Lo que no debes decir al delegar una tarea

Saber delegar no es solo un arte, sino también una ciencia. Si no lo haces,

puede que acabes obteniendo malos resultados. Un aspecto fundamental de
saber delegar es comunicar tus necesidades de manera eficaz. El blog
wrike.com ha identificado algunas frases que representan un claro error si lo
que quieres es asegurarte el éxito En la gestión de proyectos.

Según wrike.com, estas son las 10 frases que los miembros de tu equipo de
trabajo nunca deberían oír de tus labios para poder llevar a cabo las tareas
que les delegues:

1. «Ya sé que aún no has terminado con esa sección, ¡pero necesito que
hagas esto ya mismo!»

Saber delegar consiste en establecer prioridades. Si bien es normal que de

vez en cuando surjan tareas urgentes, tener una «situación de emergencia»
día sí, día también, no ayudará a la productividad del equipo. Atender
múltiples tareas al mismo tiempo cambiando constantemente de una a otra
sencillamente perjudica a la productividad y la moral del equipo.

Existe una estrategia mejor, que es establecer las metas, las prioridades y los
plazos de entrega desde un principio y asegurarte de que tu equipo tenga
una visión clara de todo ello, de manera que no dejen aparcadas de golpe sus
otras tareas para llegar a tiempo a la fecha de entrega de una en concreto.

Prueba mejor con esto: «Hemos tenido que corregir el programa del
proyecto, de modo que cuando acabes con lo que estás haciendo deberías
ponerte con esta otra tarea».

2. «Ya sé que nunca has hecho nada parecido, pero estoy seguro de que
podrás sacarlo adelante.»

No hay nada que eleve más el nivel de estrés de un miembro de tu equipo

que oír esta frase. Todo el mundo quiere tener ocasión de mejorar sus
habilidades, ¿pero acaso es justo poner a alguien en esa situación sin la
preparación o la formación adecuada? Lo cierto es que no, y así tampoco
conseguirás una gestión eficaz de tu proyecto.

Procura siempre delegar las tareas correspondientes a un área concreta en

las mismas personas, a fin de que puedan perfeccionar sus habilidades, y, en
caso necesario, deja que aprendan de otros. De lo contrario, prepárate para
dedicar parte de tu tiempo a dar indicaciones si es que quieres recibir
resultados decentes.

Prueba mejor con esto: «He pensado que trabajes con un compañero que
pueda enseñarte a hacerlo; así podrás encargarte tú por tu cuenta las
próximas veces».

3. «En realidad es una tarea sencillísima, cualquiera podría hacerlo.»

Normalmente esto se dice con idea de que el responsable al que se ha

asignado la tarea no se ponga nervioso. La intención resulta encomiable,
pero muchas veces la frase tiene un efecto secundario no buscado. La gente
podría pensar que lo que quieres decir en realidad es que no están
capacitados para ocuparse de algo que sea verdaderamente complejo, que
suponga un reto; y ese no es en absoluto el mensaje que deseas transmitir.

Hay dos cosas que debes recordar siempre: nunca minimices la importancia
de la tarea que estás delegando ni pongas en duda las capacidades del
responsable en quien lo haces. Alguien que siente que se le aprecia y que se
confía en él para hacer algo importante aceptará el reto con entusiasmo y
hará un mejor trabajo.

Prueba mejor con esto: «Esta tarea es importante para el proyecto, por eso
te la confío a ti».

4. «Preséntame algún resultado, y luego veremos si lo podemos utilizar.»

El problema de esta frase es la falta de claridad, y todos sabemos qué

consecuencias tiene eso. Si no sabes qué resultados quieres, ¿cómo va a ser
capaz de proporcionártelos el responsable de la tarea? Lo más probable es
que pierdas un montón de tiempo en revisar las opciones que él te proponga
y es posible que no se pueda utilizar ninguna de ellas.

Un mejor planteamiento sería elaborar un listado de criterios para posibles

soluciones y pedirle al responsable que piense en distintas opciones, a fin de
que puedas seleccionar la mejor de ellas.

Prueba mejor con esto: «Me gustaría que pensaras en cómo resolver esto.
Estos son los criterios que debes aplicar para valorar las distintas
posibilidades».

5. «Yo no lo habría hecho así.»

El enfoque «a mi manera o nada» te conduce directamente a la microgestión

y disuade a la gente de aceptar la responsabilidad de tareas y logros, y esa es
exactamente la razón de ser de delegar. De acuerdo, tú habrías tomado otro
camino, pero mientras la solución funcione, ¿qué importa que tu compañero
hiciera las cosas de un modo distinto? Al final, el proyecto sale beneficiado,
porque ahora cuentas con dos maneras viables de enfocar un problema.

Prueba mejor con esto: «No se me había ocurrido abordar así la tarea, ¡pero
te felicito por haber dado con una solución tan genial!».

6. «Me voy una semana por un viaje de trabajo. Para cuando vuelva, todo
tiene que estar terminado.»

Todos tenemos que hacer viajes de trabajo, pero desaparecer justo antes de
que venza el plazo de finalización de un proyecto no es lo más
recomendable, especialmente si vas a estar incomunicado durante parte del
tiempo que pases fuera. Es precisamente en la recta final de un proyecto
cuando los miembros del equipo necesitan hacer preguntas y aclarar algunos
detalles, y en esos momentos tienes que estar disponible.

La única excepción a esta regla es que, con la ayuda de una herramienta on-
line, puedes seguir manteniendo el contacto con los responsables de las
tareas, continuar al tanto de sus progresos y proporcionar orientación si es
necesario.
Prueba mejor con esto: «Me voy de viaje de trabajo, pero accederé a nuestra
intranet todos los días para atender cualquier duda».

7. «Me lo tendrías que haber enseñado antes de la fecha de entrega…»

¿Alguna vez has entregado un proyecto para encontrarte después con un

resultado distinto al que esperabas? Es en esas situaciones cuando suele
escucharse la frase anterior, pero por lo general su uso implica un fracaso a
la hora de organizar el proyecto como es debido.

Puede que los objetivos estén clarísimos, pero la única forma de saber si vas
bien encaminado para alcanzarlos es establecer metas intermedias y
controles con los responsables de cada tarea, de manera que luego no te
lleves una sorpresa negativa al llegar la fecha de entrega del proyecto. Sigue
nuestro consejo y conseguirás librarte de los problemas antes de que se
conviertan en «problemones».

Prueba mejor con esto: «¿Va el proyecto según el programa? Deberíamos

tener una reunión para comprobar los progresos antes de la fecha de
entrega definitiva».

8. «¡Deberías haberme consultado antes de tomar una decisión tan

importante!»

Delegar consiste precisamente en dejar que otros tomen algunas de las

decisiones. Pero si las personas involucradas no están al tanto de sus
responsabilidades, sus competencias y la jerarquía de toma de decisiones,
quizá te lleves ciertas sorpresas desagradables. Debería estar claro qué
decisiones pueden tomar por su cuenta los trabajadores a tu cargo,
informándote simplemente de los resultados, y cuáles requieren tu permiso.

Prueba mejor con esto: «Aquí tienes una descripción general del equipo del
proyecto y las responsabilidades de cada uno, para que sepas qué decisiones
puedes tomar».

9. «Le he pedido también a tu compañero que se ocupe de la tarea.»

Delegar la misma tarea en más de una persona es un error clásico. Algunas
personas creen que es un modo de estimular una competencia sana, pero
por lo general se consigue el efecto contrario: los compañeros se obsesionan
con ser quien se lleve el reconocimiento por haber sacado adelante el
proyecto. Eso significa que no compartirán información ni colaborarán de
manera eficaz, algo que puede perjudicar el resto del proyecto.

Otra posible consecuencia es que comiencen a descargar sus

responsabilidades en el otro, de manera que ninguno se sienta ya
responsable del resultado. Sea un caso u otro, ¿no es lo que quieres
conseguir, verdad?

Prueba mejor con esto: «Quiero que trabajes en esto con un compañero,
pero cada uno de vosotros será responsable de una parte diferente del
proyecto».

10. «Esto no está exactamente como debería quedar, pero no pasa nada,
yo lo acabaré.»

Por último, saber delegar consiste en tener claras las responsabilidades de

cada uno. Si se supone que una persona ha de entregar ciertas cosas en
ciertos momentos, y el proyecto ha seguido puntualmente el programa
previsto, entonces no hay razón para aceptar unos resultados de mala
calidad.

Acepta únicamente el trabajo realizado de manera meticulosa, y tus

empleados sabrán el nivel al que tienen que estar. Después de todo, si al final
tienes que acabarlo tú, ¿qué sentido tiene delegar?

Prueba mejor con esto: «Esto no está del todo bien; ¿te parece que
hablemos sobre cómo podrías solucionarlo?».