Академический Документы
Профессиональный Документы
Культура Документы
1. INTRODUCCIÓN ………………………………………………………… 3
4. OBJETIVOS ………………………………………………………………… 11
4.1 Objetivo General
4.2 Objetivos Específicos
5. METODOLOGÍA …………………………………………………………… 13
5.1 Priorización de los procesos de la Clínica SOMA
5.2 Actividades para el mejoramiento de la Gestión de la
Organización.
6. DESARROLLO …………………………………………………………….. 15
6.1 Legislación vigente que aplica al proceso de Gestión de la
Organización de la Clinica SOMA con énfasis en el SUA
6.2 Conformación del equipo para evaluar el proceso
6.3 Plan de capacitación del equipo evaluador del proceso.
6.4 Autoevaluación del proceso
6.5 Selección y clasificación de las oportunidades de mejora
6.6 Plan de mejoramiento
6.7 Retroalimentación sobre el resultado del diagnóstico
7. CONCLUSIONES ………………………………………………………….. 27
8. RECOMENDACIONES …………………………………………………… 29
9. BIBLIOGRAFÍA …………………………………………………………….. 32
2
1. INTRODUCCIÓN
3
cada vez mejor, que le permita responder a los requerimientos y necesidades
de sus clientes.
4
2. MARCO TEÓRICO
5
Su propósito es desarrollar e implementar la gestión de calidad de las
organizaciones de salud mediante la autoevaluación y evaluación externa con
unos estándares óptimos que permitan mejorar la salud de todos los
ciudadanos y que en el futuro se convierta en el mecanismo para direccionar
el mejoramiento de éstas en Colombia.
6
para la autoevaluación e identificación en la organización de oportunidades de
mejora en los siguientes aspectos:
• La participación de la Alta Dirección, en la definición de la plataforma
estratégica de la organización, del despliegue y su difusión a todos los
niveles de la organización.
• La educación continuada de la Junta Directiva para poder orientar la
organización teniendo en cuenta los cambios del sector.
• La política mediante la cual se define cómo los líderes de las unidades
funcionales asesoran a la Junta Directiva en caso de ser necesario.
• La planeación estratégica, su coherencia con la misión, visión, valores,
objetivos y metas de la organización y su replanteamiento periódico y
sistémico.
• La asignación de recursos suficientes para la implementación de las
actividades que aporten al logro de los objetivos.
• La importancia que brinda la organización a la capacidad de liderazgo que
ejercen los líderes en las diferentes unidades funcionales.
• El acompañamiento permanente de la Alta Dirección en la creación de una
cultura de calidad para el cumplimiento de los objetivos y metas propuestas
desde la planeación estratégica y el éxito de la gestión.
• La forma como los líderes de las unidades funcionales difunden y
despliegan la planeación estratégica, con el propósito de lograr una visión
compartida.
• Las estrategias para la identificación de los clientes internos y externos, sus
necesidades y expectativas así como el proceso para responder a dichas
necesidades.
• El plan operativo estructurado para el desarrollo de metas y objetivos de
cada unidad funcional acordes con el cliente y la fase del proceso de
atención.
• El proceso para identificar, garantizar y cumplir con el respeto a los
derechos de los clientes y el código de ética y buen gobierno establecido
por la organización.
• El proceso para desarrollar políticas organizacionales que definen el tipo y
amplitud de los servicios a proveer.
7
• El proceso para la protección y control de recursos.
• La alineación de todos los colaboradores con los grandes objetivos de la
organización, orientados al respeto por el paciente, su familia y el entorno.
• La vivencia en cada uno de los colaboradores, la forma como ellos aportan
al cumplimiento de los objetivos propuestos y el desarrollo de las acciones
de mejoramiento planteadas para satisfacer a los usuarios y demás clientes
externos e internos.
• La implementación de los mecanismos que serán tenidos en cuenta para el
seguimiento de las actividades planeadas.
• Los recursos suficientes para apoyar las labores de monitorización y mejora
de la calidad.
• El desempeño de la gestión en salud para los clientes en cada una de las
unidades funcionales.
• El plan para mejorar la calidad del proceso de direccionamiento, las
actividades realizadas, el monitoreo del mejoramiento y la comunicación de
los resultados logrados.
• La evidencia del aprendizaje que logra la Clinica SOMA con todo el proceso
de mejoramiento para poder cerrar ciclos y continuar el mantenimiento y
mejoramiento de su gestión.
8
3. SITUACIÓN ACTUAL
9
La Clínica SOMA tiene muchas fortalezas y ha logrado avances importantes
en su gestión de calidad; sin embargo, comparando sus estándares de
calidad con los contemplados en el componente del Sistema Único de
Acreditación en Salud, éstos últimos son superiores y se evidencian
oportunidades de mejora, aspectos que deben ser involucrados en su
direccionamiento estratégico para orientar el trabajo hacia el futuro.
¿Cuáles son los procesos que más impactan en el logro de los grandes
propósitos de la organización y qué aspectos debe involucrar la SOCIEDAD
MEDICA ANTIOQUENA (CLINICA SOMA) en su direccionamiento estratégico
para desarrollarlos, desplegarlos e implementarlos con el apoyo de todos los
colaboradores, con el fin de transformarla en una organización que brinda a sus
usuarios servicios con estándares superiores de calidad, logrando la
acreditación en salud y ocupando un lugar más competitivo en el sector?
10
4. OBJETIVOS
Identificar cuáles son los procesos que más impactan en el logro de los
grandes propósitos de la organización, qué lugar ocupa el proceso Gestión de
la Organización que estandariza el direccionamiento estratégico de la IPS
CLINICA SOMA, para analizarlo con base en el modelo del Sistema Único de
Acreditación del SGSSS y readecuar los lineamientos estratégicos actuales
orientándolo al cumplimiento de los estándares óptimos de calidad definidos
por el Ministerio de Protección Social, con el fin de garantizar una mayor
competitividad en el sector y la fidelidad de sus clientes.
11
4. Adecuar y alinear la estructura organizacional a los lineamientos
estratégicos y a la cultura propuesta para el logro de estándares
superiores de calidad.
12
5. METODOLOGÍA
13
1445 de 2006 con énfasis en los estándares de direccionamiento y
gerencia.
14
6. DESARROLLO
15
Procesos para mejorar a corto plazo: Gestión de la Organización.
Procesos para mejorar a mediano plazo: Atención al paciente (incluye
urgencias, hospitalización, unidad de cuidados intensivos adultos, unidad de
cuidados neonatales, cirugía general y gineco-obstétrica), Gestión de
Calidad, Gestión Humana
Procesos para mejorar a largo plazo: Gestión de Compras, Gestión
Económica de la prestación del Servicio, Gestión de Infraestructura y
Equipos, Gestión de Informática, Gestión de Historias Clínicas, Gestión de
Lavandería
16
reglamenta los indicadores de calidad, todas éstas de obligatorio cumplimiento
por parte de la organización antes de iniciar la preparación para la acreditación.
17
La capacitación tuvo una duración de 40 horas presenciales, utilizando la
metodología de exposiciones magistrales orientadas a presentar los conceptos
fundamentales en cada tema, con videos, talleres y club de revistas. (Anexo 2)
En resumen las siguientes fueron las oportunidades de mejora sobre las cuales
debe trabajar la organización específicamente en el proceso Gestión de la
Organización:
No se han identificado las necesidades de capacitación de la Junta
Directiva.
No existe un proceso de educación continuada para los miembros de la
Junta Directiva.
No se evidencia en el procedimiento P-040 PLANIFICACIÓN
ESTRATÉGICA la participación de la Junta Directiva en el análisis y
aprobación del direccionamiento estratégico.
No existe un programa de reuniones de junta en donde se especifique el
tema a tratar en cada junta, ni el profesional que asiste como apoyo para el
informe técnico para la toma de decisiones.
Como integrante del Comité de Dirección, la Directora de Calidad no asiste
en forma permanente a las reuniones de Junta Directiva para realizar
18
aportes relacionados con la calidad, factor clave de éxito en la organización
para la competitividad y permanencia de la Clínica en el sector.
No está documentada la política organizacional por medio de la cual se
define cuándo y cómo los líderes de las Unidades funcionales asesoran a
la Junta Directiva en caso de ser necesario.
En el procedimiento P-040 PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA se definen las
actividades y los responsables de la planificación estratégica pero no se
evidencia cuáles aspectos del entorno y de la capacidad interna se evalúan
en la realización del análisis estratégico ni se genera un documento del
análisis realizado.
No se ha replanteado la misión y la visión organizacional. Tampoco se
evidencia alguna directriz ni procedimiento establecido para ello.
No está definido el significado de los valores corporativos ni el
replanteamiento objetivo de los mismos.
No está documentada la actividad mediante el cual se entrega el plan
estratégico a los líderes de las Unidades funcionales para su orientación y
aporte.
Los líderes de las Unidades funcionales aún no desarrollan su propio plan
en coherencia con el de la organización
No se evidencia acta de la reunión con los líderes de las Unidades
funcionales para el análisis de la planeación estratégica.
No hay difusión ni despliegue del plan estratégico a los demás empleados
de la Clínica en una reunión programada por la Presidencia.
La información que se entrega a los líderes de las Unidades funcionales no
se baja al personal operativo asistencial ni administrativo.
No está documentado el procedimiento de elaboración del presupuesto,
análisis y seguimiento a la ejecución presupuestal.
No está documentado el procedimiento de seguimiento a la planeación
estratégica y la explicación de los resultados de su gestión y aporte al
cumplimiento de las metas esperadas en cada periodo (mensual)
No se deja evidencia del seguimiento a la planeación estratégica que se
realiza con los líderes de las Unidades funcionales.
19
No están asignados los indicadores a cada una de las perspectivas de:
Cliente, Procesos Internos, Crecimiento y aprendizaje organizacional,
Financiera.
Se cuenta con datos de utilización del servicio hospitalario por tipo de
afiliado y por Empresa Promotora en Salud (EPS) pero no se evidencia
análisis.
No se evidencia alarmas (semáforo) en el informe de los indicadores.
No se evidencian fichas técnicas de los indicadores de gestión en cada una
de las Unidades funcionales.
No se evidencia tendencia de los indicadores que permita evaluar el
comportamiento.
No se evidencia plan de mejoramiento con indicador y metas para poder
hacer seguimiento.
No se hace seguimiento a las acciones de mejoramiento formuladas.
No se evidencia cierre de ciclos.
La planeación estratégica no se realiza en forma simultánea con la
planeación financiera y la aprobación del presupuesto. Por tanto algunas
actividades del plan estratégico no se pueden cumplir.
No está documentado el proceso financiero ni el procedimiento
estandarizado para la elaboración y seguimiento a la ejecución presupuestal
ni los formatos utilizados están incluidos como documento maestro del
sistema de gestión de calidad.
No existen alarmas visuales (semáforos) de seguimiento a presupuestos.
No se realiza retroalimentación al equipo de trabajo operativo sobre la
aprobación del presupuesto y el seguimiento. Por tanto algunas actividades
del plan estratégico no se pueden cumplir.
No se ha elaborado el plan de mejoramiento de los procesos de
direccionamiento, ni la identificación de recursos para su gestión.
Las acciones de mejoramiento que se realizan en la organización no se
priorizan según alto costo, alto volumen, alto riesgo ni se clasifican según
las características de calidad a impactar, para establecer su ejecución a
corto, mediano o largo plazo respectivamente.
En el mapa de procesos no se evidencia claramente todos los procesos que
realiza la Clínica ni incluye todos los que sugiere el Sistema Único de
20
Acreditación en Salud. Tampoco han sido priorizados para conocer el
orden en que deben ser objeto de mejora por su impacto en la
organización.
No se hace seguimiento a los resultados de las acciones que se van
implementando y no se retroalimenta al personal de la organización.
En la Clínica están definidas las Unidades funcionales de acuerdo con los
procesos que realizan pero no esta documentado.
No se ha actualizado la documentación que evidencie cuáles son TODOS
los clientes internos y externos de la Clínica, por Unidad funcional para
hacer la retroalimentación a todo el personal.
No se tienen identificadas las necesidades y expectativas de todos los
clientes de cada proceso teniendo en cuenta la técnica (metodología)
desdoblamiento de la calidad sugerida por el Ministerio de Protección
Social.
En la caracterización del proceso no se evidencia en forma completa las
actividades requeridas de la planeación, como entrada para su desarrollo y
contribución al logro de los factores claves de éxito y objetivos de la
organización (plan operativo y recursos, indicadores que miden el
cumplimiento de los objetivos en cada proceso, forma de medir).
No se encuentran clasificados los indicadores con los cuales se mide el
cumplimiento de cada objetivo, teniendo en cuenta: Estructura:
Cumplimiento de estándares de habilitación: (idoneidad del recurso
humano, disponibilidad (capacidad instalada: horas contratadas por usuario,
camas, número de equipos); adecuación del recurso técnico (equipos).
Proceso: Eficiencia, Pertinencia, Seguridad, Oportunidad, Accesibilidad.
Extensión de uso por EPS, Productividad, Utilización y Rendimiento
Resultado: Eficacia, Satisfacción del usuario, Morbilidad, Mortalidad.
Está pendiente definir y aplicar el mecanismo de reconocimiento a la labor
de las Unidades funcionales de la clínica.
La capacitación en calidad se realiza en forma reactiva.
Los líderes de las Unidades funcionales requieren un mayor tiempo para la
implementación de los ajustes en los procesos y al seguimiento de los
mismos, orientado al logro de altos estándares de calidad.
21
Los grupos de mejoramiento requieren una estructura siguiendo el ciclo
PHVA, con participación activa de la Alta Dirección.
Existe un manual de calidad en la organización pero requiere ajuste de los
procesos y procedimientos orientado al cumplimiento de los estándares de
acreditación
Los líderes de Unidades funcionales asistenciales y administrativas
desarrollan su trabajo sin una guía o plan operativo que permita entender
como su gestión se articula con las actividades del plan estratégico de la
Clínica y contribuye al logro de los grandes propósitos de la organización.
Aunque están definidos los indicadores para la medición de los objetivos
falta mejorar la planeación del ciclo de evaluación, estructurando una
herramienta que facilite la comprensión de cuáles objetivos apuntan a cada
perspectiva (de cliente, financiera, de procesos internos y de crecimiento y
aprendizaje organizacional) y la ficha técnica de cada indicador.
No se cuenta con un mecanismo para conocer la percepción del usuario
sobre si se le vulneran sus derechos durante la atención para hacer la
retroalimentación al cliente interno y establecer las acciones de
mejoramiento.
La intervención ocasional ante una situación de comportamiento agresivo o
abuso se realiza sin un procedimiento estandarizado que siga el ciclo
PHVA.
En la Clínica generalmente se amplían servicios a proveer sin políticas
claras y un procedimiento estandarizado.
La estandarización del procedimiento para la asignación de los recursos
durante la planeación de la prestación del servicio y la evaluación de los
mismos no cuenta con soporte documental para garantizar trazabilidad,
despliegue y seguimiento a las acciones de mejoramiento que
correspondan.
No existe un mecanismo estandarizado y documentado desde la Alta
Dirección con lineamientos para medir: la productividad por Unidad
funcional y especialidades, realizar la monitorización de los presupuestos,
promover la cultura del buen uso de los recursos, realizar el seguimiento
de contingencia cubiertas por Accidente de Trabajo y Enfermedad
Profesional (ATEP) y Seguro Obligatorio de Accidentes de Tránsito (SOA)T
22
y ajustar el procedimiento de auditoria, para la protección y control de los
recursos.
23
con la meta establecida). Tampoco establece cual o cuales de las
características de calidad se mejoran.
No existe un mecanismo estandarizado para retroalimentar a los clientes
(trabajadores, proveedores, EPS, paciente, su familia, comunidad, otras
entidades), según aplique) sobre los resultados de las acciones de mejora
implementadas.
En la Clínica no se ha establecido un mecanismo estandarizado para el
aprendizaje organizacional de las acciones con las cuales se han logrado
mejoras en los procesos, y que garantice el mantenimiento de la calidad
alcanzada.
24
superiores de calidad con un mayor enfoque hacia los clientes internos y
externos.
25
2. La Directora de Calidad dará a conocer a la Junta Directiva el proyecto y sus
avances, ya que ellos son importantes y definitivos en los lineamientos
organizacionales y en la implementación de las acciones de mejoramiento.
26
7. CONCLUSIONES
27
6. El diagnóstico del proceso de Gestión de la Organización evidencia
oportunidades de mejora para el logro de estándares superiores de
calidad al compararlos con los establecidos en la Resolución 1445 de
2006 del Sistema Único de Acreditación en Salud. Esto mejoraría y
favorecería la dirección y el control de la empresa fortaleciendo así su
capacidad administrativa.
28
8. RECOMENDACIONES
29
auditoría de la calidad incluyendo la gestión clinica y el proceso de
mejoramiento continúo que realiza la organización.
30
16. Estimular el mejoramiento en la atención de nuestros usuarios.
31
9. BIBLIOGRAFIA
32
ANEXOS
33
ANEXO 1. PRIORIZACIÓN PROCESOS DE LA SOCIEDAD MÉDICA ANTIOQUEÑA S.A. (CLÍNICA SOMA)
TOTAL
PROCESO SEGURIDAD COMPETEN PRIORIZA
DESEMPEÑO DE INFORMACIÓN SISTEMA DE RENTA PONDERA
DE LA CIA DEL CION
LOS PROCESOS YSATISFA CCION INFORMACIÓN BILIDAD DO
ATENCION PERSONAL
GESTION DE LA
5 5 3 5 5 5 9375 1
ORGANIZACIÓN
GESTION ECONOMICA DE LA
PRESTACIÓN DEL SERVICIO
3 3 1 3 5 3 405 4
GESTION DE
INFRAESTRUCTURA Y 3 3 5 3 3 1 405 4
EQUIPOS
GESTION DE HISTORIAS
CLINICAS
3 1 5 5 3 1 225 5
GESTION DE LAVANDERIA 1 3 3 1 3 1 27 6
34
ANEXO 2. CAPACITACION EQUIPO EVALUADOR
MODULO DURACION
El contexto de la acreditación 2 horas
La metodología de la acreditación 4 horas
Métodos de prevención de problemas 4 horas
de calidad
Modelo de acreditación Colombiana 4 horas
en el contexto del Sistema Obligatorio
de Garantía de Calidad
Preparación de la Organización para 6 horas
la acreditación
Estándares de Acreditación de IPS(S) 6 horas
Hospitalaria y ambulatorias
Estándares de Acreditación de 4 horas
laboratorio Clínico, Imagenología y
Centros de habilitación y
rehabilitación
Práctica en autoevaluación, 6 horas
formulación y monitorización de
planes de mejoramiento en
acreditación
Liderazgo y trabajo en equipo 4 horas
TOTAL 40 horas
35
ANEXO 3. AUTOEVALUACIÓN DEL PROCESO DE GESTIÓN DE LA ORGANIZACIÓN CON BASE EN LOS ESTÁNDARES
DE DIRECCIONAMIENTO DEL SISTEMA ÚNICO DE ACREDITACIÓN EN SALUD
.
NOMBRE DEL PROCESO: DIRECCIONAMIENTO
EQUIPO: DR. JUAN FRANCISCO GONZÁLEZ, DR. JUAN CARLOS AGUIRRE M, DR. JESUS MARIA ESPINOSA V, OLGA
LUCIA GALLEGO, ANGELA MARIA JIMENEZ, LILIANA MARIA GARZÓN P, RUTH MARY IDARRAGA, PAOLA ARANGO T,
ANA ISABEL PÉREZ, ELIANA ALVAREZ, MARISOL VELEZ, BIBIANA SERNA
36
ESTANDAR 2. La Organización Se tiene en cuenta en el análisis el entorno En el procedimiento P-040
desarrolla un análisis estratégico (sector salud) y el análisis de la capacidad PLANIFICACION ESTRATEGICA se
donde incluye por lo menos la interna. definen las actividades y los responsables
lectura del entorno, la voz del de la planificación estratégica pero no se
cliente interno, las necesidades del evidencia cuáles aspectos del entorno y de
paciente y su familia en el proceso la capacidad interna se evalúan en la
de atención y ejercicios de realización del análisis estratégico ni se
referenciación con su competencia. genera un documento del análisis
realizado.
37
trabajadores, el paciente y su
familia.
• Aspectos que guían la ética de
la Organización.
• La misión define claramente el
propósito de la Organización y
sus relaciones con la comunidad
que sirve.
La visión enfoca a la organización
en el desarrollo de sus servicios
ESTANDAR 4. Existe un proceso Participación de los líderes en el análisis de Los líderes de Unidades funcionales aún
que a partir del direccionamiento la planeación estratégica para el logro de no desarrollan su propio plan en
estratégico construye un plan los objetivos estratégicos. coherencia con el de la organización
estratégico de la organización. No se evidencia acta de la reunión con los
Los objetivos contenidos en el plan líderes de Unidades funcionales para el
son priorizados y ejecutados y análisis de la Planeación Estratégica.
forman las bases para su posterior
planeación, implementación y
evaluación.
La Organización garantiza que las
38
diferentes unidades funcionales
están involucradas en la
formulación del plan y cada una de
estas desarrolla su propio plan en
coherencia con el de la
Organización y del proceso de
atención al cliente.
ESTANDAR 5. Los líderes están No hay No hay difusión ni despliegue del Plan
involucrados y son responsables de Estratégico a los demás empleados de la
la difusión y seguimiento del plan Clínica en una reunión programada por la
de direccionamiento estratégico de Presidencia.
la Organización. No se deja evidencia del seguimiento a la
planeación estratégica que se realiza con
los líderes de unidades funcionales.
ESTANDAR 6. Existe un proceso Participación de los líderes de unidades La planeación estratégica no se realiza en
para establecer los parámetros funcionales en la construcción del forma simultánea con la planeación
dentro de los cuales los planes son presupuesto de gastos para la operación financiera y la aprobación del presupuesto.
39
ejecutados. El proceso garantiza la (desde hace cuatro años). Por tanto algunas actividades del plan
viabilidad financiera de la Procedimiento estandarizado para la estratégico no se pueden cumplir.
Organización a través de la elaboración y seguimiento a la ejecución No está documentado el proceso
confirmación de la disponibilidad de presupuestal. financiero ni el procedimiento
recursos para soportar los actuales estandarizado para la elaboración y
y futuros servicios y programas de seguimiento a la ejecución presupuestal ni
la Organización. los formatos utilizados están incluidos
como documento maestro del sistema de
gestión de calidad.
No existen alarmas visuales (semáforos)
de seguimiento a presupuestos.
No se realiza retroalimentación al equipo
de trabajo operativo sobre la aprobación
del presupuesto y el seguimiento
ESTANDAR 7. Existe un proceso Participación de los líderes de Unidades No están asignados los indicadores a cada
para evaluar integralmente la funcionales en el análisis de los indicadores una de las perspectivas de: Cliente,
gestión en salud para los clientes administrativos y asistenciales Procesos Internos, Crecimiento y
que, con base en procesos de Retroalimentación a la Alta Dirección para aprendizaje organizacional, Financiera.
auditoría de la calidad en la evaluación integral de la gestión en salud. Se cuenta con datos de utilización del
40
Organización, le haga seguimiento servicio hospitalario por tipo de afiliado y
a unos indicadores trazadores; esto por EPS pero no se evidencia análisis.
implica seguir factores como: No se evidencia alarmas (semáforo) en el
Oportunidad de la atención por informe de los indicadores
tipos de servicios. No se evidencia fichas técnicas de los
Utilización de servicios por afiliado indicadores de gestión en cada una de las
(por ejemplo, tratando de incentivar unidades funcionales.
la consulta y desincentivar la No se evidencia tendencia de los
hospitalización). indicadores que permita evaluar el
Satisfacción global del cliente con comportamiento.
la atención recibida. No se evidencia plan de mejoramiento con
Calidad de la atención. indicador y metas para poder hacer
seguimiento.
No se hace seguimiento a las acciones de
mejoramiento formuladas.
No se evidencia cierre de ciclos
41
lineada con el direccionamiento funcionales para su orientación y aporte.
estratégico de la Organización. La información que se entrega a los líderes
Existe un proceso por medio del de unidades funcionales no se baja al
cual el personal de la Organización personal operativo asistencial ni
sustenta su gestión ante la Junta administrativo
Directiva o comités especiales No está documentado el procedimiento de
creados para tal fin elaboración del presupuesto, análisis y
seguimiento a la ejecución presupuestal.
No está documentado el procedimiento de
seguimiento a la planeación estratégica y
la explicación de los resultados de su
gestión y aporte al cumplimiento de las
metas esperadas en cada periodo
(mensual)
ESTANDAR 9.Existe una política La información técnica de los líderes de No está documentada la política
clara por medio de la cual se define unidades funcionales es básica para la Organizacional por medio de la cual se
cuando y como los directores de las retroalimentación a la Junta Directiva. define cuando y como los directores y los
unidades funcionales asesoran a la Conocimiento de la Directora de Calidad de líderes de las unidades funcionales
Junta Directiva en caso de ser la gestión de la Organización como aporte asesoran a la Junta Directiva en caso de
42
necesario. para asesorar la Junta Directiva en los temas ser necesario
9.1 El proceso incluye: Elaboración de calidad, factor clave de éxito para que la Como integrante del Comité de Dirección,
de conceptos o documentos Clínica permanezca en el sector salud. la Directora de Calidad no asiste en forma
técnicos permanente a la reunión de la Junta
Entrega de informes sobre Directiva para aportes relacionados con la
solicitudes especificas calidad, factor clave de éxito en la
. Organización para la competitividad y
permanencia de la Clínica en el sector.
No existe un programa de reuniones de
junta en donde se especifique el tema a
tratar en cada junta, el profesional que
asiste como apoyo para el informe técnico
para la toma de decisiones.
ESTANDAR 10. Existe un proceso Competencias de la directora de Calidad de No se han identificado las necesidades de
para la educación continuada para la Organización en la planeación estratégica capacitación de la Junta Directiva
los miembros de la Junta Directiva. de la Organización y su relación con la No existe un proceso de educación
Todos los integrantes de la Junta calidad como factor clave de éxito para la continuada para los miembros de la Junta
Directiva reciben orientación de la competitividad y sostenimiento de la Clínica Directiva
Organización y sus funciones y de en el sector.
los procesos de direccionamiento
43
en salud, así mismo, de cómo
realizar reuniones exitosas. Esta
orientación esta soportada con
educación continuada en el tiempo.
Especial énfasis debe ser puesto
en la filosofía, políticas y procesos
inherentes a la atención de los
clientes y sus familias
ESTANDAR 11. Existe un plan para Interés del equipo de calidad (Directora de No se ha elaborado el plan de
mejorar la calidad de los procesos calidad, Asistente de Calidad, Coordinadora mejoramiento de los procesos de
del direccionamiento de Enfermería) y del Comité de Dirección en direccionamiento, ni la identificación de
11.1 El plan cuenta con objetivos y la autoevaluación del proceso para gestionar recursos para su gestión.
estrategias para el mejoramiento de recursos con el fin de implementar los ajustes
la calidad en la Organización y requeridos.
tiene asignado un responsable
11.2 El plan de mejoramiento esta
diseñado con base en la
información obtenida del equipo de
salud, el paciente y su familia.
11.3 La información sobre el plan
44
de mejoramiento cuenta con un
sistema que garantiza el despliegue
y divulgación hacia los trabajadores
de la Organización
11.4 El plan de mejoramiento
cuenta con unos indicadores de
seguimiento, los cuales están
desarrollados de forma conjunta
con el equipo de salud e incluye
una ficha técnica. Sus valores se
comparan frente a estándares
aceptados.
ESTANDAR 12. Existe un proceso Interés del equipo de calidad y líderes de No se han priorizado las acciones de
para diseñar e implementar unidades funcionales en la implementación mejoramiento según alto costo, alto
actividades de mejoramiento a las de actividades orientadas al mejoramiento de volumen, alto riesgo ni se han clasificado
prioridades seleccionadas en el la Organización según las características de calidad a
plan mencionado en el estándar impactar, para establecer su ejecución a
anterior. corto, mediano o largo plazo
12.1 Los métodos para la respectivamente.
45
determinación de prioridades
consideran las necesidades y
expectativas del paciente, la
familia, el equipo de salud y los
trabajadores.
Esta actividad podría estar
asignada de acuerdo con criterios
de:
Alto riesgo
Alto volumen
Alta costo
12.2 Los aspectos de la calidad que
son considerados para el diseño e
implementación de las actividades
de mejoramiento incluyen algunos
o todos los siguientes criterios:
Seguridad
Continuidad
Coordinación
Competencia
46
Aceptabilidad
Efectividad
Pertinencia
Eficiencia
Accesibilidad
Oportunidad
47
ESTANDAR 14. Los resultados de No hay No se hace seguimiento a los resultados
las actividades de mejoramiento de de las acciones que se van implementando
calidad son comunicados. y no se retroalimenta al personal de la
14.1 Los resultados son Organización
comunicados al equipo de salud, a
los proveedores, a las EPS, al
paciente y su familia, a la
comunidad y a otras entidades, si
aplica
14.2 Los resultados son
comunicados a través de canales
apropiados, diseñados o
seleccionados por la Organización,
para llegar a los destinatarios
mencionados.
48
ANEXO 4. AUTOEVALUACION DEL PROCESO DE GESTIÓN DE LA ORGANIZACIÓN CON BASE EN LOS ESTANDARES
DE GERENCIA DEL SISTEMA UNICO DE ACREDITACION EN SALUD
OPORTUNIDADES DE
ESTANDAR FORTALEZAS
MEJORAMIENTO
ESTANDAR 1. Cada Unidad funcional de la Identificación de clientes y sus En la Clínica están definidas las
Organización tiene identificado sus clientes y necesidades en el Sistema de Gestión de unidades funcionales de acuerdo con
proveedores internos y externos. Calidad estándares NTC ISO 9001:2000 los procesos que realizan pero no
está documentado
No se ha actualizado la
documentación que evidencie cuáles
son TODOS los clientes internos y
externos de la Clínica, por Unidad
funcional para hacer la
49
retroalimentación a todo el personal
ESTANDAR 2. Cada unidad cuenta con un Identificación de clientes y sus No se tienen identificadas las
proceso para identificar las necesidades y necesidades en el Sistema de Gestión de necesidades y expectativas de todos
expectativas de sus clientes (internos y Calidad estándares NTC ISO 9001:2000 los clientes de cada proceso teniendo
externos), así como el proceso para en cuenta la técnica (metodología)
responder a dichas necesidades. El proceso desdoblamiento de la calidad sugerida
considera una metodología para la por el Ministerio de Protección Social
identificación de las necesidades. En la caracterización del proceso no
Un grupo o equipo para planear y dar se evidencia en forma completa las
respuesta a las necesidades. actividades requeridas de la
La descripción del proceso de atención al planeación, como entrada para su
cliente y sus necesidades específicas por desarrollo y contribución al logro de
tipo de cliente y para cada una los factores claves de éxito y objetivos
de las fases del proceso. de la Organización (plan operativo y
recursos, indicadores que miden el
cumplimiento de los objetivos en cada
proceso, forma de medir)
No se encuentran clasificados los
indicadores con los cuales se mide el
cumplimiento de cada objetivo,
50
teniendo en cuenta:
Estructura: Cumplimiento de
estándares de habilitación: (idoneidad
del recurso humano, disponibilidad
(capacidad instalada: horas
contratadas por usuario, camas,
numero de equipos); adecuación del
recurso técnico (equipos).
Proceso: Eficiencia, Pertinencia,
Seguridad, Oportunidad,
Accesibilidad, Extensión de uso por
EPS, Productividad, Utilización y
rendimiento
Resultado: Eficacia, satisfacción del
usuario, morbilidad, mortalidad.
ESTANDAR 3. Existe un proceso por parte No hay Está pendiente definir y aplicar el
de la alta gerencia que garantice una serie mecanismo de reconocimiento a la
de recursos para apoyar todas las labores de labor de las unidades funcionales de
monitorización y mejoramiento de la calidad, la clínica
51
incluido el Manual de Calidad de la La capacitación en calidad se realiza
Organización. El soporte es demostrado a en forma reactiva.
través de: Promover la interacción de la alta Los líderes de las Unidades
gerencia con grupos de trabajo en las funcionales requieren un mayor
unidades. tiempo para la implementación de los
Un sistema de entrenamiento, ajustes en los procesos y al
acompañamiento y retroalimentación. seguimiento de los mismos, orientado
Identificación y remoción de barreras para el al logro de altos estándares de
mejoramiento. calidad.
Reconocimiento a la labor de las unidades Los grupos de mejoramiento
funcionales de la Organización. requieren una estructura siguiendo el
ciclo PHVA, con participación activa
de la Alta Dirección.
Existe un manual de calidad en la
Organización pero requiere ajuste de
los procesos y procedimientos
orientado al cumplimiento de los
estándares de acreditación
ESTANDAR 4. La Organización garantiza un Claridad desde la Dirección de Calidad de Los líderes de Unidades funcionales
52
proceso estructurado para el desarrollo de cómo cada Unidad funcional aporta al asistenciales y administrativas
metas y objetivos para cada Unidad cumplimiento del Plan Estratégico para el desarrollan su trabajo sin una guía o
funcional, acordes con su tipo de cliente y/o despliegue a los líderes de las Unidades plan operativo que permita entender
las fases del proceso de atención en las funcionales como su gestión se articular con las
cuales su soporte es necesario. Las metas y actividades del plan estratégico de la
objetivos: Clínica y contribuye al logro de los
Son consistentes con los valores, misión y grandes propósitos de la
visión de la Organización. Organización
Proveen orientación para el proceso de
atención del cliente.
Son consistentes con el proceso de atención
del cliente y su familia.
53
objetivos. cliente, financiera, de procesos
internos y de crecimiento y
aprendizaje Organizacional) y la ficha
técnica de cada indicador
ESTANDAR 6. Existe un proceso en la No hay No se cuenta con un mecanismo para
Organización para identificar, garantizar y conocer la percepción del usuario
cumplir con el respeto a los derechos de los sobre si se le vulneran sus derechos
clientes o el código de ética establecido por durante la atención para hacer la
la Organización. El respeto por el cliente retroalimentación al cliente interno y
incluye: establecer las acciones de
Dignidad personal mejoramiento.
Privacidad.
Seguridad.
54
Una política clara emanada de la alta
gerencia, que defina las normas de
comportamiento frente a los clientes y
compañeros de trabajo
Un proceso para asistir a aquellos que han
sido, o son, víctimas de abuso o
comportamientos agresivos dentro de los
procesos de atención.
Educación a los trabajadores y clientes que
presentaron conductas de abuso o
comportamientos agresivos hacia otras
personas. Información y educación a los
clientes y sus familias para reportar y
solucionar este tipo de conductas.
55
ESTANDAR 9. Existe un proceso para la Cultura Organizacional La estandarización del procedimiento
asignación de recursos humanos, financieros para la asignación de los recursos
y físicos de acuerdo a la planeación de la durante la planeación de la prestación
Organización y de cada Unidad funcional del servicio y la evaluación de los
Revisión de prioridades en el plan. mismos no cuenta con soporte
Evaluación de la calidad provista a los documental para garantizar
clientes durante el proceso de atención. trazabilidad, despliegue y
Evaluación de los recursos disponibles. seguimiento a las acciones de
mejoramiento que correspondan.
ESTANDAR 10. Existe un proceso para la Seguimiento a la ejecución presupuestal No existe un mecanismo
protección y control de los recursos. Lo estandarizado y documentado desde
anterior se logra a través de: la Alta Dirección con lineamientos
Medición de la productividad. para medir: la productividad por
Costeo. Unidad funcional y especialidades,
Monitorización de los presupuestos. realizar la monitorización de los
Manejo de inventarios. presupuestos, promover la cultura del
Manejo de seguros. buen uso de los recursos, realizar el
Fomento de la cultura del buen uso de los seguimiento de contingencia cubiertas
recursos. por ATEP y SOAT y ajustar el
Auditoría de procesos. procedimiento de auditoria, para la
56
Seguimiento de contingencias cubiertas por protección y control de los recursos.
ATEP y SOAT. El proceso de gestión financiera se
Auditoría y seguimiento del pago de realiza pero falta caracterizarlo,
incapacidades. estandarizar su monitorización y
desplegarlo al personal de la
Organización para su aplicación y
mejoramiento.
ESTANDAR 11. Existe un plan para mejorar No hay No se evidencia la planeación del
la calidad de los procesos de la gerencia recurso humano requerido para
El plan cuenta con objetivos y estrategias establecer el proceso de Auditoría y
para el mejoramiento de la calida en la Mejoramiento continuo de la calidad
Organización y tiene asignado un cumplimiento con los estándares de
responsable. acreditación (GRUPO DE CALIDAD:
El plan de mejoramiento esta diseñado con Directora de calidad, Asistente de
base en la información obtenida del Calidad, Enfermera auditoria, Medico
trabajador, el paciente y su familia Auditor, Gerente de Información)
La información sobre el plan de Los auditores internos realizan la
mejoramiento cuenta con un sistema que medición del desempeño de los
garantiza el despliegue y divulgación hacia procesos siguiendo los estándares de
57
los trabajadores de la Organización. la NTC ISO 9001:2000 pero no
El plan de mejoramiento cuenta con unos incluye la evaluación de los
indicadores de seguimiento, los cuales están estándares específicos de salud ni la
desarrollados de forma conjunta con los medición de todas las características
trabajadores e incluye una ficha técnica. Sus de calidad del SOGCS: ejemplo;
valores se comparan frente a estándares adherencia a guías de práctica
aceptados. médica, adherencia a protocolos de
enfermería, proporción de vigilancia
de eventos adversos, tiempo de
espera para la atención, oportunidad
del egreso hospitalario, oportunidad
de la asignación de cama, auditoría
de la calidad del servicio contratado
(servicio farmacéutico, laboratorio
clínico, rayos x e imágenes
diagnósticas, patología, terapia
respiratoria, alimentación) con
personal capacitado y entrenado para
su ejecución y retroalimentación.
58
ESTANDAR 12. Existe un proceso para No hay Las acciones de mejoramiento se
diseñar e implementar actividades de realizan sin una metodología de
mejoramiento a las prioridades priorización en cada proceso ni a
seleccionadas en el plan mencionado en el nivel Organizacional para garantizar
estándar anterior que las que se formulan e
Los métodos para la determinación de implementan son las que generan
prioridades consideran las necesidades y mayor impacto en la atención del
expectativas del paciente, la familia y los usuario.
trabajadores.
Esa prioridad podría estar asignada de
acuerdo con criterios de Alto riesgo, Alto
volumen, Alto costo.
ESTANDAR 13. Los aspectos de la calidad No hay Las acciones de mejoramiento se
que son considerados para el diseño e establecen sin clasificar según los
implementación de las actividades de criterios de calidad que estén
mejoramiento incluyen algunos o todos los afectados y sin establecer metas
siguientes criterios: para hacer seguimiento a su
Seguridad cumplimiento (pacos ce cae)
Continuidad
Coordinación
59
Competencia
Aceptabilidad
Efectividad
Pertinencia
Eficiencia
Accesibilidad
Oportunidad
60
características de calidad se mejoran.
ESTANDAR 15 .Los resultados de las No hay No existe un mecanismo
actividades del mejoramiento de la calidad estandarizado para retroalimentar a
son comunicados los clientes (trabajadores,
Los resultados son comunicados a los proveedores, EPS, paciente, su
trabajadores, a los proveedores, a las EPS, familia, comunidad, otras entidades),
al paciente y su familia, a la comunidad y a según aplique) sobre los resultados
otras entidades, si aplica de las acciones de mejora
Los resultados son comunicados a través de implementadas
canales apropiados, diseñados o
seleccionados por la Organización, para En la Clínica no se ha establecido un
llegara los destinatarios mencionados. mecanismo estandarizado para el
aprendizaje organizacional de las
acciones con las cuales se han
logrado mejoras en los procesos, y
que garantice el mantenimiento de la
calidad alcanzada
61
NOMBRE DEL PROCESO: GESTION DE LA ORGANIZACION
OPORTUNIDADES DE MEJORA
OPORTUNDIDADES DE MEJORA ENCONTRADAS INF COM PLAN EJEC VER INT MEJ
62
análisis de la Planeación Estratégica.
7. No hay difusión ni despliegue del Plan Estratégico a los demás empleados de la Clínica
X X
en una reunión programada por la Presidencia.
8. No se deja evidencia del seguimiento a la planeación estratégica que se realiza con los
X
líderes de unidades funcionales.
9. La planeación estratégica no se realiza en forma simultánea con la planeación financiera
X
y la aprobación del presupuesto. Por tanto algunas actividades del plan estratégico no se X X X
pueden cumplir.
10. No está documentado el proceso financiero ni el procedimiento estandarizado para la
elaboración y seguimiento a la ejecución presupuestal ni los formatos utilizados están X
incluidos como documento maestro del sistema de gestión de calidad.
11. No existen alarmas visuales (semáforos) de seguimiento a presupuestos. X
12.No se realiza retroalimentación al equipo de trabajo operativo sobre la aprobación del
X
presupuesto y el seguimiento
13. No están asignados los indicadores a cada una de las perspectivas de: Cliente,
X
Procesos Internos, Crecimiento y aprendizaje organizacional, Financiera.
14. Se cuenta con datos de utilización del servicio hospitalario por tipo de afiliado y por EPS
X
pero no se evidencia análisis.
15. No se evidencia fichas técnicas de los indicadores de gestión Organizacional y en cada
X X
una de las unidades funcionales.
63
16. No se evidencia alarmas (semáforo) ni tendencias de los indicadores que permita
X
evaluar el comportamiento.
17. No se evidencia plan de mejoramiento con indicador y metas para poder hacer
seguimiento.
X X
No se hace seguimiento a las acciones de mejoramiento formuladas.
No se evidencia cierre de ciclos
18. No está documentada la actividad mediante la cual se entrega el plan estratégico a los
X
líderes de unidades funcionales para su orientación y aporte.
19.La información que se entrega a los líderes de unidades funcionales no se baja al
X
personal operativo asistencial ni administrativo
20.No está documentado el procedimiento de seguimiento a la planeación estratégica y la
explicación de los resultados de su gestión y aporte al cumplimiento de las metas X
esperadas en cada periodo (mensual)
21.No está documentada la política Organizacional por medio de la cual se define cuando y
como los directores y los líderes de las unidades funcionales asesoran a la Junta Directiva X
en caso de ser necesario
22, Como integrante del Comité de Dirección, la Directora de Calidad no asiste en forma
permanente a la reunión de la Junta Directiva para aportes relacionados con la calidad,
X
factor clave de éxito en la Organización para la competitividad y permanencia de la Clínica
en el sector.
64
23.No existe un programa de reuniones de junta en donde se especifique el tema a tratar
en cada junta y el profesional que asiste como apoyo para el informe técnico para la toma X
de decisiones
24.No se han identificado las necesidades de capacitación de la Junta Directiva
X X
No existe un proceso de educación continuada para los miembros de la Junta Directiva
25.No se ha elaborado el plan de mejoramiento de los procesos de direccionamiento, ni la
X
identificación de recursos para su gestión
26. No se han priorizado las acciones de mejoramiento según alto costo, alto volumen, alto
riesgo ni se han clasificado según las características de calidad a impactar, para establecer X
su ejecución a corto, mediano o largo plazo respectivamente.
OPORTUNIDADES DE MEJORA
OPORTUNDIDADES DE MEJORA ENCONTRADAS INF COM PLAN EJEC VER INT MEJ
65
1.En la Clínica están definidas las unidades funcionales de acuerdo con los procesos que
x x
realizan pero no está documentado
2.No se ha actualizado la documentación que evidencie cuáles son TODOS los clientes
internos y externos de la Clínica, por Unidad funcional para hacer la retroalimentación a x x x
todo el personal
3.No se tienen identificadas las necesidades y expectativas de todos los clientes de cada
proceso teniendo en cuenta la técnica (metodología) desdoblamiento de la calidad
x
sugerida por el Ministerio de Protección Social
5.No se encuentran clasificados los indicadores con los cuales se mide el cumplimiento de
cada objetivo, teniendo en cuenta:
Estructura: Cumplimiento de estándares de habilitación: (idoneidad del recurso humano, x
disponibilidad (capacidad instalada: horas contratadas por usuario, camas, numero de
equipos); adecuación del recurso técnico (equipos).
66
Proceso: Eficiencia, Pertinencia, Seguridad, Oportunidad, Accesibilidad, Extensión de uso
por EPS, Productividad, Utilización y rendimiento
Resultado: Eficacia, satisfacción del usuario, morbilidad, mortalidad
9.Las actividades que realizan los grupos de mejoramiento requieren una estructura para su
x x
gestión siguiendo el ciclo PHVA, y participación activa de la Alta Dirección
67
11.Los líderes de Unidades funcionales asistenciales y administrativas desarrollan su
trabajo sin una guía o plan operativo que permita entender cómo su gestión se articula con
las actividades del plan estratégico de la Clínica y cómo contribuye al logro de los grandes x x
propósitos de la organización
12.Aunque están definidos los indicadores para la medición de los objetivos falta mejorar la
planeación del ciclo de evaluación, estructurando una herramienta que facilite la
comprensión de cuáles objetivos apuntan a cada perspectiva (de cliente, financiera, de x
procesos internos y de crecimiento y aprendizaje Organizacional) y la ficha técnica de cada
indicador
13. No se cuenta con un mecanismo para conocer la percepción del usuario sobre
vulneración de sus derechos durante la atención para hacer la retroalimentación al cliente x x x x x
interno y establecer las acciones de mejoramiento.
14. La intervención ocasional ante una situación de comportamiento agresivo o abuso se
realiza sin un procedimiento estandarizado que siga el ciclo PHVA ni se deja registro del
x x
manejo dado.
68
6.La estandarización del procedimiento para la asignación de los recursos durante la
planeación de la prestación del servicio y la evaluación de los mismos no cuenta con
x x x x x
soporte documental para garantizar trazabilidad, despliegue y seguimiento a las acciones
de mejoramiento que correspondan
17. No existe un mecanismo estandarizado y documentado desde la Alta Dirección con
lineamientos para medir: la productividad por Unidad funcional y especialidades, realizar la
monitorización de los presupuestos, promover la cultura del buen uso de los recursos,
x
realizar el seguimiento de contingencia cubiertas por ATEP y SOAT y ajustar el
procedimiento de auditoria, para la protección y control de los recursos.
69
21. Las acciones de mejoramiento se establecen sin clasificar según los criterios de calidad
que estén afectados y sin establecer metas para hacer seguimiento a su cumplimiento x x x
(pacos ce cae).
22. El procedimiento para el seguimiento a las acciones de mejora implementadas no se
realiza con el enfoque dado en los criterios de acreditación (tres generaciones: actividad
planeada, resultados de la actividad ejecutada con gráfico de tendencia del indicador y
x x X
problemas presentados para el logro completo, actividades propuestas para cumplir con la
meta establecida). Tampoco establece cual o cuales de las características de calidad se
mejoran
23.No existe un mecanismo estandarizado para retroalimentar a los clientes (trabajadores,
proveedores, EPS, paciente, su familia, comunidad, otras entidades), según aplique) sobre
x x x
los resultados de las acciones de mejora implementadas
70
ANEXO 6. PLAN DE MEJORAMIENTO, CON BASE EN LOS ASPECTOS QUE EN FORMA PRIORITARIA REQUIEREN
MEJORAMIENTO EN LA DIRECCIÓN Y CONTROL DE LA CLÍNICA
2 PRINCIPIOS, VALORES En la clínica no se han formulados los principios, que Definir el significado de cada uno
CORPORATIVOS Y sirvan de base para guiar el desempeño organizacional de los valores, darlos a conocer a
MEDICIÓN DE LA Existen valores corporativos pero su significado no se ha todas las personas que laboran en
VIVENCIA estandarizado ni se ha hecho seguimiento a los la clínica y definir la manera de
71
N° VARIABLE PROBLEMA OBJETIVO DEL
MEJORAMIENTO
comportamientos de los colaboradores en la Clínica medir como los introyectan cada
uno de los colaboradores.
3 ANÁLISIS Aunque existe un procedimiento de Planificación Mejorar el procedimiento P-040
ESTRATÉGICO Y estratégica P-040, en este no se evidencian aspectos planificación estratégica donde se
PLANEACIÓN como: tengan en cuenta todos los
ESTRATÉGICA La participación de los miembros de Junta Directiva en el aspectos necesarios para que
análisis y aprobación de ésta. éste se convierta en una
La metodología para el análisis del entorno tanto interno herramienta para el
como externo y documento que lo evidencie. direccionamiento de la clínica
Participación de los líderes de las Unidades funcionales conocida por todos los
en la construcción de los planes operativos y análisis de colaboradores, garantizando el
la planeación estratégica organizacional, ni documento seguimiento continuo al
que lo evidencie (acta de reunión) cumplimiento de las metas
Difusión y despliegue de la planificación estratégica a propuestas y el desarrollo de los
todos los colaboradores de la clínica. planes de mejoramiento
La simultaneidad de la construcción de la planeación formulados para el logro de la
estratégica con la planeación financiera visión organizacional.
Indicadores que permitan medir cada una de las
72
N° VARIABLE PROBLEMA OBJETIVO DEL
MEJORAMIENTO
perspectivas de cliente, proceso interno, crecimiento y
aprendizaje organizacional, financiero y sus respectivas
fichas técnicas
Priorización de los procesos.
Seguimiento periódico al cumplimiento de las metas
propuestas y los planes de mejoramiento de ser
necesarios priorizados por costo, volumen y riesgo y el
cierre de éstos.
Alarmas y tendencia de los indicadores que permitan
evaluar el comportamiento
4 JUNTA DIRECTIVA La Clínica SOMA cuenta con una Junta Directiva pero su Integrar la Junta Directiva con
participación se limita principalmente al seguimiento de la actividades específicas que le
gestión financiera y los grandes proyectos de la permitan contribuir a la
organización. No están definidas las estrategias que preparación de la clínica para el
faciliten su contribución al logro de estándares superiores logro de estándares superiores de
de calidad como los contemplados en el sistema de calidad orientados a la
acreditación en salud, porque:
73
N° VARIABLE PROBLEMA OBJETIVO DEL
MEJORAMIENTO
No se han identificado las necesidades de capacitación acreditación
de la Junta Directiva ni existe un programa de educación
continuada para sus miembros.
No está documentada la política organizacional por
medio de la cual se define cuándo y cómo los líderes de
las Unidades funcionales asesoran a la Junta Directiva en
caso de ser necesario.
La participación de la Directora de Calidad en las
reuniones de Junta Directiva es limitada y no es posible
retroalimentar a los integrantes con aportes relacionados
con la calidad, factor clave de éxito en la organización
para la competitividad y permanencia de la Clínica en el
sector.
No existe un programa de reuniones de junta en donde
se especifique el tema a tratar en cada junta y el
profesional que asiste como apoyo para el informe
técnico para la toma de decisiones
74
N° VARIABLE PROBLEMA OBJETIVO DEL
MEJORAMIENTO
5 PRESUPUESTO Definir el significado de cada uno de los valores, darlos a Estandarizar y desplegar el
conocer a todas las personas que laboran en la clínica y proceso financiero para que todos
definir la manera de medir como los introyectan cada uno los colaboradores lo conozcan y
de los colaboradores. tengan las herramientas básicas
que le permitan a cada Unidad
funcional orientar su gestión a la
protección de los recursos de la
organización y a la rentabilidad
con el propósito de garantizar la
sostenibilidad de la Clínica en el
sector
6 UNIDADES En la Clínica están definidas las Unidades funcionales de Elaborar un documento donde se
FUNCIONALES acuerdo con los procesos que realizan pero no está definan las diferentes Unidades
documentado funcionales de la clínica, los
No se ha actualizado la documentación que evidencie clientes internos y externos, las
cuáles son TODOS los clientes internos y externos de la necesidades y expectativas de
Clínica, por Unidad funcional para hacer la cada uno de ellos, además las
75
N° VARIABLE PROBLEMA OBJETIVO DEL
MEJORAMIENTO
retroalimentación a todo el personal directrices que se deben tener en
No se tienen identificadas las necesidades y expectativas cuenta para proveer los recursos
de todos los clientes de cada proceso teniendo en necesarios en el evento de
cuenta la técnica (metodología) desdoblamiento de la ampliación de servicios.
calidad sugerida por el Ministerio de Protección Social.
Definir como medir la
En la caracterización del proceso no se evidencia en
productividad por cada Unidad
forma completa las actividades requeridas de la
funcional y por especialidad y
planeación, como entrada para su desarrollo y
monitorizar el presupuesto, definir
contribución al logro de los factores claves de éxito y
los indicadores con los cuales se
objetivos de la organización (plan operativo y recursos,
va a medir el logro de los objetivos
indicadores que miden el cumplimiento de los objetivos
propuestos, y los mecanismos
en cada proceso, forma de medir).
para el reconocimiento de los
No se encuentran clasificados los indicadores con los
logros.
cuales se mide el cumplimiento de cada objetivo,
teniendo en cuenta:
Crear mecanismos para
Estructura: Cumplimiento de estándares de habilitación:
retroalimentar los clientes sobre
(idoneidad del recurso humano, disponibilidad (capacidad
los resultados de las acciones de
instalada: horas contratadas por usuario, camas, número
76
N° VARIABLE PROBLEMA OBJETIVO DEL
MEJORAMIENTO
de equipos); adecuación del recurso técnico (equipos). mejora implementadas.
Proceso: Eficiencia, Pertinencia, Seguridad, Oportunidad,
Accesibilidad, Extensión de uso por EPS, Productividad,
Utilización y rendimiento
Resultado: Eficacia, satisfacción del usuario, morbilidad,
mortalidad
En la Clínica generalmente se amplían servicios a
proveer sin políticas claras y un procedimiento
estandarizado
La estandarización del procedimiento para la asignación
de los recursos durante la planeación de la prestación del
servicio y la evaluación de los mismos no cuenta con
soporte documental para garantizar trazabilidad,
despliegue y seguimiento a las acciones de
mejoramiento que correspondan.
No existe un mecanismo estandarizado y documentado
desde la Alta Dirección con lineamientos para medir: la
productividad por Unidad funcional y especialidades,
77
N° VARIABLE PROBLEMA OBJETIVO DEL
MEJORAMIENTO
realizar la monitorización de los presupuestos, promover
la cultura del buen uso de los recursos, realizar el
seguimiento de contingencia cubiertas por ATEP y SOAT
y ajustar el procedimiento de auditoria, para la protección
y control de los recursos.
Los líderes de las Unidades funcionales requieren un
mayor tiempo para la implementación de los ajustes en
los procesos y al seguimiento de los mismos, orientado al
logro de altos estándares de calidad.
Está pendiente definir y aplicar el mecanismo de
reconocimiento a la labor de las Unidades funcionales de
la clínica.
No se evidencia la planeación del recurso humano
requerido para establecer el proceso de Auditoría y
Mejoramiento Continuo de la Calidad para realizarlo de
acuerdo con los con los estándares de acreditación
(GRUPO DE CALIDAD: Directora de calidad, Asistente
de Calidad, Enfermera auditoria, Medico Auditor, Gerente
78
N° VARIABLE PROBLEMA OBJETIVO DEL
MEJORAMIENTO
de Información).
Las acciones de mejoramiento se realizan sin una
metodología de priorización en cada proceso ni a nivel
organizacional para garantizar que las que se formulan e
implementan son las que generan mayor impacto en la
atención del usuario.
Las acciones de mejoramiento se establecen sin
clasificar según los criterios de calidad que estén
afectados y sin establecer metas para hacer
seguimiento a su cumplimiento (pacos ce cae))
Las actividades que realizan los grupos de mejoramiento
requieren una estructura para su gestión siguiendo el
ciclo PHVA, y la participación activa de la Alta Dirección
El procedimiento para el seguimiento a las acciones de
mejora implementadas no se realiza con el enfoque dado
en los criterios de acreditación (tres generaciones:
actividad planeada, resultados de la actividad ejecutada
con grafico de tendencia del indicador y problemas
79
N° VARIABLE PROBLEMA OBJETIVO DEL
MEJORAMIENTO
presentados para el logro completo, actividades
propuestas para cumplir con la meta establecida).
Tampoco establece cuál o cuáles de las características
de calidad se mejoran.
No existe un mecanismo estandarizado para
retroalimentar a los clientes (trabajadores, proveedores,
EPS, paciente, su familia, comunidad, otras entidades),
según aplique sobre los resultados de las acciones de
mejora implementadas
En la Clínica no se ha establecido un mecanismo
estandarizado para el aprendizaje organizacional de las
acciones con las cuales se han logrado mejoras en los
procesos, y que garantice el mantenimiento de la calidad
alcanzada
7 MANUAL DE CALIDAD En la Clínica no se ha establecido un mecanismo Establecer un cronograma para
estandarizado para el aprendizaje organizacional de las revisar toda la documentación
acciones con las cuales se han logrado mejoras en los existente en la clínica y ajustarla a
procesos, y que garantice el mantenimiento de la calidad
80
N° VARIABLE PROBLEMA OBJETIVO DEL
MEJORAMIENTO
alcanzada los estándares de acreditación.
8 CAPACITACIÓN EN La capacitación en calidad se realiza en forma reactiva. Definir desde el ingreso de todos
CALIDAD los colaboradores de la Clínica el
requisito de formación en los
temas de calidad, de no ser así
definir fechas para capacitar a los
nuevos colaboradores en un
tiempo límite definido por gestión
humana.
9 PLANES OPERATIVOS Los líderes de las Unidades funcionales asistenciales y Definir los planes operativos de
administrativas desarrollan su trabajo sin una guía o plan las diferentes Unidades
operativo que permita entender cómo su gestión se funcionales que sirvan de
articula con las actividades del plan estratégico de la herramienta a los líderes de éstas
Clínica y cómo contribuye al logro de los grandes para que sus actividades estén
propósitos de la organización. orientadas al logro de los grandes
81
N° VARIABLE PROBLEMA OBJETIVO DEL
MEJORAMIENTO
Aunque están definidos los indicadores para la medición propósitos de la organización.
de los objetivos falta mejorar la planeación del ciclo de
evaluación, estructurando una herramienta que facilite la
comprensión de cuáles objetivos apuntan a cada
perspectiva (de cliente, financiera, de procesos internos y
de crecimiento y aprendizaje organizacional) y la ficha
técnica de cada indicador.
No se cuenta con un mecanismo para conocer la
percepción del usuario sobre vulneración de sus
derechos durante la atención para hacer la
retroalimentación al cliente interno y establecer las
acciones de mejoramiento.
La estandarización del procedimiento para la asignación
de los recursos durante la planeación de la prestación del
servicio y la evaluación de los mismos no cuenta con
soporte documental para garantizar trazabilidad,
despliegue y seguimiento a las acciones de
mejoramiento que correspondan.
82
N° VARIABLE PROBLEMA OBJETIVO DEL
MEJORAMIENTO
No existe un mecanismo estandarizado y documentado
desde la Alta Dirección con lineamientos para medir: la
productividad por Unidad funcional y especialidades,
realizar la monitorización de los presupuestos, promover
la cultura del buen uso de los recursos, realizar el
seguimiento de contingencia cubiertas por ATEP y SOAT
y ajustar el procedimiento de auditoria, para la protección
y control de los recursos.
83
N° VARIABLE PROBLEMA OBJETIVO DEL
MEJORAMIENTO
siguiendo el ciclo PHVA.
84
N° VARIABLE PROBLEMA OBJETIVO DEL
MEJORAMIENTO
a su cumplimiento (pacos ce cae).
85
86