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Actividad de aprendizaje 5.

Evidencia 6: Propuesta “Plan maestro y estrategias de distribución logística”

En esta evidencia elabore un acercamiento al desarrollo del plan maestro, por medio del
diseño de las estrategias de distribución nacional e internacional para determinado
producto o servicio, considerando las variables inherentes a este proceso (financieras,
técnicas, humanas y legales).

Para ello siga los pasos descritos:

 Inicialmente debe seleccionar una empresa y un posible producto o servicio a


comercializar, así como un posible cliente de otro país con el cual estaría
interesado en establecer relaciones comerciales.

Empresa seleccionada : Difehogar5 S.A.S.

Producto : Venta de electrodomésticos.

Cliente : Plan Logistic.

País comercial : Costa Rica.

En el presente plan se analiza la propuesta de un plan maestro de logística, como una


herramienta indispensable para mejorar continuamente el servicio al cliente, definiendo
en primer lugar los objetivos que se quieren alcanzar con la propuesta, la importancia
que tiene para el sistema económico, para el sector, el cliente y la justificación existente
que conllevan a su elaboración, para posteriormente definir el esquema del Plan
maestro de Difehogar5 S.A.S., visualizando los pasos sistemáticos que componen cada
fase.

 Diseñe la estructura organizacional para el departamento de logística, con sus


respectivas funciones y el equipo multidisciplinario que lo compone.

La metodología que se utiliza para desarrollar el presente trabajo consiste inicialmente


en definir las características de la organización, la misión y visión de la misma. Luego se
detallan las metas y los objetivos que impulsan el desarrollo de la empresa. Además, se
analiza el entorno en el que actúa, exponiendo en detalle las características principales
del macro y microentorno, diseñando la estructura organizacional para el departamento
de logística, con sus respectivas funciones y el equipo multidisciplinario que lo compone,
donde se muestra el conjunto de actividades a seguir para lograr el resultado esperado.
A continuación se expondrá el Organograma de Difehogar5 S.A.S.

Gerente General

Director
Ejecutivo

Director Comercial Director Financiero


y de Operaciones y Administrativo

Asesor de
calidad
Asistente
de
dirección. Asesor
TIC

Coordinador Coordinador
Ventas Operaciones
Coordinador
Ventas
ral

Seguros Recepción Contabilidad Recursos


Humanos

Descripción de la organización.

Difehogar5, S.A.S, es una empresa que inició sus actividades en la década de los
noventa. Con más de veinte años en la venta de artículos para el hogar y la prestación
de servicios en comercio internacional, cuenta con una sólida y confiable trayectoria en
esta actividad.

La organización tiene su administración central en Bogotá y una sucursal en Costa


Rica que brinda soporte a la casa central.
A nivel internacional, la empresa tiene establecidas alianzas de cooperación en
exclusividad, con importantes operadores logísticos que permiten ofrecer un servicio
globalizado con cobertura mundial, logrando obtener una posición de liderazgo, lo que
se pone de manifiesto en el permanente contacto con compañías importadoras y
exportadoras a las cuales brinda servicios integrales en comercio internacional.

Las empresas a menudo se diferencian entre sí con relación a los factores como
canales de distribución, segmentos de mercados, calidad del producto, liderazgo
tecnológico, servicio al cliente, políticas de fijación de precios, políticas de publicidad,
etc. Dentro de muchos mercados es posible observar grupos de empresas que siguen la
misma estrategia básica, pero diferente de otros grupos de empresas. Esto es lo que se
conoce como grupo estratégico, que no es más que un “conjunto de empresas de un
sector que sigue una misma o similar estrategia a lo largo de las dimensiones
estratégicas”.

Entender a estos grupos es de gran importancia ya que permite identificar a los


competidores directos de la empresa para así poder controlar sus movimientos y para
conocer cuáles pueden ser sus reacciones ante un movimiento de la organización,
conocer sus objetivos, sus estrategias, sus fuerzas y debilidades, etc. Por ello es muy
importante el diseño de una apropiada estructura organizacional, con el fin de cumplir
estas metas propuestas y lograr así los objetivos deseados adaptándose al ambiente en
donde opera.

Manual de la organización.

Puede conceptuarse al manual como un cuerpo sistemático que indica las funciones y
actividades a ser cumplidas por los miembros de la Organización y la forma en que las
mismas deberán ser realizadas ya sea, conjunta o separadamente.

A continuación se expondrá el Manual con las funciones de Difehogar5 S.A.S.

A. Gerente General.

- Supervisa: Dirección ejecutiva.


- Misión y responsabilidad: Responsable de planificar las estrategias a nivel
institucional en el marco del entorno asociado con el sector. Debe establecer los
lineamientos para la elaboración del Plan Estratégico y el Plan Operativo de la
Institución y para los distintos niveles gerenciales.

El Gerente debe presentar las políticas generales de funcionamiento y de las


prioridades en el ejercicio financiero para el cumplimiento de las metas programadas,
conforme con la misión y visión institucional.

- Funciones:

 Planificar las estrategias a nivel institucional en el marco del entorno asociado


con el sector.
 Representar oficialmente a la institución ante máximas autoridades regionales,
nacionales e internacionales.
 Establecer los lineamientos para la elaboración del Plan Operativo y
Estratégico de la institución y para los distintos niveles gerenciales.
 Presentar las políticas generales de funcionamiento y de las prioridades a
atender en cada ejercicio financiero para el cumplimiento de las metas
programadas, conforme con la misión y visión institucional.
 Resolver problemas administrativos y de funcionamiento de la organización.
 Controlar las actividades de carácter financiero y administrativo de la
organización.
 Supervisar la ejecución de las estrategias de los distintos programas
operativos.

B. Director Ejecutivo:

- Depende de: Gerencia.


- Supervisa a: Director Comercial y de Operaciones, Director Financiero y
Administrativo.
- Misión y responsabilidad: Responsable de gestionar todas las áreas para conocer
las necesidades de toda la empresa y tomar las acciones necesarias para
satisfacerlas.

- Funciones:

 Planificar, dirigir, coordinar y controlar las actividades de las unidades


dependientes.
 Planificar y desarrollar metas a corto y largo plazo junto con objetivos.
 Definir la estrategia general de la empresa.
 Informar a la gerencia la situación actual de la empresa.
 Lograr ventajas competitivas para la empresa que se vean reflejadas en una
mayor ganancia económica necesaria para lograr el liderazgo en el sector.
 Designar todas las posiciones gerenciales.
 Realizar evaluaciones periódicas acerca del cumplimiento de las funciones de
los diferentes departamentos.
 Estar actualizado sobre la situación de la competencia.
 Actualizarse constantemente con la información para conocer las nuevas
tendencias del mercado y generar estrategias para poder satisfacerlas.
 Supervisar que en los distintos departamentos se estén llevando a cabo las
estrategias establecidas.
 Realizar cualquier otra función que se le asigne.

- Remplazo: En caso de enfermedad o vacaciones será reemplazado por la


persona que designe la Gerencia.
C. Director Comercial y de Operaciones.

- Depende de: Director Ejecutivo.


- Supervisa al: Asesor de dirección, Asesor de calidad, Asesor TIC, Coordinador de
ventas, y al Coordinador de operaciones.

- Misión y responsabilidades: Responsable de la Dirección Comercial y de


Operaciones de la organización. Debe diseñar y ejecutar la estrategia comercial y
operativa de la compañía y lograr los objetivos planeados. Por otro lado, es el
responsable de gestionar el área operativa y comercial de la empresa.

- Funciones:

 Planificar la estrategia comercial y establecer las previsiones de ventas.


 Realizar la investigación comercial y de mercados.
 Realizar análisis de los precios propios y de competidores.
 Establecer las políticas y técnicas de promoción de ventas.
 Analizar y conocer la competencia de la empresa.
 Elaborar el presupuesto de ventas de la compañía para un lapso de doce
meses y actualizarlo mensualmente según el comportamiento del mercado.
 Elaborar el presupuesto de gastos del área comercial.
 Realizar la formación de vendedores y comerciales dentro de la organización.
 Revisar y aprobar con el personal a cargo, las propuestas que se presentan a
los clientes.
 Autorizar la incorporación de personal tanto del área comercial como el de
operaciones.
 Realizar las negociaciones con los clientes otorgando financiamiento con la
previa autorización del Gerente Financiero.
 Realizar la aprobación de los nuevos clientes.
 Gestionar la participación de eventos relacionados con la publicidad de los
servicios del operador logístico.
 Coordinar, con el área de Finanzas y Dirección Ejecutiva, las variaciones en el
pronóstico de ventas para actualizarlo según el ciclo de ventas y operaciones.
 Buscar permanentemente qué otros servicios se pueden brindar a los clientes
actuales.
 Autorizar los proyectos presentados por el Coordinador de procesos.
 Supervisar los reportes realizados por el Coordinador de procesos.
 Supervisar los informes sobre las visitas que realizan los Comerciales a los
clientes.
 Controlar que los objetivos del área de procesos se estén llevando a cabo.

- Remplazo: En caso de vacaciones, enfermedad, viaje o cualquier tipo de


ausencia temporal, será reemplazado por las personas que se designen para
tareas operativas específicas. Ante el resto de las decisiones será remplazado
por el Director Ejecutivo.
D. Asistente del Director Comercial y de Operaciones.

- Depende de: Director Comercial y de Operaciones.


- Misión y responsabilidad: Es el encargado de brindar apoyo a la Dirección
Comercial y de Operaciones.

- Funciones:

 Elaborar informes y documentos concernientes a la Gerencia.


 Realizar contacto y negociación con agentes en el exterior.
 Procesar y archivar la documentación de la Dirección Comercial y de
Procesos.
 Elaborar cotizaciones generales de los distintos servicios de la organización.
 Preparar y entregar todos los informes que le sean solicitados y que sean
competencia de su cargo.
 Mantener actualizado los documentos y otros materiales de información de la
dirección.
 Realizar otras funciones que le asigne la dirección.

- Remplazo: En caso de enfermedad o vacaciones será remplazado por el


Director Comercial y de Operaciones o por la persona que se designe para
realizar las actividades operativas específicas.

E. Asesor de Sistemas y Comunicaciones TIC:

- Depende de: Dirección Comercial y de Operaciones.


- Misión y responsabilidad: Responsable de planificar y dirigir las tareas realizadas
en sistemas y comunicaciones. Debe mantener y dar soporte a los usuarios de la
red interna de la organización y debe mantener la infraestructura necesaria en
telecomunicaciones.

Por otro lado, es el responsable de estudiar los avances relacionados con hardware,
software y redes para la incorporación de tecnología de punta en la compañía.

- Funciones:

 Planificar los sistemas de comunicaciones dentro de la organización.


 Realizar el desarrollo y seguridad de los sistemas.
 Desarrollar y mantener las páginas web de la organización.
 Mantener la infraestructura necesaria en telecomunicaciones.
 Mantener la red interna de la organización.
 Mantener y actualizar el software y los equipos de computación.
 Desarrollar los programas que faciliten el intercambio de información vía
Internet e Intranet.
 Estar actualizado con los distintos lenguajes de programación y con los
avances de estos.
 Realizar la administración de servidores.
 Dar el soporte necesario y mantener una comunicación fluida con los usuarios
de la organización.
 Llevar el control de los usuarios de la empresa.
 Controlar las acciones llevadas a cabo en el sistema por el personal de la
organización.
 Estar actualizado con los avances relacionados con telecomunicaciones.
 Realizar cualquier acción que se le asigne.

- Remplazo: En caso de enfermedad o vacaciones será remplazado por la


persona que designe la Director Comercial y de Operaciones.

F. Asesor en Calidad y Mejora Continua.

- Depende de: Dirección Comercial y de Operaciones.


- Misión y responsabilidad: Es responsable de coordinar y promover la gestión de
calidad a nivel institucional, conforme con la dirección y supervisión del
cumplimiento de la normativa y regulaciones de estandarización de la calidad que
rigen a la organización.

- Funciones:

 Planificar y diseñar los proyectos de mejora.


 Coordinar el diseño de la política de calidad, objetivos de calidad e
indicadores.
 Gestionar la mejora continua sobre las acciones correctivas, preventivas y
control de servicio no conforme.
 Asesorar a la alta Dirección para la toma de decisiones para la mejora.
 Elaborar informes para la Dirección.
 Proporcionar a las personas entrenamiento en los métodos y herramientas del
mejoramiento continuo.
 Establecer metas para guiar y medidas para el seguimiento del mejoramiento
continuo.
 Realizar auditorías internas de calidad a todos los niveles de la organización.
 Verificar la ejecución de la auditoria externa de calidad.
 Realizar otras funciones que le asigne la Dirección.

- Remplazo: En caso de enfermedad o vacaciones será remplazado por la


persona que designe la Dirección Comercial y de Procesos.

G. Coordinador de operaciones.

 Depende de: Dirección Comercial y de Operaciones.


 Supervisa a: Área de procesos.
 Misión y responsabilidad: Es el encargado de coordinar el área operativa de la
organización.
- Funciones:

 Coordinar y gestionar las actividades operativas dentro de la organización.


 Realizar auditorías mensuales sobre el desempeño del personal a su cargo.
 Brindar asesoría al personal de su área.
 Diseñar programas de capacitación en lo que referente a procesos operativos.
 Capacitar al personal que ingresa en el área de procesos para que puedan
desempeñar el puesto asignado.
 Realizar el proceso de selección del personal de su área.
 Elaborar informes solicitados por la Dirección Comercial y de Operaciones.
 Analizar todo lo referente al departamento de Operaciones evaluando si se
han cumplido los objetivos, la causa de desbalances y las posibles medidas
correctivas.
 Supervisar las actividades realizadas por el personal del área de procesos.
 Realizar otras funciones que el Director Comercial y de Operaciones le asigne.

- Remplazo: En caso de enfermedad o vacaciones será reemplazado por la


Director Comercial y de Operaciones o por la persona que se designe para
realizar las actividades operativas específicas.

H. Coordinador de Ventas.

- Depende de: Director Comercial y de Operaciones.


- Supervisa a: Área de ventas.
- Misión y responsabilidad: Es el encargado de coordinar el área de ventas de la
organización.

- Funciones:

 Coordinar y gestionar las actividades comerciales dentro de la organización.


 Realizar auditorías del personal del área de ventas.
 Realizar el proceso de selección del personal en su área.
 Diseñar programas de capacitación en lo que referente a procesos
comerciales.
 Programar visitas a clientes ofreciendo los servicios que presta la empresa.
 Asignar clientes a los diferentes vendedores para el seguimiento de las
ventas.
 Elaborar el informe de venta anual de la organización.
 Analizar todo lo referente al departamento de ventas evaluando si se han
cumplido los objetivos, la causa de desbalances y las posibles medidas
correctivas.
 Supervisar las actividades realizadas por el personal de ventas.
 Realizar otras funciones que el Director Comercial y de Operaciones le asigne.
- Remplazo: En caso de enfermedad o vacaciones será reemplazado por la
Director Comercial y de Operaciones o por la persona que se designe para
realizar las actividades operativas específicas.

I. Director Financiero y Administrativo.

- Depende de: Director ejecutivo.


- Supervisa: Responsable de Seguros, Responsable de Recepción, Responsable
de Contabilidad y Responsable de Recursos Humanos.
- Misión y responsabilidades: Es el responsable de la planificación, organización,
dirección y control de los procesos financieros de la empresa; administrando de
manera eficiente los recursos económicos/financieros, entregando ágil y
oportunamente la información requerida.

- Funciones:

 Planificar las inversiones generales de la empresa.


 Analizar los aspectos financieros de todas las decisiones.
 Analizar la inversión necesaria para alcanzar las ventas esperadas.
 Colaborar en las decisiones específicas que se deben tomar y elegir las
fuentes y formas alternativas de fondos para financiar dichas inversiones.
(fondos internos versus externos).
 Analizar las cuentas específicas e individuales del balance general con el
objeto de obtener información valiosa de la posición financiera de la
compañía.
 Analizar los flujos de efectivo producidos en la operación del negocio.
 Autorizar pagos, pedidos de transferencias al exterior.
 Proyectar, obtener y utilizar fondos para financiar las operaciones de la
organización y maximizar el valor de la misma.
 Interactuar con las otras gerencias funcionales para que la organización opere
de manera eficiente y participar en todas las decisiones de negocios que
tengan implicaciones financieras.
 Elaborar los presupuestos proyectados que muestren la situación económica y
financiera de la empresa, así como los resultados y beneficios a alcanzarse en
los períodos siguientes con un alto grado de probabilidad y certeza.
 Negociar con proveedores, los términos de compras, descuentos especiales,
formas de pago y créditos.
 Negociar con clientes, en temas relacionas con crédito y pago de los servicios
prestados.
 Supervisar la contabilidad y los aspectos tributarios.
 Asegurar también la existencia de información financiera y contable razonable
y oportuna para el uso de la Gerencia.
 Supervisar la facturación de la empresa.
 Autorizar de los pagos a realizar a los proveedores.
 Controlar el área de seguros.
 Realizar cualquier otra actividad que le asigne la Dirección Ejecutiva.
- Remplazo: En caso de vacaciones, enfermedad, viaje o cualquier tipo de
ausencia temporal, será reemplazado por las personas que se designen para
tareas operativas específicas. Ante el resto de las decisiones será
reemplazado por el Director Ejecutivo.

J. Responsable de seguros.

- Depende de: Director Financiero y Administrativo.


- Misión y responsabilidades: Es el encargado de todas las actividades
relacionadas con los seguros terrestres, marítimos y multimodales de las cargas.

- Funciones:

 Contratar los seguros terrestres, marítimos y multimodales de las cargas.


 Realizar negociaciones con los brókers de seguros.
 Informar inmediatamente al brokers de seguro en caso de siniestros, para
luego gestionar el reintegro.
 Autorizar las pólizas de seguros presentadas por los clientes.
 Realizar auditorías en todo lo relacionado con seguros.
 Realizar informes semestrales para la Dirección Administrativa y Financiera en
lo referente a seguros.
 Controlar que se soliciten los seguros de todas las operaciones de la empresa.
 Realizar cualquier otra actividad que se le asigne.

- Remplazo: En caso de enfermedad o vacaciones será remplazado por la


persona que designe el Director Financiero y Administrativo.

K. Responsable de recepción.

- Depende de: Director Financiero y Administrativo.


- Misión y responsabilidades: Debe satisfacer las necesidades de comunicación del
personal de la Institución, operando la central telefónica, atendiendo al público en
sus requerimientos de información, ejecutando y controlando la recepción y
despacho de la correspondencia, para servir de apoyo a las actividades
administrativas de la Institución.

- Funciones:

 Operar la central del conmutador, haciendo y recibiendo llamadas telefónicas,


conectando las mismas con las diferentes extensiones.
 Atender al público que solicita información dándole la orientación requerida.
 Anotar en libros de control diario las llamadas efectuadas y recibidas.
 Mantener el control de llamadas locales y a larga distancia mediante registro
de número de llamadas.
 Anotar los mensajes dirigidos a las diferentes personas de la organización.
 Recibir la correspondencia y mensajes de la organización.
 Entregar la correspondencia recibida a las diferentes personas de la
organización.
 Realizar la recepción de facturas de los proveedores.
 Realizar la mensajería de la organización.
 Realizar cualquier otra tarea a fín que le sea asignada.

- Remplazo: En caso de enfermedad o vacaciones será reemplazado por la


persona que designe la Dirección Comercial y de Procesos.

L. Responsable de Recursos Humanos.

- Depende de: Director Financiero y Administrativo.


- Misión o responsabilidad: Responsable de procurar la provisión, mantención,
orientación, desarrollo y desvinculación del recurso humano con el fin de
optimizar el nivel de la vida laboral en la organización y obtener una mejora
continua en lo que refiere a este ámbito.

- Funciones:

 Mantener los registros de personal completos y actualizados en lo relacionado


a licencias médicas, ausentismo, actualizaciones contractuales, ascensos,
antigüedad, reemplazos, control de honorarios, etc.
 Liquidar los sueldos y aguinaldos del personal como también las comisiones
del personal de ventas.
 Recepcionar, registrar y tramitar licencias médicas del personal de la
organización.
 Administrar el presupuesto mensual de viáticos llevando un registro de la
cancelación de los mismos según corresponda.
 Elaborar, confeccionar y tramitar las planillas de viáticos.
 Realizar las altas y bajas del personal de la empresa.
 Realizar la inducción del personal que ingresa a la organización.
 Analizar las listas de asistencia para llevar un control de los empleados.
 Verificar las faltas, si están justificadas y si cumplen con las políticas de la
empresa.
 Realizar cualquier tarea que se le asigne.

- Remplazo: En caso de enfermedad o vacaciones será reemplazado por la


persona que designe el Director Financiero y Administrativo.

M. Departamento de contabilidad.

- Depende de: Director Financiero y Administrativo.


- Misión o responsabilidad: Responsable de administrar y controlar la contabilidad
de la organización. Debe controlar que se lleven correctamente los registros de
contabilidad y sus respaldos. Además, es responsable de la preparación de los
informes financieros y estadísticos que sean necesarios.
- Funciones:

 Administrar las cuentas corrientes de los clientes y proveedores de la


organización.
 Realizar la gestión de cobranza vía telefónica, correo o personal.
 Confeccionar cheques para pago a proveedores.
 Preparar informes contables que se requieran periódicamente.
 Preparar informes específicos que requiera la Presidencia, Gerente Ejecutivo
o la Dirección Financiera.
 Elaborar comprobantes de retenciones obligatorias en el país.
 Preparar las órdenes de pagos para los proveedores de la organización.
 Controlar las operaciones contables de la organización.
 Realizar cualquier tarea afín que se le asigne.

- Remplazo: En caso de enfermedad o vacaciones será reemplazado por la


persona que designe la directora Financiero y Administrativo.

 Proponga las estrategias de forma argumentada, teniendo en cuenta: la misión,


la visión, principios, valores organizacionales, objetivos y las políticas para el
departamento logístico de la empresa seleccionada.

Para impulsar el crecimiento de la empresa, se propone desarrollar una serie de


estrategias, partiendo de la estrategia genérica hasta llegar a la funcional. Finalmente,
se desarrolla el proceso central de la empresa donde se muestra el conjunto de
actividades a seguir para lograr el resultado esperado.

Visión.
Ser una organización líder en el mercado Colombiano, reconocida internacionalmente
por nuestra alta calidad en los servicios de logística integral, mediante la contribución de
un equipo altamente motivado y comprometido con los valores de la empresa.

La Misión.
Proveer a empresas importadoras y exportadoras de bienes de un servicio logístico de
excelencia a través de un seguimiento estricto de los procedimientos para mantener la
calidad en cada eslabón de la cadena de valor, la selección minuciosa de proveedores y
la capacitación continua del personal.

METAS Y OBJETIVOS.

Metas.
Brindar un servicio de excelencia en materia logística cumpliendo con los tiempos
establecidos y el presupuesto fijado, generando una rentabilidad creciente a lo largo del
tiempo.
Objetivos.
Para poder llevar a cabo una meta deben alcanzarse hitos parciales o fases. La suma
de los mismos producirá como resultado el cumplimiento de la meta general planteada.
Los objetivos son más específicos y orientados a la acción. Además, estos deben serán:

 Específicos.
 Claros.
 Mensurables.
 Motivadores.
 Controlables.

A continuación se detallan algunos de los objetivos que permitirán cumplir la meta


establecida:

 Capacitaciones mensuales a los empleados de las distintas áreas de la


empresa.
 Desarrollo de un departamento de Recursos Humanos que realice
evaluaciones de desempeño anuales.
 Fijar un presupuesto anual coherente con las necesidades de la empresa.
 Aumentar la participación en el mercado en un 10% anual.
 Penetrar en mercados internacionales.
 Desarrollar un departamento de Calidad que establezca procesos a seguir
en todas las áreas de la empresa.

La organización establece alianzas con distintas empresas del sector que se detallan
a continuación:

o Empresas de transporte terrestre: Difehogar5 S.A.S., establece alianzas con


empresas de transporte terrestre. Con estos se realizan contratos en los que se
establecen tarifas por un tiempo determinado y se asegura una flota de camiones
semanal. Esto permite a la organización cubrir la demanda de fletes terrestres y a
la vez asegura a la empresa de transporte mantener su flota de camiones en
movimiento.
o Agentes en el exterior: La empresa establece contratos de exclusividad con
diferentes agentes en el mundo que gestionan el arribo de la mercadería en los
diferentes destinos. En los contratos se acuerda una comisión al agente por
contenedor recibido y se establecen lineamientos que deben ser llevados a cabo
cuando se recibe la mercadería. Por otro lado, Difehogar5 actúa como agente
para estas empresas cuando sus cargas tienen destino Costa Rica u otro país
donde tenga injerencia Difehogar5..
o Marítimas: Con las empresas dedicadas al transporte fluvial se establecen
contratos de servicios semestrales. Difehogar5 proporciona una mínima cantidad
de carga sobre un período específico de tiempo, y el portador marítimo establece
una tarifa así como un nivel definido de servicios, como espacio, tiempo de envío,
puerto de rotación, y otras especificaciones.
o Empresas de seguro: Se establecen alianzas con las empresas de seguros en
donde se fija una tarifa, ya sea un monto fijo o un porcentaje de la mercadería
embarcada, asegurando un volumen mensual de carga.
o Ferrocarril: el acuerdo que se realiza con este tipo de proveedor es similar al que
se realiza con las empresas marítimas. Se fija una tarifa semestral asegurando
una determinada cantidad de espacios a utilizar.
o Clientes: Hay determinados clientes que trabajan con Difehogar5 de manera
exclusiva, estos clientes son principalmente bodegas. Con estos la empresa
estable acuerdos de tarifas fijas por un determinado tiempo y asegura prestar un
servicio de excelencia. El cliente se compromete a trabajar de manera exclusiva
con Difehogar5 S.A.S.
o Existe otros proveedores con los que se establecen alianzas estratégicas para
determinados negocios. Este es el caso de las empresas proveedores de flexi
tanks con las cuales se realizan negocios conjuntos para determinadas cargas a
granel.

En conclusión, la estrategia de Difehogar5 S.A.S., estará basada en la diferenciación


entregando un valor superior al cliente.

Esta diferenciación se basará principalmente en los siguientes atributos:

 Personal profesional altamente capacitado.


 Trato personalizado.
 Cumplimentación de normas ISO 9001.
 Sistema dinámico de calidad y mejora contínua.
 Inversiones en tecnología y comunicación.

 Considere también aspectos como:

 La producción.
 Comercialización internacional.
 Distribución física internacional.
 Sistemas de información que permitan hacer un seguimiento en todas las etapas
de la cadena de abastecimiento.
 Diseñe la planeación estratégica para comercializar y distribuir el producto o
servicio, teniendo en cuenta los canales disponibles de comercialización y
entrega hasta el consumidor final.

Las organizaciones tienen una misión y para cumplirla desarrollan variadas actividades,
definimos un proceso como cualquier actividad, o conjunto de actividades, que utiliza
recursos para transformar elementos de entrada en resultados.

En las organizaciones existen variados procesos interrelacionados entre sí, y en


múltiples ocasiones las salidas o resultados de un proceso constituyen la entrada de
otro. Podemos expresar, en sentido general, que el conjunto de actividades para la
realización de un producto, la prestación de un servicio o el desarrollo de una actividad
comercial constituye un proceso, para el cumplimiento en la producción, su
comercialización, sea nacional o internacional, así como su distribución física,
implementando los sistemas de información apropiados que nos permita realizar el
seguimiento en todas y cada una de la etapas de la cadena de abastecimiento.

Cuando en una organización aplicamos un sistema de procesos los que se identifican,


se interrelacionan y se gestionan para garantizar un resultado deseado y que satisfaga
las necesidades del cliente decimos que contamos con un enfoque basado en procesos.

Un enfoque basado en procesos nos permite un mejor y continuo control sobre los
procesos y las interrelaciones entre ellos, lo cual sin lugar a dudas representa un factor
de competitividad para la organización. Permite además un desempeño mejor y la
obtención de mejores resultados no sólo en los procesos sino en los productos y
servicios, así como la posibilidad de un mejoramiento continuo de manera integral.

Lo que nos permite diseñar la planeación estratégica para comercializar y distribuir el


producto o servicio, teniendo en cuenta los canales disponibles de comercialización y
entrega hasta el consumidor final, logrando cumplir las metas propuestas por la
empresa.

Dentro de estos procesos es importante obtener la cooperación, coordinación,


colaboración, y/o la confianza de los proveedores. Esto genera relaciones sostenidas en
el tiempo. La colaboración en las cadenas de abastecimiento permite trabajar en
conjunto con el fin de realizar operaciones efectivas, en armonía con las estrategias y
los objetivos de las partes involucradas, obteniendo así beneficios mutuos.

El poder de negociación de Difehogar5 es grande, lo que permite establecer acuerdos


con los diferentes proveedores mediantes contratos semestrales. Sin embargo, con
algunos proveedores como el terrestre, el poder de negociación se define en cuanto a la
demanda y oferta del sector, manteniendo la confianza mutua entre ambos actores.

Proceso para la coordinación de una exportación multimodal.

Dentro de nuestra empresa “Difehogar5 S.A.S.” Se pueden apreciar diferentes


procesos, que nos permite cumplir con nuestras metas propuestas en el desarrollo de la
producción, su Comercialización nacional e internacional, como la distribución física
internacional y nacional.

El objetivo del proceso es definir los pasos a seguir, los tiempos y los responsables para
coordinación de servicios de exportación marítima con servicio multimodal vía Costa
Rica, que es el caso que nos ocupa para definir los procesos adecuados.

A continuación se detallará el proceso para la coordinación de una exportación


multimodal.
A continuación se expone dicho procedimiento.

DESCRIPCIÓN SOPORTE DOCUMENTOS


A continuación, una vez completa la Orden de Venta, se debe enviar la confirmación de
servicio al cliente estableciendo el primer contacto con éste. El próximo paso es
confirmar con el cliente el estado de la carga y la fecha prevista de carga en bodega.

Dentro de las 48 horas de confirmada la fecha de carga, el Customer Service envía la


solicitud de booking (reserva) a la línea marítima con la que operará. Esto se realiza
mediante sistemas online de la línea marítima, como por ejemplo INTTRA, o mediante
correo electrónico. A las 24 horas de la solicitud de reserva se recibe la confirmación de
la línea marítima con un número de reserva.

El próximo paso a seguir es realizar el archivo operativo físico. En el mismo se deberán


ir adjuntando copias de todos los documentos relacionados con la operación.

El día previo a la fecha de carga se envía al cliente el modelo de declaración de


embarque para que la complete con todos los datos solicitados. La declaración de
embarque es una declaración jurada por lo que la misma debe ser enviada si o si por el
cliente. A su vez, se solicita al cliente la factura comercial de la carga, con la lista de
empaque correspondiente.

Una vez que se recibe toda la documentación por parte del cliente se define el
transporte a utilizar y se coordina con el cliente fecha, hora y lugar de carga.

Por otro lado, se envía al transportista el instructivo de carga en donde se incluyen todas
las especificaciones de la carga a realizar. A su vez se envía la carta de retiro del
contenedor que es un documento que solicitan las terminales portuarias para autorizar la
entrega de la unidad vacía.

A continuación, se debe verificar si hay que tomar el seguro de la carga. En caso de que
en la operación figure que la carga va con seguro se envía una solicitud al
Departamento de Seguro en la empresa. En caso de que la carga no vaya asegurada se
sigue con el siguiente paso del procedimiento que consiste en enviar instructivo de
carga al cliente y a su despachante. En este instructivo de carga se da toda la
información sobre la carga al Cliente para que su Despachante pueda confeccionar la
documentación aduanera pertinente.

A su vez, se envía al Soporte Multimodal de Colombia los datos de la nueva carga para
que ellos faciliten la entrada del contenedor a terminales portuarias una vez que el
camión arribe a Colombia. En este momento, Soporte Multimodal genera el archivo de la
operación.

El siguiente paso se realiza el día de la carga. El camión se posiciona en la planta del


Cliente y se carga la mercadería en el contenedor. Una vez realizada la carga, el camión
se dirige al sector correspondiente de la aduana y espera a que las autoridades de esta
entidad le liberen la mercadería.

Una vez que la carga queda liberada, se le solicita al cliente o su despachante los datos
de despacho para poder informarlos a Soporte Multimodal Colombia. Cuando la oficina
de Costa Rica (país de destino) recibe estos datos realiza un pedido de fondos para
cancelar los gastos portuarios y poder realizar el ingreso de la carga a puerto. A su vez
en este momento, se presenta la declaración de embarque a la línea marítima.

El siguiente paso que realiza el Customer Service es la solicitud de facturación al


Departamento administrativo de la empresa. Posteriormente, se verifica el embarque de
la carga y se envía al cliente la confirmación de embarque. Además, se le avisa al
Agente en el exterior que se está enviando un contenedor a su destino y se le envía el
MBL (Master Bill of Lading), el HBL (House Bill of Lading), y la factura con los gastos
que debe cobrarle al Importador.

Cerca de la fecha de arribo del contenedor a destino, se recibe confirmación del agente
del estado de la misma, vía e-mail, es aquí cuando informamos al cliente el arribo de su
carga a destino.

Finalmente se realiza la cobranza de la factura al cliente y se cierra la operación.

 Elabore el POAM correspondiente al proceso de distribución en el país donde


se va a comercializar el producto y servicio.

El POAM (Perfil de oportunidades y amenazas en el medio)

El perfil de oportunidades y amenazas del medio (POAM) es la metodología que permite


identificar y valorar las amenazas y oportunidades potenciales de una empresa.
Dependiendo de su impacto e importancia un grupo estratégico puede determinar si un
factor constituye una amenaza o una oportunidad para la firma.

En un medio como en el que se mueve nuestras empresas, el factor determinante para


el éxito o fracaso es la habilidad para enfrentar oportunamente en forma dinámica y
acelerada, los desafíos del cambio. Los cambios de gusto del consumidor, de las
condiciones políticas, de la estructura de mercado, así como los tecnológicos, no sólo
pueden tener efectos en una u otra compañía individualmente, sino que pueden generar
la crisis o el repunte de toda una industria.

En el desarrollo de una estrategia, el medio se refiere a los factores que están fuera de
la organización. Ello incluye las fuerzas, eventos y tendencias con los cuales la
compañía interactúa. Generalmente, las fuerzas del medio se consideran "fijas" o
"dadas". No obstante, éstas pueden ser influidas por la estrategia que se elija y tener un
profundo impacto en el negocio y en su éxito potencial. Así, es necesario identificar las
fuerzas importantes del medio, evaluarlas y hacerles seguimiento con el fin que la
dirección estratégica de la compañía pueda tomar un curso de acción efectivo. El
examen del medio puede subdividirse en seis áreas claves. Ellas son:

1. Factores económicos: Relacionados con el comportamiento de la economía, el


flujo de dinero, bienes y servicios, tanto a nivel nacional como internacional.
2. Factores políticos: Los que se refieren al uso o asignación del poder, en relación
con los gobiernos nacionales, departamentales, locales; los órganos de
representación y decisión política (normas, leyes, reglamentos), sistemas de
gobierno, etc.
3. Factores sociales: Los que afectan el modo de vivir de la gente, incluso sus
valores (educación, salud, empleo, seguridad, creencias, cultura).
4. Factores tecnológicos: Los relacionados con el desarrollo de las máquinas, las
herramientas, los procesos, los materiales, etc.
5. Factores geográficos: Los relativos a la ubicación, espacio, topografía, clima,
plantas, animales y recursos naturales.

Si bien los factores y fuerzas del entorno generalmente se dan por hechos y fuera del
control de la empresa, una vez situados y entendidos es posible desarrollar una
estrategia que le permita reaccionar con antelación a dichos factores. Así, la empresa
podrá aprovechar sus oportunidades y anticipar el efecto de las amenazas que le genera
su entorno. Además, puede diseñar estrategias que le permitan intervenir en los factores
externos que la afectan. El "Lobbing" es precisamente una de esas estrategias mediante
el cual se pueden identificar decisiones que podrían afectar a la empresa en forma
anticipada.

El examen del medio es pues el primer paso para encontrar y analizar las amenazas y
oportunidades presentes en el entorno de una empresa. En esta etapa inicial del
proceso de dirección estratégica es necesario enumerar todos los eventos y tendencias
presentes en el entorno que puedan tener relación con el desempeño futuro de la
compañía. La identificación de estos factores se logra mediante la conformación de
grupos que en sesiones estratégicas analizan y evalúan los factores externos que
puedan afectar o favorecer el desempeño de la compañía. La preparación previa de un
documento sobre el comportamiento del entorno, facilitará el trabajo de los grupos
estratégicos señalados anteriormente. Con la información y en las sesiones de grupo,
éstos trabajan con el objetivo de elaborar el POAM.

La Matriz FODA nos indica cuatro estrategias alternativas conceptualmente distintas:

1. Estrategia DO: Tienen como objetivo mejorar las debilidades internas al


aprovechar las oportunidades externas. Existen en algunos casos oportunidades
externas clave, pero una empresa posee debilidades internas que le impiden
aprovechar esas oportunidades.
2. Estrategia DA: Son tácticas defensivas que tienen como propósito reducir las
debilidades internas y evitar las amenazas externas.
3. Estrategias FO: Utilizan las fortalezas internas para aprovechar las oportunidades
externas.
4. Estrategias FA: Usan las fortalezas internas para evitar reducir el impacto de las
amenazas externas.

A continuación se detallaran las Fortalezas, Debilidades, Oportunidades y Amenazas


que se han detectado en la organización.

A. Fortalezas
• F1: Diferenciación con las empresas del medio.
• F2: Personal capacitado y con experiencia.
• F3: Experiencia en el rubro.
• F4: Reconocimiento de su imagen corporativa.
• F5: Especialización en commodities locales.

B. Debilidades:
• D1: Escasa publicidad y promoción.
• D2: Falta de planificación.
• D3: Falta de un área de RRHH que atienda las necesidades de la organización.
• D4: Alta rotación del personal.
C. Oportunidades:
• O1: Crecimiento del mercado.
• O2: Globalización (apertura de los mercados)
• O3: Avances tecnológicos.
• O4: Crecimiento de las exportaciones de elementos para el hogar.

D. Amenazas:
• A1: Inestabilidad de las políticas de sector.
• A2: Variaciones en las tarifas por parte de los proveedores terrestres.
• A3: Ingreso de filiales de multinacionales.
• A4: Riesgo de incumplimiento de pago.

En función de lo expuesto con anterioridad se procede a enumerar una serie de


estrategias posibles para explotar al máximo la capacidad de la organización para
desempeñarse en el entorno que le corresponde actuar.

A. Estrategia FO:

- F5O4: Aprovechar la especialización que tiene la empresa en commodities


locales para acaparar la mayor proporción del crecimiento que se está dando
en el mercado especializado y crecimiento de elementos para el hogar.
- F3O3: Aprovechar la experiencia en el rubro para poder utilizar eficientemente
las nuevas herramientas producto de los avances tecnológicos.
- F2O1: Aprovechar el trato personalizado para atraer a los clientes y obtener
una gran proporción de los clientes nuevos que surgen a partir del
crecimiento.
- F1O1: Aprovechar la diferenciación que ofrece la empresa para captar la
mayor proporción del mercado en crecimiento.
- F4O1: Aprovechar la imagen corporativa explotándola como medio para
aumentar la participación en mayor medida que los competidores.

B. Estrategias FA:

- F5A3: Oponer la especialización que posee la empresa en commodities


locales para hacer frente al ingreso de nuevas sucursales y/o filiales de
empresas multinacionales al país.
- F3A1: Oponer la experiencia que presenta la empresa en el rubro para hacer
frente a la inestabilidad política que presenta el país.
- F1A2: Oponer la diferencia que presenta la empresa para realizar
negociaciones con las empresas de transporte terrestre ante las variaciones
de las tarifas.
C. Estrategias DO:

- D1O1: Incrementar la publicidad y promoción para aprovechar el crecimiento


del mercado y atraer parte del mismo.
- D2O3: Utilizar las avances tecnológicos para aumentar la planificación de la
empresa.
- D1O3: Incrementar la comunicación con clientes a través de los avances
tecnológicos. Por ejemplo, actualizar la página web agregando un link de track
and trace para que los clientes puedan rastrear sus cargas online.

D. Estrategias DA:

- D2A1: Incrementar la planificación dentro de la empresa para hacer frente a la


inestabilidad política que presenta el país.
- D2A3: Desarrollar escenarios de planificación para anticipar el ingreso de
nuevas empresas en el país.

El perfil POAM así elaborado permitirá analizar y elaborar el análisis del entorno
corporativo, el cual presentará la posición de la compañía frente al medio en el que se
desenvuelve. Tanto en el grado como en el impacto de cada factor sobre el negocio,
estas estrategias enunciadas son posibles caminos a seguir que se deberán tener en
cuenta al momento de definir las estrategias de la empresa bajo análisis.

Siguiendo igual procedimiento, el grupo identifica el impacto actual de cada oportunidad


o amenaza en el negocio. Esta calificación se hace igualmente en Alto -Medio -Bajo.

CONCLUSIONES.

En este trabajo se han expuesto en detalle las características organizacionales de una


empresa dedicada a la actividad de operador logístico de comercio exterior. Se han
tenido en cuenta las principales complejidades que deberían ser contempladas por una
organización de este tipo, en la medida en que se encuentra sometida a fuertes
presiones de competitividad originadas no solamente en los mercados externos, sino
también en el mercado interno. Además, las características propias de las decisiones
políticas y de la organización empresarial, los aspectos culturales, las organizaciones
sociales, y todos aquellos elementos que configuran una nacionalidad determinada.

En base al análisis de la estructura organizacional, surge que las necesidades de


interconexión de la organización con otras organizaciones, se convierten en el elemento
clave de la flexibilidad organizativa y de la actividad empresarial. Se produce un efecto
sinérgico entre el cambio tecnológico y el cambio organizacional a través de la
configuración red, que explica la fuerza competitiva del operador logístico.

Además, se definió una Estrategia Genérica de diferenciación orientada a todo el


mercado, buscando el crecimiento en el mismo a través de la penetración y el desarrollo
de nuevos productos y servicios. En cuanto a la estrategia organizacional, se propone
realizar nuevas alianzas con proveedores tanto locales como del exterior. Para llevar a
la práctica estas estrategias, con objetivos cambiantes se hace hincapié en los recursos
humanos, que son los que afectan los procesos de negocios y las relaciones con
clientes y con otras organizaciones.

Complementariamente, se desarrolló el proceso para la coordinación de una exportación


multimodal en donde se detallan las actividades que deben seguir los participantes de la
empresa para lograr el objetivo deseado en el servicio, es decir, la creación de valor.

Finalmente, esta nueva forma de coordinación del trabajo es apta para negocios
interconectados en red como es el caso de los operadores logísticos, en un ambiente de
necesidades y oportunidades cambiantes.

DIEGO FERNANDO HOYOS GARCIA.


Aprendiz digital virtual.
Código # 1413031

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