ANÁLISE DO PROCESSO DE CONTROLE DE ESTOQUES EM UMA INSTITUIÇÃO

PRESTADORA DE SERVIÇOS NA ÁREA DE SAÚDE: O PAPEL DOS SISTEMAS

INTEGRADOS NA REDUÇÃO DE CUSTOS E DESPERDÍCIOS

Felipe Moreira1, Ana Paula Y. Soares2, Camila Juliana S. Castro3, Débora Cristiane4,
Amanda Aparecida S. Ribeiro 5 , Claudinete Salvato Lima6, Antônio Carlos C. Reis7

Universidade Paulista (UNIP)

Rod. Presidente Dutra, km 157,5 - Pista Sul - São José dos Campos - SP
1,2,3,4, 5
Discentes do 20 semestre do curso de Gestão em Recursos Humanos, felipemoreira25@yahoo.com.br
3
Professora orientadora, claudinete@gmail.com
4
Professor Co-orientador, accreis@terra.com.br

Resumo- Na área da saúde, os insumos hospitalares e medicamentos estocados possuem um custo

bastante elevado. E atualmente neste setor, onde os recursos encontram-se cada vez mais escassos, torna-
se crescente a necessidade de se buscar novos métodos e ferramentas de controle. Qualquer instituição da
área de saúde tem o dever de manter um estoque de medicamentos e produtos de primeira necessidade
referentes à alimentação e higiene dos pacientes. O controle destes deve ser preciso, uma vez que a
ingestão de um medicamento ou alimento vencido por um paciente já debilitado pode ter consequências
catastróficas. A ausência dos mesmos é igualmente preocupante. Este trabalho tem por objetivo analisar o
processo de controle de estoques hospitalares em uma instituição prestadora de serviços na área de saúde
em São José dos Campos, propondo melhorias a partir da implantação de sistemas integrados a fim de
mostrar o papel da tecnologia Enterprise Resource Planning (ERP) na redução de desperdícios e na
economia de custos para a organização.

Palavras-chave: Controle de estoques, insumos hospitalares, sistemas integrados, redução de custos.

Área do Conhecimento: Engenharia de Produção.

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Introdução buscar novos constatando como lista digital de todos
métodos e sistemas integrados os medicamentos
Diante de um ferramentas de de informação presentes em seu
cenário de crescente controle. gerencial podem estoque e sua
instabilidade e Este trabalho tem contribuir para a validade, através do
competição por objetivo analisar o minimização de procedimento PEPS –
empresarial, onde as processo de controle custos e desperdícios Primeiro a entrar,
mudanças são de estoques em um ambiente de primeiro a sair –
rápidas e hospitalares em uma trabalho. tendo em vista evitar
inesperadas, instituição prestadora o desperdício destes,
administrar recursos de serviços na área Resultados bem como seu
tem sido uma de saúde em São vencimento antes de
preocupação cada José dos Campos, A instituição utilização.
vez maior por parte propondo melhorias a analisada neste O método PEPS,
de gestores e partir da implantação trabalho é um segundo Francischini
profissionais de todas de sistemas Hospital e e Gurgel (2002, p.
as áreas, seja na integrados a fim de Maternidade da 172) “prioriza a ordem
parte industrial, mostrar o papel da cidade de São José cronológica das
comercial ou de tecnologia Enterprise dos campos, que entradas. Ou seja, sai
serviços. Resource Planning como uma instituição o primeiro material
A gestão de (ERP) na redução de prestadora de que entrou no
estoques, desperdícios e na serviços na área da estoque, com seu
particularmente, economia de custos saúde, tem o dever respectivo preço
constitui um grande para a organização. de manter um unitário”. De acordo
desafio para as estoque de com Padoveze (2000,
empresas, sobretudo Metodologia medicamentos e p. 178), “neste
pelo caráter oneroso produtos de primeira critério, supõe-se que
destes recursos, Para atingir os necessidade as mercadorias
afinal todo e qualquer objetivos, foram feitas referentes à adquiridas em
tipo de estoque pesquisas teóricas alimentação e higiene primeiro lugar devem
implica em uma série que permitiram uma dos pacientes. O sair primeiro, ficando
de custos. De acordo análise dos controle destes deve sempre as
com Francischini problemas ser preciso, uma vez mercadorias das
(2002) os principais encontrados no que a ingestão de um compras posteriores
custos relacionados processo de controle medicamento ou em estoque, até se
ao estoque são o de estoques do ramo alimento vencido por esgotarem as
custo de aquisição, o hospitalar. As um paciente já quantidades da
custo de pesquisas debilitado pode ter primeira compra, e
armazenagem, o bibliográficas consequências assim
custo do pedido e o permitiram uma catastróficas. A sucessivamente”.
custo de falta. revisão da literatura ausência dos A lista digital dos
Na área da saúde, especializada, mesmos é igualmente medicamentos se
os insumos selecionando os preocupante. encontra em no
hospitalares e principais modelos Com todas essas programa Excel,
medicamentos aplicáveis ao caso em características membro da série de
estocados possuem estudo. próprias do ramo de aplicativos Microsoft
um custo bastante Foi realizada atuação é natural que Office. A figura 1
elevado. E também uma o controle de ilustra parte dos
atualmente neste pesquisa de campo, estoques seja um dos estoques destes
setor, onde os através de visitas na pontos de maior medicamentos e
recursos encontram- instituição estudada e importância na materiais
se cada vez mais entrevista com a instituição. hospitalares.
escassos, torna-se gerência geral. O Hospital e
crescente a Foi feita ainda uma Maternidade deste
necessidade de se pesquisa exploratória estudo mantém uma

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 atividades dentro do como cadastro e e reduzir as taxas de
Hospital. resultado de exames, erro.
Outro ponto a se senso hospitalar, Conforme
considerar é o fato de relatórios de alta, salientam Rezende e
que contagem envio e recebimento Abreu (2000, p. 206)
semanal de materiais de documentos, “a tecnologia
é feita por um agendamento Enterprise Resource
funcionário local. cirúrgico. Planning (ERP) ou
Assim, o - XClinic: É Planejamento de
procedimento fica utilizado pelo Centro Recursos
mais sujeito a erro Diagnóstico para Empresariais são
humano, o que agendamento de pacotes (software) de
acarretaria a falta de Ultrasonografias, dos gestão empresarial ou
Figura 1- Estoques
um produto no exames realizados, de sistemas
de materiais
estoque, fato que de autorizações de integrados, com
hospitalares.
acordo com a exames perdidos recursos de
pesquisa realizada no pelos convênios. automação e
Em questionário
estabelecimento, Entretanto, estes informatização,
aplicado à gestora
também já ocorrera. softwares constituem visando contribuir
responsável pelo
Uma proposta ferramentas básicas com o gerenciamento
controle do estoque,
para a solução deste para o cumprimento dos negócios
foi possível
tipo de problema é a das atividades na empresariais”.
compreender a
automatização empresa. Para Atualmente, boa
maneira pela qual os
integrada dos resultados mais parte das funções em
produtos são
serviços, o que rápidos e eficientes, uma organização
cadastrados no
economizaria tempo e novas e mais pode ser controlada
programa: É feito um
aumentaria a modernas tecnologias por um EPR, tais
controle semanal de
eficiência em um em termos de como folha de
quantidades e
trabalho tão complexo automatização pagamento na área
validades, sendo
como o controle de deveriam ser de Recursos
sinalizados com uma
estoques de implantadas, tendo Humanos, o cálculo
etiqueta vermelha os
medicamentos. O em vista a melhoria de preços sobre
medicamentos que se
processo de dos processos diferentes formas de
encontram próximos
automatização do internos e a pagamentos na área
de seu vencimento.
serviço de gestão de atualização de Vendas, e o
Já com relação à
materiais é hoje uma necessária para controle de estoques
quantidade, todos os
tendência no acompanhar as na área de Recursos
produtos possuem um
mercado, possuindo crescentes mudanças Materiais.
estoque máximo e na
inclusive métricas que impostas pelo cenário Hoje no Brasil,
mesma contagem
possibilitam mensurar econômico atual. duas empresas se
semanal. É feito o
o retorno do Uma das destacam no mercado
pedido de reposição
investimento e o tendências para o de EPR’s – A SAP e o
daqueles que não se
tempo necessário controle dos recursos TOTVS. O mercado
encontram no seu
para que este de uma empresa encontra-se
número máximo. O
aconteça. hoje, é a utilização de polarizado entre estas
procedimento é feito
A empresa Sistemas Integrados duas fornecedoras de
simultaneamente à
estudada tem dado de Gestão, ou em tecnologia, porém
limpeza do local.
alguns passos em inglês Enterprise entre elas há uma
Entretanto, o
termos de Resource Planning diferenciação quanto
procedimento descrito
informatização, (EPR). O sistema ao tamanho das
consome demasiado
através da utilização integrado visa organizações que se
tempo na realização
de alguns softwares diminuir o tempo com utilizam uma ou de
desta tarefa quando
como: tarefas operacionais, outra.
se poderia estar
- PHD: Utilizado aumentar a eficiência, Barros (2005)
realizando outras
para diversas funções aponta que entre as

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empresas de grande pode se tornar maior
porte a SAP tem do que no período Tadeu (2010, pg.
maior presença no anterior, são razões 148) aponta “os
mercado, enquanto que teoricamente custos associados a
nas empresas de balizariam a não existência de
pequeno e médio adoção do sistema. estoques devidos a
porte, a TOTVS Entretanto, vários fatores tais
possui uma planejar e controlar como manuseio,
abrangência maior. custos são requisitos impostos, seguro,
Considerando o indispensáveis para a furto, aluguel e custos
Grupo da qual a sobrevivência de uma de capital”.
instituição estudada instituição do ramo Diante deste
faz parte, com sua hospitalar. Variáveis contexto, verifica-se
extensão mais ampla como quantidade de que os custos
de empresa de medicamentos advindos do processo
grande porte, a armazenados e de estocagem podem
tendência seria tempo de ser muito maiores que
utilizar-se da permanência nos os gastos com
tecnologia SAP – Figura 2- estoques podem investimentos em
Sistema de Funcionalidades do repercutir no aumento sistemas integrados,
Abordagem do sistema ERP. do custo dos através da inovação e
Projeto. O produtos, elevando automatização dos
entendimento de que Uma vez que assim o preço dos serviços.
não apenas o velocidade de tratamentos médicos. Atualmente é
Hospital, mas todo o reposição de Além disso, são possível considerar
Grupo deva ser estoques pode ser vários os custos de que maneira um
analisado nesse determinante na advindos de um mau recurso pode ser
sentido, vem das manutenção da gerenciamento de rentável, a partir do
especificidades do qualidade do serviço, estoques, como índice ROI – Return
mercado clínico. é primordial que se custos de of Investiment em
A figura 2 estabeleça um manutenção, de falta, inglês, ou Retorno do
apresenta um resumo controle geral de colocação do Investimento.
da estrutura típica de abrangendo todas as pedidos e Criado em 1977
um sistema integrado unidades. Desta reabastecimento, pela empresa
de informação forma, é possível conforme ilustra a americana Gartner –
gerencial, segundo proporcionar o figura 3, o que pode o ROI é um conceito
estudos de Davenport intercâmbio entre os comprometer financeiro que permite
(1998). produtos estocados, seriamente a avaliar em quanto
evitando assim qualidade dos tempo determinado
sujeitar-se a todo o serviços prestados no investimento
momento às cotidiano. começará a dar
condições do retorno, ou se pagará.
fornecedor. Com base nos
A partir desse ponto estudos de Gitman
algumas resistências (1997), Brigham &
poderiam se indispor Houston (1999) e
a adoção do sistema Assaf & Silva (2002),
pelo Grupo. Os o ROI depende de
custos de instalação, uma especificação
treinamento do exata da
pessoal, manutenção, produtividade atual,
além de um período tempo gasto em
de adaptação aonde Figura 3 - Custos tarefas, da mesma
a margem de erro envolvidos na gestão forma como todos os
de estoques. gastos da

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implantação de um lucrativos no aumento paciente. A tecnologia
novo sistema devem da produtividade dos de sistemas De acordo com
ser cuidadosamente funcionários da integrados permitirá estudos de Junior e
especificados desde a organização que as atividades Ferreira (2006, p.10)
implementação física estudada. O software sejam desenvolvidas o sistema SAP traz
até uma queda de utilizado atualmente em menor tempo, uma abrangente série
produção nos resolve questões com maior precisão de benefícios
primeiros momentos rotineiras do trabalho na receptividade das empresariais, como:
de adaptação ao diário, mas por não informações. E se - Melhor tomada
sistema. constituir um sistema tratando de uma de decisão: o acesso
Muito popular no integrado acaba por empresa responsável às informações é
mercado de TI e de restringir os por vidas, estas processado em tempo
Recursos Humanos, o resultados questões são real para identificar
ROI é uma alcançados. imprescindíveis. problemas
ferramenta importante A tecnologia de A rapidamente e tomar
que visa sistemas integrados metodologia SAP – medidas pró-ativas.
desestigmatizar E.R.P. (Enterprise Sistema de - Melhoria da
investimentos que Resource Planning) Abordagem do produtividade,
antes eram permitirá que hospital Projeto é um sistema eficiência e tempo de
considerados sem realize um controle integrado, que resposta:
retorno, tais como global de suas permite um melhor aumentando o
atualização da atividades, evitando planejamento dos alcance de processos
tecnologia e retrabalho no processos de trabalho empresariais para
treinamento de apontamento e e controle de conectar mais
pessoal. Na situação faturamento, de forma estoques e atividades pessoas, em tempo
vivida pelo grupo a economizar tempo e produtivas e real, dentro e fora da
hospital da instituição reduzir o acúmulo de gerenciais, visando o empresa,
estudada, ele se tarefas. Além disso, a aprimoramento disponibilizando
aplica aos dois casos. visão integrada dos contínuo dos acesso rápido para
A adoção e processos garante negócios, conforme visualizações
implantação de maior segurança para ilustra a figura 4. consolidadas e
sistemas integrados os pacientes, desde consistentes de seus
possibilitaria uma sua entrada no centro processos.
série de ganhos médico até sua alta. Outro fato que
como: menor tempo Erros na requisição pode contribuir para a
de armazenamento, de medicamentos decisão da
redução dos riscos de como administração automatizar os
obsolescência (no incorreta de serviços através dos
caso, perda da medicação ou em sistemas integrados é
validade dos horários errados o fato de que o grupo
medicamentos e podem ser bem mais SAP oferece cursos
materiais), aumento fáceis de gerenciar gratuitos de
do giro das operações com a sistematização treinamento do seu
e economia de integrada. sistema, inclusive
desperdícios e custos A empresa conta direcionando-os para
em diversos setores com uma equipe a área de interesse,
da organização. responsável pela no caso Gestão de
conferência dos Materiais.
Discussão medicamentos e Uma vez que os
horários prescritos, cursos SAP,
Sem dúvida a separação e entrega (chamados de
automatização das dos mesmos, Academias) têm
tarefas operacionais identificados com Figura 4- custos muito
de estoque podem ter código de barras e Mapeamento da elevados, uma
resultados práticos e nome e cadastro do metodologia SAP. parceria entre a

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empresa e a ASUG – precisam ser Entretanto, a o bom atendimento
Brasil permitiu a estocados. organização, até dos serviços.
criação do Conforme mesmo pelo seu Existe uma
ESPERANSAP, abordado neste grande tamanho no proposta para a
instituição que realiza artigo, o controle de mercado da região e adoção e implantação
as academias de estoques torna-se um pelo seu grau de da metodologia SAP
forma gratuita para processo vital para o necessidade, precisa na empresa –
funcionários de baixa sucesso nos ainda atualizar Sistema de
renda, resultados de bastante sua Abordagem do
desempregados ou qualquer organização. tecnologia a fim de Projeto. Por ser um
em início de carreira. Martins e Alt, (2002, ajustá-las às sistema integrado
Para que não p.155), afirmam que, crescentes e rápidas próprio para o
ocorra o sério “a gestão de estoques mudanças impostas tamanho do hospital,
comprometimento da constitui uma série de pela área da saúde, este sistema permitirá
produtividade dado a ações que permitem tendo em vista uma um melhor
mão de obra ao administrador demanda cada vez planejamento e
envolvida no curso, verificar se os mais flexível e controle dos
existe uma proposta estoques estão sendo exigente. Isto requer estoques,de forma
de deslocar um bem utilizados, bem melhores ferramentas que seja possível
funcionário e fazer localizados em de controle de localizar quaisquer
com que atue como relação aos setores estoques, que podem documentos em
multiplicador de que deles se utilizam, ser obtidas através de qualquer lugar, e
conhecimento dentro bem manuseados e sistemas integrados assim, acompanhar
do grupo, treinando controlados”. de informação todo o processo de
ele próprio e os Especificamente, gerencial ou movimentação.
demais funcionários. na área hospitalar, o simplesmente, O papel da
Do ponto de vista da gerenciamento de Planejamento de aquisição de um
gestão de pessoas estoque dos Recursos sistema integrado
isso aumenta a medicamentos e a Empresariais ERP tende a ser
eficiência, e garante a forma de distribuição (Enterprise Resource crucial para o bom
consolidação de uma destes em seus Planning – ERP). andamento das
liderança. diversos setores Um sistema ERP atividades médicas,
determinam em permite uma visão para o controle dos
Conclusão grande parte a global de insumos e materiais
qualidade e agilidade gerenciamento dos hospitalares, de forma
A administração dos serviços processos internos, a minimizar e até
dos recursos prestados ao cliente. proporcionando um eliminar vários custos,
materiais abrange Analisando o melhor controle dos desperdícios e
uma sequência de processo de controle estoques de retrabalho na
atividades que tem de estoques medicamentos organização.
seu início na escolha hospitalares na prescritos para o bom
do fornecedor, empresa estudada, foi desempenho da
passando pelos possível notar que a instituição de saúde. Referências
processos de compra, empresa lança mão Além disso, seu papel
transporte, de algumas é essencial para a - ASSAF N. A. &
recebimento, ferramentas logísticas segurança e SILVA, C. A. T.
movimentação interna de controle de satisfação dos Administração do
e armazenagem até a estoques, como o clientes (pacientes), Capital de Giro, 3ª
distribuição ao método PEPS, através de um edição, São Paulo:
consumidor final. Ela controle por etiquetas controle mais preciso Atlas, 2002.
facilita o e até mesmo alguns e integrado de todas
armazenamento, softwares para as informações - BARROS, F. TOTVs,
requisição e entrega controle das necessárias para SAP e Oracle
dos diversos atividades garantir a qualidade e dominam o mercado
materiais que elementares. brasileiro de ERP.

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Fundamentos da Manual de
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Financeira. 7. ed. Rio introdução a prática
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G.; GURGEL, F. Al. informação e dos
Administração de sistemas de
Materiais e do informação nas
Patrimônio. Edição empresas. 1. ed. São
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- GITMAN, L. J.
Princípios de
Administração
Financeira. São
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- JUNIOR, R. S. B.;
FERREIRA, L. N.
Avaliação de um
sistema ERP-SAP
R/3 como instrumento
para gestão financeira
na área de contas a
pagar em uma
empresa de
Telecomunicações.
2006. 16 f. Trabalho
de Graduação
(Bacharelado em
ciências contábeis) -

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