Actividades claves para Organización de Eventos. Material preparado con fines académicos.

TALLER: PLANEACIÓN, EJECUCIÓN Y POS PRODUCCIÓN.

Actividades claves para hacer un Evento memorable

Las siguientes son actividades claves de la organización estándar de un Evento.

1. Identifica en grupo cuáles hacen parte de qué etapa de Evento (Pre producción – planeación, Realización, o Pos
Producción).
2. En la casilla de la columna izquierda enumera las actividades en orden cronológico para cada etapa.

PLC = Planeación del Evento o Pre-Producción EJC = Ejecución Pos PRD = Pos Producción

Actividad Responsable PLC EJC Pos Observaciones

PRD
Elegir coordinador general /
Establecer resultados a obtener
Selección tipo de evento
Definición de presupuesto
Definición tipo de participantes y número
Revisión de presupuesto
Definición del tema del evento
Previa experiencia de producto – marca - servicio
Establecer objetivos
Indagar sobre expectativas y antecedentes
Determinación del criterio para elegir los participantes
Identificación de historia y cultura de la empresa
Consulta de agenda sobre invitados especiales (oradores)
Selección de lugar
Definición de fecha
Definir lineamientos para Patrocinadores
Selección de agencia o consultora

Hilba Guzmán R. Relaciones públicas y Organización de Eventos

 Actividades claves para Organización de Eventos. Material preparado con fines académicos.

Desarrollo del concepto de evento

Definición de mensajes claves
Tramitar anticipos
Aprobación de presupuesto
Asignar recursos para cada actividad
Contratación de servicios logísticos (mesas, menaje, mobiliario,
equipos, etc)
Firma de pólizas de cumplimiento
Coordinar logística de desplazamientos locales, no locales y
hospedaje si se requiere
Establecer contactos con Público objetivo invitados especiales y
participantes
Reserva de agendas público estratégico
Diseño de piezas y desarrollo de contenidos para fases del evento
Revisión Manual de Marca, Manual de Imagen, Manual de
Comunicación, Manual de Crisis (tenga en cuenta que en algunas
empresas existen todos, en otras solo algunos, en algunas
ninguno). Valide los atributos de marca y valores de la cultura
organizacional, valores y atributos a transmitir.
Control de ejecución presupuestal
Firma de contratos proveedores
Consultas equipo Legal
Establecer roles y equipo coordinador
Reunión técnica y de equipo logístico
Diligenciar Brief de necesidades
Gestión de relacionamiento diálogo con público, intercambio de
información, asesoría
Elaboración guión técnico del evento
Producción de piezas de contacto y comunicación sobre el evento

Hilba Guzmán R. Relaciones públicas y Organización de Eventos

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Entrega del programa del evento

Invitación a participantes
Definición de la agenda del evento
Validación de servicios ejecutados, consumos, presupuesto
ejecutado
Elaboración Guión Literario evento
Actualización base de datos de invitados, participantes, equipo
logístico
Edición y difusión momentos claves
Traducción (si aplica)
Definición de protocolo
Montaje: instalación de equipos, Branding, stands, etc. si aplica
Prueba de Menú
Control de llegada de invitados a la ciudad
Seguimiento llegada invitados especiales al evento
Control de Alimentos, Bebidas, Merchandising
Control de equipos y materiales a utilizar
Reporte a las autoridades competentes sobre el evento
Identificación de políticas, usos y lineamientos del lugar
Comunicación de protocolo de emergencias del lugar
Visita – recorrido guiado en el lugar
Elaborar cuadro de presupuesto y estado de operaciones
financieras
Recoger objetos perdidos, devolución, entre otros
Ubicación de invitados en el lugar (mesa, silla si es evento
protocolizado)
Ensayo general
Definición de comité de emergencias y manejo de crisis
Enviar mensajes de agradecimiento

Hilba Guzmán R. Relaciones públicas y Organización de Eventos

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Identifique con el Coordinador del evento de parte de la Empresa,

qué espera que los invitados encuentren, conozcan, obtengan y
recuerden del evento
Confirmación de asistencia
Publicación de contenidos resumen del evento
Preparar lista definitiva con asistentes, datos de contacto
Entrega de listado de invitados para aseguradora, Seguridad, ARL,
y otros.
Tramitar permisos para uso de espacios (cuando aplique ejemplo
sitios de patrimonio cultural, arquitectónico, histórico, cultural
(entre otros).
Completar material para archivo, entrega y consultas posteriores
– Memorias
Elaborar informe final de gastos
Entrega del servicio de alimentos y bebidas
Evaluación del evento
Resultados de la evaluación de satisfacción
Evaluación gestión de proveedores
Reunión para identificar lecciones aprendidas, crisis
Identificar mapa de riesgos y posibles crisis
Establecer protocolo y manejo de crisis reputacional, seguridad,
entre otros.
Reporte de listado invitados para el lugar

Grupo:
Integrantes:

Hilba Guzmán R. Relaciones públicas y Organización de Eventos