. Para eliminar este tipo de errores se usa esta segunda regla.

No se trata de “abastecer a los procesos subsiguientes” sino “pedir, los procesos

subsiguientes, a los procesos anteriores la cantidad necesaria en el momento adecuado.”
La decisión la toma el proceso subsiguiente.

¿Cómo asegurarse que los procesos subsiguientes no requerirán arbitrariamente del

proceso anterior?

• No se debe requerir material sin una tarjeta KANBAN.

• Los artículos que sean requeridos no deben exceder el número de KANBAN admitidos.

Regla 3:
Procesar solamente la cantidad exacta requerida por el proceso subsiguiente.

El cumplimiento de esta regla implica alcanzar el objetivo de reducir al mínimo los

inventarios. No enviar contenedores de materiales sin una tarjeta KANBAN.

Regla 4:
Balancear la producción

Con el fin de producir solamente la cantidad necesaria requerida por los procesos
subsiguientes, se hace necesario para todos estos procesos hacer un mantenimiento
tanto de las maquinarias como del personal. Por ejemplo, si el proceso subsiguiente pide
material de manera incontinua con respecto al tiempo y a la cantidad, el proceso anterior
requerirá personal y máquinas en exceso para satisfacer esa necesidad. Por eso se hizo
esta regla.

Regla 5
Tener en cuenta que KANBAN es un medio para evitar especulaciones
La única información que deben tomar en cuenta los procesos y la única orden que deben
cumplir para llevar a cabo su trabajo es KANBAN. No se debe especular sobre si el
proceso subsiguiente va a necesitar más material, y tampoco el proceso subsiguiente
debe preguntarle o exigirle al proceso anterior si podría empezar el siguiente lote un poco
más temprano. Ninguno de los dos debe mandar información al otro, solamente la que
está contenida en KANBAN.

Regla 6
Estabilizar y racionalizar el proceso

El trabajo defectuoso existe si el trabajo no se realiza en base a un estándar y a un

procedimiento racionalizado; si esto no es tomado en cuenta seguirán existiendo partes
defectuosas.

5.5 TIPOS DE KANBAN

TIPOS DE KANBAN Y SUS USOS
Estos varían de acuerdo a su necesidad:

KANBAN DE PRODUCCIÓN:
Este tipo de KANBAN es utilizado en líneas de ensamble y otras áreas donde el tiempo de
set-up es cercano a cero. Cuando las etiquetas no pueden ser pegadas al material por
ejemplo, si el material esta siendo tratado bajo calor estas deberán ser colgadas cerca del
lugar de tratamiento de acuerdo a la secuencia dentro del proceso.

KANBAN SEÑALADOR/KANBAN DE MATERIAL:

Este tipo de etiquetas es utilizado en áreas tales como prensas, moldeo por infección y
estampado (die casting). Se coloca la etiqueta KANBAN señalador en ciertas posiciones
en las áreas de almacenaje, y especificando la producción del lote, la etiqueta señalador
KANBAN funcionara de la misma manera que un KANBAN de producción.

INFORMACIÓN NECESARIA EN UNA ETIQUETA KANBAN

La información en la etiqueta KANBAN debe ser tal, que debe satisfacer tanto las
necesidades de manufactura como las de proveedor de material. La información
necesaria en KANBAN sería la siguiente:

•1.- Numero de parte del componente y su descripción

•2.- Nombre/Numero del producto
•3.- Cantidad requerida
•4.- Tipo de manejo de material requerido
• 5.- Donde debe ser almacenado cuando sea terminado
• 6.- Punto de reorden
• 7.- Secuencia de ensamble/producción del producto

5.6 INFORMACION EN LA TARJETA KANBAN

Contiene toda la información requerida para ser hecho en un producto en cada etapa a lo
largo de su trayectoria a la terminación y que las piezas son necesarias en los procesos
subsecuentes.
Estas tarjetas se utilizan para controlar trabajar-en-progresan (W. I P), producción, y flujo
del inventario. Un sistema de Kanban permite que una compañía utilice el Apenas-En-
Tiempo (J. IT) Producción y sistemas que ordenan que permiten que reduzcan al mínimo
sus inventarios mientras que todavía satisfacen demandas de cliente.
Un sistema de Kanban consiste en un sistema de estas tarjetas, con una que es asignada
para cada parte que es manufacturada, que viajan entre los procesos precedentes y
subsecuentes.

5.7 CALCULO DE NUMEROS DE KANBAN

Utilización
Los parámetros significantes para Kanban incluyen:
el número de tarjetas Kanban que circulan en un ciclo de control la cantidad por Kanban.
Se utilizan estos parámetros para definir la circulación del material y el stock de material.
Optimizando estos parámetros, puede reducir los niveles de inventario a un mínimo. El
objetivo es garantizar la reposición de material con un inventario mínimo. Puesto que la
situación del inventario en muchos ramos industriales fluctúa considerablemente, es
necesario verificar y ajustar estos parámetros regularmente.

Condiciones previas:
Para el cálculo automático de Kanban, deben cumplirse las siguientes condiciones
previas:
Debe actualizar los valores prefijados para el cálculo automático de Kanban en un ciclo de
control.
Si es necesario, debe actualizar los perfiles de autorización en el Customizing para
Kanban (si deben alisarse las necesidades secundarias o si desea actualizar el horario de
trabajo).
Debe asignar las áreas de suministro a las posiciones de las listas de materiales (a través
de la versión de fabricación o bien introduciendo el área de suministro en el maestro de
materiales) porque el sistema sólo incluye las necesidades secundarias que se refieren a
un área de suministro.
Si es necesario, debe actualizar la selección detallada de necesidades secundarias en el
ciclo de control. Para más información, véase también Cómo crear/modificar el ciclo de
control de Kanban clásico.

Características:

Las propuestas para el número de Kanbans o la cantidad por Kanban se calculan sobre la
base de los resultados del proceso de planificación o de la planificación a largo plazo.
Las siguientes funciones están disponibles en el cálculo de Kanban:
El sistema determina las necesidades secundarias relevantes (a partir de la planificación a
largo plazo o bien a partir de la planificación de necesidades). Véase también Cálculo de
necesidades secundarias para el cálculo automático de Kanban.
Las necesidades secundarias pueden alisarse según las opciones en el Customizing.
Véase también Alisamiento de las necesidades secundarias.
Si ha actualizado tiempos de reaprovisionamiento de menos de un día en el ciclo de
control y se han grabado los horarios de trabajo pertinentes en el Customizing, el sistema
convierte las necesidades diarias a la unidad de tiempo del tiempo de
reaprovisionamiento. Véase también Cálculo del plazo de reaprovisionamiento y
conversión de las necesidades.
El sistema calcula el número de Kanbans o la cantidad por Kanban basándose en una
fórmula. Véase también Cálculo del número de Kanbans/de la cantidad por Kanban.
Si el sistema no puede realizar el cálculo, crea mensajes de error pertinentes que se
pueden verificar en el log de errores. Véase también Cómo acceder al log de errores.
Utilizando una función especial, puede verificar el resultado del cálculo y aceptar la
propuesta. Véase también Cómo verificar y copiar el cálculo automático de Kanban.
Acciones.

Primero debe decidir si desea llevar a cabo el cálculo utilizando los datos de la
planificación a largo plazo o de planificación de necesidades.
Para simplificar la actualización de datos en masa, puede actualizar el perfil de cálculo en
el Customizing de Kanban. Debe actualizar el perfil de cálculo si desea que el sistema
alise las necesidades secundarias o si desea utilizar tiempos de reaprovisionamiento de
menos de un día.
Debe indicar el perfil o los parámetros del cálculo en el ciclo de control.
Utilizando el informe Modificar opciones propuestas para ciclos de control Kanban, el
sistema crea propuestas para el número de Kanbans o la cantidad por Kanban.
Las propuestas se verifican y aceptan mediante la función Verificación de los resultados
del cálculo Kanban.
Puede repetir el cálculo de Kanban tantas veces como sea necesario para ajustar la
circulación de containers a la situación de necesidades.

5.8 JIT EN EL SECTOR SERVICIOS

Si se considera que el sistema J.I.T. no es más que un método para reducir los niveles de
existencias, parece claro que su aplicabilidad en el sector servicios resulta bastante
limitada. Sin embargo, sabemos que el sistema va mucho más allá de la reducción de los
stocks, y persigue eliminar el desperdicio, dar mayor uniformidad a las operaciones,
promover la adaptabilidad, estrechar las relaciones con los proveedores y ajustar
rápidamente el sistema productivo a las variaciones de la demanda. Sobre la base de esta
idea, la producción justo a tiempo es capaz de elaborar rápidamente una mayor variedad
de productos a un coste reducido. Algunos de los elementos del sistema J.I.T. pueden ser
observados en determinadas empresas dedicadas a la prestación de servicios:
- Empresas constructoras que adquieren los materiales en la medida en que los precisan,
en lugar de amontonarlos en la obra.
- Trabajadores polivalentes en los grandes almacenes, que lo mismo actúan como
vendedores, escaparatistas, cajeros, o almacenistas.
- Células de trabajo en los restaurantes de comida rápida, que permiten añadir personal
en las horas punta y reducirlo en los momentos de menor demanda.
- Tiendas de todo por 1US$, donde para calcular el importe de la compra basta con contar
el número de artículos que se lleva el cliente.
- Supermercados que rellenan sus estanterías a medida que los clientes retiran los
artículos.
No debemos olvidar que uno de los principios que consagra el sistema J.I.T. es la
proximidad al cliente, rasgo en el que la prestación de servicios se ha distinguido
tradicionalmente.
Además, las empresas dedicadas a prestar servicios se han visto fuertemente afectadas
por la extensión del sistema J.I.T. entre las compañías manufactureras. Así, las empresas
de transporte han debido de incrementar la velocidad y la fiabilidad de sus envíos, en
respuesta al sistema J.I.T., o los establecimientos detallistas proporcionan a los clientes
una creciente variedad de artículos entre los que elegir.

5.9 PRINCIPIOS DEL SISTEMA DE PRODUCCION TOYOTA

Occidente se dio cuenta que había una manera diferente de hacer las cosas y los autores
acuñaron y/o introdujeron el concepto Lean Manufacturing para referirse, desde luego, al
Sistema de Producción Toyota (los japoneses no le llaman Manufactura Esbelta, para
ellos la técnica que desarrollaron en la industria automotriz y que compartieron al mundo
es el Sistema de Producción Toyota).
La investigación igualmente arrojó como resultado que no todas esas herramientas
constituían innovaciones, sino que eran principalmente utilizaciones efectivas de muchas
otras herramientas ya existentes, orientales y occidentales, que se adaptaban al tipo de
industria y de cultura en la que debía ser implantada. Las herramientas cobijadas bajo el
concepto de Lean Manufacturing van desde aquellas enfocadas a la organización del
puesto de trabajo (5 S´s, nacida en Japón y adaptada ya por occidente) hasta las que
buscan casi el 100% de calidad en los procesos (6 Sigma, nacida en EUA y desarrollada
por Motorola) pero buscando igualar los índices de calidad impuestos por Japón, pasando
por aquellas que concentran su atención en la búsqueda de la eficiencia en el manejo de
otros recursos del aparato productivo (inventarios y maquinaria), pero siempre buscando
eliminar cualquier vestigio de desperdicio (MUDA) generado por la ineficiencia existente
en los procesos de producción (Justo a Tiempo, Kanban, Mantenimiento Productivo Total
–TPM-, Producción Nivelada –Heijunka-, Verificación de proceso –Jidoka-, Dispositivos
para prevenir errores -Poka Yoke- , Mejora continua -Kaizen).
Este sistema ha sido definido como una metodología - filosofía de excelencia y mejora
continua orientada a eliminar el desperdicio y actividades que no le dan valor agregado a
los procesos para la fabricación, distribución y comercialización de productos y/o
servicios, aumentando el valor de cada actividad realizada y eliminando aquellas
actividades y subprocesos que no se requieren, permitiendo a las empresas reducir
costos, mejorar procesos, eliminar desperdicios, aumentar la satisfacción de los clientes y
mantener el margen de utilidad. A lo largo de los años también se le ha llamado:
Manufactura de flujo, Producción Justo a Tiempo (Just in Time) y Tecnología del flujo de
la demanda.
De Lean Manufacturing a Lean Enterprise
A pesar de que fue previsto por sus creadores, quienes hacen mención del síndrome NIA
(No Inventado Aquí), y la resistencia de la gente a aplicar los principios del Lean
Manufacturing por considerar que como fue un sistema descubierto y creado en otra parte
del mundo, entonces no lo entienden y no lo aceptan. James Womack y Daniel Jones
hacen mención que los conceptos de Lean Manufacturing (surgidos del Sistema de
Producción Toyota) son replicables a lo que ellos llamaron más adelante, en su segundo
libro Lean Thinking, Lean Enterprise, y en tal sentido son aplicables en cualquier región
del mundo, en cualquier industria, empresa, entidad, organización y hasta nación.
” Creemos que las ideas fundamentales de manufactura esbelta son universales –
aplicables en cualquier lugar por cualquier persona – y muchas compañías no japonesas
han aprendido esto”, Womack, Jones y Roos.
¿Por qué? Porque Lean Manufacturing parte del principio de eliminar el desperdicio, y
siempre que se hace una actividad, sea lo que sea, hay desperdicio implícito. La idea de
Lean Enterprise es reducirlo o eliminarlo. Lean Enterprise es una nueva manera de
pensar en las organizaciones para eliminar el desperdicio, la MUDA, actividades que
consumen recursos, pero no agregan valor.
Pensamiento Esbelto
Los 5 principios del Pensamiento Esbelto son:
1. Definir el valor desde el punto de vista del cliente: La mayoría de los clientes quieren
comprar una solución, no un producto o servicio.
2. Identificar la corriente de valor: Eliminar desperdicios encontrando pasos que no
agregan valor, algunos son inevitables y otros son eliminados inmediatamente.
3. Crear flujo: Hacer que todo el proceso fluya suave y directamente de un paso que
agregue valor a otro, desde la materia prima hasta el consumidor final.
4. Producir el “jale” del cliente: Una vez hecho el flujo, se es capaz de producir por
órdenes de los clientes en vez de producir basado en pronósticos de ventas a largo plazo.
5. Perseguir la perfección: Una vez que una empresa consigue los primeros cuatro pasos,
se vuelve claro para aquellos que están involucrados que añadir eficiencia siempre es
posible.
La parte fundamental en el proceso de desarrollo de una estrategia esbelta es la que
respecta al personal, ya que muchas veces implica cambios radicales en la manera de
trabajar, algo que por naturaleza causa desconfianza y temor. Lo que descubrieron los
japoneses es que más que una técnica, se trata de un buen régimen de relaciones
humanas. En el pasado se ha desperdiciado la inteligencia y creatividad del trabajador, a
quien se le contrata como si fuera una máquina. Es muy común que, cuando un empleado
de los niveles bajos del organigrama se presenta con una idea o propuesta, se le critique
e incluso se le calle. A veces los directores no comprenden que cada vez que le ‘apagan
el foquito’ a un trabajador, están desperdiciando dinero. El concepto de Lean Enterprise
implica la anulación de los mandos y su reemplazo por el liderazgo. La palabra líder es la
clave.
Cómo hacerlo
De acuerdo a Womack et al., los principios del pensamiento esbelto incluyen:
1. Uso eficiente de recursos y eliminación del desperdicio.
2. Trabajo en equipo.
3. Comunicación.
4. Mejora continua.
La meta es la eliminación total del desperdicio a través de:
1. Definir desperdicio (Muda).
2. Identificar el origen.
3. Planear la eliminación del desperdicio.
4. Establecer PERMANENTEMENTE un control para prevenir la recurrencia.
Para eliminar el desperdicio, primero debe ser identificado. Existen siete tipos de MUDA
principales, según la clasificación desarrollada por Ohno (Padre del Just in Time):
1. Muda de sobreproducción.
2. Muda de inventario.
3. Muda de reparaciones / rechazo de productos defectuosos.
4. Muda de movimiento.
5. Muda de procesamiento.
6. Muda de espera.
7. Muda de transporte.
Una vez identificados qué tipo de desperdicios se tienen hay que atacarlos para
eliminarlos.