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Creación de Formularios

con Google FORMS


Diseña y recoge datos de tus
formularios y encuestas online.
ÍNDICE
ÍNDICE .....................................................................................................................2
1. Los formularios de Google .................................................................................3
2. Cómo añadir y editar preguntas. ........................................................................5
3. Otras opciones. ................................................................................................ 15
4. Que se puede hacer con preguntas ya hechas. ............................................... 17
5. Cómo hago llegar el formulario a mis encuestados. ........................................ 18
6. Mensaje personalizado al completar el formulario. ........................................ 20

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1. Los formularios de Google
Los formularios son una potente herramienta de Google que nos permite
recabar información de una forma muy sencilla y rápida a través de internet.

Para crear formulario nos dirigiremos a:

 Google Drive
 Botón desplegable de “NUEVO”
 Más >
 Formularios de Google.

Los formularios tienen un icono color berenjena con una lista de viñetas.

Al pinchar sobre formularios se abre una nueva pestaña en el navegador con el


siguiente aspecto.

Es importante fijarse en lo siguiente, en el recuadro blanco aparece la frase


“Formulario sin título”, bastará con clicar ahí y escribir la frase que queremos
que vean las personas encuestadas. Sin embargo, esto solo afectará a los

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lectores, de cara a tu organización interna, el formulario todavía no tiene título.
En tu unidad se guardará como “Formulario sin título”

De modo que la primera recomendación es antes de seguir trabajando en el


mismo, ponerle un título y moverlo a la carpeta adecuada en “Mi unidad”.

Para ponerle un nombre al formulario clicaremos en la parte superior izquierda


de la página (en el encabezado de fondo berenjena), y comenzaremos a
escribir. Si ya le habías puesto título al formulario automáticamente le asignará
esa frase, no siempre nos interesa ese título, este es sólo para ti, no lo va a ver
nadie, así que ponle el título que encaje con tu sistema de organización de
archivos.

Y bueno, ya estamos dentro de formularios, vamos a ver que opciones ofrece.

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2. Cómo añadir y editar
preguntas.
Una vez que hayas creado un formulario, puedes empezar a añadir las
preguntas que quieras. Si quieres dar un poco de estructura al formulario,
también tienes la opción de añadir encabezados de secciones y saltos de
página. Vamos a empezar viendo los diferentes tipos de preguntas.

CÓMO AÑADIR UNA PREGUNTA

La primera pregunta ya te la da el formulario por defecto, se llama pregunta sin


título y es una pregunta de selección múltiple, (quizás las conozcas mejor como
las tipo test) es decir se pueden ofrecer varias opciones pero sólo una
respuesta es aceptable.

A mano izquierda te aparece el título de la pregunta, y sus opciones debajo, y a


mano derecha una lista desplegable desde la que elegir el tipo de respuesta
que quieres aceptar.

Estos son todos los tipos de pregunta según sus respuestas:


 Respuesta corta
 Párrafo
 Selección múltiple
 Casillas de verificación
 Desplegable
 Subir archivos
 Escala lineal
 Cuadrícula de varias opciones
 Cuadrícula de casillas de verificación
 Fecha
 Hora

Vamos a ver las opciones que tiene cada tipo de pregunta. Volvamos a la
pregunta que sale en pantalla (tipo selección múltiple), podemos trabajar sobre
esta misma pregunta, y cambiar el tipo o eliminarla y empezar desde cero
añadiendo un elemento.

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Una vez seleccionado el tipo de pregunta, puedes pasar a rellenar las posibles
respuestas a la pregunta. Si quieres añadir explicaciones para la pregunta,
puedes incluir una descripción en el campo Texto de ayuda.
Si quieres impedir que los encuestados puedan dejar una pregunta en blanco,
activa la casilla Pregunta obligatoria para que el usuario tenga que contestar a
la pregunta para poder enviar el formulario.

NOTA: Cuando se rellena un formulario, a priori es anónimo, los nombres y las


direcciones de correo electrónico de los encuestados no se recogen
automáticamente. Si quieres recopilar esta información, debes añadir un campo
de texto en el formulario para que los encuestados den su nombre o dirección
de correo electrónico.

RESPUESTA CORTA

En respuesta corta: los encuestados dan respuestas cortas con sus propias
palabras, son texto libre. Será difícil trabajar filtros con este tipo de pregunta así
que la utilizaremos sólo cuando sea necesario. Ejemplo: dime tu email.

 En el apartado “Pregunta sin título” es donde escribimos la pregunta.


 El “texto de respuesta corta” es una vista previa del espacio que tendrán
los encuestados para añadir esa información.

Pero aún tenemos más opciones, para ello nos vamos a la parte inferior de
la pregunta, encontramos lo siguiente:

 Duplicar, si quieres hacer una pregunta parecida cambiando sólo un par


de datos, esta función es como copiar y pegar.
 Papelera, para eliminarla.
 Botón de obligatorio, sólo si lo mueves a la derecha la pregunta deberá
ser contestada antes de enviar el formulario.
 Los “tres puntitos”. Todas las preguntas tienen opciones extra, que
dependerán del tipo de pregunta.

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En el caso de una pregunta tipo respuesta corta, desde los tres puntitos,
puedes añadir:
 Descripción, es el texto de ayuda que aparecerá a los
encuestados debajo de la pregunta (con un tamaño inferior al de la
pregunta).
 Validación de respuestas. Esta opción nos permite pedir por
ejemplo el email a un usuario y si el texto introducido no es una
dirección de correo electrónico, le dará error. De hecho incluso
podemos añadir un texto de error personalizado.

RESPUESTA PARRAFO

La pregunta de párrafo: es lo mismo que el anterior con la diferencia de que


los encuestados dan respuestas más largas.
También desaparecen algunas de las opciones de la validación de respuestas.
Ejemplo: ofrece una breve descripción de tu producto.

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RESPUESTA SELECCIÓN MÚLTIPLE

La respuesta tipo Selección múltiple: se ofrecen varias opciones de respuesta


y sólo se puede elegir una.

Atención a la opción “Añadir respuesta OTRO” ya que en ocasiones se nos


olvida que puede haber alguna opción más y el propio encuestado puede
darnos información valiosa.
Si añadimos esta opción, le aparecerá la posibilidad de añadir una respuesta
redactando con sus propias palabras.

En las opciones avanzadas, tenemos:


 Descripción, es el texto de ayuda que aparecerá a los
encuestados debajo de la pregunta (con un tamaño inferior al de la
pregunta).
 Ir a la sección según la respuesta. Esto está detallado en la
sección respuestas.
 Ordenar las opciones aleatoriamente. Cada encuesta puede
ofrecer las opciones en un orden diferente al tuyo.

Por último, a las preguntas se las puede acompañar de contenido gráfico para
facilitar la elección de la respuesta.

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RESPUESTA CASILLAS DE VERIFICACIÓN

Casillas de verificación: parecido al tipo test sólo que se pueden seleccionar


varias opciones.
También se puede añadir la opción “OTRO” y añadir contenido audiovisual.
En la sección de validación de datos podemos obligar por ejemplo a que
seleccionen dos opciones, etc…

Ejemplo: en qué cursos tendría interés (finanzas – marketing – idiomas –


internet – informática)

RESPUESTA DESPLEGABLE

Desplegable: los encuestados seleccionan una opción de un menú


desplegable.
Esta opción es aconsejable en una pregunta tipo test con muchas opciones de
respuesta. Las funciones extra son las mismas, pero sin imágenes.
Ejemplo: indique su provincia.

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RESPUESTA SUBIR ARCHIVOS

Subir archivos: está claro en qué consiste este tipo de pregunta, la única pega
es que obliga a los encuestados a iniciar su sesión en Google.
Además existe una capacidad máxima de 1GB, y al añadirse a la unidad del
administrador de la encuesta, podría superarse el límite de espacio.

Ejemplo: adjunto una foto de los daños del vehículo.

RESPUESTA ESCALA LINEAL

Escala: los encuestados hacen una valoración de una cuestión utilizando una
escala numérica.
La valoración será numérica y estará comprendida entre el 0 y el 10.
Además de forma opcional, se pueden añadir etiquetas para definir la
valoración.

Ejemplo: evalúe nuestra atención (del 0 al 10).

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Este es el aspecto que tendrá para el encuestado.

RESPUESTA CUADRICULA DE VARIAS OPCIONES

Cuadrícula de varias opciones: bajo un mismo criterio se pueden evaluar


varias opciones. Este tipo de pregunta se divide en filas y columnas, y es muy
recomendable cuando queremos hacer varias preguntas con el mismo tipo de
respuesta.

En las opciones extra, se puede exigir que por cada columna sólo pueda haber
una respuesta.

Este es el aspecto que tendrá para el encuestado.

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RESPUESTA CUADRICULA DE CASILLAS DE VERIFICACIÓN

Cuadrícula de casillas de verificación: es igual que la de cuadrícula de varias


opciones, con la diferencia de que en este caso a cada fila se le pueden dar
varios atributos.

Ejemplo: deseas conocer qué valora un cliente de diferentes miembros de tu


equipo.

Este es el aspecto que tendrá para el encuestado.

RESPUESTA FECHA

Fecha: los encuestados utilizan un selector de calendario para introducir una


fecha.
Ejemplo: si quiere recibir una oferta promocional por su cumpleaños indíquelo
aquí.

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RESPUESTA HORA

Hora: los encuestados seleccionan una hora o duración concreta.


La hora se expresa en horas y minutos.
La duración puede ser en horas, minutos y segundos.
Ejemplo: ¿A qué hora le gustaría que le visitemos?

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Seguro que se te han ocurrido ya cosas que te gustaría preguntar, toma notas
en este espacio y piensa el tipo de pregunta que necesitas
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3. Otras opciones.
Si quieres dividir el formulario en secciones para que sea más fácil de leer y
completar, puedes añadir títulos y descripciones.
Cuando estés editando cualquier pregunta, encontrarás una serie de iconos a
mano derecha con las diferentes opciones extra:
 Añade título y descripción.
 Imagen.
 Vídeo.
 Añadir sección.

El título y descripción

Según el tipo de preguntas que hagamos puede ser interesante crear varias
secciones dentro del mismo formulario.
Por ejemplo podemos dividir el formulario en datos personales y datos
curriculares, y dentro de cada sección incluir varias preguntas.
Es una forma de dividir el formulario en varias páginas.

Para cada encabezado de sección, puedes añadir un título y una descripción.

La imagen

A veces te puede interesar añadir una imagen para facilitar al encuestado


entender mejor la pregunta o las opciones. Así por ejemplo si te interesa
conocer la opinión de alguien sobre el aspecto de tus productos puedes incluir
una foto de tus productos.

Una vez que hayas subido la imagen, puedes darle un título que aparecerá
encima, y/o especificar el texto que aparecerá cuando sitúen el cursor sobre la
imagen.

Las imágenes de los formularios no se adjuntan ni se asocian a las preguntas


del formulario. Puedes cambiar la posición de una imagen arrastrándola hacia
arriba o hacia abajo dentro del formulario.

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Un vídeo

Para añadir un vídeo al formulario, haz clic en el menú Insertar y selecciona


Vídeo. Para elegir un vídeo, proporciona la URL del vídeo que debe
previamente estar en internet o utiliza el cuadro de búsqueda para buscar uno.

Después de seleccionar un vídeo, puedes añadirle un título y un subtítulo.


Puedes hacer clic y arrastrar una de las esquinas del vídeo para cambiarlo de
tamaño, y también puedes alinear el vídeo a la izquierda, a la derecha o en el
centro de la página a través de las opciones de alineación.

Cómo añadir una sección.

Los secciones dividen el formulario en varias páginas.


Esto te puede interesar en varias ocasiones, por ejemplo: si el formulario es
extenso y quieres que sea más fácil de rellenar para los encuestados, lo
puedes dividir en varias páginas (en este caso siempre será aconsejable incluir
una barra de progreso que ayude a los encuestados a saber cuánto les queda
por rellenar, lo veremos más adelante).

También te puede interesar añadir varias páginas si por ejemplo quieres que
según las respuestas que se den a una pregunta concreta el formulario se dirija
a una página u otra. Ejemplo: podemos hacer una pregunta tipo test (selección
múltiple) con dos opciones “eres mayor de 18 – eres menor de 18” y en función
de la respuesta se puede acceder a otra parte del formulario.

En el menú Insertar, selecciona Salto de página. Las nuevas páginas, al igual


que los encabezados de sección, pueden tener un título y una descripción.

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4. Que se puede hacer con
preguntas ya hechas.
En cada pregunta, encabezado y salto de página que hayas añadido al
formulario, aparecen tres iconos en la esquina superior derecha como se ve en
el dibujo inferior (un lápiz, dos hojas y una papelera):

 Editar: para modificar un elemento existente, solo tienes que hacer clic
en el botón Editar que hay a la derecha de la pregunta que quieres
cambiar.
 Duplicar: para duplicar un elemento, haz clic en el botón Duplicar que
hay a la derecha de la pregunta que quieres duplicar.
 Eliminar: para eliminar un elemento, haz clic en el botón Eliminar que
hay a la derecha de la pregunta que quieres eliminar.

 Mover: Si pasas con el ratón por encima de una pregunta que ya has
guardado, aparecerá una línea azul a mano izquierda y el cursor se
convertirá en una cruz. Si pinchas con el ratón y la arrastras puedes
reubicar la pregunta en otra parte del formulario.

NOTA: si te fijas en la pregunta del ejemplo que es una tipo cuadrícula, al lado
de cada etiqueta de fila o columna aparece un punteado, pinchando y
arrastrando desde ahí también podrás reordenar las opciones dentro de una
misma pregunta.

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5. Cómo hago llegar el
formulario a mis encuestados.
Cuando hayas terminado el formulario llega el momento de compartirlo con los
encuestados.
Esta función se encuentra en la parte superior de la página, a mano derecha,
con un botón blanco, que indica “ENVIAR”.

Existen diferentes formas de hacer llegar el formulario a las personas


interesadas. Ten en cuenta que el formulario se encuentra en un enlace URL
que debes hacer llegar a las personas adecuadas, así que podemos enumerar
diferentes formas de hacerles llegar el enlace:

 Enviarlo por correo electrónico a los interesados.


 Insertarlo en una página web (obtendrás en código en el apartado
Insertar que aparecerá junto al enlace a compartir).
 Compartirlo a través de las redes sociales.
 Transformar el enlace en un código QR para que lo puedan escanear
desde un móvil.
 Crear una URL amigable que podamos dictar o incluir en una revista,
un cartel, un cupón, etc…

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6. Mensaje personalizado al
completar el formulario.
Antes de enviar el formulario, puede ser conveniente cambiar la configuración
relacionada con la página de confirmación que verán los usuarios después de
enviar sus respuestas al formulario. Esta configuración se encuentra al lado del
botón “ENVIAR” que acabamos de ver en la sección anterior.

Antes de nada fíjate que tienes tres opciones de configuración:

 GENERAL (aquí decidimos si los encuestados deben iniciar sesión, o si


pueden cambiar sus respuestas antes de enviarlas, si pueden ver el
resumen de lo que se ha respondido hasta el momento, etc…)

 PRESENTACIÓN (en esta opción podemos permitir que se vea la barra


de progreso si hay más de una sección, hacer que las preguntas
aparezcan en un orden aleatorio, darles la oportunidad de volver a
responder, y personalizar el mensaje de confirmación del encuestado).

 TEST DE AUTOEVALUACIÓN (con esta opción podemos convertir el


formulario en un examen tipo test en el que la persona que lo intenta
puede ver si ha acertado o no, la respuesta correcta, incluso notas
añadidas por quien elabora el examen).

Para cambiar el mensaje de confirmación que verán los usuarios, modifica el


mensaje del cuadro que por defecto incluye “Se ha registrado tu respuesta”.

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